KONKURRANSEGRUNNLAG Open anbodskonkurranse FOA del I og del II KJØP AV NY HJULLASTER, KVAM HERAD Tilbodsfrist: 06.01.2015 kl. 12:00
Innhald 1 Oppdraget... 4 1.1 Om oppdragsgjevar... 4 1.2 Kontaktperson hjå oppdragsgjevaren... 4 1.3 Føremålet med anskaffinga... 4 1.4 Leveringsadresse... 4 1.5 Fakturaadresse... 4 2 Konkurransegrunnlaget sine dokument... 5 3 Konkurransegjennomføring... 6 3.1 Kunngjering... 6 3.2 Regelverk og innkjøpsprosedyre... 6 3.3 Framdriftsplan... 6 3.4 Tilbodssynfaring/tilbodskonferanse... 7 3.5 Språk... 7 3.6 Kommunikasjon... 7 3.7 Tilbydaren sine deltakingskostnadar... 7 3.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 7 3.9 Rettingar, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget... 7 3.10 Alternative tilbod... 8 3.11 Deltilbod... 8 3.12 Atterhald og avvik... 8 3.13 Tilbakekalling av tilbod... 8 3.14 Retur av tilbod... 8 4 Konfidensialitet og innsyn... 9 4.1 Konfidensialitet... 9 4.2 Innsyn... 9 5 Krav til tilbodet... 10 5.1 Tilbodsfrist... 10 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse... 10 5.3 Formkrav og struktur... 10 5.3.1 Generelt... 10 5.3.2 Formkrav... 10 5.3.3 Innhald og struktur... 11 6 Kvalifikasjonskrav... 12 6.1 Bruk av underleverandørar/samarbeidspartnarar... 12 6.2 Obligatoriske krav... 12 6.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling... 13 6.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling... 13 6.5 Andre kvalifikasjonskrav... 13 Side 2 av 17
7 Tildelingskriterium og evaluering... 14 7.1 Tildelingskriterium... 14 7.1.1 Pris... 14 7.1.2 Kvalitet... 14 7.2 Evalueringsmetodikk... 14 8 Kvalitet... 15 8.1 Kravspesifikasjon hjullaster... 15 8.2 Serviceavtale... 15 8.3 Ekstrautstyr... 15 9 Opning, evaluering og avslutning av konkurransen... 17 9.1 Opning av tilbod... 17 9.2 Avvising av tilbod... 17 9.3 Avlysing av konkurranse... 17 9.4 Melding om val av leverandør... 17 9.5 Klage... 17 Side 3 av 17
1 Oppdraget 1.1 Om oppdragsgjevar Oppdragsgjevar for denne konkurransen er Kvam herad. For nærare informasjon om oppdragsgjevar, sjå www.kvam.no. 1.2 Kontaktperson hjå oppdragsgjevaren Oppdragsgjevaren sin kontaktperson for denne anskaffinga: Namn: Stilling: E-post: Eivind Dyrøy Prosjektkonsulent/controller eivdyr@kvam.kommune.no 1.3 Føremålet med anskaffinga Kvam herad skal anskaffe éin ny hjullaster, 6 10 tonn, for bruk til kommunaltekniske oppgåver, blant anna snørydding og kantklypping. 1.4 Leveringsadresse Komplett hjullaster skal, jfr. vilkåra i punkt 8.1 Kravspesifikasjon og vedlegg 4 Tilbodsskjema, leverast ved følgjande adresse: Kvam herad v/leif Skår - lagerbygg Sandven Haugamyrvegen 30 5600 Norheimsund 1.5 Fakturaadresse Kjøpsfaktura skal sendast til: Kvam herad v/leif Skår Grovagjelet 16 5600 Norheimsund Merking på faktura Faktura skal merkast med følgjande kontostreng: 02003 33200 61100 P60156-8000 Side 4 av 17
2 Konkurransegrunnlaget sine dokument Konkurransegrunnlaget består av følgjande dokument: Vedlegg Innhald Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Tilbodsbrev Eigenerklæring løns- og arbeidsvilkår HMS-eigenerklæring Tilbodsskjema Tilbydar sine atterhald og avvik Side 5 av 17
3 Konkurransegjennomføring 3.1 Kunngjering Anbodet er sendt for kunngjering i DOFFIN-databasen (www.doffin.no) på dato oppgitt under pkt. 3.3. 3.2 Regelverk og innkjøpsprosedyre Innkjøpet vert gjort i samsvar med gjeldande lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og del II. Innkjøpet vert gjennomført som ein open anbodskonkurranse, jf. FOA 14-1(1). Denne prosedyren gjev alle interesserte tilbydarar høve til å levera tilbod. 3.3 Framdriftsplan Oppdragsgjevaren har lagt opp til følgjande tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i Doffin 09.12.2014 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 18.12.2014 kl. 12:00 Tilbodsfrist 06.01.2015 kl. 12:00 Tilbodsopning 07.01.2015 kl. 10:00 Tilbodsevaluering Veke 2, 2015 Melding om tildeling Veke 2, 2015 Karensperiode utløp Vedståingsfrist, rekna frå tilbodsfrist 10 dagar etter tildeling 30 dagar Det vert gjort merksam på at framdrift etter tilbodsfristen er tentativ og endringar kan gjerast. Side 6 av 17
3.4 Tilbodssynfaring/tilbodskonferanse Det vil ikkje bli halde tilbodssynfaring/tilbodskonferanse. 3.5 Språk Alle dokument og all kommunikasjon som omhandlar denne konkurransen skal vera/gå føre seg på norsk. Det vert gjort merksam på at det same kravet også vil gjelda i gjennomføringa av kontrakten. 3.6 Kommunikasjon Kommunikasjon skal gå føre seg pr. e-post til oppdragsgjevaren sin kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2, på språk i samsvar til språkkrava i pkt. 3.5. Ingen andre personer enn oppdragsgjevar sin kontaktperson har myndigheit til å svara på vegne av oppdragsgjevaren i samband med denne konkurransen. 3.7 Tilbydaren sine deltakingskostnadar Kostnadar som tilbydaren pådreg seg i samband med utarbeiding, levering, og oppfølging vil ikkje bli refundert. Deltaking vil ikkje på nokon måte forplikta oppdragsgjevaren til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgjevaren i økonomiske forpliktingar. 3.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål tilbydarane måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremjast innan fristen oppgitt i pkt. 3.3. Spørsmål skal sendast skriftleg pr. e-post til oppdragsgjevaren sin kontaktperson, jf. pkt. 1.2. Alle spørsmål vil bli svart på i anonymisert form og gjort tilgjengeleg for alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin i god tid før utløpet av tilbodsfristen. 3.9 Rettingar, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Innan utløpet av tilbodsfristen har oppdragsgjevaren rett til å gjera rettingar, suppleringar og/eller endringar i konkurransegrunnlaget som ikkje er vesentlege. Rettingar, suppleringar eller endringar vil bli gjort tilgjengeleg for alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin. Dersom oppdragsgjevaren vurderer at det er naudsynt med utvida tilbodsfrist grunna rettingar, endringar og/eller suppleringar vil dette bli kommunisert til alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin. Side 7 av 17
3.10 Alternative tilbod Det vil ikkje opnast for levering av alternative tilbod i konkurransen. 3.11 Deltilbod Tilbydarar kan ikkje levera tilbod som berre omfattar delar av omfanget av kontrakten. 3.12 Atterhald og avvik Tilbod som inneheld vesentlege atterhald til eller avvik frå konkurransegrunnlag og/eller kontrakt vil bli avvist. Atterhald og avvik skal opplysast presist og eintydig slik at oppdragsgjevaren kan evaluera tilbodet utan å ta kontakt med tilbydaren. Atterhald og avvik skal på ein klår og presis måte referera til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og/eller kontrakt. 3.13 Tilbakekalling av tilbod Tilbod kan tilbakekallast eller endrast inntil utløpet av tilbodsfristen. Tilbakekalling skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å rekna som eit nytt tilbod. 3.14 Retur av tilbod Oppdragsgjevaren returnerer ikkje innsendte tilbod. Side 8 av 17
4 Konfidensialitet og innsyn 4.1 Konfidensialitet All informasjon som partane blir kjent med i samband med konkurransen og gjennomføringa av kontrakten skal behandlast konfidensielt, og ikkje gjerast tilgjengeleg for utanforståande utan etter samtykke frå den andre parten. Teieplikta er likevel ikkje meir omfattande enn det som følgjer av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarande sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, sjå pkt. 4.2 Innsyn nedanfor. 4.2 Innsyn Inntil val av leverandør er gjort kan det nektast innsyn i tilbod og innkjøpsprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at val av leverandør er gjort er tilbod og protokollar som utgangspunkt opne for innsyn. Det er likevel gjort nokre unntak frå innsynsretten i offentleglova. Av desse unntaka er unntaket for innsyn i opplysningar som er underlagt teieplikt i lov eller i medhald av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbydarane skal levera ei oversikt over kva opplysningar dei meiner er unntatt innsyn, samt signera eigenerklæring på at oppdragsgjevaren er fritatt frå teieplikt i forhold til opplysningar som ikkje er særskilt identifisert som teiepliktige i tilbydaren si opplisting. Ved krav om innsyn skal oppdragsgjevaren gjera ei konkret og sjølvstendig vurdering av kor vidt opplysningane tilbydaren har lista opp er av en slik art at oppdragsgjevaren pliktar å nekta innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgjevaren er pålagt å følgja prinsippet om meirinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 9 av 17
5 Krav til tilbodet 5.1 Tilbodsfrist Tilbodet skal vera oppdragsgjevaren i hende på adresse oppgitt under pkt. 5.2 seinast innan utløpet av tilbodsfristen. Tilbodsfristen går fram av tabellen under pkt. 3.3. Tilbodsfristen er absolutt. For seint innkomne tilbod vil bli avvist. Tilbydarane ber all risiko for feil eller forseinkingar i sendinga. 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbodet kan leverast anten pr. post eller ved hjelp av bod eller ved personlig oppmøte innanfor kontortida (kl. 08:00 15:00) til adresser angitt under. Adresse for levering pr. post: Kvam herad v/eivind Dyrøy Grovagjelet 16 5600 Norheimsund Adresse for levering ved bod eller personlig oppmøte: Kvam herad v/eivind Dyrøy Grovagjelet 16 5600 Norheimsund 5.3 Formkrav og struktur 5.3.1 Generelt Tilbodet vil vera eit uttømande grunnlag for evaluering basert på tildelingskriteria. Tilbydaren er sjølv ansvarleg for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterium og andre krav i konkurransen vert svart på og dokumentert. 5.3.2 Formkrav Tilbodet skal leverast skriftleg. E-post er ikkje gyldig leveringsmåte. Tilbodet skal leverast i nøytral, lukka konvolutt som er tydeleg merka med følgjande tekst: Tilbod Ny hjullaster, Kvam herad Tilbodet skal leverast i følgjande format: Ein original papirversjon innsett i eigna mappe eller perm. Side 10 av 17
5.3.3 Innhald og struktur Tilbodet skal bestå av dei elementa som er oppført i tabellen under, i angitt rekkefølgje: Dokumentrekkefølgje: Kommentarar: 1. Tilbodsbrev Vedlegg 1 Tilbodsbrev skal være datert og signert av person med myndighet til å forplikta tilbydaren og skal elles innehalda. 2. Innhaldsliste 3. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav 3.1. Dokumentasjon av obligatoriske krav Sjå konkurransegrunnlaget pkt. 6.2. 3.2. Dokumentasjon av organisatorisk og juridisk stilling Sjå konkurransegrunnlaget pkt. 6.3. 3.3. Dokumentasjon av økonomisk og finansiell stilling Sjå konkurransegrunnlaget pkt. 6.4. 3.4. Andre kvalifikasjonskrav Sjå konkurransegrunnlaget pkt. 6.5. 3.5. Dokumentasjon knytt til tildelingskriterium Sjå konkurransegrunnlaget pkt. 7. 3.6. Tilbydaren sine atterhald og avvik Vedlegg 5. 4. Tilbodsskjema Vedlegg 4. 5. Annan relevant informasjon Side 11 av 17
6 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrava er absolutte krav. Manglande oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføra avvising frå konkurransen, jf. FOA 11-10. Tilbodne kvalifikasjonar må oppretthaldast i heile avtaleperioden. 6.1 Bruk av underleverandørar/samarbeidspartnarar Dersom tilbydaren ønskjer å støtta seg på underleverandørar eller samarbeidspartnarar for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 6.4, og/eller krav til tekniske og faglege kvalifikasjonar, jf. pkt. 6.5, skal tilbodet innehalda naudsynt dokumentasjon knytt til underleverandør eller samarbeidspartnar. I slike tilfelle skal kvalifikasjonssøknaden også innehalda ei signert forpliktingserklæring, samarbeidsavtale eller liknande som stadfestar at tilbydaren vil ha rådigheit over de naudsynte ressursane. 6.2 Obligatoriske krav Krav Tilbydaren skal ha ordna forhold med omsyn til betaling av skatt, arbeidsgjevaravgift og meirverdiavgift. Tilbydaren skal oppfylla norske HMS-krav ved utføring av arbeid i Norge. Dokumentasjonskrav Skatteattestar ikkje eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfristen. Med skatteattester vert meint: For norske tilbydarar: Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for meirverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgjevaravgift utstedt av skatteoppkrevjarkontoret. For utanlandske tilbydarar: Utanlandske tilbydarar må leggja fram tilsvarande attestar frå sine land som viser at dei har ordna skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndigheitene i det aktuelle landet ikkje utstedar slike attestar, skal tilbydaren leggja fram ei erklæring som stadfestar at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringa skal vera godkjent og signert av tilbydaren sin økonomidirektør/økonomiansvarlege. Utfylt og signert HMS-eigenerklæring i samsvar med FOA, skjema i vedlegg 3. Side 12 av 17
6.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav Tilbydaren skal vera eit lovleg etablert føretak. Dokumentasjonskrav Norske tilbydarar: Firmaattest. Utanlandske tilbydarar: Stadfesting på at tilbydaren er registrert i bransjeregister eller føretaksregister i samsvar med lovgjevinga i det landet kor tilbydaren er etablert. 6.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkeleg finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Dokumentasjonskrav Ved behov tek oppdragsgjevar atterhald om å hente inn supplerande dokumentasjon knytt til økonomisk og finansiell stilling. 6.5 Andre kvalifikasjonskrav Krav Tilbydars tekniske- og faglige kvalifikasjon. Tilbydars erfaring Organisasjon for service og reperasjonar. Dokumentasjonskrav Beskriving av leverandørens tekniske stab. Tilbydar må kunne vise til éin tidlegare leveranse det siste året som beskrive i denne konkurransen. Beskriving av leverandørens serviceapparat. Responstid ved service og reperasjonar. Side 13 av 17
7 Tildelingskriterium og evaluering 7.1 Tildelingskriterium Tilbydar som tilfredsstiller kvalifikasjonskrava, og som leverer det økonomisk mest fordelaktige tilbodet vurdert ut frå vedlagt tilbodsskjema, vert vald som leverandør av ny hjullaster. Nr. Tildelingskriterium Vekting 1 Pris 70 % 2 Kvalitet 30 % 7.1.1 Pris Pris skal vere oppgitt i norske kroner NOK, eks. mva. Grunnlag for pris er pris for komplett hjullaster i samsvar med vilkåra i pkt. 8.2 Kravspesifikasjon hjullaster og vedlegg 4 Tilbodsskjema. 7.1.2 Kvalitet Kvalitet vert skjønsmessig vurdert ut frå tilbydars oppfylling av kravspesifikasjon, forslag til serviceavtale og forslag til ekstrautstyr som kan leverast til hjullastaren sjå kapittel 8 Kvalitet for utfyllande informasjon om dette tildelingskriteriet. 7.2 Evalueringsmetodikk I evalueringa av tilboda vert tildelingskriteria nytta for å avgjera kva tilbod som totalt sett er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgjevar. Tildelingskriterium 1 Pris vert vurdert etter prisane tilbydar gjev i vedlegg 4 Tilbodsskjema. Prisane vert rekna om til poeng, der lågast pris (best pris) får 10,0 poeng. 5 % høgare pris gjev 9,5 poeng, osb. Tildelingskriterium 2 Kvalitet baserar seg på tilbydars utfylling av vedlegg 4, Tilbodsskjema. Det mest tenlege tilbodet for oppdragsgjevar, basert på ei samla, skjønsmessig vurdering, får 10,0 poeng. Poenga vert deretter rekna om til score, som tar omsyn til den prosentvise vektinga av tildelingskriteria. Tilbydaren som endar opp med høgast total score, har det beste tilbodet. Side 14 av 17
8 Kvalitet Tilbydar som oppfyller krava i dette kapittelet i størst mogeleg grad, får best utteljing i tildelingskriterium 2, Kvalitet, jfr. Punkt 7.2 Evalueringsmetodikk. Merk at punkt 8.1 Kravspesifikasjon er minimumskrav til ønska hjullaster. Punkta 8.2 Serviceavtale og pkt. 8.3 Ekstrautstyr er ikkje uttømande lister, og tilbydar vert vurdert etter type serviceavtale og mengd ekstrautstyr som kan leverast til tilboden hjullaster. Oppdragsgjevar skal fritt kunne velje om ekstrautstyr skal kjøpast med eller ikkje. 8.1 Kravspesifikasjon hjullaster - Ny hjullaster, fritt levert jfr. pkt. 1.4 Leveringsadresse - Godkjent og sertifisert for bruk i Norge - Storleik 6 10 tonn - 2 sett dekk; 4 stk heilårsdekk på felg, 4 stk piggdekk på felg (påmontert ved levering) - Dimensjonert for kantklypping - Hurtigkoplingsfeste m/hydraulikk, type BM-feste 8.2 Serviceavtale Beskriv serviceavtalen som følgjer maskina og praktisk gjennomføring av desse; serviceintervall, hovudservice, langdtidsservice m.fl. Serviceavtale skal gjevast i pris pr. driftstime. Driftstid pr. år er estimert til ca. 700 900 timar. 8.3 Ekstrautstyr Ekstrautstyr skal førast opp i vedlagt tilbodsskjema, vedlegg 4, pris i NOK eks. mva. Lista er ikkje uttømande, og tilbydar skal føre opp ekstrautstyr som er kompatible med hjullastaren. Eksempel på ekstrautstyr er: - Snøskuffe med klaffvinger og fjærende slitestål - Varsellys på tak - Luftavfjæra førarstol m/varme - Aircondition / automatisk klimakontroll - Elektrisk motorvarmer - Bakrute m/pusser og spyler - Arbeidslys, min. 2 stk. fram- og bakover på tak LED lys. - Radio og CD spiller - Ryggekamera - El. oppvarmede og justerbare utvendige speil - Varsellys på tak Side 15 av 17
- Sentralsmøring - Lastarmfjæring - Heildekkande skjermer - Skuffe tilpassa maskinen - Parallelføring på lasteapparat - - Side 16 av 17
9 Opning, evaluering og avslutning av konkurransen 9.1 Opning av tilbod Det vil ikkje bli arrangert offentleg opning. Opning vert gjort av to eller fleire representantar for oppdragsgjevaren i fellesskap. Det vert ført eigen opningsprotokoll. 9.2 Avvising av tilbod Avvisingsreglane i FOA 20-(12-14) kjem til bruk. Tilbydarane vert oppmoda om å gjera seg kjent med desse. 9.3 Avlysing av konkurranse Oppdragsgjevaren kan avlysa konkurransen ved sakleg grunn, jf. FOA 22-1 (1). Som sakleg grunn vert rekna blant anna bortfall av planlagt finansiering, manglande godkjenning frå politisk hald og manglande konkurranse. 9.4 Melding om val av leverandør Etter at val av leverandør(ar) er gjort vil alle tilbydarane informerast skriftleg om dette. Meldinga vil innehalda namn på kven som er tildelt kontrakt samt ei grunngjeving for valet, jf. FOA 22-3. Meldinga vil også angje tidspunkt for utløp av karensperioden. 9.5 Klage Tilbydarar kan klaga på val av leverandør. Dersom oppdragsgjevaren finn at tildelingsavgjerda ikkje er i samsvar med tildelingskriteria kan tildelingsavgjerda annullerast fram til kontrakt er signert. Side 17 av 17