Styringsdokument for 29.4 SAFEST planlegging

Styringsdokument for 29.4 SAFEST planlegging GODKJENT AV: Organisasjon Navn Dato Versjonsnr. NIKT Jørn Hanssen 22.02.2016 2.0 Side 1 av 15

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 1.1 ENDRINGSHISTORIKK... 3 1.2 REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER... 3 1.3 ORD OG UTTRYKK... 3 2 PROSJEKTETS NAVN... 5 3 PROSJEKTEIER... 5 4 BAKGRUNN FOR, HENSIKT MED OG KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET... 5 4.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET... 5 4.2 HENSIKTEN MED PROSJEKTET... 5 4.3 GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET... 5 5 AVGRENSNINGER... 6 6 INTERESSENTER... 6 7 ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR... 7 7.1 PROSJEKTETS FORHOLD TIL RHF ENE... 7 7.2 ORGANISERING... 7 7.3 PROSJEKTSTYRE... 9 7.4 PROSJEKTLEDER... 9 7.5 AVVIKSHÅNDTERING... 9 8 PROSJEKTETS MÅL... 9 8.1 OVERORDNET MÅL... 9 8.2 EFFEKTMÅL... 10 8.3 PROSJEKTLEVERANSER (RESULTATMÅL)... 10 8.3.1 Hovedprodukter... 10 8.3.2 Ledelsesprodukter (prosjektadministrative produkter)... 11 9 AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER... 11 10 HOVEDMILEPÆLER (OVERORDNET)... 12 11 BUDSJETT (OVERORDNET)... 13 11.1 BUDSJETT... 13 11.2 FORUTSETNINGER... 13 12 RISIKOANALYSE... 14 Side 2 av 15

1 INNLEDNING 1.1 Endringshistorikk Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av 0.1 24.03.15 Dokument etablert Ole Søberg 0.2 Innspill fra NIKT-administrasjonen 0.3 27.03.15 Endret etter dialog med NIKTadministrasjonen Ole Søberg 1.0 27.04.15 Forslag til NIKT prosjektforum Ole Søberg 1.1 21.05.15 Tillegg etter behandling i prosjektforum Ole Søberg 1.2 17.06.15 Tilpasninger for styrebehandling av prosjektforslaget. Ole Søberg 1.21 21.09.15 Referanse til styrevedtak. Klargjort for vedtak av direktiv i prosjektstyre Jan Eirik Olsen Porteføljeansvarlig 1.3 25.09.15 Endret i prosjektstyremøte 23.09.2015 Ole Søberg 1.4 02.10.15 Endret etter prosjektstyremøte 23.09.15 Ole Søberg Prosjektstyret 1.41 10.11.15 Klargjort for signering. Ole Søberg Jan Henrik Lund 2.0 22.02.15 Revidert prosjektdirektiv. Gro Ung Jørn Hanssen 1.2 Referanser til andre dokumenter Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 Sluttrapport SAFEST NIKT-tiltak 29.3 1.0 28.04.2014 2 Styrevedtak i sak 50 2015 i styret i Nasjonal IKT om vedtak av gjennomføring av planleggingsfase for realisering av SAFEST 17.06.2015 1.3 Ord og uttrykk Begrep RHF HF NIKT NIKT FA HSØ Betydning Regionalt Helseforetak Helseforetak Nasjonal IKT Nasjonal IKT, Fagforum for Arkitektur Helse Sør- Øst Side 3 av 15

HV HMN HN SA FHI Legemiddel Legemiddelinformasjon Helse Vest Helse Midt- Norge Helse Nord Sykehusapotekene Folkehelseinstituttet Generelt produkter til mennesker som kan brukes til å forebygge eller behandle sykdom, eller som påstås å virke på denne måten. (Informasjonselementer hentet fra Legemiddelverkets nettsider). I prosjektets sammenheng all informasjon om legemiddel- og registerdata som er nødvendig for å understøtte pasientbehandling i spesialisthelsetjenesten. Side 4 av 15

2 PROSJEKTETS NAVN Prosjektets navn: Forbedre legemiddelinformasjon til bruk i spesialisthelsetjenesten. Prosjektets kortnavn: SAFEST planlegging. Prosjekt id: 29.4. 3 PROSJEKTEIER Nasjonal IKT v/administrerende direktør Gisle Fauskanger. 4 BAKGRUNN FOR, HENSIKT MED OG KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET 4.1 Bakgrunn for prosjektet Prosjektet Planleggingsfase for realisering av SAFEST er et oppfølgingsprosjekt til SAFEST prosjektet, NIKT-tiltak 29.3, der målbildet er å realisere nasjonale løsninger med en kilde til oppdaterte legemiddelregisterdata og strukturert legemiddelrelatert beslutningsstøtte, samt for relevant logistikkinformasjon. SAFEST prosjektet, NIKT- tiltak 29.3, var det tredje i rekken av NIKT- prosjekter som skulle se på utvidelse og forbedring av FEST- registeret fra Legemiddelverket. Det første SAFEST prosjektet startet høsten 2012. NIKT har fra starten av påpekt at fokus må være på nasjonale løsninger, der løsningen bør bygges opp rundt FEST som hovedinformasjonskilde. 4.2 Hensikten med prosjektet Hensikten med dette prosjektet er å foreslå planer for tilgjengeliggjøring av oppdatert legemiddelinformasjon fra en kilde på nasjonalt nivå til bruk i spesialisthelsetjenesten, samt utrede tilhørende forvaltningsmodeller for denne informasjonen. 4.3 Gjennomføring av prosjektet Prosjektet gjennomføres i regi av NIKT på vegne helseregionene. Prosjektstyret er sammensatt av representanter fra de fire RHF ene samt Legemiddelverket. Prosjektgruppen består av kliniske ressurser (intensiv sykepleiere og farmasøyter) fra de ulike regionene samt arkitektressurser fra HSØ, HV og NIKT. I tillegg er ressurser fra Legemiddelverket med i prosjektgruppen. Prosjektleder er fra januar 2016 innleid fra Sykehuspartner HF. 2015 oppstart august: Prosjektleder (PL): 50 % Kliniske ressurser/arkitekt ressurser HSØ: 40% Kliniske ressurser/arkitekt ressurser HV: 40% Kliniske ressurser HMN: 20% Kliniske ressurser HN: 40% Arkitekt ressurser NIKT: 20% 2016 januar til juni: Prosjektleder (PL): 100 % Kliniske ressurser/arkitekt ressurser HSØ: 20% Kliniske ressurser/arkitekt ressurser HV: 40% Kliniske ressurser HMN: 20% Side 5 av 15

Kliniske ressurser HN: 20% Arkitekt ressurser NIKT: 20% 5 AVGRENSNINGER Beslutningsstøtte slik det er beskrevet i SAFEST-prosjektet, NIKT tiltak 29.3, krever ytterligere utredning med forankring i fagmiljøene før realisering. Beslutningsstøtte er derfor holdt utenfor dette prosjektet for å redusere gjennomføringsrisiko. Logistikkinformasjon, slik det er beskrevet i SAFEST-prosjektet, NIKT tiltak 29.3, er i stor grad lokal/regional informasjon og holdes utenfor dette prosjektet for å begrense prosjektets omfang og redusere gjennomføringsrisiko. Aktiviteter knyttet til elektronisk kurve i regionene ligger utenfor prosjektets omfang. 6 INTERESSENTER Her inngår hvilke grupper og organisasjoner som har interesse i resultatene fra prosjektet og hva deres interesseområde er. Følgende interessenter er identifisert: Interessent NIKT RHF ene Helseforetakene Fagmiljøene i HFene De regionale IKT-leverandørene Legemiddelverket Interesse/interesseområde Overordnet oppdragsgiver. Nasjonalt samarbeid. Samordning med andre aktuelle prosjekter. Forvaltning av elektronisk kurve, journalsystemer og andre fagapplikasjoner som benytter legemiddelregisterdata. Portefølje- og prosjektstyring. Brukere av elektronisk kurve, journalsystemer og andre fagapplikasjoner som benytter legemiddelregisterdata. Brukere og forvaltere av legemiddelregisterdata informasjon. Systemstøtte for kurve og andre fagapplikasjoner som benytter legemiddelregisterdata. Forvalter av dagens legemiddelregister FEST og viktig samarbeidspartner i planlegging av å realisere en felles kilde til Side 6 av 15

oppdaterte legemiddelregisterdata. Farmalogg Norsk Helsenett Direktoratet for e-helse Kunnskapssentret for helsetjenesten (FHI) Sykehusapotekforetakene LIS (Legemiddelinnkjøpssamarbeidet) Knutepunkt i informasjonsflyten fra vareleverandører, grossister, og WHO CC. Leverandør av varenummer informasjon til Legemiddelverket (FEST). Driftsleverandør med ansvar for at infrastruktur og nasjonale tjenester i helsenettet alltid er tilgjengelige for de som trenger det. Pådriver for gode e-helseløsninger. Hovedoppgave: -Sørge for nasjonal styring og koordinering i samarbeid med helseforetak, kommuner, fagmiljøer og interesseorganisasjoner. -Realisere og forvalte digitale løsninger som forbedrer og forenkler helse- og omsorgssektoren. Forvalter av kunnskapsbaserte informasjonskilder, utarbeidelse av nasjonale retningslinjer. Sentrale aktører overfor sykehusene ved legemiddelforsyning og legemiddelhåndtering. Forvalter av legemiddelrelatert logistikkinformasjon. 7 ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR 7.1 Prosjektets forhold til RHF ene Prosjektet drives av en prosjektgruppe med deltakere fra de ulike regionene. RHF ene er ansvarlig for at deltakere i prosjektet har kunnskap om informasjonsbehov knyttet til legemiddelregisterdata, og videre hvordan denne skal benyttes i de ulike kurveløsningene. HSØ og HV har kommet lengst i ibruktakelsen av elektronisk kurve. Det forventes følgelig mer spesifikk kunnskap om bruk av legemiddelinformasjon i elektronisk kurve fra disse regionene. 7.2 Organisering Rolle Ansvar / tittel Tilhørighet / org Navn Prosjekteier Adm. Direktør NIKT Gisle Fauskanger Prosjektstyre Side 7 av 15

Prosjektstyreleder Porteføljeansvarlig NIKT HF Jørn Hanssen Prosjektstyremedlem Leder av legemiddelprogramstyret HSØ RHF Jan Henrik Lund Prosjektstyremedlem Fagsjef, Sykehusapotek Nord HF HN RHF Margaret A. Antonsen Prosjektstyremedlem Prosjektleder, HMN HMN RHF Per Olav Skjesol Prosjektstyremedlem Leder regionalt arkitektråd HV RHF Geir Granerud Prosjektstyremedlem Medisinsk fagsjef IKT, Sykehuset Østfold HF HSØ RHF Asbjørn Elgen Prosjektstyremedlem Direktør fag- og forretningsutvikling Sykehusapotekene HF Hans-Petter H Johannessen Prosjektstyremedlem Seksjonssjef, FEST-seksjonen Legemiddelverket Tor-Arne Berg Prosjektgruppe Prosjektleder Prosjektleder Sykehuspartner HF Gro Ung Prosjektdeltaker Rådgiver/ intensivsykepleier HN RHF Else Aune Prosjektdeltaker Avdelingsleder/ farmasøyt HN RHF Nina Bjæring Brox Prosjektdeltaker Farmasøyt HMN RHF Liv Johanne Wekre Prosjektdeltaker Farmasøyt HV RHF Anne Elise Monclair Prosjektdeltaker Virksomhetsarkitekt HV RHF Jarle Nordvik Prosjektdeltaker Rådgiver/ intensivsykepleier HSØ RHF Elisabeth Andersson Prosjektdeltaker Rådgiver/ farmasøyt HSØ RHF Stine Bryn Tallaksen Prosjektdeltaker Virksomhetsarkitekt HSØ RHF Trond Andre Aag Prosjektdeltaker Virksomhetsarkitekt NIKT Line A. Sæle Prosjektdeltaker Rådgiver Legemiddelverket Ragnhild Tokvam Aas Side 8 av 15

7.3 Prosjektstyre Prosjektstyret får sitt mandat fra Prosjekteier. Prosjektdirektivet (dette dokumentet) er avtalen mellom Prosjektstyret og prosjektleder. Prosjektstyreleder rapporterer til Prosjekteier og innkaller til prosjektstyremøte. 7.4 Prosjektleder Prosjektleder er ansvarlig for å lede prosjektet mot dets mål med prosjektets ressurser slik at prosjektets aktiviteter blir utført innenfor oppsatte rammer. Prosjektleder rapporterer status på fremdrift og risiko til Prosjektstyret og til NIKT Prosjektforum. Rapporteringstidspunkt til Prosjektstyret vil bli samkjørt med rapportering til NIKT Prosjektforum. Prosjektdeltaker er ansvarlig for å utføre de oppgaver som er avtalt med prosjektleder innen de rammer som er avtalt. Prosjektdeltaker skal fortløpende rapportere aktiviteter og avvik til prosjektleder. Spesifikke arbeidsoppgaver for kliniske ressurser i prosjektet: Identifisere og verifisere krav til legemiddelregister informasjon innenfor hver region Sammenstille informasjonsbehov/krav og prioriteringer sammen med øvrige prosjektdeltakere Forankre krav og prioriteringer innenfor de ulike RHF ene og de elektroniske kurveprosjektene i de regioner dette er igangsatt 7.5 Avvikshåndtering Den som blir klar over et avvik rapporterer dette til prosjektleder som er ansvarlig for å finne korrigerende tiltak og følge opp avviket. Prosjektleder rapporterer avvik til Prosjektstyret. 8 PROSJEKTETS MÅL 8.1 Overordnet mål Prosjektets overordnede mål er med bakgrunn i sluttrapport fra SAFEST, NIKT tiltak 29.3, at spesialisthelsetjenesten kan benytte et felles nasjonalt legemiddelregister fremfor lokale løsninger for å oppnå: Sikker, effektiv og korrekt ordinering, istandgjøring og håndtering av legemidler i spesialisthelsetjenesten. Felles løsninger som fremmer kvalitet, og særlig standardisering. Prosjektet er et planleggingsprosjekt der det skal utarbeides underlag og planer for tilgjengeliggjøring av legemiddelinformasjon til bruk i spesialisthelsetjenesten. Det ligger ikke innenfor prosjektets mandat å avklare roller og ansvar for etablering av informasjon og fremtidig forvaltning. Prosjektet skal imidlertid komme med forslag til forvaltningsmodell. Legemiddelverket forventes å være en sentral aktør i forvalting rundt legemiddelinformasjon. Side 9 av 15

Underlaget fra prosjektet vil foruten forslag til forvaltningsmodell inneholde krav og prioritering til legemiddelinformasjon samt forslag til tidsplan for tilgjengeliggjøring av denne informasjonen. Underlaget skal legge grunnlaget for forslag til beslutning om etablering av et gjennomføringsprosjekt. 8.2 Effektmål Siden dette prosjektet er et planleggingsprosjekt, så vil effektmålet først oppnås når de foreslåtte planer er gjennomført. Ønsket effekt ved gjennomføring av foreslåtte tiltak fra prosjektet er som følger: Mer presis ordinering vil gi færre feilmedisineringssituasjoner, øke kvaliteten i pasientbehandlingen og redusere faren for pasientskader og dødsfall relatert til feilmedisinering. Færre feilmedisineringer vil redusere utgifter knyttet til behandling av dette samt redusere antall liggedøgn. Færre feilmedisineringer vil redusere utgifter knyttet til pasienterstatning. Redusert tidsbruk knyttet til legemiddelhåndtering i spesialisthelsetjenesten, og dermed mer effektiv pasientbehandling. Behov for færre lokale forvaltningsressurser knyttet til legemiddelhåndtering innenfor regionene. Fagsystemer, i tillegg til kurveløsning, som benytter medikament informasjon i spesialisthelsetjenesten kan nyttiggjøre seg data fra et felles nasjonalt legemiddelregister. 8.3 Prosjektleveranser (resultatmål) Prosjektleveransene er de konkrete leveransene (produktene) fra planleggingsprosjektet. 8.3.1 Hovedprodukter Forvaltningsmodell Legemiddelinformasjon Arkitektur Tidsplan 8.3.1.1 Forvaltningsmodell Forslag til overordnet forvaltningsmodell for legemiddelinformasjon til spesialisthelsetjenesten. Roller/ ansvar for etablering og forvaltning av både informasjon og informasjonsmodell. 8.3.1.2 Legemiddelinformasjon Prioritert kravliste til legemiddelinformasjon som skal gjøres tilgjengelig fra et felles legemiddelregister. Figuren under viser hvordan kravene kan kategoriseres i forhold til eksisterende FEST register i Legemiddelverket. Vurdering fra Legemiddelverket knyttet til gjennomføring. Side 10 av 15

Datakvalitet Strukturere og standardisere Kvalitetssikre alle felt i registeret Manglende innhold i eksisterende kataloger i registeret Legge til innhold slik at kataloger blir komplette Utilstrekkelig informasjon Deler av informasjon finnes i FEST, men spesialisthelsetjenesten trenger mer utfyllende informasjon Nye informasjonselementer Behov for nye informasjonselementer 8.3.1.3 Arkitektur Beskrivelse av generelle krav til arkitektur i SAFEST i henhold til arkitekturprinsipper i NIKT FA. Beskrivelse av leveranser innenfor FEST/M30 meldingen. Beskrivelse av nye SAFEST tjenester. 8.3.1.4 Tidsplan Forslag til plan på kort og lang sikt for utbedring/etablering av de ulike informasjonselementene, ref. pkt. 8.3.1.2, samt komponenter for å gjøre informasjonen tilgjengelig. 8.3.2 Ledelsesprodukter (prosjektadministrative produkter) Prosjektplan (dette dokument) Underlagsdokumenter for forslag til beslutning om et gjennomføringsprosjekt 9 AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER Avhengigheter: Krav til både legemiddelinformasjon og arkitektur er avstemt mot regionale kurveprosjekt. Avhengig av at Legemiddelverket kommer raskt med tilbakemeldinger og vurderinger i forhold til gjennomførbarhet. Side 11 av 15

Forutsetning: Det forutsettes at eierskap til og ansvar for etablering og forvaltning av legemiddelinformasjon avklares parallelt med prosjektet. Det forutsettes at Legemiddelverket har et aktivt forhold til avklaringer rundt eierskap til og forvaltning av legemiddelinformasjon. 10 HOVEDMILEPÆLER (OVERORDNET) Nr Milepæl Kriterium Dato M1 Prosjektet besluttet Prosjektet godkjent i NIKT styret 17.06.2015 M2 Prosjektgruppe oppnevnt De regionale helseforetakene har oppnevnt sine prosjektdeltakere og disse har bekreftet deltakelse i prosjektet. 01.07.2015 M3 Prosjektstart Prosjektgruppe gjennomført oppstartmøte 01.09.2015 M4 Prosjektdirektiv godkjent Revidert prosjektdirektiv godkjent av prosjektstyre 22.02.2016 M5 Utarbeidet krav til legemiddelinformasjon Forankret krav og prioriteringer i regionene Legemiddelverket har gitt tilbakemeldinger på krav 18.03.2016 M6 Utarbeidet informasjonsarkitektur Informasjonsarkitektur lagt frem og forankret i NIKT FA 22.04.2016 M7 Utarbeidet forslag til plan for tilgjengeliggjøring av legemiddelinformasjon Forslag til plan utarbeidet i samarbeid med Legemiddelverket 03.05.2016 M8 Utarbeidet forslag til forvaltningsmodeller på overordnet nivå Utredet og vurdert ulike forvaltningsmodeller på overordnet nivå med anbefaling til en modell 13.05.2016 M9 Utarbeidet styringsdokumentasjon Følgende dokumenter er produsert: -Forslag til plan for tilgjengeliggjøring av legemiddelinformasjon (tidsplan, omfang, budsjett, ressursplan, kost/nytte, plan for gevinstrealisering) -Forslag til forvaltningsmodell -Initialt styringsdokument 07.06.2016 M10 Styringsdokumentasjon godkjent BP3: Styringsdokumentasjon behandlet i prosjektstyret Medio juni M11 Prosjektavslutning 30.06.2016 Side 12 av 15

11 BUDSJETT (OVERORDNET) 11.1 BUDSJETT Aktivitet Budsjett 2015 Faktiske kostnader 2015 Budsjett 2016 Rev. budsjett 2016 1 Forslag nytt budsjett 2016 2 Prosjektledelse 2015: 50% i 5 måneder 2016: 100% i 6 måneder 240 000 180 000 1 110 000 inkl. mva Direkte kostnader 215 000 95 000 150 000 Planlegging/ prosjektstøtte 180 000 - Buffer 65 000 25 000 190 000 Sum kostnad NIKT 700 000 410 000 300 000 700 000 1 450 000 11.2 Forutsetninger Prosjektledertimer og direkte kostnader finansieres via Nasjonal IKT. Det er beregnet en timespris på 1187, - pluss mva. Direkte kostnader dekker møtekostnader og prosjektleders reisekostnader. Det er lagt til 15 % buffer. Øvrige prosjektdeltakere må få alle sine kostnader (timer, reiser etc.) dekket av egen arbeidsgiver. Dette er i henhold til gjeldende praksis for gjennomføring av felles prosjekter i spesialisthelsetjenesten. 1 Budsjett for 2016 ble revidert i 2015 i forhold til opprinnelig budsjett i prosjektdirektiv. 2 Forslag til nytt budsjett etter re planlegging av prosjektet januar/februar 2016. Side 13 av 15

Sannsynlighet 12 RISIKOANALYSE 1 2 3 4 5 Svært stor >90 % 5 Stor 65 90 % 4 6 Moderat 1,4 35-65 % 3 Liten 2 3,5,7 10 35 % 2 Meget liten < 10 % 1 Marginal Liten Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens Nr. Risikobeskrivelse Årsak 1 Stram tidsplan medfører risiko for forsinkelser i prosjektets fremdrift. 2 Brist i prosjektressurser medfører risiko for forsinkelse i og manglende kvalitet på prosjektets leveranser. 3 Utarbeidelse av kravspesifikasjon til legemiddelinformasjon blir forsinket. 4 Forsinkelse i utarbeidelse av forslag til plan for tilgjengeliggjøring av legemiddelinformasjon. Forsinkelser i godkjenning av endringer i prosjektplan fra Prosjektstyre og NIKT. Prosjektgruppen trenger mer tid enn antatt til å levere prosjektets leveranser. Prosjektressurser prioriterer andre aktiviteter i regionene. Regionene enes ikke i prioritering av krav til legemiddelinformasjon. Forsinkelser i tilbakemelding fra Legemiddelverket. Prosjektgruppen trenger mer tid enn antatt til å utarbeide plan. Side 14 av 15

5 Manglende kvalitet på prosjektets leveranser. 6 Forsinkelse i prosjektets leveranser. 7 Manglende kvalitet på plan for tilgjengeliggjøring av legemiddelinformasjon. Prosjektet innehar ikke ressurser fra helseregionene med relevant kompetanse. Uklare føringer med hensyn til eierskap til og forvaltning av legemiddelinformasjon. Manglende forpliktelse og kapasitet fra Legemiddelverket til å innfri kravene innenfor rammene for prosjektet. Side 15 av 15