1 Sameiet Idun Nord Til seksjonseierne i Sameiet Idun Nord Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2014. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Sameiet Idun Nord det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Sameiet Idun Nord Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Idun Nord avholdes tirsdag 28.04.2015 kl. 19:00 i Sagene-Torshov Seniorsenter, Treschowsgate 2A. 0477 Oslo. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2014 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag om nytt låssystem i Sameiet Idun Nord B) Forslag om vedtektsendring Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 1 varamedlem for 2 år C) Valg av valgkomité Oslo 15.04.2015 Styret i Sameiet Idun Nord Roy Annar Søbakken/s/ Ida-Renee Forsberg/s/ Bjarne Lier/s/ Frederik Nielsen/s/
3 Sameiet Idun Nord ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Roy Annar Søbakken Lillogata 16 Styremedlem Ida-Renee Forsberg Lillogata 14 Styremedlem Bjarne Lier Lillogata 16 Styremedlem Frederik Nielsen Nadderudveien 127 C Varamedlem Ragnvald Jakobsen Lillogata 14 Varamedlem Maj Britt Wenner Lillogata 18 Valgkomiteen Marte Haabeth Grindaker Lillogata 14 Vibeke Høegh-Omdal Lillogata 18 Styret består i dag av 3 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Sameiet Idun Nord Sameiet består av 102 seksjoner. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet Idun Nord er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 998800935, og ligger i bydel 3 Sagene i Oslo kommune med følgende adresse: Lillogata 14 Hus C Lillogata 16 Hus B Lillogata 18 Hus A Gårds- og bruksnummer: 223 22 Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet Idun Nord har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.
4 Sameiet Idun Nord Styrets arbeid Virksomheten 2014/2015 Oppsummering På samme måte som i forrige periode har styret mottatt en rekke forskjellige saker til behandling. Vi takker seksjonseiere og leieboere for konstruktive innspill og kommentarer. I perioden 2014/2015 har det vært avholdt 10 styremøter og pr 19. mars 222015 har det vært behandlet 44 saker. Den første delen av perioden har vært preget av oppfølging av reklamasjoner og uavklarte forhold ovenfor utbygger og byggherre. I begynnelsen av perioden fulgte vi opp AF Gruppens underleverandører direkte, men erfaringen har vist oss at det er mest hensiktsmessig å gjøre dette via AF Gruppen og AF Ettermarked i Oslo. Den siste delen har vært preget av ordinære driftsoppgaver. Ros og Ris fra styret Mange av beboerne er opptatt av at vi skal ha et godt og trygt bomiljø og at fellesområdene fremstår som ryddige og trivelige. Disse fortjener en stor takk fra Sameiet og de øvrige beboerne. Dette er personer som på eget initiativ fjerne andres søppel og rot og rydder snø når ryddemannskapene fra OBOS Eiendomsdrift er sene eller at de uteblir. De vasker og børster strøsand/grus både ute og i fellesområdene som ikke ivaretas av den ukentlige rengjøringen. De påtaler uønsket adferd ovenfor den det gjelder og tar det opp med styret for litt mer formell oppfølging. Dette er personer som bryr seg om andre og vi setter stor pris på at de tar i et tak. Styret vil med dette også komme med en oppfordring til alle seksjonseiere og leieboere om å ta ansvar, ta i et tak og ikke forvente at alle andre stiller opp for å gjøre det hyggelig for seg selv og andre. Som i forrige periode ser vi at det også i det siste året har vært enkeltpersoner som ikke klarer å innordne seg etter sameiets vedtekter eller ordensregler. Dette gjelder i særdeleshet det som har med avfallshåndtering å gjøre. Det virker som mange kanskje har flyttet litt tidlig hjemmefra og mangler grunnleggende kunnskap om hvordan man oppfører seg i et bofellesskap med andre. Ved inn og utflytting ser vi at bygget ofte påføres skader uten at det meldes fra om dette. Det hensettes møbler og annet inventar i fellesarealene. I søppelrommene hensettes også større ting som ikke renovasjonsetaten fjerner. Det er kun husholdningsavfall som skal plasseres i søppelcontainerne (husk kildesortering). All annen søppel skal bringes til en av kommunens gjenvinningsstasjoner. Den nærmeste er i Bentsebrugata. De som måtte være i tvil om hva som kan kastes i søppelcontainerne, bes studere oppslaget i søppelboden sin eller se det samme på sameiets hjemmeside. Sameiets styre henstiller til alle som leier ut sin leilighet om å ha en personlig overlevering av utleieobjektet med en gjennomgang av hvor stoppekranen er, hvordan man bytter batterier i termostater, hvordan man forholder seg til vedlikehold, hvor man leser av strømmen og ikke minst at man har en signert overlevering av nøkler. Å kikke litt
5 Sameiet Idun Nord på f.eks. utleiemeglerens kontrakter og overleveringsprotokoller kan være en smart ting å gjøre før man inngår en utleieavtale. Sameiets styre vurderer å installere kameraer i søppelbodene og gå til anskaffelse av elektroniske låsesystemer for dører til sameiets fellesområder for å redusere omfanget av uønsket atferd og bedre sikkerheten. Dugnader 2014/2015 Det har blitt avholdt to dugnader i sameiet. En på våren 7. mai og en 22. oktober. På begge dugnadene var det bra fremmøte, selv om det er plass til mange flere. Det var god stemning og en solid innsats fra de fremmøtte. Styret vil rette en stor takk til Anne-Marie Beck, Dorte Carstensen og Eli Astrid Søgård dugnadskomiteen vår. Vi krysser fingrene for at de fortsatt tar denne oppgaven også i tiden fremover. Utomhusarealene. Etter at vi kom til en enighet med Constructive (Utbygger) og AF Gruppen (Entreprenør) om et forlik vedr. utbedring av kvalitetsbristene i det leverte produktet fra AF Gruppens underleverandør: Beplantningen ble ferdigstilt Manglende planter plantet Døde og/eller syke planter erstattet Dette arbeidet ble utført av Hageform AS. Etter det har vi etablert en avtale med Hageform AS om gressklipping og vedlikehold av grøntområdene. Det er også etablert en avtale om vanning og vi har fått montert et automatisk vanningsanlegg som vanner plantene i "kassene" ut mot Lillogata og kassene foran H0101 i LG14 og H0103 i LG16. Trærne og plantene på nedsiden av muren mellom LG14/16 og LG16/18 må fortsatt vannes manuelt. Dette gjøres av Hageform AS etter behov. På den måten har vi også sikret at etterplantingen de har gjort blir får riktig skjøtsel. Dermed har også Hagefom ansvaret dersom planter skulle dø på grunn av manglende vann eller sykdom. Etter at Oslo Kommune ved Bymiljøetaten overtok området fra Sameiets grense (grensen går på innsiden av gressarmeringen ikl. benkene langs gangveien) og ned til Akerselva har vi blitt enige med dem om at sameiet klipper og vedlikeholder gresset ned mot Akerselva, men vi har ikke klart å komme til en enighet med Oslo kommune om kostnadsfordeling. For å hindre kjøring på gangveiene ned mot Akerselva er det i samarbeid med Sameiet Idun Syd blitt satt opp en bom øverst i gangveiene ned mot elva og broen. Dette har hatt ønsket effekt. Ventilasjon, varme og varmtvann Det har vært veldig mange henvendelser om og mye arbeid knyttet til i første rekke varmtvann. Vi tror dette nå i det store og hele er utbedret. Den største endringen kom med to tiltak.
6 Sameiet Idun Nord De ble montert en ekstra pumpe i LG18 som skal sikre bedre sirkulasjon av varmtvannet slik at det blir varmt fortere og varmetapet mindre. Det ble oppdaget at enkelte leiligheter hadde svært dårlig trykk på vannet i dusjen. Dette ser ut til å skyldes at enkelte filter i blandebatteriene nærmest er helt tette. Dette gjelder i særdeleshet varmtvannet i dusjen. Når man setter en ønsket temperatur på vannet medfører dette at trykket synker (det stenges for kaldt vann) og fordi filteret er tett oppnår man heller ikke ønsket temperatur. Oppstår dette må det reklameres til AF Gruppen og rørlegger komme og demontere blandebatteriet og renser/skifter det tette filteret. Tre ganger det siste året har varmtvannet forsvunnet helt. To ganger skyldtes det lekkasjer i Hafslunds nett. Den tredje skyldtes strømbrudd som følge av en installasjonsfeil som gjorde at Hafslunds installasjon og Sameiets installasjoner gikk på samme kurs. Utrykning og utbedring av feilen førte til en faktura på et betydelig beløp fra Hafslund. Selv om ansvaret for feilen etter styrets vurdering åpenbart ligger hos AF Gruppen og deres underentreprenør, har vi valgt å inngå forlik om deling av regningen med halvparten på hver av partene. Vi har ikke opplevd noen spesielle problemer med ventilasjonsanlegget etter at det ble riktig justert og innsugnings- og utblåsingskanalene ble endret. Det har vært noen stopp, men disse har vanligvis blitt rettet raskt og har som regel skyltes spenningsfall derav følgende utkobling av anlegget. Oppfølging av utestående mangler etter ettårsbefaringen. Etter forrige styreperiode var det enkelte mangler som gjensto å få utbedret. Av disse kan det bl.a. nevnes: Utskifting/utbedring av forurensede balkonglass i mane av leilighetene Overflatebehandling av svalgangene i LG14 Sprukket glass ut mot svalgangen i 6 etasje i LG14 Lufteventiler i trappehuset fra garasje U2 og ut Høy temperatur i teknisk rom (Canal Digital TV og Bredbånd) Dessverre er det to saker som AF gruppen ikke har vært villige til å gjøre noe med; de forurensede balkongglassene og overflatebehandlingen av svalgangene i LG14. I disse sakene søkte vi også juridisk bistand fra Advokatfirmaet CLP. Deres vurdering var at styret ikke har anledning til å følge opp manglene vedr. balkongglassene på vegne av sameiets beboere (se brev fra Sameiets styreleder 6. november 2014 til samtlige seksjonseiere i Sameiet). De øvrige utestående punkter er utbedret. Ut over dette har Sameiets styre håndtert diverse vannlekkasjer o.l. Sikkerhet og Brannvern Vi har hatt to tilfeller av innbrudd i postkassene i perioden. Vi har hatt to tilfeller av innbrudd i postkassene i perioden. Styret har vurdert flere tiltak for å redusere risikoen for nye innbrudd, inklusive å skifte ut alle postkassene med en mer solid løsning. Dette ble vi imidlertid frarådet å gjøre fra leverandøren. Nye innbruddsforsøk ville da medføre store skader på postkassene og med påfølgende reparasjoner/kostnader som følge av dette.
7 Sameiet Idun Nord Vi ble heller anbefalt å montere beslag på postkassene. Dette er ikke spesielt pent, men kan se ut til å ha hatt ønsket effekt. Samtidig ble det montert beslag på dørene slik at de skulle bli vanskeligere å bryte opp. Det er vanskelig å ha en mening om hvordan tyvene kommer seg inn i sameiet. Det kan være at de følger etter noen inn, at de har nøkkel, ringer på til noen åpner eller klarer å bryte opp dørene. Styret henstiller til samtlige beboere om ikke å slippe noen inn i sameiet som man ikke kjenner eller som kan dokumentere at de bor her. Styret vil også sterkt henstille til alle seksjonseierne om å sørge for at styret til enhver tid har oppdatert informasjon om hvem som bor i deres seksjon. Det er en sikkerhetsrisiko ved brann e.l. at vi ikke er kjent med hvem og hvor mange som kan befinne seg i den enkelte seksjon. Vi har en egen avtale med Norsk Brannvern om ettersyn og kontroll av installasjon i Sameiet. I vinter hadde vi også en episoden hvor brannalarmen ble utløst. Den hendelsen avdekket en del svakheter og mangler i Sameiets branninstrukser. Ingen av manglene er av en slik karakter at de er direkte farlige, men vi ser at det er en rekke uklarheter ift hva man skal gjøre når en brannalarmen har gått og panelet i garasjen. Dette er under oppdatering og nye kart som viser installasjoner o.l. er bestilt av leverandøren. Det er også reist noen spørsmål om sprinkleranlegget og muligheten for å stenge dette av hvis det utløses ved et uhell. Sprinkleranlegget skal hindre eller begrense/forsinke branntilløp. Av hensyn til sikkerheten for alle beboerne er det bare brannvesenet, vaktmester, ansvarlig rørleggerbedrift eller sameiet styre (når dette har fått opplæring) som skal ha anledning til å stenge dette. INGEN ANDRE! Garasjene og søppelboder Det har ikke vært registrert feil på garasjeportene det siste året. Det synes som om alle sameierne har en oppfatning av hvordan garasjen skal brukes og at det holdes ryddig. Det har blitt etablert egne strømkurser for montering av ladestasjoner for EL-biler. Beboere med slike kan for egen regning montere slike på sin parkeringsplass. Styret har inngått avtale med Ing F. Wickstrøm om hvilke ladestasjoner som skal benyttes. Ensartede ladestasjoner er nødvendig for bl.a. å sikre tilgang for måleravlesing og et felles visuelt uttrykk i garasjen. Ladestasjonene leses av to ganger i året og eier faktureres etterskuddsvis for medgått forbruk. I år har det også vært en del vann i garasjen etter snøfall. Problemet har riktignok ikke vært like stort i år som i fjor. Vi tror også at endringen ved at ventilasjonsanlegget går med 100 % styrke i garasjen har bidratt positivt. Vi anbefaler allikevel samtlige sameiere om å børste snø av bilen før de kjøres inn i garasjen. Beboere uten garasjeplass har ikke anledning til å kjøre bilen inn i garasjen for å smelte av snø og is av seksjonseiere uten garasjeplass er!
8 Sameiet Idun Nord Beboere uten garasjeplass kan benytte garasjen for av og pålessing, men bilen skal fjernes så fort det er mulig og det skal være synlig aktivitet rundt bilen. Det er ikke anledning å bruke umerkede områder i garasjen som gjesteparkering. Sameiet eier to garasjeplasser som er beregnet for EL-biler, men siden ingen ønsker å leie disse, vurderer vi å finne en ordning som gjør at de inntil videre kan benyttes til gjesteparkering. Fjærene i porten har en begrenset levetid og går på nå på overtid. Når disse ryker vil ikke garasjen kunne åpnes automatisk, men manuelt. Sameiet har gått til anskaffelse av reservefjærer slik at disse kan byttes på kort tid. Men vi ser fortsatt at enkelte benytte garasjeporten som inngangsdør til sameiet. Dette er uønsket og kommenteres i de tilfeller hvor det oppdages. Vi oppfordrer videre alle sameiere om å følge opp dette. For øvrig er det ikke tillatt med fotballsparking/dribling i garasjen og overtredelse av dette vil medføre skriftlig klage til seksjonseier. Det står for mye av høy verdi i garasjen at vi kan tillate lek med ball i dette området. I perioden er det også montert ordentlige nedløpsrør fra søppelbodene og en bevegelsessensor i bodene slik at lyset automatisk slås på og av. For enkelte betyr dette at man føler seg tryggere! Planlagte aktiviteter for neste periode Det er en pågående aktivitet for å skifte ut alle postkasseskilt slik at de blir like i hele sameiet. Her har dette stoppet litt opp i styret, men kom i gang igjen rundt årsskiftet. Samtidig virker det som den valgte leverandøren har litt leveringsproblemer. Ift opprinnelig plan er vi sterkt forsinket. En av målsettingene er at vi også kan benytte dette for å følge opp hvem som flytter ut og inn av sameiet. Vi henstiller for øvrig alle som ikke har bestilt postkasse skilt om å gjøre dette. Se også punktet om sikkerhet. Vi har bestilt nye Bruksenhetsnummermerker (tidligere GAB nummer) for hele sameiet. Disse ble utdelt ved overtakelse av leilighetene for montering utvendig på inngangsdøren. Mange mangler helt og mange av de som er montert er ikke satt opp i henhold til anbefalt montering. Vi kommer for øvrig gradvis til å gå bort fra AF Gruppens prosjektnummer på leilighetene og kun benytte seksjons- og bruksenhetsnummer som identifikasjon. Andre aktiviteter for neste periode er å få etablert en vedlikeholdsplan og sikre avsetninger i budsjettene for dette.
9 Sameiet Idun Nord KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2014 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2015. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2014 var til sammen kr 3 597 849,-. Andre inntekter stammer i hovedsak fra forlik med Idun Industri Eiendom DA vedrørende mangler ved uteområder. Kostnader Driftskostnadene i 2014 var til sammen kr 3 975 618,-. - Avvik på posten konsulent- og forvaltningstjenester skyldes i hovedsak juridisk bistand vedrørende tvist med AF gruppen, reklamasjon utomhusarealer, utleie av garasjeplasser samt mulig mangel knyttet til badegulv. - Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr 506 000, mens regnskapet viser kr 705 320. Dette skyldes at service fra GK Rør ikke ble tatt med i budsjettet samt at diverse arbeid på utvendig anlegg oversteg budsjett. Videre oversteg kostnadene vedrørende drift og vedlikehold av fyranlegget og brannsikringen budsjettet. - Avvik på posten andre driftskostnader skyldes at vakthold ikke ble tatt med i budsjettet. Dette er tatt inn i budsjettet for 2015. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr 322 140,- og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2014. Arbeidskapital er tilgjengelige midler er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2014 er kr 1 056 644,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2014 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2015 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2015. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 22 %, mens renovasjonsavgiften øker med 12,5 %. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 2014.
10 Sameiet Idun Nord Forsikring Forsikringspremien for 2015 har økt med ca kr 14 000,-. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 6,6 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Sameiet Idun Nord. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2015) Driftskonto 0,35 % Sparekonto 2,40 % Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2015. Budsjettet er basert på 10% økning av kategori 101(felleskostnader) fra 01.02.15. Samtidig reguleres kategori 130(TV) med kr 45,33 fra 01.04.15 slik at innkreving fra beboerne stemmer overens med faktureringen fra Canal Digital til sameiet. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo 15.04.2015 Styret i Sameiet Idun Nord Roy Annar Søbakken/s/ Ida-Renee Forsberg/s/ Bjarne Lier/s/ Frederik Nielsen/s/
13 Sameiet Idun Nord RESULTATREGNSKAP 01.01.14 31.12.14 Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2014 2013 2014 2015 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 3 409 805 3 412 380 3 412 380 3 737 657 Garasjer 10 132 425 133 200 133 200 133 200 Andre inntekter 3 55 619 0 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 3 597 849 3 545 580 3 545 580 3 870 857 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-18 330-18 330-18 330-18 330 Styrehonorar 5-130 000-130 000-130 000-130 000 Avskrivninger 15-35 175-8 794-35 175-35 000 Revisjonshonorar 6-9 393-7 965-8 500-8 500 Forretningsførerhonorar -135 248-130 670-135 000-140 000 Konsulenthonorar 7-119 237-32 040-20 000-20 000 Drift og vedlikehold 8-705 320-354 726-506 000-525 000 Forsikringer -193 786-200 507-200 000-207 500 Kommunale avgifter 9-589 974-558 973-590 000-693 750 Parkeringsplasser 11-83 150-90 508-133 200-50 000 Energi/fyring 12-712 554-1 005 617-900 000-850 000 Kabel-/TV-anlegg -264 814-252 135-320 000-360 000 Andre driftskostnader 13-978 637-526 954-519 380-892 500 SUM DRIFTSKOSTNADER -3 975 618-3 317 219-3 515 585-3 930 580 DRIFTSRESULTAT -377 769 228 361 29 995-59 723 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 14 55 629 40 631 0 35 000 Finanskostnader 0-1 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 55 629 40 630 0 0 ÅRSRESULTAT -322 140 268 991 29 995-24 723 Overføringer: Fra opptjent egenkapital 322 140
14 Sameiet Idun Nord BALANSE 01.01.14-31.12.14 EIENDELER Note 2014 2013 ANLEGGSMIDLER Andre varige driftsmidler 15 131 908 167 083 SUM ANLEGGSMIDLER 131 908 167 083 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 0 3 557 Kundefordringer 128 24 313 Kortsiktige fordringer 16 89 786 25 751 Driftskonto i OBOS-banken 126 096 225 363 Sparekonto i OBOS-banken 1 177 966 1 538 070 SUM OMLØPSMIDLER 1 393 977 1 817 055 SUM EIENDELER 1 525 884 1 984 138 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 1 188 551 1 510 692 SUM EGENKAPITAL 1 188 551 1 510 692 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 103 694 96 233 Leverandørgjeld 233 639 377 213 SUM KORTSIKTIG GJELD 337 333 473 446 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 1 525 884 1 984 138 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo 15.04.2015 Styret i Sameiet Idun Nord Roy Annar Søbakken/s/ Ida-Renee Forsberg/s/ Bjarne Lier/s/ Frederik Nielsen/s/
... 15 Sameiet Idun Nord NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader 3 102 108 TV 166 044 Bredbånd 144 228 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 3 412 380 REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Garasjeleie(garasjeplasser som står -2 575 tomme ) SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 3 409 805 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Forlik med utbygger 55 619 SUM ANDRE INNTEKTER 55 619
16 Sameiet Idun Nord NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -18 330 SUM PERSONALKOSTNADER -18 330 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2013/2014, og er på kr 130 000. I tillegg har styret fått dekket styremiddag for kr 2 500, jf. note 13. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 9 393. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand -86 578 OBOS Eiendomsforvaltning AS -20 183 Andre konsulenthonorarer -12 476 SUM KONSULENTHONORAR -119 237 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -62 570 Drift/vedlikehold VVS -77 825 Drift/vedlikehold utvendig anlegg (*) -211 274 Drift/vedlikehold heisanlegg -70 886 Drift/vedlikehold fyringsanlegg -34 778 Drift/vedlikehold brannsikring -50 310 Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg -172 791 Drift/vedlikehold garasjeanlegg -22 491 Kostnader dugnader -2 397 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -705 320 * Drift/vedlikehold utvendig anlegg: Tre tilhørende fakturaer fra Hageform AS ligger under konto andre fremmede tjenester samt konto snørydding/skjøtsel. Summen på disse fakturaene er kr 71 625,-. Dette har ingen konsekvenser for regnskapet annet enn at fakturaene er plassert på andre kontoer.
17 Sameiet Idun Nord NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -315 178 Renovasjonsavgift -274 796 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -589 974 NOTE: 10 GARASJER Leieinntekter 132 425 SUM GARASJER 132 425 Leiefritak som er gjelder garasjeplassene er ført under note 2. NOTE: 11 PARKERINGSPLASSER UTGIFTER PARKERINGSPLASSER Elbil lader -83 150 SUM PARKERINGSPLASSER -83 150 NOTE: 12 ENERGI/FYRING Elektrisk energi -116 034 Fjernvarme -596 521 SUM ENERGI / FYRING -712 554 NOTE: 13 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -800 Komprimatorbil -10 697 Verktøy og redskaper -4 569 Driftsmateriell -1 405 Lyspærer og sikringer -15 952 Vaktmestertjenester -155 832 Vakthold (*) -313 625 Renhold ved firmaer -161 063 Snørydding/skjøtsel -105 123 Andre fremmede tjenester (**) -186 007 Trykksaker -8 736 Andre kostnader tillitsvalgte (styremiddag) -2 500 Andre kontorkostnader -140 Telefon, annet -1 387 Porto -8 028 Bankgebyr -2 168 Velferdskostnader (bevertning årsmøte) -606 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -978 637
18 Sameiet Idun Nord * Til vakthold betaler sameiet Short Security: Real time overvåkning for 9 kameraer à kr 1.000/mnd x 12 mnd + mva = 135 000 pr år. Pluss kr 22.900 + mva/år for drift og vedlikehold. Dette forskudd faktureres for et år av gangen. I 2014-regnskapet er det derimot belastet to fakturaer. Dette skyldes at faktura for perioden nov 2013-nov 2014 ble fakturert i 2014. i tillegg ble det mottatt faktura for perioden nov 2014-nov 2015. ** Andre fremmede tjenester: Innkjøpskostnader for kamera om installasjon er todelt. En del knyttet til de fire kameraene fra Protectas som er leaset gjennom DNB = kr 91.005 (for 2015) og resten er knyttet til de fem kameraene sameiet har i Short som er leaset gjennom Siemens = kr 67.256 (for 2015). NOTE: 14 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 876 Renter av sparekonto i OBOS-banken 39 896 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 258 Andre renteinntekter 14 599 SUM FINANSINNTEKTER 55 629 NOTE: 15 VARIGE DRIFTSMIDLER Sykkelbod Tilgang 2013 175 877 Avskrevet tidligere -8 794 Avskrevet i år -35 175 131 908 SUM VARIGE DRIFTSMIDLER 131 908 SUM ÅRETS AVSKRIVNINGER -35 175 NOTE: 16 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2015) 89 786 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 89 786
19 Sameiet Idun Nord Forslag til årsmøtet A) Forslag til elektronisk låssystem: Dører og garasjeporter til Idun Nord Sameie er utstyrt med mekanisk låssystem levert av Kaba Møller Undall AS. Over tid erfarer vi dessverre at mange mister nøklene til inngangsdørene. Dette medfører en del administrativt arbeid. Dessuten er dette en sikkerhetsrisiko ved at nøkler kommer på avveie og uvedkommende kan få adgang til bygningene. (Innbruddene i postkassene kan tyde på at nøkler for inngangsdørene er tilgjengelig for kriminelle.) Videre er en utskifting av mekaniske dørlåser dyrere enn å bytte til elektronisk låssystem. Styret har derfor gjort en foreløpig evaluering av et elektronisk låssystem, basert på RFID brikker som nøkkel. Vi har mottatt et tilbud fra Kaba Møller Undall på et systemet Kaba Elovo. Fordelen med et slikt system er at nøkkel på avveie raskt kan slettes for adgang av ansvarshavende i Styret og en ny brikke med ny adgangskode kan programmeres til sameier/leietaker. Det følger programvare, bordleser, programmeringskort og håndprogrammerer samt uprogrammerte brikker med låssystemet. Videre er det mulig for den enkelte sameier å bytte til elektronisk lås, som åpnes med samme brikke, men med en annen kode for privatlås. Fordelen med RFID framfor kodelås er at eieren ikke behøver å huske en kode som kan bli lest av uvedkommende. Sameieren fører brikken mot brikkeleseren, og døren åpner for de som har adgang. Vi har satt opp 6 alternativer der omfang og pris skiller tilbudene. Kun skallsikring er det viktigste. Men for å slippe eksisterende mekaniske nøkkel må alle låsene skiftes. Alle prisene er eks. mva. Nødvendig sterkstrøms montasje kommer utenom. Leverandøren tar forbehold om nødvendig prisjustering. I tillegg kommer også en PC med Windows 8.1. Alternativ 1) Bare Skallsikring Programvare, bordleser, programmeringskort, håndprogrammerer (uprogrammerte brikker/nøkkel kommer utenom) Montasje Hovedinngang Lillogata (LG) 14 Bi Inngang LG 14 Hovedinngang LG 16 Innvendig sykkelbod LG 16 Hovedinngang LG 18 Innvendig Sykkelbod LG 18 Garasjeport U1 og U2 Sum: 33690,- Kr Sum med HW/SW og montasje: 66 586,-
20 Sameiet Idun Nord Alternativ 2) Boder Utvendig Sykkelbod LG14-16 Boder LG 14 Boder LG 16 Utvendig Sykkelbod LG 18 Boder LG 18 Sum: 27384,- Sum Alternativ 1 og 2: Kr 93 970,40 Alternativ 3) Tavlerom Målerstativ for LG14, LG16 og LG18 Sum eks mva: Kr 27384,- Sum Alternativ 1,2 og 3: Kr 121 354,- Alternativ 4) Søppelbod LG14 og 16 + Søppelbod LG 18 Sum: Kr 7824,- Sum Alternativ 1-4: Kr 129 178,40 Alternativ 5) Låsing av dørene fra garasjeanlegget til trappeløpene. I alt 7 dører: Sum: Kr 95424,72 Sum Alternativ 1-5: Kr 224 603,12 Alternativ 6) Skifte lås til dørene mot sykkelbodene fra entreen i LG 16 og LG 18. + Bod for barnevogn LG 16 og LG 18. Sum: Kr 50602,12 Sum Alternativ 1-6: 275 205,12 Forslag til finansiering: Dersom Sameiet går inn for et av alternativene over, vil investeringen gjøre et betydelig innhogg i egenkapitalen. Styret foreslår derfor at belastningen tas utenom budsjettet og fordelt mellom de 101 sameierne som en ekstraordinær innbetaling. Dersom alternativ 4 velges vil dette da utgjøre en økning i fellesutgiftene på kr 110,- pr seksjon hver måned i ett år!
21 Sameiet Idun Nord B) Forslag om vedtektsendring: Punkt 5.1.7 Kostnader som ikke dekkes gjennom fellesutgiftene Kostnader påløpt fra OBRE (Oslo Brann og Redningsetat) ved falske alarmer dekkes av den enkelte seksjonseier. Forslag til vedtak: sameiermøte vedtar vedtektsendringen og punkt 5.1.7 legges til i sameiets vedtekter.
22 Sameiet Idun Nord VALGKOMITEEN INNSTILLER FØLGENDE PERSONER: A. Som styremedlemmer for 2 år foreslås: Maj Britt Wenner Lillogata 18 Anders Løkke Lillogata 14 Styremedlemmer som ikke er på valg: Roy Annar Søbakken Lillogata 16 Ida-Renee Forsberg Lillogata 14 B. Som varamedlem for 2 år foreslås: 1. Marita Gustavsen Lillogata 14 C. Som valgkomité for 1 år foreslås: [Navn] [Navn] [Adresse] [Adresse] I valgkomiteen for Sameiet Idun Nord Marte Haabeth Grindaker Vibeke Høegh-Omdal
23 Sameiet Idun Nord Orientering om sameiets drift Vaktmester Sameiet Idun Nord har avtale om vaktmestertjeneste med OBOS Eiendomsdrift. Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må den enkelte eier påregne å måtte betale for tjenesten selv. Hjemmeside Sameiet har opprettet egen hjemmeside for informasjonsmål: www.idunnord.no Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer 82310969. Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.