PLAN FOR ARBEIDET MED VERJEMÅLSREFORMA

PLAN FOR ARBEIDET MED VERJEMÅLSREFORMA

Bakgrunn Stortinget har vedteke ny verjemålslov. Lova legg til grunn at Fylkesmannen skal verte lokal verjemålsmyndigheit. Dette dokumentet inneheld Fylkesmannen i Sogn og Fjordane sin plan for arbeidet med førebuing og organisering av den lokale verjemålsforvaltninga i vårt fylke fram mot at den nye lova trår i kraft den 01.07.2013. Mål Overordna politiske målsetjingar med verjemålsreforma: Hovudmål God rettstryggleik Ein effektiv justissektor Delmål God rettstryggleik for dei som ikkje kan ivareta eigne interesser Heilskapleg, effektiv og serviceorientert forvaltning Resultatmål Lik handsaming Tilfredsstillande God sakshandsaming sakshandsamingstid Trygg forvaltning av God oppfølgjing av økonomiske midlar verjekorpset Profesjonelle verjer Digitalt førsteval Produktivitet Hovudmål for gjennomføring av verjemålsreforma i Sogn og Fjordane: Byggje opp ein ny lokal verjemålsmyndigheit som ein integrert del av sosial- og familieseksjonen under helse-, sosial- og justisavdelinga hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane. Avdelinga skal ha ressursar og kompetanse til å ivareta oppgåvene etter den nye verjemålslova, for å kunne oppnå dei overordna målsetjingane for verjemålsreforma i Sogn og Fjordane. Delmål: a) Gje løpande og god informasjon til kommunane om staten sine planar for gjennomføring av verjemålsreforma, mellom anna konsekvensar og oppgåver for kommunane i samband med dette. b) Utarbeide organisasjonsplan/bemanningsplan. c) Samarbeide med kommunane om ein best mogleg avvikling av dei lokale overformynderia, mellom anna overføring av løpande hjelpeverje- og verjemål til Fylkesmannen når tida er inne. d) Ha naudsynt dialog med kommunane for å få avklart om det ligg føre verksemdoverdraging etter arbeidsmiljølova, og identifisere eventuelle medarbeidarar med rett til jobb i staten som følgje av reforma. 2

e) Rekruttere eventuelle nye medarbeidarar i høve utarbeidd bemanningsplan. f) Etablere god kontakt med dagens hjelpeverjer og verjer for å gje naudsynt motivasjon, informasjon og opplæring, slik at dei kan halde fram med sine oppgåver i den nye verjemålsordninga. g) I dialog med kommunane leggje planar for rekruttering av nye verjer. h) Sørgje lokalt for ekstern informasjon og kunnskap om verjemålsreforma til andre aktørar. i) Gje fortløpande informasjon, og i naudsynt grad involvere øvrige tilsette i avdelinga og tilsette i andre avdelingar hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane, etter kvart som arbeidet med reforma går framover. Organisering, ansvar og arbeidsform Fylkesmannens sitt arbeid er forankra i sosial- og familieseksjonen på helse-, sosial- og justisavdelinga (HSJ) Arbeidet med å førebu gjennomføringa av verjemålsreforma er forankra i sosial- og familieseksjonen under helse-, sosial- og justisavdelinga. Lokal prosjektgruppe i embetet Det er oppretta ei lokal prosjektgruppe for arbeidet med verjemålsreforma i embetet. Prosjektgruppa er sett saman av tilsette frå ulike avdelingar og skal bestå inntil noko anna vert bestemt. Følgjande tilsette er medlemer av prosjektgruppa per 01.12.2012: Gunnar O. Hæreid, ass.fylkesmann, prosjektansvarleg Ove Midtbø, prosjektleiar (HSJ) Jorunn Felde, administrasjonssjef Hanne Sæbø, seksjonsleiar, sosial- og familieseksjonen Monica Åsen Gjerald, rådgjevar (HSJ) Sentralt verjemålsprosjekt Som prosjektleiar for verjemålsreforma hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane, er Ove Midtbø embetet sin representant i den sentrale prosjektgruppa for verjemålsreforma i gjennomføringsfasen. Spørsmålet om verksemdoverdraging Fylkesmannen i Sogn og Fjordane har i tråd med føringane og utgreiingane i sluttrapport utarbeidd av Samarbeidsutvalget etter mandat frå JD/FAD, hatt ein dialog med kommunane for å få avklart spørsmålet om føresegnene om verksemdoverdraging kan vere aktuelle for tilsette i ein eller fleire kommunar. I vårt fylke er det endeleg avklart at det ikkje er nokon tilsette i overformynderia som skal følgje arbeidsoppgåvene på verjemålsområdet når desse vert overført til Fylkesmannen 01.07.2013. 3

Andre aktuelle arbeidsformer På sikt vil Fylkesmannen i Sogn og Fjordane vurdere å opprette andre arbeidsgrupper, som til dømes referansegrupper der vi har med representantar frå overformynderia i kommunane. Behovet for dette vert vurdert fortløpande. Framdriftsplan Framdrifta i den lokale arbeidsprosessen med verjemålsreforma er på fleire sentrale punkt avhengig av konklusjonar, avklaringar og føringar frå det sentrale verjemålsprosjektet, mellom anna frå dei fem sentrale delprosjekta. (Dataløysing(verjemålsapplikasjonen), Bank, Personal, Opplæring, Informasjon). Den sentrale planen (Prosjektplan for gjennomføringsfasen), vert styrande for den lokale prosessen. Den lokale prosjektgruppa har derfor valt å nytte ein dynamisk arbeidsplan som verktøy i den lokale prosessen, og som vert oppdatert fortløpande etter kvart som naudsynte sentrale avklaringar ligg føre. Milepælar og ansvar vert fortløpande oppdatert i den lokale prosjektplanen. Dei viktigaste sentrale milepælane er: 2012 31.01 Sentrale avklaringar for personaloverføring frå kommunane er på plass 15.05 Opplæringsstrategi ligg føre 15.05 Kommunikasjonsstrategi ligg føre 15.05 Prototype for verjemålsapplikasjonen ligg føre 15.05 Strategi for realisering av bankløysing for innskot ligg føre 01.07 Prosess kring avklaring av personaloverføring frå kommunane avslutta 15.09 Verjemålsapplikasjonen klar for registrering av verjer og verjemål (verjemålsregisteret) «Datafangstprosjektet» 15.10 Opplæringsprogram for FM og verjer klart for oppstart 15.10 Verjemålsportalen som primær informasjonskanal er lansert i versjon 1.0 15.12 Arbeidsflate verjemålsapplikasjonen for verjemålsmyndigheitene ligg føre 15.12 Samarbeidspartner(e) for plassering av innskot valt 31.12 Statusrapport for gjennomføringsfasen ligg føre 2013 01.01 Sentral verjemålsmyndigheit er etablert, bemanna og operativ frå Hamar 15.01 Oppdrag og midlar 2013 til SRF og FM er avklart og kommunisert 15.03 Komplett verjemålsapplikasjon overlevert 15.06 Opplæringsprogram før verjemålslova trår i kraft er fullført 01.07 Informasjonskampanje for reforma fullført 01.07 Ny verjemålslov og endringar i utlendingslova trår i kraft 4

Dei viktigste lokale milepælane er: 2012 Februar Plan for gjennomføring av reforma skal vere klar og informert om internt Februar Foreløpig behov for kompetanse skal vere vurdert Februar Dialog mot kommunane om prosessen kring verksemdoverdraging påbegynt Juni Spørsmålet om det er personar i kommunane som har rett til jobb hos FM skal vere avklart Juni Lokal prosjektplan skal liggje føre Juni Organisering/plassering av verjemålsoppgåvene i embetet skal vere avklart Haust Vurdere fortløpande kompetansebehov og byrje på rekrutteringsprosess ved behov for nye medarbeidarar September Utarbeide detaljert plan for informasjonsmøter/dialogmøter 01.10.2012 Rapport til JD om ressursbruk med prognose for heile 2012 September/ Gjennomføre dialogmøter med alle kommunar/overformynderi oktober/ november 10.12.2012 Oversikt over verjer og løpande verjemål i kommunane skal vere på plass Oktober/ Informasjon/opplæring til kommunane web-applikasjon for overføring av november saker («Datafangstprosjektet») Frå Oppfølgjing av kommunane i høve «Datafangstprosjektet» 15.10.2012 01.12.2012 Ha utarbeidd plan for opplæring av verjer i ny verjemålslov og sakshandsamingsløysing 01.12.2012 Ha utarbeidd plan for informasjon og opplæring 1.halvår 2013 Desember Ha utarbeidd plan for rekruttering av eksisterande og nye verjer Desember Ha utarbeidd bemanningsplan for verjemålsforvaltninga Fortløpande Informasjon til kommunar, verjer og andre aktørar om reforma og framdrift av denne Fortløpande Oppfølgjing av oppgåver som vert pålagt av sentralt verjemålsprosjekt 2013 Jan/Feb Feb/Mars Mars til juni Fortløpande Rekruttering av nye verjer og representantar for einslege mindreårige Arbeid med å byggje opp interne kvalitetssystem må vere påbegynt Opplæring av verjer i ny verjemålslov og sakshandsamingsløysing påbegynt Informasjon til kommunar, verjer og andre aktørar om reforma og framdrift av denne 01.07.2013 HSJ-avdelinga må vere bemanna og organisert på ein slik måte at embetet er klare til å overta verjemålsoppgåvene 5

Økonomiske rammer Fylkesmannen i Sogn og Fjordane har fått ei bevilgning på kr 1 492 000 for 2012, for å løyse dei oppgåvene som er naudsynte før den nye verjemålslova trår i kraft 01.07.13. For 2013 har Fylkesmannen fått signal frå JD om at vi får tilført ei bevilgning på kr 3 050 000 til arbeidet på verjemålsområdet. Det vil seie til oppgåver i prosjektperioden 1.halvår og til oppgåver som lokal verjemålsmyndigheit 2.halvår 2013. Fylkesmannen har sendt rapport til JD om bruk av prosjektmidlane per 01.10.2012, saman med ei oversikt over planlagde aktivitetar og prognose for totalforbruk per 31.12.2012. Etter kvart vil Fylkesmannen utarbeide tilsvarande budsjett også for 2013. Status per. 01.12.12 o Lokal prosjektplan (framdriftsplan) utarbeidd 01.07.2012, og vert løpande oppdatert. o Det er avklart at verjemålsoppgåvene skal liggje i sosial- og familieseksjonen på helse-, sosial- og justisavdelinga. o Prosjektleiar tilsett frå 01.06.2012. Førebels er det tilsett to personar i embetet for å arbeide med verjemålsreforma o Endeleg avklart med alle kommunane i vårt fylke at det ikkje er tilsette som ønskjer å følgje arbeidsoppgåvene på verjemålsområdet til Fylkesmannen etter føresegnene om verksemdoverdraging. o Gjennomført dialogmøte med 25 av 26 kommunar. o Opplæring av kommunane i bruk av Datafangstportalen tok til 30.10.2012, og vi har gjennomført fire regionale opplæringssamlingar innan utgangen av november. 25 av 26 kommunar har fått opplæring i bruk av Datafangstportalen per 01.12.2012. Oppdatert 30.november 2012 Ove Midtbø prosjektleiar 6