Til: Ikke tilstede: Hovedstyret i Prostatakreftforeningen: Rolf-Bjørn Andersen, Nils Petter Sjøholt, Willy M. Adolfsen, Dag Utnes, Vidar Skyvulstad og Dan Lofstad. Arvid Haukås, Nils Haugland Partnergruppen: Ikke tilstede Fra: Renate Kurszus, sekretariatet Dato: Onsdag 06. 01. 2016 Sak: Saksnr. Saksbeskrivelse 1.1 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjent uten merknader. 1.2 Godkjenning av referat fra hovedstyremøtet 1. desember og referat fra AU 2. desember og 17. desember 2015 Referat fra AU 2. desember Ingen merknader. Referatet godkjent. Referat fra AU 17. desember Merknader: vedr spørreundersøkelse som var bestilt fra Rådet for synlighet og markedsføring før jul. Sendt ut 23. desember. Hovedstyret skulle ha godkjent undesøkelsen, men AU tok en intern avgjørelse om at den ble godkjent. En kommentar fra styret er at det skulle være anonymt, men det er lagt inn postnummer og alder, og det gjør at det ikke lenger er anonymt. Samtidig er den informasjonen av verdi for senere arbeid, bla statistikk. Referatet godkjent. Referat fra AU 5. januar: Styremøte flyttes fra 3. juni til 7. juni. Referatet godkjent. 1.3 Budsjett 2016 Referat hovedstyremøte Tirsdag 12. januar 2016 Tidspunkt: 12.00 17.00 Sted: Thomlesgate 4, 0270 Oslo (v/ Solliplass) Rolf-Bjørn Andersen kom med innspill i forbindelse med budsjettarbeidet. Følgende fremdriftsplan ble foreslått for hovedstyret:
AU og sekretariatet skal jobbe frem et detaljert budsjett. Gå inn i bakgrunnsmateriale for å se grunnlaget for budsjettering på alle postene. Hovedstyret mener at det må budsjetteres med en buffer-konto på minimum 200.000 kroner. Flere av postene på både utgifts- og inntektssiden må sees i en større sammenheng fordi det handler om hva slags type samarbeid foreningen skal ha med flere ulike bidragsytere. PROFO er i dialog med både Kreftforeningen og Den Norske Prostatakreftstiftelsen om samarbeid i 2016. Det gjelder Den nasjonale prostatakreftdagen, og Movember-aksjonen. Sekretariatet og AU jobber for å lande avtaler om samarbeid i løpet av medio februar. Videre må også PROFO har en grundig diskusjon om samarbeid med legemiddelindustri og andre sponsorer. Det er viktig at ønsket om samarbeid med sponsorer samtidig viser hvilke typer aktiviteter foreningen ønsker å gjennomføre. Hovedstyret diskuterte flere ulike tiltak for å stramme inn utgiftene for kommende år. Følgende innspill til sparing ble diskutert. Utvalgene skal bare ha to fysiske møter i løpet av året. Dersom det er behov for flere møter må de gjennomføres digitalt på telefon eller skype. Tillitsvalg og andre seminar lørdag og søndag, ikke hele helgen. Kutte nummer av PROFO nytt. Vidar Skyvulstad forslår at et av de to møtene skal være på Landsmøtet. Flere i hovedstyret mener det er viktig at man ikke kutter i medlemsbladet.. Det er det vi selger til medlemmer. Og det er et viktig produkt fra foreningen. Hovedstyret bemerker at man i større grad sender referater fra deltagelse i internasjonal sammenheng til hovedstyret, og lokallagsledere slik at flere får dra nytte av de erfaringene som gjøres. Avtalen med Orgservice skal justeres i fht prisindeksen. Dan Lofstad ønsker at AU også ser på dette i sammenheng med budsjettarbeidet. Styreleder ba alle ta med seg innspillene videre, og melde tilbake til AU dersom de har andre innspill i forhold til budsjettprosessen. Det skal legges frem et endelig budsjett på neste hovedstyremøte 19. februar. 1.4 Den nasjonale prostatakreftdagen 2016 Rolf-Bjørn Andersen, Renate Kurszus og Andreas Hole hadde et møte med Kreftforeningen torsdag 7. januar. I dette møtet diskuterte vi et evnt samarbeid med Kreftforeningen vedrørende Den nasjonale prostatakreftdagen 2016. I møtet fikk Prostatakreftforeningen veldig gode tilbakemeldinger på arrangementet i 2015. Når det gjelder samarbeid med KF om fagdagen og stiftelsen er det viktig for hovedstyret at vi har sikker finansiering, ansvarsfordeling og forventningsavklaring. Vi skal ha en klar samarbeidsavtale med KF og stiftelsen.
Hovedstyret utrykker også viktigheten av at et fremtidig samarbeid sikrer at Den nasjonale prostatakreftdagen «eies» av Prostatakreftforeningen. AU ber hovedstyret gi dem fullmakter til å gå inn i sluttforhandlinger og lande en samarbeidsavtale. Målet er at vi skal kunne levere en skisse til samarbeidsavtale til Kreftforeningen innen utgangen av januar. Hovedstyret går inn for arrangementet også i 2016 så fremt økonomien kommer på plass, og gir AU fullmakt til å føre forhandlingene med Kreftforeningen og Den Norske Prostatakreftstiftelsen. 1.5 Movember 2016 Rolf-Bjørn Andersen, Renate Kurszus og Andreas Hole hadde et møte med Arild Domaas fra Kreftforeningen i Trondheim torsdag 10. desember hvor vi oppsummerte Movember 2015. Prostatakreftforeningens evaluering av septemberaksjonen 2015 og samarbeidet med Movember Foundation legges ved dette referatet. Det er sendt til Kreftforeningen. Hovedstyret skal fatte endelig vedtak vedrørende gjennomføring av kampanje i november 2016 og eventuelt samarbeid med Movember om en slik kampanje på hovedstyremøte 19. februar. 1.6 Landsmøte og PROFO-skolen 2016 Landsmøtet vil finne sted på Scandic Hell Hotell i Stjørdal 22. april 2016 Andreas Hole blir spurt om han vil være møteleder. Profo- skolen 22. april - 24. april Aksjorg legger frem forslag og planer de har jobbet med. Hovedstyret går gjennom planene for helgen. Se eget notat. Renate Kurszus og Nils Petter Sjøholt følger opp videre i fht avtaler med foredragsholdere. 1.7 Rådet for synlighet og markedsføring Rolf-Bjørn Andersen og Renate Kurszus deltok på deler av møte i Rådet for synlighet og markedsføring på Lillestrøm 8. desember. Rolf- Bjørn Andersen orienterer: Rolf-Bjørn Andersen kan i kraft av sitt verv som styreleder delta på alle utvalgsmøter uten at det blir stilt spørsmål ved deltagelsen. Det må være åpenhet om hva utvalg jobber med. Slik leder oppfatter rådets fremdriftsplan og arbeid så langt, ser det ut til at rådet planlegger å jobbe videre frem mot 2017. Det er ikke ifølge mandatet vedtatt i møte 1.september 2015. Hovedstyret mener at rådet ikke kan gå utover mandatet.
Vidar Skyvulstad som representerer rådet i hovedstyret vedgår at det er mulig at de jobber utover mandatet. Tanken var å danne seg et overordnet inntrykk av hvordan organisasjoner er/fungerer. Styreleder ønsker at rådet legger frem et strategidokument for hovedstyret til landsmøtebehandling om hvordan foreningen kan utvikle seg eller gjøre ting annerledes i tråd med mandatet hovedstyret har vedtatt. Hovedstyret vil at styreleder skal være med på neste møte. Sekretariatet var ikke fornøyd med levering av medlemsundersøkelsen utvalget bestilte. En rekke forhold gjorde at premissene for utsendelse ikke var optimale. Saken er gjennomgått og hovedstyret er enige om at utvalget skal holde seg til det mandatet det har fått, og forberede en sak for landsmøtet i april i tråd med mandatet. Hovedstyret vil at styreleder stiller på neste møte. Sekretariatet leverer sluttrapport for undersøkelsen til rådet så fort fristen har gått ut. 1.8 Årsmøter i lokallagene Dan Lofstad deltar på alle unntatt Vestfold. Forventet kostnad ca 8000,- kroner. Dag Utnes deltar på møtene til Helgeland, Lofoten, Vesterålen, Hålogaland og Salten. Forventet kostnad ca 10 000 Willy M. Adolfsen deltar på møtet til Asker og Bærum, Romerike eller Oslo, Østfold og Ringerike / Hadeland Nils Petter Sjøholt deltar på møte i Sunnmøre og mulig Nord - Møre og Romsdal samt Nord-Trøndelag. Rolf- Bjørn Andersen deltar på Sør-Trøndelag og Troms sitt møte. Arvid Haukås deltar i Bergen. Det er viktig at regionlederne er med på møtene og er synlige i lokallagene. I lys av budsjettdiskusjonen tidligere i møtet blir dette en stor utgift, men hovedstyret er enige i at dette er en viktig oppgave å prioritere. Fullstendig oversikt over alle årsmøter ligger som vedlegg til referatet. Alle regionsansvarlige får godkjent sine planlagte reiser til årsmøter. 1.9 Orienteringer - Små justeringer i møteplanen for 2016 - Renate Kurszus orienterer om minoritetsprosjektet 2015, som nå er ferdig produsert. Videre fremdrift og plan for prosjektet legges frem. - Likepersonsutvalget hadde møte torsdag 7. januar for å planlegge blant annet seminaret 19.- 21. februar. Referat fra utvalgsmøtet kommer. Renate Kurszus og Rolf-Bjørn Andersen deltok - Neste hovedstyremøte avholdes fredag 19. februar på Helsfyr. - Renate Kurszus og Rolf- Bjørn Andersen møtte i Stortinget 8. desember. Legemiddelmelding. Notat legges på intranettet.
- Unn.no har ferdigstilt beslutningsstøtteverktøy. Link legges ut på nett. - Rolf-Bjørn Andersen deltar på styringsgruppemøte for det nasjonale beslutningsstøtteverktøy i Helsedirektoratet. - Møte i Kreftforeningen 7. januar. Rolf-Bjørn Andersen, Renate Kurszus og Andreas Hole deltok. - Orientert om møtet med Helse- og omsorgskomiteen 8.desember. Komiteen meldte tilbake at vårt ønske hadde flertall i komiteen og at 14.14 blir endret i fordel oss. 1.10 Eventuelt Momskompensasjon. Sekretariatet følger opp. Websiden ferdigstillelse gjennom workshop. Blå Sløyfe vi går for dem vi har fått fra Opro. Dan Lofstad får i oppgave å gå gjennom alle referat for å sjekke hva som ikke er fulgt opp. Går også gjennom handlingsplanen. Ferdig ved utgangen av januar. Kjøregodtgjørelse ny sats 3,80- Det blir lagt ut ny informasjon på intranettet. Bingosak Renate Kurszus MÅ følge opp asap. Elin Wall lager likepersonsrapport for 2015. Oslo 19.01.2016 Renate Kurszus, sekretariatet