Hattfjelldal kommune Side 1 av 32 Møtebok for Utvalg: Kommunestyret Møtested: Røsvatn Dato: 09.03.2011 Tidspunkt: 12:00-15:00 Medlemmer: AP - Asgeir Almås (ordfører) AP - Anne Grete T. Konradsen (representant) AP - Finn Ove Hofstad (representant) AP - Heidi Aakre Fagerbach (representant) AP - Knut Roald Dalen (representant) AP - Rigmor Sørdal (representant) AP - Stian Bråten (representant) AP - Sølvi Andersen (representant) AP - Vera Arntsberg Bråten (representant) SP - Anne-Margrethe Simonsen (representant) SP - Arnstein Ingebrigtsen (representant) SP - Jann Eirik Torgersen (representant) SP - Kjetil Sjåvik (representant) SP - Solbjørg Hoff (representant) SP - Terje Daleng (representant) SV - Bjørnar Hansen (representant) Forfall: AP Arne Steinbakken (representant) Vara: AP Arnfinn Grubben (vararepresentant) Fra Administrasjonen møtte: Rådmann Bent Øverby Formannskapssekretær Mona Vik Larsen Av 17 medlemmer møtte 16. Totalt frammøtte: 17 Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 006/11 Referatsaker 007/11 NAV - høringsuttalelse 008/11 Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Hattfjelldal kommune 009/11 Tilrettelegging næringstomt. Riving av fjøs/låve i Ol`Johansvei 5. 010/11 Balansert målstyring - rapporteringsrutiner mellom politisk og administrativt nivå 011/11 Orienteringssaker kommunestyret 2011 Underskrifter:
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 2 av 32 DATO- 11/236 11/1378 Mona V. Larsen 01.03.2011 Referatsaker Utvalg Møtedato Saksnummer Kommunestyret 09.03.2011 006/11 Vedtak Referater/meldinger tas til orientering. 09.03.2011 Kommunestyret Møtebehandling: Ordfører Asgeir Almås ba om permisjon. Permisjon innvilget og Finn Ove Hofstad er Ordfører. Heidi Aakre Fagerbach ble valgt til varaordfører. KS-006/11 Vedtak: Referater/meldinger tas til orientering. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 10.03.11 Mona Vik Larsen formannskapssekretær Refererte skriv og meldinger: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 11/1009 S 11.02.2011 Tilsetting ferie- og vakansvikarer helseavdelingen 2011 2 11/1167 S 18.02.2011 Delegasjon hjertestarter COOP
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 3 av 32 FE-024, FA-F00 10/476 11/1110 Bent Øverby 16.02.2011 NAV - høringsuttalelse Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 23.02.2011 019/11 Kommunestyret 09.03.2011 007/11 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommune avgir Høring NAV, om tjenesteområdeorganisering i NAV i Nordland 23.02.2011 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-019/11 Vedtak: Hattfjelldal kommune avgir Høring NAV, om tjenesteområdeorganisering i NAV i Nordland 09.03.2011 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-007/11 Vedtak: Hattfjelldal kommune avgir Høring NAV, om tjenesteområdeorganisering i NAV i Nordland Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 10.03.2011 Mona Vik Larsen formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Side 4 av 32 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 16.02.2011 39650 Prinsippnotat.ppt Saksopplysninger: Bakgrunnen for denne høringer ligger brev fra NAV Nordlan. Herunder inntatt. Høringsuttalelsen fra rådmannsutvalget ble utarbeidet samlet for kommunene og den ble lagt frem for Indre Helgeland Regionråd. Regionrådet la da til grunn at høringsfristen var utsatt, og sendte saken tilbake for behandling i de enkelte kommuner. Til: NAV-ledere i Nordland, kommuner i Nordland v/rådmenn, fylkets mba, Fylkesmannen, KS Fra: Fylkesdirektør Kjell Hugvik // Dato: 22.11.10 Vår ref: 008/ 10/11295-1 Høringsnotat om tjenesteområdeorganisering i NAV i Nordland BAKGRUNN Etableringsfasen i NAV i Nordland er over og 43 kontorer er etablert. Vi har i 2010 hatt fokus på konsolidering og forbedring av tjenestene våre og har i denne perioden gjort oss erfaringer på hva som fungerer bra i NAV i Nordland og hvor vi har forbedringspotensial. Høsten 2010 igangsatte fylkesdirektøren en organisasjonsutviklingsprosess i den statlige styringslinjen i Nordland. I 2008 innførte NAV Nordland en organisering der de 43 NAV-kontorene i fylket ble inndelt i ni tjenesteområder (TO). Ved inndeling i tjenesteområder vektla man kriterier som geografi, felles arbeidsmarked, eksisterende regioner og etablerte områder for interkommunalt samarbeid: Tjenesteområdet Ofoten: Narvik, Ballangen, Evenes, Tjeldsund og Tysfjord Tjenesteområdet Vesterålen: Sortland, Hadsel, Bø, Øksnes, Andøy og Lødingen Tjenesteområdet Lofoten: Vestvågøy, Vågan, Moskenes og Flakstad Tjenesteområdet Ytre Salten: Bodø, Steigen, Gildeskål, Beiarn, Værøy, Røst, Meløy og Rødøy Tjenesteområdet Indre Salten: Fauske, Hamarøy, Sørfold og Saltdal Tjenesteområdet Rana: Rana, Nesna, Hemnes, Lurøy Tjenesteområdet Alstahaug: Alstahaug, Leirfjord, Herøy, Dønna og Træna Tjenesteområdet Vefsn: Vefsn, Grane og Hattfjelldal Tjenesteområdet Brønnøy: Brønnøy, Bindal, Sømna, Vega og Vevelstad Lederen av det største kontoret i hvert tjenesteområde er også leder av tjenesteområdet, men har hittil kun hatt en koordinerende rolle. Oppgavene for tjenesteområdene har i hovedsak vært knyttet til fordeling av arbeidsmarkedstiltak, felles markedsplaner, felles kompetansetiltak og ressursbistand mellom kontorene ved behov. De fleste fullmakter er delegert direkte til NAV leder for de 43 kontorene. Mål for organisering av tjenesteområder Å sikre gode tjenester til brukerne på tvers av NAV-kontor. Bidra til å styrke innholdet og kvaliteten i NAV-kontorene. Bidra til en mer effektiv ressursutnyttelse mellom kontorene i tjenesteområdene.
Bidra til en mer effektiv styringslinje mellom fylkesledd og kontorene. Side 5 av 32 ORGANISASJONSUTVIKLINGSPROSESSEN Utgangspunktet for organisasjonsutviklingsprosessen for NAV i Nordland er todelt: 1. Ønske om å se på hvordan en kunne gjøre styringslinjen i NAV i Nordland både tydeligere og mer effektiv for å gi et best mulig tilbud til brukerne. 2. På bakgrunn av dette foreta en gjennomgang av hvordan fylkesleddet er organisert i forhold til behovet som organisasjonen har for styring, utvikling og støtte. Høsten 2010 ble det opprettet en arbeidsgruppe ved NAV Nordland som skulle se på fremtidig organisering av NAV i Nordland. Denne gruppen har bestått av: Kjell Hugvik fylkesdirektør Hilde Myrbakk Avdeling for kvalitet og læring Ina Smith Myrmell Avdeling for kvalitet og læring Liv-Erna Torrissen - representant fra tillitsvalgtapparatet Nina Wikberg Jakobsen representant fra tillitsvalgtapparatet Ole-Johan Rishaug Marked og samfunn, sekretær for arbeidsgruppa Gruppen har hatt ukentlige møter siden 6. september 2010. I tillegg har gruppen deltatt på møter i strategisk ledergruppe 1. september og 12. november 2010. Arbeidsgruppen har skissert to mulige modeller for organisering av tjenesteområder: Modell 1: Videreutvikling av dagens modell med tjenesteområdeleder som har en koordinerende rolle. Modell 2: Tjenesteområdeleder delegeres resultatansvar for de statlige tjenestene i tjenesteområdet. Nærmere detaljbeskrivelse av modellene finnes i vedlagte prinsippnotat. Det ble høsten 2010 gjennomført en spørreundersøkelse blant alle NAV-ledere vedrørende ledelse og innhold i tjenesteområdene. De to modellene ble også drøftet i strategisk ledermøte den 12. november 2010. Erfaringene med ni tjenesteområder er diskutert og det er enighet om å videreutvikle denne organiseringen. På bakgrunn av spørreundersøkelsen, diskusjonen i strategisk ledermøte, rådmannsutvalget, i regionråd, KS, fylkesmannen og prosessen i arbeidsgruppen har fylkesdirektøren utarbeidet et forslag til fremtidig organisering. FYLKESDIREKTØRENS FORSLAG Modell 2 innføres hvor tjenesteområdeleder delegeres resultatansvar for statlige oppgaver i tjenesteområdene fra 01.01.12. Året 2011 brukes til å videreutvikle samarbeidet i tjenesteområdene og forankre modellen med resultatansvar hos alle NAV-ledere/kontorer og samarbeidende rådmenn/kommuner. Det endelige forslaget skal forhandles med medbestemmelsesapparatet i NAV Nordland. Etter konkret vurdering kan det være aktuelt å gradvis innføre resultatansvar i løpet av 2011 for enkelte tjenesteområder.
Dette innebærer Fylkesdirektøren delegerer sine fullmakter til tjenesteområdeleder. Tjenesteområdeleder oppretter en ledergruppe bestående av NAV-ledere i tjenesteområdet og har personal-, budsjettog resultatansvar for hele tjenesteområde. Dette betyr at: Alle kommuner opprettholder eget NAV-kontor med leder, med unntak av vedtatte vertskommunesamarbeid. Brukerne møter på NAV-kontoret i sin hjemkommune/vertskommune. Tjenesteområdet har et samlet ansvar for at brukerne får de tjenestene og den bistanden de har behov for. Alle tjenesteområder skal ha felles: o markedsplan. o kompetanseplan o virksomhetsplan Arbeidslivssenterets og Arbeidsrådgivningskontorets tjenester knyttes til tjenesteområdet. Felles resultatoppfølging (på statlig side). Det utvikles et felles målekort for tjenesteområdet i tillegg til målekort for det enkelte kontor. Med bakgrunn i mål og disponeringsbrev fra Fylkesdirektøren utarbeider tjenesteområdeleder resultatkrav til NAV-ledere i tjenesteområdet. Tjenesteområdeleder har personalansvar for statlig ansatte NAV-ledere ved øvrige NAVkontor i tjenesteområdet. Tjenesteområdeleder har personal-, budsjett- og resultatansvar for statlige oppgaver i hele tjenesteområdet. Tjenesteområdeleder kan delegere fullmakter videre til NAV-leder. Fylkets medbestemmelsesapparat og arbeidsmiljøutvalg består som i dag. Det opprettes medbestemmelsesapparat for hvert tjenesteområde som skal samhandle med leder for tjenesteområdet i forhold til de fullmakter og det ansvar denne blir gitt fra fylkesdirektøren. Fylkesdirektørens ledermøte vil bestå av fylkesledelsen, tjenesteområdelederne, leder for forvaltning, arbeidslivssenteret og arbeidsrådgivningskontoret. Møtene gjennomføres 6 ganger pr. år. Stort ledermøte (ovennevnte pluss øvrige ledere av NAV-kontor, fylkestillitsvalgte og hovedverneombud) 2 ganger i året inkludert fylkesmannens møte. Ledermøter i tjenesteområdene som består av tjenesteområdeleder, ledere av NAV kontor og evt. avdelingsledere. De inngåtte samarbeidsavtalene med kommunene videreføres eller revideres. Fylkesdirektøren deltar på samarbeidsmøtene med kommunene. Den overordnede rollen til fylkesleddet i den statlige linjen består som i dag. Arbeidet i 2011 2011 brukes til videreutvikling av samarbeidet i tjenesteområdene og forberedelse til organisering med resultatansvar: Side 6 av 32 Felles oppfølgingsmøter i tjenesteområdene Dagens oppfølgingsmøter videreføres men alle lederne i hvert tjenesteområde møter samlet. Fylkesledelsen deltar i disse møtene. Det skal benyttes felles målekort for tjenesteområdene. Felles kompetanseplan Ressurspersoner identifiseres. Bygge opp fagnettverk. Drifting av disse. Felles markedsplan og markedsteam Her er det allerede startet et arbeid som nå skal videreutvikles. Arbeidslivssenteret skal bl.a. inngå i markedsteamene.
Side 7 av 32 Detaljering av innholdet og organisering av tjenesteområder med resultatansvar Tilpasning av fylkesleddet (funksjon, rolle, kompetanse, organisering, m.m) Tilbakemelding Synspunkt og innspill på forslag til modell sendes nav.nordland@nav.no innen 10. februar 2011. Vennlig hilsen NAV Nordland Kjell Hugvik direktør Vurdering: Rådmannen anbefaler følgende høringsuttalelse fra Hattfjelldal kommune. Høring NAV, om tjenesteområdeorganisering i NAV i Nordland Rådmannsutvalget i Indre Helgeland Regionråd har vurdert høringsnotatet fra NAV Nordland. Videre har rådmannsutvalget i Nordland i en telefonkonferanse drøftet høringen og dens innhold før høringen ble lagt ut. Rådmannsutvalget anmoder Indre Helgeland Regionråd å gi følgende uttalelese til høringen. Høringsuttalelse: 1) Beslutning om valg av tjenesteområdemodell utsettes. Følgende pkt. utredes: *Organisering av fylkesleddet i lys av de to foreslåtte modeller. *Konsekvenser for kommunale mål og prioriteringer når fullmakter flyttes fra lokal NAV leder til tjenesteområdeleder 2) Medarbeidere fra lokale NAV kontor må trekkes med i arbeidsgrupper. 3) Etter at utredningene er foretatt sendes saken ut på ny høring. 4) Konklusjonen må sees i sammenheng med arbeidet som pågår med nedbygging innenfor rammestyrte virkemidler. Det er meget viktig at det gjennomføres en nedbygging som styres av fylket og at hele Nordland blir sett under ett. Målsettingen bør være en fordeling basert på objektive Kriterier. Viser til vedlagte saksfremlegg og powerpoint presentasjon fra NAV Nordland om to alternativer til organisering. Fremlegget er en punktliste uten særlig utdypende innhold, som er vanskelig å ta stilling til. Så langt vi er orientert om er vi langt på vei til å oppnå målene med omorganiseringen i våre tjenestområder; "Å sikre gode tjenester til brukerne på tvers av NAV-kontor Bidra til å styrke innholdet og kvaliteten i NAV-kontorene Bidra til en mer effektiv ressursutnyttelse mellom kontorene i tjenesteområdene Bidra til en mer effektiv styringslinje mellom fylkesledd og kontorene." Noen forhold som er lite omtalt i høringsutkastet:
Side 8 av 32 Vi er orientert om at ressurssituasjonen for NAV kontorene er anstrengt for tiden. Delegert ansvar fører med seg økt arbeidsmengde for tjenesteområdekontoret. Endringer i fylkesleddet omtales ikke i høringsnotatet annet enn at "den overordnede rollen til fylkesleddet i den statlige linjen består som idag." Å gi ledere i de største kontorene økt ansvar når de allerede har vansker med å holde orden i eget hus kan virke mot sin hensikt. Tjenesteområdeleder skal ha personalansvar for statlig ansatte NAV ledere. Også personal-, budsjett- og resultatansvar vil ligge til tjenesteområdeleder. Prioriteringer her vil også ha innvirkning på leveranse av kommunale tjenester i NAV kontoret, da områdene i større og større grad blir avhengige av hverandre. Dette kan være problematisk for småkontorene og by på utfordringer i forhold til de lokale prioriteringene. Andre viktige prosesser innenfor NAV-systemet vil også ha betydning for tilbudet til brukerne i små kommuner. Disse må sees i sammenheng med forslaget om ny organisering. For Nesna kommune er innholdet i brev av 19.1.11, som omhandler rammestyrte virkemidler, viktig (se vedlegg). I brevet legges det opp til en nedbygging av virkemidlene. I dag har de fleste kommuner et tilbud til sine innbyggere. Noen få kommuner i fylket, inkludert Nesna, har frem til nå fått avslag på sine søknader om etablering av plasser. Nesna er sannsynligvis eneste kommune i fylket hvor innbyggerne, av geografiske årsaker, er avskåret fra et tilbud fra en etablert attføringsbedrift. De endringsforslagene som kommer frem i høringsnotatet tilligger den statlig delen av NAV. Strengt tatt ville staten kunne si at det blir den og den endring, og latt det være med det. Rådmannsutvalget Indre Helgeland regionråd ser det derfor positivt at NAV Nordland involverer kommunene i endringsarbeidet, og inviterer oss med på råd. Videre noterer vi oss med tilfredshet at strukturen med antallet lokalkontorer ligger fast. Rådmannsutvalget Indre Helgeland regionråd peker på at dersom man tilfører tjenesteområdene økt ansvar, så må det følge ressurser med. Uten en tilstrekkelig grad av resursøkning, vil det virke mot sin hensikt å gi ansvar og oppgaver. Rådmannsutvalget Indre Helgeland regionråd anser det for tvingende nødvendig at det foretas en reallokering av ressurser fra fylkesnivået og ut til tjenesteområdene. Spesielt vil rådmannsutvalget trekke frem at lederen for tjenesteområdene får tilført ressurser og oppfølging som leder. Lederrollen i et system hvor områdene er tillagt resultatansvar vurderes til å være en kritisk suksessfaktor. Siden Stortinget vedtok opprettelsen av NAV har situasjonen til NAV-lederne vært omtalt som utfordrende. Det å både skulle forholde seg til en statlig og en kommunal styringslinje har vært omtalt som utfordrende. I denne sammenheng har diskusjonen dreid seg om å forholde seg til to sjefer. Ved å opprette et nytt forvaltningsnivå og samtidig beholde et omfattende fylkesnivå er sannsynligheten stor for at NAV ledere ved små kontor vil oppleve å måtte forholde seg til tre linjer og tre sjefer. Dette kan gi meget uheldige konsekvenser for småkontorene og redusere kommunal handlefrihet. Rådmannsutvalget Indre Helgeland regionråd, kjenner til at oppbyggingen av disse tjenestene de siste 20 år har medført en skjevfordeling mellom områder og kommuner som ikke kan forklares på en rasjonell måte. Ifølge nye data som har blitt presentert for oss, har enkelte områder forholdsmessig opp til 3 ganger flere plasser enn det området Nesna i dag tilhører. NAV-tjenesteområder som omfatter kommunene: Rana, Hemnes, Nesna og Lurøy Grane og Hattfjelldal, har i følge de tall som er kjent for rådmannsutvalget Indre Helgeland regionråd, det laveste antall plasser i fylket sett i forhold
til objektive kriterier som folketall, antall brukere av ulike ytelser og lignende. Side 9 av 32 Utredningen fra NAV bærer preg av at arbeidsgruppen kun har vært sammensatt fra fylkesnivået. En organisering basert på delegasjon til en områdeleder vil ha mange fordeler. Disse er omtalt i vedlagte høringsdokumenter. En forutsetning for å oppnå disse gevinstene er at etablering av tjenesteområder sees i sammenheng med fullmakter og bemanning på fylkesnivået. Et fylkesnivå, etter en omlegging, vil måtte ha fokus på at det ikke utvikler seg 9 forskjellige tjenesteområder. I høringsuttalelsen er ikke de spesielle utfordringene små kontor står overfor berørt i særlig grad. Hvordan kan kommunale mål og prioriteringer ivaretas når fullmakter flyttes fra lokal NAV leder til tjenesteområdeleder? Rådmannsutvalget Indre Helgeland regionråd forventer at fullmakter ikke flyttes fra de lokale NAV-kontorer til tjenesteområdene ved den foreslåtte endringen. En av de mange tilbakemeldinger fra lokale kontorer er et at de opplever forsinkelser ved å stadig måtte sende fra seg saker, for endelig avgjørelse, på områder de selv har både kompetanse og erfaring. Det må utredes om ikke en omlegging til at tjenesteområdene skal få tillagt resultatansvar, også må innebære at det utredes en økt grad av videredelegering fra tjenesteområdet til lokalkontorene. En konklusjon må videre sees i sammenheng med arbeidet som pågår med rammestyrte virkemidler. Det er meget viktig at det gjennomføres en nedbygging som styres av fylket og at hele fylket blir sett under ett. Målsettingen bør være en fordeling basert på objektive kriterier. Å overlate nedbyggingen til de enkelte tjenesteområdene vil bare forsterke skjevfordelingen. Siden rammestyrte virkemidler utgjør en stor del av totalpotten som fordeles vil alle områder, uavhengig av nivå i dag, måtte kutte for å frigjøre midler til andre tiltak. NAV er omfattet av politisk interesse, ikke bare på nasjonalt nivå, men også på lokalplanet. Rådmannsutvalget Indre Helgeland regionråd ser derfor positivt på at fylkesdirektøren vil la seg invitere til regionrådene. Nettopp for å få og gi informasjon om de endringsprosesser som er igangsatt. Rådmannsutvalget Indre Helgeland regionråd støtter forslaget til en omlegging av tjenesteområder med resulatansvar, men de anmerkninger som her er gitt. Administrative og økonomiske konsekvenser: Konklusjon: Hattfjelldal kommunestyre avgir ovenstående som høringsuttalelse. Bent Øverby rådmann
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 10 av 32 FE-210, TI-&58 09/128 11/717 Bent Øverby 31.01.2011 Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Hattfjelldal kommune Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 23.02.2011 016/11 Kommunestyret 09.03.2011 008/11 Rådmannens innstilling Årsrapporten fra skatteoppkreveren i Hattfjelldal kommune tas til orientering. 23.02.2011 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-016/11 Vedtak: Årsrapporten fra skatteoppkreveren i Hattfjelldal kommune tas til orientering. 09.03.2011 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-008/11 Vedtak: Årsrapporten fra skatteoppkreveren i Hattfjelldal kommune tas til orientering. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 10.03.2011 Mona Vik Larsen formannskapssekretær
Side 11 av 32 Vedlegg: 3 1 Årsrapport 2010 2 Forklaring til årsrapport 3 Årsregnskap Saksopplysninger: Skatteoppkreveren i Hattfjelldal har avgitt sin årsberetning for året 2010. Vurdering: Årsrapporten er avgitt til rådmann, revisjon og kontrollutvalg. Det er rådmannens klare oppfatning at skatteoppkreverfunksjonen i Hattfjelldal er meget godt og betryggende ivaretatt. Skatteetaten foretar ved ujevne, kontroller av skatteoppkreverne, og det kan meddeles kommunestyret at kommunens skatteoppkrever kommer meget godt ut av det med disse kontrollene. Det er med anerkjennelse av et meget godt håndverk og gode kunnskaper, at rådmannen legger frem årsrapporten for formannskap og kommunestyre til orientering. Konklusjon: Årsrapporten fra skatteoppkreveren i Hattfjelldal kommune tas til orientering. Bent Øverby rådmann
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 12 av 32 GBNR-1/124 11/123 11/544 Jostein Grandaunet 09.02.2011 Tilrettelegging næringstomt. Riving av fjøs/låve i Ol`Johansvei 5. Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 23.02.2011 012/11 Kommunestyret 09.03.2011 009/11 Rådmannens innstilling
Side 13 av 32 Alternativ 1: Prosjekt Tilrettelegging næringstomt med tilhørende prosjekt Lager ved Finnmotjønna og prosjekt Lager Sørvollen innarbeides i investeringsbudsjettet for 2012. Alternativ 2: Kommunestyret godkjenner prosjekt Tilrettelegging næringstomt, samt underliggende prosjekt Lager Finnmotjønna og prosjekt Lager Sørvollen med en total prosjektramme på kr.1.475.000,-. Det bevilges totalt kr. 1 230 000,- til gjennomføring av prosjektene med inndekning over Vefsnafondet. Resterende dekkes av mva.kompensasjon. Prosjektene gis følgende budsjettoppsett: Prosjekt 6029 Tilrettelegging næringstomt Ansvar 602 Vefsnafondet Funksjon 325 Tilrettelegging og bistand for næringslivet Art 12300 Vedlikehold, byggetjenester og nybygg 600 000 Art 14290 Merverdiavgift som gir rett til mvakomp 150 000 Sum utgifter 750 000 Art 17290 Kompensasjon moms påløpt i dr.regnskap -150 000 Art 19504 Bruk av Vefsnafondet -600 000 Sum inntekter -750 000 Prosjekt Investeringsregnskap 6030 Lager Sørvollen Ansvar 964 Vannforsyning Funksjon 345 Distribusjon av vann Art 32500 Materialer til vedlikehold, påkostning og nybygg i kommunal regi 120 000 Sum utgifter 120 000 Art 39504 Bruk av Vefsnafondet -120 000 Sum inntekter -120 000 Prosjekt 6031 Lager ved Finnmotjønna Ansvar 965 Eiendomsforvaltning Funksjon 353 Avløpsnett/innsamling av avløpsvann Art 32300 Vedlikehold, byggetjenester og nybygg 127 500 Sum utgifter 127 500 Art 39504 Bruk av Vefsnafondet -127 500 Sum inntekter -127 500 Funksjon 190 Interne serviceenheter Art 32300 Vedlikehold, byggetjenester og nybygg 382 500 34290 Merverdiavgift som gir rett til momskompensasjon 95 600 Sum utgifter 478 100 Art 39700 Overført fra driftsregnskap -95 600 Art 39504 Bruk av Vefsnafondet -382 500 Sum inntekter -478 100 Driftsregnskap Ansvar 111 Øvrige statstilskudd Art 15700 Overføring til investeringsregnskap 95 600 17280 Kompensasjon moms påløpt i investeringsregnskap -95 600 Sum utgifter prosjekt 6031 605 600 Sum inntekter prosjekt 6031-605 600
23.02.2011 Formannskapet Side 14 av 32 Sum utgifter alle prosjekt 1 475 600 Sum inntekter alle prosjekt -1 475 600 Sum bruk av Vefsnafondet -1 230 000 Møtebehandling: Formannskapet la frem ny innstilling: Kommunestyret vedtar riving av fjøs/låve i Ol` Johansvei 5 som ledd i tilrettelegging av areal for bygging av bl. a. Leiligheter, dette innenfor en økonomisk ramme på kr. 600.000,-, eks. mva. Tiltaket finansieres ved bruk av Vefsnafondet. Det skal opprettes et forprosjekt, som har til hensikt å se på mulighetene for etablering av boenheter i dette geografiske området. Ny innstilling enstemmig vedtatt. FS-012/11 Vedtak: Kommunestyret vedtar riving av fjøs/låve i Ol` Johansvei 5 som ledd i tilrettelegging av areal for bygging av bl. a. Leiligheter, dette innenfor en økonomisk ramme på kr. 600.000,-.. Tiltaket finansieres ved bruk av Vefsnafondet. Det skal opprettes et forprosjekt, som har til hensikt å se på mulighetene for etablering av boenheter i dette geografiske området. 09.03.2011 Kommunestyret Møtebehandling: AP/SV v/ Rigmor Sørdal la fram forslag på ny innstilling: Kommunestyret vedtar gjennomføring av tidligere vedtak om riving av fjøs/låve i Ol. Johansvei 5, i Hattfjelldal sentrum. Det bevilges en økonomisk ramme på kr. 600.000,- eks. mva fra Vefsnafondet, til gjennomføring av rivingen. Det opprettes et forprosjekt, som har til hensikt å se på mulighetene for etablering av boenheter i dette geografiske området. SP v/ Terje Daleng la fram forslag på ny innstilling: 1. Det opprettes et forprosjekt, som har til hensikt å se på mulighetene for etablering av næring/boformål i henhold til reguleringsplan for området. 2. Så snart det foreligger en plan for bruken av området, settes det i gang riving av fjøs/låve i Ol. Johansvei 5 innen for en ramme på kr. 600.000,- eks mva. Tiltaket finansieres ved bruk av Vefsnafondet. 3. Det fremmes ny sak på muligheter for lagringsplass til erstatning for lagring i fjøs/låve. Det må finnes alt. for finansiering uten bruk av Vefsnafondet. AP/SV sitt forslag på innstilling vedtatt mot 6 stemmer. KS-009/11 Vedtak: Kommunestyret vedtar gjennomføring av tidligere vedtak om riving av fjøs/låve i Ol. Johansvei 5, i Hattfjelldal sentrum. Det bevilges en økonomisk ramme på kr. 600.000,- eks. mva fra vefsnafondet, til gjennomføring av rivingen. Det opprettes et forprosjekt, som har til hensikt å se på mulighetene for etablering av boenheter i dette geografiske området.
Side 15 av 32 Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 10.03.2011 Mona Vik Larsen formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Side 16 av 32 Saksopplysninger: I formannskapsmøtet den 01.12.2010, sak 116/10. Budsjett og økonomiplan 2011 2014, etterspør ordfører penger til riving av fjøsen i sentrum, fjøsen skal rives i løpet av 2011. Fjøsen og låven brukes i dag til lager for NTK, der lagres rør, rørdeler, dekk til kommunens biler, nødstrømsaggregat til vannverket + mye mye mere. Sosialen har også et lite lager som de ikke lenger trenger. I fjøskassen er det bygd en liten hybelleilighet som er bebodd. Gjødselkjelleren er utleid til COOP Hattfjelldal, Hattfjelldalsdagan og Hattfjelldal Jakt og fiskelag. Bygningen er i bruk og før den kan rives må det skaffes erstatningslokaler. NTK har vært på befaring og sett på et fjøs i sentrum som ikke lengre er i drift. Eieren ønsker å leie ut eller selge hele bygget. Så store lokaler har ikke NTK bruk for. Den beste løsningen for NTK er å sette opp et kaldlager på tomta til kloakkrenseanlegget (ved Finnmotjønna). Det bør være ca 150 m 2, og ha så store porter at lastebilen kan kjøre inn. Kostnaden for et slik bygg er ca kr 510.000,- + mva. NTK har behov for et lite lager ved grunnvannsbrønnene på Sørvollen. Dette skal bl.a. gi plass til nødstrømsaggregatet som i dag er lagret i fjøsen. Dette lagret er påbegynt/ferdig fundamentert, men det tas over driftsbudsjettet og det er beregnet å ta flere år før det blir ferdig. Dette bygget kan bygges av egne folk, derfor er det bare materiellkostnader medtatt. Kostnaden for dette er ca. 120.000,- + mva. Hvis dette finansieres over vannbudsjettet kan man se bort fra mva og kostnadene blir en del av avgiftsgrunnlaget. Kostnader: Grønnhuset ble revet høsten 2008. Det kostet 161.000 kr. Det var kun treverket som ble fjernet, grunnmuren ble ikke rørt. Setter riving av fjøsen/låven tilnærmet det doble. Betong og armeringsjern skal skilles fra hverandre før betongen kan brukes til fyllmasse. Her må det brukes en hydraulisk saks. Ukjent hvor mye armering veggene har, men over gjødselkjelleren er det armert dekke. Riving treverk, fjøsen kr 300 000,- Riving betongdelen, fjøsen kr 300 000,- 25 % mva Kr 150 000,- Riving fjøs Kr 750 000,- Nytt lager ved kloakkrenseanlegget kr 510 000,- 25 % mva kr 128 000,- Nytt lager ved kloakkrenseanlegget kr 638 000,- Ferdigstillelse av lager på Sørvollen: kr 120 000,- Totale prosjektkostnader kr 1 508 000,- Vurdering: Fjøsen kan ikke rives før erstatningslokaler til lager er plass. Avtalene for leie arealer i gjødselkjelleren kan sies opp, vi har inge plikt til å skaffe erstatning for disse. Leietakeren i leiligheten har 3 mnd. oppsigelsestid. Vi har ikke plikt til å skaffe nytt husvære, men spørsmålet kommer og for tiden er det smått om ledige kommunale boliger.
Side 17 av 32 Saksbehandler kjenner ikke bakgrunnen for at bygget skal fjernes i år. Men hvis det er interesserte kjøpere kan et alternativ være å selge tomten rimelig med påstående bygninger. Da trenger kommunen bare å bygge erstatningslokalene. Administrative og økonomiske konsekvenser: Administrasjonen må utarbeide anbudsgrunnlag og sørge for at arbeidet blir utført. Økonomisk konsekvens er at finansieringen må løses utenfor budsjett 2011. Konklusjon: Se forslag til vedtak Jostein Grandaunet avd. ingeniør
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 18 av 32 FE- 11/181 11/1030 Bent Øverby 01.03.2011 Balansert målstyring - rapporteringsrutiner mellom politisk og administrativt nivå Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 23.02.2011 018/11 Kommunestyret 09.03.2011 010/11 Rådmannens innstilling Det utarbeides et egnet rapporteringssystem mellom administrativt og politisk nivå, som er dekkende for det politiske nivå, og som kan inngå i det videre arbeidet med balansert målstyring. 23.02.2011 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt med følgende tillegg: Skisse for forprosjekt legges frem på kommunestyremøte den 09.03.2011. FS-018/11 Vedtak: Det utarbeides et egnet rapporteringssystem mellom administrativt og politisk nivå, som er dekkende for det politiske nivå, og som kan inngå i det videre arbeidet med balansert målstyring. Skisse for forprosjekt legges frem på kommunestyremøte den 09.03.2011. 09.03.2011 Kommunestyret Møtebehandling: AP/SV v/ Stian Bråten legger frem forslag på ny innstilling: Kommunestyret ber om at arbeidet med Balansert målstyring utsettes til nytt kommunestyre er konstituert høsten 2011.03.10 Kommunestyret forventer at administrasjonen har rapporteringsrutiner, og følger disse inntil nye rutiner er utarbeidet. AP/SV sitt forslag på innstilling enstemmig vedtatt. KS-010/11 Vedtak: Kommunestyret ber om at arbeidet med Balansert målstyring utsettes til nytt kommunestyre er konstituert høsten 2011.03.10 Kommunestyret forventer at administrasjonen har rapporteringsrutiner, og følger disse inntil nye rutiner er utarbeidet. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 10.03.2011 Mona Vik Larsen formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Ingen Side 19 av 32 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 01.03.2011 40149 resultatledelse_for_lokalpolitikere.pdf Invitasjon til debatt om rapportering og meldingsrutiner mellom administrativt og politisk nivå i Hattfjelldal kommune. Saksopplysninger: Bakgrunnen for den invitasjon fra rådmannens side er å finne i flere grunnlag. Det kan nevnes oppdraget med innføring av balansert målstyring og revisjon av rutiner som de to viktigste. Vurdering: Det rådmannen her omtaler er de rapporteringsrutiner som skal være mellom administrasjonen og politisk nivå. Ikke enkeltvise rutiner i organisasjonen som sådan. For å få på plass et helhetlig system så er det viktig å få på plass, de rapporteringsrutiner som skal legges frem for politisk nivå. Disse skal på en måte oppsummere alle de opplysninger som organisasjonen ellers blir bedt om å levere. Kommuneorganisasjoner er gjenstand for et særdeles omfattende rapporteringssystem. Dette koster betydelig med ressurser. Ressursomfanget er omtalt i tidligere saker. Det er derfor av stor viktighet at man finner frem til det sett med ønskede opplysninger som lokalt politisk nivå, ser for seg. Når dette settet foreligger så vil det kunne settes i system på en enklere måte dersom opplysningene allerede skal/må hentes ut i forbindelse annen rapportering. Å hente ut synergieffekter er viktig, spesielt nå rådmannen ser hen til de totale ressurser han besitter i administrasjonen. Et behov som rådmannen allerede ser for seg og arbeider med å innføre er en oversikt som planlegges lagt frem for formannskap og kommunestyret tre ganger pr. år. Dette er en oversikt over pågående prosjekter, større oppgaver, og prosesser som vil presenteres i gantdiagrams form. Nettopp for å synliggjøre hvilke oppgaver som er under arbeid, og når disse planlegges ferdigstillet, og også eventuelt lagt frem til politisk behandling. Denne oversikten vil innbefatte alle de oppgaver og frister som er pålagt administrasjonen, og dens alle avdelinger. En rapportering som nå gjeninnføres, som første skritt på denne vegen mot en samlet fremstilling, er et enkelt skjema over de bestillinger som formannskap og kommunestyre fremsetter, hvem som er tillagt ansvaret for dem og når de kan ventes fremlagt. De driftsoperative rutiner, tilligger i sin helhet rådmannens ansvar. Slike rutiner er og må være under fortløpende vurdering. Det endres krav til slike rutiner, gjennom hele året. Flere forhold påvirker dette. Det er således i sin helhet rådmannens ansvar å ha en rutinedannelse i organisasjonen som bestreber seg å være så betryggende som mulig. Dette er også poengtert i Kommuneloven og dennes krav til rådmannens ansvarsområde. Tidligere har kommunen lagt vekt på de økonomiske rapporter, det er ikke disse rådmannen her i første omgang tenker på. De er tallmessige fremstillinger som kommunestyret skal ha. Det som er viktig nå er å få utarbeidet hvilke andre rapporteringer og meldinger som det er behov for. Administrative og økonomiske konsekvenser: Alt kan det stilles spørsmål om, og spørsmålene endres etter hvilke interesser de som stiller spørsmålene. Det er derfor viktig å systematisere spørsmål, undersøkelser og rapportering. Blant annet kan det nevnes at regjeringen og dens departementer ynder for tiden å sende ut spørreskjemaer pr. e-post. I gjennomsnitt kommer det minst en slik henvendelse bare til
Side 20 av 32 rådmannen pr. dag. I tillegg så er direktorater og fylkesmann like ivrige. I snitt tar det ca 20 minutter å besvare den enkelte undersøkelse. Så bare på dette området er det et betydelig ressursbruk. Konklusjon: Det utarbeides et egnet rapporteringssystem mellom administrativt og politisk nivå, som er dekkende for det politiske nivå, og som kan inngå i det videre arbeidet med balansert målstyring. Bent Øverby Rådmann