OS KOMMUNE Organisasjonseining Utval: OS FORMANNSKAP Møtestad: Solstrand Hotell & Bad Møtedato: 26.02.2008 Tid: 09.00 MØTEINNKALLING SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel 15/08 07/65 PORTEFØLJESTATUS PR NOVEMBER 2007 175 16/08 07/65 PORTEFØLJESTATUS PR DESEMBER 2007 186 17/08 08/440 PORTEFØLJESTATUS JANUAR 2008 197 18/08 08/430 LANDBRUKSTENESTER - FUSA, OS, SAMNANGER - EVALUERING 208 19/08 08/468 ENDRING AV PRISAR FOR SAL AV EIGEDOMSOPPLYSNINGAR 212 20/08 08/5 POLITISK KVARTER 215 21/08 08/10 NÆRINGSLIVETS KVARTER 216 Før møtet tek til, vert det omvisning på Solstrand Hotel & Bad. Saka om seniorsenter på Lurane vert ettersendt. Medlemmer som ikkje kan møta må snarast melda frå til Os kommune, tlf. 56 57 50 00. Varamedlemmer møter berre etter særskild innkalling. Os, 14.02.2008 Terje Søviknes Ordførar Knut Terje Rekve Rådmann
Sak 15/08 MØTEBOK PORTEFØLJESTATUS PR NOVEMBER 2007 Saksbehandlar: Ingrid Karin Kaalaas Arkiv: 255 Arkivsaksnr.: 07/65 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 27/07 Os Formannskap PS 20.03.2007 48/07 Os Formannskap PS 24.04.2007 58/07 Os Formannskap PS 15.05.2007 69/07 Os Formannskap PS 05.06.2007 89/07 Os Formannskap PS 26.06.2007 102/07 Os Formannskap PS 28.08.2007 103/07 Os Formannskap PS 28.08.2007 123/07 Os Formannskap PS 30.10.2007 124/07 Os Formannskap PS 30.10.2007 162/07 Os Formannskap PS 27.11.2007 15/08 Os Formannskap PS 26.02.2008 16/08 Os Formannskap PS 26.02.2008 Framlegg til vedtak: Formannskapet tek porteføljestatus pr november 2007 som melding. Os, 22.01.2008 Knut Terje Rekve Rådmann
Sak 15/08 Vedlegg: Rapport frå Grieg Investor AS for november 2007 Saksopplysningar: Verdien på porteføljen til kommunen minka med 0,33% denne månaden, noko som utgjer om lag 0,87 mill. kr. Hittil i år har vi oppnådd ei avkastning på 6,64%, det vil seia om lag 16,4 mill. kr. Bank/rentefond Om lag 24% av porteføljen vår er for tida plassert i denne aktivaklassen. Rentefonda har denne månaden hatt ei avkastning på 0,36%, litt lågare enn referanseindeksen. Hittil i år har rentefonda hatt ei avkastning på 3,96%. Obligasjonsfond Om lag 26% av porteføljen vår er for tida plassert i denne aktivaklassen. Obligasjonsfonda har denne månaden hatt ei avkastning på 0,52%, noko som er lågare enn referanseindeksen på 1,05%. Hittil i år har obligasjonsfonda hatt ei avkastning på 2,82%. Eigedomsfond Om lag 2% av porteføljen vår er for tida plassert i denne aktivaklassen. Eigedomsfondet har denne månaden hatt ei avkastning på -4,12% noko som er svakare enn referanseindeksen på 0,68%. Hittil i år har eigedomsfondet hatt ei avkastning på -14,14%. Hedgefond Om lag 14% av porteføljen vår er for tida plassert i denne aktivaklassen. Hedgefonda har i rapporteringsmånaden hatt ei avkastning på 3,73%, noko som er betre enn referanseindeksen på 0,60%. Hittil i år har hedgefonda hatt ei avkastning på 15,35%. Aksjefond Om lag 34% av porteføljen vår er for tida plassert i denne aktivaklassen. Aksjefonda har denne månaden hatt ei avkastning på -2,74%, noko som er betre enn referanseindeksen på - 2,90%. Norske fond har samla sett svakast avkastning denne månaden. Hittil i år har aksjefonda hatt ei avkastning på 7,60% fordelt med 12,89% på norske fond og 6,26% på utanlandske fond. OVERSIKT OVER PORTEFØLJE NOVEMBER 2007 Tal i heile tusen Aksjefond 90 547 34 % Hedgefond 36 745 14 % Eigedomsfond 5 151 2 % Obligasjonfond 67 226 26 % Rentefond m.v. 63 887 24 % 263 556 100 % Side 3 av 15
Sak 16/08 MØTEBOK PORTEFØLJESTATUS PR DESEMBER 2007 Saksbehandlar: Ingrid Karin Kaalaas Arkiv: 255 Arkivsaksnr.: 07/65 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 27/07 Os Formannskap PS 20.03.2007 48/07 Os Formannskap PS 24.04.2007 58/07 Os Formannskap PS 15.05.2007 69/07 Os Formannskap PS 05.06.2007 89/07 Os Formannskap PS 26.06.2007 102/07 Os Formannskap PS 28.08.2007 103/07 Os Formannskap PS 28.08.2007 123/07 Os Formannskap PS 30.10.2007 124/07 Os Formannskap PS 30.10.2007 162/07 Os Formannskap PS 27.11.2007 15/08 Os Formannskap PS 26.02.2008 16/08 Os Formannskap PS 26.02.2008 Framlegg til vedtak: Formannskapet tek porteføljestatus pr desember 2007 som melding. Os, 22.01.2008 Knut Terje Rekve Rådmann
Sak 16/08 Vedlegg: Rapport frå Grieg Investor AS for desember 2007 Saksopplysningar: Verdien på porteføljen til kommunen minka med 0,75% denne månaden, noko som utgjer om lag 1,9 mill. kr. I 2007 har vi oppnådd ei avkastning på 5,83%, det vil seia om lag 14,4 mill. kr. Bank/rentefond Om lag 21% av porteføljen vår er for tida plassert i denne aktivaklassen. Rentefonda har denne månaden hatt ei avkastning på 0,49%, litt høgare enn referanseindeksen på 0,44%. I 2007 har rentefonda hatt ei avkastning på 4,47%. Obligasjonsfond Om lag 26% av porteføljen vår er for tida plassert i denne aktivaklassen. Obligasjonsfonda har denne månaden hatt ei avkastning på 0,28%, noko som er lågare enn referanseindeksen på 039%. I 2007 har obligasjonsfonda hatt ei avkastning på 3,11%. Eigedomsfond Om lag 6% av porteføljen vår er for tida plassert i denne aktivaklassen. Eigedomsfonda har denne månaden hatt ei avkastning på -8,46% noko som er svakare enn referanseindeksen på 0,65%. I 2007 har eigedomsfonda hatt ei avkastning på -21,41%. Hedgefond Om lag 14% av porteføljen vår er for tida plassert i denne aktivaklassen. Hedgefonda har i rapporteringsmånaden hatt ei avkastning på -0,54%, noko som er lågare enn referanseindeksen på 0,57%. I 2007 har hedgefonda hatt ei avkastning på 14,72%. Aksjefond Om lag 34% av porteføljen vår er for tida plassert i denne aktivaklassen. Aksjefonda har denne månaden hatt ei avkastning på -1,65%, noko som er betre enn referanseindeksen på - 1,98%. Utanlandske fond har samla sett svakast avkastning denne månaden. I 2007 har aksjefonda hatt ei avkastning på 5,83% fordelt med 15,46% på norske fond og 3,01% på utanlandske fond. OVERSIKT OVER PORTEFØLJE DESEMBER Tal i heile tusen Aksjefond 89 051 34 % Hedgefond 36 545 14 % Eigedomsfond 14 436 6 % Obligasjonfond 67 413 26 % Rentefond m.v. 54 125 21 % 261 570 100 % Side 5 av 15
Sak 17/08 PORTEFØLJESTATUS JANUAR 2008 MØTEBOK Saksbehandlar: Ingrid Karin Kaalaas Arkiv: 255 Arkivsaksnr.: 08/440 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 17/08 Os Formannskap PS 26.02.2008 Framlegg til vedtak: Formannskapet tek porteføljestatus for januar 2008 som melding. Os, 12.02.2008 Knut Terje Rekve Rådmann
Sak 17/08 Vedlegg: Avkastningsrapport frå Grieg Investor for januar 2008 Saksopplysningar: Vedlagt følgjer avkastningsrapport frå Grieg Investor for januar 2008. Os, 12.02.2008 Ingrid Karin Kaalaas Økonomisjef Side 7 av 15
Sak 18/08 MØTEBOK LANDBRUKSTENESTER - FUSA, OS, SAMNANGER - EVALUERING Saksbehandlar: Helene Dahl Arkiv: 034 V00 &10 Arkivsaksnr.: 08/430 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 18/08 Os Formannskap PS 26.02.2008 Framlegg til tilråding: Felles landbrukskontor for Fusa, Os og Samnanger held fram som permanent ordning. Fordeling av kostnader vert som følgjer, gjeldande frå 2008: Fusa: 43% Os: 39% Samnanger: 18% Dersom ein kommune har aktivitetar som krev mykje oppfølging frå landbrukskontoret eit år, kan ein etterskotsvis justere prosentane for det aktuelle året. Administrasjonssjef/rådmann i samarbeidskommunane får fullmakt til å føreta slik justering. Avtale om landbrukstenester (Punkt 8 om felles kostnader og punkt 10 om kva tidsrom avtalen gjeld) vert justert tilsvarande. Os. 11.02.08 Knut Terje Rekve Rådmann
Sak 18/08 Saksframstilling: Vedtaksmynde: Vedtaket vert sendt: Kopi: Saksdokument: Vedlegg: Ikkje vedlegg: Kommunestyret Samarbeidsavtalen mellom kommunane Faktiske opplysningar: Evaluering av felles landbrukskontor etter eit og fem år er ein del av avtalen mellom kommunane. Den første evalueringa vart gjennomført i 2005, men på grunn av arbeidssituasjonen ved kontoret, vart rapportskriving utsett til 2007. Vi har dermed meir erfaring enn eit år, og saka ber preg av det. Vi kan konkludere med at felles landbrukskontor bør bli permanent ordning, og det er ikkje trong for ny evaluering no. Rapporten om evaluering viser at vi har fått ein god start, og at samarbeidet fungerer godt. Omstillingsprosessen har involvert mange, og vi har etter kvart innarbeidd rutinar som fungerer i kvardagen. Vi har fokusert på fordelingsnøkkelen mellom kommunane. Etter at rapporten er skriven, har Os kommune lagt ned viltnemnda, medan Samnanger held fram med viltnemnd. Dette har konsekvensar for arbeidsmengde. Vurdering: Samarbeidet går generelt veldig bra, og tilbakemeldingane tyder på at publikum, politikarane og andre vi samarbeider med i kommunane er nøgde. Vi på landbrukskontoret trives, og vi meiner at vi kan levere betre tenester med denne organiseringa. Vi må likevel vidareutvikle oss, og ha fokus på kva tenester vi er pålagde frå staten og kva tenester kommunane ønskjer frå oss. Det er ikkje lett å lage ei god fordeling av kostnader mellom kommunane. Vi har så mange ulike oppgåver, og til dels varierer arbeidsmengda i kommunane. Os har til dømes hatt rullering av kommuneplan i 2007, og dette har medført meir arbeid der ein periode. Men likevel ser vi at Fusa og Os jamt har meir lik saksmengd enn vi trudde då vi vurderte fordelinga. No er det ikkje viltnemnd lenger i Os, og dette vil medføre at vi sparer tid på tilrettelegging av eigne møter og sjølve møtetida. Vi forutset at prinsipielle saker vert lagt fram for eit eksisterande politisk utval. Samnanger skal halde fram med viltnemnd. Rapporten konkluderer med at Samnanger sin del av kostnadane vart om lag som venta, men at viltnemnda tar ekstra tid og må vurderast. Vi har mest kontortid i Fusa, men det betyr ikkje så mykje som vi kanskje tenkte i starten. Det meste av kontakt går føre seg med telefon og e-post, og vi har kontortid i alle kommunane for dei som ønskjer å treffe oss. Vi er og fleksible med møtetider for spesielle saker/tema det gjeld både med kundar og med dei vi samarbeider med internt i kommunane. Dei vi samarbeider med har og vist velvilje og tilpassa møter til dagar vi vanlegvis er til stades. Dette fungerer godt. Side 9 av 15
Sak 18/08 Vi har arkiv for alle landbrukssaker i Fusa og vi kan dermed arbeide med saker i alle kommunane når vi er på kontoret i Fusa. Vi har prøvd å vurdere arbeidsfordelinga så godt vi kan. Dersom vi legg til grunn at Os har lagt ned viltnemnda og Samnanger skal ha viltnemnd, meiner vi at Fusa 43% (47,2 no), Os 39% (36,1 no) og Samnanger 18% (16,7 no) vil vere meir rettvis fordeling. Dersom ein kommune har aktivitetar som krev mykje oppfølging frå landbrukskontoret eit år, kan vi etterskotsvis justere prosentane for det aktuelle året. Eksempelvis ville konsekvensar for 2007 vere: (Samla kostnad for landbrukskontoret kr 1 717 000,-) Fusa: Utgift 47,2 %, kr 810 000,- Ved ny fordeling: 43%, kr 738 000,- (- 4,2 %, - kr 72 000,-) Os: Utgift 36,1 %, kr 620 000,- Ved ny fordeling: 39%, kr 669 000,- (+ 2,9 %, + kr 49 000,-) Samn: Utgift 16,7 %, kr 287 000.- Ved ny fordeling: 18%, kr 310 000,- (+1,3 %, + kr 23 000,-) Kommunane vil likevel ha innsparing med felles landbrukskontor, og det vil vere betre fagkunnskap tilgjengeleg enn om kommunane forvalta landbrukssakene åleine. Vi må og fokusere på IKT. Det er heilt avgjerande for effektiviteten vår at vi kan jobbe med saker same kva kontor vi er fysisk til stade. Os, 11.02.08 Helene Dahl Landbruksjef Side 10 av 15
Sak 19/08 MØTEBOK ENDRING AV PRISAR FOR SAL AV EIGEDOMSOPPLYSNINGAR Saksbehandlar: Geir Heldal Arkiv: 231 L30 Arkivsaksnr.: 08/468 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 19/08 Os Formannskap PS 26.02.2008 Framlegg til tilråding: Os kommunestyre godkjenner framlegg om å endra prisar for sal av eigedomsopplysningar gjennom Infoland. Os kommunestyre godkjenner framlegg om at all leveranse av eigedomsopplysningar og kart som vert tinga elektronisk skal gå som leveranse gjennom Infoland. Os, 14.02.08 Knut Terje Rekve Rådmann
Sak 19/08 Vedlegg: Bakgrunn for saka Os kommune har avtale med Norsk Eigedomsinformasjon AS om å levere eigedomsopplysningar gjennom Infoland. Infoland er eit internettbasert logistikksystem for leveranse av eigedomsopplysningar og kart som vert nytta av eigedomsmeklarar, rådgjevande ingeniørar, takstmenn og arkitektar. Ny lov om eigedomsmekling vart innført frå 1.1.2008. Oppdragstakar si undersøkings- og opplysningsplikt har her vorte endra. Med bakgrunn i dette har det difor vorte naudsynt å endre nokre av produkta Os kommune leverer. Eigedomsmeklarane skal no hente inn informasjon om tilgang til utleige av eigedom, og dei skal også tinge ferdigattest eller mellombels bruksløyve frå kommunen. Desse opplysningane er no lagt inn i som ein del av produktet bygningsopplysningar og prisen for meklarpakke, (bygd eigedom), må difor aukast tilsvarande. Det er også lagt inn eit nytt produkt kalla fastmerkekart som landmålingsfirma kan tinge når dei treng oversikt over fastmerke. (målepunkt) I tillegg til at systemet har vorte nytta av eigedomsmeklarar, rådgjevande ingeniørar, takstmenn og arkitektar er Infoland systemet no også opna for privatpersonar. Det er då ikkje naudsynt å ha eigen avtale med Norsk eigedomsinformasjon som kunde, men ein kan nytte ei betalingsløysing for å få kjøpt produkta med kredittkort. Os kommune har lagt ut ei eiga internettside til desse produkta, kalla kartbutikken, der kunden sjølv kan velje å tinge produkta. For å kunne handsame alle slike førespurnader likt, og for å få ein mest mogeleg enkel og kostnadseffektiv løysing bør alle slike tingingar der ein ynskjer å få send kart og eigedomsopplysningar elektronisk gå via Infoland. Alternativt må kunden sjølv stille i kundetorget for å få kjøpt kartutrift. Prisar for sal av eigedomsopplysningar gjennom Infoland Meklarpakke, bygd eigedom 1 340 1 540 11,15 % Meklarpakke ubygd eigedom 1 080 1 120 3,70 % Bygningsteikningar 310 320 3,23 % Mellombels bruksløyve eller ferdigattest 140 150 7,14 % Nabooppgåve 140 150 7,14 % Oversiktskart 140 150 7,14 % Situasjonskart 140 150 7,14 % Fastmerkekart 140 150 7,14 % Oppmålingsstatus 150 160 6,67 % Målebrev 140 150 7,14 % Planstatus 150 160 6,67 % Utsnitt av kommuneplan 140 150 7,14 % Utsnitt av regulerings-/utbyggingsplan 140 150 7,14 % Reguleringsføresegner 140 150 7,14 % Bygningsopplysninger 250 260 4,00 % Kommunale avgifter 150 160 6,67 % Brannvernopplysninger 150 160 6,67 % Side 12 av 15
Sak 19/08 Dersom eigedomsopplysningar eller kart skal sendast som elektronisk dokument skal Infoland nyttast Os, 14.02.08 Torbjørn Steffensen Fagleiar kart- og oppmåling Side 13 av 15
Sak 20/08 MØTEBOK POLITISK KVARTER Saksbehandlar: Gunvor S. Heggland Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 08/5 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 13/08 Os Formannskap PS 29.01.2008 20/08 Os Formannskap PS 26.02.2008 Uformell drøfting av ymse saker.
Sak 21/08 MØTEBOK NÆRINGSLIVETS KVARTER Saksbehandlar: Gunvor S. Heggland Arkiv: U00 Arkivsaksnr.: 08/10 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 14/08 Os Formannskap PS 29.01.2008 21/08 Os Formannskap PS 26.02.2008 Uformell drøfting av ymse saker.