Saksframlegg ORIENTERING OM EVENTUELL OVERTAKELSE AV EIENDOMSRETTEN TIL MESSEBYGGET PÅ LILLE GRÅKALLEN SAMT UTLEIE ELLER SAMBRUK MED MOT Arkivsaksnr.: 10/2743 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar rådmannens redegjørelse til orientering, og ber om følgende videre oppfølging av saken. 1. Rådmannen får i oppdrag å ferdigforhandle kontrakt med Skifte eiendom om overtakelse av messebygget med tilhørende tomteareal, og med vilkår om at Skifte eiendom må tilbakeføre deler av opprinnelig område til grøntareal. Kontrakten gjøres betinget av at det blir vedtatt ny reguleringsplan som tillater slik bruk av eiendommen. 2. Det inngås leie- og sambruksavtale der organisasjonen MOT leier hele messebygget. Det er en forutsetning at MOT får alt ansvar for oppgraderinger, forvaltning, drift og vedlikehold. Kommunen betaler en kostnadsdekkende leie for sin eventuelle bruk, men kommunen skal ikke ha noen plikt til å leie. Kontrakten gjøres betinget av at det blir vedtatt ny reguleringsplan som tillater slik bruk av eiendommen. ::: Sett inn innstillingen over denne linja Saksfremlegg - arkivsak 10/2743 1
... Sett inn saksutredningen under denne linja Saksutredning: Bakgrunn Følgende ble vedtatt i formannskapets møte 04.09.2007: Rådmannen bes igangsette arbeidet med sikte på å etablere et senter for friluft og natur for grunnskolen i eksisterende lokaler på Lille Gråkallen. Det legges også til rette for lokaler til administrasjon og kursvirksomhet for MOT. Det bevilges kr. 200 000 fra Formannskapets tilleggsbevilgningskonto til oppstart av prosjektet som igangsettes i høst. Planlagt oppstart med elever skal finne sted på nyåret 2008. Rådmannen bes undersøke om Granskogen skole og Stavne gård KF kan bruke tiltaksplasser i det praktiske arbeidet med klargjøring og drift av leirskolen. Formannskapet ber Rådmannen i løpet av høsten klargjøre drift og omfang. Rådmannen bes videre gå i dialog med MOT og andre frivillige organisasjoner som naturlig kan nyttiggjøre seg området for å vurdere interesse og behov for etablering og lokaler i anlegget. Rådmannen bes framlegge sak om leirskolen samt driftsavtale med MOT for formannskapet. Rådmannen bes innarbeide kostnadene for etablering og drift av Gråkallen leirskole i budsjettet for 2008. Fakta Vedtaket berører følgende sentrale punkter: Overtakelse av hele eller deler av Lille Gråkallen fra Skifte eiendom Regulering av Lille Gråkallen, inkludert finansiering av planarbeidet Framtidig kommunal bruk og driftsmidler til denne bruken Leie- og sambruksavtale med MOT Investeringskostnader til rehabilitering av bygningsmassen Eier, forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader Framdriftsplan med forutsetninger Overtakelse: Lille Gråkallen er på ca. 32 daa og er bortfestet fra Trondheim kommune til Staten v/forsvarsdepartementet. Det er oppført en bygningsmasse på knapt 6.000 kvm bruttoareal. Festekontrakten er uoppsigelig fra kommunens side, men kan sies opp av leier med ett års varsel. Ved leieforholdets opphør og ved nedleggelse av de militære anlegg, plikter leieren å ryddiggjøre det leide areal i den utstrekning dette er mulig. Kontrakten er ikke sagt opp. Skifte eiendom står for avhendingsprosjektet for militære eiendommer og har vært kommunens forhandlingsmotpart i forbindelse med spørsmål om overtakelse av hele eller deler av Lille Gråkallen. Forhandlingene har hele tiden blitt påvirket av Forsvarets egne skiftende behov for anlegget. Forhandlingenes utgangspunkt var at Skifte eiendom tilbød kommunen å overta messebygget på ca. 3.500 kvm og at resten av bygningsmassen skulle rives og tilbakeføres til grøntareal. Forsvaret har i ettertid Saksfremlegg - arkivsak 10/2743 2
båndlagt flere og flere av bygningene til egen bruk, slik at det stort sett er bare messebygget som står ledig. Med bakgrunn i at Trondheim kommune ikke hadde midler til istandsetting av messebygget samt reinstallering av fjernet kjøkkeninnredning, signaliserte Skifte eiendom at de ville vurdere å bistå med dette. Skifte har i ettertid meldt at de likevel ikke kan bidra. Sommeren 2009 fikk kommunen et akutt behov for avlastningsarealer for Dalgård skole og inngikk en leieavtale med Skifte eiendom. Kommunen investerte i den sammenheng ca. kr 7 mill i strakstiltak for å gjøre arealene brukbare til formålet. Det gjenstår likevel et investeringsbehov for ventilasjon og brannsikring samt driftsmidler for nødvendig ytre vedlikehold. Messebygget har fungert svært godt som midlertidige avlastningsarealer. Å anvende bygningene som faste avlastningsarealer også for fremtidige rehabiliteringer kunne vært en aktuell og økonomisk regningssvarende bruk av arealene. Denne løsningen er imidlertid ikke vurdert nærmere, da den ikke er forenlig med de planer som MOT har for arealene. Det er ikke avsatt midler i budsjettet til istandsetting, forvaltning, drift og vedlikehold av messebygget. Kommunen er derfor avhengig av en leieavtale med MOT der de forplikter seg til å ta alle videre investeringer og driftskostnader knyttet til bygningsmassen. I tillegg må Trondheim kommune som planmyndighet vurdere Forsvarets utvidede bruk av resten av bygningsmassen og utearealene. Idet kommunen påtar seg store framtidige økonomiske forpliktelser må også en overtakelse være betinget av at reguleringen blir i samsvar med tiltenkt formål. En avtale om overtakelse kan sannsynligvis være på plass innen 01.07.2010. Regulering av Lille Gråkallen Så snart det er inngått en avtale om overtakelse av messebygget fra forsvaret, må det igangsettes et planarbeid for området som sikrer hjemmel for den framtidige bruken. Kostnaden med en reguleringsplan vil kunne komme opp i kr 1 mill. Planen kan sannsynligvis ferdigbehandles innen 01.07.2011. Messebygget er forutsatt overtatt vederlagsfritt, og Skifte eiendom har signalisert at de kan bidra med inntil kr 100.000 til planarbeidet. Forsvarets utvidede bruk av Lille Gråkallen og det å finne finansiering for reguleringsarbeidet vil være utfordrende. Likeså vil reguleringsarbeidet berøre en rekke problemstillinger knyttet til bruken av marka, herunder trafikkspørsmål og ulik bruk av arealene. Framtidig kommunal bruk I vedtaket av 04.09.07 ba formannskapet rådmannen utrede mulighetene for et senter for friluftsliv og natur for grunnskolen i eksisterende bygningsmasse. Det finnes for tiden ikke økonomiske midler til en tilstrekkelig utredning eller til drift av et slikt senter. MOT ønsker å disponere størstedelen av anlegget (ca. 80 % av arealene) på heltid, noe som vanskeliggjør sambruk. De siste 20 % av arealene er i en slik forfatning at det vil påføre kommunen store investeringskostnader før disse kan tas i bruk. Det vil i tilfelle medføre at kommunen må påregne å bære drifts- og istandsettingskostnader uten at et behov er konkretisert. Med bakgrunn i dette anbefaler rådmannen at kommunen avventer utredningen av et senter for friluftsliv og natur for grunnskolen til MOTs leiekontrakt utløper. Leie- og sambruksavtale med MOT Saksfremlegg - arkivsak 10/2743 3
Det er ført forhandlinger med MOT om en leie- eller sambruksavtale for messebygget. Det er enighet mellom partene om at de skal leie vederlagsfritt mot å dekke alle investerings-, eier-, forvaltnings-, driftsog vedlikeholdskostnadene. Det forutsettes i avtalen at Trondheim kommune betaler en kostnadsdekkende leie dersom det blir aktuelt å leie arealene til ulike formål. Leie- og sambruksavtalen med MOT forutsettes inngått samtidig med avtalen med Skifte eiendom. Framdriftsplan med forutsetninger Kontraktene om overtakelse av messebygget fra Skifte eiendom samt leie/sambruk med MOT kan være ferdigforhandlet innen 01.07.2010, mens reguleringsplanen kan være vedtatt ett år senere. Dette er tilstrekkelig tid for MOTs planlagte overtakelse høsten 2011. Forutsetningene er at forhandlingene med partene lar seg løse samt at reguleringsarbeidet følger tidsplanen. Se nedenstående tidslinje: Vurdering Etter lang tids forhandlinger med Skifte eiendom har rådmannen ikke lykkes å få Skifte eiendom til å dekke kostnader til kjøkken og oppgraderinger. Fordi kommunen har investert ca. kr 7 mill i bygget som vi kan gjøre oss nytte av utover den tiden skolen skal være i lokalene, samt at vi har forpliktelser til å leie ut til MOT, anbefaler rådmannen at kommunen overtar messebygget. Forutsetningen er at kommunen får kontraktsforpliktet Skifte eiendom til blant annet å tilbakeføre deler av grunnarealet til grøntareal. Risikoen med inngåelse av kontrakt om overtakelse er om det hele tiden finnes leietaker(e) i henhold til planlagt reguleringsformål, og at disse kan betale de kostnadene som påløper. Ellers vil kostnadene måtte dekkes av kommunen. Dersom kommunen senere ønsker å fjerne bebyggelsen og reetablere vegetasjonen, har kommunen ved overtakelsen frasagt seg muligheten til at Skifte eiendom dekker denne kostnaden. Rådmannen er stort sett enig med MOT om en leiekontrakt over 10 år og hvilke kostnader de skal bære. MOT planlegger å benytte størstedelen av arealene selv, noe som gjør det vanskelig å fordele arealene tidsmessig. Det er ikke budsjettert med kommunal drift på Lille Gråkallen og rådmannen mener derfor at MOT kan leie hele bygningsmassen. Kommunens bruk kan sikres gjennom at MOT forplikter seg til å varsle kommunen om tider bygningsmassen kan benyttes. På denne måten kan kommunale enheter som ønsker å benytte arealene inngå direkte låneavtaler med MOT for gitte tidsperioder. Enhetene må i så fall betale kostnadsdekkende husleie, det vil si de faktiske årskostnadene MOT har i forbindelse med bygningsdriften fordelt på tids- og arealbruk. Gjennom leiekontraktens løpetid har Trondheim kommune både mulighet til å trekke erfaringer av denne bruken samt å utrede den framtidige sambruken når leiekontrakten utløper. Trondheim kommune har investert ca. 7 mill i messebygget, noe som også kommer MOT til gode, og rådmannen vil forhandle med MOT om en eventuell kompensasjon på kr 1 mill til kommunen for dette. Beløpet kan deretter benyttes til blant annet det planlagte reguleringsarbeidet. Konklusjon Saksfremlegg - arkivsak 10/2743 4
Rådmannen ferdigforhandler kontrakten med Skifte eiendom om å overta eiendommen slik den er i dag. I tillegg knyttes det betingelser om at Skifte eiendom må tilbakeføre deler av opprinnelig område til grøntareal. Forsvarets bruk av resterende grunnareal og bygninger behandles i den planlagte reguleringssaken. Samtidig inngås leie- og sambruksavtale der MOT leier hele messebygget. MOT får alt ansvar for oppgraderinger, forvaltning, drift og vedlikehold. Kommunen betaler en kostnadsdekkende leie for sin eventuelle bruk. Avtalen forutsetter imidlertid ingen leieplikt for kommunen. Begge avtalene vil bli gjort betinget av at det blir vedtatt ny reguleringsplan som tillater slik bruk av eiendommen.... Sett inn saksutredningen over denne linja Rådmannen i Trondheim 11.02.2010 Thorbjørn Bratt Kst. kommunaldirektør byutvikling Anne Aaker Kst. dir. Trondheim eiendom Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Saksfremlegg - arkivsak 10/2743 5