ØKONOMIHÅNDBOK DEL 1
Side 2
Innhold 1. INNLEDNING...6 1.1 FORMÅLET MED ØKONOMIHÅNDBOKEN... 6 2. OVERORDNEDE STYRINGSPRINSIPPER...8 2.1 FYLKESKOMMUNENS FORMÅL OG FUNKSJONER... 8 2.2 TROMS FYLKESKOMMUNES POLITISKE OG ADMINISTRATIVE ORGANISERING... 9 2.3 ØKONOMISTYRING... 11 2.4 RAMMESTYRING SOM STYRINGSPRINSIPP... 14 Rammestyring i...15 2.5 EKSTERNE RAMMEBETINGELSER FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN... 16 3. DELEGERING...21 3.1 DEFINISJON AV FULLMAKTSBEGREPER... 21 Budsjettfullmakt...21 Budsjettmyndighet...22 Fordelingsfullmakt...22 Disponeringsfullmakt...22 3.2 FYLKESTINGET... 22 3.3 FYLKESRÅDET... 23 Driftsbudsjettet...23 Investeringsbudsjettet...23 3.4 KONTROLLUTVALGET... 24 3.5 FULLMAKTER FOR DELEGASJON FRA FYLKESRÅDET... 24 3.6 ANVISNING... 26 Delegering av anvisningsmyndighet...26 Hvem innehar anvisningsmyndighet...26 Hvordan få tildelt delegert anvisningsmyndighet...27 Hva innebærer det å ha anvisningsmyndighet...27 Stående anvisninger...29 Rett til å foreta ompostering...30 Hva innebærer attestasjon?...30 3.7 BUDSJETTANSVAR... 30 3.8 ETATSSJEFENES ANSVAR... 31 3.9 FYLKESØKONOMISJEFENS ANSVAR... 32 4. FYLKESKOMMUNENS INNTEKTER...34 4.1 INNTEKTSSYSTEMET... 34 4.2 SKATT... 36 4.3 ØREMERKEDE TILSKUDD... 36 4.4 BRUKERBETALINGER... 37 4.5 RENTEINNTEKTER... 37 4.6 UTBYTTE... 38 4.7 INNTEKTENES ROLLE I ØKONOMISK PLANLEGGING... 38 Side 3
5. ELEMENTENE I ØKONOMISTYRINGSSYSTEMET...40 5.1 FYLKESPLANEN... 40 5.2 ØKONOMIPLANEN... 43 Økonomiplanprosessen...45 5.3 ÅRSBUDSJETTET... 48 Årsbudsjettprosessen...52 5.4 JUSTERING AV DRIFTSBUDSJETTET I LØPET AV ÅRET... 54 5.5 RESULTATVURDERING/BUDSJETTOPPFØLGING... 56 5.6 REGNSKAPET... 58 Generelt...58 Formålet med regnskapet...58 Brukere av regnskapsinformasjon...59 Ulike typer regnskap...60 Krav til regnskapet...61 Faglig ansvar for regnskapet...62 5.7 ÅRSBERETNING... 62 5.8 KOSTRA (KOMMUNE-STAT-RAPPORTERING)... 64 KOSTRA-nøkkeltall...65 Bruk av KOSTRA-data som informasjonsgrunnlag i styringsdokumenter og i sektorplanlegging...67 Nøkkeltall og indikatorer for kvalitet...67 Publisering av KOSTRA-nøkkeltall...67 5.9 ET HELHETLIG STRATEGISK PLANSYSTEM... 68 6. ANSKAFFELSEREGLEMENT FOR...69 TROMS FYLKESKOMMUNE...69 6.1 VIRKEOMRÅDE OG FORMÅL... 69 6.2 INNKJØPSPOLITIKK... 71 6.3 TROMS FYLKESKOMMUNES INNKJØPSFORVALTNING... 73 6.4 INTERNKONTROLL OG KOMPETANSEHEVING... 76 6.5 INNKJØPSSAMARBEID... 77 6.6 SYNLIGGJØRING AV FYLKESKOMMUNENS INNKJØPSVIRKSOMHET... 78 7. INFORMASJONS- OG KOMMUNIKASJONSTEKNOLOGI...79 7.1 OVERORDNET IKT-STRATEGI... 79 7.2 FYLKESKOMMUNENS ØKONOMISTYRINGSSYSTEMER... 81 8. EIENDOMSFORVALTNING...83 8.1 BYGGESAKER... 83 Saksgang ved planlegging av investeringsprosjekt...85 8.2 UTSMYKNING... 85 8.3 VEDLIKEHOLD... 85 Anvisning og regnskapsføring av desentraliserte vedlikeholdsutgifter...87 8.4 INNGÅELSE AV LEIEKONTRAKTER... 87 Saksgang ved inngåelse av leiekontrakter ut over et budsjettår:...87 9. ØKONOMISK INTERNKONTROLL...89 9.1 HVA ER ØKONOMISK INTERNKONTROLL?... 89 9.2 LEDERENS ANSVAR... 90 Side 4
9.3 ARBEIDSDELING... 90 10. KONTROLLUTVALG OG REVISJON...92 10.1 KONTROLLUTVALG... 92 10.2 REVISJON... 92 VEDLEGG TIL KAPITTEL 2...94 Side 5
1. INNLEDNING 1.1 Formålet med økonomihåndboken Formålet med økonomihåndboken er å lage et komplett oppslagsverk for økonomistyring og økonomiforvaltning i organisasjonen vår; fra det overordnede til det mer detaljerte. Med økonomihåndboken får vi samlet og strukturert materiale fra fylkestings- og fylkesrådsvedtak, rundskriv, brev, retningslinjer med mer, samt lover og forskrifter. Økonomihåndboken er ment å være et viktig bidrag til fortsatt god økonomistyring i. Gode rutiner og tydelige myndighets- og ansvarsforhold mellom fylkestinget og fylkesrådet, og mellom fylkesråd og administrasjon, vil kunne gi et godt grunnlag for en sikker og god forvaltning av fylkeskommunens ressurser. Som organisasjon med både organisatoriske og politiske omorganiseringer bak oss, har vi lenge hatt behov for og et ønske om ny og oppdatert økonomihåndbok. Økonomihåndboken er ment som et oppslagsverk for medarbeidere på alle nivå i organisasjonen, og som lærebok for nytilsatte. Økonomihåndboken består av to deler. Del I tar for seg overordnede prinsipper for økonomistyring og økonomiforvaltning i, samt elementene i økonomistyringssystemet, økonomiske planprosesser (fylkesplanlegging, økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsrapporten), fordeling av ansvar og myndighet, rettigheter og plikter. Målgruppe for økonomireglementet/håndbokens del I er politikere, administrative ledere på alle nivåer, økonomimedarbeidere og nytilsatte. Del II går inn på detaljene innen regnskapsføring, økonomiforvaltning og intern kontroll. Herunder detaljerte rutiner innenfor alt som vedrører føringer i fylkeskommunens regnskap. Her nev- Side 6
nes rutiner og regelverk knyttet til reiseregninger, lønn, bilagsbehandling, kontering av bilag/regninger, regnskapsføring, attestasjon, anvisning, bevertning med mer. Målgrupper for økonomihåndbokens del II er alle som er involvert i regnskapsføring og faktura/bilagbehandling, eller som skaper en betalingsforpliktelse for organisasjonen; bestilling av varer og tjenester, innkjøp, attestasjon, anvisning og registrering av bilag. Ansatte med ansvar for tilrettelegging av interne rutiner og intern kontroll innenfor økonomiområdet, er også en av målgruppene innenfor det detaljerte økonomiregleverket. Økonomihåndboken er forsøkt utformet slik at den i minst mulig grad trenger endres ved endring av organisering. Informasjon om dagens organisering er derfor tatt med i vedlegg til økonomihåndboka. Side 7
2. OVERORDNEDE STYRINGSPRINSIPPER 2.1 Fylkeskommunens formål og funksjoner Fylkeskommunen er et selvstendig forvaltningsnivå mellom stat og kommune, og har en samordnende og regionalpolitisk rolle. Fylkeskommunen som organisasjon skal bidra til at Troms fylke er et godt fylke å bo i. Dette ivaretas gjennom to primære funksjoner: Den regionale funksjonen Den tjenesteytende funksjonen Den regionale funksjonen innebærer at fylkeskommunen har en viktig samfunnspolitisk og samfunnsplanleggende rolle. Fylkeskommunen arbeider for en aktiv utvikling av landsdelen, gjennom et tett og nært samarbeid med kommunene i Troms som er fylkeskommunens viktigste samarbeidspartnere. Fylkeskommunen har en viktig samordnende rolle. Dette innebærer at: Det settes mål for hva Troms fylke skal utvikles mot, og de verdier som er viktige å ivareta Forming av den politikk som skal føre mot målene Utvikle og sette mål og rammer for som organisasjon for å gjennomføre den politikk som er valgt og sørge for gjennomføringskraft. Dette gjelder både for fylkeskommunens egen tjenesteproduserende virksomheter og de virkemidler som fylkeskommunen rår over som er rettet mot rammebetingelser og lignende for andre organisasjoner. Den tjenesteytende funksjonen er knyttet opp til fylkeskommunen sitt ansvar som tjenesteprodusent overfor befolkningen i Troms. Fylkeskommunens overordnede mål er å opprettholde og utvikle samfunnsservice og gode levevilkår til innbyggerne i alle deler av fylket. Dette må gjøres ved å produsere tjenestene kostnadseffektivt slik at fylkeskommunens ressurser bidrar til å realisere de mål og den politikk som er valgt. For å utvikle Troms som region har fylkeskommunen blant annet følgende oppgaver: Side 8
driver og har ansvar for videregående opplæring i skole og arbeidsliv, herunder lærlingordningen. har ansvar for omlag 1800 km fylkesvei, kollektivtransport i fylket samt skoleskyss. arbeider med næringsutvikling i regionen, og administrerer en rekke fond og midler som skal gå til prosjekter innen nærings- og regional utvikling. har ansvar for offentlig tannhelsetjeneste, herunder regionalt kompetansesenter for Nord- Norge og støtter opp om utvikling av tannlegeutdanningen i Tromsø. arbeider med en rekke oppgaver innen kulturområdet, herunder også idrett, friluftsliv og folkehelse. De politiske organer, først og fremst Fylkestinget, men også Fylkesrådet, skal foreta verdivalg ved å gjøre avveininger og prioriteringer på vegne av befolkningen i Troms. Dette innebærer at valg av standarder, kvalitet og tjenestetilbud kan avvike fra de valg andre fylkeskommuner gjør. Siden det meste av tjenesteytende funksjoner som fylkeskommunen utfører, gjøres på vegne av staten, vil statlige krav og prioriteringer sette rammer for fylkeskommunens egne prioriteringer. Dette kan være konfliktfylt dersom de statlige styringssignalene er for sterke og kommer i konflikt med fylkeskommunens egne prioriteringer. 2.2 s politiske og administrative organisering er en politisk styrt organisasjon, med fylkestinget som øverste beslutningsorgan. Fylkestinget er valgt for 4 år, og representerer befolkningen i Troms ved beslutninger og vedtak i fylkestinget. I 2003 vedtok fylkestinget parlamentarisme som ny politisk styringsform i Troms, og er en av fire fylkeskommuner i Norge med denne formen for politisk organisering. Parlamentarisme innebærer at et politisk råd overtar ansvaret for fylkeskommunens administrasjon. I det daglige styres fylkeskommunen av et fylkesråd, som utgjør en fylkesregjering. Fylkesrådet velges av fylkestinget, og står ansvarlig for og er avhengig av fylkestingets tillit. Fylkesrådet må fratre hvis fylkestingets flertall gjør vedtak om det eller fylkesrådet får flertall mot seg etter selv å ha stilt kabinettspørsmål. Side 9
Fylkesrådet har ansvar for saksforberedelser og oppfølging av politiske vedtak vis-à-vis fylkestinget. Fylkestinget benytter komiteer som sin arbeidsform, og disse forbereder og avgir innstilling i saker før sluttbehandling i plenum i tinget. Fylkestinget velger selv hvilke områder den enkelte komité sin virksomhet skal omfatte, og kan når som helst omorganiseres. For tiden er fylkestingets komiteer: Kultur- og næringskomiteen Miljø- og samferdselskomiteen Utdanning- og helsekomiteen Plan- og økonomikomiteen har i dag ansvaret for næringsutvikling i fylket, samferdsel, videregående opplæring, kultur, miljø, offentlig tannhelsetjeneste og folkehelse. Fylkesrådet i Troms består av fylkesrådsleder og fylkesråder, med klart avgrensede ansvarsområder. Arbeidsfordelingen i fylkesrådet er slik at fylkesrådsleder har ansvar for fylkesrådets samordning, planlegging, internasjonalt ansvar, informasjon og administrasjon. De andre medlemmene av rådet innehar ansvar innenfor samferdsel, næring, videregående opplæring, kultur, miljø, tannhelse og folkehelse. Ansvarsområdene til rådsmedlemmene gjenspeiler de oppgaver fylkeskommunen er pålagt å løse for innbyggerne i fylket. Rammen for fylkeskommunenes virksomhet er lagt av Stortinget gjennom lovvedtak og finansielle vedtak, og Stortinget avgjør oppgavefordelingen mellom stat, fylkeskommune og kommune. I 2002 fikk fylkeskommunen en ny rolle som regional utviklingsaktør. Dette medfører målrettet arbeid for å utvikle regionen gjennom samarbeid og nettverksbygging. For å løse disse oppgavene har organisert seg i etater. De fleste av disse er rene fagetater innenfor fagområdene næring, miljø- og samferdsel, utdanning, kultur og tannhelse. I tillegg ivaretas støttefunksjonene og koordinering av fylkeskommunens utviklingsprosjekter og overordnet politikkutforming og samordningsansvar innenfor nordområdepolitikk, regionalisering, internasjonal politikk, samepolitikk, barn og unge, forsvar og tverretatlige prosjekter. Side 10
Administrativ organisering gjenspeiler politisk organisering, og den enkelte fylkesråd forholder seg til sin etatssjef i gjeldende fagetat, og er ansvarlig for disposisjoner og aktiviteter innenfor sitt ansvarsområde. For organisasjonskart og nærmere redegjørelse vises det til vedlegg. 2.3 Økonomistyring Økonomistyring er en nødvendig del av det arbeidet som utføres i fylkeskommunen. God økonomisk styring er viktig i alle sammenhenger der det brukes av penger. Det medfølger alltid et ansvar å forvalte gitte bevilgninger som er ment for alle brukerne av sluttproduktet og de tjenester vi produserer på en effektiv måte. For kommunesektoren dreier det seg ikke bare om å ha tilstrekkelig med ressurser, men å kunne utnytte disse på en slik måte at man når de målsettinger og innfrir de krav som organisasjonen selv og samfunnet for øvrig stiller. Innenfor det lovverk og de økonomiske rammer fylkeskommunen er underlagt, skal den økonomiske styringen i organisasjonen bidra til å produsere tjenester for befolkningen som er gode og dekker alle behov. Sistnevnte lar seg ofte ikke gjøre som følger av begrensede ressurser og en gitt ramme på bevilgningen, og dermed blir det desto viktigere å kunne styre bruken av pengene slik at de kommer til anvendelse på beste mulige måte for befolkningen. Økonomistyring er den prosess som skal sikre at fylkeskommunens ressurser utnyttes best mulig og gir befolkningen størst mulig velferd. Fylkeskommunen er en tjenesteprodusent, der alle etater i organisasjonen produserer, leverer, bidrar og legger til rette for det til enhver tid lovpålagte tjenestetilbudet til innbyggerne. Økonomistyringen i fylkeskommunen foregår ved styring av ressurser, produktivitet og effektivitet. For å kunne styre virksomheten krever det at det foreligger mål for aktiviteten til virksomheten. Side 11
Ressursstyring Styring av ressursbruken innebærer planlegging, styring og kontroll med at ressursene brukes etter gitte fullmakter, i tråd med lover forskrifter og andre rammebetingelser. Herunder budsjettoppfølging og overholdelse av budsjett. Som tjenesteprodusent er den viktigste ressursen til fylkeskommunen de ansatte og deres kompetanse, samt deres vilje og evne til å bruke denne kompetansen. Ansvaret for ressursstyring ligger hos den anvisningsansvarlige, og er samtidig en oppgave for ledere på alle nivå i organisasjonen. Produktivitet Produktivitet er definert som kostnad/ressursbruk pr tjeneste/ytelse. Produktivitetsstyring innebærer å produsere flest mulig tjenester innenfor en gitt budsjettramme; å få mest mulig ut av pengene. Å produsere tjenester med lavest mulig enhetskostnad er ikke alltid et mål, ettersom det og skal være et visst kvalitetsnivå på tilbudet. Ansvaret for et høy produktivitetsnivå ligger hos tjenesteprodusentene, fylkeskommunens ansatte. Også her har ledere på alle nivå et spesielt ansvar. Effektivitet Effektivitet er definert som oppnådd nytteverdi/effekt av tjenesten som produseres i forhold til ressursbruk som er gått med for å produsere tjenestene. Effektivitetsstyring innebærer dermed å velge de tjenestene som gir størst nytte for befolkningen, det vil si å sette spørsmålstegn ved om det er de riktige tjenestene som blir produsert ut fra hva som gir størst behovsdekning og velferd for befolkningen, og om resultatene står i forhold til ressursinnsatsen. Effektivitetsstyring er vanskelig dersom man ikke har mål å styre mot. Ansvaret ligger først og fremst hos de politiske styringsorganer, i forbindelse med behandling av økonomiplan og årsbudsjett. De tjenesteproduserende enhetene har et ansvar i forbindelse med gjennomføring av tjenesteproduksjonen. Vedtatt årsbudsjett danner grunnlaget for tjenesteproduksjonen og budsjettoppfølgingene er et viktig verktøy for løpende styring og evaluering av ressursbruk, med innrapportering til nærmeste overordnede. Side 12
Ved styring av ressurser, produktivitet og effektivitet innebærer et arbeid på alle nivå i organisasjonen: Kartlegging av tilstand og ressurser Vurdere behov Sette mål for hva virksomheten skal gjøre og oppnå Økonomistyring kan dermed oppsummeres i følgende figur: Innsatsfaktorer: Arbeidsinnsats og kompetanse Varer, tjenester og utstyr Bygningsmasse Ressursstyring Produksjon av tjenester til befolkningen i Troms Produktivitetsstyring Effektivitetsstyring Måloppnåelse og nytte for befolkningen i Troms Side 13
har følgende grunnideer for god økonomistyring: - Politisk handlefrihet med klare rammebetingelser - Utstrakt bruk av delegasjon som motivasjonsfaktor - God koordinering mellom plandokumenter - Realistisk budsjettering - Nye tiltak skal meldes inn gjennom økonomiplanen - Konsolidering før igangsetting av nye tiltak 2.4 Rammestyring som styringsprinsipp Dagens finansieringssystem for kommuner og fylkeskommuner er basert på rammefinansieringsprinsippet. Det innebærer at en vesentlig del av kommunesektorens inntekter består av midler som kan disponeres fritt innenfor gjeldende lov- og regelverk. Slike midler benevnes ofte frie inntekter og består av lokale skatteinntekter og statlige rammeoverføringer. Rammeoverføringer er i mange tilfeller en hensiktsmessig finansieringsform for kommunale og fylkeskommunale tjenester. Det betraktes ofte som et effektivt virkemiddel for å utjevne de økonomiske forutsetningene for et likeverdig tjenestetilbud og for å skape balanse mellom inntekter og finansieringsbehov i lokalforvaltningen. I tillegg kan rammeoverføringer fremme effektiv ressursbruk i kommunesektoren, stimulere lokaldemokratiet og bidra til god makroøkonomisk styring med sektorens inntektsrammer. Da inntektssystemet ble innført i 1986 ble om lag 50 øremerkede tilskudd erstattet med rammeoverføringer. Bakgrunnen for dette var blant ønske om å styrke det lokale selvstyret ved å gi kommuner og fylkeskommuner større handlefrihet i disponeringen av inntektene. Større vekt på rammeoverføringer og økt lokal handlefrihet kan videre bidra til økt effektivitet. Oppgaveløsningen og tjenestetilbudet kan i større grad tilpasses lokalbefolkningens ønsker og lokale kostnadsforhold, noe som gir rom før økt prioriteringseffektivitet og høsting av desentraliseringsgevinster. Side 14
Rammestyring i har valgt rammestyring som et grunnleggende prinsipp for økonomistyring og oppfølging. Dette innebærer at et nivå i organisasjonen styrer lavere nivå i organisasjonen gjennom et sett av rammer og rammebetingelser. Dette er gjennomført i hele organisasjonen med unntak av skolene som er fortsatt er til dels ressurs- og aktivitetsstyrt. Dette er i tråd med fylkeskommunens grunnideer knyttet til økonomistyring med utstrakt bruk av delegasjon som motivasjonsfaktor. På organisasjonsnivå vil de enheter/etater som blir gitt en ramme selv velge de konkrete handlinger som må til for å oppnå mål og resultater i tråd med rammebetingelsene. Rammestyring baserer seg på at det nivå som produserer tjenesten innehar den beste og mest detaljerte kunnskapen om valg av virkemidler og beslutninger i forhold til tjenesteproduksjonen i enheten/etaten. Med de utdelte rammer medfølger delegasjon av myndighet, rettigheter, plikter og ansvar for både beslutninger og resultat. Delegasjon av myndighet står sentralt i fylkeskommunen og behandles i økonomihåndbokens kapittel 3 Delegering av ansvar og myndighet. Innenfor de fastlagte rammer er tjenesteytende nivå ansvarlig for å planlegge og gjennomføre den forutsatte produksjonen. Selv om ansvar og myndighet i stor utstrekning er delegert, har overordnet nivå fortsatt mulighet og myndighet til å følge opp og stille krav til underliggende nivå. Dette er nærmere omtalt i kapittel 3 Delegering av ansvar og myndighet. Valg av styringsmodell har konsekvenser for arbeids- og ansvarfordelingen i organisasjonen. Med rammestyring vil detaljkunnskapen ligge i det tjenesteytende nivået, og styringsinformasjonen blir mindre detaljert jo høyere opp i organisasjonen en kommer. Dette innebærer at økonomisk planlegging og styring i sentrale styringsorgan som fylkesting, fylkesråd og til dels sentraladministrasjonen vil være å drive overordnet planlegging, samordning, budsjettoppfølging og resultatvurdering. Disse vil ha begrenset oversikt og styringsmuligheter på detaljnivå, og understreker nødvendigheten av klare målsettinger og evaluering av oppnådde resultater som et sentralt og nødvendig element i styringsmodellen. Det krever også at rettigheter, plikter og ansvar er klart for alle. Side 15
2.5 Eksterne rammebetingelser for økonomiforvaltningen De viktigste reglene for økonomiforvaltningen i gis i Kommuneloven av 1992 og forskrifter i medhold av loven. I dette kapitel vil lover, forskrifter og fylkeskommunale retningslinjer som påvirker økonomiforvaltningen i organisasjonen bli presentert. Hovedregler Lov av 25. september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Forskrifter med hjemmel i loven: Forskrift om økonomiplan av 27. desember 1994 Forskrift om årsbudsjett av 15. desember 2000 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000 Forskrift om årsbudsjett, årsberetning og årsregnskap for kommunale og fylkeskommunale foretak av 17. desember 1999 Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner av 15. desember 2000 (KOSTRA-forskriften) Forskrift om rapportering fra interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak som driver næringsvirksomhet av 21. oktober 2003 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier av 2. februar 2001 Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning, av 3.mai 2001 Forskrift om tidsfrist for krav om lovlighetskontroll av13. januar 1993 Forskrift om kontrollutvalg av 13. januar 1993 Forskrift om revisjon av 13. januar 1993 Disse reglene er overordnet på økonomiområdet, og alle andre retningslinjer må derfor tilpasses reglene i kommuneloven og forskriftene. Merverdiavgift (mva) Kompensasjon mva Fra og med 1. januar 2004 er det innført generell kompensasjon for merverdiavgift (mva) for norske kommuner og fylkeskommuner (OT.prp. nr 1, 2003-2004). Ordningen virker slik at fylkeskommunen får kompensert med noen få unntak all betalt inngående merverdiavgift for kjøp Side 16
av varer og tjenester som inngår i den fylkeskommunale tjenesteproduksjonen. Ved registrering av utgiftsbilag i økonomisystemet må det derfor alltid påføres avgiftskode. Systemet sørger for automatisk postering av kompensasjonskravet. Økonomisenteret sender det samlede kompensasjonskravet fra fylkeskommunen inn til fylkesskattekontoret for to måneder av gangen. Foreldelsesreglene for kompensasjon av merverdiavgift er meget strenge. Fakturadato er avgjørende. Retten til kompensasjon bortfaller for fakturaer som er eldre enn 4 måneder. Det betyr for eksempel at en faktura datert i januar taes normalt med i kravet for 1. termin (januar-februar). Den kan også taes med i kravet for termin 2 (mars-april), men fra og med mai vil kravet for en faktura datert i januar være foreldet og fylkeskommunen taper inntekter. Den enkelte budsjettansvarlige er ansvarlig for at disse fristene holdes. Hvis en faktura av ulike årsaker ikke blir registrert i regnskapet innen de frister som gjelder for mva- kompensasjon, skal virksomheten be leverandøren tilbakeføre foreldet faktura og utstede ny faktura med ny dato. Mva etter lov om mva/mva-pliktig virksomhet Fylkeskommunen driver hovedsakelig med aktivitet som ikke er merverdiavgiftspliktig. I følge merverdiavgiftsloven av 16. juni 1969 skal det imidlertid beregnes utgående merverdiavgift på salg av varer og tjenester til andre enn fylkeskommunale institusjoner. Enkelte virksomheter omfattes av disse reglene. Disse virksomhetene har fradragsrett for inngående merverdiavgift. I eget vedlegg er det gjort nærmere rede for gjeldende regler og satser for merverdiavgift. Det kan ikke samtidig kreves fradrag for inngående avgift og kompensasjon for betalt avgift. Lov om offentlige anskaffelser I Lov om offentlige anskaffelser av 30. juni 2006 nr. 41 med tilhørende forskrifter angis beløpsgrenser og prosedyrekrav for hvordan fylkeskommunen skal foreta sine anskaffelser. Regelverket fastslår at alle offentlige anskaffelser skal være gjenstand for konkurranse. Dette gjelder tildeling av vare-, tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter. Reglene blir nærmere gjennomgått i Økonomihåndbokens Del II. Side 17
I tillegg til loven regulerer følgende forskrifter virksomheten: Forskrift om offentlige anskaffelser av 15. juni 2001 Forskrift om innkjøpsregler for oppdragsgivere innen vann- og energiforsyning, transport og telekommunikasjon (forsyningssektorene) (forskrift av 05.12.2003 nr. 1424) Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser av15. desember 2002 Skatteregler Fylkeskommunal virksomhet er ikke skattepliktig etter skatteloven av 26. mars 1999. Det blir også i loven gitt skattefritak for visse mindre naturalytelser i ansettelsesforhold (gaver o.l.). Ifølge likningsloven av 13. juni 1980 har fylkeskommunen som arbeidsgiver, plikt til å levere lønnsoppgaver over en rekke utbetalinger (lønn, naturalytelser, reiser m.m.). Dette innebærer at alle oppgavepliktige ytelser skal registreres i lønnssystemet. Dette vil bli utdypet i økonomihåndbokens del II. Ifølge skattebetalingsloven av 21. november 1952 plikter fylkeskommunen å gjøre forskuddstrekk av de fleste skattepliktige utbetalinger, naturalytelser og fordeler. Forskuddstrekk skal imidlertid ikke foretas på utbetalinger til næringsdrivende (registrert med foretaksnummer) og på reiseregninger i samsvar med Statens reiseregulativ. Ifølge folketrygdloven av 28. februar 1997 plikter fylkeskommunen å betale arbeidsgiveravgift av utbetalinger, naturalytelser og fordeler som skal innberettes som lønn. Unntatt fra denne regelen er utbetalinger til næringsdrivende (registrert med foretaksnummer). Særlover I tillegg til lovene nevnt foran, er fylkeskommunen pålagt en rekke krav i særlover. Disse medfører økonomiske konsekvenser. Utgifter som følger av disse særlovene må innarbeides i virksomhetenes budsjetter. Lovene kan ikke brukes som argumenter for å overskride de økonomiske rammene som er tildelt. Side 18
Av viktige særlover som gjelder fylkeskommunen, kan nevnes: - Lov om grunnskolen og den videregående opplæring av 17. juli 1998 - Lov om tannhelsetjenesten av 3. juni 1983 - Samferdselsloven av 4. juni 1976 - Lov om behandling av personopplysninger av 14. april 2000 - Lov om kulturminner av 9. juni 1978 Andre lover På samme måte som særlovene, vil også offentlighetsloven av 19. juni 1970, arbeidsmiljø- Loven av 4. februar 1977, forvaltningsloven av 10. februar 1967 og plan- og bygningsloven av 14. juni 1985 stille krav som fylkeskommunen må rette seg etter på økonomiområdet. Utgifter som følge av disse lovene må innarbeides i virksomhetenes budsjetter. Tariffavtaler Tariffavtalene omfatter en rekke hovedavtaler og særavtaler som gjelder innenfor den enkelte sektor. Kommunenes sentralforbund forhandler på vegne av fylkeskommunen i de sentrale lønnsfor- handlingene. Fra 1. mai 2004 har fylkeskommunen overtatt forhandlingsansvaret for lærerne i videregående skole. Tidligere var dette en statlig oppgave. Fylkeskommunen har selv ansvaret for å gjennomføre lokale lønnsforhandlinger. Kommunal regnskapsstandard (KRS) I henhold til Kommuneloven 48 og forskrift om årsregnskap 7 skal regnskapet føres i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. En endelig standard (KRS) utgis først etter at regnskapsbrukerne har fått anledning til å erverve praktiske erfaringer med de foreløpige standarder og eventuelt formidle disse erfaringene til foreningen. En KRS skal følges. En endelig KRS er like bindende som en lov eller forskrift, og et brudd mot en KRS vil innebære at regnskapet ikke er avlagt i samsvar med "god kommunal regnskapsskikk. Avhengig av hvor vesentlig bruddet mot en kommunal regnskapsstandard er for regnskapet, vil revisor kunne ta forbehold om en post, eller anbefale regnskapet ikke godkjent. Det er Foreningen for God Kommunal Regnskapsskikk som utarbeider og utgir standarder. Side 19
Om GKRS Foreningen for God Kommunal Regnskapsskikk er en uavhengig, ideell forening som skal fremme og utvikle god kommunal regnskapsskikk. Hovedoppgaven for foreningen er å utarbeide og utgi standarder for god kommunal regnskapsskikk i henhold til økonomireglene i kommuneloven, samt å fortolke prinsipielle spørsmål i tilknytning til avgitte standarder. Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) og Kultur- og kirkedepartementet (KKD) er både medlem av foreningen for GKRS og representert i styret. Dette sikrer tilpassing av de kommende regnskapsstandardene til lovgivningen. Foreningen utarbeider først et høringsutkast (HU) til en standard, så følger en foreløpig standard (FU) og til slutt fastsetter foreninga en kommunal regnskapsstandard (KRS). Foreningen God Kommunal Regnskapsskikk har egen hjemmeside (www.gkrs.no) og der kan man lese nærmere om foreningens arbeid. Side 20
3. DELEGERING vedtok nytt økonomireglement i 2004, tilpasset parlamentarisme som politisk styringsform. Økonomireglementet erstatter tidligere delegasjonsreglement i budsjettsaker, finansreglement og reglement for økonomisk internkontroll. Økonomireglementet regulerer forholdet mellom fylkestinget og fylkesrådet. Reglementet har tatt utgangspunkt i kommunelovens bestemmelser om fylkestingets enekompetanse. Det er lagt opp til at fylkestinget som det øverste politiske organ, skal styre gjennom overordnede plandokumenter som fylkesplan, handlingsplaner, sektorplaner, økonomiplan og årsbudsjett. For å ivareta den daglige driften er fylkesrådet tillagt den myndighet som etter kommuneloven kan delegeres videre av fylkestinget. 3.1 Definisjon av fullmaktsbegreper Budsjettfullmakt Kommuneloven og en rekke særlover legger myndighet til fylkestinget. For å få til en praktisk forvaltning er det nødvendig for fylkestinget å delegere (overdra) myndighet til fylkesrådet. Kommuneloven slår imidlertid fast at saker som er av prinsipiell betydning som hovedregel ikke kan delegeres. Delegasjonsfullmakten skal følge to overordnede hensyn: Beslutningen foretas innenfor budsjettrammen inneværende år. Dvs. en kan ikke gjøre disposisjoner som binder opp midler senere år Beslutningen skal ikke endre grunnleggende hovedtrekk i budsjettet som fylkestinget har vedtatt. Beslutningene skal treffes på lavest mulig beslutningsnivå når de nødvendige hensyn er tatt for en best mulig ressursutnyttelse og overholdelse av overordnede politiske mål. Side 21
Budsjettmyndighet Med budsjettmyndighet menes myndighet til å vedta årsbudsjettet, herunder reguleringer av årsbudsjettet, i henhold til de krav til årsbudsjettet som er stilt i Kommuneloven og Forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner). Myndigheten omfatter så vel årsbudsjettets bevilgninger som inntektssiden i årsbudsjettet. (Jfr. forskrift om årsbudsjett 2 k). Det er kun Fylkestinget som har budsjettmyndighet. Fordelingsfullmakt Med fordelingsfullmakt menes myndighet til å fordele de bevilgninger som er ført opp i årsbudsjettet samt myndighet til å gi interne retningslinjer knyttet til de inntekter som er ført opp i årsbudsjettet. (Jfr. forskift om årsbudsjett 2 o). Disponeringsfullmakt Med disponeringsfullmakt menes myndighet til å disponere de bevilgninger som er ført opp i årsbudsjettet. Dersom fylkestinget har tildelt underordnet kollegialt organ fordelingsfullmakt vil disponeringsfullmakten i tillegg være begrenset av de fordelinger slike organer har vedtatt. (Jfr. forskrift om årsbudsjett 2 p). 3.2 Fylkestinget Fylkestinget vedtar selv fylkeskommunens årsbudsjett og endringer i dette (kommunelovens 45.1). Årsbudsjettet for det påfølgende år skal vedtas før årsskiftet (forskriftens 15). Fylkestingets vedtak om årsbudsjettet, for drift og investeringer spesifiseres i henhold til Forskrift om årsbudsjett sine minimumsbestemmelser, dvs.: Budsjettskjema 1A Driftsbudsjettet -Budsjettforutsetninger- inntekter i bevilgningsregnskapet (se vedlegg 1) Budsjettskjema 1B Driftsbudsjettet - til fordeling drift (se vedlegg 1) Budsjettskjema 2A Investeringsbudsjettet (se vedlegg 2) Budsjettskjema 2B Investeringsbudsjettet - til investeringer i anleggsmidler, med en spesifikasjon av investeringsprosjekter i bygg/anlegg (se vedlegg 2). Side 22
3.3 Fylkesrådet Såfremt annet ikke er angitt nedenfor kan fylkesrådet, innenfor kommunelovens regler, videredelegere sin myndighet. Driftsbudsjettet Fylkesrådet har fordelingsfullmakt for hele driftsbudsjettet med unntak av den del av budsjettet som ligger til Kontrollutvalgets disposisjon. Fylkesrådet kan videredelegere fordelingsfullmakt til de enkelte fylkesråder og administrasjonen. Fylkesrådet skal gjennomføre en fordeling på et så detaljert nivå at det gir uttrykk for fylkesrådets føringer overfor underliggende organ. Fylkesrådet har fullmakt til å endre fylkestingets bevilgninger til avskrivninger og tilsvarende poster til fordeling mellom sektorene. Investeringsbudsjettet Fylkestinget vedtar selv investeringsbudsjettet. Fylkesrådet har myndighet til å justere fordelingen av bevilgninger på prosjekter som fylkestinget har vedtatt, men kun innenfor hver sektors brutto investeringsramme. Fylkesrådet kan øke rammen til investeringer i bygg og anlegg, såfremt denne finansieres med overføringer fra driftsbudsjettet. Fylkesrådets myndighet i dette avsnitt kan ikke delegeres videre. Fylkesrådet har myndighet til å øke sektorenes brutto investeringsramme når økningen er finansiert med øremerkede tilskudd. Fylkesrådet har myndighet til å øke sektorenes brutto investeringsramme til varige driftsmidler (utstyr/maskiner), når økningen er finansiert med overføring fra driftsbudsjettet. Side 23
3.4 Kontrollutvalget Kontrollutvalget har myndighet til å fordele fylkestingets rammebevilgning til Kontrollorganer. Kontrollutvalget kan delegere til kontrollutvalgets sekretariat å spesifisere budsjettet ytterligere etter behov innenfor kontrollutvalgets ansvarsområde. 3.5 Fullmakter for delegasjon fra fylkesrådet Delegasjonsfullmaktene er basert på hovedprinsippet om at disse skal legges til et politisk nivå. De største og mest politiske sakene legges til fylkesrådet. Når fullmakten delegeres skal dette skje ut fra at den overordnede politikken er utformet av fylkesrådet og at enkeltsakene ikke overprøver rådets politiske skjønn. I enkelte saker kan etatssjefer avgjøre enkeltsaker etter fullmakt fra fylkesrådet eller fylkesråden. For å overholde frister i forvaltningsloven eller eksterne frister kan etatssjefen i enkelte tilfeller ha fullmakt til å avgjøre saker i fylkesrådens fravær, men da fortrinnsvis etter avtale med fylkesråden hvis dette er mulig. Delegasjon i bevilgningssaker er i første omgang knyttet opp mot de etater som har slike budsjettmidler. I hovedsak er dette Plan- og næringsetaten, Kulturetaten og Samferdselsetaten. I tillegg har en sett på fullmakter knyttet til budsjettsaker, byggesaker og personalsaker/ansettelsessaker. I all hovedsak har en tatt utgangspunkt i tidligere delegasjonspraksis på disse områdene og de prinsipper som er trukket opp ovenfor. Delegasjonsfullmaktene har som grunnleggende forutsetning at fylkesrådets arbeid skal preges av et best mulig internt samarbeid i rådet og et nært samarbeid med de fire fylkestingsgruppene, i tråd med intensjonene i den forpliktende samarbeidsavtalen. Delegasjonsfullmaktene har også som grunnleggende forutsetning at de vedtatte organisasjonsplaner og vedtatte retningslinjer for saksbehandling skal bidra til kvalitetssikrede, gode saksframstillinger og vedtak, og trekke opp en hensiktsmessig og mest mulig effektiv arbeidsfordeling mellom fylkesrådet, fylkesrådene og etatssjefene. Side 24
Delegasjonsfullmaktene har som grunnleggende forutsetning at den overordnede politikken på de enkelte politikkområder er utformet av fylkesrådet og at enkeltsakene ikke skal overprøve rådets politiske skjønn. De største og mest politiske sakene legges til fylkesrådet, mens vedtak i kurante saker legges til den enkelte fylkesråd innenfor sitt ansvarsområde. Delegasjon av budsjettfullmakter og bevilgningsfullmakter; o Den enkelte fylkesråd har budsjettansvar innenfor sitt fagområde. o For budsjettposter som det kan søkes tilskudd fra skal den enkelte fylkesråd for hvert budsjettår legge fram for behandling i fylkesrådet en plan for bruk av budsjettpostene i tråd med fylkesrådets overordnede politikkutforming, i den grad det ikke av budsjettdokumentet framgår direkte hvordan budsjettposten skal disponeres. o Etter prinsippet om at de største sakene skal framlegges for rådet skal alle bevilgninger over kr. 1 mill. fremlegges for vedtak i fylkesrådet. Dersom fylkesråden ønsker det kan forøvrig enhver øvrig sak legges fram for rådet til behandling. o Den enkelte fylkesråd orienterer fylkesrådet kvartalsvis i form av et arbeidsnotat om bevilgninger foretatt etter fullmakt. o Budsjettet behandles i hht til følgende; Fylkesråden for den enkelte sektor får fullmakt til å fordele sektorbeløpene på tjenestekontonivå og eventuelle underliggende virksomheter i tråd med fylkestingets budsjettvedtak. Dersom fordelingen innebærer vesentlige endringer i aktivitetsnivå/prioriteringer ut over allerede vedtatte endringer skal fordelingen behandles av fylkesrådet. Det kan delegeres til etatssjef når fordelingen ikke innebærer vesentlige endringer i aktivitetsnivå/prioriteringer ut over allerede vedtatte endringer. Etatssjef får fullmakt til å fordele budsjettbeløp per tjeneste og virksomhet på 5-sifret kontonivå. Denne fullmakten kan delegeres til ledere av underliggende virksomheter å fordele budsjettet for sin virksomhet på 5-sifret kontonivå. Administrasjonen får fordelingsfullmakt for en del sentrale/sektorovergripende poster som nevnt i budsjettvedtaket. I praksis gjelder dette som regel bevilgninger og innsparinger knyttet til lønnsvekst, pensjon, arbeidsgiveravgift og mva-kompensasjon samt eventuelle andre spesielt nevnte beløp på utgift- eller inntektssiden. Side 25
o Innenfor fylkesrådens bevilgningsfullmakt kan etatssjefen utøve bevilgningsfullmakten på sitt ansvarområde i fylkesrådens fravær og etter avtale med fylkesråden. Ansettelsessaker behandles i hht ansettelsesreglement, og etatssjefer og ass. etatssjefer ansettes av fylkesrådet. Behandling av byggesaker skjer i hht vedtatt reglement. Eierskapsforvaltning utøves av fylkesrådet v/fylkesrådsleder, og hvor utvikling av selskapet skjer i nært samarbeid med den enkelte fylkesråd. 3.6 Anvisning Delegering av anvisningsmyndighet Anvisningsmyndighet i snever forstand er knyttet til myndigheten til å disponere bevilgninger innenfor vedtatt/godkjent budsjett for det enkelte år og å gi økonomisenteret ordre om en utbetaling. I dette ligger også bilagforberedelse, kontroll og godkjenning av en utgift. Anvisningsmyndighet i utvidet forstand er knyttet til det å være øverste leder for en virksomhet og ivareta det totale økonomiske ansvaret for denne virksomheten. Her inngår budsjettering, driftsgjennomføring og rapportering; det vil si utøve ansvarlig og resultatorientert ledelse (budsjettansvar). Hvem innehar anvisningsmyndighet Fylkestinget har delegert anvisningsmyndighet til fylkesrådet som kollegium og til hver enkelt fylkesråd innenfor deres respektive ansvarsområde. Den enkelte fylkesråd kan på eget ansvar delegere denne myndigheten videre i organisasjonen. I praksis er slik myndighet delegert øverste leder i de fleste fylkeskommunale virksomheter. De fleste som får delegert anvisningsmyndighet, står personlig ansvarlig overfor fylkesrådet for at kravene som følger blir ivaretatt. Dersom ansvaret ikke blir tilfredsstillende ivaretatt, kan myndigheten trekkes tilbake. Delegert anvisningsmyndighet gis bare til en person (øverste leder) i hver virksomhet. Denne myndigheten kan ikke delegeres videre. Den som er delegert slik myndighet, kan imidlertid bemyndige andre i organisasjonen til å utføre anvisningsarbeidet på sine vegne. Side 26
Delegert anvisningsmyndighet bør begrenses. Ideelt sett bør det bare være 2 personer som anviser på hver institusjon (den som er delegert anvisningsmyndighet og en bemyndiget). Den som er bemyndiget, kan ikke delegere denne bemyndigelsen videre. En person med anvisningsansvar vil alltid ha en over seg som på vegne av fylkesrådet har tilsynsansvar for at anvisningsansvaret blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Dette vil normalt være etatssjefen for det aktuelle virksomhetsområdet. Hvordan få tildelt delegert anvisningsmyndighet Økonomisenteret ivaretar på vegne av fylkesrådet det praktiske arbeidet med tildeling og inndraging av delegert anvisningsmyndighet. Dette skjer etter søknad fra vedkommende tilsynsansvarlig (etatssjef). Ved tildeling av delegert anvisningsmyndighet, får vedkommende leder tilsendt et brev hvor plikter og rettigheter knyttet til delegasjonen framgår. Et signaturkort er vedlagt brevet. Delegert anvisningsmyndighet trer i kraft når signaturkortet er utfylt og returnert. Ved bemyndigelse av andre til å foreta anvisning, sendes en orientering om dette til Økonomisenteret sammen med et utfylt signaturkort. Anvisningsansvarlige og bemyndigede blir samtidig fratatt de fullmakter de eventuelt har til å foreta registreringer i regnskaps- eller lønnssystemet. Hva innebærer det å ha anvisningsmyndighet - Rett til å disponere ressurser innenfor vedtatt/godkjent budsjett - Rett til å rekvirere penger og gi ordre om utbetaling - Plikt til å kontrollere at de regninger som anvises, faktisk er en fylkeskommunal utgift. - Plikt til å påse at nødvendig og tilfredsstillende dokumentasjon er vedlagt bilagene. - Plikt til å planlegge virksomheten slik at de bevilgede midler fordeles over året, og at de driftsforutsetninger bevilgningsvedtaket bygger på, blir oppfylt. Side 27
- Plikt til å holde seg innenfor de ressursrammer fylkestinget har vedtatt under behandlingen av årsbudsjettet (eventuelt senere regulert av styringsorgan med myndighet til det). - Plikt til å holde seg orientert om realisert forbruk og aktivitetsnivå - Plikt til å påse at interne rutiner og kontroll er etablert og fungerer og tilfredsstiller fastsatte krav. I dette ligger å sørge for tilfredsstillende organisering av arbeidet slik at unndragelse av midler og dobbeltutbetalinger ikke kan finne sted. Det vil si å sørge for at gode kontrollrutiner og tilfredsstillende arbeidsdeling mellom rekvisisjon, bilagforberedelse, attestasjon, anvisning og regnskapsregistrering. - Plikt til å sørge for at administrativt personell innehar nødvendig kompetanse - Plikt til jevnlig å rapportere til sin tilsynsansvarlige om aktivitets- og budsjettgjennomføring i forhold til hva som var planlagt og vedtatt. I tillegg skal årsprognoser og avvik samt tiltak for å sikre budsjettbalanse og realisering av planlagt produksjonsnivå framgå i rapporten - Plikt til å sørge for å opprettholde verdien på utstyr, bygninger og anlegg. Det vil si sørge for budsjettering og gjennomføring av tilstrekkelig vedlikehold/utskifting av utstyrs- og bygningsmassen I styringsprosessen i vil praktisering av anvisningsmyndighet være siste ledd i en lang prosess hvor ressurser styres og brukes for å realisere mål. Anvisningsmyndigheten er en personlig myndighet som er tildelt enkeltpersoner. Den som innehar en slik myndighet, er personlig ansvarlig for at det ikke brukes flere ressurser enn hva som er stilt til disposisjon. Uansett hvordan prosessen måtte utvikle seg, så er det den anvisningsansvarliges oppgave å ta forholdsregler og gjøre nødvendige tiltak for å ivareta dette ansvaret. Det eksisterer et stort antall unnskyldninger for at tildelte rammer er overskredet. Her er gitt noen eksempler med kommentarer: De budsjettmessige rammene er ikke tilstrekkelig presise Hvis den budsjettansvarlige oppfatter sine rammer slik, har vedkommende plikt til å ta dette opp med sin etatssjef. Inntil eventuelle endrede budsjettrammer foreligger, plikter en å forholde seg til de rammer som er gitt. Side 28
Hensynet til brukerne/innbyggerne tilsier at vi ikke kan holde budsjettet Dette er en avvisning av fylkestingets rett og plikt til å avveie hensyn i sin ressursfordeling. Den budsjettansvarlige har plikt til å gjøre det beste ut av situasjonen slik den foreligger, og om nødvendig forelegge konsekvensene for sin tilsynsansvarlige. Men dette gir ingen rett til å overskride de tildelte budsjettrammer. Pålegg hindrer meg i å holde budsjettrammen Pålegg fra offentlige myndigheter skal selvsagt tas på alvor, men de er ingen begrunnelse for å bruke midler som ikke er bevilget. Det samme gjelder fylkeskommunale pålegg. Dersom slike pålegg gis uten at det følger med en bevilgning, vil budsjettrammen gjelde. Den budsjettansvarlige må bruke sitt skjønn for å klare opp i en slik situasjon. Det vedtatte driftsomfang lar seg ikke realisere innenfor budsjettrammene I slike tilfeller må den budsjettansvarlige sørge for at driftsnivået blir tilpasset budsjettrammene. Dersom slik driftstilpasning krever vedtak på høyere beslutningsnivå, har den budsjettansvarlige plikt til å melde fra om situasjonen. Vedkommende må samtidig legge fram et forslag til nødvendige driftsendringer/reduksjoner. Det er vanskelig å balansere hensynet til produksjonsresultater, brukere, ansatte, regler og pålegg innenfor en budsjettramme. Like fullt er dette en lederoppgave, og det er denne oppgaven fylkeskommunens ledere er satt til. Det er dessverre ingen gode grunner til å la være å holde seg til de rammene som er gitt. Anvisningsansvaret er personlig og absolutt. Stående anvisninger I enkelte tilfeller kan noen utbetalinger foretaes uten at en formell anvisning finner sted. Eksempler på stående anvisninger er: - Den månedlige utbetalingen av fast lønn (en person med anvisningsmyndighet har skrevet under på personalskjemaet og angitt konto for belastning ved tiltredelsen). - Terminbeløpene ved betaling av renter og avdrag på lån (fylkesordføreren har skrevet under på lånedokumentene). - Husleie for leide lokaler med langsiktig avtale (ansvarlig person i fylkeskommunen har skrevet under på en leiekontrakt). Side 29
- Diverse trekk gjort i lønnssystemet utbetales kreditor uten anvisning (beløpene blir kreditert gjeldskontoen ved hver lønnskjøring). Rett til å foreta ompostering Den enkelte budsjettansvarlige har ansvar for å følge opp at utgifter blir ført på rett konto i regnskapet. Hvis feilføringer blir oppdaget, har den budsjettansvarlige ansvar for å foreta de nødvendige omposteringer. Det er utarbeidet egen blankett til dette formålet, og denne må underskrives av anvisningsansvarlig. Tilsvarende har ansatte ved økonomisenteret rett til å foreta omposteringer i regnskapet når åpenbare feil blir oppdaget og på anmodning (e-post) fra ansvarlige personer ved den enkelte virksomhet. Når økonomisenteret foretar slike omposteringer skal ansvarlige personer i virksomheten det gjelder informeres med kopi av bilag. Hva innebærer attestasjon? Å attestere en faktura innebærer å godkjenne den for anvisning og skal normalt foretas av en person med budsjettansvar. Attesteringen innebærer følgende kontroller: - Varene er mottatt - Fakturaen er i samsvar med det som er levert - Samme faktura er ikke mottatt tidligere - Priser og eventuelle rabatter stemmer med det som er avtalt - Fakturaen er etterregnet - Det foreligger ikke grunnlag for reklamasjoner 3.7 Budsjettansvar Budsjettansvaret ligger hos virksomhetsleder, og innebærer at virksomhetsleder planlegger og driver virksomheten innenfor den økonomiske rammen som er tildelt. Dersom dette ikke er mulig (jmf. eksempler i kap. 3.3) skal dette rapporteres til nærmeste overordnede umiddelbart. Til Side 30
budsjettansvaret ligger at den enkelte virksomhetsleder anviser alle utgifter på egen enhet. Kontering og attestasjon skal også utføres av virksomheten. Anvisningsmyndighet og myndighet til å disponere hele eller deler av beløp på de enkelte budsjettposter kan virksomhetsleder bemyndige til lavere nivå. 3.8 Etatssjefenes ansvar Etatssjefene har på vegne av fylkesrådet et ledelses- og oppfølgingsansvar (tilsynsansvar) overfor alle de anvisningsansvarlige i sin sektor. Antall etatssjefer og omfanget av den enkeltes tilsynsansvar kan variere over tid ut fra hva fylkesrådet til enhver tid finner hensiktsmessig. Etatssjefen er administrativ og faglig leder for etatens samlede virksomhet innenfor rammen av vedtatt organisasjonsplan, og har ansvar for at etaten følger de lover, regler og retningslinjer som til enhver tid gjelder og for en hensiktsmessig organisering av etatens virksomhet. Etatssjefen har, på vegne av den ansvarlige fylkesråd, ansvar for iverksetting og oppfølging av vedtak fattet i Fylkesrådet eller Fylkestinget som angår sektoren. Etatssjefen har som leder for etaten følgende hovedoppgaver: ledelse av etatens samlede virksomhet, inklusive intern og ekstern koordinering. ansvar for at etatens totale drift skjer på den mest rasjonelle og økonomiske måte i samsvar med etatens målsetting, budsjetter og retningslinjer trukket opp av Fylkesrådet. plan-, utviklings- og budsjettarbeid for etaten. sikre at saksutredning og etatens eventuelle utkast til innstilling er i overensstemmelse med gjeldende lover, forskrifter og reglement Etatssjefen har plikt til å holde ansvarlig fylkesråd informert om alle aktuelle forhold som har relevans for de saker fylkesråden har ansvar for. I de økonomiske planprosessene har etatssjefene ansvaret for kommunikasjon og i tilbakemelding til de anvisningsansvarlige i fylkeskommunens institusjoner: Avklare rammebetingelser Stille produksjonskrav Side 31
Stille krav til planlegging Samordne planene og rapportene innenfor sitt ansvarsområde og gi sin fylkesråd samlet informasjon innenfor tidsfrister Skal sørge for at det blir utarbeidet budsjettoppfølginger minst to ganger i året til fylkestinget. Skal avgi økonomirapporter utover de to til fylkestinget dersom det oppstår avvik I tilfelle avvik sørge for å utarbeide handlingsplaner, tiltak og konsekvenser av å holde ressursforbruket innenfor bevilget ramme 3.9 Fylkesøkonomisjefens ansvar Fylkesøkonomisjef skal ivareta fylkesrådets ansvar for en helhetlig økonomiforvaltning i samsvar med lover, forskrifter, reglementer og retningslinjer, og skal samordne arbeidet i fylkeskommunen innen sitt fagfelt. Fylkesøkonomisjefen har særlig ansvar for: at det økonomifaglige området utvikles videre i fylkeskommunen, i samarbeid med etatssjefer å kvalitetssikre fylkeskommunens helhetlige praksis innen sitt felt økonomiplan, budsjett, regnskap, Kostra og finansforvaltning utarbeide grundige økonomirapporter på basis av etatssjefenes økonomirapporter og egne analyser for hele den fylkeskommunale virksomhet til fylkesrådet to ganger per år, og ellers rapportere ved avvik på vegne av fylkesrådsleder utarbeide budsjettoppfølginger to ganger per år til fylkestinget med forventet resultat ved årets slutt, og utarbeide grunnlag for eventuelle budsjettreguleringer som følge av avvik fra vedtatt budsjett sørge for tilstrekkelig opplæring slik at alle kan ta ut nødvendige rapporter fra økonomisystemet å ha oversikt over alle de anvisningsansvarlige i fylkeskommunen fylkeskommunens anskaffelsesvirksomhet i samsvar med lov om offentlig anskaffelser med tilhørende forskrifter samt avtaleloven. systemansvar for økonomisystemet (Agresso). Side 32