KURSHEFTE FOR UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP GODKJENNINGSMODULEN & BEHANDLING AV INNPASS/GODKJENNINGER I UTDANNINGSPLANER

KURSHEFTE FOR UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP GODKJENNINGSMODULEN & BEHANDLING AV INNPASS/GODKJENNINGER I UTDANNINGSPLANER

INNHOLD INNHOLD... 2 INNLEDNING... 4 BILDER - GODKJENNING... 5 Bilde Godkjenningssak samlebilde... 5 Kartotekkort Eksternstudium... 6 Kartotekkort Emnekombinasjon... 7 Kartotekkort Fritak vurdkomb... 7 Kartotekkort Fritak emne... 7 Kartotekkort Behandling... 9 Resterende kartotekkort Godkjenningsbildet... 9 Bildet Person Eksternstudium... 9 Kartotekkort Gjennomført vurdering... 10 Kartotekkort Godkjsak... 11 Bildet Studieprogramstudent samlebilde, kartotekkort Emne i plan... 11 Vis detaljer på Emne i Plan... 12 Overgangsknapper knyttet til kartotekkort Emne i plan... 13 REGISTRERING AV INNPASS/GODKJENNING VED UMB... 13 Innpassing av emner fra ekstern utdanningsinstitusjon... 13 Utvekslingsopphold... 14 Registrering av eksterne vurderinger som innpass... 15 Endringer i utdanningsplanen... 16 Ekskludering av emner som ligger i utdanningsplan... 17 Inkludering av ekstern vurdering i utdanningsplanen... 17 Inkludering av interne eksamener/emner i utdanningsplanen... 18 Endring av undervisnings- og eksamenstermin for ett emne... 18 Godkjenning av vurderingsdeler i andre emner... 19 Endring av utdanningsplanen og StudentWeb... 19 RAPPORTER I GODKJENNINGSMODULEN... 20 FS800.001 Godkjenningssak... 20 FS800.002 Godkjenningsak konklusjoner... 20 FS800.003 Godkjenningssak saksbehandler... 20 Studieavdelingen UMB, september 2009 2

FS802.001 Godkjenningssak for studieprogramstudent... 20 FS801.001 Godkjenningsopplysninger... 20 FS810.001 Emnefritak... 20 FS811.001 Emnefritak studentutskrift... 20 FS201.001 Studentopplysninger... 20 Studieavdelingen UMB, september 2009 3

INNLEDNING Kursets hoveddel omhandler godkjenningsmodulen og de arbeidsoppgaver som må gjøres i denne modulen og hvilke endringer vi må gjøre i studentens utdanningsplan. Vi går først gjennom de sentrale bildene som brukes, før vi ser på hvordan sakene bør behandles i FS. Tilslutt vil vi se på hvilke rapporter som finnes i forhold til godkjenningsmodulen. Thor H. Anti 21. september 2009 Studieavdelingen UMB, september 2009 4

BILDER - GODKJENNING Bilde Godkjenningssak samlebilde Bildets plassering: Modul Godkjenningssaker, bilde Godkjenningssak samlebilde Nøkkelfelt som identifiserer forekomsten er fødselsnummer (fødselsdato & personnr.) og saknr. Saknr. starter på 1 og ved flere godkjenningssaker for studenten settes saknr. 2 osv. Saknr. blir satt automatisk av FS. Felter med lyseblå farge er felter som er viktige i forhold til rapportering og bør fylles inn, men er ikke nøkkelfelt. Bilde 1: Godkjenningssak samlebilde Mottatt søknad: Dato for når søknad ble mottatt. Sted mottatt: Stedkoden til instituttet. F. eks så har IMT koden 192.1.25.0 For å finne sted mottatt, dobbelklikke på feltet, og Sted bildet åpnes. Her kan det søkes på tekst, eller skrives 192 i institusjonsfeltet og da hentes alle stedkodene som ligger under 192. Komplett: Sett inn dato for når alle sakspapirene man trenger for å behandle saken er mottatt. Saksbehandler: Initialene til den som har saken. Tidl. Saksbeh: Initialene til tidligere saksbehandler. Journalnr: Evt. journalnr. saken har. På UMB så er det evt. journalnr. Som brukes i Ephorte. Studieavdelingen UMB, september 2009 5

Type godkj. Sak: Vi skiller mellom FORHÅND (I tilfellet saken gjelder forhåndsgodkjenning, INNP_DELST (innpassing av delstudium utlandet (utveksling m.m.)), INNPASS (Annen innpassing av emner tatt ved annen norsk institusjon). FRITAK (Fritak av emner p.g.a. tilsvarende emner tatt ved annen institusjon) prøver vi å unngå å bruke. Vi kommer nærmere inn på disse Type godkjenningssaker senere. Sakstatus: Her legges inn passende forhåndsdefinert status. Dersom saken er en innpassak fra utlandet (INNP_DELST), må det legges inn BEHANDLET. Mål søknad: Evt. tekst kan legges inn ved behov (maks 250 tegn). Merknad: Fritekstområde (maks 1000 tegn). Ferdig behandlet: J og dato for nå saken er ferdig behandlet. Godkjent vekt: J og antall studiepoeng som er godkjent ved Eksternstudium. Det må i dette tilfellet være en sak i bildet Person Eksternstudium og Type godkj. Sak er INNP_DELST eller INNPASS. Tileggskrav: Merknadstekstfelt hvor vi kan registrere eventuelle tilleggskrav. Årsakstekst: Fritekstfelt (maks 80 tegn). Ikke klar for rapportering Lånekassen: Melding om hva som er årsaken til at saken ikke er klar for rapportering til Lånekassen. Trykk på teksten. Ikke klar for rapportering NAG: Melding om hva som er årsaken til at saken ikke er klar for rapportering til NAG (Nasjonal godkjenningsdatabase). Overgangsknapper til bilde Studieprogramstudent samlebilde, bildet Person Eksternstudium og rapport FS811.001 Emnefritak studentutskrift. Generere innpassingssak: Dersom en har en forhåndsgodkjenning på innpassing av eksamen fra utenlandsk institusjon, så kan en lage en sak med å trykke på knappen Generere innpassingssak. Det er en forutsetning at Type godkj. Sak er FORHÅND. Kartotekkort Eksternstudium Her dukker forekomstene av saker av Person Eksternstudium opp. Den aktuelle saken som "Innpasset" gjelder knyttes opp her. Bilde 2: Kartotekkort eksternstudium Studieavdelingen UMB, september 2009 6

Kartotekkort Emnekombinasjon Gis det fritak for en hel emnekombinasjon i studentens studieløp, kan dette registreres her, men det er ikke å anbefale. Normalt registreres det fra bildet Studieprogramstudent samlebilde ved å trykke på knappen Godkj. av emnekomb.. Hvis man vil gjøre det her så må man kjenne kodene på emnekombinasjon, studieprogrammet og kullet. Gjør man det via utdanningsplanen kommer alt dette automatisk. Bilde 3: Kartotekkort Emnekombinasjon Kartotekkort Fritak vurdkomb Har studenten fått godkjent ett fritak for en vurderingskombinasjon av ett emne, kan dette registreres her. Studenten vil bli oppmeldt i alle vurderingskombinasjoner ved bruk av automatiske rutiner. Fritaket vil bli tatt hensyn til i forbindelse med rutine fs571.001 beregning av samlet karakter. Men her ved UMB så er sensor som skal slå sammen karakteren. Feltene er: Emne (institusjon (192), emnekode, versjon, emnets vurderingskombinasjon) Merknad - hva er det som har utløst fritaket (maks. 250 tegn). Utd.institusjon - utdanningsinstitusjon fritaket er gitt på grunnlag av (stedkode) registreres( CTRL + T for å søke. ). Bilde 4: Fritak vurdkomb Kartotekkort Fritak emne Det er mulig å legge fritak på ett emne på grunnlag av at studenten har tatt ett tilsvarende emne ved en annen institusjon, men dette er ikke å anbefale. Det var en praksis som sluttet ved UMB rundt 2003 i forbindelse med kvalitetsreformen og utdanningsplaner. Det anbefales i stedet for å Studieavdelingen UMB, september 2009 7

legge det eksterne emnet inn som innpasset og så gå inn i studentens utdanningsplan og huke av for at det aktuelle emnet er erstattet av et annet emne. Bilde 5: Emne i plan erstattet Dersom en må legge Fritak, skal eksamen som er avlagt være med tilsvarende innhold og minst like stor vekting som det emnet det gis fritak for. Feltene i kartotekkortet er følgende: Emne: Inst. Kode, emnekode og versjon som det er gitt fritak for å ta ved UMB. Fritaksstatus: Skal nesten alltid stå FULLT her. Dersom det ikke gis fritak for hele emnesamlingen og studenten må ta noe i tillegg, kan BEGRENSET settes. Studiekull: Studieprogram og Kull som studenten går på og som fritaket er relatert til. Tilleggskrav oppfylt: Dersom tilleggskrav må tas for å få fullt fritak, skal det stå N. Når tilleggskrav er tatt, settes J. Kategori: Dersom fritaket skal komme under en overskrift/sortering på kvalifikasjonen, kan dette settes inn her (eks. obligatorisk, valgemner eller lignende). Utd. Institusjon: Her settes koden for utdanningsinstitusjonen hvor det som det er gitt fritak for er tatt. Ved å trykke CRTL + T, så kan en få opp ett søkebilde hvor en ved å skrive inn navnet eller deler av navnet på en institusjon kan søke på en dette. Merknad: Her føres evt. merknader (eks. hva som utløser fritaket). Maks 250 tegn. Bilde 6: Fritak emne Fritak for forkunnskapskrav må derimot registreres som fritak. Dersom en student har tatt et emne ved en annen institusjon som erstatter et emne hos oss, så innpasses det eksterne emnet, men i tillegg så legges emnet som erstattes inn som Fritak emne med Fritaksstatus: DISP. FS vil dermed oppfatte at studenten får fritak for forkunnskapskrav der emnet som er gitt fritak for er et forkunnskapskrav. Studieavdelingen UMB, september 2009 8

Kartotekkort Behandling Underbilde Behandling: En sak kan i noen tilfeller bli oversendt til en eller flere enheter for vurdering. Enheten(e) kan registreres i Godkjenningssak samlebilde, vinduet Behandling. Stedskode (institusjon, fakultet, institutt osv), dato oversendt, eventuelt journalnr. for den delen av saken og status for ferdig behandlet ved enheten, registreres. Enheten kan også registrere en merknad knyttet til sin vurdering. Bilde 7: Behandling Resterende kartotekkort Godkjenningsbildet De resterende kartotekkortene som finnes i bildet Godkjenningssak samlebilde blir aldri eller svært sjelden brukt ved UMB om omtales derfor ikke her. Det henvises evt. til USIT sine brukerdokumentasjoner. Bildet Person Eksternstudium Bildets plassering: Modul Godkjenningssaker, bilde Person Eksternstudium Bilde 8: Person Eksternstudium Nøkkelfelt som identifiserer forekomsten er fødselsnr. og løpenr. Felter med lyseblå farge er felter som er viktige i forhold til rapportering og bør fylles inn. Løpenr: Starter på 1 og ved flere eksternstudiumsaker for studenten settes løpenr. 2 osv. Studieavdelingen UMB, september 2009 9

Land: Landkode for land der utdanningen som skal innpasses er tatt. Institusjon: Utd. Institusjon: Her settes koden for utdanningsinstitusjonen hvor utdanningen er tatt. Ved å trykke CRTL + T, så kan en få opp ett søkebilde hvor en ved å skrive inn navnet eller deler av navnet på en institusjon kan søke på en dette. Institusjon: Dersom kode for institusjonen ikke finnes, kan det legges inn navnet her, men mangelen må også meldes inn, slik at institusjonen kan opprettes. By/Region: Kan registreres dersom ønskelig. Varighet: Varighet på utdanningen som er tatt ved ekstern institusjon. Dato siste eksamen Dato for når siste eksamen er tatt ved den eksterne institusjonen. En kan her benytte 20.06. for vårsemesteret og 20.12. for høstsemesteret hvis man ikke får oppgitt noe annet fra studenten. NUS-kode: NUS-kode for innpasset som er tatt (NUS er en kategorisering som SSB bruker). Feltene har rullegardiner slik at det er mulig å finne koden. Det anbefales å bruke samme NUS kode på innpasset som studieprogrammet studenten går på har. Ekst. grad: Evt. ekstern grad som de innpassede emnene inngår i på ekstern institusjon. Utv. Program: Utvekslingsprogram som studenten evt. deltar på. Merknad: Fritekstområde (maks 250 tegn) Overgangsknapp til Godkjenningssak samlebilde. Kartotekkort Gjennomført vurdering Bilde 9: Gjennomført vurdering Her registreres de eksterne vurderinger som skal innpasses. Nr.: Løpenr. for å skille de forskjellige emnene. Start på 1 og fortsett med 2 osv. Kode: Eventuell emnekode på ekstern eksamen som er innpasset. Navn: Emnenavn (på originalspråk og evt. på engelsk) Tid: Årstall og måned (06 for vår og 12 for høst) for når eksamen er fullført på emnet. Vekting: Antall studiepoeng som emnet gir uttelling for ved UMB. Dette trenger nødvendigvis ikke være samme antall poeng som karakterutskriften viser, men det kan ikke være mer enn det ekstern karakterutskrift viser. Det skal alltid være SP (Studiepoeng) som vektingstype. Dersom ekstern karakterutskrift viser annen vektingstype, må alltid dette omregnes til SP. Kar. regel: På UMB brukes ikke denne funksjonen (om ønskelig: karakterregel 25 innpass). Resultat: Hvis karakterregel 25 kun INNPASS som alternativ. Ellers la være blank. Eksamensresultatkode må alltid være B (Bestått). Kategori: Kategorisering av emnene dvs. overskrifter som emnene skal komme inn under på vitnemål/kvalifikasjon. Her bruker vi samme kategorikode som stedkoden (eks. 201 som gir Studieavdelingen UMB, september 2009 10

Høgskolen i Agder). Dersom ikke kategorien finnes må denne opprettes evt. meldes inn til FS-hjelp@umb.no som oppretter den. Merknad: Fritekstområde (maks 250 tegn) Dersom det er flere vurderinger som er avlagt ved samme institusjon som skal registreres, legges disse inn med nr. 2 slik at de kommer under samme løpenr. I tillegg så må en huske på å registrere summen av studiepoeng som saken utløser innpass med. Dette registreres i feltet Godkjent vekting i bildet Student Godkjenning. Kartotekkort Godkjsak En oversiktsrapport over godkjenningssaker som denne studenten har. Bilde 10: Oversiktsrapport godkjenningssak Bildet Studieprogramstudent samlebilde, kartotekkort Emne i plan Bildets plassering: Alle moduler, Person, Personbilde - bilde Student samlebilde, kartotekkort Emne i plan Bilde 11: Student samlebilde - kartotekkort "Emne i plan" Studieavdelingen UMB, september 2009 11

Kartotekkortet viser studentens utdanningsplan. Feltene i kartotekkortet er disse: Und. termin Hvilken undervisningstermin undervisningen starter i. Emnekombinasjonskode Hvilken emnekombinasjon emnet tilhører Trinn Trinn i studiet emnet gjelder for. Benyttes kun dersom en organiserer emnekombinasjonene etter klassetrinn, dvs. en emnekombinasjon for første år, en for andre osv. Brukes ikke ved UMB. Står derfor blank. Emne Her vises stedkode, emnekode og versjonsnummer på emnet. Vurd. termin Hvilken termin vurdering skal avsluttes i. Dette utledes av undervisningsterminen. I tillegg så vises antall studiepoeng emner er på (mrk. her vises emnets vekting etter evt. vektingsreduksjoner), resultatstatus på eksamen og tilslutt emnets navn. Vis detaljer på Emne i Plan Dersom en haker av for Detaljer i øvre del av bildet, vises mer detaljert informasjon om emnet. Bilde 12: Emne i plan - detaljer Følgende felter vises da i tillegg: Emnekategori Emnekategori som emnet skal plasseres under på evt. vitnemål. Emnevalgstatus Om emnet er obligatorisk, valgbart eller liknende. Ind. Vekting - Eventuell individuell vekting emnet skal ha der studenten skal ha en annen vekting enn det som er registrert på selve emnet. Ved oppmelding til eksamen på grunnlag av utdanningsplan, så følger dette med videre til eksamensmeldingen. Vekting kval. Vekting som emnet skal ha i kvalifikasjonen/vitnemålet. Det kan være tilfeller hvor studenten ikke får full uttelling for emnet på vitnemålet. Sperr mot sletting Om emnet skal sperres mot sletting av studenten i StudentWeb. Sperr mot endring Om studenten ikke selv skal få lov til å endre termin emnet skal tas i. Dette kun i de tilfeller hvor emnekombinasjonen tillater dette. Erstattet av annet emne Om emnet skal erstattes av annet emne. Dersom det står J her, så blir emnet grått som vises at det ikke skal tas av studenten. Ansvarlig fagperson Felter for å legge inn oppgavetittel og spesialpensumtittel på norsk og engelsk og merknadstekst. Rollekode og Grense bestått Benyttes ikke ved UMB. Studieavdelingen UMB, september 2009 12

Overgangsknapper knyttet til kartotekkort Emne i plan Følgende overgangsknapper er spesielt relevant når en er i kartotekkort Emne i Studieprogramstudent samlebilde: FS727.001 Utdanningsplan Gir en oversikt over utdanningsplanen til studenten. Viser samme utdanningsplan som studenten kan se på StudentWeb. Kontroller utd.plan FS kontrollerer om studenten oppfyller kravene som ligger i utdanningsplanen. Hent emner Dersom ett emne som studenten har avlagt eksamen i eller er oppmeldt i skal inn i utdanningsplanen, så kan en hente det ved å trykke på denne knappen og velge emnet i bildet som dukker opp. Godkj. av emnekomb. Bilde der en kan manuelt godkjenne deler eller hele utdanningsplanen. En overstyrer da den maskinelle kontrollen som FS gjør av om kravene i utdanningsplanen er oppfylt. Dersom en trykker på overgangsknappen dukker følgende bilde opp: Bilde 13: Godkjenning av emnekombinasjon for utdanningsplan. Det markeres med hake i den/evt. de emnekombinasjonene som skal godkjennes. En bør også trykke på knappen Sperr alle emner mot sletting, for å hindre at studenten selv endrer på planen etter at vi har godkjent den manuelt. Merk: ved vitnemålskontroll så fører en godkjenning her til at emnekombinasjonen som er godkjent ikke blir kontrollert av FS, men får automatisk OK, uavhengig av innhold. Bilde 13: Godkjenning av emnekombinasjon for utdanningsplan. REGISTRERING AV INNPASS/GODKJENNING VED UMB Jeg vil her skissere hvordan vi ved UMB bør registrere innpass. Vi ser på hvordan de registreres i FS og hvilke konsekvenser det får. Innpassing av emner fra ekstern utdanningsinstitusjon Ved innpassing av utdanning fra ekstern utdanningsinstitusjon kan eksterne emner enten være avlagt på utenlandsk institusjon eller i Norge. Hovedforskjellen i registreringen er at innpass avlagt i utlandet skal rapporteres til Lånekassen, og til NAG (Nasjonal godkjenningsdatabase). Feltene som dette angår, er de med lyseblå farge. Utenlands utdanning kan også være ett utvekslingsopphold. Dersom det er det, så skal det være opprettet en forhåndsgodkjenning. Studieavdelingen UMB, september 2009 13

Utvekslingsopphold Bilde 14: Utveksling - forhåndsgodkjenning Når det har blitt registrert en forhåndsgodkjenning, så ligger det en sak med saksstatus FORHÅND i Godkjenningsak samlebilde. Også bildet Person Eksternstudium får en forekomst ved forhåndsgodkjenning (hvis det ikke eksisterer noen fra før?). Bilde 15: Person Eksternstadium Når studenten kommer tilbake med papirer på at emnene som gir innpass er fullført, må disse registreres i FS. En trykker da på knappen Generer innpassingssak som ligger i bildet Godkjenningssak samlebilde. Det blir da opprettet en ny godkjenningssak. Følgende felter blir da fylt inn automatisk: Studieavdelingen UMB, september 2009 14

Bilde 16: Generert godkjenningssak Registrering av eksterne vurderinger som innpass I bildet Godkjenningssak samlebilde skal feltene som vist under være fylt Bilde 17: Godkjenningssak - innpassing Eneste forskjell på utdanning avlagt i utlandet og i Norge er at feltet Type godkj.sak skal ha verdien INNP_DELST dersom eksamen er avlagt i utlandet, og INNPASS dersom eksamen er avlagt i Norge. Dersom innpasset har vært en utvekslingssak og forhåndsgodkjenning er registrert, så endres Sakstatus fra UBEHANDLET til BEHANDLET. En utvekslingssak som er forhåndsbehandlet får også en merknadstekst automatisk innsatt. Studieavdelingen UMB, september 2009 15

Deretter trykker en på overgangsknappen til Eksternt studium for å registrere de enkelte eksterne eksamener som er godkjent. For at saken skal bli korrekt registrert i dette bildet må følgende felter være utfylt. Bilde 18: Person Eksternstudium - hva som MÅ være utfylt For at eksamen avlagt i utlandet skal rapporteres til Lånekassen og til NAG, så må de blå feltene ha verdi. Dersom godkjenningssaken er korrekt utfylt i forhold til det som skal rapporteres til Lånekassen og NAG, så vises dette i bildet Godkjenningssak samlebilde. I eksempel i Bilde 19 så har ikke den fiktive studenten gyldig fødselsnummer. Derfor står den ikke klar for rapportering til Lånekassen. For ekte studenter så skjer ikke dette. Dersom du trykker på linjen dersom den er blå, kommer en forklaring på hvorfor det ikke er rapportert og hva som må gjøres for at det skal bli rapportert. Bilde 19: Godkjenningssak - ikke klar for rapportering Endringer i utdanningsplanen Der er forskjellig måte å gjøre registreringen av endringer i utdanningsplanen avhengig av om det er en innpassing av ekstern eksamen eller om det er bytte av emner som er avlagt ved UMB. Studieavdelingen UMB, september 2009 16

Ekskludering av emner som ligger i utdanningsplan Dersom ett emne som allerede er registrert i studentens utdanningsplan ikke lenger skal være med, så må en registrere at emnet er erstattet av annet emne. Bilde 20: Emne i plan erstattet av annet emne. Dette gjøres i Student samlebilde, kartotekkort Emne ved å sette på feltet Detaljer. Deretter må en rulle ned til en finner emnet som en skal erstatte. I feltet Erstattet av annet emne settes J. Dette medfører at emnet blir grått, noe som viser at emnet utgår. Da er ikke emnet på StudentWeb. Skriv en merknadstekst som forklarer hvilket emne som erstatter dette emnet. Inkludering av ekstern vurdering i utdanningsplanen Når det er en ekstern vurdering som skal erstatte emnet, så skal dette være registrert i godkjenningsmodulen. En forekomst med emnet dukker da opp i kartotekkort Ekstern vurd i bildet Student samlebilde. De eksamener som skal knyttes til studentens utdanningsplan (sjekk at du redigerer på korrekt Bilde 20: Ekstern vurdering inn i utdanningsplan utdanningsplan til studenten), setter du ett kryss i feltet Inngår. I feltet Emnekombinasjon så settes navnet på emnekombinasjonen til der hvor disse emnene skal telles med. Dersom eksternt emne erstatter et obligatorisk emne, så settes samme emnekombinasjonsnavn som på det emnet som blir erstattet. Emnekategori er samme som institusjonsnummer (bør settes i bildet Person eksternstudium ). Feltet Vekting kvalifikasjon er ett felt som gir mulighet til å spesifisere et annet antall studiepoeng som skal inngå i denne utdanningen enn det antall som er satt i Person eksternstudium. I utgangspunktet så skal det være korrekt antall studiepoeng som settes i Person eksternstudium, spesielt på eksamener avlagt i Studieavdelingen UMB, september 2009 17

utlandet, og dermed er det ikke nødvendig å fylle feltet ut. Feltet Se dokumentasjon har ingen praktisk bruk, og brukes ikke. Inkludering av interne eksamener/emner i utdanningsplanen Dersom ett obligatorisk emne skal erstattes av ett annet emne ved UMB, så settes først det aktuelle emnet som skal utgå, som erstattet av annet emne. Deretter er det avhengig av om eksamen er avlagt/oppmelding foretatt, eller ikke for hvordan en gjør det videre. Dersom studenten er meldt opp i emnet eller har avlagt eksamen i det, så går trykker en på knappen Hent emner mens en er i kartotekkort Emne i Studieprogramstudent samlebilde. En får da opp Bilde 21: Innhenting av interne emner til utdanningsplan Her er det en farge som viser hvilke emner som kan velges. De i rødt er allerede i studentens utdanningsplan, mens emner med lysegrønn farge kan velges inn i planen. For å legge inn emnet, trykk på den lysegrønne pilen. Når alle valg er gjort, lukker en bilde ved å trykke på Lukk knappen. De valgte emnene finnes nå igjen nederst i utdanningsplanen. Når en ønsker å gå ut av kartotekkort Emner får man ett spørsmål om en ønsker å lagre endringene. Sier man JA til dette, blir emnene inkludert i utdanningsplanen til studenten. Dersom det ikke ligger noen emnekombinasjon som de valgte emnene tilhører, så må dette legges inn. Bilde 21: Innhenting av interne emner til utdanningsplan Dersom emnet som en skal legge inn i utdanningsplanen til studenten ikke enda er avlagt/meldt til eksamen, så må en opprette en ny rad i kartotekkort Emner i Studieprogramstudent samlebilde, og manuelt legge inn det aktuelle emnet. Dette gjøres ved å trykke på Ny rad knappen. Undervisningstermin og emneid må fylles inn manuelt. FS finner selv eksamenstermin og emnekombinasjon dersom dette er mulig. Dersom det ikke kommer fram, må emnekombinasjon legges inn manuelt. Endring av undervisnings- og eksamenstermin for ett emne Dersom studenten ikke selv har mulighet til å endre undervisnings- og eksamenstermin for ett emne på StudentWeb, så må dette gjøres manuelt. Det er Termin nr fra til i Emnekombinasjon samlebilde som avgjør dette. Studieavdelingen UMB, september 2009 18

For å endre termin på utdanningsplanen så settes den nye undervisningstermin på emnet inn i feltet Und. termin i kartotekkort Emne i Studieprogramstudent samlebilde. Ny eksamenstermin vil utregnes automatisk. Husk at dersom studenten har fått utvidet studietid for å avlegge emnet, så må også studierett perioden utvides slik at denne dekker tidspunktet for når eksamen skal avlegges. Godkjenning av vurderingsdeler i andre emner I helt spesielle saker, så hender det at ett emne har utgått. Da kan det hende at emnerevisjoner gjør at vi må godkjenne avlagt vurderingsdeler som vurderingsdeler på andre emner, eller gi fritak for vurderingsdeler på grunnlag av avlagte vurderinger i tidligere selvstendige emner. Dersom en tidligere vurderingsdel som ikke er med i ett bestått emne skal godkjennes som en eksmensdel i et annet emne, gjøres følgende: Vurderingsdelen som det gamle emnet erstatter settes til samme semester som vurderingsdelen opprinnelig ble avlagt i (År-måned-del), men med henvisning til når endelig karakter i det nye emnet blir avlagt (År-måned-saml). Den gamle vurderingsdelen settes som utgått. Dersom sammenslåing av emner fører til at ett tidligere bestått emne inngår som del av ett nytt emne, så gjøres følgende: Det tidligere emnet må legges inn i utdanningsplanen. For det nye emnet så slipper studenten å ta den vurderingsdelen han har fått fritak for, men tar de delene som gjenstår. Når de resterende delene er fullført, så gis studenten en samlekarakter ut fra de delene som er avlagt i emnet (ikke inkludert det gamle emnet), og vektingen på emnet blir redusert i henhold til den uttelling studenten har fått på det gamle emnet. Summen av vektingen på det gamle emnet og det nye emnet skal bli det samme som emnet er vektet til for studenter som tar alle delene i det nye emnet. Dersom ikke hele det gamle emnet skal telle som en egen del, kan emnet reduseres, og andelen studiepoeng på det nye emnet økes, men totalen må ikke bli mer enn hva antall studiepoeng på det nye emnet er. En eventuell reduksjon på det nye emnet gjøres i kartotekkort Emner i studieprogramstudent samlebilde ved å sette på detaljer, og finne det aktuelle emnet som skal reduseres. I feltet Ind. vekting så settes uttellingen emnet skal få når all sensur er kommet (dette blir overført til protokollen når studenten melder seg opp gjennom utdanningsplanen). Dersom det er behov for å redusere det gamle emnet, så gjøres dette i feltet Vekting kval.. Både ved innsetting av studiepoeng i Ind. vekting og Vekting kval. vises den nye vektingen på emnet i utdanningsplanen. Endring av utdanningsplanen og StudentWeb Alle endringer som gjøres i utdanningsplanen vises umiddelbart på StudentWeb. Her vises kun gyldige emner, og ikke emnene som er blitt grå pga at de er erstattet av andre emner. Det er den redigerte planen som vises for studenten. Det er også verd å merke seg at det er kun de endringer som vi gir tillatelse gjennom Emnekombinasjonene som studentene får lov å gjøre selv. Derfor er det viktig å være nøye på dette når en utarbeider emnekombinasjonene. Studieavdelingen UMB, september 2009 19

RAPPORTER I GODKJENNINGSMODULEN FS800.001 Godkjenningssak Plassering: Modul Godkjenningssak, rapporter FS800.001 Rapporten krever at minst ett av feltene Eksternt studium, Ekstern linje, Ekstern grad, Fag eller Landnr. er fylt ut. En kan også oppgi en periode. FS800.002 Godkjenningsak konklusjoner Plassering: Modul Godkjenningssak, rapporter FS800.002 Rapporten krever at minst ett av feltene Eksternt studium, Ekstern linje, Ekstern grad, Fag eller Landnr. er fylt ut. En kan også oppgi en periode. Rapporten skriver ut konklusjonene i godkjenningssakene. FS800.003 Godkjenningssak saksbehandler Plassering: Modul Godkjenningssak, rapporter FS800.003 Denne rapporten skriver ut alle enkeltopplysninger som gjelder saksbehandling av en ekstern utdanning. FS802.001 Godkjenningssak for studieprogramstudent Plassering: Modul Godkjenningssak, rapporter FS802.001 Denne rapporten gir en oversikt over alle studentene på et studieprogram (kan spesifiseres på kull) eller sted (institusjon, fakultet institutt & gruppe) som har en godkjenningssak opprettet. Kan skille mellom alle eller kun de som ikke er ferdigbehandlet, og om man vil ha med forhåndsgodkjenninger eller ikke. FS801.001 Godkjenningsopplysninger Plassering: Modul Godkjenningssak, rapporter FS801.001 Rapporten tar med seg en del godkjenningsopplysninger som er lagt inn. Rapporten kan enten skrives ut for 1 person, eller en flettefil kan hentes inn. Under Informasjon så kan en selektere hvilken informasjon som skal vises på utskriften. FS810.001 Emnefritak Plassering: Modul Godkjenningssak, rapporter FS810.001 Rapporten finner emnefritak med utplukk på emne eller sted. Dvs. at du kan finne alle som har fritak til ett emne, eller alle på ett sted. FS811.001 Emnefritak studentutskrift Plassering: Modul Godkjenningssak, rapporter FS811.001 Dette er en karakterutskrift som studentenes fritak vises på. Mrk: Det er kun der det er gitt fritak for hele emnet som kommer med (ikke delemner). Heller ikke innpass kommer med. FS201.001 Studentopplysninger Plassering: Person Personrapporter FS201.001 (kan nås fra alle moduler med unntak av Koder ). Studieavdelingen UMB, september 2009 20