4 Innføring i regnskap. Hva er regnskap?

Transkript

1 4 Innføring i regnskap Hva er regnskap? Regnskap er et system for å registrere, måle og kommunisere den økonomiske aktiviteten i en bedrift. I denne definisjonen er det tre sentrale begreper; registrering, måling og kommunisering. For det første skal regnskapet registrere de økonomiske hendelsene i en bedrift. Eksempler på slike hendelser er registrering av kostnader og inntekter. For å nyttiggjøre seg informasjonen som registreres, måles tallene i regnskapet. En del av disse målingene gjøres på grunnlag av fastlagte metoder. Hensikten med å måle er å kunne si noe om regnskapet viser gode eller dårlige resultater. Målingene må også kommuniseres til interne og eksterne brukere. I alle bedrifter tas det beslutninger som påvirker bedriftens utvikling. Disse beslutningene baseres blant annet på den informasjonen som gis gjennom regnskapet. Hvis bedriften skal beslutte om det skal investeres i en ny maskin må det tas hensyn til den økonomiske situasjonen i bedriften. Har bedriften råd til en ny maskin? Det er vanlig å dele regnskapsfeltet i to. Regnskap som har eksterne brukere som siktemål kalles gjerne finansregnskap. Regnskap som er til bruk internt i bedriften kalles internregnskap. Hensikten med finansregnskapet er altså å gi informasjon til eksterne brukere. Det er derfor knyttet en rekke regler til hvordan et slikt regnskap skal utformes. Hensikten med internregnskapet er å legge til rette for planlegging og kontroll innad i bedriften. Alle bedrifter er i forskjellig grad forpliktet til å registrere bilag eller føre regnskap (jf. aksjeloven og regnskapsloven). Det offentlige stiller krav til regnskapsføring først og fremst ut fra et samfunnsmessig perspektiv. Regnskapsføringen i bedriften skal gi grunnlaget for - beregning av skatter og avgifter - oversikt over likviditetsutviklingen - priskalkulasjon - budsjett- og kostnadskontroll - planlegging av innkjøp og lagerhold - oppfølging av kunder - lønnsomhetsvurderinger - samarbeid med leverandører Det er altså ikke bare bedriften selv som har nytte av regnskapet. Offentlige myndigheter har for eksempel interesse av regnskapet ut i fra skattemessige hensyn. 51

2 4 Innføring i regnskap Det er kanskje ikke så enkelt å skjønne hvorfor leverandører skal ha interesse for bedriftens regnskap. Men det er viktig for leverandører å se på regnskapet før de eventuelt bevilger bedriften kredittid. En låneinstitusjon kan også tenkes å kunne gå gjennom bedriftens regnskap for å vurdere om de er verdige et lån. Regnskapsloven Regnskapsloven fastsetter hvem som er regnskapspliktige, hva regnskapsplikt innebærer og hvordan bedriftens balanse skal presenteres. Den gir også anbefalinger for regnskapsstandarder. I tillegg gir regnskapsloven oversikt over registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, såkalt bokføring. Ifølge regnskapsloven 1 2 er følgende virksomheter regnskapspliktige: - aksjeselskaper - allmennaksjeselskaper - statsforetak - kommandittselskaper - ansvarlige selskaper - enkeltpersonsforetak - finansinstitusjoner - verdipapirfond - samvirkelag - borettslag og boligbyggelag - økonomiske foreninger - andre foreninger - utenlandske foretak som er skattepliktige i Norge Regnskapsplikt innebærer at selskapet skal registrere og dokumentere regnskapsopplysninger og utarbeide årsregnskap. Et årsregnskap inneholder resultatregnskap, balanse, kontantstrømoppstilling og noteopplysninger. Videre må selskapet utarbeide årsberetning og offentliggjøre opplysningene. Det siste kan gjøres ved å sende inn årsoppgjøret til Brønnøysundregistrene. De som er unntatt fra regnskapsplikten, er små enkeltpersonsforetak og små foreninger. For å kunne regnes som små må samlede eiendeler ikke overskride 20 millioner kroner, og man må ha maksimalt 20 ansatte. Også små ansvarlige selskaper er unntatt fra regnskapsplikten. For at et ansvarlig selskap skal slippe regnskapsplikten, må omsetningen ikke overskride 5 millioner kroner, det må være færre enn fem ansatte, og selskapet må maksimalt ha fem deltakere. Ingen av deltakerne må ha begrenset ansvar. 52

3 4 Innføring i regnskap Regnskapsloven presiserer at enhver som har plikt til å levere næringsoppgave eller merverdiavgiftsoppgave, uansett regnskapsplikt, skal følge regnskapsloven kapittel 2 om registrering og dokumentasjon. Det kalles registreringsplikt. Regnskapsloven kategoriserer selskapene etter størrelse. De minste selskapene er unntatt regnskapsplikten. De har som tidligere nevnt, bare registreringsplikt og skal lage en status i form av næringsoppgaven til ligningskontoret. Selskapene som er regnskapspliktige, kategoriseres som - små - mellomstore - store For å bli definert som små må selskapet oppfylle minst to av følgende tre kriterier: - ha mindre enn 40 millioner i omsetning - ha mindre enn 20 millioner i balansesum - ha færre enn 50 ansatte Rundt 90 prosent av alle norske selskaper tilhører enten kategorien små bedrifter, eller er i kategorien registreringspliktige. Små foretak slipper å utarbeide kontantstrømanalyse og konsernregnskap. De har også reduserte krav til noteopplysninger. I tillegg kan små selskaper gjøre unntak fra flere regnskapsprinsipper og velge forenklede vurderingsregler. Alle større selskaper må følge loven fullt ut. Balanselære Kapitalanskaffelse og kapitalanvendelse For å kunne etablere en bedrift må en skaffe til veie kapital, vanligvis penger. Det kan skje på to måter: Eierne kan skyte inn kapital, eller bedriften kan ta opp lån. Den kapitalen som eierne selv skyter inn, kalles egenkapital. Den kapitalen som lånes av andre, kalles gjeld. Kapitalen i selskapet brukes til ulike eiendeler som varelager, bankinnskudd, inventar, kontanter osv. Eiendelene må enten være finansiert av egenkapital eller gjeld. Summen av eiendelene må derfor tilsvare summen av egenkapital og gjeld. Eiendeler = egenkapital + gjeld 53

4 4 Innføring i regnskap Eksempel 1 Tre venner har etablert et aksjeselskap som de kaller Myfuture AS og til sammen har de innbetalt kr i aksjekapital. Bedriften etableres 1. mai Pengene plasseres i første omgang som et bankinnskudd. Aksjekapitalen utgjør bedriftens egenkapital. Den økonomiske situasjonen for bedriften på dette tidspunkt kan stilles opp i en balanse. Balanse 1. mai 2008 Eiendeler Egenkapital/Gjeld Bankinnskudd Egenkapital (Aksjekapital) Sum Venstresiden (debet) i balansen viser bedriftens eiendeler (kapitalanvendelsen), og høyresiden (kredit) i balansen viser hvordan bedriften har skaffet til veie kapital for å finansiere eiendelene (kapitalanskaffelsen). Summen av eiendelene skal alltid tilsvare summen av egenkapital og gjeld. Eksempel mai får Myfuture AS innvilget et lån i banken på kr Det blir overført til firmaets bankkonto, og følgende forandring oppstår i balansen: Balanse 15. mai 2008 Eiendeler Egenkapital/Gjeld Egenkapital Bankinnskudd ( ) Gjeld Sum Totalsummen, eller totalkapitalen, har nå økt til kr som følge av lånet som ble plassert på bankkontoen. Legg merke til at det fremdeles er balanse mellom eiendeler på den ene siden og egenkapital og gjeld på den andre siden. 54

5 4 Innføring i regnskap Eksempel 3 Myfuture AS trenger inventar til sine lokaler. 18. mai kjøper de inventar for kr , som betales over nettbank. Denne transaksjonen fører til at bankinnskuddet blir redusert med kr , samtidig som bedriften har fått en ny eiendel, inventar, på kr Vi får dermed en ny balanseoppstilling: Balanse 18. mai 2008 Eiendeler Egenkapital/Gjeld Inventar Egenkapital Bankinnskudd ( ) Gjeld Sum Eksempel mai kjøper Myfuture AS varer for kr og kontormaskiner for kr Alt betales over nettbank. Det gir følgende utslag i balansen: Balanse 26. mai 2008 Eiendeler Egenkapital/Gjeld Kontormaskiner Egenkapital Inventar Gjeld Varelager Bankinnskudd ( ) Sum Kontolære Siden det stadig inntreffer nye transaksjoner (forretningstilfeller), blir det altfor tungvint å sette opp en ny balanse hver eneste gang. Vi lager derfor en lignende oppstilling som for balansen for hver av de enkelte balansepostene. Denne oppstillingen kalles en konto. Her blir forretningstilfellene registrert fortløpende, mens balansekontoen bare blir benyttet i forbindelse med avslutningen av en regnskapsperiode, for eksempel ved slutten av hver måned. 55

6 4 Innføring i regnskap Prinsippskisse av balansekontoen Eiendeler Kontormaskiner Egenkapital/Gjeld Egenkapital D K D K Inventar D K Varelager Gjeld D K D K Kontanter D K osv. osv. På bakgrunn av forretningstilfellene i mai kan vi sette opp følgende kontoer 1. juni: Kontormaskiner Inventar Varelager D K D K D K IB IB IB Bankinnskudd Aksjekapital Gjeld D K D K D K IB IB IB Postene tekstes med IB (inngående balanse) for å forklare at postene kommer fra forrige periodes balanse. I dette tilfellet ser vi på måneder som perioder. Helt i begynnelsen av juni vil balansen fra utgangen av mai være gjeldende. Vi ser at eiendeler og gjeld/egenkapital er ført inn på samme side som i balansen: eiendelene til debet og gjeld og egenkapital til kredit. Bruken av debet og kredit i regnskapsføringen bygger på prinsippet om det dobbelte bokholderi. Det går ut på at alle transaksjoner registreres på minst to kontoer. Hver transaksjon må til sammen være registrert med like mye til debet som til kredit. 56

7 4 Innføring i regnskap - Alle transaksjoner som fører til økninger i eiendeler, føres til debet på eiendelskontoer. - Alle transaksjoner som fører til en reduksjon i eiendeler, føres til kredit på eiendelskontoer. - Alle transaksjoner som fører til at gjeld eller egenkapital øker, blir ført til kredit på gjelds- og egenkapitalkontoer. - Blir gjeld eller egenkapital redusert, debiteres disse kontoene. Vi tenker oss følgende transaksjoner i juni: 1) 12. juni: kjøper nye varer for kr og betaler over nettbank 2) 15. juni: betaler ned på lån (avdrag) med direkte trekk fra bankkonto med kr og samtidig trekkes det rentekostnader med 1250 kroner, 3) 22. juni: betaler husleie for selskapet over bank med kroner, 4) 30. juni: hele varepartiet er solgt for kr , og beløpet blir satt inn på bankkonto Det gir følgende posteringer: Kontormaskiner Inventar Varelager D K D K D K IB IB IB ) ) Bankinnskudd Egenkapital Gjeld D K D K D K IB IB IB ) ) ) ) ) ) ) ) Postering nr. 1: Bedriften har et varelager fra før på kr Det nye legges til og føres derfor til debet. Samtidig er bankbeholdningen redusert tilsvarende. Beløpet trekkes fra og blir derfor ført til kredit på konto for bankinnskudd. Postering nr. 2: Bankbeholdningen reduseres med kr (renter + avdrag), og derfor krediteres kontoen. Gjelden minker med avdraget, og gjeldskontoen debiteres med kr Konto for egenkapital debiteres med rentene kr som innebærer at bedriften blir «fattigere». Postering nr. 3: Når husleien betales, blir bedriften fattigere. Husleie er en kostnad og betyr at egenkapitalen minker. Vi fører derfor kr til debet konto for egenkapital. Samtidig blir bankbeholdningen redusert, og konto for bankinnskudd blir derfor kreditert. Postering nr. 4: Her har det vært bevegelse på tre kontoer. Bankinnskuddet har økt med kr (debet), samtidig er varelageret redusert med kr (kredit). Siden varene som var innkjøpt for kr , ble solgt for kr , har bedriften tjent kr Det fører til at bedriften blir «rikere», og konto for egenkapital er kreditert med kr Her ser vi at to kontoer er kreditert 57

8 4 Innføring i regnskap for til sammen kr , mens én konto er debitert for samme sum. Vi skal nå avslutte regnskapsperioden og sette opp en ny balanse: Vi summerer alle kontoene og fører saldoen opp på balansekontoen. Saldoen er forskjellen mellom debet og kredit på en konto. Deretter overføres saldoen til balansen. Kontormaskiner Inventar Varelager D K D K D K IB IB IB ) ) UB UB UB Bankinnskudd Egenkapital Gjeld D K D K D K IB IB IB ) ) ) ) ) ) ) ) UB UB UB IB = Fra balansen ved starten av regnskapsperioden UB = Til balansen ved utgangen av regnskapsperioden Utgående balanse Eiendeler Egenkapital og gjeld Inventar Aksjekapital Kontormaskiner Annen Egenkapitalen Bankinnskudd Gjeld Sum eiendeler Sum egenkapital og gjeld

9 4 Innføring i regnskap Oppsummering av posteringsreglene 1 Når en eiendel øker, må en eiendelskonto debiteres. 2 Når en eiendel minker, må en eiendelskonto krediteres. 3 Når en gjeld øker, må en gjeldskonto krediteres. 4 Når en gjeld minker, må en gjeldskonto debiteres. 5 Når egenkapitalen øker, må en egenkapitalkonto krediteres. 6 Når egenkapitalen reduseres, må en egenkapitalkonto debiteres. 7 Når det oppstår en kostnad, må en kostnadskonto debiteres. 8 Når det oppstår en inntekt, må en inntektskonto krediteres. Husk også: Råbalanse = inngående balanse + regnskapsperiodens posteringer Krav til bilag Bilagene (for eksempel en faktura) danner grunnlaget for regnskapsregistreringen. Nedenfor ser du hvilke opplysninger bilagene skal inneholde. Opplysningene i parentes er ikke absolutte krav. Alle bilagene skal oppbevares i minst ti år. - utstedelsesdato - (betalings-)beløp - (mottakers navn) - avsenders navn - hva bilaget gjelder - (underskrift) I tillegg må vi påføre bilagene et bilagsnummer og årstallet til det regnskapsåret vi er inne i. Det er for å lette kontrollarbeidet for blant annet ligningskontoret. Alle bilagene skal oppbevares i minst ti år. Bedrifter har som regel en del interne bilag. Slike interne bilag må underskrives av minst én ansatt. Typisk eksempel på internt bilag er korreksjonsbilag (endring av tidligere registrerte bilag). Kontoplanteori En kontoplan defineres gjerne som en systematisk ordnet oppstilling av samtlige kontoer i et regnskap. En kontoplan består som oftest av flere samlinger av nummererte kontoer. Kontoene nummereres fordi det gjør bokføringsarbeidet 59

10 4 Innføring i regnskap enklere. Kontoene plasseres i klasser for å vise hvilke kontoer som omhandler samme område. Her er eksempler på slike klasser: - eiendeler (bank, post, kontanter, maskiner) - egenkapital og gjeld (aksjekapital, lån i banken, kassekreditt, leverandørgjeld) - kostnader (husleie, rentekostnader, lønn, andre driftskostnader) - inntekter (varesalg, provisjonsinntekter) - oppgjørskontoer (resultat, balanse) Det finnes en standard kontoplan, NS Denne kontoplanen er den samme som følger med de fleste IKT-baserte regnskapssystemer. Norsk Standards kontoplan inneholder åtte klasser. NS 4102 er bygd opp med tre siffer for hver kontokode, men antallet siffer kan utvides hvis det er ønskelig. I praksis brukes ofte fire siffer. Du kan også benytte deg av andre kontonummer og kontonavn enn de som er tatt med i Norsk Standard. Mange store selskaper, og bedrifter som arbeider i spesielle bransjer, utarbeider egne kontoplaner. For mindre bedrifter vil som regel Norsk Standard inneholde flere kontoer enn man har bruk for. Eksempel Kodesystemet er bygd opp slik at det første sifferet i koden angir kodeklassen. En bedrift har for eksempel en kassekonto og en bankkonto. Begge kontoene er eiendeler og skal derfor ha 1 som første siffer. Alle tilhører dessuten kontogruppen kontanter, bankinnskudd og lignende, og får 9 som andre siffer. Hver konto skal ha en entydig kode, så vi trenger et tredje siffer for å skille de ulike eiendelene. I henhold til NS 4102 vil vi da få følgende kontonummer (koder): 190 kontanter 192 bankinnskudd For å få kontokoden angitt med fire siffer, føyer vi bare til en null som fjerde siffer: 1900 kontanter 1920 bankinnskudd Alle kontoene i kontoklasse 1 og 2 avsluttes til balanse, mens kontoene i kontoklasse 3, 4, 5, 6, 7 og 8 avsluttes til resultat. Klasse Kontoer 1 eiendeler 2 egenkapital og gjeld 3 driftsinntekter 4 varekostnader 5 lønnskostnader 6 andre driftskostnader 7 andre driftskostnader 8 finansinntekter og finanskostnader, skatter, resultat, overføringer osv. Det betyr at alle eiendelskontoer skal ha en kode (kontonummer) med første siffer 1, alle gjeldskontoer skal ha en kode med første siffer 2 osv. Det andre sifferet i koden angir kontokodegruppene. 60

11 4 Innføring i regnskap Endringer i egenkapitalen Resultatkonto I forrige avsnitt så vi at rentekostnaden og husleien reduserte egenkapitalen til Myfuture AS, mens fortjenesten av varesalget økte egenkapitalen. Siden økningen på den ene siden var større enn reduksjonen på den andre, kan vi si at Myfuture AS har blitt «rikere» i løpet av regnskapsperioden. Økningen på kr er derfor det økonomiske resultatet for bedriften i regnskapsperioden. I løpet av en normal regnskapsperiode (ett år) har en bedrift mange kostnader og forhåpentlig mange varesalg som gir inntekter. Dersom alle disse postene føres direkte på konto for egenkapital, blir det vanskelig å holde oversikt over det økonomiske resultatet for bedriften. Vi oppretter derfor en egen resultatkonto for dette formålet. En endring i egenkapitalen kan skyldes tre hendelser: 1 Selskapet har fått tilført ny egenkapital, for eksempel ved at eieren betaler inn mer penger i selskapet. 2 Selskapet har gått med gevinst (overskudd) eller tap (underskudd) i perioden. 3 Eieren har tatt ut penger av bedriften til eget forbruk, såkalt privat uttak. Konto for resultat er en underkonto til konto for egenkapital. Alle bedriftens inntekter og kostnader føres til konto for resultat. Inntektene føres til kredit på resultatkontoen (egenkapitalen øker), mens kostnadene føres til debet (egenkapitalen minker). Dersom periodens inntekter er større enn kostnadene, har bedriften et overskudd. Motsatt vil det bli et underskudd dersom periodens kostnader er større enn inntektene. Resultatkontoen er som balansekontoen en avslutningskonto, som ikke brukes i den daglige bokføringen, men bare i forbindelse med avslutningen av en regnskapsperiode. Det kan for eksempel være hver måned, hvert kvartal, hvert halvår eller etter 12 måneder. Kontoen gjøres opp mot konto for egenkapital. Konto for resultat med overskudd Kostnader Overskudd Inntekter 61

12 4 Innføring i regnskap Konto for resultat med underskudd Kostnader Inntekter Underskudd For å få bedre oversikt over bedriftens inntekter og kostnader oppretter vi egne inntektskontoer og kostnadskontoer. De blir underkontoer til resultatkontoen. Prinsippskisse for resultatkontoen Egenkapital D K Resultat D Varekostnader K Salgsinntekter D K D K Husleie Renteinntekter D K D K osv. osv. Bilagsregistreringen blir mer oversiktlig dersom vi plasserer de enkelte kontoene etter hverandre i et skjema og bruker avslutningskontoene resultat og balanse. 62

13 4 Innføring i regnskap Vi går tilbake til åpningsbalansen 1. mai 2008 på side 54 og fører inn posteringene i mai. Regnskapet for måneden avsluttes på denne måten: Bilag Dato Tekst Bankinnskudd Egenkapital Inventar Rentekostnader Gjeld Varekjøp Varesalg Husleie Kontormaskiner 2008 D K D K D K D K D K D K D K D K D K 1.6. IB Kjøp av varer via bank Nedbetalt lån i bank Betalt husleie via bank Mottatt bankgiro for varesalg Råbalanse Til resultat Til balanse Sum Inngående balanse viser situasjonen ved starten av regnskapsperioden. Bedriften hadde en egenkapital (aksjekapital) på kr , som var satt inn på en bankkonto. Alle eiendeler blir registrert til debet på en eiendelskonto. Egenkapital/ aksjekapital og gjeld blir registrert til kredit på en egenkapitalkonto eller en gjeldskonto. 1 Etter at alle bilagene er postert, utarbeider vi råbalansen. Råbalansen er summen av inngående balanse og alle posteringene i regnskapsperioden. 2 Vi oppretter oppgjørskontoene balanse og resultat. Til konto for resultat avsluttes alle kostnads- og inntektskontoene, mens eiendelskontoer, gjeldsog egenkapitalkontoer avsluttes til balansen. 3 I regnskapet er det opprettet en avslutningslinje for resultat og balanse. 4 Vi skal nå avslutte konto for bankinnskudd. Kontoen salderes med en debetsaldo på kr Beløpet debiteres konto for balanse fordi bankinnskudd er en eiendelskonto. Vi motposterer (krediterer) deretter i balanselinjen på konto for bankinnskudd. Konto for bankinnskudd balanserer nå med en sum på kr Vi gjør tilsvarende med alle de andre kontoene utenom egenkapitalkontoen. 5 Saldoen på kostnads- og inntektskon toene føres til henholdsvis debet og kredit på konto for resultat, og beløpene motposteres i resultatlinjen på de respektive kontoene. 63

14 4 Innføring i regnskap 6 Etter at alle kostnads- og inntektskontoer er gjort opp, salderes konto for resultat. I vårt eksempel viser konto for resultat en kreditsaldo på kr Bedriften har altså et overskudd på kr Dette overskuddet fører til at bedriftens egenkapital øker, og beløpet er motpostert i resultatlinjen på konto for egenkapital. 8 Til slutt salderes konto for egenkapital, og saldoen posteres på konto for balanse, med motpost i balanselinjen på konto for egenkapital. Nå ser vi at egenkapitalen (aksjekapital + fri egenkapital) ved regnskapsperiodens slutt er kr større enn den var ved begynnelsen av perioden. Det er bedriftens resultat (overskudd). 9 Deretter summeres balansen, som nå viser samme sum til debet og kredit (kr ). Egenkapital ved periodens slutt = Egenkapital ved periodens begynnelse + Periodens overskudd. Konto for resultat D K Varekjøp Varesalg Husleie Rentekostnader Overskudd til Egenkapital Sum Konto for balanse D K Inventar Egenkapital Fri Egenkapital Kontormaskiner Bankinnskudd Lån i bank Sum

15 4 Innføring i regnskap Avanse De varene Myfuture AS solgte for kr , ble kjøpt inn for kr Vi sier at solgte varers inntakskost er kr Differansen mellom salgsinntekt og solgte varers inntakskost kalles avanse eller bruttofortjeneste, her kr ,-. Avansen skal dekke bedriftens driftskostnader (indirekte kostnader) som lønninger, husleie osv. Hvis avansen er større enn de indirekte kostnadene, går bedriften med overskudd. Vi finner avansen i prosent slik: Avanse i kroner * 100 % = * 100 = 33,33 % Solgte varers inntakskost Eier privat Hva skjer dersom eiere av personlige firmaer tar ut penger fra firmaets bankkonto til eget privatforbruk? I regnskapet blir det ført som en reduksjon av firmaets bankbeholdning, og samtidig blir egenkapitalen redusert. Eksempel Bankinnskudd Eieren privat D K D K Privatkontoen avsluttes direkte mot konto for egenkapital. Endringen kan da beskrives slik for en bedrift med med kr i overskudd og IB Egenkapital på kr : Periodens overskudd (økning i egenkapital) kr Privatuttak i perioden (reduksjon i egenkapital) kr = Netto økning av egenkapital i perioden kr Egenkapital i begynnelsen av perioden (IB) kr = Egenkapital i slutten av perioden (UB) kr Regnskapsføring av konto for Eier privat gjelder ikke i aksjeselskaper. 65

16 4 OPPGAVER Innføring i regnskap Repetisjonsoppgaver 1 Er et enkeltpersonsforetak regnskapspliktig? 2 Hva menes med betegnelsen små selskaper? 3 Hvorfor må balansen alltid ha samme sum på debet- og kreditsiden? 4 Hvordan kan en bedrift finansiere sine eiendeler? 5 Beregn egenkapitalen ut fra følgende balanseposter: kasse kr , varelager kr , inventar kr og gjeld kr I hvilke tilfeller blir en gjeldskonto debitert? 7 Hva skjer med eiendelen dersom eiendelskontoen blir kreditert? 8 Forklar prinsippet om det dobbelte bokholderi. 9 Hva menes med en avslutningskonto? 10 Hvordan påvirkes egenkapitalen av en kostnad? 11 I en bedrift var egenkapitalen ved regnskapsperiodens slutt kr Overskuddet i perioden var kr Hvor stor var egenkapitalen ved periodens begynnelse? 12 Hvordan påvirkes egenkapitalen av et underskudd? 13 Hvilke av følgende kontoer skal avsluttes til resultat, og hvilke skal avsluttes til balanse? Husleie, skyldig lønn, inventar, varesalg, kontanter, varelager, pantelån, bensin til varebil, varekjøp, lønn, kontorrekvisita. 14 Hva menes med en råbalanse. 15 Hvordan vil et privatuttak på kr påvirke - periodens resultat - egenkapitalen 16 Hvilke kontonummer har markedsføringskostnader, leieinntekter og telefonkostnader etter NS 4102? Arbeidsoppgaver 1 Børres Sport har følgende balanse 1. februar 2008 Balanse Eiendeler Egenkapital og gjeld Inventar Egenkapital Varebil Gjeld Varelager Bankinnskudd Sum eiendeler Sum egenkapital og gjeld 66

17 4 OPPGAVER Innføring i regnskap I tillegg bruker bedriften følgende kontoer: - kontanter - lån - varesalg - varekjøp - leie lokaler - kontorrekvisita - Børre privat a Før inn inngående balanse og registrer forretningstilfellene under. Eventuelle overtrekk på bankkontoen blir belastet kassekreditt. Dato Bilag nr. Tekst Beløp Betalt kontorrekvisita med giro Betalt husleie med giro Betalt varekjøp med giro Betalt avdrag på lån med giro Kontant varesalg Tar ut av banken Hever kontant til privat bruk Saldo på privatkontoen overføres til konto for egenkapital? Beholdningsøkning varer b c Utarbeid råbalansen for februar og avslutt regnskapet. Forklar sammenhengen mellom endringen i egenkapitalen og overskuddet. 2 Finn eksempler på forretningstilfeller som a øker en eiendel og øker gjelden b øker en eiendel og reduserer en annen eiendel c reduserer en eiendel og reduserer gjelden d øker en eiendel og øker egenkapitalen e reduserer en eiendel og reduserer egenkapitalen 67

18 5 Bedriftens regnskap nye emner Etter å ha lest dette kapitlet skal du kunne føre og avslutte regnskap for handels-, service- og håndverksbedrifter for ulike forretningstilfeller og årsoppgjørsdisposisjoner i samsvar med gjeldende regelverk og standarder for regnskapsføring Merverdiavgift En av statens største inntektskilder er indirekte skatter. Merverdiavgift er den største indirekte skatten. Før vi viser hvordan denne avgiften skal føres, skal vi repetere hvordan vi til nå har ført et varekjøp i regnskapet. Merverdiavgift Eksempel: Varekjøp Du må kjøpe varer til selskapet. Varene skal betales kontant. Du går til banken og tar ut kr Så går du til butikken og handler varer for kr Det posteres slik: Du krediterer bankinnskudd med kr (fordi du tar penger ut av bankkontoen) og debiterer kontanter med kr (fordi du nå har penger i kassen). Du fortsetter med å kreditere kontanter med kr (fordi du tar penger ut av kassen) og debitere varekjøp med kr (fordi du har skaffet varer for kr ) Kontanter 1920 Bankinnskudd 4300 Varekjøp D K D K D K Bankuttak Kjøp av varer Vårt eksempel holder ikke helt i den virkelige verden. Da må vi nemlig ta med merverdiavgift. Hver gang vi selger en vare, skal vi beregne utgående merverdiavgift, en avgift vi må betale til fylkesskattekontoret. Hver gang vi kjøper en vare, skal vi beregne en inngående merverdiavgift, som vi får refundert av fylkesskattekontoret. Merverdiavgiftsoppgjøret skjer normalt seks ganger pr. år, det vil si annenhver måned. Vi får 1 måned + 10 dager kreditt på innbetaling av merverdiavgift. 68

19 5 Bedriftens regnskap nye emner Hvordan fører bedriften kjøp av nye pc-er? Eksempel: Beregning av merverdiavgift Fakturaen i vårt eksempel på side 68 blir: Varekjøp u/mva. kr % mva. kr = Varekjøp m/mva. kr Bilaget registrerer vi slik: 1900 Kontanter 2710 Inngående mva Varekjøp D K D K D K Kjøp av varer Vi ser at beløpene til debet til sammen utgjør like mye som beløpet til kredit. Første termin for merverdiavgift er januar og februar. Det vil si at så snart februar er slutt, summerer vi inngående og utgående merverdiavgift. Vi finner ut om vi må betale, eller om vi får penger tilbake. Dersom bedriften har solgt mer varer enn den har kjøpt, må den betale. Beløpet må da betales innen 10. april. Neste termin, som gjelder mars og april, må følgelig betales innen 10. juni. 69

20 5 Bedriftens regnskap nye emner Termin Periode Betales 1 januar og februar 10. april 2 mars og april 10. juni 3 mai og juni 10. august 4 juli og august 10. oktober 5 september og oktober 10. desember 6 november og desember 10. februar neste år Stortinget bestemmer størrelsen på merverdiavgiften. I 2008 er den 25 %. Eksempel: Kontantsalg av varer inklusiv merverdiavgift Du selger varer kontant til kasse for kr Vi forutsetter at beløpet er inklusiv merverdiavgift. Vi skal nå beregne hvor mye merverdiavgiften utgjør av dette beløpet. Varesalg m/mva. kr (125 %) Mva. kr (25 %) = Varesalg u/mva. kr (100 %) Registreringen i regnskapet blir slik: Vi debiterer kontantkassen med kr (vi får økt kontantkassen med kr ), og krediterer avgiftspliktig varesalg med kr (fordi dette er den virkelige inntekten). Nå mangler kr , og det må føres til kredit (fordi summen til debet er kr større enn summen til kredit). Vi fører kr til kredit utgående merverdiavgift (utgående fordi vi har solgt en vare). Utgående merverdiavgift er en gjeldspost, og som du tidligere har lært, skal en gjeldsøkning alltid registreres til kredit på en gjeldskonto Kontanter 2700 Utgående mva Varesalg D K D K D K Kontant varesalg Det er flere unntak og fritak fra merverdiavgift. Vi kan dele det i to grupper. Den ene gruppen er omsetning utenfor loven om merverdiavgift. Eksempler på slike unntak er omsetning og utleie av fast eiendom, helsetjenester og sosiale tjenester, undervisning, kulturelle tjenester som teaterforestillinger og finansielle tjenester som forsikring, verdipapirformidling og tilsvarende. 70

21 5 Bedriftens regnskap nye emner Den andre gruppen er innenfor loven, men gis fritak for merverdiavgift. Eksempler er salg av varer og tjenester til utlandet, transport av varer eller personer direkte til og fra utlandet, varer og tjenester til offshore petroleumsvirksomhet og varer og tjenester for skip i utenriksfart. Er du i tvil om en vare eller tjeneste skal iberegnes merverdiavgift, ta kontakt med fylkesskattekontoret ( Merverdioppgjør Når vi skal avslutte en termin overfor fylkesskattesjefen, overfører vi inngående og utgående merverdiavgift til en oppgjørskonto. Vi tar utgangspunkt i følgende kontoer: 2700 Utgående merverdiavgift 2710 Inngående merverdiavgift 2740 Oppgjørskonto merverdiavgift Eksempel Vi tar utgangspunkt i eksemplene over, der vi hadde følgende registreringer på bedriftens avgiftskontoer: Utgående mva. Inngående mva. D K D K Kjøp av varer Kontantsalg varer Foreløpig råbalanse Vi skal nå vise hvordan avgiftsoppgjøret gjennomføres i regnskapet: Utgående mva. Inngående mva. Oppgjørskonto mva. D K D K D K Foreløpig råbalanse Overført utgående mva Overført inngående mva Råbalanse

22 5 Bedriftens regnskap nye emner 1 Vi utarbeider en foreløpig råbalanse ved å summere de ulike kontoene. 2 Saldoen på utgående merverdiavgift og inngående merverdiavgift overføres til oppgjørskonto for merverdiavgift. 3 Til slutt summeres den foreløpige råbalansen og overføringene til en (endelig) råbalanse. Som vi ser, er oppgjørskontoens kreditside større enn debetsiden. Det betyr at vi skylder fylkesskattekontoret penger. Vi skal altså betale kr (kr kr ). Lån, renter og avdrag Når et selskap er nystartet, går en del av tiden med til å skaffe varer, kontorutstyr og produksjonsutstyr. Det vil si at registrering av bilag til å begynne med stort sett går ut på å kreditere bankkonto eller kontantkasse og debitere varer, kontorrekvisita eller forskjellige anleggsmidler (maskiner, biler, bygninger). Husk å trekke ut inngående merverdiavgift der dette er påkrevd. En nystartet bedrift må skaffe seg telefoner, kopimaskin, pc-er, visittkort, rekvisita til kontoret (f.eks. papir, blyanter, penner). I tillegg påløper kostnader som husleie og eventuelt garasjeleie fra starten av. Det er ikke alltid selskapet har likviditet (kontanter og bankinnskudd) nok til å gjøre de innkjøpene det mener er nødvendig. For å kunne gjennomføre de investeringene selskapet selv ønsker, kan de søke banken om et gjeldsbrevlån. I møte med banken må selskapet redegjøre for firmaets forretningsidé og framlegge en markedsplan. I tillegg har man gjerne med seg de dokumentene man har fått fra Brønnøysundregistrene. I regnskapet trenger vi tre kontoer for behandling av lån. Først må vi ha en konto for gjeld, den kan gjerne kalles gjeldsbrevlån. Videre trenger vi en konto for rentekostnadene og en konto der lånet plasseres, for eksempel bedriftens bankkonto. Eksempel: Lån Vi låner kr fra en bank. Disse pengene blir i første omgang overført til en av våre bankkontoer. De registreres først i regnskapet som bankinnskudd Bankinnskudd 2290 Gjeldsbrevlån 8150 Rentekostnader D K D K D K Opptak av nytt lån

23 5 Bedriftens regnskap nye emner Banken beregner renter på lånet. Rentene er kostnaden. I tillegg må vi betale avdrag. Avdrag er regnskapsmessig ikke annet enn en reduksjon av balansens totalkapital. Vi kan tenke oss at banken sender oss en nota (regning) på til sammen kr vedrørende gjeldsbrevlånet vårt. Av dette er kr avdrag på lånet. Rentekostnaden for perioden er kr Bankinnskudd 2290 Gjeldsbrevlån 8150 Rentekostnader D K D K D K Opptak av nytt lån Bet. avdrag og renter Siden vi har betalt kr i avdrag på lånet, er gjelden vår nå kr Det ser vi av kontoen gjeldsbrevlån ovenfor (kr kr 5 000). Rentekostnaden føres på egen konto, som debiteres med kr 750. Vi krediterer den kontoen vi har tatt pengene fra. I dette tilfellet er det bankkontoen vår. Kontoen gjeldsbrevlån er en balansekonto. Siden kreditsiden er størst, har vi en gjeld. Kontoen rentekostnader hører hjemme i resultatregnskapet. Kostnader føres til debet, mens inntekter føres til kredit. Når vi betaler renter på lån, er det altså en kostnad. Som nevnt tidligere, er det viktig å legge merke til at det å betale avdrag ikke er noen kostnad. Lønn, skatt, arbeidsgiveravgift og feriepenger Etter hvert som den daglige driften kommer inn i normale rutiner og bedriften får flere kunder, blir det ofte behov for å ansette flere mennesker. Uansett hvilken metode man benytter for å ansette en person, skal man ta seg god tid og anstrenge seg for å velge den rette medarbeideren. Som arbeidsgiver har man et stort ansvar overfor sine arbeidstakere. Lønn og skatt Når lønnen utbetales, er skatt allerede trukket fra. Det vi får utbetalt, kaller vi nettolønn. Det er arbeidsgiveren som har ansvaret for å trekke skatt av lønnen til sine ansatte. Disse pengene blir satt inn på en egen bankkonto, kalt bank, trekkinnskudd. Den 15. hver annen måned må bedriften betale inn skattetrekket til kommunekassereren. Beløpet på skattetrekkskontoen blir overført til kommunekassereren i de kommunene der de ansatte er bosatt. Hvert år, ved årets slutt, skal bedriften sende en lønns- og trekkoppgave 73

24 5 Bedriftens regnskap nye emner til sine ansatte og deres ligningskontor. Denne lønns- og trekkoppgaven inneholder følgende opplysninger: - lønnsmottakerens fødselsnummer, navn og adresse - lønnsmottakerens skattekommune - samlet lønn i løpet av året - andre godtgjørelser (for eksempel bil- og diettgodtgjørelse) - samlet skattetrekk i løpet av året - arbeidsgiverens navn og adresse Som du skjønner, er det viktig for firmaer, spesielt når de har flere ansatte, å organisere lønningsregnskapet på en slik måte at disse opplysningene lett lar seg finne. Når vi bokfører lønn, kaller vi ofte bilaget for lønningsliste. Av en slik liste kan vi lese bedriftens bruttolønnsutbetalinger og skattetrekk. Av dette lar nettolønnen seg lett regne ut. Nettolønnen blir overført til de ansattes bankkontoer. Eksempel: Lønn Vi har to ansatte. Vi tenker oss at selskapet har en bruttolønnskostnad pr. måned på kr Skattetrekket er kr Da må nettolønn som overføres til de ansatte, bli kr Dette bokføres på følgende måte: Bankinnskudd Bank, trekkinnskudd Skyldig skattetrekk Lønn D K D K D K D K Lønningsliste Forskuddstrekk Vi debiterer lønnskostnader med kr fordi kostnader føres til debet, og fordi bruttolønnen er kr Vi krediterer bankinnskudd med kr fordi det er det beløpet som skal betales til de ansatte, det vil si nettolønnen, og krediterer skyldig skattetrekk med kr fordi det er dette beløpet vi setter til side, og som skal betales til myndighetene. Bank, trekkinnskudd blir debitert med kr fordi myndighetene krever at vi setter skattepengene på en egen konto. Bankinnskudd blir kreditert med kr fordi vi må overføre penger til trekkinnskuddskontoen. Konto for lønn blir altså gjort opp mot resultatregnskapet, mens konto for bank, trekkinnskudd og konto for skyldig skattetrekk går mot balansen. Konto for bank, trekkinnskudd er altså en bankkonto der bedriften oppbevarer penger som 74

25 5 Bedriftens regnskap nye emner de ansatte skal betale i skatt. Skattetrekket forfaller seks ganger i året, det vil si annenhver måned. Skattetrekket for januar og februar skal betales innen 15. mars. Skattetrekket for mars og april skal betales innen 15. mai. Termin Periode Betales 1 januar og februar 15. mars 2 mars og april 15. mai 3 mai og juni 15. juli 4 juli og august 15. september 5 september og oktober 15. november 6 november og desember 15. januar neste år Arbeidsgiveravgift I tillegg til å holde oversikt over de ansattes skattebetaling har arbeidsgiveren også plikt til å betale en avgift til folketrygden. Det kalles arbeidsgiveravgift og beregnes i prosent av bruttolønnen. Prosentsatsen er avhengig av til hvilken kommune arbeidstakeren er skattepliktig. Landet er delt inn i fem forskjellige avgiftssoner. Skatter arbeidstakeren til Oslo, som er sone 1 og dyrest, er arbeidsgiveravgiften for bedriften 14,1 %, mens den for arbeidstakere bosatt i sone 5 (blant annet Finnmark og Nord-Troms) er på 0 %. Arbeidsgiveravgiften følger de samme betalingsterminene som skattetrekk. Arbeidsgiver plikter å betale arbeidsgiveravgift for alle ansatte. 75

26 5 Bedriftens regnskap nye emner Eksempel 2: Arbeidsgiveravgift Bedriften har utbetalt kr som lønn. Den skal betale 14,1 % arbeidsgiveravgift Skyldig arb.giveravgift 5400 Arb.giveravgift D K D K Lønningsliste Bedriften har beregnet at arbeidsgiveravgiften er kr (14,1 % av kr ). For føring av arbeidsgiveravgift bruker vi to kontoer: skyldig arbeidsgiveravgift og arbeidsgiveravgift. Skyldig arbeidsgiveravgift er en gjeldskonto i balansen. Her ser vi hva vi skylder kommunekassereren. Kontoen arbeidsgiveravgift er en kostnadskonto og hører derfor hjemme i resultatregnskapet. Eksempel 3: Betaling av arbeidsgiveravgift Ved forfall betales arbeidsgiveravgiften, og registreringen i regnskapet blir slik: 1920 Bankinnskudd 2770 Skyldig arb.giveravgift D K D K Betalt arbeidsgiveravgift Bedriften har nå betalt skyldig arbeidsgiveravgift. Vi krediterer bank og debiterer balansekontoen skyldig arbeidsgiveravgift. Det skal også beregnes arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger, men vi kommer ikke nærmere inn på det i denne boken. Feriepenger Bedriftens ansatte har i tillegg til ordinær lønn også krav på feriepenger. Feriepenger utgjør 10,2 % av den ansattes bruttolønn. Men dersom de ansatte har fem ukers ferie er satsen 12 %. Feriepengene opptjenes i løpet av et kalenderår og utbetales normalt til sommerferien. Det vil si at det de ansatte har opptjent av feriepenger i år 2008, får de utbetalt sommeren I regnskapet er det viktig å ta med feriepengene som kostnad i det året de er påløpt, og ikke i det året de utbetales. Opptjente feriepenger er altså en kostnad, som gjøres opp mot resultatregnskapet. Skyldige feriepenger blir tatt med som gjeld i balansen. Se fordypning i kapittel 14, Mer regnskap. 76

27 5 Bedriftens regnskap nye emner Kunder og leverandører Etter en viss tid vil de fleste bedriftene benytte seg av faste leverandører. Kjennskap gir trygghet i forretningslivet, som i privatlivet. Bedriftene knytter seg til faste leverandører, samtidig som de blir faste leverandører til andre bedrifter. Vi sier at bedriften har fått faste kunder. Etter hvert som kunder og leverandører etablerer faste forbindelser, går kjøp og salg ofte fra å være kontantkjøp eller -salg til å bli kredittkjøp eller -salg. Kjøp på kreditt vil si at bedriften får en viss tid på seg før den må betale varen. Vanlig kredittid varierer fra bransje til bransje, men ligger normalt mellom 14 dager og en måned. Det er svært viktig at bedriften passer på at den ikke uten videre gir lengre kredittid til kundene enn den selv får fra leverandørene. Hvis bedriften konsekvent gir lengre kredittid, kan den få likviditetsproblemer, det vil si at den ikke har kontanter tilgjengelig for å betale inngående fakturaer. Når bedriften har fått faste kunder eller leverandører, vil den føre en kundebok og en leverandørbok. Samlet kaller vi det bedriftens reskontro. Reskontro er altså en «kontobok» som forteller om forholdet mellom selskapet og leverandørene (kreditorer) og kundene (debitorer). I reskontroboken skal det opprettes en egen konto for hver leverandør og hver kunde. For hvert forretningstilfelle med en leverandør eller kunde, må det registreres på vedkommendes plass i reskontroboken. Eksempel: Varekjøp 14. mars kjøper vi varer for kr med merverdiavgift pr. 14 dager hos Grossisten AS. I regnskapet blir transaksjonen registrert på konto for leverandørgjeld. For å kunne identifisere de enkelte leverandørene setter vi inn en egen kolonne der hver leverandør får sin egen kode. I vårt eksempel er leverandøren Grossisten AS. Leverandør Leverandørgjeld Inngående mva. Varekjøp D K D K D K Varekjøp på kreditt Grossisten AS

28 5 Bedriftens regnskap nye emner Samtidig blir det i kontoboken for leverandører registrert at vi har kjøpt varer fra Grossisten AS. Kontobok for leverandører Leverandør nr. 1: Grossisten AS Dato Tekst D K 14. mars Inngående faktura Leverandør 1920 Bankinnskudd 2400 Leverandørgjeld D K D K Giro til Grossisten AS Grossisten AS Når leverandørgjelden skal betales, krediterer vi bankkontoen og debiterer leverandørgjeld. Samtidig blir forretningstilfellet registrert i kontoboken på leverandør nr. 1: Grossisten AS: Leverandør nr. 1: Grossisten AS Dato Tekst D K 14. mars Inngående faktura mars Betalt via bank Sum I kontoboken ser vi at den gjelden vi hadde til Grossisten AS, er betalt. Eksempel: Varesalg 10. mars selger vi varer til Emilie Boutique AS for kr (med mva.) pr. 14 dager. I regnskapet blir transaksjonen registrert på konto for kundefordringer. For å kunne identifisere de enkelte kundene setter vi inn en egen kolonne der hver kunde får sin egen kode. (Kunde nr. 1: Emilie Boutique AS.) Kunde 1500 Kundefordringer 2700 Utgående mva Varesalg D K D K D K Varesalg pr. 14 dager Emilie Boutique

29 5 Bedriftens regnskap nye emner Samtidig blir det i kontoboken for kunder registrert at vi har solgt varer til Emilie Boutique AS: Kontobok for kunder Kunde nr. 1: Emilie Boutique AS Dato Tekst D K 10. mars Utgående faktura Bankoverføring fra Emilie Boutique AS Kunde Kundefordringer Bankinnskudd D K D K Emilie Boutique Når kunden betaler, krediterer vi kundefordringer og debiterer bankinnskudd. Samtidig blir forretningstilfellet registrert i kontoboken på kunde nr. 1 Emilie Boutique AS. Kunde nr 1: Emilie Boutique AS Dato Tekst D K 10. mars Utgående faktura mars Mottatt giro Sum I kontoboken ser vi nå at den fordringen vi hadde til Emilie Boutique AS, er betalt. Rabatter I næringslivet er det vanlig å bruke rabatter for å få kundene til å gjøre innkjøp som er gunstige for bedriften. De vanligste rabattformene er kontantrabatter og kvantumsrabatter. Kontantrabatt er noe bedriften gir for å få kunden til å betale innen en viss tid. Kredittsalg er alltid forbundet med en viss risiko, og kontantrabatt kan være en måte å kjøpe seg fri fra denne risikoen på. Hensikten med kvantumsrabatter er å få kunden til å kjøpe mer pr. innkjøp. For selgeren er dette lønnsomt, ved at distribusjonskostnadene reduseres, og ved at de administrative kostnadene pr. enhet går ned. Om bedriften skal benytte seg av kvantumsrabatter og kontantrabatter som den blir tilbudt av leverandørene, avhenger i stor grad av framtidig salg og hvordan likviditeten til bedriften er. Det er også et markedsføringsmessig spørsmål. Man skal i alle fall være bevisst dette 79

30 5 Bedriftens regnskap nye emner valget. De økonomiske fordelene må veies opp mot risiko. Det er for eksempel alltid en risiko forbundet med kredittsalg, mens kontantrabatt koster penger. Selgeren regner ut kvantumsrabattene for oss. Når summen allerede er innkalkulert på fakturaen, innebærer det ikke noe spesielt i bokføringen. Men for kontantrabatter blir situasjonen annerledes. Her må man selv beregne rabatten og trekke denne fra fakturabeløpet når gjelden innfris. Vi skal nå vise hvordan man bokfører kontantrabatt ved kjøp og salg. Eksempel: Varekjøp med kontantrabatt Vi har fått en avtale med en leverandør om at vi skal få 5 % rabatt på varekjøpene dersom vi betaler innen ti dager. 5. april kjøper vi varer for kr inklusiv merverdiavgift. Fakturaen ser slik ut: Varekjøp kr % mva. kr kr Tekst Bankinnskudd Leverandørgjeld Inngående mva. Varekjøp D K D K D K D K Inngående faktura Betalt via bank % rabatt Utbetalingsbeløpet framkommer slik: Beløpet gjelder: Faktura av 5. april kr % rabatt av kr kr % mva. kr 125 kr 625 = kr Vi finner rabatten ved å ta 5 % av nettobeløpet (5 % av kr = kr 500). Det betyr at vi egentlig har kjøpt varer for kr (kr kr 500). Legger vi til merverdiavgift, får vi brutto varekjøp på kr Vi må huske å legge til merverdiavgiften på rabattbeløpet (25 % av kr kr 500 = kr 625). Legg merke til at rabatten er ført motsatt av varekjøpet. 80

31 5 Bedriftens regnskap nye emner Eksempel: Varesalg med kontantrabatt Vi inngår en avtale med en kunde om at hun skal få 4 % rabatt på varekjøpene hun gjør fra oss, dersom hun betaler innen ti dager. Vårt AS selger varer for kr inklusiv merverdiavgift til denne kunden. Hun betaler innen fristen, og har da krav på rabatt. Tekst Kundefordringer Bankinnskudd Utgående mva. Varesalg D K D K D K D K Utgående faktura Mottatt via bank % rabatt internt bilag Kreditnota Kreditnota er et dokument som opphever deler eller hele fakturaen som bedriften har sendt eller mottatt. Akkurat som med fakturaer skiller vi mellom inngående kreditnota (som reduserer beløpet på mottatt faktura) og utgående kreditnota (som reduserer beløpet på utsendt faktura). Når en faktura inneholder en feil, for eksempel er ikke prisen riktig, eller det ble benyttet feil antall enheter. Da er det spørsmål om det er tilstrekkelig å korrigere det på en senere faktura, eller om det må utstedes en kreditnota. Dersom en faktura er feil må det etter bokføringsloven korrigeres med et nytt dokument. Etter bokføringsforskriften skal det utstedes en kreditnota som reverserer opprinnelig salgsdokumentasjon, og det skal utstedes nytt salgsdokument som erstatning for allerede avsendt salgsdokument. Eksempel Kreditnota bokføres på akkurat samme måte som rabatter. La oss tenke oss at kunden i eksemplet klager på varene og krever ytterligere kr 4000 i avslag. Vi aksepterer dette og sender kunden en utgående kreditnota. Denne bokføres på følgende måte: 1500 Kundefordringer 2700 Utgående mva Varesalg D K D K D K Utgående kreditnota Moderne regnskapssystemer har automatisert bokføring av kreditnotaer og håndterer det på samme måte som med fakturaer. Dermed oppdateres også automatisk bedriftens kunde- og leverandørreskontro. 81

32 5 OPPGAVER Bedriftens regnskap nye emner Repetisjonsoppgaver Merverdiavgift 1 Når må skyldig merverdiavgift for 4. termin betales? 2 Hva menes med utgående merverdiavgift? 3 Hvor stor er utgående merverdiavgift for en vare som selges for kr inklusiv merverdiavgift? 4 Hva blir inngående merverdiavgift for en vare som kjøpes for kr eksklusiv merverdiavgift? 5 Beregn salgsprisen med merverdiavgift når merverdien utgjør kr Hva menes med omsetningsoppgaven? Lønn, skatt, arbeidsgiveravgift og feriepenger 1 Hva menes med konto for bank trekkinnskudd? 2 Hva skal en lønns- og trekkoppgave inneholde? 3 Hvorfor er saldo på konto for skyldig skattetrekk og saldo på konto for bank, trekkinnskudd like store? Hva forteller saldoene oss? 4 Når skal skattetrekket for juli og august betales? 5 Når skal arbeidsgiveravgiften for 6. termin betales? 6 Hva menes med at arbeidsgiveravgiften er geografisk differensiert? 7 Undersøk hvilken sats det er på arbeidsgiveravgiften i de ulike avgiftssonene. Kunder og leverandører 1 Hva er vanlig kredittid i næringslivet? 2 Hvorfor tror du det er vanlig å gi kredittid ved salg av varer? 3 Hva menes med reskontro? 4 Hva menes med kontantrabatt og kvantumsrabatt? 5 Er det selgeren eller kjøperen som regner ut kontantrabatten? 82

33 5 OPPGAVER Bedriftens regnskap nye emner Arbeidsoppgaver Oppgave 1 Registrer følgende forretningstilfeller i januar for Evas Sykkelbutikk ANS. Sykkelbutikken bruker blant annet disse kontoene: 1250 Inventar 1900 Kontanter 1920 Bankinnskudd 2700 Utgående merverdiavgift 2710 Inngående merverdiavgift 3010 Varesalg 4010 Varekjøp 6800 Kontorrekvisita Dato Bilag Kassekvittering Varekjøp kr % merverdiavgift kr kr Kvittering/bankgiro Diverse inventar kr % merverdiavgift kr kr Kassekvittering Varesalg kontant kr % merverdiavgift kr kr Kvittering/bankgiro Bankinnskudd kr Kassekvittering Kontorrekvisita kr % merverdiavgift kr 125 kr 625 Oppgave 2 Foreta merverdiavgiftoppgjøret basert på opplysningene nedenfor: Foreløpig råbalanse Overført utg. mva. Overført inng. mva. Råbalanse Utgående mva. Inngående mva. Oppgjørskonto mva. D K D K D K

34 5 OPPGAVER Bedriftens regnskap nye emner a Lag en oppstilling som viser hva bedriften skylder eller har til gode hos fylkesskattesjefen. b Hva kan være årsak til at det er bokført beløp debet utgående merverdiavgift og kredit inngående merverdiavgift? Oppgave 3 Registrer følgende forretningstilfeller for mars: Dato Bilag Beløp Faktura til Per Jensen pr. 15 dager 2 % Varer kr % merverdiavgift kr kr Betaling pr. 14 dager Kontant varesalg mars kr % merverdiavgift kr kr Faktura fra Byggemakern Diverse driftsutstyr/materialer kr % merverdiavgift kr Betaling pr. 30 dager kr Lønningsliste for mars Bruttolønn kr Skattetrekk kr Overført fra foliokonto kr Internt bilag Arbeidsgiveravgift lønn mars kr Kvittering/bankgiro/folio Overført til bank, trekkinnskudd kr Kvittering/bankgiro Mottatt fra Per Jensen kr Kvittering/bankgiro/folio Betalt avdrag lån kr Renter kr 300 Overført kr Oppgave 4 Du skal registrere følgende forretningstilfeller for mai: Dato Bilag Faktura fra Pareta ANS Varer kr % merverdiavgift kr kr

35 5 OPPGAVER Bedriftens regnskap nye emner Betaling pr. 10 dager 2 % Faktura til Ole Olsen Varer kr % merverdiavgift kr kr Betaling pr. kontant 2 % Bankgiro fra Ole Olsen kr Beløpet gjelder: Faktura av 3. mai kr % rabatt av kr kr % mva. av kr 740 kr 185 kr 925 kr Bankgiro til Pareta ANS kr Beløpet gjelder: Faktura av 3.5. kr % rabatt av kr kr % mva. av kr 600 kr 150 kr 750 kr Kvittering/banktrekk Betalt skattetrekk for 2. termin kr Kvittering/bank/folio Betalt skyldig arbeidsgiveravgift kr Lønningsliste for mai Bruttolønn kr Skattetrekk kr Overført fra foliokonto kr Internt bilag: Arbeidsgiveravgift lønn mai kr Kvittering/bankgiro/folio Overført til bank, trekkinnskudd kr? Oppgave 5 Firmaet til Kari Kasen hadde følgende balanse 1. januar 2008: Balanse 1. januar 2008 Inventar Egenkapital Varebeholdning Skyldig arbeidsgiveravgift Bankinnskudd trekk Oppgjørskonto merverdiavgift Bankinnskudd folio Skattetrekk Kontanter Leverandørgjeld Sum

36 5 OPPGAVER Bedriftens regnskap nye emner Saldoliste for leverandører pr. 1. januar 2008: Varegrossisten AS kr pr. 20. januar 2008 I tillegg til de kontoene som framgår av balansen, trenger du følgende kontoer: Møbelhuset AS Varegrossisten Utgående merverdiavgift Inngående merverdiavgift Avgiftspliktig varesalg Lønn Arbeidsgiveravgift Andre driftskostnader a b c Før inn kontoene og sett på kontonummer. Før inn tallene fra inngående balanse Nedenfor finner du et utdrag av bilagene for januar som du skal registrere. Kontoene skal ikke summeres Bankgirokvittering/folio Telefonregning 25 % merverdiavgift Faktura fra Varegrossisten Oslo (24001) Kjøpt varer pr. 20 dager 2 % 25 % merverdiavgift Faktura til Møbelhuset AS, Elverum (15001) Varer pr. 20 dager 25 % merverdiavgift Bankgirokvittering/folio Betalt avdrag lån Renter Bankgirokvittering/folio Betalt arbeidsgiveravgift for 6. termin 2007 Bankgirokvittering/bankinnskudd trekk Betalt skattetrekk for 6. termin

37 5 OPPGAVER Bedriftens regnskap nye emner Lønningsliste/bankinnskudd folio Brutto lønn forskudd skattetrekk Netto utbetalt Beregnet ferielønn Beregnet arbeidsgiveravgift (14,1 %) Melding fra banken: Vi har i dag overført fra Deres foliokonto til bankinnskudd trekk Kassekvittering Kontant varesalg januar 25 % merverdiavgift Bankkvittering Innsatt på foliokonto Kassekvittering Kjøpt kontorrekvisita 25 % merverdiavgift Bankgirokvittering Betalt til Varegrossisten Sendt via bank til Varegrossisten AS Betalt faktura av 5. d.m. 2 % rabatt (mva. er inkludert i beløpet) Bankgirokvittering Mottatt fra Møbelhuset AS Internt bilag Kontantsalg januar med merverdiavgift Kvittering/foliokonto Bankinnskudd Internt bilag Overfør utgående mva. til oppgjørskonto merverdiavgift Overfør inngående mva. til oppgjørskonto merverdiavgift ??? ? ?? 87

38 6 Regnskapsavslutning Etter å ha lest dette kapitlet skal du kunne føre og avslutte regnskap for handels-, service- og håndverksbedrifter for ulike forretningstilfeller og årsoppgjørsdisposisjoner i samsvar med gjeldende regelverk og standarder for regnskapsføring Skal skyldig lønn 1. januar 2008 kostnadsføres i 2007 eller 2008? Periodisering Før regnskapet kan avsluttes, må vi beregne riktige kostnader og inntekter for perioden. I noen tilfeller faller ikke utgiftene sammen med kostnadene i perioden. Den beregningen som gjøres for å finne kostnaden, kalles tidsavgrensning eller periodisering. Husleie, lønn og forsikringer er poster der vi ofte har tidsavgrensninger. For handelsbedrifter vil vi også få problemstillinger med varebeholdningen. 88

39 6 Regnskapsavslutning Eksempel Det foreligger følgende regnskapsopplysninger for regnskapsoppgjøret 31. desember 2008: Skyldig lønn 1. januar 2008 kr Lønnsutbetaling 2008 kr Skyldig lønn 31. desember 2008 kr Skyldig lønn 1. januar 2008 er lønn for arbeid utført i forrige periode (2007) og ble derfor kostnadsført i Den skal derfor ikke regnes som kostnad i Utbetalingen av den skyldige lønnen på kr kommer imidlertid i denne perioden, og er en del av de kr som er utbetalt lønn i Skyldig lønn 31. desember 2008, kr 6 000, er lønn for arbeid utført i denne perioden og skal derfor kostnadsføres i 2008, selv om beløpet først blir betalt i Lønnskostnaden for 2008 kan da beregnes slik: Lønnsutbetaling 2008 kr Skyldig fra forrige periode (2007) kr Skyldig til neste periode (2009) kr = Lønnskostnaden for 2008 kr I regnskapet kan dette settes opp slik: Tekst 2930 Skyldig lønn 5000 Lønn D K D K Inngående balanse Diverse posteringer Råbalanse Reduksjon skyldig lønn Endelig råbalanse Til resultat Til balanse Konto for balanse D K Skyldig lønn

40 6 Regnskapsavslutning Konto for resultat D K Lønnskostnad Den skyldige lønnen 1. januar 2008 framkommer som en kreditsaldo (gjeld) på konto for lønn på linjen for inngående balanse. Lønnsutbetalingen på kr er samlede lønnsutbetalinger i Vi summerer disse to linjene og finner en foreløpig råbalanse. Skyldig lønn i perioden har gått ned med kr (kr kr 6 000). Denne endringen (reduksjonen) må føres i regnskapet for å få fram riktig gjeld 31. desember Vi debiterer derfor konto for skyldig lønn med kr siden gjelden minker, og motposterer (krediterer) konto for lønn. Vi foretar ny summering og kommer fram til endelig saldobalanse. Saldo beregnes, og kontoene avsluttes deretter til de respektive oppgjørskontoene. Vi ser at en gjeldsreduksjon fører til at periodens kostnad blir mindre enn utbetalingen. På samme måte vil en gjeldsøkning føre til at kostnaden blir større enn periodens utbetaling. I mange tilfeller kan bedriften også ha forskuddsbetalt ulike kostnader. En økning av forskuddsbetalte kostnader i regnskapsperioden fører til at periodens kostnad blir mindre enn periodens utbetaling, mens en reduksjon av forskuddsbetalte kostnader fører til at periodens kostnad blir større enn periodens utbetaling. Avskrivning på varige driftsmidler Varige driftsmidler er eiendeler som bedriften har kjøpt inn til varig eie og bruk. Eksempler på slike eiendeler kan være maskiner, inventar, varebiler osv. Disse driftsmidlene minker i verdi etter hvert som tiden går. Dels blir de slitt, og dels blir de umoderne. Den årlige verdireduksjonen kalles avskrivning. Dette er forbruk av produksjonsmidler og må sees på som en kostnad uten at det fører til noen utbetaling for bedriften. Ved å bokføre avskrivninger oppnår vi følgende: - Verdireduksjonen kommer med som en kostnad, og vi kan innkalkulere den i salgsprisen på varene. Dermed får vi muligheten til å gjenanskaffe tilsvarende eiendeler. - Resultatberegningen blir mer korrekt. - Balansen vil vise en tilnærmet riktig verdi av driftsmidlene. 90

41 6 Regnskapsavslutning Eksempel Vi har i begynnelsen av 2008 kjøpt inn en maskin til kr med merverdiavgift. Trekker vi ut merverdiavgiften, sitter vi igjen med en nettoverdi på kr Dette beløpet er avskrivningsgrunnlaget. Vi forutsetter at bedriften ønsker å benytte en avskrivningssats på 20 %. Avskrivningsgrunnlaget kan beregnes slik: Anskaffelsesverdi med mva. kr Merverdiavgift kr = Anskaffelsesverdi uten mva. kr = Avskrivningsgrunnlag kr Den årlige avskrivningen blir: kr * 0,20 = kr Dette bokføres slik: Tekst 1200 Maskiner 6010 Avskrivninger D K D K Inngående balanse Postering Råbalanse Årets avskrivning Endelig råbalanse Til resultat Til balanse Balanse pr. 31. desember 2008 Resultat D K D K Maskiner Avskrivninger

42 6 Regnskapsavslutning Oppstilling for resultatregnskap og balanse Regnskapsloven 6 1 og 6 2 fastsetter hvordan resultatregnskapet og balansen skal presenteres. Etter 6 1 skal regnskapet blant annet ha følgende oppstillingsplan: Salgsinntekt Varekostnad Lønnskostnad Avskrivning på varige driftsmidler Annen driftskostnad Driftsresultat Rentekostnad Ordinært resultat før skattekostnad Ordinært resultat Etter 6 2 skal balansen ha følgende oppstillingsplan: Eiendeler A Anleggsmidler B Omløpsmidler Egenkapital og gjeld C Egenkapital DGjeld Anleggsmidler er eiendeler anskaffet til varig eie og bruk. Eksempler på anleggsmidler er bygninger, maskiner, inventar og varebiler. Omløpsmidler er eiendeler som ikke er ment til varig eie eller bruk. Eksempler på omløpsmidler er varer, kundefordringer, bankinnskudd og kontanter. Bedriftens gjeld deles inn i langsiktig gjeld og kortsiktig gjeld. Gjeld som skal tilbakebetales over flere år, regnes som langsiktig. Eksempel på langsiktig gjeld er pantelån. Kortsiktig gjeld er gjeld som forfaller innen ett år. Eksempler er leverandørgjeld, merverdiavgift, skattetrekk og arbeidsgiveravgift. 92

43 6 OPPGAVER Regnskapsavslutning Repetisjonsoppgaver 1 Hva menes med periodiseringer? 2 Forskuddsbetalt lønn IB: kr Forskuddsbetalt lønn UB: kr Lønnsutbetalingen i perioden er kr Beregn lønnskostnaden for perioden. 3 Hva menes med varige driftsmidler? 4 Hva menes med avskrivninger? 5 Hvilke eiendeler kan avskrives? 6 Hva sier regnskapsloven om avskrivninger? 7 Hvorfor foretar bedrifter avskrivninger? 8 Hvordan vil en avskrivning på maskiner på kr påvirke bedriftens likviditet og resultat? Arbeidsoppgaver Oppgave 1 Det foreligger følgende opplysninger fra regnskapet 31. desember 2008: Skyldig husleie 1. januar 2008 kr Husleieutgift 2008 kr Skyldig husleie 31. desember 2008 kr Beregn husleiekostnaden for Oppgave 2 Fra et regnskap hentes dette utdraget: Tekst 2950 Skyldig renter 8150 Rentekostnader D K D K Inngående balanse Diverse posteringer Råbalanse Endelig råbalanse Til resultat Til balanse 93

44 6 OPPGAVER Regnskapsavslutning a Avslutt kontoene når du får vite at skyldige renter 31. desember 2008 utgjør kr b Hvor stor er rentekostnaden for 2008? Oppgave 3 Fra et regnskap hentes dette utdraget for 2008: Tekst 1250 Inventar 6010 Avskrivninger D K D K Inngående balanse Diverse posteringer Råbalanse Årets avskrivninger Endelig råbalanse Til resultat Til balanse a Forklar alle tallene på kontoene. Oppgave 4 a Forklar alle tallene i oppstillingen nedenfor: Tekst 1720 Forskuddsbet.lønn 5000 Lønn D K D K Inngående balanse Diverse posteringer Råbalanse Økning forsk.bet. lønn Endelig råbalanse Til resultat Til balanse b c Hvor stor er lønnskostnaden? Hvor mye utgjør forskuddsbetalt lønn 31. desember? 94

45 6 OPPGAVER Regnskapsavslutning Oppgave 5 På grunnlag av den foreløpige saldobalansen og opplysningene nedenfor skal du avslutte regnskapet pr i firma Motehuset Sofie Berg, Oslo. Foreløpig saldobalanse pr Debet Kredit 1230 Varebil Inventar Varebeholdning Kundefordringer Forskuddsbetalt husleie Forskuddsbetalt andre driftskostnader Kontanter Bankinnskudd skattetrekk Berg kapital Berg privat Kassekreditt Leverandørgjeld Skyldig skattetrekk Skyldig arbeidsgiveravgift Skyldig lønn Skyldig rente Varesalg Varekjøp Lønn Arbeidsgiveravgift Avskrivninger 6300 Husleie Andre driftskostnader Renteinntekter Rentekostnader Sum Forskuddsbetalt husleie pr utgjør kr Forskuddsbetalt andre driftskostnader utgjør pr kr Varebeholdningen pr utgjør kr Varebilen avskrives med 20 % av bokført verdi. 5 Inventaret avskrives med 10 % av anskaffelsesverdi som var kr Skyldig rente var pr kr Skyldig lønn har pr økt til kr Saldo på privatkontoen skal overføres til konto 2000 Sofie Berg kapital. 95

46 6 OPPGAVER Regnskapsavslutning Oppgave 6 Nedenfor finner du et utvalg av firmaets bilag for januar og februar Opprett de nødvendige kontoer, påfør kontonummer og registrer bilagene. Start med bilag nr 1. Firmaet har foliokonto i Nordea. Regnskapet skal ikke avsluttes. Pr har firmaet følgende saldoliste for kunder og leverandører: Madeleines Butikk, Oslo, faktura pr kr AS Klær og Søm, Ålesund, faktura pr kr Bilag for januar 2008: Jan. Tekst Beløp 2. Bankgirokvittering/folio Betalt husleie for januar og februar Bankgiro/folio Mottatt betaling fra Madeleines Butikk, Oslo? 7. Faktura fra AS Klær og Søm, Ålesund Varekjøp % merverdiavgift Forfall % 8. Kontantbilag Betalt frakt for varene fra Ålesund % merverdiavgift Bankgirokvittering/bank, trekkinnskudd Betalt skattetrekk for 6. termin Bankgirokvittering/folio Betalt arbeidsgiveravgift for 6. termin Kopi av faktura til Madeleines Butikk, Oslo Varesalg % merverdiavgift Forfall Kopi av kreditnota til Madeleines Butikk, Oslo Retur av varer % merverdiavgift

47 6 OPPGAVER Regnskapsavslutning Forfall Salgsjournal Kontant varesalg med merverdiavgift i januar Bilag for februar 2008: 5. Kontantbilag Betalt forskudd på lønn for februar Overført betaling til AS Klær og Sønn? 9. Bankgirokvittering/folio Kjøpt inventar % merverdiavgift Lønningsliste/folio Brutto lønn for februar Forskudd betalt Skattetrekk Netto lønn utbetalt Beregnet arbeidsgiveravgift (sone 1 = 14,1 %)? Beregnet ferielønn? 12. Kvittering fra banken: Overført fra bankinnskudd folio til bankinnskudd, trekk? 19. Bankgiro/folio Mottatt betaling fra Madeleines butikk Faktura av Kreditnota av Innskuddskvittering/folio Innsatt på foliokonto Internt bilag Overført utgående mva. til oppgjørskonto for mva.? Overført inngående mva. til oppgjørskonto for mva.? 97