Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Pensjonisthuset Møtedato: 24.09.2014 Tid: 18:00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 78985320 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 31/14 14/357 REGNSKAPSRAPPORT SAKSLISTE 32/14 14/259 OFFENTLIG PENSJONSORDNING 33/14 12/319 SØKNAD OM TILDELING AV TOMTER 34/14 14/584 STØTTE TIL ÅRETS TV-AKSJON 35/14 13/507 BARNEBOLIG Båtsfjord, den 17.09.2014 Båtsfjord kommune Anne Olavson varaordfører
Sak 31/14 REGNSKAPSRAPPORT Saksbehandler: Terje Jacobsen Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 14/357 Saksnr.: Utvalg Møtedato 22/14 Formannskapet 21.05.2014 16/14 Kommunestyret 18.06.2014 31/14 Kommunestyret 24.09.2014 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Orienteringen tas til etterretning. Innstilling: Orienteringen tas til etterretning. Saksutredning til møte i kommunestyret 24.09.2014 Generell del: Årsregnskapet 2013. Årsregnskapet for 2013 blir sendt til revisjonen i uke 39, resultatet er et merforbruk på ca 900 000 forbruk. Det presiseres at det kan bli endringer etter at revisjonen har gjennomgått regnskapet. Vi har vært i kontakt med revisjonen som oppgir at de ikke vet når de er ferdige med revisjonen da de har to andre kommuner som har vært sent ute med sine regnskaper og disse revideres først. Revisjonen sliter også med langtidssykefravær. Fristen for revisjonen er egentlig en måned etter mottak av regnskapet. I beste fall vil regnskapet for 2013 kunne behandles i kommunestyremøte i oktober, dette av henger av når revisjonen er ferdig og hvor hurtig kontrollutvalget gjør sitt arbeid før regnskapet sendes videre. Det er derfor ikke umulig at årsregnskapet for 2013 ikke blir behandlet før i november i kommunestyret.. Regnskapet 2014. Uten et vedtatt regnskap for 2013 vil ikke 2014 regnskapet ha en inngående balanse og regnskapet vil derfor i det daglige ikke kunne brukes på en fornuftig måte hva gjelder balanseposter. Når det gjelder driftsregnskapet 2014 er det meste ajour. Løpende utgifter og inntekter bokføres fortløpende. Vi har en del poster som ikke er bokført enda, men i hovedsak er dette balanseposter samt store inntekter som vi bare mottar en gang/noen ganger i året (periodisering). Virksomhetslederne har ganske nylig hatt opplæring i vårt nye økonomisystem. Derfor har det fram til nå vært vanskelig for virksomhetslederne og følge med på hvordan forbruk har vært i forhold til budsjett. I neste formannskap/hovedutvalg/kommunestyremøte blir det en gjennomgang av regnskapet på virksomhetsnivå. Å kunne kontrollere at innsparingene som ble vedtatt i kommunestyremøte i juni er tilnærmet umulig å gjennomføre. Jeg ønsker ikke å spå. På grunn av manglende ajourhold og periodiseringer har vi ikke kontroll med situasjonen. Jeg har derfor innført innkjøps- og Side 2
Sak 31/14 reisestopp til vi har kontroll på situasjonen. I og med at 2013 regnskapet er sendt revisjonen er det for det vesentlige regnskapet for 2014 det arbeides med. Til tross for at regnskapet ikke er ajour så samlet jeg alle lederne til budsjettarbeid 2015 to dager ( 11. -12. september) slik at denne prosessen er i gang. Det at regnskapene for 2014 ikke er ajour gjør også budsjettprosessen noe mer komplisert. Det vil videre for 2014 bli arbeidet med internkontroll og forbedrede rutiner for å kunne utnytte økonomiprogrammet bedre. Det er satt i gang tiltak for å få innført forenklede rutiner for timeregistrering der dette i dag skjer manuelt, dette vil gi mindre rom for feilføringer og kontrollene blir enklere. Disse programmodulene vil kommunisere direkte med økonomisystemet slik at en ungår en rekke manuelle handlinger. Økonomiske konsekvenser: At en ikke har kontroll på økonomien (regnskapet) vil alltid kunne føre til økonomiske konsekvenser. Det vises bare til en slik ting at det er tilnærmet umulig å kontrollere om sparetiltak er gjennomført eller om det rett og slett er motsatt vei, merforbruk. Uten «100%» kontroll på regnskapet har en dessverre også åpning for økonomisk utroskap. Juridiske konsekvenser: Disse er små, men det vil alltid være fare for juridiske konsekvenser ved manglende kontroll på økonomien. Eksempelvis vil kommunen ha dårlige kort på hånden i en underslagssituasjon, der kommunen ikke kan vise til god intern kontroll. Organisasjonsmessige konsekvenser: Organisasjonen får ikke som helhet god nok oversikt over eventuelt fornuftige omorganiseringer. Helsemessige konsekvenser:. Miljømessige konsekvenser:. Beredskapsmessige konsekvenser:. Side 3 av 13
Sak 32/14 OFFENTLIG PENSJONSORDNING Saksbehandler: Terje Jacobsen Arkiv: 570 Arkivsaksnr.: 14/259 Saksnr.: Utvalg Møtedato 16/14 Formannskapet 07.04.2014 / Kommunestyret 32/14 Kommunestyret 24.09.2014 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Båtsfjord kommune sier opp avtalen med DNB om offentlig tjenestepensjon innen utgangen av september 2014, og det inngås avtale med KLP med gyldighet fra 01.01.2015 Innstilling: Båtsfjord kommune sier opp avtalen med DNB om offentlig tjenestepensjon innen utgangen av september 2014, og det inngås avtale med KLP med gyldighet fra 01.01.2015 Behandling/vedtak i Formannskapet den 07.04.2014 sak 16/14 Forslag : Kommunen starter prosessen med å flytte sine offentlige pensjonsordninger. Avstemming: Forslaget enstemmig vedtatt. Kommunen starter prosessen med å flytte sine offentlige pensjonsordninger. Saksutredning til kommunestyret 24.09.2014 Generell del: Det vises til tidligere rådmann Tor Martin Larsen sin saksutredning. Det har nå vært drøftinger med organisasjonene og det er ikke kommet noen innsigelser på å flytte pensjonsordningen fra DNB til KLP. Det vil som det er sagt tidligere være mulig å beholde DNB ut 2015, men det vil bli kostbart. Vi har nå fått et tilbud fra KLP, vedlegg 1, som viser hva kostnaden vil være for Båtsfjord kommune for 2015. Fra DNB har vi bare fått prosentsatser, se vedlegg 2. Økonomiske konsekvenser: Båtsfjord må inn med et estimert egenkapitalinnskudd på kr 4 959 633,- Side 4
Sak 32/14 Juridiske konsekvenser: Båtsfjord kommune vil også bli deleier av KLP. Organisasjonsmessige konsekvenser:. Helsemessige konsekvenser: Miljømessige konsekvenser, internt og eksternt: Beredskapsmessige konsekvenser: Side 5 av 13
Sak 33/14 SØKNAD OM TILDELING AV TOMTER Saksbehandler: Terje Jacobsen Arkiv: GR/BR 2-150 Arkivsaksnr.: 12/319 Saksnr.: Utvalg Møtedato 47/12 Formannskapet 24.05.2012 19/12 Havnestyret 06.06.2012 38/12 Kommunestyret 13.06.2012 89/12 Kommunestyret 24.10.2012 90/12 Formannskapet 29.10.2012 23/14 Formannskapet 11.06.2014 17/14 Kommunestyret 18.06.2014 33/14 Kommunestyret 24.09.2014 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Ordføreren gis fullmakt til å underskrive festekontrakt med CCO AS Innstilling: Ordføreren gis fullmakt til å underskrive festekontrakt med CCO AS Behandling/vedtak i Formannskapet den 24.05.2012 sak 47/12 Det er enighet i formannskapet om at saken utsettes. Behandling/vedtak i Kommunestyret den 13.06.2012 sak 38/12 Forslag fra BAP v/ståle Olsen: Båtsfjord kommunestyre stiller seg positiv til Barentshavet Seafood sine planer om fiskeforedlingsfabrikk på Storholmen slik disse planene har blitt presentert for Båtsfjord kommune. Likeledes er kommunestyret positive til selskapets intensjon om å få til aktivitet på resten av området på Storholmen. Samtidig er Båtsfjord kommune opptatt av å sikre at arealene på Storholmen blir benyttet til ny aktivitet for økt verdiskaping og flere stabile helårlige arbeidsplasser i Båtsfjord. Av denne grunn ønsker kommunestyret ikke å selge eller feste bort tomter på Storholmen uten at det samtidig sikres reell aktivitet på disse arealene. Side 6
Sak 33/14 Båtsfjord kommunestyre er glad for at Barentshavet Seafood allerede nå har vist sin interesse, og vi ønsker derfor i denne omgang å få til en intensjonsavtale på inntil ett år. Denne avtalen skal omfatte arealene i de to søknadene som nå gjelder Storholmen. Siden disse to søknadene samlet sett tyder på omfattende planer for aktivitet i Båtsfjord, mener Båtsfjord kommune at det vil være hensiktsmessig å få til en utbyggingsavtale mellom Båtsfjord kommune og Barentshavet Seafood. Utbyggingsavtalen skal være i henhold til plan- og bygningslovens bestemmelser i 17. Kommunestyret er også innstilt på at intensjonsavtalen inneholder en bestemmelse om at Båtsfjord kommune, så lenge intensjonsavtalen gjelder, ikke skal selge eller feste bort disse arealene til andre. Intensjonsavtalen må være inngått innen 01.09.2012 og gjelde i ett år. Barentshavet Seafood utformer forslag til avtale på bakgrunn av kommunestyrets vedtak. Ordfører gis fullmakt til å signere intensjonsavtalen på vegne av Båtsfjord kommune. Dersom utbyggingsavtale ikke er inngått innen intensjonsavtalen går ut etter et år, kan Båtsfjord kommune fritt gjøre avtaler med andre om de aktuelle arealene. Tilleggsforslag fra Høyre og Båtsfjordlista v/stein Kollstrøm: Før signering av avtale skal den være juridisk vurdert. Midlene hentes fra budsjettreserven. Avstemming: Begge forslagene stemmes i ett. Forslagene enstemmig vedtatt. Behandling/vedtak i Kommunestyret den 24.10.2012 sak 89/12 Forslag fra Høyre: Investoren skal komme til kommunestyret og presentere planen for prosjektet. Avtalen gjøres om fra en opsjonsavtale til en intensjonsavtale. Forslag fra BAP v/ Geir Knutsen: Kommunestyret delegerer avgjørelse i saken til Formannskapet som behandler saken mandag 29.10.12. Avstemming: Forslag fra Høyre: 7 stemmer Forslag fra BAP: 8 stemmer Side 7 av 13
Sak 33/14 Forslaget fra BAP ble vedtatt. Behandling/vedtak i Formannskapet den 11.06.2014 sak 23/14 Forslag fra BAP ved Ordfører: CCO innvilges følgende fristforlengelser: - Søknad om igangsetting før 31/12-2014 - Igangsettelse byggearbeider seinest 01.05-2015 Alle tidsfrister i opsjonsavtalen forskyves tilsvarende 4 måneder, CCO sier selv at de har som intensjon å starte opp med fundamenter høsten 2014 i sin søknad. Forslag fra BAP v/ordfører enstemmig vedtatt. Behandling/vedtak i Kommunestyret den 18.06.2014 sak 17/14 Tilleggsforslag fra H v/stein Kollstrøm: Ytterlige utsettelser vil ikke bli innvilget. Innstilling med tilleggsforslag enstemmig vedtatt. CCO innvilges følgende fristforlengelser: - Søknad om igangsetting før 31/12-2014 - Igangsettelse byggearbeider seinest 01.05-2015 Alle tidsfrister i opsjonsavtalen forskyves tilsvarende 4 måneder, CCO sier selv at de har som intensjon å starte opp med fundamenter høsten 2014 i sin søknad. Ytterlige utsettelser vil ikke bli innvilget. CCO innvilges følgende fristforlengelser: - Søknad om igangsetting før 31/12-2014 - Igangsettelse byggearbeider seinest 01.05-2015 Side 8 av 13
Sak 33/14 Alle tidsfrister i opsjonsavtalen forskyves tilsvarende 4 måneder, CCO sier selv at de har som intensjon å starte opp med fundamenter høsten 2014 i sin søknad. Kommunestyret delegerer avgjørelse i saken til Formannskapet som behandler saken mandag 29.10.12. Båtsfjord kommunestyre stiller seg positiv til Barentshavet Seafood sine planer om fiskeforedlingsfabrikk på Storholmen slik disse planene har blitt presentert for Båtsfjord kommune. Likeledes er kommunestyret positive til selskapets intensjon om å få til aktivitet på resten av området på Storholmen. Samtidig er Båtsfjord kommune opptatt av å sikre at arealene på Storholmen blir benyttet til ny aktivitet for økt verdiskaping og flere stabile helårlige arbeidsplasser i Båtsfjord. Av denne grunn ønsker kommunestyret ikke å selge eller feste bort tomter på Storholmen uten at det samtidig sikres reell aktivitet på disse arealene. Båtsfjord kommunestyre er glad for at Barentshavet Seafood allerede nå har vist sin interesse, og vi ønsker derfor i denne omgang å få til en intensjonsavtale på inntil ett år. Denne avtalen skal omfatte arealene i de to søknadene som nå gjelder Storholmen. Siden disse to søknadene samlet sett tyder på omfattende planer for aktivitet i Båtsfjord, mener Båtsfjord kommune at det vil være hensiktsmessig å få til en utbyggingsavtale mellom Båtsfjord kommune og Barentshavet Seafood. Utbyggingsavtalen skal være i henhold til plan- og bygningslovens bestemmelser i 17. Kommunestyret er også innstilt på at intensjonsavtalen inneholder en bestemmelse om at Båtsfjord kommune, så lenge intensjonsavtalen gjelder, ikke skal selge eller feste bort disse arealene til andre. Intensjonsavtalen må være inngått innen 01.09.2012 og gjelde i ett år. Barentshavet Seafood utformer forslag til avtale på bakgrunn av kommunestyrets vedtak. Ordfører gis fullmakt til å signere intensjonsavtalen på vegne av Båtsfjord kommune. Dersom utbyggingsavtale ikke er inngått innen intensjonsavtalen går ut etter et år, kan Båtsfjord kommune fritt gjøre avtaler med andre om de aktuelle arealene. Før signering av avtale skal den være juridisk vurdert. Midlene hentes fra budsjettreserven. Saken utsettes. Saksutredning til møte i kommunestyret 24.09.2014 Generell del: Ordfører, havnesjef og rådmann hadde møte med CCO AS v/ Bjarne Minde i Kirkenes den 3. september. Der ble status for prosjektet gjennomgått. Side 9 av 13
Sak 33/14 I møtet fremkom det at det er ønska om ytterligere tomteareal, se vedlegg 1. For at dette skal kunne tas inn i festekontrakten må det gjøres en kartforretning, dette tar ca fjorten dager. Denne er ikke avsluttet og CCO AS er redd for å miste potensielle investorer. Det arbeides med ferdigstillelsen av kartforretningen. Økonomiske konsekvenser: Større leieinntekter. Juridiske konsekvenser: En binding av tomten i 99 år med innløsningsrett for fester. Organisasjonsmessige konsekvenser: Helsemessige konsekvenser: Miljømessige konsekvenser: Beredskapsmessige konsekvenser: Side 10 av 13
Sak 34/14 STØTTE TIL ÅRETS TV-AKSJON Saksbehandler: Terje Jacobsen Arkiv: X03 Arkivsaksnr.: 14/584 Saksnr.: Utvalg Møtedato 34/14 Kommunestyret 24.09.2014 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Båtsfjord kommune betaler kr 1,- pr innbygger for folketallet 01.01.2014. Dette vil for Båtsfjord kommune utgjøre kr. 2.207,-. Innstilling: Båtsfjord kommune betaler kr 1,- pr innbygger for folketallet 01.01.2014. Dette vil for Båtsfjord kommune utgjøre kr. 2.207,-. Saksutredning til møte i kommunestyret 24.09.2014 Generell del: Dette er den årlige TV aksjonen. I år er det Kirkens nødhjelp som er mottaker. Båtsfjord kommune har pleid å gi kroner en pr innbygger til den årlige TV aksjon. For 2014 vil dette utgjøre kr. 2.207,-. Økonomiske konsekvenser: Kr 1,- x 2.207 (antall innbyggere den 01.01.2014). Juridiske konsekvenser: Organisasjonsmessige konsekvenser: Helsemessige konsekvenser: Miljømessige konsekvenser, internt og eksternt: Beredskapsmessige konsekvenser: Side 11
Sak 35/14 BARNEBOLIG Saksbehandler: Terje Jacobsen Arkiv: H34 Arkivsaksnr.: 13/507 Saksnr.: Utvalg Møtedato 20/14 Kommunestyret 18.06.2014 35/14 Kommunestyret 24.09.2014 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Båtsfjord kommune kan forlenge kontrakten med KOA med inntil tre måneder. Innstilling: Båtsfjord kommune kan forlenge kontrakten med KOA med inntil tre måneder. Behandling/vedtak i Kommunestyret den 18.06.2014 sak 20/14 Forslag fra Ordfører: Båtsfjord kommune kjøper tjenester fra institusjon fra høst 2014. Kostnader og inndekning må fremmes til Kommunestyret til første møte høst 2014. Samtidig må Båtsfjord kommune ansette en vernepleier i 100 % stilling fra 1/9-2014 som skal jobbe med et tilbud for tilbakeføring til Båtsfjord Kommune så snart det lar seg gjøre. Forslag fra BAP v/ståle Olsen: Første setningen strykes. Forslagene ble satt opp mot hverandre: Forlaget fra Ordfører vedtatt mot en stemme. Båtsfjord kommune kjøper tjenester fra institusjon fra høst 2014. Kostnader og inndekning må fremmes til Kommunestyret til første møte høst 2014. Samtidig må Båtsfjord kommune ansette en vernepleier i 100 % stilling fra 1/9-2014 som skal jobbe med et tilbud for tilbakeføring til Båtsfjord Kommune så snart det lar seg gjøre. Side 12
Sak 35/14 Saksutredning til møte i kommunestyret 24.09.2014 Generell del: Det vises til kommunestyremøte i juni der det ble vedtatt at Båtsfjord kommune skulle leie plass for NN ved Kvæfjord Opplevelses- og Avlastningssenter (KOA). NN s utbytte av å være på KOA skal utredes før årsskifte. Dette gir kommunen kort frist på å få etablert et tilbud om barnebolig. Helse- og Omsorgssjefen som har arbeidet en del med denne saken er sykemeldt, og mottatte signaler kan tyde på at sykemeldingen blir ut året. Dette gjør at det blir ekstra vanskelig for konstituert Helse og Omsorgssjef sammen med vernepleieren og stå klart med et tilbud ved årsskifte. Saken skulle etter mitt skjønn heller ikke være tillagt Helse- og Omsorgssjefen, men Samordnet- helsetjeneste. Økonomiske konsekvenser: Det vises til den utredning som er gjort av Helse- og Omsorgssjefen. Det er ut fra beregningen ikke store forskjeller mellom å leie en institusjonsplass eller å drive en barnebolig i egen regi. Båtsfjord kommune har imidlertid ansatt en vernepleier som skal bruke majoriteten av sin tid på tilrettelegging av en barnebolig. Om kommunen fortsetter å leie institusjonsplass så skal vernepleieren like fullt ha sin lønn. Juridiske konsekvenser: Etablerer ikke kommunen et forsvarlig/tilstrekkelig tilbud for NN vil kommunen kunne komme i en erstatningssituasjon. Organisasjonsmessige konsekvenser: Det vil være behov for økt bemanning (dette har kommunen tatt konsekvensen av) og dette får organisasjonsmessige konsekvenser den sektoren som har ansvar for barneboligen. Helsemessige konsekvenser: Det kan være krevende for arbeidere på en barnebolig både psykisk og fysisk, dette avhenger mye av hvorledes en lykkes med det tilbud barnet får. Miljømessige konsekvenser:. Beredskapsmessige konsekvenser:. Side 13 av 13