Regnskap og økonomiske beregninger

Transkript

1 Regnskap og økonomiske beregninger Regnskapsloven Den gjeldene regnskapsloven er fra 17. juli Loven fastsetter hvem som er regnskapspliktige, hva regnskapsplikt innebærer, og hvordan bedriftens balanse skal presenteres. Den gir også anbefalinger for regnskapsstandarder. I tillegg gir regnskapsloven oversikt over registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, såkalt bokføring. Ifølge regnskapsloven 1 2 er følgende virksomheter regnskapspliktige: - aksjeselskaper - allmennaksjeselskaper - statsforetak - kommandittselskaper - ansvarlige selskaper - enkeltmannsforetak - finansinstitusjoner - verdipapirfond - samvirkelag - borettslag og boligbyggelag - økonomiske foreninger - andre foreninger - utenlandske foretak som er skattepliktige i Norge Regnskapsplikt innebærer at selskapet skal registrere og dokumentere regnskapsopplysninger og utarbeide årsregnskap. Et årsregnskap inneholder resultatregnskap, balanse, kontantstrømoppstilling og noteopplysninger. Videre må selskapet utarbeide årsberetning og offentliggjøre opplysningene. Det siste kan gjøres ved å sende inn årsoppgjøret til Brønnøysundregistrene. Regnskapsloven inndeler selskapene etter størrelse. De minste selskapene er unntatt regnskapsplikten. De har bare registreringsplikt og skal lage en status i form av næringsoppgaven til likningskontoret.

2 Innenfor og utenfor regnskapsplikten Selskapene som er regnskapspliktige, kategoriseres som - små - mellomstore - store For å bli definert som små må selskapet oppfylle minst to av følgende tre kriterier: - ha mindre enn 40 millioner i omsetning - ha mindre enn 20 millioner i balansesum - ha færre enn 50 ansatte Små foretak slipper å utarbeide kontantstrømanalyse og konsernregnskap. De har også reduserte krav til noteopplysninger. I tillegg kan små selskaper gjøre unntak fra flere regnskapsprinsipper og velge forenklede vurderingsregler. Alle større selskaper må følge loven fullt ut. Rundt 90 % av alle norske selskaper tilhører enten kategorien små bedrifter, eller er i kategorien registreringspliktige. Regnskapsloven presiserer at enhver som har plikt til å levere næringsoppgave eller merverdiavgiftsoppgave, uansett regnskapsplikt, skal følge regnskapsloven kapittel 2 om registrering og dokumentasjon. Det kalles registreringsplikt. De som er unntatt fra regnskapsplikten, er små enkeltmannsforetak og små foreninger. For å kunne regnes som små må samlede eiendeler ikke overskride 20 millioner kroner, og man må ha maksimalt 20 ansatte. Også små ansvarlige selskaper er unntatt fra regnskapsplikten. For at et ansvarlig selskap skal slippe regnskapsplikten, må omsetningen ikke overskride 5 millioner kroner, det må være færre enn fem ansatte, og selskapet må maksimalt ha fem deltakere. Ingen av deltakerne må ha begrenset ansvar. Aksjeloven Den gjeldene aksjeloven trådte i kraft 1. januar Det er én aksjelov for allmennaksjeselskaper (ASA) og én for aksjeselskaper (AS). Aksjeloven stiller krav om at aksjekapitalen minst skal være kr Aksjeloven presiserer at et selskap skal ha en egenkapital som er forsvarlig ut fra selskapets risiko og omfang. Aksjeloven setter videre opp retningslinjer for drift og ledelse av et aksjeselskap. Det som skiller et aksjeselskap fra et allmennaksjeselskap, er stort sett størrelsen. Et ASA må minst ha en million kroner i aksjekapital. Fordelen med å være et ASA er at det

3 bare er slike selskaper som kan børsnoteres og henvende seg til allmennheten for innbydelse til aksjetegning. Formålet med regnskapsføring Alle bedrifter er i forskjellig grad forpliktet av det offentlige til å registrere bilag eller føre regnskap, (jf. aksjeloven og regnskapsloven). Det offentlige stiller krav til regnskapsføring først og fremst ut fra et samfunnsmessig perspektiv. Regnskapsføringen i bedriften skal gi grunnlaget for - beregning av skatter og avgifter - oversikt over likviditetsutviklingen - priskalkulasjon - budsjett- og kostnadskontroll - planlegging av innkjøp og lagerhold - oppfølging av kunder - lønnsomhetsvurderinger - samarbeid med leverandører Det er kanskje ikke så enkelt å skjønne hvorfor leverandører skal ha interesse for vår bedrifts regnskap. Men det er viktig for leverandører å se på regnskapet før de eventuelt bevilger bedriften kredittid. En låneinstitusjon kan også tenkes å kunne gå gjennom bedriftens regnskap for å vurdere om de er verdige et lån. Balanselære Kapitalanskaffelse og kapitalanvendelse For å kunne etablere en bedrift må en skaffe til veie kapital, vanligvis penger. Det kan skje på to måter: Eierne kan skyte inn kapital, eller bedriften kan ta opp lån. Den kapitalen som eierne selv skyter inn, kalles egenkapital. Den kapitalen som lånes av andre, kalles fremmedkapital eller gjeld. Kapitalen i selskapet brukes til ulike eiendeler som varelager, bankinnskudd, inventar, kontanter osv. Eiendelene må enten være finansiert av egenkapital eller fremmedkapital. Summen av eiendelene må derfor tilsvare summen av egenkapital og gjeld. Eiendeler = egenkapital + gjeld

4 Regnskapsloven 6 1 forteller oss hvordan balansen skal stilles opp. På eiendelsiden skal de minst likvide midlene stilles opp først. Til slutt kommer bankinnskudd og kontantkasse. På gjelds- og egenkapitalsiden skal først egenkapitalen vises. Så kommer langsiktig gjeld og til slutt kortsiktig gjeld. På side 00 har vi gjengitt Norsk Standard NS 4102 for oppstilling av balanse og resultat. Eksempel 1 Tre venner har etablert et aksjeselskap som de kaller for Myfuture AS og til sammen har de innbetalt kr i aksjekapital. Bedriften etableres 1. mai Pengene plasseres i første omgang som et bankinnskudd. Den økonomiske situasjonen for bedriften på dette tidspunkt kan stilles opp i en balanse. Balanse 1. mai 2006 Eiendeler Bankinnskudd kr Egenkapital/Gjeld kr Aksjekapital (Egenkapital) Venstresiden (debet) i balansen viser bedriftens eiendeler (kapitalanvendelsen), og høyresiden (kredit) i balansen viser hvordan bedriften har skaffet til veie kapital for å finansiere eiendelene (kapitalanskaffelsen). Summen av eiendelene skal alltid tilsvare summen av egenkapital og gjeld. Eksempel mai får Myfuture AS innvilget et lån i banken på kr Det blir overført til firmaets bankkonto, og følgende forandring oppstår i balansen: Balanse 15. mai 2006 Eiendeler Egenkapital/Gjeld aksjekapital Bankinnskudd ( ) Gjeld Sum Totalsummen, eller totalkapitalen, har nå økt til kr som følge av det nye lånet som ble plassert på bankkontoen.

5 Eksempel 3 Myfuture AS trenger inventar til sine lokaler. 18. mai kjøper de inventar for kr , som betales over bank. Denne transaksjonen fører til at bankinnskuddet blir redusert med kr , samtidig som bedriften har fått en ny eiendel, inventar, på kr Vi får dermed en ny balanseoppstilling: Balanse 18. mai 2006 Eiendeler Egenkapital/Gjeld Inventar kr kr Aksjekapital Bankinnskudd ( ) kr kr Gjeld Sum kr kr Eksempel mai kjøper Myfuture AS varer for kr og kontormaskiner for kr Alt betales over nettbank. Det gir følgende utslag i balansen: Balanse 26. mai 2006 Eiendeler Egenkapital/Gjeld Kontormaskiner Aksjekapital Inventar Gjeld Varelager Bankinnskudd ( ) Sum Kontolære Siden det stadig inntreffer nye transaksjoner (forretningstilfeller), blir det altfor tungvint å sette opp en ny balanse hver eneste gang. Vi lager derfor en liknende oppstilling som for balansen for hver av de enkelte balansepostene. Denne oppstillingen kalles en konto. Her blir forretningstilfellene registrert fortløpende, mens balansekontoen bare blir benyttet i forbindelse med avslutningen av en regnskapsperiode, for eksempel ved slutten av hver måned. (Figur kommer inn her)

6 Prinsippskisse av balansekontoen På bakgrunn av forretningstilfellene i mai kan vi sette opp følgende kontoer 1. juni: Kontormaskiner Inventar Varelager D K D K D K IB IB IB Bankinnskudd Aksjekapital Gjeld D K D K D K IB IB IB Postene tekstes med IB (inngående balanse) for å forklare at postene kommer fra forrige periodes balanse. I dette tilfellet ser vi på måneder som perioder. Helt i begynnelsen av juni vil balansen fra mai være gjeldende. Vi ser at eiendeler og gjeld/egenkapital er ført inn på samme side som i balansen: eiendelene til debet og gjeld og egenkapital til kredit. - Alle transaksjoner som fører til økninger i eiendeler, føres til debet på eiendelskontoer. - Alle transaksjoner som fører til en reduksjon i eiendeler, føres til kredit på eiendelskontoer. - Alle transaksjoner som fører til at gjeld eller egenkapital øker, blir ført til kredit på gjelds- og egenkapitalkontoer. - Blir gjeld eller egenkapital redusert, debiteres disse kontoene. Bruken av debet og kredit i regnskapsføringen bygger på prinsippet om det dobbelte bokholderi. Det går ut på at alle transaksjoner registreres på minst to kontoer. Hver transaksjon må til sammen være registrert med like mye til debet som til kredit.

7 Vi tenker oss følgende transaksjoner i juni: 1) 12.juni: kjøper nye varer for kr og betaler med nettbank 2) 15.juni: betaler ned på lån (avdrag) med direkte trekk på bankkonto med kr og samtidig trekkes det rentekostnader med 1250 kroner. 3) 22.juni: betaler husleie for selskapet over bank med kr ) 30.juni: hele varepartiet er solgt for kr , og beløpet blir satt inn på bankkonto Det gir følgende posteringer: Kontormaskiner Inventar Varelager D K D K D K IB IB IB ) ) Bankinnskudd Egenkapital/AK Gjeld D K D K D K IB IB IB ) ) ) ) ) ) ) ) Postering nr. 1: Bedriften har et varelager fra før på kr Det nye legges til og føres derfor til debet. Samtidig er bankbeholdningen redusert tilsvarende. Beløpet trekkes fra og blir derfor ført til kredit på konto for bankinnskudd. Postering nr. 2: Bankbeholdningen reduseres med kr , (renter + avdrag), og derfor krediteres kontoen. Gjelden minker med avdraget, og gjeldskontoen debiteres. Postering nr. 3: Når husleien betales, blir bedriften fattigere. Husleie er en kostnad og betyr at egenkapitalen minker. Vi fører derfor kr til debet konto for egenkapital. Samtidig blir bankbeholdningen redusert, og konto for bankinnskudd blir derfor kreditert. Postering nr. 4: Her har det vært bevegelse på tre kontoer. Bankinnskuddet har økt med kr (debet), samtidig er varelageret redusert med kr (kredit). Siden varene som var innkjøpt for kr , ble solgt for kr , har bedriften tjent kr Det fører til at bedriften blir rikere, og konto for egenkapital er kreditert med kr Her ser vi at to kontoer er kreditert for til sammen kr , mens én konto er debitert for samme sum. Vi skal nå avslutte regnskapsperioden og sette opp en ny balanse: Vi summerer alle kontoene og fører saldoen opp på balansekontoen. Saldoen er forskjellen mellom debet og kredit på en konto. Deretter overføres saldoen til balansen.

8 Kontormaskiner Inventar Varelager D K D K D K IB IB IB ) ) UB UB UB Bankinnskudd Egenkapital Gjeld D K D K D K IB IB IB ) ) ) ) ) ) ) ) UB UB UB IB = Fra balansen ved starten av regnskapsperioden UB = Til balansen ved utgangen av regnskapsperioden Utgående balanse Eiendeler Egenkapital og gjeld Inventar Aksjekapital Maskiner Annen Egenkapitalen Bankinnskudd Gjeld Sum eiendeler Sum egenkapital og gjeld Oppsummering av posteringsreglene 1 Når en eiendel øker, må en eiendelskonto debiteres. 2 Når en eiendel minker, må en eiendelskonto krediteres. 3 Når en gjeld øker, må en gjeldskonto krediteres. 4 Når en gjeld minker, må en gjeldskonto debiteres. 5 Når egenkapitalen øker, må en egenkapitalkonto krediteres. 6 Når egenkapitalen reduseres, må en egenkapitalkonto debiteres. 7 Når det oppstår en kostnad, må en kostnadskonto debiteres. 8 Når det oppstår en inntekt, må en inntektskonto krediteres. Husk også: Råbalanse = inngående balanse + regnskapsperiodens posteringer.

9 Krav til bilag Bilagene (for eksempel en faktura) danner grunnlaget for regnskapsregistreringen. Nedenfor ser du hvilke opplysninger bilagene skal inneholde. Opplysningene i parentes er ikke absolutte krav. - utstedelsesdato - (betalings-)beløp - (mottakers navn) - avsenders navn - hva bilaget gjelder - (underskrift) I tillegg må vi påføre bilagene et bilagsnummer og årstallet til det regnskapsåret vi er inne i. Det er for å lette kontrollarbeidet for blant annet likningskontoret. Alle bilagene skal oppbevares i minst ti år. Bedrifter har som regel en del interne bilag. Slike interne bilag må underskrives av minst én ansatt. Typisk eksempel på internt bilag er korreksjonsbilag (endring av tidligere registrerte bilag). Kontoplanteori En kontoplan defineres gjerne som en systematisk ordnet oppstilling av samtlige kontoer i et regnskap. En kontoplan består som oftest av flere samlinger av nummererte kontoer. Kontoene nummereres fordi det gjør bokføringsarbeidet enklere dersom vi fører regnskapet på data. Kontoene plasseres i klasser for å vise hvilke kontoer som omhandler samme område. Her er eksempler på slike klasser: - eiendeler (bank, post, kontanter, maskiner) - egenkapital og gjeld (aksjekapital, lån i banken, kassekreditt, leverandørgjeld) - kostnader (husleie, rentekostnader, lønn, andre driftskostnader) - inntekter (varesalg, provisjonsinntekter) - oppgjørskontoer (resultat, balanse) Det finnes en standard kontoplan, NS 4102, utarbeidet av Norges Standardiseringsforbund. Denne kontoplanen er den samme som følger med de fleste edb-baserte regnskapssystemer, for eksempel Guru Enterprise og Akelius. Norsk Standards kontoplan inneholder åtte klasser. NS 4102 er bygd opp med tre siffer for hver kontokode, men antallet siffer kan utvides hvis det er ønskelig. I praksis brukes fire siffer, siden det er det vanlige i edb-baserte regnskapssystemer. Du kan selvsagt benytte deg av andre kontonummer og kontonavn enn de som er tatt med i Norsk Standard. Mange store selskaper, og bedrifter som arbeider i spesielle bransjer, utarbeider egne kontoplaner. For mindre bedrifter vil som regel Norsk Standard inneholde flere kontoer enn man har bruk for.

10 Kodesystemet er bygd opp slik at det første sifferet i koden angir kodeklassen. Klasse Kontoer 1 eiendeler 2 egenkapital og gjeld 3 driftsinntekter 4 varekostnader 5 lønnskostnader 6 andre driftskostnader 7 andre driftskostnader 8 finansinntekter og finanskostnader, skatter, resultat, overføringer osv. Det betyr at alle eiendelskontoer skal ha en kode (kontonummer) med første siffer 1, alle gjeldskontoer skal ha en kode med første siffer 2 osv. Det andre sifferet i koden angir kontokodegruppene. Bakerst i arbeidsboken finner du en mer detaljert oversikt over NS Eksempel En bedrift har for eksempel en kassekonto og en bankkonto. Begge kontoene er eiendeler og skal derfor ha 1 som første siffer. Alle tilhører dessuten kontogruppen kontanter, bankinnskudd og liknende, og får 9 som andre siffer. Alle kontoene i kontoklasse 1 og 2 avsluttes til balanse, mens kontoene i kontoklasse 3, 4, 5, 6, 7 og 8 avsluttes til resultat. Hver konto skal ha en entydig kode, så vi trenger et tredje siffer for å skille de ulike eiendelene. I henhold til NS 4102 vil vi da få følgende kontonummer (koder): 190 kontanter 192 bankinnskudd For å få kontokoden angitt med fire siffer, føyer vi bare til en null som fjerde siffer: 1900 kontanter 1920 bankinnskudd Endringer i egenkapitalen Resultatkonto I forrige avsnitt så vi at rentekostnaden og husleia reduserte egenkapitalen til Myfuture AS, mens fortjenesten av varesalget økte egenkapitalen. Siden økningen på den ene siden var større enn reduksjonen på den andre, kan vi si at Myfuture AS har blitt rikere

11 i løpet av regnskapsperioden. Økningen på kroner er derfor det økonomiske resultatet for forretningen i regnskapsperioden. I løpet av en normal regnskapsperiode (ett år) har en bedrift mange kostnader og forhåpentlig mange varesalg som gir inntekter. Dersom alle disse postene føres direkte på konto for egenkapital, blir det vanskelig å holde oversikt over det økonomiske resultatet for bedriften. Vi oppretter derfor en egen resultatkonto for dette formålet. Konto for resultat er en underkonto til konto for egenkapital. Alle bedriftens inntekter og kostnader føres til konto for resultat. Inntektene føres til kredit på resultatkontoen (egenkapitalen øker), mens kostnadene føres til debet (egenkapitalen minker). Dersom periodens inntekter er større enn kostnadene, har bedriften et overskudd. Motsatt vil det bli et underskudd dersom periodens kostnader er større enn inntektene. Resultatkontoen er som balansekontoen en avslutningskonto, som ikke brukes i den daglige bokføringen, men bare i forbindelse med avslutningen av en regnskapsperiode. Det kan for eksempel være hver måned, hvert kvartal, hvert halvår eller etter 12 måneder. Kontoen gjøres opp mot konto for egenkapital. For å få bedre oversikt over bedriftens inntekter og kostnader oppretter vi egne inntektskontoer og kostnadskontoer. De blir underkontoer til resultatkontoen. Bilagsregistreringen blir mer oversiktlig dersom vi plasserer de enkelte kontoene etter hverandre i et skjema og bruker avslutningskontoene resultat og balanse. Vi går tilbake til åpningsbalansen 1. mai 2006 på side 00 og fører inn posteringene i mai. Regnskapet for måneden avsluttes på denne måten: Konto for resultat D K Varekjøp Varesalg Husleie Rentekostnader Overskudd til Egenkapital Sum Konto for Balanse D K Inventar Aksjekapital Fri Egenkapital Kontormaskiner Bankinnskudd Lån i bank Sum

12 Inngående balanse viser situasjonen ved starten av regnskapsperioden. Bedriften hadde en egenkapital (aksjekapital) på kr , som var satt inn på en bankkonto. Alle eiendeler blir registrert til debet på en eiendelskonto. Egenkapital/aksjekapital og gjeld blir registrert til kredit på en egenkapitalkonto eller en gjeldskonto. 1 Etter at alle bilagene er postert, utarbeider vi råbalansen. Råbalansen er summen av inngående balanse og alle posteringene i regnskapsperioden. 2 Vi oppretter oppgjørskontoene balanse og resultat. Til konto for resultat avsluttes alle kostnads- og inntektskontoene, mens eiendelskontoer, gjelds- og egenkapitalkontoer avsluttes til balansen. 3 I regnskapet er det opprettet en avslutningslinje for resultat og balanse. 4 Vi skal nå avslutte konto for bankinnskudd. Kontoen salderes med en debetsaldo på kr Beløpet debiteres konto for balanse siden bankinnskudd er en eiendelskonto. Vi motposterer (krediterer) deretter i balanselinjen på konto for bankinnskudd. Konto for bankinnskudd balanserer nå med en sum på kr Vi gjør tilsvarende med alle de andre kontoene utenom egenkapitalkontoen. 5 Saldoen på kostnads- og inntektskontoene føres til henholdsvis debet og kredit på konto for resultat, og beløpene motposteres i resultatlinjen på de respektive kontoene. 6 Etter at alle kostnads- og inntektskontoer er gjort opp, salderes konto for resultat. I vårt eksempel viser konto for resultat en kreditsaldo på kr Bedriften har altså et overskudd på kr Dette overskuddet fører til at bedriftens egenkapital øker, og beløpet er motpostert i resultatlinjen på konto for egenkapital. 8 Til slutt salderes konto for egenkapital, og saldoen posteres på konto for balanse, med motpost i balanselinjen på konto for egenkapital. Nå ser vi at egenkapitalen (aksjekapital + fri egenkapital) ved regnskapsperiodens slutt er kr større enn den var ved begynnelsen av perioden. Det er bedriftens resultat (overskudd). 9 Deretter summeres balansen, som nå viser samme sum til debet og kredit (kr ). Egenkapital ved periodens slutt = Egenkapital ved periodens begynnelse + Periodens overskudd.