Forkortelser Forklaring BTM Øvrige budsjett ESA BudsjetTildelingsModell ordinær undervisning. Tjenester utenom ordinær undervisning. Videregående skoler Troms fylkeskommune Edb Sak Arkiv Endringer fra forrige oppdatering er merket med rød skrift. Sentrale arbeidsprosesser August 10-20. Budsjett Oppfølgingsmøter prosjekt og justering av budsjettmidler til skolene (vår, lønnsøkning tom. 31.07). Excelleratormal: B108 B-kontroll pr virksomhet-prosjekt, og tilsagnsbrev. Regnskap Godskrivning av tilskudd for gjesteelever med særskilt tilskudd. Tilsagn eksterne midler omposteres iht. budsjettjustering. Før skolestart Registrere elever i SATS Skole Budsjett pedagogisk: Elevstatus, Rettstype, Utd.program, Programområde, overføring VIGO, vedtak om spesialundervisning. 20 25. Oppdatere mal for budsjettjustering Privatister: Agresso: periode 201408-201507, tjeneste 59025 Eksamensansvarlig: Innhente opplysninger om antall privatister skoleår 2014/15. Kontroll og tilbakemelding Vgs: Forhåndsutfylt mal sendes til Vgs for kontroll og tilbakemeldinger. Kopi til eksamensansvarlig Utd. Budsjettjustering Privatister 20xx-00 Budsjettjustering Privatister 2014-15 - mal 1
21. Budsjettoppfølging/oversikt reguleringer per 15.08. Excelmal: Utvidet mal budsjettoppfølging (oppdatert) Excelmal: Månedsrapport Brukerveiledning: Budsjettoppfølging vgs. 25. September 10-15 Øk.senteret KOSTRA analyse forrige regnskapsår. Informasjon (ikke avklart per juli-15) Økonomikonferanse høst 2015 (felles opplæring medio okt.) 17. Innlevering nye tiltak neste år, drift og investering (Utgår sannsynligvis 2016) Excelmal: Øk.sjef sender ut forespørsel (mal) i forkant. Før 20. Registrere time-og fagfordeling i SATS Skole. Budsjett pedagogisk: Rammetimekoder, funksjonstilsettinger (både ressurs og evt. beløp pr. år, eks. kontaktlærer). Registrere personale i SATS Skole (evt. rapport Visma). Budsjett pedagogisk: Ajourhold av tilsettinger, hvem som har sluttet, begynt, i permisjon, fast lønn ped. personale. Før 20. Internkontroll skoleåret bruk av pedagogiske ressurser: Sammenligne aktiviteter registrert i SATS skole mot planlagte aktiviteter (Jf. planlegging april/mai). Excelmal: 1 Planlegg-Aktiviteter Excelmal: 2 Planleggingsverktøy BTM Før 20. Rapportering kontering lønn/fylkestillitsvalgte Kontering «Fylkestillitsvalgte»: 10106 51550 220000 2010) Frikjøp tillitsvalgte lærere tildeling sentral ressurs 2
21. Elevtelling per. 01.10 og rapportering seniorressurser: Gi opplysning om hvem som skal motta rapporteringen. Excelmal: Budsjettramme ord.undervisning (elevtelling). Brukerveiledning: Rapportering BTM vår og høst. Søknad BTM pkt E) Skjønnsmidler 2015/16, og inventar, utstyr, mindre ombygginger 2016. Opplyse om saksnr. i ESA, hvem som skal motta søknader, og frist for innsending. Budsjettildeling til Vgs utover ordinær tildeling Søknad om budsjettmidler utover ordinær tildeling Før 30. Innsending av søknad BTM pkt E) Skjønnsmidler 2015/16 Og inventar, utstyr, mindre ombygginger 2016 til oppgitte mottakere ved Utdanningsetaten adm. Budsjettildeling til Vgs utover ordinær tildeling Søknad om budsjettmidler utover ordinær tildeling Før 30. Møte om budsjettjustering Privatister med øk.ansvarlig tjeneste 59025. Justering av budsjettmidler til skoler som avvikler eksamen for privatister. Budsjettjustering Privatister 20xx-00 Budsjettjustering Privatister 2014-15 - mal Før 30. Avklaringsmøte med avd. Inntak, formidling og tilbud elevtelling BTM. 30. F.utd.sjef Vedtaksmøte: Søknader om BTM pkt E) Skjønnsmidler 2015/16, og inventar, utstyr, mindre ombygginger 2016 (foreløpig). Vedtak om budsjettmidler utover ordinær tildeling 3
Oktober 1 2. Innsending av elevtelling pr. 01.10 og rapportering seniorressurser til oppgitt mottaker ved Utdanningsetaten adm. (SATS skole oppdateres innen 30.09). Excelmal: Budsjettramme ord.undervisning (elevtelling). Brukerveiledning: Rapportering BTM vår og høst. 2. Øk.senteret Lønnsvekst lærere beregnes for justering av satser pr. elev høstjustering BTM (54000). Lønnsvekst spesialundervisning (562), voksenopplæring (580) justeres ut til skolene. 1. 30. Øk.senteret Økonomiopplæring (uavklart per august) 2. 9. Kontroll evt. korrigering av elevtelling fra skolene: Elever med voksenrett/spesialundervisning/ikke rett, antall grupper. Intern regulering VO-ordinær undervisning. 7. Øk.senteret Statsbudsjettet legges frem. Konsekvenser for fylkeskommunen utredes. 15. 19. Øk.senteret Prisjusterte foreløpige rammer for neste år er klare (Framskrivning vedtatt budsjett 2015 inkl. justeringer iht. vedtatt økonomiplan, men før innarbeiding lønnsvekst og nye tiltak/innsparinger). 12 22. Beregne høstjustering BTM: Antall elever, kriterier og midler basert på skjønn pkt E). Pkt X: Læremidler, P2801/2802, ESA 06/2421-50. Tidsressurs jfr. Arbeidstidsavtale, SFS 2213. Før 23. Budsjettjustering BTM høst: Informasjon til skolene om budsjettjustering høst og vedtak BTM pkt E) Skjønnsmidler Excelmal: Budsjettramme ord.undervisning (høst). Vedtak om budsjettmidler utover ordinær tildeling 4
15. 22. Budsjettoppfølging/oversikt reguleringer pr 15.10. Budsjettoppfølging/oversikt reguleringer pr 15.10. Excelmal: Utvidet mal budsjettoppfølging (oppdatert) Excelmal: Månedsrapport Brukerveiledning: Budsjettoppfølging vgs. November 1. Frist for rapportering antall elever særskilt norsk høst. Oversikt sendes på e-post til oppgitt mottaker. 9 20. Utarbeide foreløpige rammer for øvrige budsjett fordelt på tjeneste til samtlige skoler. Vedtatt budsjett 2015 er grunnlag for budsjett 2016. Det legges til prisvekst og lønnsvekst, endringer i rammer som følge av innstilling i årsbudsjett 2016 (Fylkestingssak), og evt. interne vedtak om rammeendring. 16 27. Beregning ped. ressurser med lønnsnivå nov-15 Excelmal: Budsjett ordinær undervisning vgs BTM Brukerveiledning: Beregning av ped. ressurser budsjett ordinær undervisning vgs BTM. 16 27. Lønnsoversikt øvrige budsjett med lønnsnivå nov-15 utarbeides og sendes til kontaktperson Økonomi Utd. Excelmal: Skjema lønn komm.stillinger (evt. oversikt lønnsøkning drift vgs). 23. Utsending øvrige budsjettrammer til Vgs: Foreløpige budsjett inkl. endringer neste år sendes til skolene. Vedlegg: Øvrige budsjettrammer Merk (egen farge) budsjettrammer med ny tildeling: Spesialundervisning, tilsagn inventar/utstyr Merk budsjettrammer (egen farge) med ekstern finansiering Desember 1 31. Årsavslutning, kontroller regnskap/budsjett, refusjoner eksternt, mm. Intranett: Økonomi Regnskap (oversikt) Mal EK-håndbok/Intranett: Sjekkliste budsjett og regnskap 5
1-15 F.utd.sjef Planlegging budsjett neste år eget ansvarsområde Vedtaksmøte: Inventar, utstyr, mindre ombygginger 2016 (endelig). 4. Budsjett ord.undervisning: Beregne forslag til elevsatser for 2016 inkl. prisvekst neste år, lønnsvekst tom. nov, endret sats SPK, og endringer iflg. årsbudsjett 2015. Utarbeide sak i ESA til fylkesråden om grunnlag for nye satser. Per 1.1.2016 (ESA 13/2814). Lønnsvekst, endret sats SPK, evt. interne vedtak om rammeendring. 7. Fylkesråden Godkjenne elevsatser ordinær undervisning for neste budsjettår. 7. Utsending budsjettrammer til skolene: Rammer for ordinær undervisning sendes til skolene. Informere om prisvekst, lønnsvekst, satser pensjon, satser arbeidsgiveravgift, evt. interne vedtak om rammeendring. Excelmal: Budsjettramme ord.undervisning (kan også brukes på spesialundervisning) ESA: 13/2814 Budsjettmodell vgs. 15. Budsjettoppfølging/oversikt reguleringer per. 15.12. Excelmal: Utvidet mal budsjettoppfølging (oppdatert) Excelmal: Månedsrapport Brukerveiledning: Budsjettoppfølging vgs. Før 31. Øk. Utd Vedtak inventar/utstyr og mindre ombygginger 2016 Overføre budsjettmidler til budsjett 2016V (ufordelt) Budsjettildeling til Vgs utover ordinær tildeling Vedtak om budsjettmidler utover ordinær tildeling Excelleratormal: mal innlesningsark planlegger (uten spørring) med lokal 6
31. Frist for overføring av budsjett 2016 til Agresso: Ordinær undervisning Øvrige budsjett inkl fagskole og spesialundervisning Excel maler: Øvrige budsjettrammer Vgs Budsjett ordinær undervisning vgs BTM Excelleratormal: mal innlesningsark planlegger (uten spørring) med lokal Helst før 31. Budsjett: Reguleringsmøter og regulering av budsjettmidler til skolene (høst). Excelleratormal: B108 B-kontroll pr virksomhet-prosjekt og tilsagnsbrev. Regnskap: Godskriving av tilskudd for gjesteelever med særskilt tilskudd. Utbetaling av Lærlingetilskudd etc. Tilsagn eksterne midler omposteres iht. budsjettjustering. Januar 1 25. Øk.senteret evt. Kontroll mot rammer og evt. korrigering av detaljbudsjett (Ordinær undervisning og øvrige budsjett inkl. fagskole og spesialundervisning) 1 31. Årsavslutning, kontroller regnskap/budsjett, refusjoner eksternt, mm. Intranett: Ansattportal Økonomi Veiledere og rutiner: Sjekkliste budsjett og regnskap Medio Avsetning/ bruk av bundet fond til eksternt finansierte prosjekter. Sendes til regnskap v/økonomisenteret. Intranett: Ansattportal Økonomi Regnskap Blanketter/skjema: Postering fond (blankett for kontering) Vedlegg: Kopi av tilsagnsbrev og Agressorapport ekskl. mva.(b009- B-kontroll prosjekt/ansvar eks. ref. mva). 7
13. 31. Øk.senteret Innlegging lønnsvekst november desember 2015 for BTM ordinær undervisning/øvrige budsjett. Justering pensjon KLP og SPK 2015 for øvrige budsjett. 22. Fordeling interne budsjett (avdelingsbudsjett). 25. januar Øk.senteret Februar 1 31. Siste avstemming budsjett Utdanning. Oppdatere felles prosjektoversikt Utdanning, og ved hver enkelt vgs (vedlegg til årsbudsjett). 15. Regnskapsavslutning 22-26. Øk. Utd Revisjon regnskap Kriminalomsorgen: Sende regnskapsrapport 2015 for Kriminalomsorgen (59035) til KOM REV Nord. Prosedyre: Opplæring innen kriminalomsorg budsjettering og rapportering (egen perm 22. Elevtelling per 01.03 og Avviksforklaring 2015. Melding om frist for innsending og presisere hvem som er mottaker (e) ved rapportering. Excelleratormal: Avviksforklaring Brukerveiledning: Rapportering BTM vår og høst. Mars 1 4. Elevtelling og innsending av elevtelling til oppgitt mottaker endring 02.10 01.03. 10. Avviksforklaring 2015. Brukerveiledning: Rapportering BTM vår og høst. Excelleratormal: Avviksforklaring 1-30 Øk. Utd Utarbeide prosjektbudsjett Utdanningsetaten sentralt: Sende melding til prosjektledere (PL) om utarbeiding og oversendelse av prosjektbudsjett til Øk.Utd. Tilsagnsbrev vedlegges prosjektbudsjett (evt. vise til saksnr. i ESA) Vedlegg: Budsjettmal Prosjekt Utd.adm. 8
5 20 Justering av budsjett i forhold til elevtelling pr. 01.03 Budsjettjustering av øvrige budsjettmidler til skolene (vår). Excelleratormal: B108 B-kontroll pr virksomhet-prosjekt og tilsagnsbrev. April 1. Telledato antall elever landslinjer Gjelder Bardufoss Høgtun vgs og Nord Troms vgs. Tilskudd inntektsføres i etterkant vår og høst (regnskap). Rundskriv: www.udir.no (Tilskot 5-2005) 1 15 Planlegging neste skoleår bruk av ressurser Innlegging av økonomiske data i forhold til planlegging av undervisningsaktiviteter neste skoleår. (Fag- og timefordeling). Excelmal: 1 Planlegg-Aktiviteter Excelmal: 2 Planleggingsverktøy BTM Brukerveiledning Planl.verktøy BTM 1 30 Øk. Utd Budsjettjustering Spesialundervisning: Oversikt fra Inntak/fagansvarlig spesialundervisning er grunnlag for budsjettjustering som gjelder høst 2015, og foreløpig budsjett hele 2016. Budsjettjustering barnevern: Oversikt fra Inntak/fagansvarlig barnevern er grunnlag for budsjettjustering (vår og høst) 1 30 Øk. Utd Overføre prosjektbudsjett til Agresso Web. Excel mal: Budsjettmal Prosjekt Utd.adm. Excelleratormal: mal innlesningsark planlegger (uten spørring) med lokal. 1 30 Samling avd.leder drift/øk.sjef Vgs/økonomi Vgs. Ca. 15. Frist elevtelling samisk, fins og særskilt norsk: Melding om frist for telling av elever samisk, finsk og særskilt norsk. Presisere hvem som er mottaker (e) ved rapportering. 9
Ca. 29. Budsjettoppfølging/oversikt reguleringer pr. 30.04. Excelmal: Utvidet mal budsjettoppfølging (oppdatert) Excelmal: Månedsrapport Brukerveiledning: Budsjettoppfølging vgs. Mai 1 2. Frist 01.05 for rapportering antall elever særskilt norsk vår, antall elever samisk og finsk. Oversikt sendes på e-post til oppgitt mottaker. Skjema for rapportering samisk: www..udir.no/regelverk/tilskudd/alletilskuddsordninger/skoleeiere/samisk-i-vidaregaandeopplaring/ Skjema for rapportering finsk: www..udir.no/regelverk/tilskudd/alletilskuddsordninger/skoleeiere/finsk-i-vidaregaande-opplaring Juni 1 30 Oppdatere «Årshjul økonomi Utd/vgs.» og ved behov «Møteplan øk.møter Utd.etaten». 24. Budsjettoppfølging/oversikt reguleringer pr. 15.06 Excelmal: Utvidet mal budsjettoppfølging (oppdatert) Excelmal: Månedsrapport Brukerveiledning: Budsjettoppfølging vgs Juli 1 31. Kontroller regnskap/budsjett (kontinuerlig) Oppdatere/utarbeide prosesser/prosedyrer på sentrale områder (kontinuerlig) Regnskap: Utbetaling av Lærlingetilskudd etc. Intranett: Ansattportal Økonomi Veiledere og rutiner: Sjekkliste budsjett og regnskap 10
Kontrollrutiner lønn/regnskap Tidspunkt Ansvarlig Oppgave/innhold Månedlig ca. 10.-15. Hver 2. måned Før 10. jan. Før 20. mars Før 20. mai Før 20. juli Før 20. sept. Før 20. nov. Rapportuttak og kontroll av lønnsjournal på eget ansvar. Intranett: Ansattportal Lønn og personal Lønnsrutiner/Visma Kontroll kontering av tillitsvalgte sentral ressurs. Vima lønn: Spesifisert lønnsjournal utdanning 220000 ex tillitsvalgte Kontroll momskomp.koder på faktura med forfall: Sept/okt/nov/des. korr. periode 12/desember. Nov/des/jan/feb. korr. periode 2/februar. Jan/feb/mars/april korr. periode 4/april. Mars/april/mai/juni korr. periode 6/juni. Mai/juni/juli/aug. korr. periode 8/august. Juli/aug/sept/okt. korr. periode 10/oktober. Perioder merket med gult vil være foreldet neste moms-komptermin. Intranett: Ansattportal Økonomi Regnskap Mva og mva-komp Rutine for å unngå tap. 11