På asylet arkivopplæring for historiestudenter Av Ingfrid Bækken, Bergen Byarkiv Manus til foredrag på KAI konferansen i Sandefjord, september 2016 Bilder fra foredraget er satt inn som illustrasjoner. Studentoppgavene finnes som vedlegg til slutt. Introduksjon Høsten 2013 fikk vi på Bergen Byarkiv en forespørsel fra Institutt for arkeologi, historie, kultur og religionsvitenskap ved Universitetet i Bergen. De jobbet med planleggingen av et helt nytt valgemne for masterstudiet i historie som skulle gi studentene direkte og praktisk kunnskap til bruk i arbeidet med en masteroppgave, og lurte på om det var mulig for studentene å komme på byarkivet en dag og lære å bruke arkiv. I januar 2014 hadde vi de første studentene på besøk. I dette foredraget skal jeg presentere det opplegget vi da utarbeidet, og som vi siden har brukt, om enn med noen mindre endringer underveis. Faget Kurset vårt er del av et såkalt valgemne som studentene kan ta det andre semesteret av masterstudiet i historie. Emnet heter «Historikarens arbeidsmåtar», og formålet er å gi studentene et praktisk og analytisk grunnlag for arbeidet med en masteroppgave. Emnet består tre hovedkomponenter, deriblant en del som heter «Arkivkunnskap og informasjonskompetanse», der de besøker byarkivet som en del av undervisningen. Målet er blant annet at studentene skal få kjennskap til prinsipper for arkivdanning og arkivorganisering, og lære om gjenfinning, informasjonssøk og kildekritikk. Kort gjennomgang av prosjektet Da universitetet tok kontakt med oss var ønsket deres at studentene skulle lære å finne frem i arkivene, og at opplegget skulle være så nært et virkelig lesesalsbesøk som mulig. Tanken var at studentene skulle bruke arkivkataloger, finne det de skulle se på, foreta en bestilling og få utlevert arkivmateriale som de skulle jobbe med. Vi innså ganske raskt at dette ville være vanskelig å få til. Trolig ville studentene bruke så mye tid på bare å sette seg inn i lister og bla i papirer at de ikke ville få så mye ut av besøket. Ikke alle arkivene våre har gode nok lister, og de som har det er kanskje ikke arkiver som er lettest å bruke når man har begrenset med tid til rådighet. Vi bestemte oss derfor for å lage et mer styrt undervisningsopplegg, med to adskilte deler, en der studentene skulle lære å finne frem i et arkiv med utgangspunkt i en arkivliste, og en knyttet til bruk av et konkret arkiv men uten at vi nødvendigvis brukte samme arkiv. Undervisningsopplegget vi laget varer i fem timer, og inneholder både en kort teoretisk del og deretter praktiske oppgaver. 1
Vi begynner slik med en teoretisk del med to foredrag. Her er det kollega Anders som holder et av dem, der han forteller om sine erfaringer som masterstudent i historie, og bruk av byarkivets kildemateriale, noen gode tips til hvordan man jobber, utfordringer han møtte på underveis osv. Studentbesøk på Bergen Byarkiv, januar 2016. Foto: Ingfrid Bækken, Bergen Byarkiv. I tillegg gir vi en kort grunnleggende innføring i arkiv og arkivkunnskap, som et grunnlag for det de senere skal jobbe med. Vi forteller litt om byarkivet (siden de tross alt er hos oss), og litt om hvordan det norske arkivlandskapet ser ut, med kommunale, fylkeskommunale og statlige arkivinstitusjoner og private arkiver, selvsagt. Vi snakker litt om hva et arkiv er, hvordan arkiver skapes og hva alt dette betyr for den som skal finne frem i et arkiv. Vi gir også en rask gjennomgang av de sentrale seriene vi ofte finner i arkivene, som kopibøker, journaler, saksarkiv, osv. Bruk av arkivliste I den praktiske delen av kurset jobber de i grupper. I den første delen skal studentene finne frem i et arkiv med utgangspunkt i arkivlisten en praktisk øvelse i arkivkunnskap og arkivforståelse, som de fikk en kort introduksjon til tidligere på dagen. De får utdelt en arkivliste, og til denne har vi laget et lite sett med oppgaver de skal jobbe med. Listen er til arkivet etter formannskapet i Fana kommune. Det er et relativt omfattende arkiv og arkivlisten fyller en hel perm så de har litt å jobbe med. 2
Arkivet inneholder alle de vanlige seriene, men samtidig har det noen utfordringer, som at det finnes flere ulike saksserier som delvis overlapper hverandre, og som er organisert på ulik måte en etter journalsystemet, en etter arkivnøkkelsystemet og en som er inndelt etter emner, og som delvis går parallelt med de to andre. Dette har vist seg å være en god ting for på den måten får vi tydelig illustrert at til tross for alle gode lister og systemer, så kan virkeligheten være ganske kompleks. Arkivliste etter Fana formannskap. Foto: Ingfrid Bækken, Bergen Byarkiv. De får åtte oppgaver i alt (vedlegg 1, s. 10). Det er i hovedsak ganske enkle oppgaver som vi arkivarer gjør daglig når vi finner materiale til publikum som f.eks. å finne referatene fra møtene til formannskapet i spørsmål 1. Det spørsmålet klarer de stort sett lett, men vi ser er likevel at dette er en helt ny verden for studentene, og de må virkelig jobbe og tenke. Når de kommer til spørsmål to: Du er ute etter et brev som ble sendt fra Fana formannskap til advokat Otto Roll 1.august 1956. Hvor i arkivet vil du lettest kunne finne dette? Da begynner de av og til å streve litt, og må titte i notatene fra introduksjonen for hvor var det nå egentlig man fant brev som kommunen sendte ut? Det samme gjelder neste spørsmål hvor finner man registreringen av brev kommunen mottok og hvor er brevet? Her må de også finne frem til to ulike serier. Og slik fortsetter det. Studentene bruker gjerne en times tid på dette oppgavesettet. Tilbakemeldingene fra studentene forteller oss at dette er interessant og nyttig men også veldig nytt og ganske vrient. Uttrykkene vi bruker er ukjente. Hva en serie, en kopibok og en journal er det er ganske så kryptisk når man møter arkivet for første gang. Og det er vanskelig for dem å se den umiddelbare logikken i arkivlistene, selv om de for oss kan være veldig innlysende og enkle å bruke. 3
Det er nyttig for oss å se hvor uoversiktlig dette noen ganger kan være for folk som ikke kjenner systemet. Bruk av arkivmateriale I den siste halvdelen av kurset skal studentene jobbe med arkivmateriale, og de får da jobbe med arkivet etter et av byens sinnssykehus, Møllendal asyl. Vi var nok først litt usikre ved valg av dette arkivet for vi tenker ofte på asylarkivene som litt «vanskelige», med vanskelige historier og delvis klausulerte på grunn av det personsensitive innholdet. Det viste seg imidlertid å være et godt valg, og vi har fortsatt å bruke dette arkivet. Om asylet og arkivet Møllendal asyl var et privat sinnssykehus som ble opprettet i 1865. Det var et privat drevet sykehus frem til 1962, da det ble knyttet opp mot det offentlige Sandviken sykehus. Opprinnelig lå sykehuset utenfor Bergen, i daværende Årstad kommune. Det lå faktisk ikke langt fra der byarkivet ligger i dag, men for bergenserne flest er det nok et ganske ukjent sinnssykehus. Det rommet opp til 80 pasienter, med to strengt adskilte avdelinger, en for menn og en for kvinner. Møllendal asyl, Møllendalsveien 69. Fotograf og år ukjent. Arkivet etter Møllendal asyl, Bergen Byarkiv. Det bevarte arkivet dekker de 100 første årene, fra starten og frem til omorganiseringen i 1962, og er på 4 hyllemeter det er altså ikke et veldig stort arkiv. Arkivet inneholder vanlige administrative serier som kopibøker, postjournaler, korrespondanse, regnskap o. l. Den største delen av arkivet utgjøres av pasientmaterialet, som f.eks. pasientprotokoller, mapper med opplysninger om pasientene, dagjournaler, arbeidsprotokoller og tvangsprotokoller. 4
Arkivet etter Møllendal asyl, Bergen Byarkiv. Foto: Ingfrid Bækken, Bergen Byarkiv. Store deler av arkivet er klausulert i minimum 60 år, da det inneholder personsensitivt materiale. Det betyr at vi bare kan bruke det eldste pasientmaterialet. Vi har også valgt å holde oss ganske langt unna 60 årsgrensen, og det meste av materialet vi bruker er over 100 år gammelt. Studentene må dessuten signere en diskresjonserklæring som ber dem vise aktsomhet ved bruk av materialet, noe vi alltid ber lesesalsgestene gjøre hvis de skal se på personsensitivt materiale som ikke lengre er sperret for bruk. Gruppearbeidet Hver gruppe får en pasient de skal jobbe med, og de bruker både pasientprotokollene og en serie som inneholder mapper med dokumenter som omhandler pasienten, i hovedsak brev. De jobber med utgangspunkt i et oppgavesett vi har laget (vedlegg 2, s. 11). Spørsmålene er først og fremst ment som en støtte i lesningen av dokumentene, slik at alle skal være innom de samme temaene. Vi tar også utgangspunkt i oppgavene i en felles oppsummering til slutt. Studentene begynner med å finne pasienten i protokollen, med utgangspunkt i pasientens løpenummer. På denne måten får de bl.a. innsikt i hvordan man kan finne og følge en pasient, eller i andre tilfeller en sak, i arkivet. Deretter får de en del spørsmål om innholdet i protokollen før de blir bedt om å finne pasientens mappe, igjen ut fra løpenummeret, og så lese og diskutere innholdet og se om dette forteller noe nytt om pasienten. 5
De får også noen mer generelle spørsmål om arkivet med utgangspunkt i arkivlisten, som de også får utdelt, f.eks. om det er andre serier der de tror det kan finnes noe om pasienten, hvor de kan forvente å finne noe om driften, om arkivet har åpenbare hull osv. Til slutt har vi en felles oppsummering. Den har vi gjort på litt forskjellige måter disse årene. Den beste varianten var trolig den vi hadde i år, da vi gikk gjennom spørsmålene i fellesskap. Da fikk alle innblikk i de andres pasienter og diskusjoner. Pasientene har ganske ulike historier, og det er forskjellig hva slags dokumentasjon som finnes, og diskusjonene i gruppene har derfor vært ganske ulike. Det ble dermed en ganske opplysende gjennomgang, som jeg tror bidro til å gi dem et ytterligere perspektiv på diskusjonene de hadde hatt. Bruk av originaler Studentene får bruke originalene fordi vi vil gi dem den opplevelsen det er å få utlevert og ta på og jobbe med originalt arkivmateriale. For arkivarbeid handler også om det å holde en protokoll i hånden, kjenne tyngden av den og lukten, og det handler om å åpne en mappe uten å vite hva som befinner seg i den, om å bli overrasket eller skuffet over mengden, det handler om størrelser og kvalitet på brev, notater og andre papirer. Studenter i arbeid, januar 2016. Foto: Ingfrid Bækken, Bergen Byarkiv. Samtidig får de utdelt kopier av dokumentene, slik at alle får muligheten til lese tekstene selv. Vi har også transkribert alle dokumentene de skal bruke, i tilfelle de får problemer med originalversjonen. Det er ingen veldig vanskelige håndskrifter i materialet de bruker, men vi opplever likevel at de ofte 6
har problemer, både med bokstaver, ord og uttrykk. Vi var bevisste på å velge et arkiv med dokumenter som var lesbare, men samtidig ga noen utfordringer dvs. med mye håndskrevet materiale fra sent 1800 og tidlig 1900 tall. Pasientprotokoll Hver pasient har stort sett en dobbeltside i pasientprotokollen. Noe av det som er flott med å bruke dette arkivet, er at bare på disse to sidene får vi dekket veldig mange ulike problemstillinger knyttet til bruk av arkivmateriale. Pasientprotokoll fra Møllendal asyl, Bergen Byarkiv. Først jobber de litt med å orientere seg i dokumentet og strukturere lesingen og legge merke til detaljer i et dokument. Studentene har en tendens til å hoppe over rubrikkene øverst på siden, og sette i gang med teksten under med en gang. Men da går de glipp av viktig informasjon for den grunnleggende registreringen av pasienten står nettopp i rubrikkene, med navn, alder, diagnose, lengde på opphold osv. Samtidig gir disse rubrikkene mange opplysninger som kan vise videre til andre arkiver og arkivinstitusjoner. Både registrering av rekvirent og bostedskommune, og om pasienten har vært innlagt før, kan f.eks. gi mulighet til å søke videre i arkiver andre steder. Slik lærer de å legge merke til detaljer som kan være viktige for videre arbeid. 7
Innførslene i pasientprotokollene starter ved innleggelsen, og da gis det stort sett en relativt utfyllende beskrivelse av pasienten. Deretter følges det opp med ganske sporadiske oppdateringer, før evt. utskrivning eller død. Pasienten på dobbeltsiden i illustrasjonen var på asylet i 20 år, og dette er det som er ført inn i protokollen, det meste handler om innleggelsen og dødsfallet. Studentene får spørsmål om beskrivelsene av pasientene, om diagnose og behandling, om antall innførsler og hyppighet, og om hvilken del av historien vi her får fortalt altså spørsmål som dreier seg om forståelse og tolkning av innholdet, om kontekst og om kildekritikk. Å lese gamle pasientdokumenter kan være ganske vanskelig, for både diagnosesystemet og sykdomsforståelsen var en helt annen rundt 1900. Samtidig er pasientprotokollene tilsynelatende ganske forståelige, for vi forstår både ordene og innholdet. Beskrivelsene av pasientene er jo forståelige, men kanskje uventede. Om en av pasientene heter det f.eks. at han har et «lidet intelligent» utseende. En annen av pasientene har diagnosen «dementia» og blar vi i protokollene er det lett å tro at det var mange demente på sinnssykehusene på denne tiden. Men diagnosen «dementia» beskrev en helt annen sykdomstilstand enn demens, nemlig schizofreni. De sporadiske innførslene er også noe studentene alltid reagerer på, og noe av det som viser hvor vanskelig det kan være å forstå eldre dokumenter for hvorfor går det f.eks. 7 år fra en innførsel til neste, og så står det «tilstand uforandret»? Gjennom de spørsmålene som stilles til innholdet får vi satt i gang diskusjoner som gjør at viktigheten av å kjenne til konteksten kommer tydelig frem for studentene. For uten kunnskap om samtiden er det lett å lese disse dokumentene feil. Noen ganger er det kanskje også ting vi ikke helt finner svarene på, som de sporadiske innførslene, noe som også er nyttig kunnskap å ta med seg videre. Materialet er godt egnet til å diskutere hvilken historie som egentlig fortelles. For selv om dokumentene handler om pasientene, er det jo ikke pasientenes historie vi får, men legens beskrivelse av pasienten. Bare av og til ser vi en annen side av historien. I det videre arbeidet med pasientens mappe finner en av gruppene f.eks. flere brev fra pasientens datter, som forteller hennes side av historien. Og gjennom den felles oppsummeringen får så alle innblikk i at det i noen tilfeller faktisk er mulig å få andre sider av historien. Og så er det jo et materiale som er godt egnet til å diskutere etiske problemstillinger knyttet til bruk av arkivmateriale, da arkivet inneholder svært personlige opplysninger om pasientene. Studentene får derfor også i oppgave å gjøre seg opp noen tanker om bruken av dokumentene og opplysningene i dokumentene det handler både om klausulering, om materialet kan være problematisk selv om klausuleringstiden er utløpt, og hvorfor. Avsluttende kommentar Fem timer med arkivkataloger og studier av pasientdokumenter er ganske intenst, både for oss og for studentene. Og for dem er det mye nytt å lære. Men studentene har vært engasjerte og jobbet bra, og vi har inntrykk av at dette er noe de har lært mye av. Vi har også fått mange positive tilbakemeldinger. Vi hadde jo et ønske om å finne et arkiv som kunne engasjere studentene, og gi dem en forståelse for, og en opplevelse, av hvor fantastisk arkivarbeid kan være og det tror jeg vi har klart. Da vi sa ja til å lage dette kurset hadde vi også en tanke om at det kanskje kunne føre til at vi fikk flere studenter som ville bruke vårt arkivmateriale. Det har imidlertid ikke skjedd, for når de kommer hit i 2. semester på masterstudiet er det selvfølgelig lenge siden de bestemte seg for hva de skal skrive om og det inkluderer dessverre sjelden arkivbruk. 8
Men jeg tror studentene sitter igjen med en helt annen forståelse for arkiv og bruk av arkivmateriale enn da de kom. Noe av det som er viktig med utadrettet formidling er nettopp å gi kunnskap, skape engasjement og diskusjon, og spore til interesse for det som finnes bevart fra fortiden i arkivene våre. Og kanskje kommer det oss eller andre arkiver til nytte en eller annen gang når den ferdige historikeren kanskje en dag skal skrive bygdebok. Vi har også tenkt at vi kanskje kunne utvikle opplegget videre. Det kan nok brukes for andre fag, dersom vi tar utgangspunkt i andre arkiver, og kanskje kunne vi til og med tilby det i litt forkortet versjon som arkivkurs for det generelle publikum? Et hyggelig resultat av kurset, er jo at da det i sommer ble skrevet en artikkel på nrk.no om Møllendal asyl, med utgangspunkt i arkivmateriale fra asylet, ja da viste det seg at det faktisk var en av studentene vi hadde hatt på besøk som skrev den! 9
Vedlegg 1 Arkivliste, Fana formannskap, A 0501 Oppgaver 1. Hvor vil du finne referater fra møtene til Fana formannskap. Finn seriesignatur. 2. Du er ute etter et brev som ble sendt fra Fana formannskap til advokat Otto Roll 1.august 1956. Hvor i arkivet vil du lettest kunne finne dette? Finn seriesignatur og volum. 3. Anna Hamre sendte et brev til Fana Formannskap 3.september 1951. Hvor vil det være registrert at Fana kommune har mottatt brevet og hvor i arkivet er det mest sannsynlig at dette brevet ligger? Finn seriesignaturer og volum. 4. Arkivet etter Fana formannskap har flere ulike serier med saksarkiv ordnet etter forskjellige systemer. Finn ut hvilke serier som er saksarkiv, og hvilke systemer de er ordnet etter. 5. Advokat Otto Roll sendte 4. januar 1954 et brev til Fana formannskap om et erstatningskrav fra en grunneier i forbindelse med byggingen av Flesland flyplass. I hvilken arkivserie vil du trolig finne dette brevet? 6. Hvilket arkivstykke ville du bestilt til lesesalen hvis du var interessert i en sak om husmorvikarordningen i Fana kommune i 1953? Bruk arkivnøkkelen bakerst i permen. 7. Hvorfor tror du at f.eks. kart er skilt ut som en egen arkivserie? 8. Er det materiale i arkivet etter Fana formannskap du tror kan være unntatt offentlighet og som du antar du ikke vil få utlevert på lesesalen? 10
Vedlegg 2 Arkivmateriale etter Møllendal asyl Oppgaver 1. Finn den oppgitte pasienten i pasientprotokollen dere har fått utlevert. Les både rubrikkene øverst og resten av teksten. Prøv gjerne å lese originalen først! Diskuter innholdet med utgangspunkt i punktene nedenfor. a. Hvilke rubrikker finnes øverst og hva slags informasjon finnes der? b. Hvor finner dere løpenummeret? Vet dere hva det er? Kan dere tenke dere hvordan det kan brukes? c. Hvordan beskrives pasienten? Hva legges det vekt på i beskrivelsen? Er det noe dere reagerer på i beskrivelsene? d. Se på innførslene i pasientprotokollen, antall, hyppighet osv hva tenker dere om dette? e. Gir pasientprotokollen opplysninger om hva slags behandling pasienten fikk? Hvis dere ser på arkivlistene, er det andre serier som kan gi signaler om behandlingen av pasientene? f. Hvem beskriver pasienten og hvem sin historie får vi fortalt? Hvilken historie blir ikke fortalt? g. Forstår dere alt som står i journalen? h. Finner dere opplysninger som kan henvise videre, f.eks. til andre arkiver? i. Har dere evt. andre tanker og kommentarer til dokumentet dere har lest? 2. Finn mappen med pasientopplysninger i arkivboksen dere har fått utlevert. a. Prøv å skaffe dere en rask oversikt over de ulike dokumentene i mappen. Hva slags dokumenter er det? b. Les de utleverte dokumentene. Hva slags dokument er det og hvem har skrevet dokumentene? Hva forteller de dokumentene dere har lest? c. Gir disse dokumentene et annet bilde av pasienten enn pasientprotokollen? d. Kan dere tenke dere hvordan dere kan finne opplysninger om andre sider av pasientens liv og historie? 3. Gjør dere noen tanker om bruken av dokumentene og opplysningene dere finner der. Er det problematisk å skulle bruke disse dokumentene i en oppgave, i en artikkel, i et foredrag, på Internett? a. Kjenner dere klausuleringstiden på opplysningene i materialet? Kan materialet være problematisk selv om klausuleringstiden er utløpt, og hvorfor? b. Er noen opplysninger mer problematiske enn andre? c. En av protokollene inneholder et fotografi av pasienten, hvilke problemstillinger reiser det? 4. Noen av brevene i mappen med pasientopplysninger er merket med noen bokstaver og numre. Finn disse. Hva tror dere dette kan være henvisninger til? a. Kan dere finne frem videre i arkivet med utgangspunkt i henvisningen(e) og arkivlisten? b. Se i arkivstykket dere nå får utlevert, og finn igjen innførselen om pasienten. Hva forteller denne? 11
c. Hvor kan dere evt. forvente å finne svar på innkomne brev? Bruk arkivlisten! Finn deretter riktig arkivstykke, og finn svarbrevet. Hva står det her? 5. Hvilke serier har dere nå brukt i arbeidet med pasienten? Se på arkivlisten. Finnes det andre serier i arkivet som kan inneholde opplysninger om pasienter. 6. Arkivlisten forteller at man delvis har separate serier for pasientrelatert materiale og om materiale knyttet til drift av asylet. Hvilke serier ville dere sett i hvis dere ville vite noe om driften? 7. Studer arkivlisten. Virker arkivet komplett eller finnes det åpenbare hull? 12