OPPGAVE 1 MÅL FOR NETTVERKSDELTAKELSEN A INDIVIDUELL REFLEKSJON Bruk 2-3 minutter individuelt til å tenke over - Hva er mine forventninger til å delta i KS EffektiviseringsNettverk? - Hva bør være kommunens målsettinger med nettverksdeltakelsen? Mulighet for notater: B SAMTALE RUNDT BORDET - Fortell hverandre om hvilke forventninger dere har jf. Ovenfor - Diskuter: Hva er kommunens målsettinger med nettverksdeltakelsen? - Noter kommunens navn + målsetting (-er) på postit-lapp og heng den på veggen. Kommunens målsetting er: ål Resultat Gruppeleder Individuelt + samtale kommunevis Refleksjon, økt bevissthet på formålet med å delta Få en felles målsetting KS og nettverkskommunene blir kjent med hva dere ønsker å oppnå med deltakelsen Noen punkter som viser hva kommunen ønsker å oppnå som kan deles med nettverket og ev. senere bruk i tjenesteanalysen. Den som sist hadde bursdag er gruppeleder. Gruppeleder har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart og at tidsrammen overholdes.
OPPGAVE 2 FORANKRING AV DELTAKELSE I NETTVERK SAMTALE RUNDT BORDET A GRUPPENS SAMMENSETTING - Hvordan bør vi organisere oss? Er vi et godt sammensatt team? Har vi de «riktige» deltakerne i forhold til arbeidet vi skal gjøre? Eks. representanter fra: o Relevante enheter (Flyktningtjenesten, NAV, Voksenopplæring, evt. helse, barnevern, økonomi andre relevante avdelinger?) o Prosjektdeltagernes kompetanse (personer med erfaring fra fagområdet, god tallforståelse, bidra til skrivearbeidet, ildsjeler) o Ledelsesforankring i gruppen o Hvem har tid til å jobbe mellom samlingene? B INFORMASJON OG INVOLVERING - Hvem må informeres, hvem skal involveres? (utfyll figur under) Hvem skal informeres/involveres, og hvordan? Ansvar Frist Ledelse (rådmannsnivå og folkevalgte) Hva skal gjøres, og hvordan gjør vi det? Medarbeidere Hva skal gjøres, og hvordan gjør vi det? Brukere og pårørende Hva skal gjøres, og hvordan gjør vi det? ål Resultat Gruppeleder Kommunevis gruppe Lage en første oversikt over hvem som skal informeres/involveres. Fordele ansvar En start-plan med oversikt over aktiviteter, tidsangivelse og ansvar Den som sto tidligst opp i dag! Gruppeleder har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart, og at tidsrammen overholdes
OPPGAVE 3 HVA ØNSKER VI Å OPPNÅ VED Å GJENNOMFØRE BRUKERUNDERSØKELSE A HVORFOR BØR VI GJENNOMFØRE EN BRUKERUNDERSØKELSE? Bruk 2-3 minutter individuelt til å tenke over hvorfor dere bør gjennomføre brukerundersøkelse for introduksjonsprogram i din kommune. Skriv inn i soldiagrammet nedenfor bruk solstrålene til å skrive inn hvorfor du mener dere bør gjøre undersøkelse/ hva som kan oppnås.
B PRIORITER 3-5 VIKTIGSTE PUNKTENE Snakk sammen om hva dere har skrevet ned. Bli enige om 3 5 punkter som beskriver hensikt og hva dere vil oppnå (målsettinger) med brukerundersøkelsen. Vi ønsker å gjennomføre en brukerundersøkelse i vår kommune fordi/for å 1. 2. 3. 4. 5. C EN MÅLSETTING SOM SKAL KOMMUNISERES TIL PROGRAMDELTAGERE Bli enige om en målsetting som dere skal bruke når dere informerer programdeltakere og andre om brukerundersøkelsen. X vil gjennomføre en brukerundersøkelse fordi/for å... I tillegg til at dere noterer på deres egne ark (dokumentasjon for egen kommunen), så skriver dere også svarene på oppgave B på en stor Post-it, og henger opp på veggen, slik at alle kommuner får mulighet til å se, og reflektere over de ulike målsettingene som blir valgt. ål Resultat Gruppeleder Individuelt + kommunevis gruppe Økt bevissthet og forberedelse til undersøkelsen Målformulering. «vi ønsker å gjennomføre en brukerundersøkelse fordi» Denne bør stå i informasjonsbrevet og kommuniseres ut og opp. En klar målformulering gjør det enklere å analysere resultatene og jobbe med oppfølging i etterkant. Den med lengst hår er gruppeleder! Gruppeleder har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart og at tidsrammen overholdes.
OPPGAVE NR 4 PRAKTISK FORBEREDELSE AV BRUKERUNDERSØKELSE A AVKLAR PRAKTISKE/METODISKE SPØRSMÅL UNDER Bruk skjemaet til å lage en plan for forberedelse av brukerundersøkelsen (evt. også medarbeiderundersøkelsen). Noen poster kan dere gjøre ferdig på samling, andre poster handler om å avklare ansvar for hvem som har ansvar for ulike oppgaver. Jo mer dere får gjort på samling jo mindre har dere å gjøre når dere kommer hjem! Planen er basert på God Prosess, og Teknisk brukermanual for hvordan gjennomføre undersøkelse i Bedrekommune.no. Tema Hva skal gjøres, og hvordan gjør vi det? Ansvar Frist Kommentar Sikre forankring Respondenter Avklare hvilken form undersøkelsen skal ha Informasjon/forankring hos rådmann, folkevalgte, evt andre Skal alle spørres, eller skal det være utvalg? Evt størrelse på utvalg Evt. trekke utvalg som skal bli invitert til å svare (aktuelt for store kommuner) Papirskjema Elektronisk Intervju Bruk av tolk Avklar evt. bruk av tolk og hvordan besvarelse kan gjennomføres ved hjelp av tolk. Gjøre avtaler med intervjuere/tolker.
Tema Hva skal gjøres, og hvordan gjør vi det? Ansvar Frist Kommentar Informasjon Struktur i bedrekommune.no Ha oversikt over hvem som skal informeres Gjennomføre informasjonstiltak Brukere Medarbeidere Presse/media Avklare organisasjonsstruktur Gjøre tilpasninger i oppsett Må være ferdig før passord genereres! Bakgrunnsvariabler og kommentarfelt Avklare om disse skal være med Skrus av/på i bedrekommune.no Må være ferdig før passord genereres! Gjennomføre undersøkelsen Arbeide for å få opp svarprosent Registrering Registrere antall brukere Opprette engangspassord Sende ut informasjonsbrev/informere brukere via tolk Gjennomføre intervjuer evt sende ut spørreskjema Registrering av innkomne svarskjema
B LEGG EN PLAN FOR FREMDRIFT AV BRUKERUNDERSØKELSEN Under ser dere en foreslått tidsplan for gjennomføring av brukerundersøkelsen. Se planen igjennom og utfyll tidsplan som den passer for deres kommune Foreslått tidsplan Kommunens tidsplan Aktivitet September 2016 1.- 14. oktober 2016 Medio oktober Medio desember Medio desember Ledelsesforankring Informere ledere og ansatte om brukerundersøkelsen Gjøre avtaler med intervjuere/tolker Praktiske forberedelser på bedrekommune.no Informere brukerne om undersøkelsen Gjennomføre undersøkelsen! Evt. registrere innkomne svar, ved bruk av papirskjema 3. januar 2017 3. januar 2017 Siste frist for registrering av svar på bedrekommune.no Medio februar 2017 Medio februar 2017 Sammenstillingsnotat (viser brukerundersøkelsens resultater fra alle kommuner i nettverket) sendes til kommunene fra KS 7. 8. mars 2017 7. 8. mars 2017 Samling 3 «Kvalitet i introduksjonsprogrammet» Mellom medio mars og ultimo april 2017 Dialog med brukere og ansatte om brukerundersøkelsens resultater ål Resultat Anvendelse Gruppeleder Kommunevis gruppe Få oversikt over arbeidet, felles forståelse for omfang og fremdrift Komme i gang med forberedelse. Utpeke ansvarlige og sikre fremdrift En klar plan med aktiviteter, tidsangivelse og ansvar Planen skal dere bruke som prosjektplan/arbeidsdokument når dere kommer tilbake/hjem fra samling Den som har vært lengst ansatt i kommunen. Gruppeleder har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart, og at tidsrammen overholdes
OPPGAVE NR 5 HVORDAN FØLGER VI OPP UNDERSØKELSEN? A DRØFT HVEM SOM SKAL INVOLVERES I OPPFØLGING Diskuter hvem skal informeres om/involveres i drøfting av resultatene av brukerundersøkelsen. Eksempelvis rådmann, medarbeidere i tjenesten, brukere i målgruppen, offentlighet/politikere. Hvordan skal det følges opp, når og hvem har ansvaret? Gå tilbake til skjemaet i oppgave 2, for å utfylle aktivitet, ansvar og tidsfrist. Skriv dato for informasjonsmøter i tidsplan i oppgave 4. ål Resultat Gruppeleder Kommunevis gruppe Lage en første oversikt over hvem som skal informeres/involveres. Fordele ansvar En start-plan med oversikt over aktiviteter, tidsangivelse og ansvar Den som sist kjøpte seg ny bil. Gruppeleder har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart, og at tidsrammen overholdes
OPPGAVE NR 6 INTRODUKSJONSORDNINGEN I VÅR KOMMUNE STATUS OG MÅL A INDIVIDUELL REFLEKSJON Bruk 5 minutter individuelt til å tenke over Hva er kommunens styrker i forhold til introduksjonsordningen noe dere er skikkelig gode på? Hva er kommunens utfordringer? Hvilke fremtidige mål bør vi ha for vår tjeneste? Mulighet for notater: B SAMTALE RUNDT BORDET - Fortell hverandre om hvilke styrker og utfordringer dere ser kommunen har i forhold til introduksjonsordningen. - Diskuter: Hvilke fremtidige mål bør vi ha for vår tjeneste?
C BESKRIV TJENESTEN PÅ EN PLAKAT Plakaten bør summere opp deres diskusjon og inneholde informasjon om: - Statusbeskrivelse av vår kommune: Innbyggertall/volumen på tjenesten/organisering/ innretning på tjenesten - Hva er deres styrker noe dere er skikkelig gode på? - Hva er kommunens utfordringer? - Hvilke fremtidige mål har vi for vår tjeneste? ål Anvendelse Gruppeleder Samtale kommunevis Øke gruppens bevissthet på ambisjonsnivå. Brukes i presentasjon/dialog med de andre kommunene i nettverket. Bidrag inn i tjenesteanalysen. Den som har kortest hår. Gruppeleder har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart og at tidsrammen overholdes.
OPPGAVE NR 7 KOMMUNEVIS OPPSUMMERING Dagens temaer har vært: - Mål for nettverksdeltakelse - Konseptet «EffektiviseringsNettverkene» - Planlegging av brukerundersøkelser - Kommunens statusbeskrivelse - plakat - Bli kjent med andre kommuner/statusbeskrivelser - gallerirunden A INDIVIDUELL REFLEKSJON Bruk 2-3 minutter individuelt til å tenke over - Hva sitter du igjen med etter denne dagen? Noter ned: B SAMTALE RUNDT BORDET - Fortell hverandre om eget utbytte, tanker om dagen jf. ovenfor - Diskuter: Hva er det viktigste dere tar med dere fra i dag? Konkluder med tre punkter: Det viktigste vi tar med oss fra denne dagen er: 1 2 3 Individuelt + samtale kommunevis ål Repetisjon og refleksjon bidrar til læring Resultat Felles oppsummering av dagen bidrar til å bli samkjørt som gruppe
OPPGAVE 8 IDÉJAKT HVORDAN KOMMER VI OSS DIT VI VILL? A DEFINERE KOMMUNENS UTFORDRING 1. Se på plakaten fra i går hvor er utfordringene, hvor er styrkene deres, og hva skal til for å bevege dere i retning av ønsket situasjon? 2. Se plakaten i lys av egne/gruppas refleksjoner fra innlegget «Hva virker»... 3. uler en utfordring / eller ide som der ønsker innspill og refleksjon rundt. Vær konkret! Kommunens utfordring/ide: B UTPEKE JEGERE - En eller to personer fra kommunen utpekes som jegere - De andre skal sitte på bordet og være eksperter som skal ta i mot jegere fra andre kommuner
C UT PÅ JAKT (2*20 MIN) - Jegerne tar med seg sin utfordring/ide og går sammen på jakt (besøk) til en annen kommune (se oversikt på lerretet) - Jegerne beskriver utfordringen/ideen og hva de ønsker innspill på - Ekspertene lytter og stiller oppklarende spørsmål - Ekspertene drøfter i fellesskap, gir sine umiddelbare refleksjoner /innspill til jegerne - Jegerne noterer refleksjoner, innspill og ideer D OPPSUMMERE OG KONKLUDERE - Etter jakt nr 2 går jegerne tilbake til egen kommune og legger frem «utbyttet» av jakten - Drøft i fellesskap! - Ekspertene (de som ble igjen ved bordet under jakten) presenterer kort sitt utbytte/nye tanker/erfaringer de fikk gjennom sin ekspert-rolle. - Drøft og oppsummer tilslutt de viktigste momentene. Sørg for at dere får notert ned det som skal følges opp fra: Idejakten Presentasjon «Hva virker» Gårdagens gallerirunde Definere problemstilling, utpeke jegere, 2*jaktrunder, oppsummering Produkt Deltakerne får med seg konkrete innspill, til konkrete problemstillinger, om introduksjonsordningen
OPPGAVE 9 PLAN FOR OPPFØLGING Dere har planer for oppfølging både fra oppgave 2 og 4. Dette skjemaet kan brukes til aktiviteter som ikke passer inn i disse Hva skal gjøres? Ansvar Når? Produkt Anvendelse Gruppeleder Kommunevis samtale Plan for arbeidet. Brukes videre i nettverksarbeidet. Den med høyest formell stilling. Gruppeleder har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart og at tidsrammen overholdes.