ØKONOMI OG REGNSKAP INNHOLD

1

ØKONOMI OG REGNSKAP INNHOLD HVORFOR FØRE REGNSKAP? 4 - Ledelsen i bedriften 4 - Eiere 4 - Nye investorer og långivere 5 - Ansatte 5 - Samfunnet (skatt og avgift) 5 REGNSKAP FOR UNGDOMSBEDRIFTER 6 - Balansen 6 - Resultatregnskapet 8 - Bokføring 10 - Varebeholdning 12 - Lønn 12 - Skatt og avgifter 12 - Avvikling av Ungdomsbedriften 12 EKSEMPELREGNSKAP FOR UNGDOMSBEDRIFTEN STRIKKESKJERF UB 13 - Åpningsbalanse 13 - Bilagene 13 - Bokføringen 16 - Avslutning 18 - Kontroll av regnskapet 19 - Kommentarer til regnskapet 23 REGNSKAPSPROGRAM FOR UNGDOMSBEDRIFTER PÅ WWW.UE.NO 24

HVORFOR FØRE REGNSKAP? Bedriftens økonomi forandres hele tiden og økonomisjefen må alltid ha oversikten. Et problem alle nystartede bedrifter har, er at utgiftene kommer først, dvs. innkjøp av materialer, utstyr, produkter for videresalg, og at inntektene først kommer senere når salget har kommet i gang. Hvis pengene ikke rekker til de regningene som må betales, har bedriften et likviditetsproblem og kan ende i konkurs. For å kunne få den nødvendige oversikten over økonomien, må bedriften utarbeide et regnskap. Regnskapet gir for det første oversikt over hvor mye inntekter og kostnader bedriften har, og dermed om bedriften går med overskudd eller underskudd. Regnskapet gir også oversikt over hvilke eiendeler bedriften har, hvorvidt (og i så fall til hvem) bedriften skylder penger og hvor stor egenkapitalen er. Det må jo også nevnes at det å føre regnskap ikke er noen frivillig sak for de som driver næringsvirksomhet, men en plikt som følger av regnskapsloven og bokføringsloven. Dette skyldes blant annet at det er mange interessegrupper som har behov for bedriftens regnskap og at det derfor ikke kun skal være opp til bedriften selv å bestemme om, og på hvilken måte, regnskap skal utarbeides. Regnskapet brukes til mye av mange. Her er noen eksempler: LEDELSEN I BEDRIFTEN Den eller de som leder en bedrift behøver en oversikt over hvordan virksomheten faktisk går økonomisk. Tjener man penger på dette eller bør driften legges om? I en bedrift som kun har kontante salg og kontante kjøp vil det å telle opp kassa gi en viss oversikt over om man tjener penger eller ei. Men det er sjelden så enkelt. NYE INVESTORER OG LÅNGIVERE Bedriften får kanskje behov for mer kapital? Det kan innhentes i form av mer egenkapital eller ved at det tas opp lån. Investorer og långivere vil spørre etter regnskap for å vurdere risikoen de tar ved å investere pengene i bedriften. Investorer ønsker å danne seg et bilde av bedriften for å vurdere om det er sannsynlig at den vil tjene gode penger og hvilken sjanse de har til å få god avkastning på de pengene de investerer. Långivere ønsker å danne seg et bilde av hvor stor bedriften er (den bør jo kunne tjene penger minst like lenge som lånet varer) og hvilken mulighet bedriften har til å nedbetale lånet (tjener den minst like mye hver måned som avdraget på lånet)? ANSATTE Ansatte vil kanskje vite hvor solid bedriften er. Det sier regnskapet noe om. Hvis bedriften går med store underskudd kan det bety fare for arbeidsplassene. Dersom bedriften går med store overskudd, kan det hende at de ansatte forventer å få sin del av dette i form av økte lønninger. SAMFUNNET (SKATT OG AVGIFT) Regnskapet er utgangspunktet for å bestemme skattemessig overskudd, og hvor mye skatt bedriften skal betale. Et velferdssamfunn der mange offentlige tjenester er gratis, trenger inntekter i form av blant annet skatter. Da er regnskap nødvendig. Ofte er det nødvendig å gjøre investeringer for å starte bedriften. Bedriften kjøper for eksempel en maskin som kan brukes i flere år. Maskinen produserer varer. Inntektene fra salg av disse varene fordeler seg over flere år. Da bør kostnadene ved å kjøpe maskinen deles på de samme årene, for ellers blir bildet skjevt: først bare kostnader, så bare inntekter. Det ville ikke bli inntekter uten kostnader, så for å få en riktig oversikt over hva som er lønnsomt, bør kostnader og inntekter fordeles på samme periode. Varer som kjøpes inn og/eller produseres og som er ment for videresalg vil vanligvis gå til lager først. Selve betalingen av varene vil da ikke være noen kostnad i regnskapsmessig forstand, selv om betalingen selvsagt skal bokføres. Kostnaden for varene vil først føres som en varekostnad når varen tas ut av lager for salg (eller at varen kastes eller gis bort). Av den grunn er det viktig å holde en god kontroll og registrering av varebeholdningen. På den måten får man også her registrert kostnader og inntekter på korrekt periode. Så fort noe selges eller kjøpes på kreditt, er det nødvendig med et system for å holde orden på hvem bedriften skylder penger og hvem som skylder penger til bedriften. Uten et system for å registrere salg og kjøp, innbetalinger og utbetalinger, er det dessuten vanskelig å oppdage hvis noen urettmessig har forsynt seg fra kassa. EIERE Går bedriften med overskudd, ønsker eierne kanskje å ta ut hele eller deler av dette. Da trengs det en oversikt over hvor stort overskuddet har vært og hvor mye bedriften har igjen av egenkapital etter utbetaling til eierne. Bedriften må ha tilstrekkelig egenkapital til å drive videre. Hvis de som leder bedriften ikke er de samme som eier den, vil eierne antagelig ønske å kontrollere at ledelsen styrer bedriften best mulig. Da trenger de et regnskap. Hvis lederne har sløst vekk pengene, kan det hende at eierne ønsker å bytte dem ut. 4 5

REGNSKAP FOR UNGDOMSBEDRIFTER Det er ikke like strenge regler til hvordan regnskapet skal føres i en Ungdomsbedrift som i en virkelig bedrift. Dette skyldes bl.a. at det er gjort en del forenklinger i forhold til skatter og avgifter. Videre er størrelsen på virksomheten som oftest forholdsvis liten, slik at det ikke er så vanskelig å holde oversikten selv om man fører et forenklet regnskap. Dersom imidlertid omfanget skulle øke og omsetningen overstiger kroner 140.000, vil Ungdomsbedriften komme inn under reglene for ordinære bedrifter. (Ta gjerne kontakt med UE i fylket eller fylkesskattekontoret for veiledning) Ungdomsbedrifter skal føre et forenklet regnskap, men etter samme prinsipper som gjelder for ordinære bedrifter. Regnskapet består av en balanse og et resultatregnskap. Dersom det kjøpes inn varer for kroner 1000, vil varebeholdningen øke fra kroner 0 til kroner 1000 (posterer kroner 1000 til debet på varebeholdning) og bankkontoen minker fra kroner 1400 til 400 (posterer kroner 1000 til kredit på bank). Man posterer altså like mye til debet og kredit, men på ulike kontoer. BANK Kjøp av varer 1000 BALANSEN Balansen spesifiserer verdiene bedriften har. Den har to sider og kan illustreres ved T-konto slik: VARER BALANSE Kjøp av varer 1000 Eiendeler (E) Egenkapital (EK) + Gjeld (G) Etter dette har eksempelbedriften følgende økonomiske stilling: Eiendelsiden (debetsiden) viser hvilke eiendeler bedriften har, for eksempel kontanter, bankinnskudd, varebeholdning og den bokførte verdien av disse. Den andre siden (kreditsiden) viser med hvilke kapitalkilder eiendeler er finansiert. Bedriften kan hente kapital fra eierne; egenkapital, eller fra andre; for eksempel leverandørgjeld. Eksempel: En Ungdomsbedrift kan starte opp med 7 deltagere (eiere), som hver skyter inn kroner 200; altså totalt kroner 1400. Pengene settes inn i banken. Det gir da følgende åpningsbalanse: BALANSE Eiendeler Bank 400 Egenkapital Innskutt egenkapital 1400 Varer 1000 Gjeld 0 BALANSE Eiendeler Egenkapital Bank 1400 Innskutt egenkapital 1400 Gjeld 0 HUSK! Verdien på den ene siden av balansen skal alltid være lik den andre. Sum 1400 Sum 1400 Normalt vil det skje mange transaksjoner/regnskapsmessige hendelser i løpet av en periode. I praksis vil den løpende registreringen av transaksjonene bli foretatt på egne kontoer for de ulike eiendeler, egenkapital og gjeld. Alle posteringer/transaksjoner skal registreres både til debet og til kredit. Hver av innbetalingene fra deltagerne skal således registreres til debet på bank og kredit på innskutt egenkapital. Dette prinsippet for registrering kalles det dobbelte bokholderiets prinsipp og er fundamentet for regnskapsføringen. Dette prinsippet medfører at sum eiendeler alltid blir lik egenkapital + gjeld. 6 7

Normalt presenteres resultatregnskap og balanse tabellarisk som vist i eksempelet under: RESULTATREGNSKAPET Resultatregnskapet viser bedriftens inntekter og kostnader. Kostnader er utgifter som er periodisert til den periode de hører hjemme. Eksempler på inntekter er salg av bedriftens varer, mens kostnader kan være varekostnader samt driftskostnader som for eksempel kontorrekvisita og markedsføring. I regnskapet blir inntekter og utgifter/kostnader registrert på egne konti. Differansen mellom bedriftens inntekter og kostnader kalles resultat. Er inntektene høyere enn kostnadene vil vi få et overskudd som vil øke egenkapitalen, mens et eventuelt underskudd vil redusere egenkapitalen. Overskuddet eller underskuddet som fremkommer i resultatregnskapet skal overføres til egenkapitalkontoen i balansen, på egen linje kalt opptjent egenkapital. Eksempel med overskudd: RESULTATREGNSKAPET RESULTATREGNSKAP Salgsinntekter 3000 Varekostnader 500 Annen driftskostnad 1500 Sum driftskostnader 2000 Årsresultat 1000 BALANSE Eiendeler Varebeholdning 500 Bank 1900 Sum eiendeler 2400 Varekostnad 500 Driftskostnad 1500 Resultat 1000 3000 Salgsinntekter 3000 3000 Egenkapital Innskutt egenkapital 1400 Opptjent egenkapital 1000 Sum egenkapital 2400 Sum gjeld 0 Sum egenkapital og gjeld 2400 Vi ser her at summen av posteringene på debet- og kreditsiden i resultatregnskapet er like store. Resultatet finnes ved at alle inntekter trekkes fra alle kostnader. Ved periodens slutt føres dette over til balansen (i eksempelet kroner 1000). Eiendeler BALANSEN EK + Gjeld Dersom bedriften drives over flere år, vil opptjent egenkapital inneholde summen av resultatet for alle årene med mindre resultatet er delt ut til eierne som utbytte. Som en oppsummering av bevegelsen på de enkelte konti kan vi sette opp følgende: Eiendeler BALANSEKONTO Gjeld Egenkapital Inntekter RESULTATKONTO Utgifter Varekostnad 500 Bank 1900 Innskutt egenkapital 1400 Opptjent egenkapital 1000 Økning av eiendeler Økning av gjeld Økning av egenkapital Inntektene øker Kostnadene øker 2400 2400 Reduksjon av eiendeler Reduksjon av gjeld Reduksjon av egenkapital Inntektene reduseres Kostnadene reduseres Vi ser at summen av posteringene på debet og kredit siden i balansen er like store, samt at opptjent egenkapital i balansen er det samme tallet som fremgår som resultat i resultatregnskapet. 8 9

BOKFØRING - den løpende regnskapsføring gjennom året Selve formålet med regnskapet er at det skal gi pålitelig informasjon om bedriftens økonomiske stilling. Noen av de grunnleggende prinsippene som ligger til grunn for dette er at: Arkivering - oversikt Det er viktig med oversikt over alle bilagene. For å sikre at alle transaksjoner kommer med og blir forsvarlig registrert vil det være hensiktsmessig å arkivere alle bilagene fortløpende i en ringperm, etter dato, etter hvert som de mottas. Avhengig av hvor stor bilagsmengden er kan det være hensiktsmessig å sortere dem. En vanlig måte å sortere på er som følger: alle transaksjoner blir bokført (fullstendighet) bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser (realitet) transaksjonene skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig (nøyaktighet) bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse dokumentasjonen skal oppbevares ordnet. Bilag Alle transaksjoner skal dokumenteres med bilag. Dette kan være salgsfaktura eller kvittering for kjøp av eksempelvis kontorrekvisita, telefonutgifter eller annonse i avisen. For at man skal kunne trekke kostnader fra i inntektene må dokumentasjon fremlegges. Man må derfor ta godt vare på utgiftsbilagene. Et salgsdokument/ salgsfaktura skal være forhåndsnummerert og inneholde følgende opplysninger: Bilagstype Utgående faktura/inntektsdokumentasjon (salg) Inngående faktura (kjøp) Kassebilag Bank Diverse bilag Bilagene bør videre påføres et fortløpende nummer. Dette kan da brukes som referanse i bokføringen/registreringen. Sorteringsrekkefølge Numerisk datoorden/alfabetisk datoorden datoorden datoorden organisasjonsnummer dato for utstedelse (fakturadato) angivelse av selger angivelse av kjøper (men se nedenfor om unntak) ytelsens art og omfang tidspunkt og sted for levering av ytelsen vederlag (pris) og betalingsforfall eventuelle avgifter, typisk merverdiavgift hvis selger er avgiftspliktig Hvis bedriften selger på kreditt, må de utstede en faktura. Kontantbeholdning - kasse Det er viktig å ikke blande bedriftens økonomi med egen privatøkonomi. Et systematisk skille er viktig. Bedriften bør opprette egen bankkonto og egen kassebeholdning. Det kan være en fordel å bruke to kontantkasser: En kasse for kontantomsetning og en kasse som brukes til å betale regninger. Den kassen som brukes til å betale regninger kan være en fast kasse på for eksempel kroner 1500. Det skal da alltid ligge kontanter eller betalte regninger for til sammen kroner 1500 i denne kassen. Hvor stort beløp det er behov for i fastkassen vil avhenge av hvor mye som kjøpes kontant. Når kontantene er brukt, tar man penger ut fra banken tilsvarende det nøyaktige beløp på regningene slik at kontantbeholdningen igjen blir kroner 1500. Uttakskvittering og regning legges sammen med andre bilag til regnskapsføring. Kontantomsetning settes jevnlig inn i banken, helst daglig. Videre skal kontantene i kassen telles opp ved dagens slutt, og avstemmes mot salget. Også kontantsalg må dokumenteres. Virkelige bedrifter må ha kasseapparat for å slå inn og dokumentere kontantomsetningen. Det kreves ikke at Ungdomsbedriftene skal anskaffe seg et kasseapparat. I stedet kan Ungdomsbedriftene bruke en forhåndsnummerert kvitteringsblokk der hver kvittering har en kopi vedheftet. Ett eksemplar av kvitteringen utleveres kunden, mens kopien beholdes som bedriftens salgsdokumentasjon i bokføringen. I Ungdomsbedrifter vil omsetningen ofte ikke være så stor, og det vil da være tilstrekkelig å benytte kun én kasse. Den bør ha kontanter for å dekke behovet for vekslepenger og til å betale løpende småutgifter. Kasseoppgjøret må da utarbeides slik at kontantomsetningen og de enkelte utgiftene fremgår. Beløpet som da skal settes inn i bank vil være kontantomsetning minus utgifter og vekslepenger til kassen. På www.ue.no finnes et eksempel på et kasseoppgjørsskjema. Et utgiftsbilag skal i prinsippet inneholde de samme opplysningene som kreves av salgsdokumentasjonen. Angivelse av kjøper kan unnlates ved kontante kjøp/ salg under kroner 1000. (I virkeligheten er reglene rundt dette mer nyansert). Kvitteringsblokk 10 11

EKSEMPELREGNSKAP FOR UNGDOMSBEDRIFTEN: STRIKKESKJERF UB VAREBEHOLDNING Ved periodens slutt, eller på et tidspunkt man ønsker å få en oversikt over resultatet, må beholdningen av bedriftens varer telles opp (dette gjelder ikke bedrifter som kun selger tjenester). Å telle opp varene er nødvendig for å kunne beregne hvor stor varekostnaden har vært i perioden. Riktig varekostnad må man finne for å få oversikt over periodens resultat. I forbindelse med varetellingen må det utarbeides varetellingslister som må angi: varens art kvantum innkjøpspris Summen på varetellingslistene angir da den beholdning som bedriften eier og som skal føres opp som varebeholdning i balansen. Differansen mellom alle kjøpene som tidligere er bokført på varebeholdningskontoen og opptalt beholdning ved periodens slutt, blir dermed innkjøpsprisen for de solgte varene. Denne saldoen overføres til konto for varekjøp i resultatregnskapet. LØNN Dersom det er ønske om å gi lønn til de som arbeider i bedriften, er det fornuftig at hver enkelt deltaker registrer antall timer som er arbeidet. Man bør imidlertid vente med utbetaling til man ser at bedriften har god nok økonomi til å klare dette. Deltakerne kan også velge å ikke utbetale lønn. Eksempelregnskapet for Strikkeskjerf UB er utarbeidet med start 1.september 2005 og for en 2 måneders periode. Hver av de 4 deltagerne kjøper 2 UB-andeler á kroner 100. Venner og familie av deltagerne kjøper til sammen 62 andeler. De blir også medeiere i bedriften. Totalt er det innbetalt kroner 100 for til sammen 70 andeler og vi får følgende åpningsbalanse: ÅPNINGSBALANSE Pr 01.09 Eiendeler Bank 7000 Sum eiendeler 7000 Egenkapital Innskutt egenkapital 7000 SKATT OG AVGIFTER For bedrifter som ikke har erverv til formål finnes egne skatteregler. Det er disse reglene som gjelder for Ungdomsbedriftene. Skattetrekk Hvis samlet lønnsutbetaling fra bedriften til hver enkelt i løpet av et inntektsår ikke overstiger kroner 2000, vil lønnen være fritatt for beskatning. Det er fullt mulig å ta ut høyere lønn enn dette, men da blir hele beløpet skattepliktig. Det må i så fall leveres skattekort (for eksempel frikort) og eventuelt trekkes skatt. Ungdomsbedrifter kan benytte en forenklet oppgjørsordning. Det er utarbeidet egne oppgjørsblanketter som da skal brukes. Hvis dette blir aktuelt anbefaler vi at dere tar kontakt med Ungt Entreprenørskap i fylket for nærmere informasjon. Arbeidsgiveravgift Det skal betales arbeidsgiveravgift av all lønn. Dersom totale lønnsutgifter til hver enkelt ikke overstiger kroner 30000, er bedriften unntatt fra dette kravet. AVVIKLING AV UNGDOMSBEDRIFTEN Når skoleåret er omme er det forutsatt at bedriften avvikles. Den kapitalen som hver av elevene har innbetalt som egenkapital kan de nå utbetale igjen. Dette representerer tilbakebetaling av innskutt kapital. I den utstrekning bedriften har gått med overskudd og har opptjent egenkapital, kan denne også deles på hver av deltagerne og utbetales. For utbetaling av opptjent egenkapital gjelder samme regler som for utbetaling av lønn. Dersom bedriften har drevet med tap vil et underskudd redusere egenkapitalen. Hver av deltagerne vil da få utbetalt forholdsmessig mindre enn det de faktisk har innbetalt. Forretningsideen går ut på å selge strikkede skjerf med logo til kroner 60 pr skjerf. Skjerfene kjøpes inn for kroner 30 pr stk. Virksomheten driver rent varekjøp og varesalg. BILAGENE Bedriften har i perioden bokført 18 bilag. Her følger kommentarer til bokføringen av hvert enkelt bilag. Hvordan bilagene ser ut kan du se på www.ue.no under Regnskap og Økonomi i læremateriellet. Du kan se hvordan hver enkelt transaksjon er bokført ved å se på bilagshenvisningen i bokføringseksempelet. Bilag 1 Innbetaling av egenkapital for de 70 andelene, samlet kroner 7000. For hver solgte andel blir det skrevet et andelsbrev. Bedriftens dokumentasjon på dette salget er kvitteringsslippen som ligger igjen i andelsheftet. Innbetalingene settes inn i bank og dokumenteres også med kvittering fra bank. Alle innbetalingene fra andelseierne bokføres til debet bank, og til kredit konto for innskutt egenkapital. (I bilagseksemplet vises kvitteringsslipp og UB-andel kun for de 4 elevene/deltagerne). Bilag 2 Strikkeskjerf UB betaler registreringsgebyr til Brønnøysund med kroner 200. Beløpet bokføres til kredit på konto for bank og til debet på konto for diverse utgifter. Bilag 3 Strikkeskjerf UB kjøper startpakke fra Ungt Entreprenørskap Forlag for kroner 700. Beløpet bokføres til kredit bank og til debet på konto for kontorrekvisita. Bilag 4 Strikkeskjerf UB tar ut et beløp av banken for å ha som kontanter i kassen. Kroner 1500 bokføres inn i kasse og ut av bank, dvs. kroner 1500 til debet på konto for kasse og til kredit på konto for bank. 12 13

Bilag 5 Kjøp av første del av varelageret med 100 skjerf á kroner 30 bokføres som varebeholdning. Kroner 3000 bokføres til debet på konto for varebeholdning i balansen og til kredit for konto for leverandørgjeld. Bilag 6 Leverandørgjelden betales fra bankkonto med kroner 3000. Beløpet bokføres til debet på leverandørgjeld og til kredit på konto for bank. Bilag 7 De første salgene registreres i salgsrapporten på grunnlag av salgskvittering. Sum salg utgjorde til sammen kroner 2400 som bokføres til kredit på konto for salgsinntekter. Hele beløpet kan imidlertid ikke settes inn i banken, da kroner 603 er benyttet til diverse kjøp. Kjøpene er dokumentert med utgiftsbilag som er lagt i kassen etter hvert som penger er brukt fra kassen til å betale. Utgiftsbilagene består av: Utlegg i forbindelse med reise til leverandør for å se på produktet og inngå leveringsavtale. Utlegget refunderes vedkommende som har reist med kroner 154. Beløpet bokføres til debet på konto for reiseutgifter. Til bruk i kalkulasjonen er det kjøpt inn en kalkulator. Beløpet kroner 199 bokføres til debet på konto for kontorrekvisita. Kjøp av kvitteringsblokker kostnadsføres som kontorrekvisita. Beløpet kroner 250 bokføres til debet på konto for kontorrekvisita. Kasserapporten fylles ut. Se bilde! Ifølge kasserapporten skal det være følgende beløp i kassen: Inngående kassebeholdning kr 1500 Inntekter: kr 2400 - Utgifter: kr 603 = Beregnet beholdning kr 3297 Kassen telles opp og avstemmes mot beregnet beholdning ifølge kasserapporten. Kontantbeholdning (vekslepenger) på kroner 1500 beholdes som kontanter i kassen. Resterende beløp kroner 1797 (3297-1500) settes inn i banken. Beløpet debiteres bankkonto. Oppsummert er det foretatt følgende posteringer på bakgrunn av kasserapporten: Salg 2400 Sum kredit 2400 reiseutgifter 154 kontorrekvisita 199 kontorrekvisita 250 Bank 1797 Sum debet 2400 Bilag 8 Salg kroner 1500 bokføres på grunnlag av salgsfaktura og salgsrapport.det har denne gangen ikke vært noen utgifter betalt fra kassen. Beløpet settes i sin helhet inn i banken og bokføres til debet på konto for bank og til kredit på konto for salgsinntekter. Bilag 9 Nytt varekjøp på kroner 1800 bokføres til debet på konto for varebeholdning i balanse og til kredit på konto for leverandørgjeld. Bilag 10 Leverandørgjelden betales fra bankkonto med kroner 1800. Beløpet bokføres til debet på leverandørgjeld og til kredit på konto for bank. Bilag 11 Bilaget representerer kostnader til bokføringskurs hos NARF Ekstra. Beløpet kroner 375 debiteres konto for diverse utgifter - kurs og krediteres konto for bank. Bilag 12 og 13 Transaksjoner i forbindelse med varekjøp og betaling av leverandør. Bokføres som tidligere angitt under hhv. bilag 5 og 6. Bilag 14 Salgene registreres i salgsrapporten på grunnlag av sum i henhold til kontantfakturaer. Kroner 6000 krediteres salgskonto. Utgiftsbilagene består av: Kontantbilag fra posten på kroner 393 bokføres til debet på konto for kontorrekvisita. Kjøp av kontorrekvisita kroner 300 bokføres til debet på konto for kontorrekvisita. Kjøp av kontorrekvisita kroner 250 bokføres til debet på konto for kontorrekvisita. Kassen telles opp og avstemmes mot beregnet beholdning i følge kasserapporten. Kontantbeholdning / vekslepenger, kroner 1500 beholdes som kontanter i kassen. Resterende beløp, kroner 5057, settes inn i banken. Beløpet debiteres bankkonto. Bilag 15 Som et ledd i markedsføringen er det trykket brosjyrer. Mottatt inngående faktura på kroner 850 bokføres til debet på konto for markedsføringskostnader og krediteres konto for leverandørgjeld. Bilag 16 Hver av de 4 deltagerne ønsker lønn for innsatsen i de 2 første månedene. Samlet utgjør dette kroner 800. Beløpet utbetales ikke i denne omgangen, men avsettes som skyldig i regnskapet. Kroner 800 debiteres konto for lønn i resultatregnskapet og krediteres konto for skyldig lønn i balansen. Bilag 17 Inngående faktura betales fra banken med kroner 850. Beløpet bokføres til kredit på konto for bank og til debet på konto for leverandørgjeld. Bilag 18 Varetellingslistene viser i sum at bedriften har 95 enheter på lager. Hver av enhetene er kjøpt inn til kroner 30 pr. stk. Vi får da følgende beholdning: Antall x Innkjøpspris = Varebeholdning 95 30 2850 Dette blir varebeholdning i balansen. Varekostnaden, eller innkjøpsprisen for de solgte varene, beregnes da slik: Varekjøp - Varebeholdning = Varekostnad 7800 2850 4950 Posteringene gjennomføres ved at kroner 4950 krediteres konto for varebeholdning i balansen og debiteres konto for varekostnad i resultatregnskapet. 14 15

BOKFØRINGEN Kasse Bank Innskutt egenkapital Opptjent egenkapital Skyldig lønn Varekostnader Varebeholdning Leverandørgjeld Reiseutgifter Salgsinntekter Lønn Kontorrekvisita Markedsføring Diveree utgifter Sum kontroll 16 17

AVSLUTNING Når regnskapet for perioden skal sette opp må debet og kredit for hver konto summeres. Deretter regnes differansen mellom debet og kredit ut for hver konto. Eksempel: Sum debet på konto for salgsinntekter = 0. Sum kredit på konto for salgsinntekter = 9900. Differansen = 9900 til kredit. Dette beløpet overføres til linjen for salgsinntekter i resultatregnskapet. (I resultatregnskapet er kredit = inntekt og debet = kostnad). Når alle resultatkonti er avsluttet og satt inn i resultatregnskapet, fremkommer periodens resultat; overskudd eller underskudd. Regnskapet i Strikkeskjerf UB viser et overskudd på kroner 479. Dette beløpet føres mot balansekonto opptjent egenkapital. Overskuddet øker bedriftens egenkapital. Alle balansekonti avsluttes og føres mot utgående balanse. Eksempel: Sum debet bank = 16900. Sum kredit bank = 12971. Differansen = 3929 til debet. Kroner 3929 overføres til linjen bank i balansen. (I balansen er debet eiendel og kredit lik egenkapital eller gjeld). RESULTATREGNSKAP for perioden 01.09-01.12 År 200X Salgsinntekter Salgsinntekter 9900 Varekostnader 4950 Lønnskostnader 800 Annen driftskostnad 3671 Sum driftskostnader 9421 Driftsresultat 479 Årsresultat 479 BALANSE Eiendeler Varebeholdning 2850 Bank 3929 Kasse 1500 Sum eiendeler 8279 Egenkapital Innskutt egenkapital 7000 Opptjent egenkapital 479 Sum egenkapital 7479 KONTROLL AV REGNSKAPET For at regnskapet skal kunne brukes til å ta riktige beslutninger, er det viktig at man er sikker på at tallene stemmer med virkeligheten. Det er da nødvendig å foreta visse kontroller for å sjekke dette. Vi skal i dette kapittelet se på kontroll av varebeholdning, bank og kassebeholdning. Kontroll av varebeholdning I regnskapet står det nå bokført en varebeholdning på kroner 2850. Kontrollen består i at varebeholdningen telles opp, og at man multipliserer dette antallet med innkjøpspris. I eksempelregnskapet hadde man ved opptellingen 95 skjerf. Disse ble innkjøp for kroner 30 pr stk. Verdi av varebeholdning er da (95 stk * 30 kr/stk =) kroner 2850. Vi ser her at varebeholdningen er riktig bokført. Så lenge beregningen og bokføringen av varekostnaden er riktig, vil også bokført varelager bli riktig. Denne kontrollen forteller altså at det som er bokført som varelager stemmer med de varer som er på lager. Kontrollen forteller imidlertid ikke om varer har forsvunnet fra lageret underveis, uten at de har blitt solgt. De fleste bedrifter er utsatt for svinn. Som oftest skyldes dette varer som blir foreldet og som må kasseres av den grunn, eller varer som ikke holder kvalitetskravene. Svinn kan også være tyveri utført av ansatte eller utenforstående. Svinn reduserer bedriftens resultat, og det er derfor viktig å etablere gode rutiner for å få svinnet så lavt som mulig. Bruttofortjenesteanalyse For å kontrollere om bedriften har vært utsatt for svinn, kan det være lurt å foreta en bruttofortjenesteanalyse. Da regner man først ut en teoretisk bruttofortjeneste, og sammenligner med faktisk bruttofortjeneste. (Bruttofortjenesteanalyse egner seg først og fremst til bedrifter som selger varer. Bedrifter som selger tjenester vil heller ikke være utsatt for svinn på samme måte. Det er jo ikke aktuelt at tjenesten blir foreldet og må kastes av den grunn, og det er heller ikke like lett å stjele en tjeneste). Teoretisk bruttofortjeneste finner man slik: (Varens utsalgspris - varens innkjøpspris) x 100% Varens utsalgspris (Dersom bedriften selv produserer varene, vil varens innkjøpspris i denne beregningen bestå av innkjøpsprisen til de delene som går med til å produsere varen). Faktisk bruttofortjeneste finner man slik: Resultatregnskapet for Strikkeskjerf UB blir seende slik ut: Gjeld Skyldig lønn 800 Sum gjeld 800 Sum egenkapital og gjeld 8279 (Salgsinntekter - varekostnader) x 100% Salgsinntekter 18 19

Et eksempel på bankavstemming: BRUTTOFORTJENESTEANALYSE AV STRIKKESKJERF UB: Teoretisk bruttofortjeneste Varens utsalgspris = 60 kr Varens innkjøpspris = 30 kr Teoretisk bruttofortjeneste: (60-30)/60x100% = 50% Faktisk bruttofortjeneste Salgsinntekter ifølge regnskapet: 9 900 kr Varekostnad ifølge regnskapet: 4 950 kr Faktisk bruttofortjeneste: (9900-4950)/9900x100% = 50% Vi ser her at det er samsvar mellom teoretisk bruttofortjeneste og faktisk bruttofortjeneste. Dette betyr at det ikke har vært noe svinn i denne perioden. Dersom det ikke er samsvar, er det viktig å finne ut hvorfor. En lavere faktisk bruttofortjeneste skyldes enten at salgsinntektene er lavere enn det antall solgte skjerf skulle tilsi, eller at varekostnaden er høyere enn det antall solgte skjerf skulle tilsi. Dersom bedriften for eksempel har gitt noen kunder rabatt fordi de har kjøpt mange skjerf, eller bedriften har delt ut noen skjerf gratis, vil faktisk salgsinntekt bli lavere enn det man skulle anta. Dersom salgsinntektene ikke er forklaringen, er det sannsynlig at årsaken til den lavere bruttofortjenesten er svinn. Man bør da gå igjennom og finne ut om det er varer man har måttet kaste fordi de har vært ødelagt etc. Kontroll av bank I regnskapet står det bokført kroner 3 029 på bank. Bankutskrift: Kontrollen består i at man sjekker at det faktisk stemmer med det beløpet banken oppgir at står på kontoen. Det er her ikke nok at man kun sjekker sluttsummen ifølge kontoutskriften fra banken. Man bør her kontrollere at alle transaksjonene på bankutskriften stemmer med det som er ført i regnskapet. 20 21

Kontroll av kassebeholdning I regnskapet står det bokført kroner 1500 som fast kassebeholdning. Kontrollen består i at man teller opp kassen og sjekker at beløpet stemmer med det som er bokført. KOMMENTARER TIL REGNSKAPET Regnskapet er et verktøy til å få oversikt og kontroll. For å kunne bruke det til å ta riktige avgjørelser må man forstå hva det forteller. Det er derfor lurt å stille seg noen spørsmål. Resultatregnskapet Det første man ser på er gjerne hvorvidt bedriften har gått med overskudd eller underskudd i perioden. Dersom bedriften har gått med underskudd, er det viktig å finne årsaken til dette for å kunne bedre resultatet i neste periode. Skyldes det at man ikke har kommet godt i gang med salget ennå? Tror man at salget vil bli større i perioden fremover, og i så fall hvorfor det? Er det noe konkret man skal gjøre for å øke salget? Har man hatt noen kostnader i denne perioden som man kan unngå i neste periode? I eksempelregnskapet har bedriften gått med overskudd. Også her er det viktig å finne ut hvorfor, slik at man kan ha en formening om hvordan det vil bli i perioden fremover og om det er noe man kan gjøre annerledes. Bedriften har hatt et bra salg i perioden, og har bra inntjening pr. skjerf. Salgsinntekter 9900 - Varekostnader 4950 = Bruttofortjeneste 4950 (50%) Dette betyr at bedriften kan ha andre kostnader på kroner 4950 uten at den går med underskudd. Bedriften hadde andre kostnader på til sammen kroner 4471. En god del av disse regner de imidlertid ikke med å få i den neste perioden. Dette gjelder for eksempel: registreringsgebyr til Brønnøysund kjøp av startpakke til Ungt Entreprenørskap kostnader til reise til leverandør for å se på produkter (bedriften skal ikke skifte leverandør og de trenger derfor ikke ny vurdering av produktene) kjøp av kalkulator kostnader til bokføringskurs Til sammen kroner 1628. Dersom det ikke stemmer, må man forsøke å finne ut hvorfor. Dersom det er mindre penger i kassa enn kroner 1500 kan noen ha tatt penger for å kjøpe inn noe til bedriften, men glemt å legge kvittering for det som er kjøpt inn. Dersom bokført kasse eller bank ikke stemmer med virkeligheten, kan dette altså bety at regnskapet viser feil resultat, for eksempel for lave inntekter eller for høye kostnader. MERK: Det er viktig å foreta opptelling av varebeholdning og kasse på den dato man setter for avslutning av regnskapet. Hvis man for eksempel bestemmer at man skal lage et regnskap som går frem til den 31. desember, betyr dette at alle inntekter og kostnader som har kommet før den 31.desember skal med. Dersom man har solgt noe den 1. januar, skal dette ikke med i regnskapet for denne perioden. Man må også passe på å telle opp kassa og varene den 31. desember. Dersom bedriften regner med like bra salg i neste periode, kan de da forvente et større overskudd i og med at det er en del kostnader de sparer? Bedriften må også vurdere om det vil være kostnader som kommer i neste periode som de ikke hadde i denne perioden. (Det kan for eksempel være at bedriften skal delta på en messe, og at det vil påløpe en del kostnader i forbindelse med dette.) Balansen Balansen gir en oversikt over hvilke eiendeler bedriften har, om bedriften skylder penger og hvor stor egenkapitalen er. Når det gjelder eiersiden, må man vurdere om sammensetningen av eiendeler er fornuftig. Dersom det for eksempel er lite penger på bankkontoen (eller i kassa), vil dette kunne bety at bedriften vil kunne få problemer med å betale regninger som kommer. Dersom varebeholdningen samtidig er stor, betyr dette at bedriften bør selge unna en del varer før de foretar flere varekjøp. Det samme gjelder dersom bedriften har kundefordringer (kunder som har handlet på kreditt). Da vil det være fornuftig å kreve inn disse pengene for på den måten å få flere kontanter til rådighet. I Strikkeskjerf UB har eierne besluttet å ta ut lønn, slik at det er regnskapsført en lønnskostnad i resultatregnskapet. De har imidlertid ikke utbetalt lønnen ennå og den står ført opp som skyldig lønn med kroner 800. Dersom 22 23

pengene hadde vært betalt ut, ville bankkontoen vært tilsvarende mindre. Grunnen til at de har ventet med å utbetale, er at de er litt usikre på hvor mye kontanter de trenger i neste periode. Selv om de venter med å betale ut, vil ikke kostnadene bli mindre for det. Det påvirker altså ikke bedriftens overskudd, men bedriften får mer kontanter til rådighet. Ovenstående er kun ment som innspill på hvordan man kan bruke regnskapet til å ta beslutninger, og er således ikke noe fasit på hvordan man setter opp en analyse av regnskapet. REGNSKAPSPROGRAM FOR UNGDOMSBEDRIFTER PÅ WWW.UE.NO Et regnskapsprogram klar til bruk ligger på læremateriellsiden til Ungdomsbedriftene under Regnskap og økonomi. For å få tilgang til regnskapsprogrammet må du ha registrert Ungdomsbedriften hos Ungt Entreprenørskap og mottatt brukernavn og passord. Alle bilagene som det er referert til i dette heftet er også avbildet på nettsiden. 24 25

26 27