Trondheim kommunerevisjon. Rapport 6/ R RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT REVISJON FOR REGNSKAPSÅRET 2012

Trondheim kommunerevisjon Rapport 6/2013 - R RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT REVISJON FOR REGNSKAPSÅRET 2012

Forord I denne rapporten oppsummerer Trondheim kommunerevisjon årets regnskapsrevisjon av kommuneregnskapet. For regnskapsåret 2012 har Trondheim kommune mottatt en normalberetning, det vil si en revisjonsberetning uten presisering eller forbehold. Innholdet i denne revisjonsrapporten er knyttet til nummererte forhold som skal komme administrasjonen og kontrollkomiteen til kunnskap i henhold til 4 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Revisjonen håper at vårt bidrag i denne rapporten vil være nyttig i forbindelse med rådmannens løpende arbeid med kommunens økonomiske og administrative interne kontroll. Målgruppene for vår rapportering er administrasjonen og kontrollkomiteen. Revisjonen takker for samarbeidet i regnskapsåret 2012, og imøteser et svar innen 1. september 2013. Trondheim, 24. april 2013 Vennlig hilsen Per Olav Nilsen Revisjonsdirektør Svein Kato Isaksen Plan- og utviklingssjef Trondheim kommunerevisjon

5 Innhold 1 KONKLUSJON OG REVISJONSBERETNING... 6 2 REVISJON GJENNOM ÅRET (INTERIM)... 7 3 REVISJON I ÅRSOPPGJØRET... 8 4 POSITIVE UTVIKLINGSTREKK... 9 5 MERKNADER I FORHOLD REVISJONSFORSKRIFTENS 4... 11 5.1 Ubrukte fondsmidler per 31.12.12... 11 5.2 Manglende budsjettbevilgning - avsetning til disposisjonsfond... 12 5.3 Vesentlige budsjettavvik 2012... 12 5.4 Avstemming av balanseposter per 31.12.2012... 14 5.5 Refusjon sykepenger - manglende anordning av inntekter 2012... 15 5.6 Tapt merverdiavgift - kompensasjonsordningen... 15 5.7 Kommentarer til rådmannens årsrapport årsberetning... 16 6/2013 - R

6 KONKLUSJON OG REVISJONSBERETNING 1 KONKLUSJON OG REVISJONSBERETNING Vi har ved vår gjennomgang av kommunens intern kontroll og årsregnskap for 2012 ikke oppdaget forhold som vi har ansett vil være nødvendig for oss å omtale i vår revisjonsberetning. Revisjonen er kjent med at driftsregnskapets inntektsside blant annet er undervurdert med ca 26 mill kroner, relatert til for lav inntektsperiodisering av krav vedrørende ordningen med ressurskrevende brukere. Posten er omtalt i note 2 til årsregnskapet. Det er også konstatert at det foreligger en del kjente, ikke korrigerte feil relatert til arbeidsgiveravgift og sykelønnsrefusjon. Vi har gjort en del analyser og handlinger for å bekrefte at en del interimskonti som har mangelfull avstemming, ikke er beheftet med vesentlige resultatfeil. Vår vurdering er at summen av kjente og mulige feil ligger godt under den totale vesentlighetsgrensen vi har definert i forhold til tolererbare feil i driftsregnskapet. Vi har derfor avgitt en revisjonsberetning for 2012 uten presiseringer eller forbehold. Ved vår revisjon gjennom året har vi lagt vekt på å kontrollere påliteligheten i de interne kontroll- og regnskapsrutiner som fører frem til og danner grunnlaget for avleggelsen av årsregnskapet. Gjennom vår revisjon ser vi at det kan være behov for at administrasjonen gjennomgår rutiner for enkelte områder i kommunen, som vi har omtalt nærmere i denne rapporten. I tillegg omtales andre revisjonsmessige forhold av betydning for styring og kontroll. Denne rapportens kapittel 5 omhandler forhold som revisor har vurdert som vesentlig, og som følgelig skal påpekes skriftlig overfor kontrollkomiteen og kommunens administrasjon. Dette følger av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. 4. 6-2013 - R

REVISJON GJENNOM ÅRET (INTERIM) 2 REVISJON GJENNOM ÅRET (INTERIM) 7 Ved gjennomføringen av revisjonen har vi fokusert på kommunens interne administrative rutiner og intern kontroll av betydning for driftsregnskap, investeringsregnskap og balanse. I gjennomgangen av sentrale rutiner ligger også en vurdering av kommunens særskilte rutiner for finansforvaltning. Sentrale kriterier er å kartlegge og teste om vesentlige økonomirutiner fungerer etter sin hensikt. Når det gjelder revisjonens gjennomgang av rutiner for finansforvaltning er resultatet angående forvaltningen av kommunens gjeld oppsummert i en egen forvaltningsrevisjonsrapport. Rapporten konkluderte med at gjeldsforvaltningen er under tilfredsstillende kontroll. Den årlige uttalelsen om etterlevelse av kommunens finansrutiner konkluderer med at disse er tilfredsstillende etterlevd i 2012. I interimfasen ligger for øvrig løpende attestasjon av kommunens oppgjør mot Skatteetaten i forhold til momskompensasjonsordningen samt andre særattestasjoner. 6/2013 - R

8 REVISJON I ÅRSOPPGJØRET 3 REVISJON I ÅRSOPPGJØRET Revisjonen i årsoppgjøret har i hovedsak vært konsentrert rundt periodisering, verdsettelse, klassifisering samt gjennomgang av kommunens dokumentasjon av regnskapsmessige vurderinger knyttet til årsregnskapet. Vi har hatt en oppfølging av rådmannens rutiner og system for tertialvis rapportering og løpende budsjettreguleringer. Vi har også i år hatt spesielt fokus på bevilgningskontroll, dvs at det ikke påløper utgifter som ikke har politiske bevilgninger. Disse kontrollene omfatter også interne finansieringstransaksjoner (avsetninger og bruk av tidligere avsetninger frie midler). I tillegg har vi vurdert om tilleggsinformasjon i form av noter er fullstendig og informativ. Gjennomgang av rådmannens årsberetning (årsrapport) er gjennomført, og her har vi spesielt fokus på hvorvidt rådmannen redegjør for vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap samt om beskrivelser av aktiviteten er konsistent med regnskapsinformasjonen. 6-2013 - R

POSITIVE UTVIKLINGSTREKK 9 4 POSITIVE UTVIKLINGSTREKK Totalt sett har vi vurdert at det er en del klare forbedringer i 2012, sett i forhold til tidligere år. Spesielt er prosessene knyttet til løpende regnskapsarbeid og årsavslutning i kommunen forbedret, både når det gjelder etterprøvbarhet og dokumentasjon. I 2012 er det dessuten gjort grep som etter vår vurdering reduserer risiko for vesentlige feil og mangler, samtidig som regnskapsinformasjonen blir mer tilgjengelig for regnskapsbrukerne. Regnskapsmessige grep vedrørende kommunens lånefond I 2012 ble kommunens lånefond avviklet. Lånefondssystemet gikk ut på at fondet tok opp lån til finansiering av bykassens investeringer, samt eventuelt lån til aksjeselskap og stiftelser med tilknytning til kommunen. Lånefondet var organisert som et eget særregnskap, der fondet og bykassen hadde felles likvidbeholdning (konsernkontosystem). Systemet krevde en god del administrasjon (renteberegning internrente, eget regnskap mv) samt at regnskapsinformasjonen mellom lånetaker og lånegiver til tider ga et feil bilde, og var vanskelig tilgjengelig for regnskapsbrukerne. I dag vil alle innlån og utlån, samt betaling av avdrag og renter til eksterne/mottatte avdrag og renter fra lånetakere inngå i bykassens årsregnskap. Dokumentasjon av avstemminger av innlån/utlån og resultattransaksjoner er også blitt forbedret. For konsekvenser vedrørende avvikling av lånefondet, viser vi til årsregnskapets note 22. Etterlevelse av finansrutiner Gode finansrutiner som etterleves vil etter revisjonens vurdering både redusere finansiell risiko og også sikre at administrasjonen etterlever bystyrets intensjon med kommunens finansforvaltning. Revisjonsmessig har vi i 2012 både utført forvaltningsrevisjon, vurdering av etterlevelse av finansrutiner og vurdert regnskapsmessig informasjon per 31.12. Vi har ikke avdekket vesentlige feil eller mangler. Forbedring i vesentlige intern kontrollrutiner Resultatet av våre revisjonshandlinger har bekreftet at oppfølging og avstemming av kommunens bankkonti er forbedret, og dokumentasjonen anses å være tilfredsstillende. Dokumentasjon av avstemming av kommunens balansekonti per 31.12 Også på dette området har vi observert forbedringer. Det foreligger i 2012 avstemminger av de vesentlige balansekonti, og åpne poster er opplistet og enkeltransaksjoner som utgjør saldo er i en viss grad forklart og dokumentert. For mange av avstemmingene har vi i imidlertid vært nødt til å gå i dialog med de som har satt opp disse for å få substansen i avstemmingene nærmere avklart. Revisjonen mener derfor at det fremdeles foreligger et forbedringspotensial i forhold til kvaliteten på avstemminger per 31.12. Vi viser også til det som sies i rapportens kapittel nr. 5.4. Disponering av mindreforbruk fra 2011 I 2011 hadde vi en merknad i vår rapport på at det var vanskelig å etterprøve sporbarheten av disponeringen av mindreforbruket fra 2010. Årsaken lå i at disponeringen delvis var gjennomført som 6/2013 - R

10 POSITIVE UTVIKLINGSTREKK en budsjettregulering, og delvis som inntektsføring i regnskapet. Når det gjelder disponeringen av mindreforbruket fra 2011 som er gjennomført i 2012 regnskapet, ser vi en klar forbedring. Dokumentasjonen har vært lett tilgjengelig, og sporbarheten er tilfredsstillende. Etterprøvbarheten av budsjettreguleringer Våre kontroller rettet mot budsjettreguleringer i tertialrapportene har også vist en forbedring i forhold til tidligere år. Vi har imidlertid tatt opp noen forhold som kan gjøre tilgjengeligheten enda bedre. Dette går på en del tilfeller av manglende teksting av hva reguleringen gjelder og feil bruk av koder Tidspunkt for avleggelse av komplett årsregnskap med noter I år har administrasjonen benyttet noen dager utover fristkravet for å sikre et bedre regnskapsprodukt. Regnskapet som ble avlagt den 21.februar har langt høyere kvalitet enn årsregnskapene som er avlagt den 15. februar i tidligere år. Revisjonen har ikke avdekket vesentlige feil og mangler, og har avgitt en normalberetning uten forbehold eller presiseringer. 6-2013 - R

MERKNADER I FORHOLD REVISJONSFORSKRIFTENS 4 5 MERKNADER I FORHOLD REVISJONSFORSKRIFTENS 4 11 Selv om revisjonen har observert klare forbedringer er det fremdeles en del områder som vi mener rådmannen bør se nærmere på, samt å vurdere hensiktsmessige tiltak som reduserer/eliminerer feil og mangler. I dette kapittel har vi satt opp en del forhold som vi har vurdert må påpekes ovenfor administrasjonen med kopi til kontrollkomiteen. 5.1 Ubrukte fondsmidler per 31.12.12 Revisjonen registrerer at kommunen har betydelige fondsmidler som er opparbeidet via avsetninger i investeringsregnskapet. Dette gjelder både frie og bundne investeringsfond. 5.1.1 Bundne investeringsfond Bundne investeringsfond karakteriseres ved at midlene er øremerket særskilte investeringsformål. Den nevnte øremerkingen er gjort av eksterne aktører, dvs andre instanser enn bystyret (ofte stat). Bruk av slike midler er reservert særskilte formål, og slike fond skal brukes til sitt øremerkede formål uavhengig av om en har budsjettert med bruk av midlene. Vi har observert at det er lite bevegelse på disse fondene de siste år. Vi vil her spesielt nevne følgende fond som er klassifisert som bundne investeringsfond. Konti 31.12.2012 31.12.2011 31.12.2010 2550801002 Te spesialbygg 38.762.918 38.762.918 38.762.918 2550801003 Te boliger 63.604.937 63.604.937 76.342.937 2550801004 Seb bolig og næring 10.675.195 10.675.195 11.697.059 Sum 113.043.050 113.043.050 126.802.914 5.1.2 Frie investeringsfond Frie investeringsfond kjennetegnes ved at disse fritt kan benyttes til å egenkapitalfinansiere investeringsutgifter i investeringsregnskapet. Revisjonen observerer at på en del av disse fondene har det vært liten eller ingen bevegelse de siste årene. Vi vil spesielt nevne følgende fond som er klassifisert som frie investeringsfond. Konti 31.12.2012 31.12.2011 31.12.2010 2530801000 Tr. Eiend 41.339.287 41.339.287 31.339.287 2530801002 Seb ub inv fond 256.949.462 256.949.462 266.949.462 Sum 298.288.749 298.288.749 298.288.749 Vi stiller spørsmål om manglende bevegelse på de bundne fondene. Slike midler mottas som regel etter at utgiften er påløpt. Det virker derfor unaturlig at fondsmidlene står ubrukt over flere år. Når det gjelder frie investeringsfond så registrer vi at disse ikke benyttes til å finansiere utgifter i investeringsregnskapet. Det fremkommer verken av regnskap, noter eller rådsmannens årsrapport hvorfor frie fond ikke benyttes som finansieringskilde. I lys av kommunens store investeringsaktivitet 6/2013 - R

12 MERKNADER I FORHOLD REVISJONSFORSKRIFTENS 4 og gjeldsutvikling, ber vi om en redegjørelse om hvorfor en ikke benytter de avsatte investeringsfond til egenkapitalfinansiering. 5.2 Manglende budsjettbevilgning - avsetning til disposisjonsfond Når det gjelder avsetninger til disposisjonsfond anser vi at regulert budsjett setter rammen for hvor mye som regnskapsmessig kan avsettes. Det vil si at hovedregelen er at en ikke kan avsette mer enn inntil budsjettert nivå, og at bystyret rår over merinntekter som går utover budsjettert nivå. Unntaket vil her være hvis administrasjonen har fått delegert myndighet fra bystyret gjennom reglement, eller at bystyret gjennom enkeltsaker har vedtatt avsetninger. Slike saker skal imidlertid være gjenstand for budsjettreguleringer, og skal ikke medføre avvik mellom regnskap og budsjett. Eksempel på reglement kan være reglement for påplussing og inntrekk. I regnskapet for 2012 er det avsatt ca kr 50,5 mill utover budsjettert nivå. Avsetninger i henhold til reglement for påplussing og inntrekk er på kr 15 mill. Den øvrige avsetningen på ca kr 35,5 mill er basert på saker der det er politiske føringer bak. Disse føringene er ikke alltid så tydelige, og i enkelte tilfeller basert på saker en del år tilbake i tid. Politiske føringer er etter revisjonens vurdering ikke å anse som permanent over tid/år. Bystyret kan omprioritere når en ser behov for å benytte disponible midler til andre kommunale oppgaver. På lik linje med investeringsregnskapet er også driftsregnskapet ettårig. Dette medfører at en ikke via avsetninger kan overføre ubrukte bevilgninger som avsetninger til fond. Som eksempel nevner vi en avsetning til disposisjonsfond på 15 mill kroner vedrørende tilskudd til private flerbrukshaller. Denne budsjettposten ble ikke benyttet i 2012, og er avsatt til disposisjonsfond uten at politikerne har tatt stilling til denne disposisjonen. Revisjonen er av den oppfattning at det hadde vært en bedre og mer ryddig løsning å ikke gjennomføre disse avsetningene uten budsjettbevilgning, men å behandle dem som en del av disponeringen av årets mindreforbruk. I en slik saksgang er det naturlig at administrasjonen innstiller til forslag til vedtak (disponering), og at bystyret foretar endelig disponering. 5.3 Vesentlige budsjettavvik 2012 5.3.1 Investeringer i anleggsmidler Etter 4 (med merknader) i revisjonsforskriften skal revisor påpeke skriftlig dersom det er vesentlige avvik mellom tallbudsjettet og den aktivitet regnskapet viser. Sammenhengen mellom budsjett og faktisk tilgang og bruk av midler er et viktig formål med kommuneregnskapet, og budsjettopplysninger har derfor en sentral plass. Regnskap etter kommuneloven omfatter også årsbudsjett, jf. kommunelovens kapittel 8. Årsbudsjettet skal være realistisk, og dersom det skjer endringer i budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og de utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal bystyret foreta nødvendige endringer i budsjettet. Jf kommuneloven 47 nr 3 og 47 nr 2, jf også budsjettforskriften 10 og 11. 6-2013 - R

MERKNADER I FORHOLD REVISJONSFORSKRIFTENS 4 13 Rammer for investeringsbudsjett Investeringsbudsjettet er ettårig, og det innebærer at aktiviteten løpende må være gjenstand for revurdering og budsjettregulering. Dette innebærer at forsinkelser eller forseringer av investeringsprosjekter som påvirker bystyrets bevilgninger (jf skjema 2B), må innarbeides i et revidert budsjett når avvikene tilsier det. Tilsvarende gjelder for forventninger om økninger/ - reduksjoner i utgifter eller inntekter. I følge forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 skal rådmannen redegjøre for vesentlige avvik mellom regnskapsførte utgifter og inntekter i forhold til regulert budsjett. Vesentlig avvik mellom investeringsbudsjett og investeringsregnskap Revisjonen har observert at det er vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett når det gjelder investeringer i anleggsmidler. Avviket er totalt på nærmere 430 mill kroner (regnskapet viser mindre forbruk enn budsjettert). Rådmannen har i årsrapporten kommentert de vesentligste avvikene. I de tilfeller regnskapet viser lavere beløp enn budsjett, argumenterer en hovedsakelig med forsinkelser i fremdriften på prosjektene. Hoveddelen av politiske budsjettreguleringer skjer i forbindelse med rapportering pr 1. og 2. tertial i regnskapsåret. Det er gjort politiske reguleringer i investeringsbudsjettet både i 1.og 2.tertial. 2012. Revisjonen presiserer at en del forsinkelser/forseringer først blir kjent etter at administrasjonen har utarbeidet rapport for 2. tertial, og det bør derfor vurderes budsjettreguleringer utover disse faste tidspunktene. Revisjonen viser spesielt til det vesentlige avviket på om lag 114 mill kroner relatert til bygging av nye brannstasjoner. Når det gjelder dette prosjektet stiller vi spørsmål om forsinkelser/forskyvninger etc i fremdriften burde vært kjent allerede tidlig på høstparten, og dermed burde vært gjenstand for budsjettregulering. I tertialrapport for 2.tertial ser vi ikke at det rapporteres med vesentlige avvik i 2012. Vi stiller derfor spørsmål om det er svakheter /mangler i løpende oppfølgings- og rapporteringsrutiner i forhold til planlagt fremdrift gjennom året på nevnte prosjekt. Konsekvensene av overnevnte er at kommunen har tatt opp for høye eksterne lånemidler til investeringsformål i forhold til faktisk behov. Per 31.12.12 er saldoen på ubrukte lånemidler for investeringsformål på om lag 480 mill kroner. 5.3.2 Startlån manglende budsjettregulering Årlig mottar kommunen betydelige innbetalinger av ekstraordinære avdrag på utlån av startlån. Disse midlene avsettes løpende gjennom året til et bundet øremerket investeringsfond, og skal uavkortet benyttes til nedbetaling av gjeld. Størrelsen på fondet er først kjent etter at regnskapet for det enkelte år er avlagt, og en skal da ta stilling til hvor mye som skal brukes til nedbetaling av gjeld. Selv om den faktiske nedbetalingen ofte foretas ved slutten av året, så er størrelsen kjent på et tidligere tidspunkt, og forholdet bør budsjettreguleres. Kommunen har ikke etablert en rutine der en foretar budsjettregulering av investeringsregnskapet i forhold til avdrag og bruk av fond. 6/2013 - R

14 MERKNADER I FORHOLD REVISJONSFORSKRIFTENS 4 5.4 Avstemming av balanseposter per 31.12.2012 Rådmannens bemerket i sitt tilsvar til revisjonsrapporten for 2011 at bokføringsloven er lite konkret i forhold til innhold i og utforming av den aktuelle dokumentasjon av kommunens balanseposter. Det ble blant annet presisert at lovforarbeidene ikke gir klare føringer på dette området. Revisjonen er enig i at det generelle kravet til dokumentasjon av balansen i lov og forskrift om bokføring er noe kortfattet, og gir lite veiledning om hva som kreves for å tilfredsstille kravene til dokumentasjon av balansen. Norsk Regnskapsstiftelse har i sitt forslag av 31.10.2012 til norsk bokføringsstandard, NBS(HU) Dokumentasjon av balansen, utdypet hvor kravene bør ligge. I følge standarden er formålet at dokumentasjonen skal underbygge balansepostens fullstendighet, realitet og nøyaktighet. Utdrag fra nevnte standard: Når det gjelder formålet med dokumentasjon av balansen er det naturlig å se på de grunnleggende bokføringsprinsippene i bokføringsloven 4. Dokumentasjonen av balansen skal underbygge balansepostenes fullstendighet - alle balanseposter er bokført realitet - kun balanseposter som eksisterer og gjelder den bokføringspliktige er bokført nøyaktighet - balansepostene er korrekt bokført, herunder riktig periodisert og verdsatt Fullstendighet og realitet underbygges ved at dokumentasjonen verken viser større eller mindre omfang av eiendeler, egenkapital eller gjeld enn det som står oppført i balansen. Nøyaktighet underbygges gjennom at de beløpsmessige verdiene er presentert i riktig balansepost og regnskapsperiode, og at disse verdiene stemmer med verdiene som fremgår av dokumentasjonen. For å dokumentere verdsettelsen bør det ikke utelukkende fokuseres på kvantitative beregninger, men også gis informasjon om vurderinger som er gjennomført og konklusjoner som er trukket, herunder de beløp som skal bokføres. Hensynet til ekstern kontroll veier tungt, og dokumentasjonen av balansen bør utarbeides med henblikk på de behov som foreligger ved slik kontroll (bokettersyn, revisjon mv.). Selv om standarden formelt trår i kraft fra og med regnskapsåret 2014, oppfordres det til tidligere anvendelse. Etter revisjonens vurdering er denne standarden det dokumentet som per i dag gir best veiledning på hvordan bokføringslovens bestemmelser om krav til dokumentasjon skal ivaretas. Selv om revisjonen har observert en forbedring i forhold til arbeidet som er gjort med å avstemme kommunens balansekonti per 31.12, mener vi at nedenstående konti har et relativt stort forbedringspotensial i forhold til kvalitet på avstemmingene. 5.4.1 Avstemming av arbeidsgiveravgift per 31.12.12 Vi tok opp i vår årsrapport for 2011 at det ikke forelå avstemming av balansekonto for skyldig arbeidsgiveravgift pr. 31.12.2011. Det foreligger avstemming for 2012, men avstemmingen er utført for sent, til å kunne korrigere kjente feil i årsregnskapet for 2012. Dette har medført at det er bokført for mye skyldig arbeidsgiveravgift per 31.12.12 på om lag 6,3 mill.kr. Feilen skyldes for mye beregnet 6-2013 - R

MERKNADER I FORHOLD REVISJONSFORSKRIFTENS 4 15 og avsatt arbeidsgiveravgift i regnskapet for 2011, som skulle ha vært tilbakeført i 2012. Hadde avstemmingen vært gjort tidligere, ville denne feilen blitt korrigert før regnskapet ble endelig avlagt. 5.4.2 Avstemming av diverse balansekonti per 31.12.12 Følgende balansekonti er etter vår vurdering for svakt dokumentert per 31.12.12: Konto 213 080 1016 Div ref.sykehjem Konto 213 080 1090 Påløpt, ikke fakturerte salgsinntekter Konto 213 080 1092 Påløpt, refusjon/tilskudd saldo: 10,7 mill kroner saldo: 40,5 mill kroner saldo: 176,2 mill kroner I forhold til overnevnte konti har revisjonen selv måtte innhente bilagsdokumentasjon for å kunne vurdere om periodiseringen av fordringer er reell. Vi mener at dokumentasjon av disse kontiene bør prioriteres i 2013. 5.4.3 Avstemming av balansekonti - merverdiavgift Balansekonti vedrørende merverdiavgift var ikke tilfredsstillende avstemt per 31.12.2012 på tidspunktet for avleggelse av regnskapet for 2012. Vi har i ettertid fått tilfredsstillende redegjørelse og avstemmingsdokumentasjon. Balansekontiene vedrørende merverdiavgifter har imidlertid ikke vært tilstrekkelig terminvis avstemt i løpet av året 2012. For 6. termin 2011 skulle det vært innsendt ny oppgave med økt avgiftsgjeld på vel 4 mill kroner. Dette ble ikke gjort, slik at denne gjelden fortsatt står ubetalt per 31.12. 2012. En terminvis avstemming gjennom 2012 ville ha avdekket dette. Oversikten fra 5.4.1 5.4.3 må ikke oppfattes som uttømmende. 5.5 Refusjon sykepenger - manglende anordning av inntekter 2012 Når det gjelder sykepenger ble det i følge administrasjonen satt en kortere frist i januar 2013 enn for 2012 for å refusjonsbehandle sykefravær. Dette har medført at refusjonsteamet ikke rakk å refusjonsbehandle alle krav innen fristen, slik at inntektene kunne bokføres på riktig år. Revisjonen har kjørt en rapport som viser at refusjonsinntekter vedrørende 2012 på totalt 6,1 mill kr er inntektsført i 2013. Tilsvarende rapport vedrørende 2011 viste en forskyvning på 1 mill.kr. For årsregnskapet 2012 representerer forholdet en feil på ca. 5 mill kr. Det vil normalt være noe etterslep i refusjonsbehandlingen, men vi mener at dette forholdet var kjent og at for lite inntektsført burde vært anordnet i regnskapet for 2012. 5.6 Tapt merverdiavgift - kompensasjonsordningen I løpet av 2012 har kommunen tapt ca 2,7 mill. i forbindelse med merverdiavgiftskompensasjon. Dette skyldes tilfeller hvor inngående fakturaer bokføres så sent at kommunen taper retten til merverdiavgiftskompensasjon. Rutinene som skal sikre at inngående faktura bokføres i rett tid har ikke fungert i tilstrekkelig grad. Dette gjelder i hovedsak tilfeller hvor fakturaen er omtvistet. I april 2013 har Regnskapstjenesten sendt ut brev til alle enheter i Trondheim kommune hvor rutine for å unngå slike tap beskrives og pålegges. Revisjonen vil følge opp den nye rutinen i 2013. 6/2013 - R

16 MERKNADER I FORHOLD REVISJONSFORSKRIFTENS 4 5.7 Kommentarer til rådmannens årsrapport årsberetning 5.7.1 Generelt om krav til innhold i rådmannens årsrapport/årsberetning Foreløpig standard KRS nr 6, omhandler blant annet hvilke krav som skal stilles til innhold i noter og årsberetning i et regnskap avlagt i henhold til regnskapsreglene i kommuneloven. Med hensyn til årsberetningens innhold, inneholder standarden i hovedsak kun utfyllende informasjon om regnskapsmessige forhold og ikke annen pliktig informasjon om årsberetningens innhold. Årsberetningen er en redegjørelse fra administrasjonssjefen som presenterer og analyserer kommunens utvikling, spesielt de faktorer som påvirker resultat og finansiell stilling. Fremstillingen skal hjelpe brukerne til å kunne vurdere kommunens historiske og fremtidige utvikling. Forhold av vesentlig betydning for kommunen skal tas inn, kritiske faktorer for kommunen bør omhandles og årsberetningen bør kobles mot sentrale forhold i økonomiplanen. KRS nr 6 nevner eksempler på forhold som kan være av vesentlig betydning. 1. Vesentlig og sentral økonomisk informasjon, vesentlige endringer i kritiske suksessfaktorer og sentrale økonomiske sammenhenger som er med å forklare kommunens økonomiske situasjon, herunder må vesentlige debetsaldi under egenkapitalen (blant annet negativ likviditetsreserve) vurderes spesielt. Det kan være kvalifiserte vurderinger av langsiktige linjer i kommunens økonomiske utvikling i forhold til økonomiplanen eller overordnet vurdering av kommunens økonomiske stilling og resultat. Dersom kommunen er registrert i ROBEK registeret, bør det gis opplysninger om hvordan kommunen planlegger å komme seg ut av denne listen. 2. Fare for vesentlig endret økonomisk situasjon og utvikling i sentrale økonomiske forholdstall som likviditet, soliditet, inntektsutvikling, gjeldsgrad, egenfinansiering av investeringer, utvikling i netto driftsresultat, regnskapsresultat og pågående rettssaker. Dersom slike opplysninger har relevans for spesifikke poster i årsregnskapet skal det gis noteopplysninger. 3. Fortolkning av statlige styringssignaler og forventet utvikling i i rammebetingelser og makroøkonomiske forhold i forhold til økonomiplan. 5.7.2 Premieavvik - driftsmessige og likviditetsmessige konsekvenser Note 2 til årsregnskapet viser premieavvikets effekt på driftsregnskapet over de siste 4 regnskapsår. Premieavviket er forskjellen mellom betalbar pensjonspremie og den aktuarberegnede størrelsen netto pensjonskostnad som kostnadsføres i driftsregnskapet. I hele denne perioden har premieavviket vært positivt, noe som har medført en årlig økning av posten aktivert premieavvik i balansen, en post som per 31.12.2012 er på 1 352 mill. Som det fremgår av note 2 er premieavvikets påvirkning på driftsresultatet betydelig, noe som også er kommentert i rådmannens årsrapport. Det aktiverte beløpet på 1 352 mill er altså den del av pensjonspremien som kommunen har betalt til pensjonskassene, men som en på grunn av valgmuligheten i regnskapsforskriften ikke har krav på seg til å utgiftsføre løpende. Hvis kommunen ikke hadde benyttet seg av muligheten til å forskyve denne utgiften over 15 år (10 år fra og med 2011), men tatt utgiften det påfølgende år, ville en budsjettmessig ha måttet tilpasse (redusere) aktiviteten for å opprettholde balansekravet i budsjettforskriften, noe som igjen ville ha påvirket kommunens likviditet i positiv retning. Når ordningen med å kostnadsutsette er benyttet, har dette medført det motsatte, nemlig at likviditeten er blitt redusert over år. Kommunen har dermed kunnet opprettholde høyere driftskostnader enn om hele premiebetalingen hadde vært kostnadsført. Premieavviket har altså medført en tapping av kommunens likviditetsreserver. Posten premieavvik er et kjent og omdiskutert problem for kommunesektoren i Norge. Premieavviket bestemmes blant annet av departementets årlige beregningsforutsetninger. Disse har 6-2013 - R

MERKNADER I FORHOLD REVISJONSFORSKRIFTENS 4 17 siden ny bokføringsordning for pensjoner ble innført i 2002 medført at aktuarberegnet netto pensjonskostnad har vært for lav i forhold til innbetalt premie, med resultat stadig økende aktivering av premieavvik. Departementet har som målsetting å øke netto pensjonskostnad gjennom å skjerpe beregningsforutsetningene, og justeringen i disse har økt særlig i 2012 og i 2013. Effekten på premieavviket vil imidlertid også avhenge av utviklingen i innbetalt premie. Kombinasjonen av et lavere inntektsført premieavvik og en økende årlig amortiseringskostnad for allerede aktivert premieavvik, vil kunne ha en vesentlig effekt på kommunens drifts-resultat de kommende år. Forholdet er omhandlet i rådmannens handlings- og økonomiplan 2013-2016, der usikkerheten i anslagene blir understreket. Revisjonen savner en nærmere vurdering av disse forholdene framover i tid i årsrapporten for 2012. 5.7.3 Rådmannens analyse av bykassens likviditet per 31.12.2012 I rådmannens Finansrapport 2012 side 5-7 er det gjort en vurdering av bykassens likviditet. Vurderingene er i hovedsak relatert til utviklingen på kommunens bankinnskudd gjennom året. Vi viser her til figur 2.1. Likviditetsporteføljen daglig registrering 2012. Revisjonen mener at analysen ikke gir et nyansert nok bilde av kommunens reelle driftslikviditet, da den mangler en del forhold som bør tas hensyn til i en analyse om likviditet og utviklingen av denne. En analyse bør blant annet ta hensyn til utviklingen i ubrukte lånemidler og utviklingen i bundne drifts- og investeringsfond. Ubrukte lånemidler er en likviditetsbeholdning som er forbeholdt investeringsområdet, og denne skal kun benyttes til å finansiere kapitalutgifter i form av investeringer. Disse midlene vil inngå i bankbeholdningen, men må trekkes ut når driftslikviditeten skal beregnes. I 2012 ble det tatt opp mer lån enn det kommunen faktisk hadde hatt bruk for til å finansiere investeringene i 2012. Forskyvninger/forsinkelser i investeringsaktiviteten er hovedårsaken til dette. Vi viser til våre kommentarer til vesentlige avvik mellom investeringsbudsjett- og regnskap i rapportens kapittel 5.3.1, samt rådmannens informasjon i finansrapportens avsnitt gjeld. Låneopptaket utover reelt finansieringsbehov står per 31.12.12 som ubrukte lånemidler (om lag 480 mill kroner). Når det gjelder bundne fond, er likviditeten bundet opp mot bruk av tidligere avsatte øremerkede midler. I en vurdering av likviditet er det viktig at en tar hensyn til utviklingen og størrelsen på disse. Revisjonen viser til de spørsmål vi stiller i rapportens kapittel 5.1. På bakgrunn av overnevnte forhold, mener revisjonen at omtalen av kommunens likviditet burde vært mer nyansert. Revisjonen ber om en skriftlig tilbakemelding på denne rapporten innen 1. september 2013. 6/2013 - R