Brukermanual for RefLex

Brukermanual for RefLex Et oppslagsverk for skoleeiere (kommuner og fylkeskommuner) Fotograf Jannecke Sanne Normann

Brukermanual for RefLex 1. HVA ER REFLEX?... 3 1.1 Tilgang og roller i RefLex... 3 1.2 Krav til nettleser... 3 1.3 Støtte i bruken av RefLex... 4 1.3.1 Veiviser... 4 2. VALG OG INFORMASJON PÅ FØRSTESIDEN I REFLEX... 5 3. SE PÅ TEMA OG SPØRSMÅL... 6 3.1 Velge tema... 6 3.2 Informasjon om tema og undertema... 7 3.3 Se på spørsmål og veiledning... 8 4. SE RESULTATER / SAMMENLIGNE EGENVURDERINGER... 9 4.1 Velge tema og se hovedoversikt... 9 4.2 Gjennomførte egenvurderinger i temaet... 10 4.2.1 Hvordan få oversikt over egenvurderingene... 10 4.2.2 Hva du kan gjøre med egenvurderingene... 11 4.2.3 Returnere og gi tilgang til egenvurderinger og automatiske e postmeldinger... 12 4.2.5 Eksportere (laste ned) vedlegg og egenvurderinger til Excel og Word filer... 13 4.2.4 Utseende på Excel og Word filer... 13 4.4 Sammenligne egenvurderinger... 15 4.4.1 Sammenligning spørsmål for spørsmål... 15 4.4.2 Oppsummering av sammenligningene... 16 5. Stikkordregister... 17 2

1. HVA ER REFLEX? RefLex er et nett basert dataverktøy hvor skolene (gruppe av lærere og ledelsen) kan vurdere om egen praksis er i samsvar med kravene i lover og forskrifter som gjelder for skolen. Dette kaller vi å gjennomføre en egenvurdering for å vurdere etterlevelsen av regelverket. Skolene og skoleeier (kommune eller fylkeskommune) får i RefLex oversikt over og kan sammenligne egenvurderinger fra ulike grupper på skolen. Skoleeier kan også sammenligne vurderinger fra flere skoler. RefLex er utviklet av Utdanningsdirektoratet. Ved spørsmål om bruk, kontakt Fylkesmannen. 1.1 Tilgang og roller i RefLex Du får tilgang til RefLex gjennom pålogging via UBAS (Utdanningsetatens system for brukeradministrasjon) på lik linje med flere andre verktøy fra Utdanningsdirektoratet (for eksempel Ståstedsanalysen). Innlogging skjer via www.udir.no/reflex eller via Skoleporten. Brukerveiledning til UBAS finner dere på udir.no. Innlagte data vil i første omgang bare være tilgjengelig for den aktuelle skolen. Skoleleder gir skoleeier tilgang til egenvurderinger foretatt på skolen. Skoleeier gir eventuelt Fylkesmannen tilgang dersom skoleeier velger å benytte RefLex ved tilsyn. Etter fem forsøk med feil passord, blir brukeren sperret. NB! Dersom du etter fire feilede forsøk venter i ti minutter, så får du fem nye forsøk. Se ellers «Glemt passord». Dersom du mangler eller har glemt passord, klikk for å få tilsendt på nytt. Da kommer du til et nytt bilde der du taster inn din e postadresse (epostadressen som er brukernavnet i UBAS). Du må endre til nytt passord før du kan logge på. Dersom du ikke mottar epost, kan årsaken være: mindre enn fem minutter siden forrige gang du ba om nytt passord, i så fall: vent! e postadressen du er registrert med, er ikke lenger gyldig e posten stoppet i et spamfilter (vanlig) 1.2 Krav til nettleser For å kunne bruke RefLex må du ha en maskin med tilgang til en nyere nettleser. For Internet Explorer må du ha versjon 9 eller nyere. Du kan i stedet bruke nettlesere som Google Chrome, Safari og Firefox. Dersom du bruker Internet Explorer 8, kan du fylle ut egenvurderingen. Men du får ved bruk av versjon 8 ikke sett på de fullførte egenvurderingene for blant annet å sammenligne. 3

1.3 Støtte i bruken av RefLex Ved spørsmål om bruk skal skoleeier kontakte Fylkesmannen. Skoleeier kan også kontakte Fylkesmannen for å få mer informasjon/veiledning i bruken av systemet. Det er også utviklet en egen veiledning som skisserer prosessen mellom skoleeier og skolen ved bruk av RefLex. Brukermanualen kan du benytte når du står fast i hvordan du skal bruke en funksjon, eller hvordan du skal få gjort en bestemt oppgave i RefLex. Bruk innholdsfortegnelsen eller stikkordregisteret for å finne det du har behov for. For øvrig er det veiledning direkte i verktøyet. Første gang du logger på verktøyet, vil du på noen sider kunne se en forklaring med en veiviser som viser viktige funksjoner. Nedenfor ser du eksempel på en slik veiviser. 1.3.1 Veiviser En veiviser vises på noen sider første gang du logger på. Den viser sentrale funksjoner og hva de inneholder. Trykk på NESTE for å se flere sentrale funksjoner. Du får etter hvert anledning til å avbryte denne veiviseren. 4

2. VALG OG INFORMASJON PÅ FØRSTESIDEN I REFLEX 1. (a, b, c) Hvordan du kan få mer informasjon om egenvurdering og bruk av RefLex 2. Hvordan du kan skifte mellom bokmåls eller nynorskversjon av RefLex 3. Hvordan du kan se i hvilke temaer skolene kan gjennomføre egenvurderinger 4. Hvordan du kan se på og sammenligne gjennomførte egenvurderinger fra skolene 5. Hvordan du kommer tilbake til førstesiden når du er på andre sider i verktøyet 5. Klikk her, og du kommer alltid tilbake til førstesiden. Navn du er pålogget med. Navn på kommune/fylkeskommune. 3. Klikk her for å se i hvilke temaer skolene kan gjennomføre egenvurderinger. 2. Innstilt på skoleeiers offisielle språk. Klikk for å endre til bokmåleller nynorskversjon. (tilgjengelig på alle sider i RefLex). 4. Klikk her for å se og sammenligne egenvurderinger fra skolene. Siden du er på, har fet skrift. 1 a. Klikk her for for å åpne Veiledningen som beskriver gjennomføringsfasene. 1 b. Klikk her for for å åpne Brukermanualen som beskriver funksjonene. 1 c. Klikk her for mer informasjon om RefLex: Hvordan bruke og nytteverdi. Tilleggsinformasjonen lukkes først når du går ut av siden. 5

3. SE PÅ TEMA OG SPØRSMÅL 3.1 Velge tema Når du velger Temaer for egenvurdering, kommer du til en side der du velger temaet du ønsker å se nærmere på. 1. Hvordan velge det temaet du vil se nærmere på? 2. Hvem kan svare på temaet (lærere, ledelse eller begge)? 2. Hvilken målgruppe som kan fylle ut temaet. 1. Klikk på temaet du skal se på! 6

3.2 Informasjon om tema og undertema 1. Hvilke undertema har temaet? 2. Hvor kan du få lenke til veiledninger om temaet? 3. Hvordan går du videre for å se på spørsmålene i temaet? 4. Hvordan gå tilbake til forrige side i RefLex? 4. Klikk Tilbake for å komme til forrige side (eller bruk tilbakeknappen i nettleseren). 3. Gå fra undertema til undertema ved å klikke på det. Oransje farger der du er. 1. Undertemaene (her 1. 4.) som skolene skal besvare. Navn på temaet du valgte å se på. 2. Lenke til veiledning. 3. Klikk her for å se spørsmålene i temaet. 7

3.3 Se på spørsmål og veiledning 1. (a, b) Hva et inngangsspørsmål er. 2. (a, b, c) Hvordan du åpner og ser innhold i forklaringene til spørsmålene. 3. (a, b) Hvordan skolene kan svare på spørsmålene. 4. Hvordan skolene kan laste opp dokumenter (dokumentasjon) til svaret på spørsmålet. 5. Hvordan du kan manøvrere videre i temaet. 1 a. Inngangsspørsmål er for å avgjøre om det er aktuelt for en skole å svare på enkelte av spørsmålene. 2 c. Forklaringen til spørsmålet gir lenke til rettslig grunnlag og forklaring på sentrale ord/begrep i spørsmålet. 4. Skolene kan laste opp dokumenter som underbygger svaret de har gitt. 2 a. Klikk her for å få frem en kort forklaring til spørsmålet. 1 b. Svarer skolen nei, vil påfølgende spørsmål om emnet bli «deaktivert» og satt som «IKKE AKTUELT» å svare på. 3 a. Skolene kan svare JA eller NEI når de fyller ut. 2 b. Klikk her for å lukke forklaring til spørsmålet. 3 b. Her kan skolene gi en redegjørelse som begrunner hvorfor de har svart JA eller NEI. 5. Nederst på siden til høyre kan du klikke NESTE eller FORRIGE for å gå mellom undertemaene (eller bruk temaoversikten til venstre). 8

4. SE RESULTATER / SAMMENLIGNE EGENVURDERINGER 4.1 Velge tema og se hovedoversikt Når du velger Gjennomførte egenvurderinger, kommer du til en side der du velger i hvilket tema du vil se på gjennomførte egenvurderinger. 1. Hvordan ser det ut dersom ingen skoler har fullført en egenvurdering? 2. Hvordan velge i hvilket tema du vil se nærmere på gjennomførte egenvurderinger? 3. Hvem som kan svare på temaet (målgruppe)? 4. Hva forteller fordelingen på antall JA og NEI? 5. Hvor mange skoler har svart på temaet? (minst én (gruppe) på skolen må ha svart) 6. Hvilken dato ble det sist gjennomført en egenvurdering på de ulike tema? 7. Hvordan du får beskjed dersom det er foretatt endringer i et tema? 1. Dersom ingen skoler har fullført egenvurdering i temaet, ser siden slik ut. 7. Her kan det stå meldinger fra Utdanningsdirektoratet, for eksempel at spørsmålene i et tema er endret. 3. Hvem som kan svare på temaet. 2. Klikk på i hvilket tema du vil se nærmere på gjennomførte egenvurderinger. 4. Samlet antall ja og nei svar (og eventuelt ikke aktuelt) for dette temaet. Viser samlet svar fra sist gjennomførte vurderinger fra en med rolle skoleleder fra aktuelle skoler. Dersom det er ingen oversikt over ja og nei her, har bare lærere svart på temaet. 5. Antall skoler som har gjennomført egenvurdering i temaet. 6. Dato for sist gjennomførte egenvurdering fra en skole i dette temaet. 9

4.2 Gjennomførte egenvurderinger i temaet Når du har valgt tema (jf. kapittel 4.1), kommer du til en side som gir oversikt over alle skolenes gjennomførte egenvurderinger fra lærere og ledelse i dette temaet. 4.2.1 Hvordan få oversikt over egenvurderingene 1. Hvordan du får oversikt over fordelingen på Ja, Nei (og ikke aktuelt) på vurderingene. 2. Hvordan du ser om dere har gitt Fylkesmannen tilgang til en egenvurdering. 3. Hvordan du i tillegg til fullførte vurderinger (de du har tilgang til), kan få oversikt over egenvurderinger som er påbegynt (skolen ikke har gitt skoleeier tilgang) eller returnert (standard visning er «Fullført»). 4. Hvordan du velger bare å se svar fra ledelsen eller lærerne (standard er «Alle»). 5. Hvordan du velger bare å se svar fra en gitt periode (standard er «Alle»). 6. Hvordan du fjerner filtrereringer, jf. 3, 4 og 5, og får visning av «Alle» for samtlige filtreringsmuligheter. 7. Hvordan du blar deg videre dersom ikke alle vurderinger vises. 4. Klikk her for å velge å se bare svar fra lærere, eller bare svar fra ledelsen. 6. Klikk her for å fjerne «filtreringene» på SVAR FRA, STATUS eller DATO. 3. Klikk her for å for oversikt over vurderinger som er «Påbegynt» eller som er «Returnert» i tillegg til de som Fullført (standard). Fullført betyr at skolen har gitt dere tilgang til å se innhold. Påbegynt betyr at skolen gjennomfører / har gjennomført vurderingen, men har (enda) ikke gitt dere tilgang. Returnert betyr at dere eller Fylkesmannen har returnert vurderingen til skolen. 5. Klikk her for å velge å se bare svar fra siste måned, eller siste 2, 3 osv. måneder. 7. Gå til ny side dersom ikke alle vurderinger vises. Velg hvor mange som vises på hver side. 1. Før musepekeren over grafen for å se % fordeling Ja/Nei/Ikke aktuelt for vurderingen. 2. Her vil det fremgå om Fylkesmannen, er gitt tilgang til vurderingen. 10

4.2.2 Hva du kan gjøre med egenvurderingene 8. Hvordan du ser på bare én bestemt egenvurdering. 9. Hvordan du velger den (de) egenvurdering(ene) du vil gjøre noe med / arbeide videre med. 10. Hvordan du sammenligner egenvurderinger. 11. Hvordan du lagrer én eller flere egenvurderinger som egne filer. 12. Hvordan du kan returnere en egenvurdering til skolen eller gi Fylkesmannen tilgang til en vurdering (når Fylkesmannen har tilsyn med skolen). 10. Hak av egenvurderingene du vil sammenligne (se pkt. 9.) og klikk på SAMMENLIGN. 9 b. Klikk her for eventuelt å hake av alle egenvurderingene i utvalget. 9 a. Klikk for å hake av de egenvurderingene du vil ha i utvalget. 11. Hak av egenvurderingene du vil opprette som Excel eller Word fil og klikk på EKSPORTER. Du får dialogboks for ulike valg i hva du vil eksportere. Se videre prosess i kap. 4.2.4. 12. Klikk MER for å få frem knappene RETURNER TIL SKOLEN og GI FYLKESMANNEN TILGANG (se også kap. 4.2.3). Hak av (jf. pkt. 9.) og klikk på en av knappene. Bekreft valget i dialogboksen. 8. Klikk direkte på raden med egenvurderingen for å se på den ene se kap 3.3 for visningsmodus. (eller bruk funksjon SAMMENLIGN se punkt 10). 11

4.2.3 Returnere og gi tilgang til egenvurderinger og automatiske e postmeldinger I noen tilfeller vil du som skoleeier (eventuelt Fylkesmannen dersom egenvurderingen inngår i tilsyn) returnere en egenvurdering til skolen for endring. Årsaken til dette kan være at egenvurderingen inneholder opplysninger som bidrar direkte eller indirekte til å identifisere en person. RefLex skal ikke inneholde slike personopplysninger. En annen årsak kan være at vurderingen har mangler, og du som skoleeier (eventuelt Fylkesmannen) ønsker at skolen skal gi mer utfyllende svar. 1. (a, b) Hvordan du returnerer en egenvurdering og kan se hvilke som er returnert. 2. Hvordan skolen (og brukeren som har gjennomført vurderingen) får beskjed om at du som skoleeier (eventuelt Fylkesmannen) har returnert en egenvurdering. 3. Hvordan Fylkesmannen får beskjed om at du som skoleeier har gitt Fylkesmannen tilgang til en egenvurdering (ved tilsyn). 1 a. Hvordan returnere, se kapittel 4.2.2 punkt 9. og 12. 1 b. Hvordan se hvilke vurderinger du eller Fylkesmannen har returnert, se kapittel 4.2.1 2. Skolen (+ bruker på skolen) får en automatisk generert e post som forteller at de har fått tilbake en egenvurdering. Dere (eventuelt Fylkesmannen) må i tillegg gi beskjed i egen melding til skolen om hvorfor vurderingen er returnert / hva som må endres. Dere får kopi av denne e postmeldingen når Fylkesmannen returnerer egenvurderingen. Til xx skole ved yy [navn oppgitt på gruppen som gjennomført vurdering] Denne e posten er generert automatisk fordi egenvurdering fra yy fullført xx.xx.20xx er blitt åpnet for redigering. I RefLex vil egenvurderingen stå merket som «returnert». Vi ber brukeren som har gjennomført egenvurderingen, om å foreta nødvendige endringer og sette egenvurderingen til fullført på nytt. Ta kontakt med skoleeier (eventuelt skoleleder) dersom du har spørsmål. Vennlig hilsen xx kommune (eventuelt xx Fylkesmann eller xx skole) 3. Fylkesmannen får en automatisk generert e post til sitt postmottak som forteller at skoleeier har åpnet for Fylkesmannen, jf. kapittel 4.2.2 punkt 12. Til Fylkesmannen Egenvurdering åpnet for tilsyn (navn tema) Vi viser til at Fylkesmannen har åpnet tilsyn med (navn skole) og bedt (navn skoleeier) sende inn egenvurderinger fra skolen. Denne e posten er generert automatisk fordi (navn skoleeier) har gitt Fylkesmannen tilgang i RefLex til egenvurderinger fra (navn skole). Ta kontakt med (navn skoleeier) dersom dere har spørsmål. Vennlig hilsen (navn skoleeier) 12

4.2.5 Eksportere (laste ned) vedlegg og egenvurderinger til Excel og Word filer 1. Hvordan du velger hvilke svar som skal vises i Excel filen du eksporterer egenvurderingene til. 2. Hvordan du velger hvilke kolonner som skal vises i Excel filen du eksporterer egenvurderingene til. 3. Hvordan du velger å eksportere egenvurderinger til Word. 4. (a, b) Hvordan du laster ned vedlegg fra egenvurderingene (i ulike filformat). 1. Klikk for å eksportere vurderingene til Excel fil. Klikk i feltet SVAR og velg å vise ALLE svar (standard), bare JA, bare NEI eller bare IKKE AKTUELT. 2. Klikk i feltet KOLONNER og velg hvilke du vil ta med: Alle (standard), bare Ja/Nei/Ikke aktuelt, bare Redegjørelse eller bare oversikt over Vedlegg. 3./4 a. Klikk for å eksportere egenvurderingen(e) til Word fil. Du får da et valg om du vil ha med vedlegg. 4 b. Klikk «med vedlegg» for å få med alle vedlegg som er lastet opp sammen med egenvurderingene + egenvurderingene som Word filer. Vedlegg blir eksportert/lastet ned i sitt originalformat. «uten vedlegg» gir bare egenvurderingene i Word filer. Bekreft eksporten/nedlastingen ved å klikke på EKSPORTER. Filene vil bli eksportert/lastet ned til nedlastingsmappen på PC. Dette kan variere avhengig av oppsett/operativsystem. Klikk på mappe for å åpne og se både egenvurdering og eventuelle vedlegg knyttet til egenvurderingen. Hver egenvurdering får sin egen mappe med skolenavn, navn på gruppe som har gjort egenvurdering samt dato for vurderingen. Vedlegg får i navnet en automatisk nummerering som vedlegg 1, 2 osv., deretter skolenavn, deretter opprinnelig filnavn. 13

4.2.4 Utseende på Excel og Word filer 1. Hvordan er utseende på Excel filene du eksporterer / laster ned? 2. Hvordan er utseende på Word filene du eksporterer / laster ned? 1. Excel Juster kolonnebreddene for å få bedre oversikt. Hver egenvurdering blir en rad (og hvert spørsmål en kolonne). Her har vi ved eksport foretatt valg slik at bare nei svarene vises og bare kolonnen for svar (ikke redegjørelse og oversikt vedlegg). Utvalget kan igjen være grunnlag for sortering og bearbeiding. 2. Word Hvert undertema vises som et eget ark i en Excelarbeidsbok for hele temaet. Etter hvert spørsmål, følger svaret og eventuelt innholdet i redegjørelsen. Undertema og spørsmål har kronologisk rekkefølge. Eventuelle vedlegg blir synlig med navnene på vedleggene. NB! Du kan ikke klikke å få åpnet vedlegget (ingen lenke). Dersom samme dokument er linket til flere spørsmål, vises filnavnet for hvert spørsmål. 14

4.4 Sammenligne egenvurderinger 4.4.1 Sammenligning spørsmål for spørsmål Du kommer til siden der du kan sammenligne egenvurderinger, etter at du har haket av de vurderinger du vil sammenligne og klikket på SAMMENLIGN (jf. kapittel 4.2.2) 1. Hvordan du ser fordelingen på ja og nei svar spørsmål for spørsmål. 2. (a, b) Hvordan du ser hvilke egenvurderinger som inneholder en redegjørelse og/eller et vedlegg, og hvordan du åpner og lukker visningen av dette. 3. Hvordan du kan åpne vedlegget for å se innholdet. 4. (a, b, c) Hvordan du manøvrerer mellom spørsmålene og eventuelt går videre til å se temaene. 5. Hvordan du går videre til oppsummering av svarene. 5. Klikk her for å komme til oppsummeringsvisning av egenvurderingene. Se 4.4.2. Temaet du er inne i. 1. Du kommer direkte til første spørsmål i egenvurderingen. Antall JA og NEI gjelder for ditt utvalg av egenvurderinger. Eksporter vurderingene til Word eller Excel se 4.2.4. 4 a. Klikk for å bevege deg til ønsket spørsmål. 2 a. + betyr at egenvurderingen inneholder redegjørelse eller dokumenter knyttet til dette spørsmålet. Trykk på + for å vise dette. 2 b. Når du har åpnet visningen, får du. Klikk for å lukke visningen. 3. Klikk her for å åpne vedlegget for å se innhold. 4 b. Klikk for å bevege deg til nytt undertema (her 2. undertema) 4 c. Klikk her for å komme til neste spørsmål. 15

4.4.2 Oppsummering av sammenligningene 1. Hvordan du kommer til oppsummering av sammenligningene. 2. Hvordan du får oversikt over samlet antall ja og nei svar for hele temaet. 3. Hvordan du får oversikt over samlet antall ja og nei svar per undertema. 4. Hvorfor rekkefølgen av spørsmålene ikke følger innholds /nummerings rekkefølge. 5. Hvordan du kan se hvilke skoler/grupper som har svart ja eller nei (eller ikke aktuelt). 6. Hvordan du kan se redegjørelse og dokumentasjon til spørsmål i egenvurderingene. 7. Hvordan du går fra oppsummering til undertema. (Se også spørsmål 3.) 1. Når du har klikket her, kommer du til Oppsummeringsvisning av egenvurderingene. Eksporter vurderingene til Word eller Excel, se 4.2.3. 2. Klikk for å velge enten å se bare NEI (som her) eller bare JA svar / Ikke aktuelt (grå). Antallet Ja/Nei/ikke aktuelt er totalt for temaet i de utvalgte egenvurderinger. 3. Du klikker på valgte undertema for å se totalt antall Ja/Nei per undertema (sortert som Oppsummering, jf. punkt 4). 5. Klikk + for å se hvilke skoler/grupper som har svart JA (el NEI). Klikk for å lukke. 4. Spørsmålene er sortert etter fallende antall JA (el. NEI) på tvers av undertema (og deretter etter nummerering). 6. + betyr at denne egenvurderingen har redegjørelse/ dokumentasjon tilknyttet svaret. 7. Klikk her for å komme til første (neste) undertema i hovedtemaet. 16

5. Stikkordregister Eksportere;13 Excel;13; 14 excel filen;13 Filtrer filtrereringer;10 fordeling fordelingen;9; 10; 15 Fylkesmannen;3; 4; 10 førstesiden;5 gruppe;3 Innlogging;3 kommunen;4; 12 lagre;11 laste ned;13 laster ned;13; 14 laster ned dokumenter;8 oppsummering;15; 16 Oppsummering;16 Overlay;4 oversikt;3; 10; 16 personopplysninger;12 påbegynt;10 redegjørelse;15; 16 rekkefølge rekkefølgen;16 Returnerte;12 sammenligne;3; 5; 9 sammenligner;11 sammenlinge SAMMENLIGN;15 Sammenligne;15 se på;5 tema;6; 9; 11 tilgang;3 UBAS;3 undertema;7; 16 Utdanningsdirektoratet;3 vedlegg;13; 15 veiledning;4 veiledningen til spørsmål;8 veiledninger;7 Word;13; 14 17

Telefon 23 30 12 00 www.utdanningsdirektoratet.no