NTNU Vår dato 01.06.2016 Ref.nr. 15/2016 Saksbehandler: Jone Trovåg Høringssvar fra om administrativ organisering Studenttinget har følgende innspill til NTNUs administrative organisering. Stillingen som studiesjef må beholdes og løftes til direktørnivå. NTNUs satsing på internasjonalisering og utveksling må styrkes gjennom en avdeling for internasjonalt arbeid. Det må opprettes et studentombud under organisasjonsdirektøren. Spesialiserte rådgiving- og tilretteleggingstjenester må organiseres på sentralt nivå under avdeling for studenttjenester. Studenttinget mener at NTNU bør innføre en tredje direktørstilling på nivå én. Studiesjefen har og bør ha en viktig koordinerende rolle med fakultetene. Det er behov for en stilling som har prosesseierskap til alle de omfattende prosessene som kjøres på studieområdet og som kan arbeide internt. Uavhengig av antall avdelinger vil behovet for intern styring og oppfølging være omfattende. Dette er et arbeid som vil være av en type og omfang som ikke vil la seg kombinere med de andre arbeidsoppgavene som per i dag ligger til prorektor for utdanning. En kombinasjon av utadrettet virksomhet, strategisk arbeid, tett oppfølging av avdelingene, koordinering med fakultetene og prosesseierskap til det store antallet prosesser som kjøres under prorektors ansvarområde vil være nær umulig. Å ikke ha en dedikert leder for avdelingene vil derfor i praksis bli en
utvanning av prorektor for utdanning sin stilling. Slik går forslaget til organisering på bekostning av NTNU sin politiske rolle i utdanningssektoren. Prorektor skal være rektors høyre hånd, og drive strategisk arbeid for NTNU opp mot Kunnskapsdepartementet, NOKUT og utdanningsinstitusjoner både nasjonalt og internasjonalt. En tydelig stedfortreder med tilstrekkelig myndighet til å ta nødvendige beslutninger, vil opplagt være et behov. Dette vil de facto være en studiesjef, men denne rollen må i de foreslåtte modellene legges til en av avdelingslederne. Dette er en strukturering Studenttinget ikke ser fordeler med, da det er tvilsomt om denne vil få nødvendig autoritet og posisjon. Samt at sjongleringen mellom rollen som kollega til de andre avdelingslederne og rollen som overordnet blir utfordrende for den som blir fungerende nestkommanderende. Denne nestkommanderende skal i tillegg til jobben som koordinator og nestkommanderende være daglig leder for egen enhet. Et moment som kan være relevant for organisering av studiene ved Norges største universitet fremover er kontinuitet og behovet for tydelig ledelse i omstillingsprossesen universitetet nå er inne i. Herunder utskiftninger av personell i sentrale posisjoner innenfor utdanningsområdet. Prorektor for utdanning sitt åremål utløper sommeren 2017, studiesjef ved tidligere NTNU går av med pensjon 31.12.16. Dette innebærer at flere ledere innen utdanningsområdet ved gamle NTNU fratrer sine stillinger i løpet av det neste året/halvåret. Internasjonalisering Internasjonalisering er viet lite plass i Børresen-utvalgets rapport, hvilket er merkelig når man tar NTNUs strategi for internasjonalisering i betraktning. I NTNUs egen internasjonale handlingsplan står det Internasjonal mobilitet for studenter og vitenskapelig ansatte er en hovedprioritet i NTNUs internasjonale samarbeid. Mobilitet for studenter og vitenskapelig ansatte skal ses i sammenheng gjennom kopling av internasjonalt forsknings- og utdanningssamarbeid. Internasjonal mobilitet for studenter og vitenskapelig ansatte drives av eksterne avtaler og samarbeid. For å
få til dette er det viktig at NTNUs arbeid med internasjonalisering er synlig eksternt.studenttinget mener derfor det burde gjennomgås grundig hvordan administrasjonen ved NTNU best kan promotere og synliggjøre internasjonalisering av utdanning. Flere store universiteter legger om til en sentralisert modell. Bergen har nylig satt seg et mål om utveksling for 30 % av studentmassen. Dette underbygger de med å ha en sentralisert modell for utreisende studenter 1. TU Berlin og DTU er eksempler på andre universiteter som har sentralisert internasjonaliser av utdanning. Det er mulig for hvert studieprogram å ha pakkereise -program til utveksling som er forhåndsgodkjente av institutt/fakultet, men dette er ikke det eneste alternativet for å sende NTNU-studenter ut i verden. Studentene kan også sette sammen sitt eget utvekslingsopphold med faglig veiledning/godkjenning fra fakultet/institutt, slik det fungerer idag. NTNU har nesten 1000 forskjellige avtaler med ulike universiteter over hele verden. En styrke ved et høyt antall avtaler er at denne kontakten gjør det mulig for studenter å reise til anerkjente universiteter uten spesifikke pakkereiser for sitt studieprogram. Denne valgfriheten er viktig for studenter ved NTNU. Det er ineffektivt å legge den administrative delen av utveksling ut til åtte forskjellige fakulteter, og fortsatt beholde studentens frihet til å velge blant et mangfold av universiteter. NTNU har opparbeidet en høy utvekslingandel og internasjonal seksjon har vunnet flere priser for sitt arbeid, både nasjonalt og internasjonalt. I 2015 reiste 1553 studenter (tall fra IS) på utveksling fra NTNU til universiteter verden over med hjelp 1 http://ekstern.filer.uib.no/formidling/ou%20prosjektet/delprosjekt%208%20- %20Internasjonal%20stud%20utveksling.pdf
fra internasjonal seksjon. Det er feil å splitte opp en enhet som fungerer så godt som vi ser internasjonal seksjon gjør i dag. Alle studenter som reiser på utveksling fra NTNU er registrert med kontaktinformasjon hos internasjonal seksjon. Registeret inneholder presis informasjon over hvor hver enkelt student befinner seg til enhver tid. I en beredskapsituasjon hvor det er essensielt å få oversikt over alle utreisende raskt, er dette registeret essensielt. Uansett hvor hovedansvaret for de utreisende studentene ligger, må et slikt register eksistere og administreres sentralt. Vi vil understreke at en sterk sentral enhet ikke motsier at fagmiljøene ved fakulteter/institutter i større grad bør ta en aktiv rolle i få deres egne studenter ut i verden. Slik vi har oppfattet diskusjoner vi har hatt med fakultetene ønsker disse fortsatt en sterk sentral enhet, og ønsker også et større ansvar velkommen. Dersom man skal øke andelen studenter med internasjonal erfaring ytterligere fra dagens situasjon vil vi be om en fortsatt sterk sentral enhet, med økte insentiver til fakultet/institutt for å øke graden av internasjonalisering. Studentombud Studenttinget vil også i denne sammenhengen presisere behovet for et eget studentombud på NTNU. Dette er noe som er blitt løftet ved flere anledninger og er en prosess som på mange andre institusjoner har kommet langt. UiO innførte sitt studentombud i 2013 og siden da har UiB, UiT, UiS og HiOA innført ordningen med eget ombud. I Europa er denne ordningen også vanlig for eksempel TU Delft, København Universitet og Lund Universitet har dette. Behovet for et studentombud var betydelig allerede før fusjonen og har som følge av denne økt merkbart. Studenttinget ser det som naturlig at behovet vil fortsette å øke. Dette er et behov NTNU enda ikke har adressert.
Studenttinget mener at det vil være hensiktsmessig å plassere ombudet under organisasjonsdirektøren for å lette koordinering med HMS og personalavdelingen. Rådgiving og tilrettelegging Ikke-faglig rådgiving og spesialisert tilrettelegging må organiseres i en sentral avdeling. Det er stor variasjon i kompleksiteten og frekvensen av behovet for rådgiving og tilrettelegging. Det er ikke gitt at fakultetene vil ha løpende saker med samme behov. Det er derfor mer naturlig at mer kompliserte forhold kan håndteres av en sentral enhet som samarbeider med fakultetet. Organisering Studenttinget anbefaler å innføre stillingen som studiedirektør på nivå en. Skillet mellom denne og prorektor kan tydeliggjøres av rektoratet for å finne den best mulige organiseringen. Arbeidet med studiesaker er, og vil forsatt være, basert på matriser mellom avdelinger og fakultetene. Studenttinget mener at både utdanningsområdet og rektoratet vil ha godt av en arbeidsfordeling som lar prorektor fokusere på sin utadrettede virksomhet. En studiedirektør vil kunne ta ansvar for de interne prosessene og frigjøre kapasitet hos prorektor. Rektor Økonomi og eiendomsdirektør Organisasjons -direktør Prorektor for utdanning Prorektor for nyskapning Prorektor for forskning Viserektor Gjøvik/Ålesund
Prorektor for utdanning Stategisk stab Alternativ modell, linje mellom prorektor og studiedirektør. Studenttjenester Systemforvalning Læringsstøtte Utdanningskvalitet Internasjonalisering Universitetsbibliotektet Studenttinget mener at avdelingene som er foreslått er fornuftige, gitt at internasjonalisering også blir en egen avdeling. Å synliggjøre mer av arbeidet i dagens studieavdeling gjennom en inndeling i flere avdelinger kan være fordelaktig. Utover dette mener vi det ikke er stor forskjell på om arbeidet organiseres i seksjoner eller avdelinger. Organisering av studieområdet i Gjøvik og Ålesund Studenttinget mener det er nødvendig at studenter og ansatte har tilgang på lokale støttefunksjoner i sine studiebyer. Disse er av en art som krever nærhet til brukerne. Studenttinget mener videre at de administrativt ansatte lokalt skal høre inn under sine respektive avdelinger og svare til lederne av disse. Studenttjenester må samles i en seksjon i henholdsvis Gjøvik og Ålesund, arbeidet her bør ledes lokalt.
Arbeid på tvers av avdelinger må organiseres i en matrisestruktur og kan ledes av viserektor. Studenttinget støtter forslaget om å ha konsernfunksjon for informasjonssikkerhet på NTNU i Gjøvik