KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Engasjement av konsulent til informasjonsprosjekt for Larvik Bøkeskog for Larvik kommune
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN 1.0 INNLEDNING 3 1.1 KORT OM ANSKAFFELSEN 3 1.2 AVTALENS VARIGHET OG ANTALL LEVERANDØRER 3 1.3 KUNNGJØRING/ANSKAFFELSESPROSEDYRE 3 1.4 KONTAKTPERSON FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN 3 2 FRISTER 4 2.0 TIDSFRISTER 4 2.1 VEDSTÅELSESFRIST 4 3 GENERELT OM TILBUDET 4 3.0 TILBUDSINNLEVERING 4 3.1 FORBEHOLD 4 3.2 ALTERNATIVE TILBUD 5 3.3 TILBUDSÅPNING 5 3.4 TILBUDSINNHOLD 5 3.5 GENERELLE KRAV TIL TILBUDSUTFORMING 5 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 5 4.0 TILLEGGSOPPLYSNINGER 5 4.1 OFFENTLIGHET 5 4.2 TAUSHETSPLIKT 5 4.3 RETTING AV ÅPENBARE FEIL 5 4.4 RETUR AV TILBUD 5 4.5 TILDELING AV KONTRAKT, BEGRUNNELSE OG FRIST FOR AVKLARINGER/INNSIGELSER 5 5 OPPDRAGSBESKRIVELSE 6 TILBUD 6 5.0 KVALIFIKASJONSKRAV 7 5.1 KONTRAKTSGJENNOMFØRINGSKRAV 8 5.2TILDELINGSKRITERIER VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Alminnelige kontraktsvilkår HMS-Egenerklæring (brukes kun ved tjenestekjøp) Sammenstilling av informasjon fra partene i prosjektet Evalueringsskjema for konsulenter Side 2
1.0 Innledning Samarbeidspartnere for denne anskaffelsen er Larvik kommune, Vestfold fylkeskommune, Fylkesmannen i Vestfold, Geoparken, Bøkeskogen og Kilens Venner 1.1 Konkurransen Dette er en åpen anbudskonkurranse. 1.1 Kort om anskaffelsen Målet med prosjektet er å etablere en godt samordnet informasjon i Larvik bøkeskog på tvers av myndighet og roller hos partene gjennom o Skiltinformasjon som skal ha høy estetisk kvalitet, ha universell utforming og være begrenset i omfang o Alle informasjonstiltak skal være gjennomført innen 17. mai 2015 Det vises for øvrig til oppdragsbeskrivelse i pkt. 5. Det skal engasjeres konsulent for å bistå prosjektgruppen til gjennomføring av prosjektet i henhold til oppdragsbeskrivelsen. Kostnadsrammen for hele prosjektet (konsulent + innkjøp og oppsetting av skilt) er kr 500 000,- inkl. mva. Rammen for konsulentdelen er satt til maksimalt 100 timer. 1.2 Avtalens varighet og antall leverandører Varighet Oppdraget skal utføres i perioden 20.06.14 17.05.15. Antall leverandører Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Dvs. at det velges en -1- totalleverandør. Totalleverandør kan knytte til seg underleverandører, men totalleverandør står ansvarlig for hele oppdraget. 1.3 Kunngjøring/anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I der ikke annet er nevnt spesielt. Denne loven med forskrifter finnes på http://www.lovdata.no/. Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen anbudskonkurranse. Dette innebærer at det ikke vil bli foretatt en prekvalisering, og tilbyderne må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de innleverer tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud. 1.4 Kontaktperson for anskaffelsesprosessen Kontaktperson for anskaffelsesprosessen er: Navn: Guro Hessner Mobil: 33 17 18 16 E-post: guro.hessner@larvik.kommune.no Side 3
2 FRISTER 2.0 Tidsfrister Annonsering Konkurranen annonseres med annonse i Østlands-Posten fredag 23.05.14, samt med varsel til aktuelle tilbydere. «Tilbudsbefaring» Det vil bli arrangert et informasjonsmøte der prosjektgruppen presenterer seg selv, informasjonsprosjektet og informasjonsmaterialet som skal samordnes og presenteres i prosjektet, etterfulgt av en befaring i Bøkeskogen. Møtet vil finne sted mandag 02.06.14 kl 10-11.30 i Larvik kommune sine lokaler i Feyers gate 7. Befaringen vil starte ved «flaggstengene» kl 12.15 og vare til 14.00 Frist for å stille spørsmål Frist for å stille spørsmål til konkurransen er 06.06.2014, kl. 1200. Spørsmål vedrørende konkurransen skal sendes pr. e-post til kontaktpersonen. Alle spørsmål vil bli anonymisert og svar bli sendt ut til alle mottakere av konkurransedokumentene. Frist for å levere tilbudet Frist for å levere tilbud er 13.06.2014, kl. 12.00. Merking av tilbud Forsendelsen merkes: Informasjonskonsulent/Bøkeskogen. 2.1 Vedståelsesfrist Tilbyder må minimum vedstå seg tilbudet i 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. 3 GENERELT OM TILBUDET 3.0 Tilbudsinnlevering Tilbudet leveres inn i to -2- eksemplarer i lukket og merket forsendelse til: Oppdragsgiver: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: Larvik kommune Guro Hessner Feyersgt 7, 3256 Larvik Boks 2022, 3255 Larvik Dersom tilbudet leveres ved personlig oppmøte, gjøres dette i ekspedisjonen, Larvik kommune, Feyersgt 7, 3256 Larvik. En representant for for oppdragsgiver vil utstede en kvittering for mottatt tilbud, der det påføres dato og klokkeslett for innlevering og gjennom dette bekrefter leveringstidspunktet. Resepsjonen er åpen alle hverdager kl. 08.00-15.30. Dersom forsendelsen ikke er oppdragsgiver i hende seinest innen den angitte tilbudsfristen, vil tilbudet bli avvist i sin helhet. 3.1 Forbehold Side 4
Det er adgang til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist, jf FOA 11-11 (1) d (FOA del II). 3.2 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 3.3 Tilbudsåpning Det vil ikke være offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede. 3.4 Tilbudsinnhold Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud i henhold til kravene i denne tilbudsforespørsel. Alle kostnader forbundet med hele tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 3.5 Generelle krav til tilbudsutforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som er krevd, og være undertegnet av autorisert representant for tilbyder. Tilbudet skal leveres inn på malen gitt i dette dokument. 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 4.0 Tilleggsopplysninger Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 4.1 Offentlighet I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 4.2 Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 4.3 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er åpenbart hvordan feilen skal rettes. 4.4 Retur av tilbud Tilbudene vil ikke bli returnert. 4.5 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og frist for avklaringer/innsigelser Side 5
Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderene få informasjon om hvem som er innstilt som vinner og når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt frist for tilbyder til å be om avklaringer / komme med innsigelser til beslutningen. 5 Oppdragsbeskrivelse Alminnelige kontraktsbestemmelser for oppdraget er NS 8402:2010 (alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid) Oppdrag del I - Plandel 0. Utarbeide informasjonsplan Konsulent skal utarbeide en samlet informasjonsplan basert på rammer og mål for prosjektet. Det tas utgangspunkt i utarbeidet tabelloversikt med sammenstilling av partenes infostatus og infobehov Tekstforslag fra partene er utarbeidet, men krever samordning, forenkling og fordeling på de ulike infotiltakene av konsulent Det utarbeides skissemessige løsninger (dummies) med kostnadsoverslag for følgende tiltak: o Hovedinfoskilt ved hovedinngang i to alternativer: Touchscreen-løsning Tradisjonell skiltløsning o o Infoskilt ved biinnganger (2 stk) Temaskilting med forslag til plassering to alternativer: 12 temaskilt ved bruk av tradisjonell skiltløsning for hovedinfoskilt 6 temaskilt ved bruk av touchscreen-løsning på hovedinfoskilt o Nettbasert informasjon herunder bruk av Smartguide (Geoparken kontaktes) og QR-koder Utkast til infoplan skal foreligge til gjennomgang i prosjektgruppa senest 20. august 2014. Oppdrag del II - Detaljutforming 1. Utarbeide forslag til infotavler ved hovedinngang og biinnganger Baseres på valgt løsning i infoplanen Oppdraget innebærer sammenstilling og koordinering av tekstforslag fra partene Skiltdesign og grafisk uttrykk med oversiktskart, illustrasjoner, logoer, tekster, QR-koder Forslag til skiltløsninger/ev. skjermløsninger (med priser og leverandører) 2. Utarbeide forslag til temaskilt Baseres på valgt løsning i infoplanen Nåværende skiltløsning med «boktavle»-skilt legges til grunn. Tekstforslag fra partene sammenstilles/redigeres Skiltdesign med oversiktskart, illustrasjoner, logoer, tekster, QR-koder 3. Nettbasert info Geoparkens Smartguideløsning benyttes (basert på Geoparkens løsning og rettigheter) Tekster, illustrasjoner, kart bearbeides etter innspill fra partene, klargjort for innlegging i Smartguide QR-koder på skilt kodes til Larvik kommunens nettside som linkes til samarbeidpartenes nettsider All informasjonen skal være universelt utformet og følge relevante standarder for universell utforming. Informasjonen skal ferdigstilles slik at den er klar til trykking/utlegging på web. Oppdrag del II skal være levert senest 20. oktober 2014. Det skal iberegnes inntil 5 stk møter a 2t til diskusjon med og framlegg av resultater for prosjektgruppa. Side 6
Tilbud Resten av dette dokumentet skal benyttes ved innsending av tilbud Firma: Foretaksnummer: Gateadresse: Postadresse: Telefon: Internettadresse: Kontaktperson: E-post kontaktperson: 5.0 Kvalifikasjonskrav Kravene skal sikre at tilbyderne er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Dersom tilbyder ikke vedlegger forespurt dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskravene, kan oppdragsgiver vurdere tilbyderen som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Pass derfor på at all dokumentasjon er vedlagt. Oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbydere som ikke har sendt inn skatteattester innen de angitte frister,. Dersom ikke skatteattest eller merverdiavgiftsattest (og eventuelt HMS-egenerklæring) er levert innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom tilbyderen har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyderne har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav 1: Betaling av offentlige avgifter Om kvalifikasjonskravet: Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) der entreprenøren har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ikke ha vesentlige restanser. Eventuelle restanser må grunngis særskilt. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Skatteattest Vedlegg 1 Dokumentene er datert (ååååmmdd) Side 7
Merverdiavgiftsattest Vedlegg 2 Kvalifikasjonskrav 2: HMS-Egenerklæring Om kvalifikasjonskravet: Oppdragsgiver krever at tilbyderen følger lovbestemte krav i Norge om helse, miljø og sikkerhet i egen virksomhet. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg HMS-egenerklæring Vedlegg 3 Kvalifikasjonskrav 3: Lovlig etablert foretak Om kvalifikasjonskravet: Oppdragsgiver krever at tilbyder har et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Norske selskap: Firmaattest fra Foretaksregisteret Utenlandske selskap: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert. Bekreftes dokumentert i vedlegg Vedlegg Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav 4: Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at tilbyderen har god soliditet slik at en har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Følgende vil være gjenstand for vurdering: Tilbyderens soliditet, likviditet og finansielle evne til å gjennomføre kontrakten og å bære et eventuelt tap på den aktuelle og andre kontrakter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente ytterligere informasjon som anses nødvendig for å vurdere tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente ytterligere informasjon som anses nødvendig for å vurdere tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Fremleggelse av foretakets årsregnskap (siste årsberetning til Brønnøysund registeret, inkl. revisors vurdering). For nyetablerte firmaer må det leveres en nyere regnskapsutskrift signert av revisor. Bekreftes dokumentert i vedlegg Vedlegg Side 8
4 Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav 5: Om kvalifikasjonskravet: Tilbyder skal ha god, relevant erfaring fra tilsvarende avtaler/oppdrag. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal vedlegge en liste over de viktigste leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn telefon og e-post). Oppgitte referanser vil kunne bli kontaktet ved behov. Dersom en underleverandørs erfaring skal legges til grunn for tilbyders kvalifikasjon, må tilbyder fremlegge en forpliktelseserklæring fra aktuelle underleverandører eller legge ved tilsvarende dokumentasjon som viser at tilbyder har råderett over disse. Navn og CV for ansvarlige nøkkelpersoner (tilbudte ressurser) på de ulike fagområder som er tilgjengelige for dette oppdraget. Videre skal tilbudt personells tilknytning til ovenfor nevnte oppdrag angis. Vi aksepterer at hvert enkelt oppdrag blir evaluert etter det vedlagte skjemaet «evalueringsskjema for konsulenter» Redegjørelse for foretakets kvalitetssikrings-/styringssystem for å sikre at oppdrag blir gjennomført på en mest mulig effektiv og formålsrettet måte. Bekreftes dokumentert i vedlegg Vedlegg nr. Vedlegg nr. Aksepteres Vedlegg nr. Side 9
Kontraktsgjennomføringskrav Det er satt en rekke kontraktsgjennomføringskrav, spesielle kontraktsvilkår og absolutte krav til den ytelsen som skal leveres som tilbyder må tilfredsstille ved gjennomføringen av denne avtalen. Disse er listet opp her under punkt 5. Tilbyder bekrefter at kravene tilfredsstilles ved å krysse av for ja. Dersom tilbyder svarer Nei på ett eller flere av de følgende punktene, medfører det at tilbyderen ikke kan velges som leverandør til oppdraget. Det vil si at tilbudet vil bli avvist i sin helhet. Tilbyder skal også signere på at punktene som er ramset opp følges/aksepteres. 5.2.1 Gjennomføringskrav Nr Krav Ja Nei 1 Betalingsbetingelser Fakturering ka skje etter hvert som oppdraget utføres, men ikke oftere enn èn gang i måneden. (jfr kontrakt) Betalingsbetingelsene er 28 dager etter fakturadato Oppdragets fakturaadresse: Larvik kommune Postboks 2020 3255 Larvik Faktura merkes: Informasjonsprosjekt Larvik Bøkeskog, bestillernummer 90031 Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt er basert på tilfredsstillelse av alle kontraktsgjennomføringskrav nevnt over. Vi er inneforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte bestemmelser og minimumskrav gitt i dette dokument, vil dette føre til at vårt tilbud vil bli avvist i sin helhet. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader oppdragsgiver påføres som følge av forholdet. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 10
5.2 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge den tilbyder som har inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbud ved kontraktstildeling. Følgende kriterier og vekting legges til grunn: Tildelingskriterier Vekting % Pris for oppdraget 40 % Oppdragsforståelse 60 % De ovenstående komponentene vil bli tillagt vekt og vil samlet telle mot en totalvurdering av de enkelte tilbudene. Hvert kriterie, vil bli gitt en karakter (0-10 som siden vektes og summeres i en totalkarakter for hver enkelt tilbyder). Priser Alle kostander for oppdragsgiver skal inngå i prisene. Prisen oppgis som antall timer medgått tid x timepris. Oppdragsforståelse Tilbyder skal med bakgrunn i konkurransegrunnlagets beskrivelse av oppdraget, beskrive: hvordan oppdraget oppfattes forslag til arbeidsopplegg med: o en foreslått milepælsplan o timefordeling på de ulike aktivitetene for oppdraget (fylles ut i tabellen under) Aktivitet: Beskrivelse av aktivitet: Antall timer: Del I Plandel Del II Detaljutforming 1. Info.tavler ved hoved-/biinnganger 2. Temaskilt 3. Nettbasert informasjon Annet Møter med prosjektgruppa SUM: Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 11
VEDLEGG FRA TILBYDER Vedlegg 1 Skatteattest Vedlegg 2 Merverdiavgiftattest Vedlegg 3 HMS-egenerklæring Andre vedlegg fra tilbyder: Side 12