Vår referanse: 16/00224-1 Adressater etter liste Arkivkode: 164036 Saksbehandler: Hilde Ravnaas Deres referanse: Dato: 16. september 2016 Tilbudsforespørsel på KS FoU-prosjekt nr. 164036 «Modeller for samskaping og innovasjon» KS ønsker tilbud på et FoU prosjekt som gjennom casestudier skal utvikle og implementere modeller og verktøy for samskapning mellom ulike sektorer. I dette prosjektet vil det si kommuner, samfunnsentreprenører, frivillig sektor og andre relevante aktører. Modellene skal vurdere organisatoriske, juridiske, finansielle, politiske og kulturelle forhold. Prosjektaktiviteten omfatter en rekke likeverdige partnere, som skal delta aktivt i gjennomføringen. Prosjektet er casebasert og vi etterspør metodisk kompetanse og erfaring innen samskaping/ aksjonsforskning/ prosessbasert FoU-aktivitet. Bakgrunn for prosjektet Økt bruk av samfunnsentreprenører og frivillige, ikke bare som supplement til den kommunale tjenesteproduksjonen, men også som tjenesteutfører på vegne av det offentlige, reiser problemstillinger rundt organisering og styring av tjenesteleveransene. Problemstillingen har ikke bare en formell og juridisk side, det handler også om politikk og holdninger. Disse forholdene beskrives i prosjektet Sosiale entreprenører partnerskap for nye løsninger gjennomført av Uni Research Rokkansenteret på vegne av KS i 2016 (Sosiale entreprenører - partnerskap for nye løsninger). Utfordringene i offentlig sektor er betydelige, og samskaping med samfunnsentreprenører og frivillig sektor er pekt på som en av mange løsninger. Samskaping av tjenester krever at ledere og medarbeidere innenfor systemet har en tverrfaglig tilnærming og jobber sammen med andre i kreative og interaktive prosesser. Samskaping som metode har lenge vært benyttet i privat sektor for å utvikle nye produkter og konsepter. Ved å trekke kunder og eksperter langt inn i bedriftens utviklingsprosesser åpnes det opp for samhandling og innovasjon. I kommunal sektor er samskaping blant annet tatt i bruk i Danmark, der lokale myndigheter ser på dette som en metode som kan endre de begrensningene som ligger i dagens organisering og produksjon av velferdstjenester.
Nærmere om prosjektet Vi har mye teoretisk kunnskap om samskaping men mangler praktisk kunnskap og verktøy. Samskaping skjer i dag i stor grad som skreddersøm. Samarbeidsløsningene utvikles fra bunnen av, med høye etableringskostnader for partene. Vi ønsker derfor å utvikle og teste modeller for samskaping i konkrete case. Gjennom å utvikle og implementere funksjonelle modeller og verktøy for samskaping er målet at kostnaden reduseres, nye løsninger realiseres raskere og potensialet for spredning økes på tvers av kommuner og mellom samfunnsentreprenører. I prosjektet legger vi til grunn denne forståelsen for samfunnsentreprenør; aktører som driver virksomhet etter forretningsmessige prinsipper, og opererer med dobbel ev. trippel bunnlinje (dvs. produserer samfunnsgevinst i form av økt sosial, miljømessig og økonomisk bærekraft). Samfunnsentreprenørskap er sektoruavhengig og aktører finnes innen både offentlig virksomhet, privat næringsliv og frivillig sektor. I prosjektet inngår en rekke likeverdige partnere. Det er et hovedmål å utvikle modeller og teste verktøy som kan brukes av både kommuner og samfunnsentreprenører. Samskaping kan gi avkastning i form av nye, mer effektive og langtidsholdbare løsninger. På dette feltet har verktøy for måling av effekt ikke blitt tatt i bruk i stor nok grad og vi mangler en systematisk tilnærming til dette. For kommunen er det sentralt å få gode data og godt kunnskapsgrunnlag for å vite om nye innvesteringer eller tiltak gir verdi. Prosjektet skal derfor ta i bruk og teste metoder for måling av effekt og gevinstrealisering. Prosjektet må se til tidligere kunnskapsgrunnlag og andre pågående satsninger som for eksempel KMDs arbeidet med en kokebok for sosialt entreprenørskap (www.sosentkokebok.regjeringen.no). Begrepet samskapning er under utvikling. Det er komplekst og kontekstuelt. Det er sentralt at tilbyder forstår de metodiske utfordringer dette medfører. Erfaringene fra prosjektet skal spres nasjonalt. Prosjektets mål: 1. Prosjektet skal gjennom konkrete case utvikle og teste modeller for samskapning. 2. Identifisere områder hvor det er behov for verktøy og teste disse. Casene vil ha ulik modenhet og være innenfor ulike sektorer. Det må tas høyde for dette. I uttesting av modeller skal organisatoriske, juridiske, finansielle, politiske og kulturelle forhold vurderes. 3. Prosjektet skal ta i bruk og teste metoder for gevinstrealisering og effektmåling. 4. Erfarings og kunnskapsdeling Metoder, modeller og verktøy skal være lett tilgjengelige, aktivt spres til andre aktører og stilles åpent for videreutvikling. Tilbydere står fritt til å kommentere og/eller supplere listen over prosjektmål. Eventuelle spørsmål rettes til fagansvarlig med kopi til FoU-ansvarlig pr e-post.
Gjennomføring Vi etterspør metodisk kompetanse og erfaring innen samskaping/ aksjonsforskning/ prosessbasert FoU-aktivitet. Det er ønskelig at tilbyder synliggjør at løsningen på oppdraget vil bygge på oppdatert kunnskap på feltet, og at tilbyder redegjør for valg av prosess, datainnsamling og metode. Begrepet samskapning er under utvikling. Det er komplekst og kontekstuelt. Det er sentralt at tilbyder forstår de metodiske utfordringer dette medfører. Vi ber om at tilbudet beskriver prosessen og definerer relevante /naturlige milepæler i prosjektperioden. De ulike aktivitetene i prosjektet skal angis i en fremdriftsplan. Totalkostnadene for prosjektet skal spesifiseres, inkl. mva. Prosjektet skal ha en faglig prosjektleder, og CV for alle deltakere i prosjektet skal vedlegges. Flere miljøer må gjerne samarbeide for å løse oppdraget. For prosjekter der det er to eller flere leverandører inne på tilbudssiden skal én av aktørene være prosjektleder. Arbeidet involverer håndplukkede prosjektpartnere fra kommunesektoren; Steinkjer, Trondheim og Arendal, og sosiale entreprenører; Noen AS, Jodacare, Kirkens bymisjon og Friskgården. Disse er casene i prosjektet. Vi vil knytte til oss minst to case til. Tilbydere kan foreslå relevante casepartnere til prosjektet. KS vil i så fall inngå avtale med casepartnere før oppstart av prosjektet. Casene omfatter tilbud til ulike brukergrupper og med ulik organisering. Endelig avklaring med hensyn til casepartnere vil skje i samråd med samarbeidspartnerne og Oppdragsgiver. Prosjektet vil bli organisert med to referansegrupper, et på strategisk nivå og et på faglig nivå. KS standardkontrakt for oppdragsforskning vil bli lagt til grunn for prosjektet. Leveranser/rapportering Resultatene skal presenteres på en leservennlig måte, med oversiktlige og tydelige fremstillinger. Prosjektet skal avsluttes med en sammenfatning inkl. rapport/verktøykasse innen desember 2017. I tillegg til en sluttrapport fra prosjektet, ønsker KS at tilbydere kommer med forslag til en aktiv spredning av resultater og erfaringer fra prosjektet i både kommunesektoren og blant samfunnsentreprenører. Det vises for øvrig til KS standardkontrakt punkt 3.1 og 5.1. Rammer for oppdraget Prosjektet vil ha oppstart i slutten av november 2016, og det skal rapporteres innen 1. desember 2017. Det kan bli aktuelt med delrapportering/leveranser. Dette avtales i løpet av prosjektperioden. Økonomiske rammer for oppdraget vil være inntil kr 2 000 000,- inkl. mva. Partnerne i prosjektet stiller egeninnsats til en samlet verdi av inntil 700 000 kr til rådighet for prosjektet. Dette er interne lønns- og driftsutgifter forbundet med deltagelse i prosjektaktiviteter.
Prosjektpartnerne ønsker å utvide prosjektaktiviteten, dersom nødvendig finansiering kan skaffes til veie. Tilbydere gis mulighet til å planlegge aktivitet med tanke på å utløse tilleggsfinansiering. I så fall skal både prosjektaktivitet innenfor rammen for oppdraget, og aktivitet innenfor en ev. tilleggsfinansiering spesifiseres. Dersom tilbyder velger å innhente ekstra finansiering skal dette ikke gå utover tidsrammene for oppdraget. Tilbudet må inkludere alle kostnader som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer utgifter til prosjektdrift, ev. samlinger og reise for prosjektpartnere, spredning av prosjektresultatene osv. Vi ber om tilbud på prosjektet innen 21. oktober kl.15.00 per e-post til fagansvarlig Marit Moe, marit.moe@ks.no, og FoU-ansvarlig Hilde Ravnaas, hilde.ravnaas@ks.no, med kopi til ks@ks.no. Vi vil gjennomføre forhandlinger mandag 7. november. Ved innsendelse av tilbud, vennligst påse at dere får bekreftelse fra KS om at tilbudet/forsendelsen er mottatt. Ta kontakt med FoU-ansvarlig pr. epost (uten vedlegg), dersom mottaket ikke blir bekreftet. Adressater: Aalborg Universitet Aarhus Universitet Afi Agenda Kaupang AHO Center for forskning i offentlig-privat samspil Deloitte De regionale forskningsinstituttene Designit Fafo Ferd Sosiale Entreprenører Halogen Handelshøyskolen BI Høgskolen i Telemark KORA Københavns Universitet Livework Making Waves Midtlab Mittuniversitetet i Sverige NIBR Nord Universitet NTNU Rambøll Roskilde Universitet Samfunnsøkonomisk Analayse Senter for sosialt entreprenørskap og innovasjon Sintef Teknologi og samfunn SoCentral
Uni Research Rokkansenteret Universitetet i Oslo - Senter for entreprenørskap Vista Analyse