Krise- og beredskapsplan for Høgskulen i Sogn og Fjordane Gjeld frå 01.08.15 Oppdatert juli 2015
HASTEARK 1. I ein krisesituasjon skal dei offisielle naudetatane varslast umiddelbart: BRANN tlf. nr. 110 POLITI tlf. nr. 112 AMBULANSE tlf.nr. 113 2. Høgskulen si kriseleiing skal varslast ved rektor Rasmus Stokke tlf.: 0047 951 54 332 og personaldirektør Wenche Fjørtoft tlf.: 0047 415 59 822. 3. Personaldirektør er leiar av kriseleiingsgruppa, og kallar inn kriseleiinga ved HiSF. 4. Kriseleiinga møter på møterom 2020 i Høgskulebygget i Sogndal. Operativ beredskapsleiar ringjer opp andre beredskapsrom på video. Dersom video ikkje er tilgjengeleg, skal Lync eller telefonkonferanse nyttast. Kriseleiinga vurderer kva underliggjande einingar som skal innkallast. 5. Kriseleiinga opprettar kontakt med og følgjer naudetatane si leiing og samordnar med lokal leiing. 6. Krise- og beredskapsplanen skal følgjast for vidare handtering. 2
Kriseleiing ved Høgskulen i Sogn og Fjordane Hending i Sogndal: Rolle Namn Tittel Mobil Leiar av kriseleiinga Wenche Fjørtoft Personaldirektør 415 59 822 Ansvar for kontakt med media, informasjon til eksterne Vara: Karianne Bergheim Rasmus Stokke Økonomidirektør Rektor 992 65 574 951 54 332 Vara: Terje Bjelle Viserektor for utdanning 991 68 189 Loggførar Liv Synnøve Bøyum Personalrådgjevar 975 83 376 Kontakt med Katrine Sele Kommunikasjonsrådgjevar 911 49 824 informasjonsgruppa Beredskapskoordinator, Anne-Grethe Naustdal Dekan, Avdeling for 900 94 491 ansvar for kontakt med samfunnsfag kommunal kriseleiing Ansvar for kontakt med politi Terje Bjelle Viserektor for utdanning 991 68 189 Vara: Erik Kyrkjebø Viserektor for fou 930 59 349 Medlem Karianne Bergheim Økonomidirektør 992 656 574 Ansvar for it-system Knut Erling Øien IT-leiar 415 61 137 Kontakt med studentar Randi Marie Sjøholt Direktør SiSoF 952 35 874 (Studentsamskipnaden) Kriseleiinga legg eit detaljert opplegg for handtering av den enkelte krisesituasjon. Kriseleiinga kan suplere med dei personane som dei finn naudsynt. Driftlsleiar John Ove Berge vil vere operativ i høve kriseleiinga i mange situasjonar/hendingar. Kriseleiinga møter på møterom 2020 i Høgskulebygget, Sogndal Alternativ oppmøtestad: Hending i Førde: Rolle Namn Tittel Mobil Leiar av kriseleiinga Wenche Fjørtoft Personaldirektør 415 59 822 Ansvar for kontakt med media, informasjon til eksterne Loggførar Inger Margrethe Hove Aas Rasmus Stokke Rådgjevar Rektor 959 14 981 951 54 332 Randi Skår Dekan 951 46 987 Inger Margrethe Hove Rådgjevar 959 14 981 Aas Kontakt med Katrine Sele Kommunikasjonsrådgjevar 911 49 824 informasjonsgruppa Beredskapskoordinator, Dagrunn Kyrkjebø Instituttleiar, Avdeling for 900 94 491 ansvar for kontakt med helsefag kommunal kriseleiing Ansvar for kontakt med Kristen Stæger- Rådgjevar politi Breisnes Medlem Inger Margrethe Hove Rådgjevar, Avdeling for 952 13 356 Aas helsefag Ansvar for it-system Knut Erling Øien IT-leiar 415 61 137 Kontakt med studentar Randi Marie Sjøholt Direktør SiSoF 952 35 874 (Studentsamskipnaden) 3
Kriseleiinga legg eit detaljert opplegg for handtering av den enkelte krisesituasjon. Kriseleiinga kan suplere med dei personane som dei finn naudsynt. Kriseteamet ved Høgskulen i Sogn og Fjordane Medlemmer kriseteamet: Rektor (1. vara: viserektor for undervisning, 2. vara: personaldirektør) Dekan eller instituttleiar Studentrådgjevar (Sisof) Psykolog og/eller prest Funksjon til kriseteamet: Vere rettleiar for studentar / tilsette, og er dei som møter dei kriseramma. Ulukker i utlandet I utlandet er det vedkommande land sitt politi og hjelpeapparat som har det direkte ansvaret for norske borgarar som vert involvert i ei ulukke. Før utreise er det avgjerande at det er gjort eit forarbeid med å innhente viktige telefonnummer til ambassade og naudetatar i det landet reisa går til. Ved ulukker i utlandet vert det stilt store krav til høgskulen sin eigen kriseberedskap, både når det gjeld organisering, informasjon og omsorg. Oppdatering av krise- og beredskapsplanen Ved ein krisesituasjon, er det viktig at du får tak i dei rette personane, det er derfor sett opp ei eiga telefonliste med aktuelle telefonnummer. Det er særleg viktig at denne lista er oppdatert. Rettingar, kommentarar og tilbakemeldingar på det du finn her kan du sende Liv Synnøve Bøyum, som har ansvar for å halde desse sidene oppdaterte. 4
TILTAKSKORT Beredskapsplanen inneheld 8 generelle tiltakskort som gir råd om korleis den uønskt hendinga eller krisa kan handterast. Hensikta med tiltakskort er å bidra til god arbeidsfordeling og at aktuelle aksjonar blir i verksett så effektivt som muleg. Innhaldet skal vere enkelt og konkret samtidig som det skal vere ei prosedyre som skal følgjast så langt det let seg gjere. TILTAKSKORT 1: STUDENTDØDSFALL TILTAKSKORT 2: DØDSFALL BLANT TILSETTE TILTAKSKORT 3: ALVORLEG KRISE ELLER ULUKKE VED HØGSKULEN TILTAKSKORT 4: BRANN/VASSSKADE / EKSPLOSJON / GASSLEKASJE TILTAKSKORT 5: TERROR TILTAKSKORT 6: TRUSLAR, VALD, PSYKISK UBALANSE TILTAKSKORT 7: SKADEVERK/INNBROT/TJUVERI TILTAKSKORT 8: PANDEMI Tiltakskorta er basert på ei vurdering av ulike scenario som er relevante å inkludere i høgskulen sin interne risikoanalyse og beredskapsplan. Høgskulen sitt kriseplanverk må sjåast i samanheng med mellom anna kommunen- og byggherren sine kriseplanverk. Eksempelvis vil høgskulen ved store naturkatastrofescenario, eller politisk uro forhalde seg til kommunen og politiet sine beredskapsplanar. Lista med tiltakskort er ikkje uttømmande då det ikkje let seg gjere å førebu seg på alle tenkelige uønskte hendingar. Målsettinga er at tiltakskorta dekker relevante typar scenario slik at oppgåver og handlingsrekkefølgja vil vere relevante og nyttige også for liknande hendingar. Generelle beredskapsprinsipp Beredskaps- og krisehandteringsarbeidet er basert på tre hovudprinsipp: ansvarsprinsippet, likheitsprinsippet og nærheitsprinsippet. 1. Ansvarsprinsippet Den som i ein normalsituasjon har ansvaret, har også ansvaret for nødvendige skadeførebyggande tiltak, beredskapsførebuingar og iverksetjing av tiltak ved ei krisehending. 2. Likskapssprinsippet Det skal være størst mulig likskap mellom organiseringa av daglig drift og ved en krisesituasjon. Dei som utfører ei oppgåve / samfunnsoppgåve i det daglige, har også dei beste føresetnader for å handtere oppgåvene ved ei krise. 3. Nærleiksprinsippet Kriser skal handterast på lægst mulig nivå. 4. Samvirkeprinsippet Det er viktig å ha kunnskap om kvarandre sine ansvarsområde, og trekkje inn aktørar som kan medverke som til dømes kriseteamet i kommunen og naudetatar. 5
TELEFONLISTE Høgskulen i Sogn og Fjordane (HiSF) Sentralbord/studenttorget 57 67 60 00 Rektor Rasmus Stokke 5767 6075 mobil: 951 54 332 Viserektor for utdanning Terje Bjelle 5767 6130 mobil: 991 68 189 Personaldirektør Wenche Fjørtoft 5767 6120 mobil: 415 59 822 Avdeling for lærarutdanning og idrett (ALI) Dekan Wiggo Hustad 5767 6165 mobil: 971 98 787 Rådgjevar Astrid Hove 57 67 62 37 Avdeling for samfunnsfag (ASF) Dekan Anne-Grethe Naustdal Rådgjevar Anne Lone Hovland 5767 6242 mobil: 900 94 491 57 67 63 26 mobil: 416 32 129 Avdeling for ingeniør og naturfag (AIN) Dekan Stein Joar Hegland 5767 6219 mobil: 415 01 553 Avdeling for helsefag (AHF) Dekan Randi Skår Rådgjevar Inger Margrethe Hove Ås Driftsansvarleg bygg Sogndal: John Ove Berge Førde: Inger Margrethe Hove Aas 5767 6151 mobil: 951 46 987 5767 7610 mobil: 959 14 981 5767 6121 mobil: 952 13 356 5767 7610 mobil: 959 14 981 Studentsamskipnaden i Sogn og Fjordane (SISOF) Sogndal Ekspedisjon Direktør Randi Marie Sjøholt Leiar bustad og drift: Atle Skarsbø Studentrådgjevar Berit Pettersen Førde Studentrådgjevar Margit S Larsen Førde Vaktmeister Kåre Rune Gjelsvik 57 67 62 90 57 67 62 98 mobil: 952 35 874 Mobil: 951 38 052 5767 6295 mobil: 992 99 193 57 72 25 67 mobil: 416 69 006 57 72 25 67 mobil: 975 98 902 6
TILTAKSKORT 1: Melding om dødsfall blant studentar Hending Ansvarleg Tiltak Strakstiltak Den som finn den omkomne Varsle 1. politi 112 ambulanse 113 brann 110 2. forsøke førstehjelp 3. kontakte: Rektor: tlf. arb: 5767 6075 / mobil: 95 15 43 32, eller viserektor for utdanning tlf. arb: 5767 6130 / mobil: 99 16 81 89 Lege Stadfeste eventuelt dødsfall Politi Etterforske eventuelt mistenkeleg dødsfall Politi / prest Kontakte / varsle pårørande Varsling Rektor eller Viserektor for utdanning Varsle 1. Dekan, som varslar tilsette på avdelinga 2. Personaldirektør, som varslar fellesadministrasjonen. 3. Direktør SISOF som varslar sin organisasjon 4. Studentsamfunn / studentparlament 5. Kalle saman kriseteam Vidare oppfølging Etterarbeid Kriseteam v/ rektor Kriseteamet består av; Rektor (1. vara: viserektor for undervisning, 2. vara: personaldirektør) Dekan eller instituttleiar Studentrådgjevar (Sisof) Psykolog og/eller prest Viserektor for utdanning Dekan Dekan / rådgjevar/ viserektor for utdanning / personaldirektør Dekan Fagpersonale / kriseteam Legg opp arbeidet vidare: 1. Varsle medstudentar om hendinga, ev. samle studentar for samtale. Ta tid til å snakke med studentane om dødsfallet og naturlege sorgreaksjonar 2. Samtale / kontakt med pårørande 3. Minnestund ev. i samråd med pårørande 5. Kontakte ekspertise etter behov Sletting av data på HISF sine datasystem. Vurdere om ein skal avlyse undervisning, eksamen og andre arrangement (avgjerast før møte med studentane), sjekk og studentsamfunnet sine arrangement 1. Halde tilsette orientere om kva som skjer vidare; gravferd osv. 2. Blomar, helsing, samtale med pårørande 3. Hjelp til pårørande som kjem utanbygds frå 4. Svare på spørsmål kring forsikring. 1. Representasjon i gravferd, bestille båreblome/krans 2. Organisere deltaking og transport til gravferda 1. Vere observant på om det er nokon av studentane som får problem i ettertid, og ev. gje dei tilbod om samtale (einskild/gruppe) 2. Vurdere om beredskapsplanen har fungert, og ev. melde frå om behov for endringar. 7
TILTAKSKORT 2: Melding om dødsfall blant tilsette Hending Ansvarleg Tiltak 1. Varsle: Strakstiltak Den som finn den omkomne ambulanse 113 politi 112 2. forsøke førstehjelp 3. kontakte rektor tlf. arb: 5767 6075 / mob: 9515 4332 eller personaldirektør tlf arb: 5767 6120 / mobil 4155 9822 Lege Stadfeste ev. død Politi Granske eventuelt mistenkelig dødsfall Politi / prest Kontakte / varsle pårørande Varsling 1. Varsle dekan som varslar tilsette på Rektor avdelinga 2. Personaldirektør som varslar tilsette i fellesadm 3. Kalle saman kriseteam Kriseteam v/ rektor Kriseteamet består av; 1. Arrangere informasjonsmøte på avdelinga, både for kollegaer og Rektor (1. vara: viserektor for undervisning, 2. vara: personaldirektør) studentar. 2. Sørgje for at kollegaer som ikkje er på arbeid får beskjed om hendinga. 3. Kontakte pårørande og gi dei ei helsing Dekan eller instituttleiar t.d. blomar. Studentrådgjevar (Sisof) 4. Oppfølging av pårørande ved behov. Psykolog og/eller prest Vidare oppfølging Etterarbeid Personaldirektør/ it-leiar Kriseteam Dekan / rådgjevar/ viserektor for utdanning / personaldirektør Slette informasjon på nettsider, e-post adresse og info i andre datasystem 1. Arrangere minnestund, eventuelt saman med pårørande. 2. Setje av tid til samtale / spørsmål omkring hendinga både med kollegaer og studentar 1. Informere personalet om gravferda og eventuelt ordne felles transport. 2. Deltaking i gravferda 3. Bestille båreblome/krans Vurdere om beredskapsplanen har fungert, og eventuelt melde frå om behov for endringar. 8
TILTAKSKORT 3: Alvorleg ulukke / krise ved høgskulen Den som blir varsla har teieplikt, dersom ikkje anna er avtala med rektor. Hending Ansvarleg Tiltak Strakstiltak Den som kjem først til staden 1.Varsle - Lege110 - politi 112 - brann113 2. Forsøke førstehjelp 3. Kontakte rektor tlf. arb: 5767 6075/ mob: 95 15 43 32 eller viserektor for utdanning tlf. arb: 5767 6130 / mob: 9916 8189 Varsling Rektor 1. Varsle studentar og tilsette og ev. pårørande og informere om kva som vert gjort på høgskulen. 2. Kalle saman kriseteam Rektor, viserektor for utdanning, personaldirektør, dekan 1. Informere tilsette og studentar ved avdelinga. 2. Gje tid til samtale om hendinga ved behov 3. Kontakte og trekke inn kriseteam om nødvendig (og med tanke på oppfølging) Kriseteam v/ rektor (Kriseteamet består av; 1. Få oversikt over kven som har vore vitne til ulykka og gje dei tilbod om Rektor (1. vara: viserektor for undervisning, 2. vara: personaldirektør) samtale for bearbeiding av ei eventuell krise. 2. Informere om hjelpeapparatet ved høgskulen og i kommunen Dekan eller instituttleiar 3. Sjå til at student og tilsett blir følgt opp Studentrådgjevar (Sisof) Psykolog og/eller prest Etterarbeid Studentrådgjevar / SISOF 1. Halde kontakt med student / heim etter ulykka spesielt viss lengre sjukehusopphald. 2. Ved varige skadar etter ulykka og studenten kjem tilbake, hjelpe han/ho den første tida Rektor / viserektor for utdanning 1. Undersøke forsikringsansvar. 2. I samråd med arbeidsmiljøutvalet / helsetenesta vurdere om framtidige ulykker kan unngåast. 3. Vurdere om beredskapsplanen har fungert, og eventuelt melde frå om behov for endringar. 9
TLTAKSKORT 4: Brann /vass-skade / eksplosjon / gasslekkasje Fasar Oppgåver Ansvarleg Akuttfase Varsling/ Ring brannvesen 110 Observatør/meldingsmottakar informasjon Følg HiSF sin branninstruks Varsle den sentrale beredskapsleiinga ved HiSF Oppfølging Tiltak Verifiser informasjon om skadeomfang og identitet på skadde Kriseleiing og brannverneleiar Evakuering av personell på trua område Førstehjelp Varsle byggherre Etablere opphaldsområde for evakuert personell Skadeavgrensing Avsperring/vakthald Etterarbeid Rapportering/ normalisering Vakthald av flytta gjenstandar Oppfølging av ramma personell Rapportering HMS avvik Evaluering av hendinga/beredskapstiltak Forslag til sikringstiltak Forslag til førebyggande tiltak Kriseleiing 10
TILTAKSKORT 5: Terror / tilsikta handling Akuttfase Strakstiltak Aktivitetar Varsle politi 112 Eit varsle bør innehalde: o Kven som varslar o Kva har skjedd o Kvar/oppgi adresse o Omfang o konsekvens Varsle kriseleiinga ved HiSF ved o Rektor o Personaldirektør o Sentralbord? Ansvarleg Observatør / meldingsmottakar Sikre skadestad og gi om nødvendig førstehjelp Mottak/kontakt med politi Eventuell evakuering i samråd med politi Leiar kriseleiing / kriseleiing Evakuere og eigen evakueringsplan. Dei som kjem seg ut bør fjerne seg frå Campus og samlast på avtalt oppmøtestad Oppfølging Varsling Kalle inn kriseleiinga ved HiSF Personaldirektør og rektor Tiltak Politiet gjer trusselvurdering og leiar aksjonen. Dersom hendinga fører til personskade bruk tiltakskort 3 Alvorleg ulukke/krise ved HiSF. Dersom det er mindre alvorlege trusselhendingar, sjå tiltakskort 6: Truslar, vald og psykisk ubalanse Kriseleiing i samarbeid med politiet Informasjon Følgje HiSF sin informasjonsplan for krise Kriseleiing i samarbeid med politiet Etterarbeid Rapportering og etterarbeid Evalueringa av forløp, sikring og beredskapstiltak Kriseleiing Informere Kunnskapsdepartementet Forslag til førebyggjande tiltak 11
TILTAKSKORT 6: Truslar, vald og psykiske ubalanse Akuttfase Varsle Aktivitetar Varsle politi 112 Eit varsle bør innehalde: o Kven som varslar o Kva har skjedd o Kvar/oppgi adresse o Omfang o konsekvens Varsle kriseleiinga ved HiSF ved o Rektor o Personaldirektør o Sentralbord Ansvarleg Observatør / meldingsmottakar Sikre skadestad og gi om nødvendig førstehjelp Mottak/kontakt med politi Sikringstiltak Hindre at uvedkommande får tilgang Lokal leiar / Kriseleiing Sperre av åstad / område Skjerme dei involverte Mottak av politi Oppfølging Varsling Kalle inn kriseleiinga ved HiSF Personaldirektør og rektor Oppfølging av tilsette / studentar Kriseleiing Kontakte helseteneste viss behov Kontakte pårørande dersom tilsett / student dersom ønskjer det Samle dei involverte for debriefing Kriseleiing Informere om helsetilbod og psykososial støtte; bedriftshelseteneste, helseteneste i kommunen, studenthelseteneste Etterarbeid Rapportering Fornærma må anmelde hendinga til politi Kriseleiing og etterarbeid Evalueringa av forløp, sikring og beredskapstiltak Informere Kunnskapsdepartementet Forslag til førebyggjande tiltak 12
TILTAKSKORT 7: Skadeverk / innbrot / tjuveri Fasar Oppgåver Ansvarleg Akutt fase Varsling/ Varsle politi 112 Observatør/ informasjon Varsle beredskapsleiinga meldingsmottakar Mottak/kontakt med politi Oppfølging Tiltak Verifiser informasjon om skadeomfang og identitet på skadde Etterarbeid Rapportering/nor malisering Hindre uvedkommande tilgang Sperre av åstad (sikring av spor) Sikre/notere vitne (namn/telefon) Signalement Vakthald Gjenopprette sikring av område/verdiar Registrere skader Sikring av verdiar/gjenstandar Anmelde Rapportering av HMS avvik Evalueringa av hendinga/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til førebyggjande tiltak Lokal leiar/ beredskapsleiing Kriseleiing 13
TILTAKSKORT 8: Pandemi Fasar Oppgåver Ansvarleg Akuttfase Varsling/ informasjon Kan komme frå fleire kjelder, mest truleg frå helsemyndigheitene til leiing ved HiSF med pålegg om innføring av tiltak. Beredskapsleiinga vert etablert Helsemynde, Folkehelseinstituttet, smittevern lege, kriseleiinga ved HiSF Oppfølging Tiltak Kalle inn kriseleiinga Etablere kontakt med smittevern lege Informere Kunnskapsdepartementet Undersøke omfang og farar Avklare naudsynte tiltak Klargjere intern informasjon I verksetje smitteførebyggande tiltak / hygiene forhold Innføre tiltak i tråd med HiSF sin pandemiplan, prioriterte område er studentretta aktivitet og forsking, it, løn, post/arkiv og drift. Rapportering/ inforamasjon under pandemien Faren over/ normalisering Etterarbeid Evaluering og rapportering Påleggje rapportering frå avdelingane til beredskapsleiinga Statusrapport til Kunnskapsdepartementet Oppfølging av ramma eining Oppfølging av ramma personar Inforamasjon til tilsette og studentar med status regelmessig (på norsk og engelsk) Avklare med helsemyndigheitene / Folkehelsa Avslutte beredskap Tilbake til normal situasjon og drift Inforasjon til tilsette og studentar (norsk og engelsk) Evalueringa hendinga og tiltak Vurdere tiltak for å unngå nytt utbrot Sende helserapport til Kunnskapsdepartementet og helsemyndigheit om HMS avvik Avklare ny tid for nye eksamenar om nødvendig. Rektor / personaldirektør Kriseleiing Kriseleiing Kriseleiing, helsemyndigheiter, Kunnskapsdepartementet 14