DIPS Forprosjekt. Sykehuset Telemark og Betanien. Foranalyserapport

1 / 47 Sykehuset Telemark og Betanien Foranalyserapport GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato

2 / 47 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 HENSIKTEN MED DOKUMENTET...5 1.1 FORMÅL MED FORPROSJEKT...5 1.2 AVGRENSNINGER...5 2 OPPSUMMERING OG ANBEFALING...6 3 BESKRIVELSE AV TJENESTEN/LØSNINGEN...8 3.1 IDE/BEHOV...8 3.2 EFFEKT- OG GEVINSTMÅL...9 3.3 INTERESSENTER OG KOMMUNIKASJON...10 3.4 DELPROSJEKTENES KONSEKVENSVURDERINGER...12 3.4.1 Løsning...12 3.4.2 Integrasjoner...18 3.4.3 Konvertering...22 3.4.4 Teknisk infrastruktur...25 3.4.5 Test...27 Test regimets virkemidler...27 3.4.6 Opplæring...29 3.5 FORSLAG TIL DRIFTS- OG FORVALTNINGSMODELL...30 4 ØKONOMI...32 4.1 ESTIMERTE PROSJEKTKOSTNADER...32 4.1.1 Estimerte kostnader for drift og forvaltning av tjenesten...32 4.1.2 Estimert tjenestepris...32 4.2 FINANSIERINGSMODELLER...32 5 ANSKAFFELSE OG UTFASING AV TJENESTE...36 5.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG AVTALETYPE...36 5.2 UTFASING EKSISTERENDE TJENESTER...36 6 FORSLAG TIL PROSJEKT...37 6.1 RESULTATMÅL...37 6.2 ORGANISERING...38 6.2.1 Samarbeidsform...38 6.2.2 Organisasjonskart...39 6.3 PLANLEGGING OG GJENNOMFØRING...40 6.3.1 Planleggings-/etableringsfase...40 6.3.2 Gjennomføring...41 6.3.3 Overordnet prosjektplan...41 6.4 PILOT...43 6.5 RISIKOVURDERINGER...43 6.5.1 Prosjektrisiko...43 6.5.2 Gevinstrisiko...44 7 FORUTSETNINGER OG AVHENGIGHETER...45 7.1 FORUTSETNINGER OG KRITISKE SUKSESSFAKTORER...45 7.2 AVHENGIGHETER TIL ANDRE PROSJEKTER...46

3 / 47

4 / 47 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av 0.1 25.04.12 Opprettet dokument Harald Strøm og Anne Mellgren 0.4 Hele dokuemntet Utfyllende informasjon i alle kapitler Harald Strøm og Anne Mellgren 0.6 15.05.12 Hele dok. Utfyllende informasjon i alle kapitler Harald Strøm og Anne Mellgren 1.0 16.05.12 Hele dok Redigering, budsjett, oppsummering Harald Strøm og Anne Mellgren 1.1 22.05.12 Etter innspill fra SG 21.05.12 2. Oppsummering: korrigert feil tall for kostnadselement Teknisk infrastruktur 38 til 33. Felles database- endret fra SP gjennomfører en utredning til at SP stiller seg bak beslutning om felles Database. 6.2.2 Styringsgruppe presisert deltagelse fra tillitsvalgt, representant fra AMU / hovedverneombud 6.1 resultatmål teknisk infrastruktur gjeldende krav til tilgjengelighet (redusert fra 99.99%)(99,5% i rammeavtale, men SP mål om 99.9%).. Det skal utarbeides god løsning for feil og mangler beskrevet i følgende 3 kilder: Rapport 1/2012 Revisjon intern styring og kontroll av det pasientadministrative arbeidet i Sykehuset Telemark HF, Konsernrevisjonen Helse Sør- Øst og prosjekt «Glemt av sykehuset» Harald Strøm og Anne Mellgren REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 Prosjektdirektiv for DIPS forprosjekt 1.0 26.04.12 2 Løsningsbeskrivelse 1.0 27.04.12 3 Kommunikasjonsplan 1.0 04.05.12 4 Integrasjonsstrategi 1.1 14.05.12 5 Konverteringsplan 1.0 09.05.12 6 Plan for teknisk infrastruktur 1.0 15.05.12 7 Overordnet teststrategi 1.0 09.05.12 8 Opplæringsplan 1.0 03.05.12 9 Plan for systemansvar 1.0 02.05.12 10 Gevinstrealisering 1.0 27.04.12

5 / 47 1 HENSIKTEN MED DOKUMENTET 1.1 Formål med forprosjekt Foranalyserapporten oppsummerer resultatet fra foranalysen (heretter kalt forprosjekt) ved Sykehuset Telemark HF (STHF) og Betanien Hospital (Skien). Gjennomført i perioden 13. mars- 10. mai 2012. STHF og Betanien har i dag et PAS /EPJ som ikke videreutvikles. På bakgrunn av revisjoner av pasientadministrative prosesser i STHF, ROS analyse av eksisterende EPJ/PAS og føringer fra HSØ, besluttet STHF å sette i gang et forprosjekt for å vurdere bytte av system til DIPS PAS/EPJ. Forprosjektet skulle gjennomføres våren 2012 for å muliggjøre avrop på rammeavtale mellom DIPS og HSØ, før dennes utløp i august 2012. Betanien Hospital har gjort tilsvarende vurderinger som STHF og ønsket å gjennomføre et forprosjekt for innføring av DIPS i samarbeid med STHF. Formålet med forprosjektet har vært å utrede konsekvensene ved å innføre DIPS ved STHF og Betanien. Forprosjektet har i tillegg til konsekvenser også belyst ressursmessige og funksjonelle forhold ved innføring av DIPS. Foranalyserapport sammen med vedlegg skal benyttes til følgende: 1. Saksunderlag til videre saksgang i STHF og Betanien og beslutning om start av Planleggingsfasen. 2. Grunnlag for avrop på rammeavtale med DIPS ASA. Forprosjektet er gjennomført som samarbeidsprosjekt og det er gjort et grundig arbeid som vil legges til grunn for planleggingsfasen. 1.2 Avgrensninger I henhold til Prosjektdirektiv, er følgende avgrensninger lagt til grunn: Forprosjektet vil utarbeide forslag på avrop på rammeavtale, men sikring av det juridiske og signering av en slik avtale ligger utenfor forprosjektets ansvarsområde. DIPS forprosjektet vil gi en skisse av hva som kan være aktuelt innhold i en Fase 2 (stabilisering og optimalisering av løsningen samt videre utrulling av funksjonalitet etter produksjonsstart) og et grovestimat av hva dette vil kreve av ressurser, tid og budsjett. En detaljplanlegging av Fase 2 vil derimot ikke være en del av DIPS forprosjektet, men være en aktivitet som vil pågå i et gjennomføringsprosjekt. DIPS forprosjektet utreder ikke andre alternativer enn innføring av DIPS.

6 / 47 Det er avklart at koordinering og utarbeidelse av forslag på avrop på rammeavtale gjennomføres av i regi av Program for regional klinisk dokumentasjon regionalt i HSØ. Men beslutning om at avrop på rammeavtale gjennomføres av STHF og Betanien. Fase 2 er ikke estimert, da omfang av denne fasen vil avklares nærmere i fase 1. Det er i forprosjektet påpekt områder som må vurderes for fase 2. Fase 2 anbefales å planlegges i løpet av gjennomføringsprosjektet. 2 OPPSUMMERING OG ANBEFALING Forprosjektet ble gjennomført i perioden 13. mars- 10. mai 2012 for å utrede konsekvensene ved å innføre DIPS ved STHF og Betanien. Dette dokumentet oppsummerer resultat av utredninger gjennomført i 8 delprosjekt i forprosjektperioden. Rapporten inneholder vurderinger av planleggingsfasen, gjennomføringsfase og idriftsettelsesfase. Prosjektet har vurdert at DIPS vil kunne erstatte IMX og bidra til realisering av identifiserte gevinster. Prosjektet anbefales gjennomført som et organisasjonsutviklingsprosjekt, etter ønske fra ledelse ved STHF og Betanien. Dette er krevende for STHF og Betanien, da det vil kreve at mange interne ressurser vil måtte involveres i prosjektarbeid i en lengre periode. Kostnadsestimat overordnet Det er i forprosjektet gjort et estimat på ressursbehov og andre kostnadselementer ved prosjektgjennomføring og innføring av DIPS. Totalt estimerte prosjektkostnader er overordnet estimert til følgende: Kostnadselement Ressurser ved prosjektgjennomføring (inkl. interne ressurser, leverandørressurser, reisekost, og DIPS kurs) Estimat 158 000 000 Teknisk infrastruktur, DIPS moduler, testverktøy, PC 33 000 000 Totalt estimat 191 000 000 Det er gjort en grundig utarbeidelse av estimat per delprosjekt, men det vil likevel være usikkerhet knyttet til et estimat som er utarbeidet så tidlig i prosessen. Budsjett og estimater må gjennomgås ved detaljplanlegging. Estimatet inneholder også interne ressurser og reell kostnad ved uttak av disse er høyst usikkert. Forslag til prosjektgjennomføring Prosjektet gjennomføres i henhold til HSØ prosjektmetodikk:

7 / 47 B1 Behovs-/ idéfase B2 Foranalyse-/ konseptfase B3 B4 B5 Direktiv pr fase Direktiv pr fase Planleggings-/ forprosjektfase B6 Gjennomføringsfase Pilotering Drifts / gevinstrealiseringsfase Ibruktakelse B7 B8 Foranalyse: Dette dokumentet er underlag for B3 beslutning: Igangsettelse av Planleggingsfasen. Planleggingsfasen: Forslås å starte på forsommeren og pågår ut august. Prosjektdirektiv utarbeides for gjennomføringsfasen og vil være grunnlag for B4 beslutning: Igangsettelse av gjennomføringsfasen. Gjennomføringsfasen: Foreslås å starte primo september og varer frem til idriftsettelse som er foreslått 14.10.2013 Ibruktagelse: 14.10.2013-15.11.2013 Merk at det anbefales at det gjennomføres én felles oppstart for alle enheter ved STHF og Betanien. Det anbefales kun at det gjennomføres pilot ved innføring av Elektronisk dokumentasjon av sykepleie, disse har oppstart samtidig som idriftsettelse. B5 nedenfor utgår derfor. Prosjektet foreslås gjennomført som vist i figuren nedenfor. Etter idriftsettelse og en oppstarts/stabilisering periode, anbefales det en fase 2. I denne fasen vil videre utrulling av EDS og oppstart på DIPS operasjonsplanlegging gjennomføres. I denne fasen vil også utvidelse av integasjoner og optimalisering og realisering av gevinster være sentralt.

8 / 47 2012 2013 2014 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Prosjektledelse Endringsledelse Utarbeidelse av prinsipper for løsning Utarbeidelse løsning + konfigurasjon Justering løsning + konfigurasjon Utarbeide integrasjonsgrensesnitt Test integrasjon Restaktivitet integrasjon (basert på test) Planlegging og etableringsfase Konvertering utvikling Testplanlegging Planlegging opplæring Prøve-konvertering Systemtest Systemintegra sjonstest Prod- konvertering Instruktøropplæring Aksept. test Sluttrbrukeropplæring Fase 2 Teknisk infrastruktur Etablere systemansvar lokalt og forvaltning av DIPS Oppstart Gjennomføringsfase 10.09.12 Installasjonsdag 24.05.13 Oppstart DIPS 14.10.13 Felles database STHF og Betanien Prosjektet har gjort en konsekvensutredning ved etablering av en eller to databaser for STHF og Betanien, i tillegg har DIPS som systemleverandør gjort en vurdering. På bakgrunn av dette anbefaler prosjektet én felles database og SG støtter denne anbefalingen. SP støtter denne beslutningen og ser ingen utfordringer teknisk og driftsmessig. Estimater i denne foranalysen har tatt utgangspunkt i én database. 3 BESKRIVELSE AV TJENESTEN/LØSNINGEN 3.1 Ide/Behov Helse Sør- Øst gjennomførte i perioden mai 2011- desember 2011 en utredning av de strategiske føringene for klinisk dokumentasjon frem mot 2020. Styringsgruppens konklusjon ble, basert på investeringsmidler tilgjengelig, at konsolidering på DIPS som PAS/EPJ med fokus på standardisering av bruk og innhold gir mest nytte for Helse Sør- Øst i et 5-7 års perspektiv. Helse Sør- Øst RHF gjennomførte høst 2011/vinter 2012 revisjon av det pasientadministrative arbeidet ved STHF. Resultat av arbeidet er oppsummert i rapporten Revisjon intern styring og kontroll av det pasientadministrative arbeidet i Sykehuset Telemark HF av 01.02.2012. Revisjonen konkluderer med at det ved de enheter som er undersøkt, har forekommet feil og mangler i det pasientadministrative arbeidet i flere av prosessfasene gjennom pasientforløpets vurderingsperiode, ventetid og behandlingsperiode.

9 / 47 STHF gjennomførte i 2011 en risiko- og sårbarhetsanalyse knyttet til fortsatt bruk av IMX PAS/EPJ. Rapporten fra dette arbeidet konkluderte med at man ikke kunne videreføre dagens PAS/EPJ- system uten å iverksette vesentlige tiltak for å redusere identifisert risiko. I tillegg til HSØ krav og resultat av ROS analysen, har STHF behov for å ta i bruk en løsning som gir mulighet for økt samhandling internt og mellom øvrige helseforetak i Helse Sør- Øst. STHF ønsker forbedret arbeidsflyt og beslutningsstøtte, bedre kvalitet, effektivisering samt å oppnå myndighetskrav. Betanien hadde gjort tilsvarende vurderinger som STHF og besluttet derfor i felleskap med STHF å gjennomføre et felles prosjekt. Innføring av DIPS PAS/EPJ omfatter alle lokalisasjoner og både somatikk og psykiatri (inkl. RUS og BUP). I tillegg så ønsker STHF og Betanien å utvide et DIPS innføringsprosjekt til å være et organisasjonsutviklingsprosjekt. Altså mer enn et rent systembytte. Alle brukere ved kliniske enheter i tillegg til stabsfunksjon vil bli påvirket i større eller mindre grad ved innføring av DIPS, og vil således ha behov for tjenesten. Sykehuspartner vil bli påvirket gjennom nye krav til drift og forvaltning. Eksterne samarbeidspartnere kan bli påvirket gjennom blant annet endring i elektronisk samhandling med STHF og Betanien. 3.2 Effekt- og gevinstmål Fra Helse Sør- Øst ligger det som en sentral føring at foretakene i foretaksgruppen skal sikre gevinster innenfor kvalitet, effektivitet og sikkerhet i pasientbehandlingen, i tillegg til bedre beslutningsstøtte gjennom god styringsinformasjon og gjenbruk av data til forskning. Dette forutsetter at klare effekt- og gevinstmål er utarbeidet, at ledelsen er ansvarliggjort i forhold til måloppnåelse, og at det foreligger en tydelig plan for hvilke gevinster som forventes, når de forventes realisert og at de er tallfestet (kvalitet eller økonomi). Ledelsen ved STHF og Betanien er tydelige på at innføring av DIPS skal gjennomføres som et organisasjonsutviklingsprosjekt med fokus på bedre effektivitet og bedre kvalitet i alle ledd. Et systembytte til DIPS vil kunne bidra til realisering av identifiserte gevinster, men en forutsetning for realisering av gevinster, i det omfang som er skissert i forprosjektet, er betydelige prosessforbedringer i tillegg til systembytte. I forprosjektet har de viktigste premissgiverne/interessentene for utarbeidelse av effekt- og gevinstmål vært: 1. Oppdrag og bestilling 2012 (oppdragsdokumentet) 2. Strategisk plan for STHF 3. ROS- analyse av eksisterende PAS/EPJ løsning 4. Rapport 1/2012 Revisjon intern styring og kontroll av det pasientadministrative arbeidet i Sykehuset Telemark HF, Konsernrevisjonen Helse Sør- Øst 5. Momenter fra møter med sykehusdirektør og ulike ledere

10 / 47 Gjennom arbeidet i forprosjektet er det, med bakgrunn i det ovenstående, identifisert seks overordnede effektmål: Bedre pasientbehandling; kvalitet, sikkerhet, effektivitet God informasjonssikkerhet Effektive og standardiserte administrative prosesser God og tilgjengelig styringsinformasjon Bedret samhandling God og forutsigbar teknisk drift og forvaltning Innen hvert effektmål er det identifisert en rekke mulig gevinstmål/gevinstområder, for en mer detaljert oversikt vises det til delprosjektrapporten Gevinstrealisering (Ref/10). I hovedprosjektet vil gevinster spesifiseres ytterligere. Prosjektet vil legge til rette for realisering av gevinster og bidra til å sikre at gevinster realiseres i og etter innføringen av DIPS. Ansvaret for gevinstrealisering ligger i linjen. For å sikre at ledelsen tar dette ansvaret, vil det bli utarbeidet gevinstavtaler som foreslås innarbeidet i lederavtalene. For ytterligere å sikre gevinster vil det bli opprettet en overordnet gevinstansvarlig for sykehuset samt lokale gevinstansvarlige. Det henvises til Gevinstrealisering (Ref/10) 3.3 Interessenter og kommunikasjon Interessentanalysen skal være et grunnlag for å sikre en god gjennomføring av hovedprosjektet. Gjennom kunnskap om hvilke forventninger den enkelte interessentgruppe har til innføringen av DIPS, og kunnskap om holdninger vedrørende støtte eller motstand til innføringen, kan prosjektledelsen utforme hovedprosjektet slik at risikoen for mangelfull gjennomføring reduseres. Interessentanalysen er ikke gjennomført som eget delprosjekt, men er dels gjennomført av det enkelte delprosjekt. Primært fra løsningsgruppen gjennom deres møter på operativt nivå, og dels innen DP gevinstrealisering og DP kommunikasjon gjennom intervjuer av representanter for sykehus- og klinikkledelsen. I tillegg er det i sammenheng med DP gevinstrealisering gjennomgått sentrale dokumenter i henhold til spesifikasjon fra sykehusledelsen. Synspunkter i og utenfor sykehuset er derfor registrert og dokumentert. Synspunktene er på overordnet nivå beskrevet i form av oppstillingen av effekt- og gevinstmål i avsnitt 3.2. Interessenter Engasjementet i forhold til DIPS på operativt nivå og toppledelsenivå synes å være godt. Det kan, som det fremgår av risikovurderingen innen DP gevinstrealisering, synes som engasjementet i mellomledelsen pr. i dag ikke er fullt ut tilstrekkelig. Dette kan skyldes at denne gruppen på grunn av kort tid for gjennomføringen av forprosjektet foreløpig ikke har vært nok involvert. Dette forholdet må det tas hensyn til i første fase av hovedprosjektet. I henhold til gevinstrealiseringsplanen skal den enkelte klinikk utarbeide sin egen utviklingsplan. I lys av

11 / 47 ovenstående vil involvering av ledere på alle nivåer i klinikken være en viktig del av dette planleggingsarbeidet. Innen deler av sykehusorganisasjonen kan det synes som forventningene til DIPS kan være høyere enn hva som kan innfris på kort sikt. Dette innebærer at det må legges vekt på forventningsstyring i hovedprosjektet, særlig i forhold til legegruppen. Det bør legges opp til en god dialog med denne gruppen for å sikre en omforent oppfatning av hva som kan være realistiske forventninger på kort og lengre sikt. Innføring av DIPS vil ha størst påvirkning på ansatte ved STHF og Betanien. Det er imidlertid også en rekke eksterne interessenter som påvirker og/eller blir påvirket ved en eventuell Dipsinnføring Interessenter og deres grad av påvirkning er styrende for tilrettelagt involvering og kommunikasjon gjennom hele prosjektet og en forutsetning for en vellykket prosjektgjennomføring. Nedenfor er en oversikt over identifiserte interessentgrupper og overordnet beskrivelse av forventninger ved innføring av DIPS. Interessent Pasienter og brukere av helsetjenester Medarbeidere/ansatte (sluttbrukere, systemansvar) Tillitsvalgte Ledere Styret Helse Sør- Øst Samarbeidspartnere kommuner, primærhelsetjenesten, andre sykehus Leverandører SP, DIPS, Media/ omverdenen Beskrivelse av forventninger til innføring av DIPS Bidrag til å sikre riktig pasient til rett sted til rett tid Bidrag til økt kvalitet, sikkerhet og effektivitet Bidrag til effektive og brukerorienterte prosesser Bidrag til mer effektiv utførelse av arbeidsoppgaver Bidrag til bedre samarbeid internt og eksternt Bidrag til bedre kommunikasjon/informasjon, eksempelvis vedr. henvisninger, beskjeder, etc. Fells journaldokumentasjon på tvers av faggrupper Trygg, utviklende og sosial arbeidsplass Hensyntagning og god oppfølgning av tiltak på grunnlag av oppdragsdokumentet, ROSanalysen, konsernrevisjon, mm. Tilretteleggelse for god og effektiv ledelse, utvikling, styring og kontroll Tilretteleggelse for effektive og brukerorienterte prosesser Tilretteleggelse for uttak av gevinstmuligheter Effektiv styring og kontroll Hensyntagning og god oppfølgning av tiltak på grunnlag av oppdragsdokumentet, ROSanalysen, konsernrevisjon, mm. Felles PAS/EPJ i regionen Standardisert styringsinformasjon Bidra til nye og bedre samarbeidsrutiner utvidet samhandling Bidra til nye og bedre samarbeidsrutiner utvidet samhandling God og tilgjengelig informasjon om hovedprosjektet, inkl. positive og negative hendelser og erfaringer I tillegg vil alle som bidrar i prosjektet være en gruppe interessenter. Dette vil være en fragmentert gruppe avhengig av prosjektinvolvering: Deltager i kjernegruppe, arbeidsgrupper,

12 / 47 referansegrupper, styringsgruppe med flere. Disse er prosjektets ambassadører og vil i stor grad være premissgivende for øvrige interessenters forhold og holdning til prosjektet. I hovedprosjektet vil det gjøres en strukturert interessentanalyse med formål å planlegge og sikre gjennomføring av involvering av ulike interessenter og tilpasset kommunikasjon i alle faser av prosjektet, oppstartsperiode, drift og avslutning av prosjektet. Se delleveranse Kommunikasjonsplan (R/2). 3.4 Delprosjektenes konsekvensvurderinger DIPS forprosjekt har vært organisert med følgende delprosjekter, som alle har levert selvstendige leveranser som grunnlag for denne forprosjektrapporten; Løsning Integrasjon Konvertering Teknisk infrastruktur Test Opplæring Systemansvar Gevinst og Interessenter og kommunikasjon Oppsummering av konsekvensutredningene følger i de videre underkapitlene, med unntak av Gevinst og Interessenter og kommunikasjon som er oppsummert i henholdsvis kapittel 3.3 og 3.4, og Systemansvar som er oppsummert i kapittel 3.11. 3.4.1 Løsning Denne delen oppsummerer anbefalt løsning i et hovedprosjekt. For mer detaljert informasjon om løsning henvises det til Løsningsrapport versjon 1.0 (Ref/2) Delprosjekt løsning har kartlagt nåsituasjonen, sett på konsekvenser og anbefalt løsning ved en DIPS implementering. Det er gjennom dette arbeidet avklart at DIPS imøtekommer nødvendig behov for å dekke dagens arbeidsprosesser og rutiner. STHF og Betanien har et høyt ambisjonsnivå ved innføring av DIPS. Det betyr at foretakene ikke bare vil bytte system, men ønsker i tillegg organisasjonsutvikling for å øke kvalitet i pasientbehandlingen. Videre har man som prinsipp at funksjonalitet som kan dekkes av DIPS skal tas i bruk, for dermed å kunne fase ut tredjeparts system. Ambisjonsnivå og prosjektomfang er vurdert i forhold til risiko, tilgjengelige ressurser, økonomi, moduler og grad av prosess- organisasjonsutvikling. I kartleggingsfasen har det blitt avdekket et tydelig ønske om å innføre mest mulig ny funksjonalitet ved oppstart (fase 1). Delprosjekt løsning vil likevel anbefale å ta i bruk noe funksjonalitet i en periode etter oppstart (fase 2) slik

13 / 47 at ikke endringen blir for store forbrukerne og oppstarten for omfattende for støtteapparatet. Det bemerkes at mye av løsningsarbeidet for enkelte fase 2 aktiviteter (som EDS og operasjonsplan) skal gjøres i fase 1. For utarbeidelse av løsning har man vurdert ulike arbeidsformer og etter anbefalinger fra Vestre Viken HF har løsningsgruppen valgt å benytte arbeidsgrupper. I et hovedprosjekt anbefales det at det opprettes 10 arbeidsgrupper med 4-6 deltakere pr. arbeidsgruppe. Under fremkommer det en oversikt over sentrale anbefalinger fra løsningsbeskrivelsen. Organisasjonsstruktur Organisasjonen er kartlagt, og det er ikke planlagt store organisasjonsendringer i en eventuell prosjektperiode. Dagens struktur bygges opp i DIPS slik at den gjenspeiler nåværende organisasjon. Strukturen anbefales opprettet på følgende nivåer for både STHF og Betanien: Organisatorisk enhet Eks. STHF Eks Betanien Institusjon STHF Betanien Klinikk Medisinsk klinikk Revmatologisk klinikk Avdeling Seksjon A, B, C Revmatologisk avdeling Post M2, M3 R1, R2 Seksjon spesialiteten Nyre Revmatologisk seksjon Lokalisasjon arbeidssted og ventelistested arbeidssted og ventelistested Dette tilsvarer organisasjonsoppsett i øvrige HF i Helse Sør- Øst. På den måten kan det la seg gjøre å sammenligne ulike sykehus regionalt uten å måtte mappe data. Anbefalinger Det utarbeides tidlig i Hovedprosjektet et forslag til organisering som i stor grad samsvarer med dagens kliniske struktur Det etableres en ressursgruppe for STHF og en ressursgruppe for Betanien ved oppstart av Hovedprosjektet som skal arbeide med organisasjonsstruktur i sykehusene Tilganger Det er avdekket at man generelt har for stor tilgang til pasientopplysninger i STHF og Betanien. «Beslutningsstyrt tilgang» i DIPS gir mulighet for rollebaserte tilganger i henhold til gjeldende lov- og regelverk. Dette anbefales innført fra oppstart. Beslutningsstyrt tilgang vil oppleves som en stor endring for brukeren og det kreves betydelig innsats av prosjektet med hensyn til å sikre at tilgangsoppsettet blir tilpasset STHF og Betanien - samtidig som retningslinjer for tilgang ivaretas. Anbefalinger Det må allokeres ressurser som sikrer at hovedprosjektet får de nødvendige beslutninger i forhold til temaet tilgangsstyring i den elektroniske pasientjournalen Det må i hovedprosjektet utarbeides et prinsippdokument som beskriver grunnlaget for tilgangskontroll. Dokumentene må omfatte informasjon om hva som oppfattes som legitim bruk og konsekvenser ved mislighold

14 / 47 Det bør videre etableres rutiner for gjennomgang av ulike logger med tanke på avdekking av eventuelt misbruk. Journalutvalget eller et annet styrende organ vil ha en sentral rolle i utarbeidelsen av ovennevnte styrende dokumenter Økonomi/Rapportering For egenandeler i somatikken benyttes det betalingsautomat, giro eller kontant betaling. For Psykisk helsevern for voksne (PHV)/Tverrfaglig spesialisert behandling av rusmiddelproblemer (TSB)/Habilitering (HAB) får pasienten med seg giro eller giro ettersendes. STHF benytter Norgesfaktura AS til å følge opp egenandeler. Det finnes ingen reskontrooversikt i pasientsystemet. Betanien har i likhet med STHF ingen oppfølging av reskontro i systemet og purring av egenandeler utføres manuelt. Når det gjelder POLK/Behandlerkravmelding har ingen av foretakene startet innsending av regninger til HELFO via BKM. Sykehusene har fått dispensasjon fra kravet frem til 1.9.2012 og benytter fremdeles POLK. Kvalitetskontroll av diagnoser, prosedyrer og takster utføres av klinisk personell etter skriftlige prosedyrer ved STHF. Ved Betanien utføres oppgaven av administrasjonssjef. Der finnes kun muntlig overførte prosedyrer. NPR meldingen er grunnlaget for DRG- inntekter, både for døgn-, dag- og poliklinisk behandling. STHF rapporterer på 3 organisasjonsnummer STHF, Nordagutu og PHBU. Dette fordi det i dag eksisterer 3 ulike system, Nordagutu har som kjent DIPS, PHBU benytter Bupdata og STHF IMX Classic. Betanien rapporterer på ett organisasjonsnummer. Anbefaling: STHF og Betanien benytter DIPS for reskontrooversikt (alternativ 1).OCR-fil fra BBS lastes over i DIPS for jevnlig/kontinuerlig oppdatering av reskontro All innbetaling (kort/kontant) registreres direkte i DIPS når pasienten betaler, både fra poliklinikk og sentralkasser. Dette vil redusere tilfeller av feilregistreringer STHF og Betanien purrer selv et gitt antall ganger og benytter evt. et eksternt inkassofirma for oppfølging av ubetalte egenandeler etter siste forfall Løsningsgruppen anbefaler videre at det i Hovedprosjektet nedsettes en arbeidsgruppe for økonomi og regnskap Rapporter/Rapportering NPR meldingen sendes tertialvis til NPR, men det tas i tillegg regelmessige uttrekk som lastes over i NIMES for oversikt og kvalitetssikring. Evt. feil og manglende registreringer oppdages og lister sendes linjeorganisasjonen for retting/etterregistrering. Det Sykehuspartner som kjører NPR meldingen for STHF og Betanien. Kvalitetsindikatorer til HSØ foregår ved hjelp av enkeltrapporter i IMX Classic som manuelt overføres til en Access database. STHF: Det er controllere i Økonomiavdelingen som samler inn data og legger det over i Access. I tillegg kjøres en spørring direkte mot databasen for oversikt over korridorpasienter. Økonomiavdelingen sørger for innsending til HSØ. Betanien: Administrasjonssjef samler inn data og sender til HSØ. STHF: Interne styringsdata presenteres via eli Profitbase. Her rapporteres aktivitet, bemanning, kvalitet, tilgjengelighet og økonomi. Økonomiavdelingen tar ut rapportene en gang

15 / 47 pr. måned. Alle ansatte har tilgang til denne presentasjonen. I tillegg er det mulig å ta ut ad hoc rapporter fra IMX Classic på belegg, øyeblikkelig hjelp m.m. Rapportene kjøres på avdelingsnivå. Betanien: Et utvalg av rapporter sendes til direktørens ledermøte og behandles en gang pr. måned. Administrasjonssjef sørger for innhenting og sending av aktivitetsdata til internrapportering. Anbefaling: Det bør i hovedprosjektet utarbeides rutiner for håndtering av NPR rapporten, dvs. hvem som kjører uttrekket, til hvilken tid, samt hvordan prosessen rundt oppretting av evt. feil skal foregå. Dette for å sikre en best mulig kvalitet på aktivitetsdata og at foretakene får de inntektene de har krav på Det bør i hovedprosjektet opprettes en mappingtabell som viser gammel- og ny organisasjonsstruktur. Dette sendes NPR ved første innsending etter overgang fra IMX Classic til DIPS PAS/EPJ Det anbefales at man i hovedprosjektet identifiserer de rapportene i DIPS som gir data til innsending av kvalitetsindikatorer til HSØ i form av en rapportveileder Det bør tilstrebes like prosedyrer for STHF og Betanien og harmonisere mot andre foretak i HSØ der det er aktuelt Det bør i hovedprosjektet utarbeides rapportveiledere som er hensiktsmessig ut fra de enkelte brukerrollers behov Journal Alle enhetene har elektronisk hovedjournal. Papirjournal er arkivert som A-journal og opptil flere B-journaler. Nordagutu er spesiell med fullelektronisk journal når pasienten reiser ut. For dokumentasjon i journal brukes både talegjenkjenning, digital diktering og at man skriver selv direkte i IMX. Det er variasjon avhengig av lokalisasjon og enheter. Sykepleiere på sengepost benytter papirdokumentasjon. Andre faggrupper med dokumentasjonsplikt dokumenterer elektronisk i IMX. Journalgrupper organiseres etter emne og følger hovedtrekkene i anbefalinger gitt av Statens helsetilsyn i Norgesjournalen eller Piene-rapporten. Det er våren 2012 gjennomført databasesammenslåing i STHF som har ført til at foretaket har felles dokumenttyper, maler og brev. Fraser (standardtekster) finnes i liten grad, noe mer for Talegjenkjenning, men ikke felles fraser (kun knyttet til hver enkelt bruker). Det er eget valg for blanketter i IMX, de fleste offentlige blanketter er fra Procom, men også noe egenutviklet. Det er stor variasjon på de ulike lokalisasjonene i forhold til skanning. Dette varierer fra Nordagutu som skanner all papirtilvekst til Betanien og Lunde som ikke skanner. Lokalsykehusene planlegger å starte skanning etter samme prinsipp som ved Skien. Anbefaling Videreføre dagens løsning med felles elektronisk pasientjournal for psykiatri og somatikk, men med styring av tilganger ut fra differensierte journalgrupper Anbefaler i fase 2 at all ny dokumentasjon skannes og makuleres For dokumentasjon i journal anbefaler Løsningsgruppen at dagens løsning fortsetter med kombinert bruk av å skrive selv, talegjenkjenning og digital diktering. Digital diktering innføres på Arbeidsmedisin. Betanien innfører talegjenkjenning i fase 2

16 / 47 Den eksisterende mappestrukturen fra Norgesjournalen anbefales videreført, med unntak av Sykepleiedokumentasjonen som bør ligge sammen med dokumentasjon fra de andre yrkesgruppene i løpende journal Man tilstreber felles maler, men tar hensyn til somatikk, psykiatri og omsorgsnivå STHF viderefører dagens praksis i Skien med tanke på skanning av både nytt og utvalgt historisk materiale i hele foretaket Betanien starter med skanning og skanner all papirtilvekst, og utvalgt historisk. Resten legges i en B-journal (passiv) som aldri lånes ut unntatt i helt spesielle situasjoner (rettssak, trygdesak og lignende) Arbeidsprosesser Det er gjennom kartlegging av arbeidsprosesser avdekket områder med stor variasjon i hvordan rutiner og prosesser håndteres i STHF. For Betanien er det større likhet i arbeidsprosesser og rutiner. Man har funnet at DIPS har lik eller bedre funksjonalitet på alle områder som er kartlagt, og anbefalingene betyr at mye av papirbaserte rutiner og arbeidsprosesser vil bli erstattet av elektroniske rutiner. Under fremkommer det en oppsummering av de viktigste anbefalingene i forhold til kartlagte arbeidsprosesser Anbefaling Løsningsgruppen anbefaler at man i et hovedprosjekt harmoniserer arbeidsprosesser og rutiner i størst mulig grad Det anbefales at henvisningsprosessen håndteres elektronisk med elektroniske henvisninger så langt det er mulig ut fra datatekniske forhold hos henviser Henvisningene som mottas på papir skannes inn i DIPS og sendes videre i elektronisk arbeidsflyt Det anbefales at det etableres ventelisteansvarlig i klinikkene DIPS pasientpåminning bør tas i bruk der det er i dag og i evt. andre avdelinger som ønsker dette ved oppstart For den polikliniske konsultasjonen anbefaler Løsningsgruppen at graden av elektroniske rutiner versus papir diskuteres og avgjøres i et hovedprosjekt Løsning anbefaler at rekvisisjon og svar kommer inn i elektronisk arbeidsflyt Man anbefaler at det i hovedprosjektet vurderes hvordan signeringsrutiner for papirsvar skal utformes Det anbefales videre å etablere en egen arbeidsgruppe for elektronisk samhandling i et hovedprosjekt PHBU, TSB og HAB PHBU benytter Bupdata. Systemet har vært driftet og utviklet av Visma. De har nå sagt opp kontrakten med N-bup og dermed skjer det ingen utvikling og vedlikehold av Bupdata. Fagfeltet

17 / 47 TSB i STHF registrerer all aktivitet i IMX Classic. Når det gjelder HAB har STHF habiliteringog rehabiliteringsaktiviteter knyttet til både barn og voksne. Betanien har et behandlingstilbud innen somatisk rehabilitering. Fagfeltet registrerer i dag i IMX Classic der det ikke er mulighet for å legge inn spesielle data knyttet til habilitering og rehabilitering. Det er derfor i dag manglende rapportering av disse variablene til offentlig myndighet. Anbefaling: Det anbefales å ta i bruk DIPS BUP Det anbefales å ta i bruk DIPS RUS Det anbefales å ta i bruk habiliteringsmodul i DIPS EDS Sykepleiedokumentasjon er hovedsakelig på papir. Det pågår et prosjekt i psykiatrien der sykepleiedokumentasjonen vil bli elektronisk. Anbefaling Ta i bruk EDS med behandlingsplan og kodeverk. Alle enheter skriver rapport til ekstern sykepleietjeneste elektronisk fra oppstart av DIPS Utrullingen starter med to avdelinger i psykiatrien og en på Betanien. De starter opp bruk av EDS med behandlingsplan og kodeverk fra oppstart i fase 1. Øvrige avdelinger ruller ut suksessivt i fase 2. Resepter/medikasjon og kurve Ordinering av medisin skjer på papir. Når det gjelder resepter benyttes hovedsakelig reseptmodul i IMX. Noe skrives på papir. E-resept benyttes ikke. Anbefaling Løsningsgruppen anbefaler alternativ 1, ta i bruk DIPS ny medikasjon med resept og forenklet ordinering i fase 1 Avhengig av erfaringer fra de sykehusene som i dag er i ferd med å rulle ut all funksjonalitet (AHUS + VVHF psykiatri), bør det i hovedprosjektet vurderes om man skal planlegge ny medikasjon med all funksjonalitet i fase 2 Vekstkurve Barneavdelingen har i dag ingen elektronisk vekstkurve. De benytter papirskjema som oppbevares i en perm og papirjournal. Det er ikke mulig å skanne skjemaet fordi kvaliteten blir for dårlig. Anbefaling Løsning anbefaler å ta i bruk DIPS Vekstkurve Operasjonsplanlegging

18 / 47 Skien/Porsgrunn utfører registrering både i operasjonsprogrammet SPISS, i papirprotokoll samt i diagnoseregistre i IMX Lege. Trygg kirurgi(kvalitetssikring/sjekkliste) registreres i SPISS, men man må ta ut en manuell liste for innrapportering av data. Operasjonsbeskrivelse ligger i IMX Lege. Elektroniske målinger fra medisinsk teknisk utstyr registreres på papir og scannes inn i etterkant. Notodden og Betanien benytter ikke SPISS, og registrerer i Excel og Word. Operasjonsplanlegging foregår manuelt, gjelder også operasjonsprotokoll. Dobbeltregistrering av koder i protokoll og i IMX. Infeksjonsregistrering registreres på papir av operatør, og registreres i Web Port i etterkant. Det benyttes manuell intensivkurve/observasjonskurve og anestesijournal. Skannes inn i etterkant. Når det gjelder dagkirurgi registreres pasientene poliklinisk. Anbefaling Løsningsgruppen anbefaler å ta i bruk DIPS Operasjonsplan Det må nedsettes en arbeidsgruppe i fase 1 som utarbeider løsningen, men opplæring i og oppstart av operasjonsmodulen skjer i fase 2. I overgangsfasen vil dagens løsning brukes der SPISS har en enkel enveis integrasjon med DIPS Rekvirentregister Rekvirentregistre er svært viktig(eksempelvis meldingsutveksling) og bør vies spesiell oppmerksomhet i hovedprosjektet. Anbefaling Det må utvikles en enhetlig strategi for oppretting av rekvirentkoder Rekvirentregistre i lab- og røntgensystem må synkroniseres med rekvirentregisteret i DIPS. For å vedlikeholde et synkronisert rekvirentregister må det utvikles rutiner for hvordan rekvirentregistrene i lab og røntgen oppdateres når det opprettes en ny rekvirent i DIPS. Dette gjelder også motsatt vei 3.4.2 Integrasjoner Integrering av DIPS med øvrige system og med eksterne samhandlingspartnere er en forutsetning for en funksjonell og vellykket innføring av DIPS. I dag er det identifisert 43 systemer som er integrert med IMX Classic i STHF og Betanien. Ved innføring av DIPS er målet å redusere kompleksiteten noe ved at i alt 16 systemer fases ut/erstattes med DIPS. Fire nye systemer planlegges integrert i fase 1, slik at det totalt i fase 1 skal etableres 31 integrasjoner. Nedenfor beskrives integrasjoner som anbefales utviklet i fase 1 av hovedprosjektet. For en mer detaljert gjennomgang henvises til Integrasjonsstrategi (Ref/4) Ambisjonsnivå i Fase 1 Eksisterende integrasjoner med IMx vil i fase 1 bli implementert på tilsvarende nivå ved innføring av DIPS. Ved bytte av system til DIPS vil det imidlertid også være mulig å fase ut deler av dagens integrasjoner, da flere system vil erstattes av funksjonalitet i DIPS.

19 / 47 Tabellen nedenfor viser alle integrasjoner i dag, hvilke system som fases ut /erstattes av DIPS og anbefalte integrasjoner etter innføring av DIPS. For spesifisering av hvilken type integrasjoner som er aktuelle for de ulike system henvises til Integrasjonsstrategi (Ref /4) System / applikasjon Integrasjon i dag Skal fases ut Erstattes av DIPS Integrasjon Fase 1 Nye Integrasjoner Fase 2 Adresseregister. (RESH) X AGFA PACS X AGFA RIS x X AMIS x X Apeatura-Eye (Betanien) Auditbase x X Baxter / Sedra x x BupData x Carestream PACS x x Carestream RIS x x Cytodose x X Fastlegeregister Felleskatalogen x X Fics Filoverføring x x Flexlab x X Folkeregister x X GoTreatIT (Betanien) HealthTech x X Henvisningsskanning x x ImageVault x X Imatis Visi x x IMx Digital diktering x x X IMx Lege x x IMx Ros x x IMx Tekst x x IMx Text (Betanien) x x Infeksjonsdata x x Journalskanning x x Kommunehelsetjeneste x X Korridorpasienter x x Labcraft Blodbank x X Labcraft SMS for IMx x x Legehåndboken x X Legekontor x X Lovdata x X Merida x X Miclis (Vestfold) x X Milou MUSE (EKG) x X Nimes x X Nissy X x x x x

20 / 47 Norsk pasientregister x X Paga Partus x X Polk / BKM x X PorterCom x X SPISS x x X Sympathy x X Talegjenkjenning TGK x X TQM Helse x X WebPort x x x Følgende felles HSØ-tjenester er anbefalt å benyttes: Adresseregister (RESH) SMS-tjeneste / alternativt DIPS-modul for SMS varsling Folkeregister & nødnummer ebxml, sertifikater og kryptering for ekstern meldingsutveksling Radiologi-integrasjon Radiologi har i dag to systeminstanser av RIS/PACS: Agfa RIS/PACS, STHF og Betanien Carestream RIS/PACS Notodden og Rjukan Carestream skal fases ut i løpet av september 2012 og Notodden og Rjukan skal ta i bruk Agfa RIS/PACS. STHF vil fra og med høsten 2012 ha satt elektronisk henvisning til AGFA RIS i produksjon. Det anbefales at dette også etablereres i fase 1 av hovedprosjektet. Utover dagens integrasjoner med RIS, tas det sikte på en direkte kopling fra DIPS til røntgenbilder i AGFA PACS. Dette er en bedre løsning enn det man har i dag. Laboratorieintegrasjon Det anbefales at mest mulig av laboratorierekvireringen til Flexlab ved STHF og Betanien gjøres elektronisk i DIPS. Dette gjelder både for polikliniske og innlagte pasienter. Unntak kan være for enkelte sendeprøver der det er påkrevd at det fylles ut bestemte papirrekvisisjoner. DIPS har vært demonstrert for en gruppe leger ved STHF og tilbakemeldingen er at DIPS sin måte å presentere laboratoriesvar ikke er veldig ulikt slik de presenteres i IMX Lege. DIPS har ikke støtte for elektronisk rekvirering av patologirekvisisjoner og per i dag er det ikke lagt konkrete planer for utvikling av dette. DIPS har imidlertid støtte for bruk av Sem og Stenersen Prokom blanketter. Dette er i tråd med dagens løsning i STHF der det er lagt inn tre Prokom blanketter i IMX. Disse fylles ut i IMX og skrives deretter ut på papir og leveres til patologiavdelingen. Det anbefales derfor at Prokom blankettene som eksisterer i IMx i dag bestilles for bruk i DIPS.

21 / 47 All meldingsutveksling med LabCraft vil i fase 1 gå via Flexlab, slik det også skjer i dag med IMX. Generelt om svarhåndtering Når svar leses inn i DIPS, vil det opprettes en arbeidsoppgave/signeringsoppgave knyttet til svaret. Dette kan blant annet sikre at svarene vurderes, at nødvendige tiltak utføres, og at kolleger kan se at svaret er vurdert. Hvilken arbeidsgruppe oppgaven legges i er avhengig av hvem som henviste/rekvirerte, om pasienten er innlagt og oppsettet for fellesarbeidsgruppene i DIPS. Kort kan det sies at oppgaver knyttet til svar der undersøkelsestidspunktet er innenfor en innleggelse går til en fellesarbeidsgruppe, mens oppgaver knyttet til svar på ikke-innlagte pasienter går til rekvirentens private arbeidsgruppe. Andre kliniske systemintegrasjoner Tilgang til andre kliniske systemer vil bli via programmerte knapper i DIPS på tilsvarende måte og omfang som i IMX Lege i dag. I tillegg vil det i fase 1 legges opp til en knapp for tilgang til Nissy for bestilling av pasienttransport. Teknisk integrasjonsløsning Ved utarbeidelse av integrasjonsstrategi er nasjonale og regionale føringer lagt til grunn for strategi som anbefales. Jfr. føringer fra HSØ: «Strategiske føringer for klinisk dokumentasjon (PAS og EPJ) Delrapport arkitekturgruppen» er følgende førende for videre arbeid: Bruk av fellestjenester og felles grunndata der disse er tilgjengelige for å forenkle forvaltning og øke datakvalitet. Standardisering og konsolidering av systemporteføljen der det er mulig for å forenkle forvaltning og videreutvikling. Bruk av standardisert tjenestebuss for realisering av integrasjoner for å forenkle forvaltning og videreutvikling, noe som innebærer standardisering på bruk av BizTalk og HL7 v3 der dette er mulig. Dagens integrasjonsløsninger på Amtrix og XIB erstattes med en løsning basert på en integrasjonsplattform bestående av BizTalk, SQLserver og Proxy/SFTP server (betegnet som «regional integrasjonsplattform»). Dette er i h.h.t. føringer og planer som foreligger i Plattformprogrammet (integrasjonstjenesteprosjektet) i Helse Sør- Øst. Det er anbefalt at dette gjøres før innføring av DIPS for å redusere risiko. I fase 2 vil følgende integrasjoner vurderes. Applikasjonskvitteringer Apeatura- Eye GoTreatIT Rheuma og Osteoporose Milou (Er integrert med Partus, men det er ønske om direkte URL-kopling fra DIPS) Paga

22 / 47 3.4.3 Konvertering Ved innføring av DIPS vil en rekke IMx- moduler og andre systemer erstattes, og data fra disse systemene vil konverters til DIPS. Data fra følgende systemer er aktuelt å konvertere til DIPS i fase 1: IMx Classic (STHF og Betanien) IMx Lege (STHF og Betanien) IMx Tekst (STHF) IMx Text (Betanien) IMx RoS (STHF og Betanien- radiologi-/patologisvar fra hhv. Agfa RIS og Sympathy) IMx RoS (STHF - import og sending av interne henvisninger ved radiologisk avdeling) IMx SysAdm (STHF og Betanien) IMx digidikt (Betanien) IMx journalskanning (STHF) IMx henvisningsskanning (STHF) Bupdata (STHF) DIPS (Nordagutu) I tillegg skal følgende systemer erstattes av DIPS i fase 1, men det må gjøres en analyse før det besluttes om man skal konvertere data fra disse systemer. Dette må vurderes i et «kost nytte» perspektiv, da dette er system som antas ikke å ha historiske data, samt at dette er system som man ikke har konvertert fra tidligere. Estimatet knyttet til dette arbeidet er derfor usikkert. Korridorpasienter (STHF Øyeblikksdata- antas ikke aktuelt å konvertere) Webport (STHF - infeksjonsregistrering) Infeksjonsbase (Betanien - infeksjonsregistrering) Følgende system er vurdert erstattet av DIPS, men entydig anbefaling er ikke utledet av forprosjekt. Vurdering av om system erstattes av DIPS og evt. konvertering vil gjøres i gjennomføringsfasen i forbindelse med utarbeidelse av løsning, dette antas ikke å medføre stor risiko for endringer i estimerte kostnader. SMS poliklinikk timevarsling (LabCraft)- erstattes forutsatt at DIPS SMS varsling skal innføres Imatis Visi (STHF)- erstattes forutsatt at funksjonalitet dekkes av DIPS. Imatis inneholder primært øyeblikksdata og det antas at dette ikke er aktuelt å konvertere. Tabellen nedenfor gir en oversikt over hvilke data som skal konverteres fra ulike system og hvordan det skal gjøres: System (sykehus) IMX og BUPDATA (STHF) IMX (Betanien) Data som skal konverteres Organisasjonsstruktur Vurdering av metode og kompleksitet Mappingtabeller utarbeides manuelt, brukes som styringsdata i konverteringen av alle pasientrelaterte data.

23 / 47 IMX og BUPDATA (STHF) IMX (Betanien) IMX og BUPDATA (STHF) IMX (Betanien) IMX og BUPDATA (STHF) IMX (Betanien) IMX og BUPDATA (STHF) IMX (Betanien) IMX BUPDATA (STHF) IMX (Betanien) IMX BUPDATA (STHF) IMX (Betanien) Ressurser/rekvirenter (interne) Rekvirentregister (eksterne) Felleskodeverk Lokalekodeverk Medisinske kodeverk Personer/pasienter Pårørendeinformasjon Henvisninger, kontakter, episoder, innleggelser, prosedyrer, diagnoser, takster, medikasjon, cave, paragrafer, Lab svar, ledsagere, permisjoner Venteliste Timebøker Konverteres delvis maskinelt. Her vil det være et stort behov for manuell rydding/vasking. Rekvirent-registeret må gjennomgås og regler defineres for tilknytning til organisasjonsstruktur, kobling mot brukere, EDIoppsett osv.spesielt er det behov for å identifisere eksterne rekvirenter som tilhører samme organisasjon, siden dette ikke er angitt direkte i modellen i IMx, mens det er et krav i DIPS. Det er også viktig å utarbeide en helhetlig strategi for tildeling av koder som blir lik på tvers av hele foretaket. Alle relevante kodeverk må identifiseres. Mappingtabeller utarbeides manuelt, brukes som styringsdata i konverteringen av pasientrelaterte data. Standard med.kodeverk (ICD, NCSP osv.), takst- og Labkodeverk mappes maskinelt mot tilsvarende i DIPS. Lokalt definerte med.kodeverk vurderes overført til DIPS for å ivareta historikk. Lab-kodeverk behovet for rydding og vasking erfaringsmessig stort. Konverteres maskinelt Det anbefales at det gjøres en initiell innlesing av folkeregisterdata (FR) i DIPS. Alle personer fra IMx /Bupdata som kan gjenfinnes i folkeregisteret ut fra fødselsnr beholder personopplysninger fra FR, mens resten konverteres inn i sin helhet. Pasientspesifikk informasjon som f.eks. telefon, e-post etc. konverteres fra pasientregisteret i IMx/Bupdata. Pårørendeinformasjon har ofte vist seg å være av svært varierende kvalitet. Det må derfor påregnes en betydelig grad av manuell datavasking. Ingen spesiell opprydding ved DBS prosjekt. Konverteres maskinelt. Konverteres maskinelt. Ikke definert som egne tabeller, fremkommer ved sammenstilling av henvisninger, planlagt oppmøte osv. Uansett et område som må ha høy prioritet og vektlegges spesielt under testing av prøvekonverterte data. Konverteres maskinelt. Konverteringen vil omfatte selve timebestillingene (både historiske og fremtidige), mens det må vurderes om det er mulig å konvertere oppsett av selve timebøkene. Avhengig blant annet av hvor store forskjeller det er i måten det er implementert på i de to systemene og i hvor stor grad tilhørende ressurser skal konverteres direkte over.

24 / 47 IMXRoS (STHF og Betanien) IMX og BUPDATA (STHF) IMX (Betanien) IMX og BUPDATA (STHF) IMX (Betanien) IMX (STHF) IMX (Betanien) IMX BUPDATA (STHF) BUPDATA (STHF) IMX (STHF) IMX (Betanien) RTG- og PAT- svar Journaldokumenter både tekstlige og skannede inklusiv skriftlige beskjeder og sendehistorikk, skjema, brev, resepter Journalgrupper, Dokumenttyper, Forfatterregister, Annen relatert informasjon knyttet til journaldokumentene Diktater som ikke er behandlet, med tilhørende skriftlige beskjeder Tutorer, behandlingsserier, Ansvarlige behandlere, koterapeuter, Sosiodemografiske data, GAF-/andre scoredata, Vedtak/paragrafer Ansvarlige ovenfor pasient, Psykiatriskesserier, BupCom-meldinger, Handlingsplaner, Miljødokumentasjon, BUPrelaterte data Standardbrevhistorikk (innkalling og venteliste) Konverteres maskinelt. Svarene er lagret på XML-format. Det mest hensiktsmessige vil sannsynligvis være å konvertere til HTML før svarene lastes inn i DIPS. Alternativt kan alle RTG- og PAT- svar importeresgjennom Message Broker. Metodikken må avklares i Hovedprosjekt. Det er kun selve svarene som ligger lagret i IMx ROS, uten kobling mot annen RIS-informasjon (undersøkelser osv.). Konverteres maskinelt. Viktig å få dokumentert internt lagringsformat for skjemaer for å kunne eksportere/konvertere disse. Merk at det er ingen konvertering av brev fra Classic da brevets innhold ikke er lagret i databasen. Avhengig av lagringsformat vil det potensielt være behov for formatkonvertering ved konvertering av journaldokumenter. Ut fra tidligere erfaring og tilgjengelig informasjon skal alle dokumenter i utgangspunktet være lagret som RTF. Egen koding for TEXT. Mappingtabeller utarbeides manuelt, brukes som styringsdata i konverteringen av journal for plassering inn i ny journalstruktur i DIPS. Egen koding for TEXT. Alle dokumenter må minimum ha en hendelsesdato, forfatter og godkjenner. Alle konverterte dokumenter vil måtte regnes som godkjent, de bør derfor i størst mulig grad være godkjent på forhånd. Egen koding for TEXT. Alle diktater som fortsatt ikke er behandlet (dvs. at de ikke er gjort om til tekstdokumenter) må konverteres. Her er det ytterst viktig at formatet som er benyttet entydig kan leses ut av andre attributter (egne kodekolonner eller lignende), siden det kan være vanskelig å dekode binært lagrede data. Uansett anbefales det å være mest mulig à jour med behandling av diktater før konvertering starter, for å minimere mengden som må tas med over. Konverteres maskinelt. Ved STHF, i IMx Classic, har man benyttet en spesiell løsning for vedtak registrering som datateknisk er sammenlignbar med medisinske tjenester. Disse registreringer omfatter bruk av både offentlige og lokale koder. Det er en helt ny løsning og vil kreve nyutvikling av konverteringsrutiner. Konverteres maskinelt. Psykiatriske serier som datastrukturer finnes ikke i IMx. BUP-relaterte data registrert på pasient-, henvisnings- og diagnosenivå konverteres maskinelt Standardbrev i IMx (ofte kalt innkalling- og ventelistebrev) er ikke lagret i databasen. Det er kun aktuelt å konvertere metadata for brevutstedelse, idet brevets innhold på utstedelsestidspunkt ikke er lagret i IMx-databasen. Det foreslås at metadata ang brevhistorikk samles per pasient og konverteres som eget dokument som maskinelt bygges opp. Dette

25 / 47 er ikke gjort tidligere. Datakvalitet og behov for ryddeaktiviteter STHF DataBaseSammenslåings-prosjekt (DBS) var en sammenslåing av alle PAS/EPJ databaser for STHF. Prosjektet foregikk i perioden juni 2011 til mars 2012. Man tok utgangspunkt i en «tom» mal-database fra Skien/Porsgrunn som ble trinnvis bygd opp gjennom flere konverteringer. Det minste produksjonsmiljøet - Kragerø - ble konvertert først, mens det største miljøet fra Skien/Porsgrunn ble konvertert sist. Det er utført mange rydde- og mappeaktiviteter i løpet av dette prosjektet, og dette er lagt til grunn ved estimering av rydde og vaske arbeid ved konvertering til DIPS. Omfanget av behov for rydding og vasking vil avklares i løpet av innledende analyser som gjøres av datagrunnlaget etter første uttrekk. Noen spesielle områder vil kanskje ikke kunne avklares i detalj før prøvekonvertering er gjennomført. Ryddeaktiviteter vil starte så tidlig som mulig. Oppsummering fra konverteringsplan Det forutsettes at data fra Sykehuset Telemark og Betanien Hospital vil fysisk konverteres i samme database, men vi bli adskilt gjennom logiske tilgangsmekanismer. Treffe endelig beslutning om å konvertere RAD- og PAT- svar via integrasjonsmekanismer i forbindelse med og etter oppstart, eller konvertere disse i forkant av oppstart. Konverteringskode og metodikken brukt i tidligere konverteringer skal i mest mulig grad gjenbrukes. Det planlegges flere tester, i samarbeid med delprosjekt Test, under utviklingsfase for å utvikle testtilfeller og kvalitetssikre konverteringsrutiner. Oppgaver for rydding og vasking vil bli ressurskrevende, spesielt ang. pasientregistrene og, ellers i Bupdata og IMx ved Betanien. Mappingoppgaver vil bli krevende, spesielt mapping av bruker- og rekvirentregistrene. Det planlegges konvertering av journaldokumenter i flere delta- konverteringer for å minimalisere gjennomføringstid under produksjonskonvertering. Det planlegges kontrollert oppbygging av Løsningsbase gjennom hele prosjektets periode for å øke kvaliteten på systemdata. Prøvekonvertering skal simulere produksjonskonvertering og danne grunnlag for realistiske estimater for tidsplan for produksjonskonvertering. Det abefales videre at SIPSS (STHF - operasjonsplanlegging)blir erstattet av DIPS i fase 2. Det vil i fase 1 vurderes om det skal konvertere historiske data knyttet til planlegging av operasjoner. 3.4.4 Teknisk infrastruktur En veletablert teknisk infrastruktur er en forutsetning for en god overgang til DIPS. For detaljer henvises til Plan for teknisk infrastruktur (Ref/5).

26 / 47 Forprosjektet anbefaler at DIPS lokaliseres ved Digiplex i Oslo og utnytter de synergier som ligger i å benyttes samme lokasjoner og bakenforliggende systemer som andre sykehus i Helse Sør-Øst og benytter DIPS, eller som planlegger å ta i bruk dette. Denne løsningen vil være mest kostnadseffektiv og enklest kunne benytte seg av fellestjenester som opprettes sentralt. Forprosjektet arbeidet initielt med en løsning hvor DIPS skulle etableres lokalt, men overordnede føringer gjorde at dette ble endret tre uker inn i prosjektperioden. En sentral lokalisering av DIPS har som forutsetning at datalinjen mellom STHF/Betanien og Digiplex har god nok kapasitet og lav nok forsinkelse til at en slik løsning skal kunne være mulig. Sykehuspartner har gode erfaringer med bruk av helsenett til DIPS for blant annet Sykehuset ivestfold HF, Vestre Viken HF og Sunnaas sykehus HF, men disse lokasjonene benytter ikke tykk klient i like stor grad som STHF/Betanien. Målinger for å sjekke kvalitet og kapasitet på Norsk Helsenett sine linjer ble startet i prosjektet men konklusjonene foreligger ikke ved prosjektslutt. Dersom det viser seg at datalinjen ikke er god nok til å ivareta krav til kapasitet og kort forsinkelse må linjene oppgraderes eller det må etableres nye datalinjer som tilfredsstiller kravene fra DIPS. Den sentrale løsningen blir designet med svært høye oppetidskrav. Datarom 1 og 2 etableres i lokalene til Digiplex og Ahus. Under normal produksjon er det kun Datarom 1 som benyttes. Dersom Datarom 1 skulle bli utilgjengelig vil Datarom 2 tas i bruk. Miljøet i Datarom 2 er helt likeverdig med miljøet i Datarom 1, og vil yte alle tjenester med samme ytelse som Datarom 1. I tillegg til disse to produksjonsmiljøene vil det etableres et miljø for datasikring som kan plasseres i et sentralt- eller evt. lokalt datarom. Dette miljøet vil være basert på en dataguardløsning, og er ment å sikre dataene. Forprosjektet har anbefalt at flere av de øvrige WAN-linjene internt i fylket må få økt kapasitet for å kunne gi en god brukeropplevelse for brukerne på disse lokasjonene. Lokale nettverk (LAN) ved sykehusene er også kartlagt og det fremgår i rapporten hvilke lokasjoner hvor lokalnettet må oppgraderes. Særlig er det en del gamle AT&T patchepaneler som som må skiftes ut. Arbeidet kan være tidkrevende og det anbefales at dette startes så fort som mulig. De større lokasjonene ved STHF vil benytte tykke klienter mot DIPS database og applikasjonsservere, mens de lokasjonene som har lav WAN-kapasitet og ikke lar seg oppgradere settes opp med tynne klienter mot en terminalserverløsning. Forprosjektets kartlegging har vist at det vil det være ca 60 brukere som trenger terminalserverløsning.

27 / 47 Prinsippskisse for teknisk infrastruktur DIPS STHF/Betanien Tykke klienter større sykehus /høy WAN kapasitet Tynne klienter mindre sykehus /mindre WAN kapasitet DIPS App.server Oracle databaseserver (Dataguard) Lokalt datarom NHN DIPS HL7 Connector DIPS App.server DIPS Message Broker Integrasjonsplattform DIPS App.server DIPS Message broker DIPS HL7 Connector Terminalservere Oracle databaseserver (RAC / Dataguard) Testmiljøer Oracle databaseserver (RAC) Klientsone tynne klienter Terminalservere Klientsone tynne klienter Sentralt datarom 1 Sentralt datarom 2 Kommuikasjon (protokoll) Oracle (TNS) HTTP TS protokoll 3.4.5 Test I hovedprosjektet anbefales det å benytte SPs testmetodikk. Det legges opp til et omfattende testregime hvor formålet er å måle kvalitet på leveranser som leveres i løpet av innføringen. Ved å måle kvalitet i ulike faser av prosjektet blir prosjektet forutsigbart. Ved å ta aksjon når manglende kvalitet oppdages kan uheldige konsekvenser forhindres senere i prosjektet og når prosjektet kommer i forvaltning. Målet for alle testaktiviteter er å avdekke så mange feil som mulig så tidlig i prosessen som mulig, å gi en trygghet for at leveransen fyller sin hensikt. Test regimets virkemidler For å nå målet benyttes nedenstående virkemidler. Risikobasert testing. Dette skal gjøres ved hjelp av en detaljert ROS analyse av produktet (løsning og integrasjoner) i hovedprosjektet. Verifisere at definerte arbeidsprosesser lar seg gjennomføre iht krav og løsningsdesign. Alle testaktiviteter skal være dokumentert slik at sporbarhet i hele testprosessen sikres.

28 / 47 Testplanleggingen starter samtidig med planlegging av leveransen. Fokus rettes dermed mot testbarhet i løsningsdesign og testområder (testobjekter) samtidig som risikoer og prioriteringer tilknyttet disse blir synliggjort tidlig i prosessen. Tester som skal gjennomføres Testnivå Kort beskrivelse Ansvarlig Enhetstest Enhetstest er en formell test for å avklare om hver DIPS (leverandør) enhet (dvs. test av den minste testbare enhet; skjermbilder, batcher, rapporter, brev, komponenter) fungerer uavhengig av andre enheter. Integrasjonstest Integrasjonstest er en formell test for å verifisere DIPS (leverandør) om de enkelte enhetene/modulene i systemet (DIPS) fungerer sammen med hverandre. Factory Acceptance test Utføres av ekstern leverandør i leverandørens testmiljø. Testen har som mål å sjekke om kunden får det som de har bestilt og om kvaliteten på løsningen er god nok til at produktet kan leveres til DIPS (leverandør) Installasjonstest System Test System Integrasjons Test Akseptansetest Produksjonstest kunde. Testen har som mål å fange opp feil i installasjonen av systemet i et produksjonsnært eller test miljø og i integrasjonspunktene til alle systemer det er integrert mot En formell test for å avklare om et system virker som beskrevet i løsningsbeskrivelse. Kan innbefatte spesielle ikke-funksjonelle testtyper for å få testet ifølge rutiner og prosesser. System Integrasjons Test er en formell test for å avklare om hele systemet virker som beskrevet i løsningsbeskrivelsen. Den skal også verifisere om løsningen fungerer med hensyn på interne og eksterne grensesnitt. Akseptansetesting sjekker at systemet er levert i forhold til utarbeidet løsning og at løsningen som helhet fungerer for STHF og Betanien En verifikasjon/test som utføres i forbindelse med produksjonssettingsdag før sluttbruker tar i bruk løsning. Sykehuspartner (leverandør)* DIPS (leverandør) Sykehuspartner (leverandør)* Helseforetak/ Sykehuspartner (kunde)* Sykehuspartner (kunde)* *Som vist i tabellen vil Sykehuspartner være på både leverandør- og kundesiden. Sykehuspartner er HSØs driftsleverandør og forvaltningsorgan på IKT. Lavnivåtesting(enhets- og integrasjonstesting) er ikke beskrevet i rammeavtalen ettersom DIPSløsningen er et standardprodukt. DIPS er allerede leverandørtestet (gjennom enhetstest, integrasjonstest og factory acceptance test). Dette gjelder standardfunksjonalitet som er tatt i bruk hos andre helseforetak. Prosjektet vil ikke bruke tid og ressurser på disse testene i prosjektgjennomføringen.

29 / 47 Oversikten nedenfor viser når de ulike testene planlegges gjennomført 3.4.6 Opplæring Nedenfor beskrives omfanget av og metode for opplæring som anbefales gjennomført i hovedprosjektet. God opplæring vil være en forutsetning for å kunne få til en god og trygg innføring av DIPS ved STHF og Betanien. Mål for opplæring Det skal gis tilpasset opplæring til alle som skal benytte PAS/EPJ i DIPS. Opplæringen skal sikre at alle har den nødvendige kunnskap for å kunne starte med å arbeide i DIPS. Prinsipper for opplæring av sluttbrukere Opplæringen skal vektlegge praktisk trening i bruk av DIPS innenfor områder som vil være relevante for kursdeltakerne i den daglige praksis Faggrupper læres, så langt det er mulig, opp av instruktør med samme faglig bakgrunn Opplæringen skal være obligatorisk for alle brukere av DIPS Beskrivelse av nye standardiserte arbeidsrutiner må foreligge før instruktøropplæringen begynner. Dette utelukker ikke at det kan avdekkes behov for nye eller endrede beskrivelser av arbeidsrutiner i løpet av opplæringsperioden. Organisasjonen må være informert om større endringer i arbeidsprosesser Instruktøren må kontrollere at kursdeltakerne behersker de funksjoner som gjennomgås Instruktørene forventes å kunne brukes som superbrukere/ressurspersoner i driftsfasen som starter medio oktober 2013 Opplæringen skal arrangeres så nært i tid mot driftsfase som mulig Når det er hensiktsmessig arrangeres kursene lokalt Linjeledere er ansvarlige for at sine medarbeidere deltar i opplæringen Grunnleggende IKT opplæring anbefales gitt til personer som mangler kompetanse på dette området. Dette tilbys i forkant av DIPS opplæringen.

30 / 47 Sluttbrukeropplæring -omfang Opplæringen vil omfatte ca. 2.700 sluttbrukere fordelt på STHF ca. 2.550 og Betanien 150. Detaljert antall sluttbrukere, i forhold til rolle og arbeidsoppgaver avklares tidlig i hovedprosjektet. Klasseroms kurs gjennomføres ved 6 7 lokasjoner og det vil være behov for 14-15 kursrom. Disse er kartlagt. Sluttbrukeropplæringen ivaretas av 30 interne instruktører som vil få egen tilpasset opplæring av DIPS. Alle lokasjoner forventes å avgi ressurser til instruktørkorpset. Instruktørene vil bli benyttet fleksibelt på tvers av lokasjoner for, så langt som mulig å ivareta at instruktørene representerer den faggruppen de skal gi opplæring. Sluttbrukeropplæringen skal være rolle og oppgavetilpasset og består av e- læringsmoduler, klasseroms kurs samt noe auditoriumsundervisning både før og etter overgang til DIPS. Omfang av opplæring vil variere for ulike sluttbrukergrupper. For noen brukere vil det være nødvendig med grunnleggende IKT - opplæring i tillegg. Dette vil tilbys i forkant av DIPS-opplæringen. Klasseromsundervisningen vil ha behov for et stort antall kursrom og midlertidige kursrom i den perioden klasseromsundervisning av sluttbrukere pågår. Dette vil bety at tilgangen på disse rommene til annet bruk vil være stengt i en lang periode høsten 2013. For å få en effektiv kursgjennomføring vil kursrom og instruktører måtte benyttes fleksibelt. Læringsportalen anbefales som kursadministrasjonssystem. Planlegging og gjennomføring av opplæring i så stor skala som dette krever mye planlegging og det er mange «gjøre-oppgaver» som tar mye tid. For å sikre en god gjennomføring av prosjektet, blir det avgjørende å ha tilstrekkelig med ressurser tilgjengelig ved oppstart av hovedprosjektet. 3.5 Forslag til drifts- og forvaltningsmodell STHF og Betanien er de siste helseforetakene som benytter IMX og løsningen forvaltes av en felles forvaltningsgruppe i SP. Bestillinger inn til forvaltning i SP håndteres gjennom et IKTbestillerapparat i Helseforetaket. Ved overgang til DIPS vil forvaltning av PAS/EPJ følge den regionale forvaltningsmodellen for DIPS i Helse Sør Øst. Program for innføring av felles klinisk systemer i HSØ er under etablering og arbeid med etablering av og forvaltning av felles regionale tjenester knyttet til DIPS bør operasjonaliseres gjennom dette programmet. Systemansvar(funksjonell forvaltning) i STHF/Betanien og grensesnitt mot SP Drift og forvaltningsmodellen hos SP vil bestå av teknisk drift, applikasjonsforvaltning og brukerstøtte. Ved innføring av DIPS bør STHF og Betanien etablere en funksjonell forvaltning i

31 / 47 foretakene. Med funksjonell forvaltning menes her kontinuerlig oppfølging, optimalisering og videreutvikling av bruken av DIPS som utbedring av arbeidsprosesser og innføring av ny funksjonalitet. Opplæring i nye arbeidsprosesser og opplæring av nye brukere er en sentral oppgave til funksjonell forvaltning. Funksjonell forvaltning i STHF og Betanien må ha et tydelig grensesnitt mot applikasjonsforvaltning i SP. Ressurser fra STHF og Betanien vil i samarbeid med SP avklare arbeidsdeling mellom funksjonell forvaltning i STHF/Betanien og applikasjonsforvaltning i SP, samt utarbeide entydige bestillingsrutiner og evt. Skjema for de oppgaver som skal utføres av SP. (For eksempel rutine for opprettelse av brukere, rekvirenter, endring i systemoppsett, endring i maler osv. Dette er nødvendig for en sikker drift og for mulighet til kontinuerlige forbedringer. Det er i dag ikke etablert roller i STHF eller Betanien for å ivareta systemeierskap og drive en funksjonell forvaltning. Forprosjektet anbefaler at det som en del av hovedprosjektet etableres roller og dedikeres ressurser til å ivareta systemeierskapet og den funksjonelle forvalting på STHF og Betanien, i tråd med rollebeskrivelser beskrevet i Helse Sør Øst for; systemeier, systemansvarlig og superbruker. Figuren under viser roller ved HF og SP,samt sammenhengen mellom disse i en fremtidig forvaltningsorganisasjon. Systemeier Journalutvalg Tjenesteansvarlig SP Systemansvarlig Applikasjonsforvaltning SP Superbrukere Brukerstøtte SP Brukere Fig. Roller i fremtidig forvaltningsorganisasjon Det bør i hovedprosjektet også vurderes om det skal etableres en styrket organisering rundt systemansvarlig for å ivareta den operative forvaltningen. Dette tilsvarer senter for e-helse i Vestre Viken HF og lokale EPJ- senter i Helse Vest. Etablering av en slik enhet vil være en sentral brikke i å ha mulighet til å hente ut de gevinster en innføring av DIPS kan gi, samt holde fokus på kontinuerlig forbedring og utvikling. Opplæring etter overlevering til forvalting må sees i sammenheng med dette. Tidlig i hovedprosjektet bør journalutvalg etableres. Prosjektet vil ha stor nytte av et beslutningsdyktig organ, som kan bidra med å ta viktige avgjørelser ved design av PAS /EPJ.

32 / 47 Det anbefales at det etableres ett journalutvalg for STHF og ett for Betanien Ref. Løsningsbeskrivelse (Ref/1). Oppstartsperiode i forbindelse med systembytte Ved overgang til DIPS anbefales det å etablere en overgangsperiode med et styrket fokus på å hjelpe STHF og Betanien i gang med å ta i bruk løsningen. Her vil også ressurser i SP være sentrale bidragsytere. Dette kan gjøres som beskrevet i modellen nedenfor: Brukere Superbrukere / instruktører ved STHF og Betanien, etablert i prosjektfasen Superbrukere Fast kontaktpunkt i klinikken Prosjektressurser og instruktører med spisset kompetanse Oppsøkende team som Ambulante team støtter brukere/avdelinger DIPS, SP og STHF/Betanien ressurser i kontinuerlig beredskap med å ta i bruk systemet riktig Fig: Organisering av oppstartstøtte ved overgang til DIPS Beredskapsrom Back office brukerstøtte og systemforvaltning 4 ØKONOMI 4.1 Estimerte prosjektkostnader Den største driveren for prosjektkostnader er ressursforbruk. Prosjektet er omfattende og pågår i over ett år. Dette innebærer en betydelig kostnad ved bruk av interne ressurser og bruk av leverandørressurser (SP og DIPS/Deloitte) 4.1.1 Ressurskostnader- prosjektgjennomføring Interne ressurser Interne ressurser er estimert i forhold stillingsbrøk og periode (mnd) de vil bidra i prosjektet. For ressurser som tas ut i en større stillingsbrøk, vil det medføre kostnader for STHF /Betanien ved at ressursen må erstattes. For ressurser som tas ut i mindre stillingsbrøker i kortere perioder er det ikke sikkert at det vil være nødvendig å erstatte ressursen. Dette er det ikke tatt høyde for i estimatet og estimatet er derfor noe usikkert. Sykehuspartner ressurser Ressurser fra SP vil være en betydelig bidragsyter i prosjektet. I driftsfasen vil det også være en fordel å ha ressurser i SP som er blitt godt kjent med løsningen hos SP og Betanien gjennom prosjektarbeidet. Det er kjent at SP for tiden har liten ekstra kapasitet, pga mange pågående prosjekter. Dette medfører antagelig at SP må leie inn noen ressurser for å bidra i prosjektgjennomføringen. Ved innleie av ressurser vil timeprisen bli høyere enn det som er estimert. Det er derfor noe usikkerhet knyttet til dette ressursestimatet. Ressurser fra DIPS og Deloitte

33 / 47 Ressurser fra DIPS og Deloitte er estimert med en timepris uti fra rolle (styrt av rammeavtalen), så denne antas å være godt estimert. Antall timer er det alltid knyttet usikkerhet til så tidlig i prosjektplanleggingsfasen (se kommentar til hvert område nedenfor). Tabellen viser ressursestimat per delprosjekt. Dette utgjør den største kostnaden ved gjennomføringen av prosjektet. Etter tabellen er de ulike delprosjekt kor kommentert. Det påpekes at dette er et estimat som må gjennomgås i planleggingsfasen. Ressursestimat pr delprosjekt Budsjett 2012 Budsjett 2013 Totalt Prosjektledelse og fellesfunksjoner 7 000 000 12 000 000 19 000 000 STHF/Betanien 3 000 000 3 500 000 6 500 000 Sykehuspartner 1 000 000 2 000 000 3 000 000 DIPS 3 000 000 6 500 000 9 500 000 Andre 0 0 0 Løsning 16 000 000 31 000 000 47 000 000 STHF/Betanien 6 000 000 8 000 000 14 000 000 Sykehuspartner 1 000 000 3 000 000 4 000 000 DIPS 9 000 000 20 000 000 29 000 000 Andre 0 0 0 Integrasjon 3 000 000 9 000 000 12 000 000 STHF/Betanien 0 500 000 500 000 Sykehuspartner 1 000 000 5 000 000 6 000 000 DIPS 2 000 000 3 500 000 5 500 000 Andre - Berdeskapsstøtte 3 part 0 0 0 Opplæring 1 000 000 10 000 000 11 000 000 STHF/Betanien 500 000 6 500 000 7 000 000 Sykehuspartner 0 0 0 DIPS 500 000 3 000 000 3 500 000 Andre - kurs 0 500 000 500 000 Konvertering 6 000 000 19 000 000 25 000 000 STHF/Betanien 1 000 000 2 000 000 3 000 000 Sykehuspartner 1 000 000 3 000 000 4 000 000 DIPS 4 000 000 14 000 000 18 000 000 Andre 0 0 0 Teknisk infrastruktur 5 000 000 10 000 000 15 000 000 STHF/Betanien 0 500 000 500 000 Sykehuspartner 5 000 000 9 000 000 14 000 000 DIPS 0 500 000 500 000 Andre 0 0 0 Test 6 000 000 11 000 000 17 000 000 STHF/Betanien 500 000 3 500 000 4 000 000 Sykehuspartner 5 500 000 6 500 000 12 000 000 DIPS 0 1 000 000 1 000 000

34 / 47 Andre Forvaltning 1 000 000 2 000 000 3 000 000 STHF/Betanien 500 000 1 500 000 2 000 000 Sykehuspartner 0 500 000 500 000 DIPS 500 000 0 500 000 Andre 0 0 0 Administrative kostnader 3 000 000 6 000 000 9 000 000 STHF/Betanien - reisekostnader 0 0 0 Sykehuspartner - reisekostander 0 0 0 DIPS - reisekostander 3 000 000 6 000 000 9 000 000 Andre Totalt budsjett Hovedprosjekt 48 000 000 110 000 000 158 000 000 Tabell: Estimat ressurskostnader per delprosjekt Prosjektledelse og fellesfunksjoner Prosjektet omfang, kompleksitet og lengde er her de viktigste kostnadsdriverne. Løsning Løsningsutarbeidelsens omfang, lengde og involvering av mange interne ressurser som skal ledes gjennom prosessen er kostnadsdrivende her. Integrasjon Budsjettestimatet for integrasjon er basert på at det skal utarbeides integrasjonsgrensesnitt tilsvarende integrasjoner med IMX. Det er forventet at det kan gjøres mye gjenbruk av integrasjonsarbeidet (HL7 spesifikasjoner) i Helse Vest som nå er godkjent som nasjonale standarder, samt at det i Helse Vest ble utviklet grensesnitt hos flere leverandører, deriblant DIPS, som videre kan gjenbrukes. Budsjettomfanget antas som realistisk. Opplæring Budsjettet for opplæring er i hovedsak basert på erfaringer tidligere DIPS innføringer og da spesielt Helse Fonna HF og Vestre Viken HF. Frikjøp av tid til brukere som skal på kurs er ikke med i estimatet. Konvertering Budsjettet for konvertering er basert på konvertering gjøres tilsvarende tidligere brukt metodikk. PAS /EPJ kjernesystem som skal konverteres er gjennomført av DIPS tidligere og utgjør den største andel av estimatet. Budsjettet antas å være realistisk. Teknisk infrastruktur Ressursestimat ved teknisk infrastruktur er høyt, men i dette delprosjektet er det nødvendig med mye spisskompetanse og det er derfor mange ulike ressurser i mindre stillingsbrøker som er estimert. Test

35 / 47 Det er lagt opp til en omfattende og ambisiøs testgjennomføring. Omfanget på testing er vesentlig høyere enn tilsvarende testing utført i andre DIPS innføringer. Dette er i henhold til SPs testmetodikk. Det bør gjøres en vurdering av om det er nødvendig å gjennomføre en så omfattende og løpende testing av DIPS, da dette er et standardprodukt. Forvaltning systemansvar Hovedoppgaven her er å få etablert funksjonell forvaltning og grensesnitt mot SP. Det antas ikke å være høy usikkerhet knyttet til dette estimatet. Administrative kostnader Prosjektlokaler er ikke avklart og evt. kostnader til dette er ikke med i budsjett. Det er primært reisekostnader for leverandørressurser (DIPS/Deloitte) som er kostnadsdrivende. Dette estimatet er høyst usikkert, da reisekostnader vil avhenge av hvordan prosjektet legges opp mhp grad av tilstedeværelse i Skien. 4.1.2 Investeringskostnad Teknisk infrastruktur, DIPS moduler m.m. og årlig leiekostnad/forvaltning Nedenfor er en kostnadsoversikt over øvrige kostnadselementer ved innføring av DIPS. Disse er splittet i inverteringskostnad og årlig leiekostnad. Dette er et estimat som det er knyttet usikkerhet til. Det er her ikke gjort noen skille på STHF og Betanien. Estimat Teknisk infrastruktur, driftpris, DIPS-moduler og testverktøy Investering Teknisk Løsning (SP) Investering og leie Estimert total investering, Annet spesialutstyr 13 922 500 Leiekostnad Estimert total leiepris, backend, Teknisk Infrastruktur (inkludert lisenser) 10 341 299 Estimert total spart leiepris, backend, Teknisk Infrastruktur (inkludert lisenser) -5 390 274 Utbytting av Patchepanel Ressusrbruk (PL og tekniker) 1 800 000 HW (Patchepanel og kabler) 3 200 000 Periferiutstyr Skanner, 6 nye (nedskrivning 36 mnd) 30 240 Skjermer (1200 stk) 1 641 600 540 000 Timebruk Forvaltningstimer SP, årlig driftsforvaltning 9 259 700 Forvaltningstimer SP, spart årlig driftsforvaltning, IMX (5 årsverk) -6 975 000

36 / 47 DIPS-moduler (uten opsjoner) Innkjøpspris 12 014 259 Årlig vedlikeholdspris 6 156 987 Testverktøy HP ALM 13 855 per lisens - opptil 10 lisenser = 138 550 NOK 138 550,00 Totalt estimert investeringskostnad 32 716 909 Totalt estimert årlig leiekostnad 13 962 952 5 ANSKAFFELSE OG UTFASING AV TJENESTE 5.1 Anskaffelsesprosedyre og avtaletype Helse Sør-Øst RHF inngikk i 2008 kontrakt med DIPS ASA om en rammeavtale for levering av DIPS sine løsninger for elektronisk pasientjournal (PAS/EPJ) til helseforetakene i regionen. STHF og Betanien kan gjøre avrop på avtalen, men det må skje innenfor rammeavtalens utløpsdato som er 20.08.2012. 5.2 Utfasing eksisterende tjenester Foreslått løsning fra forprosjektet vil medføre at følgende systemer erstattes med DIPS: System som erstattes av DIPS Infomedix med alle moduler (STHF og Betanien Bupdata (STHF) Korridorpasienter (STHF) Webport (STHF - infeksjonsregistrering) Infeksjonsbase på Betanien SMS poliklinikk timevarsling (LabCraft) Fics Filoverføring (betalingsoppfølgning) Kommentar Erstattes av DIPS fra oppstartstidspunkt. Må avklares hvor lenge systemet skal være tilgjengelig for lesetilgang etter DIPS innføring Erstattes av DIPS fra oppstartstidspunkt Erstattes av DIPS fra oppstartstidspunkt Erstattes av DIPS fra oppstartstidspunkt Erstattes av DIPS fra oppstartstidspunkt Erstattes av DIPS fra oppstartstidspunkt Systemer som må avklares /erstattes i Fase 2 Imatis Visi (STHF) Ingen integrasjon mot IMx i dag.antas å erstattes av DIPS fra oppstartstidspunkt. SPISS (STHF) Erstattes tidlig i fase 2

37 / 47 6 FORSLAG TIL PROSJEKT 6.1 Resultatmål Prosjektet skal gjennomføre et systembytte med tilhørende prosessendringer i henhold til avtalt tid, kost og kvalitet. Resultatmål for innføringsprosjektet vil være summen av delprosjektenes resultatmål: Løsning: Utarbeidet løsning skal være i henhold til lover og regler, og tilfredsstille nasjonale, regionale og lokale krav. Det skal utarbeides god løsning for feil og mangler beskrevet i følgende 3 kilder: Rapport 1/2012 Revisjon intern styring og kontroll av det pasientadministrative arbeidet i Sykehuset Telemark HF, Konsernrevisjonen Helse Sør- Øst og prosjekt «Glemt av sykehuset». Systemoppsett og konfigurering skal understøtte elektronisk arbeids- og oppgaveflyt. Løsning skal utarbeide felles pasientadministrative rutiner som skal bidra til god datakvalitet og kvalitetssikring av EPJ i STHF og Betanien. Integrasjon: Integrasjonsløsning skal minst være på samme funksjonelle nivå etter innføring av DIPS som nå, samt at integrasjonsløsningene skal basere seg på regional integrasjonsplattform med utnyttelse av tilgjengelig fellestjeneste på denne. Konvertering: Sikre at data fra STHF og Betanien blir konvertert korrekt, entydig og hensiktsmessig for konsistent pasienthistorikk og for fremtidig behandling av pasienter. Test: Sikre at arbeidsprosesser, løsning, integrasjoner, konvertering og ytelse er tilstrekkelig testet slik at løsningen holder høy kvalitet og risiko for feil ved produksjonssetting er lav. Opplæring: Delprosjekt opplæring skal tilby ca. 2700 ansatte ved Sykehuset Telemark HF og Betanien Hospital opplæring i DIPS PAS/EPJ og nye arbeidsrutiner knyttet til dette. Opplæringen skal ha et kvalitetsnivå som bidrar til at innføringen skjer på en god måte og oppnår planlagte gevinster. Kommunikasjon: Kommunikasjonsarbeidet skal sikre dialog og tilpasset informasjon i riktige kanaler til ulike målgrupper på riktige tidspunkter underveis ihovedprosjektet og dermed bidra til at DIPS innføres på best mulig måte og oppnår målsatte gevinster med minst mulig risiko for pasienter, brukere og eiere. Gevinst: Gjennom hovedprosjektet skal gevinstmålene beskrevet i dette dokumentet spesifiseres og suppleres. Gevinstavtaler skal være inngått på alle ledelsesnivåer i foretaket, og ansvaret for gevinstuttak skal dermed være klart definert. Der det er mulig bør gevinstavtalene innarbeides i lederavtalene. Teknisk infrastruktur: Teknisk Infrastruktur skal understøtte effektiv pasientbehandling innen Sykehuset Telemark og Betanien. Teknisk Infrastruktur skal i størst mulig grad realiseres med bruk av standard IT-teknologiske løsninger i henhold til Sykehuspartners strategi. All teknologi og relevante leveranser skal tilfredsstille gjeldende krav til brukertilgjengelighet på EPJ-systemet. Forutsetningene for krav til tilgjengelighet må avklares i hovedprosjektet. All teknologi skal tilpasses den økende grad av mobilitet som EPJ fordrer. Forvaltning/ Systemansvar: Oppgavene for delprosjekt forvaltning vil i hovedprosjektet være å spesifisere og etablere fremtidig forvalting på STHF og Betanien og avklare og spesifisere grensegangen opp mot SP. Delprosjektet skal også planlegge og gjennomføre en god overlevering til fremtidig forvaltningsorganisasjon og oppstartsperiode i etterkant av driftsstart.

38 / 47 6.2 Organisering 6.2.1 Samarbeidsform Prosjektet anbefales gjennomført som samarbeidsprosjekt hvor det etableres en integrert prosjektorganisasjon hvor kunde og leverandørressurser i fellesskap utarbeider leveranser. En felles organisering vil bidra til: Effektivt samarbeid med korte kommunikasjons- og avklaringslinjer Fokusert arbeid ved at alle jobber mot et felles mål etter en felles aktivitets- /leveranseplan Kompetanseoppbygging av kundens ressurser parallelt med at prosjektleveranser ferdigstilles

39 / 47 Kunde- og leverandørfunksjonen ivaretas gjennom tydelig ansvarsdeling mellom kunde og leverandør. Enkelte leveranser vil leverandør (SP eller DIPS) være ansvarlig for, mens kunden vil ha totalansvar for prosjektet. Det er kunden som har formelt ansvar for å lede og gjennomføre prosjektet. Det vil utarbeides en kvalitetsplan som spesifiserer hvilke leveranser som skal utarbeides, av hvem, med hvilke frist samt hvordan og hvem som skal kvalitetssikre og godkjenne. En vellykket prosjektgjennomføring nødvendiggjør også et godt samarbeidsforhold mellom linjeorganisasjonen og prosjektet. Det må ikke være tvil om hvordan de reelle beslutningslinjer i prosjektet er. Det vil være en sentral oppgave for Kundens prosjektleder å jobbe med forankring og informasjon om prosjektet mot linjeorganisasjonen. 6.2.2 Organisasjonskart Prosjektet foreslås organisert som vist i skissen nedenfor: Prosjekteier Styringsgruppe STHF, Betanien, SP, DIPS Prosjektledelse PL (STHF), Ass. PL (DIPS), Ass PL(SP) Fellesfunksjoner Koordinator Betanien Controller/prosjektøkonom Prosjektsekretær Kommunikasjon Gevinstrealisering Løsning DPL (STHF) Ass. DPL (DIPS) Arkitekt (DIPS) Integrasjon DPL (SP) Konvertering DPL (SP) Teknisk infrastruktur DPL (SP) Opplæring DPL (STHF) Systemansvar DPL (STHF) Test DPL (SP) Det etableres syv delprosjekt. Organisering av delprosjekt og roller er nærmere spesifisert i delleveranser (Ref/1-9). Fellesfunksjoner er funksjoner som i stor grad går på tvers av delprosjektene. Detaljert organisasjonskart og rollebeskrivelser skal utarbeides som en del av prosjektdirektivet i etableringsfasen av hovedprosjektet. Styringsgruppe Styringsgruppens oppgave er å overvåke prosjektet med hensyn på fremdrift, kvalitet, risiko og prosjektets økonomi, foreta nødvendige prioriteringer hva gjelder interne/eksterne ressurser og andre innsatsfaktorer, samt godkjenne milepæler og sentrale leveranser fra prosjektet.

40 / 47 Styringsgruppen bør ha møter ca. 1 gang i måneden, men oftere ved behov. Styringsgruppemøter vil bli satt til datoer som er hensiktsmessige i forhold til prosjektets milepæler og behov for avklaringer/beslutninger av styringsgruppen. Styringsgruppen bør bestå av representanter fra ledelse, sentrale linjeledere, tillitsvalgt, representant fra AMU/hovedverneombud. I tillegg bør prosjektledelsen og en representant fra henholdsvis HSØ/Program, SP og DIPS møte i styringsgruppen. Mandat og deltakere i styringsgruppen er ikke avklart og må dokumenteres i prosjektdirektiv som utarbeides tidlig i hovedprosjektet. Prosjektledelse Kundens prosjektleder utgjør sammen med Leverandørens prosjektleder og koordinator fra SP prosjektledelsen i prosjektet. Det er Kundens prosjektleder som er formelt er ansvarlig for prosjektet. En vanlig fordeling mellom Kundens og leverandørs prosjektleder er at leverandørens prosjektleder ofte har ansvar for intern fremdrift og prosjektstyring, mens den kundens prosjektleder har ansvaret for rapportering og kommunikasjon internt i organisasjonen, og sikre forankrede beslutninger som prosjektet er avhengige av. Detaljerte rollebeskrivelser for kundens og leverandørens prosjektleder må utarbeides som en del av prosjektdirektiv tidlig i hovedprosjektet. Delprosjektledere Delprosjektledere har ansvaret for å utarbeide detaljerte planer, oppfølging og styring av eget delprosjekt. Delprosjektleder skal fokusere på helhet og sammenheng i leveranser fra delprosjektet. Delprosjektledere rapporterer til Prosjektledelsen. Fellesfunksjoner I felles funksjon ligger stabsroller og ressurser som har ansvar for områder som gjelder for alle delprosjekt. Den største gruppen her er Gevinstrealisering som i stor grad også vil organisere arbeidet som et delprosjekt med en leder for gruppen. Detaljerte rollebeskrivelser utarbeides i prosjektdirektiv tidlig i hovedprosjektet. 6.3 Planlegging og gjennomføring B1 Behovs-/ idéfase B2 Foranalyse-/ konseptfase B3 B4 B5 Direktiv pr fase Direktiv pr fase Planleggings-/ forprosjektfase B6 Gjennomføringsfase Pilotering Drifts / gevinstrealiseringsfase Ibruktakelse B7 B8 DIPS forprosjekt representerer B3 beslutning i HSØ prosjektmetodikk. Det vil på bakgrunn av forprosjektet besluttes om STHF og Betanien skal sette i gang Planleggingsfasen. 6.3.1 Planleggings-/etableringsfase I denne fasen vil prosjektet etableres og detaljplanlegging vil starte. Dette vil lede frem til utarbeidet prosjektdirektiv for gjennomføringsfasen og godkjenning av dette vil være B4-

41 / 47 beslutning.det vil være en trinnvis planleggingsfase hvor prosjektledelse og noen kjerneressurser bidrar i mai og juni, mens delprosjektledere vil starte 13. august. Milepæler for etableringsfase/prosjektrigging Dato Når ressurser til prosjektetableringsfasen 21.05.12 Når bestilling av DIPS miljø er gjennomført 01.06.12 Når styringsgruppe er etablert 15.06.12 Når rekruttering av ressurser til gjennomføringsfasen er gjennomført 22.06.12 Når prosjektlokaler og administrative forberedelser for 22.06.12 gjennomføringsfasen er avklart Når det er endelig besluttet om Betanien /STHF skal ha felles database 22.06.12 Når prosjektdirektiv er godkjent/b4 07.09.12 På grunn av ferieavvikling er det nødvendig å aktivitetene i mai /juni, dersom prosjektet skal gjennomføres i henhold til den milepælsplanen som er lagt for Gjennomføringsprosjektet. Dette er før formell godkjenning av B3 er gjennomført av STHF og Betanien. 6.3.2 Gjennomføring Gjennomføringsfasen vil ha følgende overordnede milepæler, disse vil spesifiseres i Planleggingsfasen. Milepæler for gjennomføringsfasen- overordnet Dato Når prosjektet er etablert med alle delprosjektledere- kick of 10.09.12 Når journalkomite er etablert 24.09.12 Når mandater for arbeidsgrupper er etablert 24.09.12 Når arbeidsgrupper har startet 24.09.12 Når løsning er klar til test 12.04.13 Når integrasjon er klar til test 16.04.13 Når systemtest er gjennomført 17.05.13 Når installasjonsdag er oppnådd 24.05.13 Når akseptansetest er gjennomført 27.09.13 Når produksjonskonvertering er gjennomført 13.10.13 Oppstartsperiode 15.11.13 Prosjekt avsluttes 06.12.13 Godkjenningsdag 14.01.13 6.3.3 Overordnet prosjektplan I forprosjektet er det gjort en vurdering av mulig tidslinje for prosjektgjennomføringen. Hvert delprosjekt har definert en fremdriftsplan hvor tidsestimat er vurdert ut fra omfanget av arbeidet som skal gjennomføres. Prosjektet har så sammen sett på avhengigheter mellom de ulike aktivitetene i hvert delprosjekt utfra dette definert den kritiske linjen for prosjektet. Med kritisk linje menes serien av aktiviteter som må ferdigstilles i en bestemt rekkefølge pga avhengigheter.

42 / 47 Kritisk linje er definert i figuren under: Følgende forutsetninger er lagt til grunn: Felles oppstart for alle enheter, da ulike oppstarter er svært kostnads og ressurskrevende Instruktøropplæring + sluttbrukeropplæring = 9 uker o Må være en sammenhengende periode rett før oppstart. Oppstartsperioden 5 uker etter oppstart o Må være minimum 5 uker før ferie Oppstartstidpunkt er vurdert i forhold til: Risiko Økonomi/ressursbehov Aktuelle tidspunkt for systembytte er mai 2013 eller oktober 2012 pga forutsetninger for opplærings og oppstartsperiode som ikke kan være avbrutt av ferieavvikling. Felles oppstart i mai er vurdert, men dette innebærer at gjennomføringsfasen må ferdigstilles i løpet av 8 måneder. Ut fra det ambisjonsnivået som er lagt i forhold til moduler og prosesser som skal innføres i fase 1, vil dette bli for liten tid - noe som innebærer høy risiko for forsinkelse og utsettelse, og mai vil derfor ikke være et realistisk oppstartstidspunkt. Det ansees også viktig å holde på den oppstartdatoen som man først har satt. Oppstart i oktober 2013 vil medføre at man med stor sannsynlighet vil holde tidsplanen. Det er også vanligvis noe lavaktivitet i ukene 41 og 42 som følge av høstferie og kirurgisk høstmøte. Med sommerferie tom uke 32 og oppstart instruktøropplæring 12. august (uke 33) blir tidligste mulige oppstart uke 42 Ved gjennomgang av kritisk tidslinje for et hovedprosjekt ble det tydelig at oppstart i oktober 2013 fremstår som det eneste aktuelle oppstartstidspunkt og at oppstart i mai ikke er mulig i forhold til omfang av anbefalt løsning. Forslag til overordnet prosjektplan ved innføring av DIPS ved STHF er vist i figuren under.