Side 1 SNR SJUKEHUSET I NORDMØRE OG ROMSDAL MÅNEDSRAPPORT KONSEPTFASE Kuttdato søndag 25. oktober 2015 Dato: 2. november 2015 Bjørn Remen Prosjektdirektør SYKEHUSBYGG
Side 2 Unntatt offentlighet off.l 14 Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Hovedfunksjonsprogram (HFP) / Delfunksjonsprogram (DFP)... 4 Gjennomføring av møter HFP... 4 Dimensjonering... 5 3. Hovedprogram utstyr (HPU)... 6 4. Mulighetsstudie (MS)/Skisseprosjekt (SPR)... 6 5. Overordnet teknisk program (OTP)... 8 6. Økonomiske analyser... 8 7. Organisasjonsutvikling SNR... 8 8. KSK... 8 9. Prosjektkontor Hjelset (Strandheim)... 8 10. Reguleringsplaner... 9 11. Prosjektledelse... 9 12. Prosjektledelse HMR, medvirkning... 9 13. Kommunikasjon og informasjon... 11
Side 3 1. Sammendrag 1.1 Økonomi. 1 Totalt Totalverdier Akkumulerte verdier [1] [2] [4=1-2] [8=5+6+7] [9] [10] [11=10-9] Avvik Alle disposisjoner (F+A) Gjeldende budsjett (Kost) Virkelig kostnad Avvik 001 Reserve (prosjekteier) 5 400 000 5 400 000 0 0 0 0 0 812 HFP-DFP Funksjonsprogram 12 000 000 12 000 000 0 4 500 000 2 000 000 1 681 069-318 931 813 HPU programmering utstyr 500 000 500 000 0 0 130 000 0-130 000 814 Programdel IKT 100 000 100 000 0 0 0 0 0 815 SBHF prosjektering, teknisk program 125 000 125 000 0 0 50 000 1 086 563 1 036 563 825 Prosjektering konseptfasen 27 500 000 27 500 000 0 125 000 4 764 706 1 975 320-2 789 386 826 Off søk - reguleringsplan 0 0 0 0 0 0 0 830 Byggherre innleide 12 245 000 12 245 000 0 0 2 250 000 821 540-1 428 460 831 Byggherre ansatte 4 800 000 4 800 000 0 0 955 000 319 121-635 879 832 Prosjektstyre 630 000 630 000 0 0 50 000 0-50 000 841 Kopiering 500 000 500 000 0 0 10 000 975-9 025 843 Reiser byggherre 750 000 750 000 0 0 200 000 134 475-65 525 844 Kontordrift 450 000 450 000 0 0 50 000 36 336-13 664 845 Prosjektkontor rehab 5 200 000 5 200 000 0 0 2 500 000 5 186 109 2 686 109 846 KSK Kvalitetskontroll konsept 1 500 000 1 500 000 0 0 0 0 0 847 OU 1 000 000 1 000 000 0 0 0 0 0 849 Andre utgifter (kommunikasjon) 0 0 0 0 0 59 693 59 693 Sum Totalt Kostnad pr budsjettpost Prognose Godkjent budsjett 72 700 000 72 700 000 0 4 625 000 12 959 706 11 301 200-1 658 506 Rutiner og systemer for økonomirapportering er under etablering. Økonomitabellen kan bli bearbeidet og tall kvalitetssjekket fram til prosjektstyremøtet. Økonomioversikten viser at det er regnskapsført vel 11 mill kr. Budsjett for 2015 er 26,3 mill kr (inkl. etablering av prosjektkontor). Vår foreløpige vurdering er at forbruket i 2015 vil være lavere enn 26 mill, men over 20 mill. 1.2 Planprosess. HMR har oppnevnt ei medvirkningsgruppe, Hovedgruppa, som skal følge Prosjektet gjennom hele konseptfasen. 1. møte er avholdt. I samråd med AD i HMR, vil vi trolig benytte noe mere tid på en del konseptuelle vurderinger. Dvs at HFP trolig ikke sluttføres for behandling før utpå nyåret. Målet om sluttbehandling av konseptrapporten seinhøsten 2016 opprettholdes. 1.3 Usikkerhet. De igangsatte prosesser som hittil er igangsatt, synes å ha vært positive.
2 forhold synes å være viktige i nær framtid : Side 4 Nødvendig trygghet for de valg som skjer i HFP, dvs spesiellt konseptuelle valg som berører sykehusets drift i framtiden. Nødvendige beslutninger for valgene til rett tid! Oppstart av arbeidet med et DMS i Kristiansund. Viktig med ryddighet i hvem som gjør hva vedr. samarbeid med kommunene, herunder å avklare roller vedr. mulig plansamarbeid knyttet til et helseinnovasjonssenter. 2. Hovedfunksjonsprogram (HFP) / Delfunksjonsprogram (DFP) Gjennomføring av møter HFP Foreløpig lagt opp til 3 planleggingsmøter med Hovedgruppa. 3 formøter med Arbeidsutvalget til ledergruppa er allerede avholdt, hovedsakelig med innledende avklaringer rundt dimensjonering. Videre møteplan er satt opp slik: 1. møte med hovedgruppa (avholdt) Tema 1: Dimensjonering og innledende diskusjoner rundt hvilke konseptvalg som skal gjøres. Tema 2: gruppediskusjon (se nedenfor) Neste møte 3. november Tema 1: Strategiske føringer «akuttsjukehuset på Hjelset», organisering av pasientforløp og organisering av døgnenheter og poliklinikker Tema 2: DMS Kristiansund, hva er det? Siste møte 25. november: Tema: Strategiske føringer for psykiatri, operasjon, intensiv. Usikkerhet Styrke Få tid nok til de viktige konseptvalgene i HFP perioden Mulig tiltak: strekke HFP perioden med glidende overgang med delfunksjonsprogrammeringen Avklart funksjonsfordelingen til SNR Organisering av prosessen og avklaring av innhold i DMS Kristiansund, både internt og opp mot kommunene. Sterk rådgivergruppe med arkitekter med mulighet for godt samspill mellom programmering og prosjektering
Positiv holdning og vilje til å bidra i Hovedgruppa Side 5 Nedenfor gjengis resultatet av gruppediskusjonen i 1. møte i hovedgruppa: Dimensjonering SINTEF modellen for framskriving av aktivitet og beregning av kapasitetsbehov og arealbehov benyttes. Den delen som direkte avledes av aktivitet er stort sett ferdig beregnet 178 normalsenger, 23 hotellsenger, 8 intensivplasser, 14 observasjonsplasser
30 dagplasser, 100 poliklinikkrom, 3 fødestuer Side 6 12 operasjonsstuer, 19 bildediagnostikklabber Psykiatri ikke ferdigberegnet Pågående arbeid med dimensjonering av øvrige funksjoner. Utgangspunkt i arealtall fra idefasen Foreløpig ser det ut til at man kommer ut lavere enn i idefasen 3. Hovedprogram utstyr (HPU) Utstyrsgruppen hadde sitt første møte den 22.okt. Fulltallig gruppe. Det tas utgangspunkt i «Veileder for hovedprogram utstyr» og HPU for Vestre Viken. Diskusjon rundt hva et HPU er og hva de ulike kapitlene skal inneholde. Videre fremdrift og fordeling ansvar for ulike kapitler mellom deltagerne er avtalt. Aksjon: Koordinering mot IKT ble tatt opp som tema. Prosjektleder (Lyngsmo) diskuterer dette med OTP. Neste møte er 19.11.15. Ingen spesielle utfordringer Framdrift: på plan 4. Mulighetsstudie (MS)/Skisseprosjekt (SPR) a. MS/SPR Hjelset Det har vært jobbet med systematisering og analysering av faktagrunnlaget med særlig fokus på tomteanalyser. Dette arbeidet har blitt til en diagramserie (eks.: sol/skygge, utsikt, topografi, nærhetsbehov ) og et viktig grunnlag for oppstart av konseptutviklingsfasen, som startet i oktober. I workshop på Hjelset den 21.10. ble det presentert 20 skisserte sykehuskonsepter. Rådgivende ingeniører (RI) har utarbeidet noen notater om aktuelle tema, eksempel: Arbeidsopplegg for miljøkartlegging av bygningsmasse, Arbeidsopplegg for miljøtekniske grunnundersøkelser. RI deltar i arbeidet med OTP (se 5). Det er avtalt at COWI v/alvin Wehn skal ha rolle som PGL administrative oppgaver (framdrift, økonomi (prosjekteringskostnader), rapportering, og John Arne Bjerknes skal være PGL for faglige oppgaver (prosjekteringsfaglig). Kommende periode jobbes det videre med målrettet konseptutvikling med færre utvalgte konsepter. Til Prosjektgruppemøte 11.11. skal et mindre utvalg konsepter bearbeides mer, med supplerende diagram og snitt. RI starter miljøkartlegging av bygninger som er tenkt revet, og det jobbes videre
med teknisk infrastruktur på overordnet nivå. Side 7 Det er små avvik på framdrift/produksjon. Arkitekt ligger noe bak planlagt produksjon (se figur over). Mer detaljert aktivitetsplan og milepælsplan, samt tilsvarende ressursplan er under utarbeidelse for å sikre planlagt ferdigstillelse 15.12.15. RI er på plan i forhold til bestilt arbeid.
Side 8 Utfordringer: Det er ingen spesielt store utfordringer knyttet til selve Mulighetsstudien på Hjelset. Det vil være en krevende oppgave å skape et «grønt prosjekt» med det store antall parkeringsplasser som ser ut til være nødvendig, og mulighetsstudien vil ha spesiell oppmerksomhet mot dette. b. MS/SPR Kristiansund En avventer avklaringer vedr funksjon/innhold i enheten I Kristiansund, før mulighetsstudier settes i gang. 5. Overordnet teknisk program (OTP) Kladdutkast til OTP forelå til Oppdalseminaret 28. og 29 september. COWI har gjennomgått kladdutkastet og kommentarer er mottatt. Kommentarene fra COWI er diskutert i eget møte og en del av kommentarene er tatt inn i kladdutkastet til OTP. Ledelsen av Helseforetaket har utpekt representanter fra teknisk drift til å delta i arbeidet. Driftsorganisasjonene i Kristiansund og Molde er representert i gruppen. Det skal gjennomføres arbeidsseminar i Angvik 03.11.15 hvor OTP for SNR skal diskuteres med utgangspunkt i foreliggende kladdutkast. Ingen spesielle utfordringer pr. dags dato. Framdrift: på plan. 6. Økonomiske analyser Planlagt oppstart primo 2016. 7. Organisasjonsutvikling SNR Administrerende direktør HMR HF vil avklare hvordan en skal jobbe med organisasjonsprosjektet/organisasjonsutvikling innen årsskiftet, i samråd med prosjektstyre/-direktør. 8. KSK Aktiviteten starter sannsynligvis i april 2016. Formell start når Konseptfaserapporten er ferdig juni 2016. 9. Prosjektkontor Hjelset (Strandheim) Prosjektkontorene er tatt i bruk. Offisiell åpning 20.10.2015. Ferdigattest for tiltaket er utstedt av Molde kommune.
Det gjenstår noe supplering av innredning, møbler, mm. Side 9 Rammen som ble satt for entreprisekostnader for det definerte prosjektet var 3,0 mill kr (eks. mva og eks. uforutsett). Prognose tyder på at vi vil komme ut omkring denne kostnaden, inklusive endringer og tilleggsarbeid. Totalrammen på 5,2 ser ut til å holde. 10. Reguleringsplaner a. Reguleringsplan Hjelset Utarbeidelse av reguleringsplan skjer hovedsakelig i forprosjektfasen, men forberedende arbeid/utredninger starter nå. En utredning av behovet for parkeringsplasser er under oppstart. Avtale med Norconsult blir benyttet til arealplanarbeid. Molde kommune har startet arbeidet med Kommunedelplan for Hjelset. Kontaktmøter med Molde kommune, som planmyndighet for SNR Hjelset, er avtalt. Første møte skjer 4. november. b. Reguleringsplan Kristiansund Ikke aktuelt foreløpig. Avhenger av avklaring vedr sted for etablering av SNR-enheten i Kristiansund. 11. Prosjektledelse 12. Prosjektledelse HMR, medvirkning Status medvirkning: Alle tilsatte ved sykehusene har fått brev på epost «nyheitsbrev internt september 2015»; Status om deler av prosjektet som er i gang samt navn på alle som er oppnevnt i arbeidsgrupper. Prosjektlederne sendte ut infoskriv i uke 43 vedrørende medvirkning, involvering og kommunikasjon til Hovedgruppa, ledere, FTV og HTV i HMR for videreformidling i organisasjonen. Følgende grupper er i gang med planleggingsarbeidet. Prosjektlederne deltar i møter i alle planleggingsgrupper: Hovedgruppe (HK) Hovedfunksjonsprogram utstyr (Plangruppe HPU) Overordna teknisk program (OTP)
Side 10 Det er mange ansatte som er med i medvirkningen. Medlemmene i gruppene er satt sammen på tvers av fag, geografi og inkluderer alle ledernivå. Brukerorganisasjonene, tillitsvalgte og vernetjeneste er også representert. Prosjektkontoret på Hjelset offisielt åpnet 20. oktober. Møtested for prosjektorganisasjonen, planleggingsgruppene, medvirkning og koordinering. Prosjektlederne opplever interesse for prosjektet SNR, både internt og eksternt. Henvendelser og engasjement er nødvendig for å få belyst vesentlige faktorer i prosjektet innspill blir tatt med videre. Ansatte og brukermedvirkning september og oktober 2015: Møteaktivitet: Dato: Sted: Deltagere: Brukerutvalg 7. september Sagbakken Hus 2, Molde Brukerrepresentanter i hovedgruppe konseptfase (HK), prosjektleder Merete Hagbø, HMR og prosjektleder Liv Haugen, Sykehusbygg Arbeidsutvalg 9. september Sagbakken, Hus 2, Arbeidsutvalget (AU) og Oppstartsseminar 28. og 29. september Molde Oppdal prosjektgruppa (PG) Se egen deltagerliste for seminaret (Representanter fra HMN, Prosjektstyret, Sykehusbygg, arkitekter, rådgivende ingeniører og HMR*) Oppstartsmøte Hovedfunksjonsprogram 29. september Oppdal HK Hovedgruppe Konseptfase Oppstartsmøte Hovedfunksjonsprogram utstyr 29. september Oppdal HPU gruppa- Hovedfunksjonsprogram utstyr Oppstartsmøte overordna teknisk 29. september Oppdal OTP gruppa Overordna teknisk program program Hovedgruppa 14. oktober Prosjektkontor Hjelset HK Hovedgruppe Konseptfase Hovedfunksjonsprogram Utstyr 22. oktober Prosjektkontor Hjelset HPU gruppa- Hovedfunksjonsprogram Samhandling Gjennomgang av utstyr 15. oktober Lync Prosjektledere SNR Samhandlingssjef
Samhandlingsstrategi 2015-2017 Samhandling/ praksiskonsulenter 23. oktober Videomøte: Prosjektkontor, Hjelset og Ålesund sjukehus Samhandlingssjef Prosjektledere SNR Praksiskonsulenter Medisinsk fagdirektør *) Ansatte- og brukermedvirkning i forbindelse med oppstartsseminar på Oppdal: Side 11 Til sammen 67 personer deltok på oppstartsseminaret 28. og 29. september på Oppdal. Fra HMR deltok 43 ansatte fordelt på: 4 i Prosjektstyre/Prosjektgruppa 17 i HK/AU inkludert 2 bruker representanter 8 i Hovedfunksjonsprogram utstyr 1 i Overordna teknisk program Fra HMR var det også invitert med 9HTV (fra Kristiansund sjukehus og Molde sjukehus), 3 FTV, 1 VO (Kristiansund og Molde) i tillegg til de som er oppnevnt som representanter i de nevnte gruppene. Framdrift: I desember/januar starter vi opp med Delfunksjonsprogrammet. Her vil det blir opprettet mange planleggingsgrupper som skal bidra til planlegging på funksjonsnivå, dvs. for poliklinikker, sengeområder, operasjonsområder, bildediagnostikk, lab, kontor med mer. Mer informasjon om dette vil bli sendt ut i slutten av oktober/begynnelsen av november. Prosjektlederne er oppmerksom på at enkelte samarbeidspartnere ikke er påkoblet arbeidsgrupper enda (eksempel primærhelsetjenesten), dette vil komme. Intranett-/internettsider jobbes det med. Dette haster! 13. Kommunikasjon og informasjon Hittil er kommunikasjonsarbeidet håndtert dels av Informasjonsmedarbeidere i HMR HF, v kommunikasjonsdirektør Trine Kvalheim, og dels av Røe Kommunikasjon som er SBHF sin kommunikasjonsressurs inntil ansettelser er gjennomført. Kommunikasjonsmedarbeider for SNR er ansatt (60 % stilling i samarbeid/sambruk med HMR HF, som får 40 % av stillingen) Arbeid med egen kommunikasjonsplan for prosjektet er igangsatt.
Informasjon SNR november 2015 Til: Fra: Alle ledere, FTV, HTV, HVO og Brukerutvalg i HMR og Sykehusapotekene Midt-Norge Prosjektledere SNR, Helse Møre og Romsdal Delfunksjonsprogrammet - Medvirkning, involvering og kommunikasjon BAKGRUNN - Nyhetsbrev, e-post fra kommunikasjonsdirektør 21. september 2015 - Infoskriv, e-post fra prosjektledere SNR 20. oktober 2015 Prosjekt SNR er som kjent inne i konseptfasen: Følgende grupper har vært i gang med planleggingsarbeidet siden september 2015: - Hovedgruppa (HK) - Hovedprogram utstyr (HPU) - Overordnet teknisk program (OTP) DELFUNKSJONPROGRAMMET (DFP) I januar starter vi opp med Delfunksjonsprogrammet (DFP), derfor skal det oppnevnes flere planleggingsgrupper før jul. Disse gruppene skal gi råd og bidra i DEP. DFP bygger på Hovedfunksjonsprogrammet (HFP) og gir et grunnlag for å utvikle skisseprosjektet - i neste fase forprosjektet og romfunksjonsprogram og utstyrsprogram. DFP omhandler funksjoner og delfunksjoner, og man må spesielt gjøre vurderinger som tar hensyn til følgende: Tverrgående funksjoner Funksjonelle sammenhenger Nærhetsbehov mellom funksjonene Funksjoners arealbehov
Funksjonenes eventuelle spesielle bygningsmessige krav Oversikt over rombehov med rombenevnelser og areal (romprogram) Planleggingsgrupper Delfunksjonsprogrammer: - Det akutte forløp - Sengeområde - Poliklinikk og dagområde - Operasjon, dagkirurgi ogintensiv - Bildediagnostikk - Laboratorievirksomhet og medisinforsyning - Psykiatri - Admin, kontor, personal, undervisning, forskning - Teknisk service og forsyningstjenester, IKT Det vil kanskje være behov for flere grupper etter hvert. I gruppen akuttforløp skal det sitte representanter fra de andre gruppene, samt at gruppen må bygges med dedikerte fagpersoner. Dette fordi at pasientforløpene som blir lagt i akuttmottaket har stor konsekvens for hva som skjer videre i de andre områdene. Innhold i den delen av SNR som blir spesialisthelsetjenestetilbudet geografisk plassert i Kristiansund, må stå på arbeidslista og være tema i alle gruppene. Underveis vil det komme behov for å knytte til seg fagkompetanse fra miljø som ikke er fast oppnevnt i gruppene. Dette for å sikre samarbeid på tvers av fag. MEDVIRKNING Medvirkning i planleggingsgruppene er etterspurt og ønskelig, både av prosjektet og av ansatte. Medvirkningen er rådgivende, man må delta i møtene (prioriteres) og medvirke direkte inn i diskusjonene der og det forventes «hjemmeoppgavearbeid» i form av å drøfte med fagområdet sitt hva som skjer i gruppene. Prosjektet ønsker seg mest mulig deltagelse fra de som ser for seg at de skal arbeide i SNR i fremtiden, og kan løfte seg ut av hverdagen og se framover. Kunnskap, kreativitet og nysgjerrighet er viktig, både i eget fag og i evnen til å se samvirken mellom flere fag. Hvor mange bør være med i hver gruppe? Anbefalt størrelse på gruppene er personer 8 +/-. Disse gruppene bør være sammensatt med bred kompetanse innenfor hvert fagområde. Tillitsvalgte /vernetjeneste: o Tillitsvalgte og vernetjeneste inviteres til å oppnevne 1 TV og 1 VO til hver planleggingsgruppe. TV/VO velger selvsagt selv om de vil stille med representanter i alle gruppene. Vi ber organisasjonene/vernetjenesten om tilbakemelding på hvem som skal være med i hvilken gruppe. Tillitsvalgte /vernetjeneste bør representere de miljøene som skal jobbe i det nye sjukehuset.
Brukerrepresentanter o Brukerutvalget inviteres til å oppnevne 1-2 representant til hver planleggingsgruppe. Brukerutvalget velger selvsagt selv om de vil stille med representanter i alle gruppene. Vi ber Brukerutvalget om tilbakemelding på hvem som evt. skal være med i hvilken gruppe. Gjennomføring/møteaktivitet Oppstart januar/februar 2016 3 møter i hver planleggingsgruppe, ca. 4 timer pr. møte Underlag til møtene sendes ut i forkant hjemmearbeid Revidert utkast sendes ut etter møtene hjemmearbeid mellom møtene Møteintervall: Ca. hver 3. uke Sted: Prosjektkontoret på Hjelset eller Kristiansund hvis ikke annet er avtalt Klinikksjefene/Stabsdirektørene/Sykehusapotekene i Midt Norge har ansvar for foreslå medlemmer til planleggingsgruppene. Gjøres i dialog/samråd med Prosjektlederne SNR. FTV, HVO, Brukerutvalget melder tilbake til Prosjektlederne SNR hvem som er oppnevnt i hvilke grupper. Frist: 10. desember 2015. Prosjektstyret oppnevner medlemmer til planleggingsgruppene. Alle som blir oppnevnt i planleggingsgruppene blir invitert til felles oppstartsmøte som introduksjon til prosess og oppgaver. NETTSIDER OM SNR Helse-mr.no/SNR Intranettet, prosjekt SNR (under arbeid). Ta kontakt hvis dere har spørsmål, kommentarer eller innspill. E-POST ADRESSE TIL PROSJEKT SNR: prosjekt.snr@helse-mr.no Mvh Astrid Johanne Brandshaug Merete Hagbø Prosjektleder SNR Prosjektleder SNR astrid.johanne.brandshaug@helse-mr.no merete.hagbo@helse-mr.no Telefon: 957 66 990 Telefon: 924 10 852