Mamut ServiceSuite. Mamut ServiceSuite Planning. Kom i gang-guide

Mamut ServiceSuite Mamut ServiceSuite Planning Kom i gang-guide

Mamut ServiceSuite Mamut ServiceSuite Planning Kom i gang-guide V1: 12

VELKOMMEN VELKOMMEN TIL MAMUT SERVICESUITE Den medfølgende dokumentasjonen gir en kort innføring i det fulle potensialet til Mamut ServiceSuite. Denne dokumentasjonen beskriver funksjonaliteten til programmet. De tilgjengelige funksjonene avhenger av din programversjon. Dersom du vil ha mer informasjon om en mer omfattende versjon, kan du kontakte oss på telefon 23 20 35 50 eller via e-post: mail@mamut.no. Det er viktig at du leser nøye gjennom lisens- og serviceavtalene før du installerer systemet. Avtalene gir deg en oversikt over de kontraktsvilkår som gjelder mellom deg som kunde og Mamut ASA som leverandør. Dokumentasjonen vil gi deg en grunnleggende beskrivelse av hvordan systemet er satt opp, hvordan du navigerer i programmet og hvordan du kan tilpasse det etter dine behov. Den vil også gi deg en introduksjon til hovedkomponentene i programmet og hvordan du utfører de vanligste oppgavene. Vi er overbevist om at du og din virksomhet vil få stor nytte av programmet. Lykke til med Mamut ServiceSuite-programvaren! II

COPYRIGHT Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no E-post: mail@mamut.no Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Åpent: fra kl. 9.00-16.00 alle hverdager Tlf.: 815 55 470, Faks: 23 20 35 71 Internett: www.mamut.no/support E-post: support@mamut.no Salg: Mamut ASA Boks 2505, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: 23 20 35 50, Faks: 23 20 35 51 Internett: www.mamut.no E-post: sales@mamut.no 2009 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. III

Innhold VELKOMMEN TIL MAMUT SERVICESUITE... II INTRODUKSJON... 1 SYSTEMKRAV... 2 INSTALLASJON... 3 Krav ved installasjon av Mamut ServiceSuite...3 Installasjon av Mamut ServiceSuite...4 MENYENE I PROGRAMMET... 8 REGISTRERING OG LISENS... 12 KONFIGURASJON OG INNSTILLINGER... 15 INNSTILLINGER OG AUTOMATISERING... 21 Integrasjon med et ERP-system... 21 KONFIGURASJON AV MAMUT SERVICESUITE MOBIL... 25 LOGGE INN TIL MAMUT SERVICESUITE VIA INTERNETT... 29 SERVICE OG BRUKERSTØTTE... 31 IV

INTRODUKSJON INTRODUKSJON Mamut ServiceSuite er et unikt verktøy for virksomheter med ansatte som er helt eller delvis mobile. Programmet gir avansert mobil funksjonalitet for de mobile ansatte og integrasjon med brukerens ERP-system. Mamut ServiceSuite Planning er rettet mot kunder som får sin inntekt gjennom kundeavtaler, ved å selge ansattes tid og/eller produkter. Den er også rettet mot virksomheter hvor de ansatte tilbringer mye tid ute av kontoret. Mamut ServiceSuite er ideell for mobile yrker, som for eksempel leger, inspektører, arkitekter og selgere. Den er også ideell for virksomheter som tilbyr håndverkstjenester, som for eksempel rørleggere, elektrikere, mekanikere og gartnere. Mamut ServiceSuite Planning gjør det mulig for den mobile ansatte selv å planlegge arbeidstiden, lage avtaler, registrere informasjon om varesalg og tidsforbruk, og administrere kunder, varer, leverandører og ansatte på en rask, effektiv og profesjonell måte. Mamut ServiceSuite gjør det også mulig å administrere firmainformasjon og prosedyrer fra enhver enhet som kan kobles til Internett, inkludert bærbare PC-er, PDA-er eller mobiltelefoner. Mamut ServiceSuite tilbyr funksjonalitet som ofte mangler i ERP-systemer samt mulighet til å overføre all nøkkelinformasjon. Salgsordrer, arbeidssedler, varer og kundelister er alle eksempler på data som kan overføres til brukerens ERP-system for videre fakturering og bokføring. Mamut ServiceSuite kan også importere informasjon fra CRM- og ERP-systemer. Strekkodeleser og lagerregnskap Mamut ServiceSuite har avanserte strekkodefunksjoner som gjør det mulig å bruke strekkodelesere i lageropptelling, innkjøp og salg. Du kan dessuten skrive ut strekkodeetiketter for bruk innen enhver virksomhet. Brukerdefinert import og eksport av data Mamut ServiceSuite tilbyr en fleksibel import og eksport av data, noe som betyr at den kan integreres med de fleste ERP-systemer for å gi enkel synkronisering og integrasjon med regnskapsprosesser og -informasjon, til og med din nettbutikk. Forbedret integrasjon med flere ERP-systemer er også støttet, med førsteklasses integrasjonsfunksjoner for brukere av Mamut Business Software, inkludert Mamut Enterprise. Med Mamut ServiceSuite sparer du tid og penger ved å øke effektiviteten til dine mobile ansatte og forbedre kundeservicen, på samme tid som du har mer kontroll over din virksomhet og de daglige aktivitetene. For den ansatte reduserer Mamut ServiceSuite arbeidsmengden og administrative oppgaver, samtidig som programmet reduserer antall feil samt mengde papirarbeid gjennom arbeidsdagen. Denne veiledningen gir brukere informasjon og instruksjoner om hvordan de enkelt kan installere og konfigurere programmet i henhold til sine behov. Den gir også en introduksjon til den omfattende funksjonaliteten som programmet tilbyr. 1

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE SYSTEMKRAV Viktig! Installasjonen krever at du installerer Service Pack 2 for Windows XP. Systemkrav for Mamut ServiceSuite: 1,6 GHz prosessor eller høyere, 1 GB RAM eller mer, Microsoft Windows Vista*/XP med SP2 og/eller Windows 2003 Server, Microsoft Internet Explorer 6.0 eller høyere, 1 GB harddiskplass og 1.024x768 eller høyere skjermoppløsning. Systemkravene er også avhengig av hvilket operativsystem du bruker. Hvis du bruker Windows Vista, må du ha minst 2 GHz prosessor og 1,5 GB RAM eller mer. 2

INSTALLASJON INSTALLASJON Når Mamut ServiceSuite er installert, er det flere innstillinger som må konfigureres for å aktivere og få fullt utbytte av funksjonene i programmet. Se installasjonsveiledningen for detaljerte instruksjoner om hvordan du installerer Mamut ServiceSuite på din datamaskin. Krav ved installasjon av Mamut ServiceSuite Les gjennom sjekklisten nedenfor før du starter installasjonen av Mamut ServiceSuite. Viktig! Installasjonen krever at du installerer Service Pack 2 for Windows XP. For at Mamut ServiceSuite skal kunne installeres på din datamaskin må du installere noen nøkkelkomponenter. Installasjonen vil sjekke om disse komponentene allerede er installert og ta deg gjennom en veiviser som er beskrevet nedenfor. Hvis komponentene allerede er på plass, kan du fortsette til delen Installasjon nedenfor. Sett inn Mamut ServiceSuite CD-en i CD/DVD-spilleren i datamaskinen din. Hvis installasjonen ikke starter automatisk, dobbeltklikker du på Min datamaskin som du finner under Startmenyen. Finn CD/DVD-spilleren (for eksempel D:) og dobbeltklikk på den for å se innholdet av CD-en. Dobbeltklikk på Setup.exe for å starte installasjonen. Slik installeres de nødvendige komponentene: 1. Når veiviseren vises, klikker du Neste i velkomstvinduet. 2. Klikk Aksepter for å installere de nødvendige komponentene. 3. Velg hvilken type installasjon du ønsker, og klikk deretter på OK. 4. Vent mens veiviseren installerer de nødvendige komponentene. Datamaskinen vil automatisk tilbakestilles når installasjonen er fullført. Når alle enhetene er installert, blir du tatt til installasjonsveiviseren for Mamut ServiceSuite. Alle nødvendige komponenter for Mamut ServiceSuite er nå installert. 3

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE Installasjon av Mamut ServiceSuite Viktig! Installasjonen krever at du installerer Service Pack 2 for Windows XP. Sett inn Mamut ServiceSuite-CD-en i CD/DVD-spilleren. Hvis installasjonen ikke starter automatisk, dobbeltklikker du på Min datamaskin som du finner under Startmenyen. Finn CD/DVD-spilleren (for eksempel D:) og dobbeltklikk på den for å se innholdet i CD-en. Dobbeltklikk på Setup.exe for å starte installasjonen. Slik installerer du Mamut ServiceSuite: 1. Når veiviseren vises, klikker du Neste i velkomstvinduet. 2. Brukeravtalen må aksepteres før installasjonen kan fullføres. Hvis du vil fortsette, må du merke av boksen Jeg godtar bestemmelsene i brukeravtalen og klikke Neste. 4

INSTALLASJON 3. Angi hvor programfilene til Mamut ServiceSuite skal plasseres. Mamut foreslår automatisk et område. Hvis du vil installere til det foreslåtte området, klikker du Neste. Alternativt kan du angi en annen plassering her, og klikke Neste. 4. Klikk Neste for å starte installasjonen. 5

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE 5. Mamut ServiceSuite blir nå installert, og de nye programfilene vil kopieres til området du valgte. Denne prosessen kan ta litt tid, men det er viktig at du ikke avbryter installasjonen. 6. Velg om du ønsker å installere en Stand-alone Installation for bruk på én datamaskin, eller en Server Installation for flere datamaskiner i et nettverk. Dette krever at du har kjøpt den nødvendige lisensen. Hvis du velger Server Installation, skal du velge Client Installation på de andre datamaskinene i nettverket. Du må da verifisere den foreslåtte databasen under klientinstallasjonen. 7. Klikk OK når du har valgt installasjonstype. 6

INSTALLASJON 8. Vent mens MSSQL installeres. 9. Klikk Avslutte for å fullføre installasjonen. 10. Du kan nå starte programmet ved å dobbeltklikke på Mamut ServiceSuite-ikonet på skrivebordet. Når programmet starter for første gang, får du tilgang en gratis versjon av Mamut ServiceSuite. Mamut ServiceSuite har nå blitt installert på din datamaskin, og du kan nå registrere firmaopplysninger og lisens. Merk! Hvis du trenger hjelp eller støtte, kan du ringe oss på 815 55 470 eller sende en e-post til support@mamut.no. 7

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE MENYENE I PROGRAMMET Undermenyer i nedtrekkslisten Hovedmeny På venstre side av Mamut ServiceSuite-vinduet vil du finne utgangspunktet for navigeringen: nedtrekkslistene Hovedmeny og Innstillinger. Når du starter opp programmet, vil nedtrekkslisten Hovedmeny vises på venstre side sammen med nedtrekkslisten Innstillinger. Bruk disse for å navigere til de forskjellige områdene i Mamut ServiceSuite. Klikk på nedtrekkslisten Hovedmeny for å få tilgang til funksjonene Planlegging, Salgsordrer, Kunder og Varekatalog. Når du klikker på Planlegging i Hovedmenyen, åpnes menyen Planlegging som inneholder alle menyvalg som er relatert til å opprette og behandle avtaler. I menyen Planlegging finner du: Kalender, Skjema, Oversikt, Avtaler og Arkiv. To ytterligere nedtrekkslister relatert til planlegging vises også: Kartotek og Innstillinger. 8

MENYENE I PROGRAMMET Innen hver av undermenyene til hovedmenyen vil Hovedmeny vises øverst i listen, som en direkte link tilbake til hovedmenyen. Du kan på denne måten når som helst gå tilbake til hovedmenyen for å få tilgang til flere undermenyer i hovedmenyen til Mamut ServiceSuite. Fra nedtrekkslisten Hovedmeny får du også tilgang til Salgsordrer. Menyvalgene i menyen Salgsordrer lar deg opprette, redigere, slette, søke og vise all relevant informasjon om salgsordrer. Når du klikker på Kunder eller Varekatalog i hovedmenyen, kan du skape, redigere, slette, søke eller vise all relevant informasjon om henholdsvis kunder eller varer. Under Kunder og Varekatalog vil også nedtrekkslisten Funksjoner være tilgjengelig. Denne menyen hjelper deg med å importere og eksportere data. Nedtrekkslisten Innstillinger Nedenfor selve hovedmenyen finner du nedtrekkslisten Innstillinger. Her får du to alternativer: Innstillinger og Om ServiceSuite. Velger du Innstillinger, kommer du til menyen Innstillinger som gir deg tilgang til Firmaopplysninger, Brukere, Medarbeidere, Planlegging, Salgsordrer og Utskrifter. Du kan legge til, redigere, slette og vise all relevant informasjon som er relatert til disse områdene. Du får også tilgang til ytterligere tre menyer under menyen Innstillinger: nedtrekkslistene System, Kommunikasjon og Integrasjon. 9

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE Velger du Om ServiceSuite, vises generell informasjon om din lisens. I tillegg finner du også viktig informasjon om Mamut her, inkludert informasjon om Mamut Supportsenter, samt programog versjonsinformasjon. Undermenyene Når du velger et av alternativene i nedtrekkslistene Hovedmeny eller Innstillinger, endres menyvisningen. Den valgte menyen vil nå vises øverst, og Hovedmeny vil vises som et menyvalg øverst i denne menyen. Det valgte arbeidsområdet innen denne menyen vil være merket, dette viser deg hvilken modul eller funksjon som er åpen. Når du velger Hovedmeny, vil du finne en liste over undermenyer og innstillinger som er tilgjengelige gjennom dette alternativet. På samme måte vil det for hvert menyvalg vises en liste over undermenyer og innstillinger som er tilgjengelige gjennom dette alternativet. 10

MENYENE I PROGRAMMET Når du for eksempel velger Kunder, vil menyen Kunder vise funksjonene som gjelder oppretting og redigering av dine kunder. Figurene nedenfor viser oppbyggingen av modulene i Mamut ServiceSuite. 11

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE REGISTRERING OG LISENS Før du kan ta i bruk Mamut ServiceSuite, må du først registrere din firmainformasjon og angi lisensnøkkelen som du har fått på e-post fra Mamut. Slik angir du registreringsinformasjon og lisensnøkkel: 1. Velg Innstillinger fra nedtrekkslisten Innstillinger. 2. I skjermen Firmaopplysninger klikker du Endre registrering ved siden av overskriften Firmaopplysninger for å angi registreringsinformasjonen. 3. Angi informasjon om firmaet i de relevante feltene. Alle obligatoriske felt er merket med en rød stjerne (*). 12

REGISTRERING OG LISENS 4. Når dette er gjort, angir du lisensnøkkelen som du mottok på e-post fra Mamut, i feltet Lisensnummer. Brukere kan velge å motta spesialtilbud og brukertips på e-post ved å merke av boksen under dette feltet. 5. Klikk på knappen OK øverst til høyre i vinduet når all informasjonen er lagt inn. Hvis noe informasjon mangler, vil du få opp en melding om den manglende informasjonen. 6. Klikk Ok når du er ferdig. 7. Brukere kan kontrollere om lisensen ble riktig registrert ved å klikke på fanen Registrerte lisenser i vinduet Administrer lisenser. Den nye lisensen vil vises sammen med aktiveringsdatoen. Du har nå angitt registreringsinformasjon og lisensnøkkel. 13

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE Slik legger du til lisens for Mamut ServiceSuite Mobil: Hvis du har kjøpt lisens for Mamut ServiceSuite Mobil, kan denne enkelt legges til etter at du har angitt hovedlisensen ved å angi lisensnøkkelen til den mobile tjenesten i feltet Lisensnummer. 1. Vil du legge inn lisensen for Mamut ServiceSuite Mobil ved et senere tidspunkt, klikker du nedtrekkslisten Innstillinger - Innstillinger og velger Endre registrering øverst i vinduet Firmaopplysninger. For å legge til en lisens for Mamut ServiceSuite Mobil eller for ytteligere brukere, klikker du Administrer lisenser ved siden av Endre registrering for å vise vinduet Lisensoversikt. Klikk Tilføy lisens øverst i dette vinduet for å åpne vinduet Endre registrering. 2. Angi lisensnøkkelen i feltet Lisensnummer. Eksisterende lisenser vil ikke bli berørt av denne handlingen. 3. Klikk OK for å registrere den nye lisensen. 4. Brukere kan kontrollere om lisensen ble riktig registrert ved å klikke på fanen Registrerte lisenser i vinduet Administrer lisenser. Den nye lisensen vil vises sammen med aktiveringsdatoen. Du har nå registrert lisensen for Mamut ServiceSuite Mobil. Merk! Hvis du har kjøpt en lisens for Mamut ServiceSuite Mobil, må du utføre trinnene beskrevet i delen nedenfor før du logger inn til Mamut ServiceSuite Mobil for første gang. 14

KONFIGURASJON OG INNSTILLINGER KONFIGURASJON OG INNSTILLINGER Registrere administrator, medarbeidere og brukere Når alle lisensoppgaver er utført, bør du opprette og konfigurere Mamut ServiceSuite-brukerne før du definerer andre innstillinger. Registrere en administrator 1. Klikk på nedtrekkslisten Innstillinger, og deretter på Innstillinger - Brukere. Vinduet Brukere vises og vil inneholde en oppføring for den administrerende brukeren (Administrator). 2. Klikk knappen Rediger bruker øverst for å angi passord for administratoren. Vinduet Rediger bruker vil vises. 15

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE Brukernavnet kreves ved oppstart av programmet, og når du logger deg inn på Mamut ServiceSuite via Internett. Dette legger du inn i feltet Bruker. Det anbefales at Admin beholdes som brukernavn for hovedbrukeren. Feltet Navn blir bare brukt til informasjon, for å beskrive brukeren. 3. Angi ønsket passord i feltet Passord 1#, og gjenta det i feltet Passord 2# for å bekrefte administratorens passord. 4. Fyll ut de andre feltene med kontaktinformasjon og ønsket språk. 5. I området Rettigheter kan du administrere tilgangsrettighetene til de forskjellige modulene og oppgavene. For Administratoren bør alle felter være merket av for å gi full tilgang til systemet. Kontroller at alt er merket av ved å klikke på hver fane: Varer, Kunder, Innkjøpsordre, e-handel, Innstillinger og Internett. 6. Klikk OK når dette er gjort. Administratoren er nå registrert i systemet. 16

KONFIGURASJON OG INNSTILLINGER Opprette medarbeidere Før du oppretter flere brukere, anbefales det at du oppretter medarbeidere i systemet. 1. Klikk på nedtrekkslisten Innstillinger, og deretter på Innstillinger - Medarbeidere. 2. Klikk Opprett medarbeider øverst i vinduet Medarbeidere. Vinduet Legg til ny medarbeider vises. 3. Angi relevant informasjon om medarbeideren i feltene. Sørg for at du inkluderer informasjon om medarbeiderens Arbeidstider og Tidsregistrering. Fanene Noter og Egne felter kan også brukes til å registrere informasjon. 4. Du kan også tilpasse medarbeiderinformasjonen ved hjelp av de egendefinerte feltene som du finner under fanen Egne felter. 5. For rask gjenkjenning av de ansatte kan du også angi en farge for hver ansatt ved å klikke på knappen Endre farge under fanen Arbeidstider. 6. Klikk OK når du har angitt all informasjonen. Gjenta denne prosessen for hver medarbeider som du vil legge til i systemet. 17

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE Legge til brukere Når du har lagt til medarbeidere i systemet, kan hver medarbeider opprettes som en bruker av systemet. 1. Klikk på nedtrekkslisten Innstillinger, og deretter på Innstillinger - Brukere for å opprette flere brukere. 2. Klikk knappen Opprett bruker øverst i vinduet. Vinduet Tilføy ny bruker vil vises. 3. Angi ønsket brukernavn i feltet Bruker. Brukernavnet er obligatorisk ved oppstart av programmet og ved innlogging til Mamut ServiceSuite via Internett. 4. Feltet Navn brukes kun til informasjon for å beskrive brukertypen eller for å angi brukerens navn. 5. Angi ønsket passord i feltet Passord 1#, og gjenta det i feltet Passord 2# for å bekrefte brukerens passord. 6. Fyll ut de andre feltene med kontaktinformasjon og språkinnstilling. Brukeren kan linkes til en medarbeider ved å velge relevant person i nedtrekkslisten Medarbeider. Listen vil vise alle medarbeiderne du har opprettet i systemet samt fargekoden til hver medarbeider. 7. I området Rettigheter kan du administrere brukerens tilgangsrettigheter til de forskjellige modulene og oppgavene. Gi tilgangsrettigheter ved å merke av de respektive boksene. Kontroller at du har konfigurert alle rettighetene ved å gå gjennom alle fanene Varer, Kunder, Innkjøpsordre, e-handel, Innstillinger og Internett. 8. Klikk OK når dette er gjort. Vinduet Brukere vil nå vise navnet til den nye brukeren under administratoren. Gjenta dette for hver bruker du ønsker å legge til i Mamut ServiceSuite. Når medarbeidere og brukere har blitt lagt til, og brukernes passord er angitt, kan du følge instruksjonen i delen "Konfigurasjon av Mamut ServiceSuite Mobil" under for å aktivere den mobile tjenesten. 18

KONFIGURASJON OG INNSTILLINGER Andre innstillinger Vedlikehold av databasen Mamut anbefaler at du regelmessig sikkerhetskopierer databasen din. 1. Klikk på nedtrekkslisten Innstillinger, og gå deretter til System - Database og klikk på linken Ta Backup av databasen. 2. Et nytt vindu vil nå vises. Klikk den grå knappen til høyre i vinduet, og angi filnavnet hvor du vil at sikkerhetskopien skal lagres. 3. Klikk OK når dette er gjort. Sikkerhetskopien er nå lagret. 19

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE Slik redigerer du innstillingene for Planlegging Her kan du redigere avtalenumrene. 1. Klikk på nedtrekkslisten Innstillinger, og gå deretter til Innstillinger - Planlegging. 2. Klikk knappen Rediger i ruten Nummerserie. 3. Angi de nummerseriene du ønsker, og klikk OK når dette er gjort. Nummerseriene for avtalenumrene er nå redigert. 20

INNSTILLINGER OG AUTOMATISERING INNSTILLINGER OG AUTOMATISERING Mamut ServiceSuite er bygget på integrasjon, automatisering og enkelhet. Derfor har vi inkludert et stort antall innstillinger for å sørge for optimal bruk av funksjoner og moduler samt automatisk import av produkter og kunder. Mamut ServiceSuite - Integrasjon med Mamut Business Software Mamut ServiceSuite har blitt integrert med ERP- and CRM-systemene til Mamut Business Software, noe som gir enkel datautveksling og -behandling og forbedrer arbeidsflyten for virksomheter som har mobile ansatte. Mamut ServiceSuite kan dessuten utveksle data med alle systemer som kan importere og eksportere data i kommaseparerte filer, og med mange systemer som bruker mer komplekse formater. Integrasjon med et ERP-system Mamut ServiceSuite - Integrasjon med Mamut Business Software: En introduksjon til integrering mellom Mamut ServiceSuite og Mamut Business Software. Med Mamut ServiceSuite kan du enkelt utveksle data med Mamut Business Software. Følgende avsnitt inneholder informasjon om hvordan du konfigurerer integrasjonen. Aktivere integrasjonen med Mamut Business Software Mamut ServiceSuite vil normalt registrere Mamut Business Software automatisk, og en dialogboks bør åpnes innen noen få sekunder. Klikk Ja for å aktivere integrasjonen med Mamut Business Software. 21

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE Manuell aktivering av integrasjonen med Mamut Business Software Hvis Mamut ServiceSuite ikke finner Mamut Business Software automatisk, kan du aktivere integrasjonen manuelt. 1. Klikk på nedtrekkslisten Innstillinger, og gå deretter til Innstillinger - Integrasjon - Andre programmer. 2. Klikk på Direkte integrasjon på verktøylinjen for å åpne følgende vindu: 3. Velg Mamut Business Software og klikk OK. Integrasjonen med Mamut Business Software har nå blitt aktivert manuelt. 22

INNSTILLINGER OG AUTOMATISERING Konfigurere integrasjonen med Mamut Business Software Når du aktiverer integrasjonen med Mamut Business Software, må du finne Mamut-databasen og identifisere virksomhetens databasenummer: Feltet Systemdatabase angir plasseringen til Mamut Business Software-databasen. Hvis Mamut ServiceSuite fant Mamut Business Software automatisk, bør filbanen være riktig. Merk! Firmadatabasenummeret utgjør slutten på filbanen. Når filbanen er lagt inn, klikk Test databaseforbindelse for å teste integrasjonen, og klikk OK for å lagre innstillingene. Slik overfører du kunder fra Mamut Business Software: 1. Fra Hovedmenyen i Mamut ServiceSuite velger du Kunder - Funksjoner - Import fra Mamut. 2. Klikk Ja i vinduet som vises for å begynne overføringen av kunder fra Mamut Enterprise to Mamut ServiceSuite. 3. En dialogboks med fremdriften til overføringen vises. Du har nå overført kundene dine til Mamut ServiceSuite fra Mamut Business Software. 23

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE Slik overfører du salgsordrer til Mamut Business Software: Salgsordrer kan enkelt overføres til Mamut Business Software via modulen Salgsordrer i Mamut ServiceSuite. Funksjonen lar deg opprette salgsordrer i Mamut ServiceSuite for senere å fakturere og bokføre dem i Mamut Business Software. 1. Velg Hovedmeny - Salgsordrer. 2. Velg salgsordren(e) som du ønsker å overføre ved å merke av i boksen til venstre for ordren(e). Klikk deretter på Integrasjon i verktøylinjen øverst i vinduet, og velg Overfør ordrer til Mamut i nedtrekkslisten. 3. Klikk Ja i følgende vindu for å overføre alle valgte ordrer. Salgsordren(e) er nå overført til Mamut Business Software. 24

KONFIGURASJON AV MAMUT SERVICESUITE MOBIL KONFIGURASJON AV MAMUT SERVICESUITE MOBIL Når du har lagt til medarbeidere og brukere, og brukernes passord er angitt, må du utføre følgende trinn for å aktivere den mobile tjenesten. Du må ha en gyldig lisens for Mamut ServiceSuite for å kunne bruke den mobile funksjonaliteten. Den mobile løsningen i Mamut ServiceSuite må konfigureres før bruk. Du må bruke en mobil enhet som kan kobles til Internett for å kunne bruke denne tjenesten. Sjekk spesifikasjonene til din enhet i produsentens dokumentasjon hvis du er usikker på din enhets funksjoner. Definere innstillinger for Mamut ServiceSuite Mobil 1. Klikk Hovedmeny - Innstillinger - Brukere. 25

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE 2. Merk brukeren som skal ha tilgang til den mobile tjenesten, og klikk på Rediger bruker. 3. I området Rettigheter klikker du på fanen Internett. Merk av for Kan logge inn til ServiceSuite på Internett. Noter deg Aktiveringskoden under avmerkingsboksen, denne skal brukes når brukeren skal logge inn. 4. Klikk OK. Gjenta dette trinnet for hver bruker som krever mobil og Internett-basert tilgang til Mamut ServiceSuite. 26

KONFIGURASJON AV MAMUT SERVICESUITE MOBIL 5. Klikk deretter på System - Service for å vise skjermen Service innstillinger. 6. Synkroniseringstjenestene som tilbys av Mamut ServiceSuite vises i vinduet, og er som følger: Import av e-varebeholdning Oppdatering av online e-varebeholdning Utveksling av kunder Utveksling av planleggingen Utveksling av tidsregistreringer Utveksling av varer 7. Hver tjeneste må aktiveres individuelt som følger: Marker en tjeneste og klikk på knappen Konfigurer på høyre side av skjermen for å vise vinduet Konfigurer serviceoppgave. 27

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE Klikk pilen til høyre for feltet Utføres for å vise nedtrekkslisten. Her kan brukere velge synkroniseringsfrekvens. Flere alternativer er tilgjengelige, men for real-time (øyeblikkelig) synkronisering velger du Hver gang en hendelse aktiverer oppgaven. Dette alternativet sørger for at hver gang en relevant endring skjer i Mamut ServiceSuite, vil endringen automatisk oppdateres og den nye informasjonen vil bli tilgjengelig online eller på en kompatibel mobil enhet. Klikk pilen til høyre for feltet Utføres av for å vise nedtrekkslisten. Her må brukere velge navnet på datamaskinen som de ønsker å synkronisere med den mobile tjenesten. Som standard velges navnet på den nåværende maskinen hvor konfigurasjonen faktisk foregår. Velg navnet til datamaskinen og klikk Avslutt. 8. Klikk Ja i dialogboksen som vises. Skjermen Service innstillinger viser nå at oppgaven er aktivert Når påkrevd med en hake ved siden av oppgaven. 9. Gjenta denne prosessen for hver av tjenestene som skal være tilgjengelige via mobile enheter. Vanligvis brukes alle tjenestene. Når det gjelder Import av e-varebeholdning og Oppdatering av online e-varebeholdning, kan disse kun aktiveres av brukere med en gyldig e-handelslisens. 10. Når hver oppgave er aktivert på denne måten, må brukere klikke knappen Nullstill data på Internett øverst i vinduet Service innstillinger. 11. Til slutt klikker du på knappen Start Service ved siden av knappen Nullstill data på Internett øverst på siden, og klikker Ja i dialogboksen som vises. Mamut ServiceSuite Mobil er nå konfigurert og klar til bruk. Hele tjenesten kan stanses når som helst ved å klikke på Stopp Service øverst på skjermen. Hver oppgave kan også stanses individuelt ved å merke oppgaven og klikke på knappen Deaktiver til høyre på skjermen. Når oppgaven er stanset, vil den vises med et kryss til venstre for oppgaven. 28

LOGGE INN TIL MAMUT SERVICESUITE VIA INTERNETT LOGGE INN TIL MAMUT SERVICESUITE VIA INTERNETT For å kunne logge inn til Mamut ServiceSuite via Internett trenger du en kompatibel mobil enhet. Slik logger du inn til Mamut ServiceSuite via Internett: 1. Åpne en nettleser. 2. Gå til http://mobile.mamut.com. 3. Språket her vil være engelsk som standard, men du kan endre språk ved å velge Change language. Velg ønsket språk. Hovedsiden vil deretter vises på valgt språk: 4. Velg Login. 5. I feltet Aktivering skriver du inn Aktiveringskoden som du fikk tidligere. Koden finner du i programmet ved å gå til Hovedmeny - Innstillinger - Brukere - Rediger bruker og velge fanen Internett. For rask visning av aktiveringskoden, klikker du Innstillinger - Om ServiceSuite for å vise skjermen Om Mamut ServiceSuite. Aktiveringskoden er oppført på denne skjermen under Programinformasjoner. Merk at det er forskjell på store og små bokstaver i aktiveringskoden, så denne informasjonen må alltid skrives inn med store bokstaver. 29

MAMUT SERVICESUITE PLANNING - KOM I GANG-GUIDE 6. Skriv inn brukernavnet i feltet Bruker, det samme som er oppført i feltet Bruker i skjermen Rediger bruker/tilføy ny bruker. 7. I feltet Passord skriver du inn passordet som du anga i skjermen Rediger bruker/tilføy ny bruker. Merk av for Husk kode for at passordet fylles inn automatisk i fremtiden. Passordet lagres for sju dager, etter det må du angi det på nytt. 8. Når alle feltene er fylt ut, velger du knappen Login. 9. Følgende skjerm vises. Firmainformasjonen som er synkronisert med kontorinstallasjonen av Mamut ServiceSuite, kan nå brukes og administreres ved hjelp av en kompatibel mobil enhet. Du har nå logget inn i Mamut ServiceSuite via Internett. Mer informasjon om hvordan du bruker den mobile tjenesten finner du i brukerveiledningen for Mamut ServiceSuite Mobil, Guide til mobile tjenester. Konfigurasjonsprosessen går ut i fra at brukerens mobil allerede er konfigurert for Internett. Hvis dette ikke er tilfelle, kan du ta kontakt med mobilleverandøren for mer informasjon.. 30

MER INFORMASJON Mer informasjon SERVICE OG BRUKERSTØTTE Mamut Serviceavtale Mamut Serviceavtale gir deg rett til å benytte Mamut Supportsenter. Denne avtalen tegnes mellom lisensinnehaveren og Mamut ASA. Avtalen garanterer regelmessige oppdateringer og rask avklaring av eventuelle problemer under den daglige bruken. Tjenesten Mamut Supportsenter er en del av Mamut Serviceavtale. Innholdet i denne tjenesten varierer avhengig av hvilken type avtale du har tegnet. I sin enkleste form inkluderer ikke tjenesten juridisk eller regnskapsteknisk bistand, og skal heller ikke regnes som et redskap for opplæring. Avtalen gir deg som bruker bl.a. følgende: Tilgang til Mamut Supportsenter. Med Mamut Serviceavtale får du brukerstøtte via telefon, faks Internett eller e-post. Programoppdateringer. Vi sørger for at ditt Mamut-system alltid er oppdatert. Mamut utvider stadig sitt supporttilbud, noe som kommer kundene til gode. Se mer om Mamut Serviceavtale nedenfor..mamut Supportsenter Mamut Supportsenter tilbyr et omfattende personlig serviceapparat som bistår deg med hjelp hvis behovet oppstår. Hvordan kontakte Mamut Supportsenter? Ta kontakt via e-post Dersom du ikke finner svar på ditt spørsmål på Mamut Information Desk eller i artikkeldatabasen på Internett, kan du sende det til support@mamut.no. Ta kontakt via Telefon: 815 55 470 (ordinær takst) Telefonen er åpen fra kl. 9.00-16.00 alle hverdager. De fleste spørsmål besvares som regel i løpet av samtalen, men ved spesielle henvendelser vil vi notere spørsmålet og ta kontakt når løsningen på problemet er funnet. Ta kontakt via telefaks 23 20 35 71 Har du ikke tilgang til Internett kan du sende din henvendelse på telefaks til Mamut Supportsenter. Du vil da få svar på telefaks. Opplys likevel om et telefonnummer der du kan treffes mellom kl. 9.00-16.00, da det kan hende vi trenger flere detaljer for å kunne gi deg rett løsning. 31