Veiledning for avlevering av elektroniske arkiv Dette er en veiledning for avlevering av elektroniske arkiv til Arkiv i Nordland (AiN). Den er først og fremst beregnet på personell som er ansvarlig for avlevering i kommuner; arkivleder, systemansvarlige og ikt-personell. Hva er en elektronisk avlevering? Avlevering betyr at et avslutta arkiv, eller deler av det overføres til et depot. Informasjon fra et datasystem som skal langtidsbevares i et digitalt depot kalles derfor en elektronisk avlevering. Andre ord som brukes er; arkivutrekk, depositum, innlevering, avleveringspakke eller SIP - «submission information package». 1 Deponering eller avlevering? Arkivuttrekket kan være i en av to faser. Deponeringfase Avleveringfase Hovedforskjellen på disse er administrativt, hvem har det formelle forvaltningsansvaret? For de fleste praktiske formål i et depot er det ingen forskjell, derfor blir ordet avlevering hovedsakelig brukt. Ordet «Innlevering» er vurdert som et nøytralt begrep i fohold til dette, men er ikke innarbeidet ennå. Om ikke annet er avtalt eller bestemt ihht lover og forskrifter er avleveringen er i de første 25 år etter at AiN har mottatt den å betrakte som et depositum. I denne deponeringsfasen beholder avleverende kommune/organ det fulle ansvar for depositumet, og må vedlikeholde det aktuelle datasystemet og betjene egne brukere av depositumet inntil den formelle avleveringen har funnet sted. En arkivskaper som deponerer elektronisk arkivmateriale kan derfor ikke slette arkivdata i sitt IT-system. Hovedgrunnene til at man først deponerer er; Systemet kan være i bruk - typisk bruk er oppslag/kopiering til papir fordi «orginal» er/kan bli borte eller ødelagt. Opplysningene skal være lett tilgjengelig, men også bevart. Man retter feil i dataene, i det systemet det er skapt i. Depositumet er midlertidig inntil endelig avlevering kan avleveres. Innholdet/depositumet er sikret i tilfelle system skulle bryte sammen om det er ustabilt og det kan være en viss fare for at den ikke kan lages uttrekk senere. - Utstyr lever ikke evig, og deler kan ikke skaffes i all overskuelig fremtid. Jo lengre man venter med å ta vare på gamle data jo større sannsynlighet er at man ikke kan lese de med dagens teknologi. 25 år gammel dokumenter skapt med foreldet programvare vil som regel ikke leses enkelt på skjerm. Man ønsker å fryse et bilde av verden, ved gitte intervall. System som ikke låser data har data som er gjenstand for forandringer, eller at ny info stadig skrives inn. Ved å lage en «snapshot» kan man bevare utvikling over tid, eller det konkrete historisk bildet av virkeligheten der og da. Når depositumet går over til å bli en avlevering innebærer det at AiN overtar alt ansvar for materialet, herunder ansvaret for forvaltning av innsyn og alt videre teknisk vedlikehold. Arkivskaperen kan da slette systemet forutsatt at det ikke er gjort endringer. Er det gjort endringer skal det lages en ny avlevering. Arkivskaperen må ikke stenge ned systemet sitt, men de kan ikke gjøre forandringer i det, siden «orginalen» da vil være i depotet. Eierskapet til kommunale data vil aldri kunne overdras til AiN, som nevnt tidligere er det kun snakk om overdragelse av forvaltningsansvar.
Hva skal avleveres? Normalt skal arkiv som ikke lengre er i administrativt bruk avleveres, eller når organet er nedlagt/har avsluttet deler av sin virksomhet, avleveres. Men siden data er sårbart skal dette gjøres straks man har periodisert. Skal data konveres flyttes til nytt system skal det også foretas en samlet avlevering. Det er arkivdeler som periodiseres disse kan ha ulike periodeskiller, utrekket består av en eller flere avslutta arkivdeler. Dette gir gode muligheter til å sjekkes/verfisere innhold. Sjansen for at data enkelt kan lese er størst da. 10 år i dataverden er lenge, produksjonsystemmer er gjerne oppdatert flere ganger, eller byttet ut. Utdaterte produksjonssytemer/miljø skaper gjerne ofte problemmer, som gjør at man ofte ikke lese data enkelt. Arkivloven sier at elektroniske arkiv skal avleveres digitalt, papir arkiv skal leveres på papir, men dens formål er også å sikre at viktig informasjon ikke går tapt. De største utfordringene til papirarkiv er at de tar plass, dokumenter kan havne på feil plass, eller bli rotet vekk. Digitale arkiv er litt mer utfordrende å bevare, men gir store gevinster på fremfinning, analyser og ved senere formidling. De kan også fungerer som sikkerhetskopi for papirorginalen. Det er svært fremtidsrettet å bevare data elektronisk. Det er langt mer kostbart å skanne inn store papir arkiv, enn å bevare de i sin opprinnelige elektroniske form. Rettsaker kan tapes pga manglende dokumentasjon. 2 Alle datasystemer som inneholder bevaringsverdig informasjon som dokumenterer arkivskapers saksbehandling skal avleveres. Vi vil også kunne ta i mot digital informasjon som er pålagt oppbevart/lagret gjennom lover og forskrifter i forhold til arkivskapers drift forøvrig. Andre systemer/data arkivskaperen ønsker bevart kan avleveres/deponeres om vi har kapasitet. Bevaring og kassasjon For å sikre data for ettertiden brukes en migreringstrategi. Det betyr at data flyttes fra systemet de er skapt i til et godkjent digitalt arkivformat. Systemet er derfor ikke gjenstand for bevaring, bare innholdet. Det gjøres derfor et arkivuttrekk. Alle offentlige organ er pliktig til å føre en oversikt bevaringsverdig informasjon, som skal ligge i en arkivplan. En god rutine ved innføring av et nytt system er å planlegge/lage oversikt over hva som skal tas vare på av, hva kan/skal kasseres når, samt bestemme seg for hvilke periodiseringer man skal ha. Melding til bør da gå til AiN om hvilke planer man har. Det blir fort tidkrevende å plukke ut smådeler av et elektronisk arkiv basert på løse regler for å kassere dette i etterkant. En god plan i forkant vil ofte være å foretrekke, for å sørge for at klare regler for registreringer/merking av disse. En stor utfordring som oppstår dersom man skal sanere data er at arkivuttrekket skal ha en sjekksum (digitalt fingeravtrykk). Endrer eller fjerner man data vil sjekksummen etterpå ikke stemme. Autensiteten til et arkivuttrekk er gitt av sjekksummen. Kan ikke data fjernes med en definert prosess som gir et likt resultat hver gang, kan man ikke føre bevis for at arkivet er autentisk etterpå. Nærliggende løsninger på utfordring: 1. Dersom man vet at noen bestemte deler skal fjernes er det bedre å lage 2 arkivuttrekk/arkivpakker. Med hver sin sjekksum. Ett med «alt», og ett annet hvor alt kassert er fjernet. Man oppbevarer begge til det punkt at siste kassasjon skal foretas. Man kasserer da hele arkivpakken som har kasserbare data i seg. Man bryr seg ikke om at noe skal kasseres til ulike tider, men hva man skal sitte igjen med tilslutt. 2. Arkivetuttrekket deles opp i flere naturlige bestandseler hvor man kun har data som skal kasseres eller ikke. De pakkene som skal bevares blir bevart, kasserbare pakker ødelegges etter angitt dato.
3. Man stoler på prossessen som depot utfører og den er konsistent slik at det samme sjekksum lages hver gang man gjør en konkret kassasjon. Endring i sjekksum er entydig dokumenterbar slik at det er rom for tvil på at intet annet enn kassert materialet er fjernet. Systemer som skal deponeres/avleveres Datasystem arkivskaperen anvender og som skal avleveres til depot, kan grupperes innenfor disse hovedkategoriene: Journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter. I denne gruppen kommer sak-/arkivsystemer som er utarbeidet innenfor Koark- og Noark-standardene. Fagsystemer, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling. I denne kategorien vil spesielt klient-/pasientrettede datasystem høre til, saksbehandlingssystemer med journalfunksjonalitet vil også inngå i denne kategorien (jf. Noark-standarden). Andre registre og databaser som dokumenterer organets saksbehandling 3 På bakgrunn av den tekniske, metodiske håndteringen av elektroniske avleveringer skiller vi mellom følgende: Systemer som følger Noark standard. Øvrige systemer. Systemer som følger Noark-4 I henhold til arkivforskriften 3-17 skal arkivuttrekk fra elektroniske journaler, inkludert eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter, deponeres i arkivdepot straks en journal- eller arkivperiode er avsluttet. Periodiske avleveringer fra Noark-4 skal følge spesifiserte krav i Noark- 4.1, kap. 15 «Formater for utveksling og avlevering». Merk xml skal brukes. Noark 4-systemer Journalopplysningene skal eksporteres fra databasen som tabelluttrekk fra hele arkivperioder, jf. reglene for periodisering og bortsetting i Noark 4.1. Uttrekket skal omfatte (K15.18): 1) En eller flere avsluttede hele arkivdeler 2) Eventuelle elektroniske saksdokumenter som er tilknyttet journalpostene 3) Rapporter a) Journal (jfr. Kapittel 11.3.2 i Noark 4) b) Saks- og dokumentoversikt (jfr. Kapittel 11.4.4) Uttrekket kan omfatte (K15.19): c) Offentlig journal (jf. kapittel 11.3.3) bla for publisering på nett. Ved avlevering eller deponering skal tilknyttede elektroniske saksdokumenter overføres sammen med uttrekket fra Noark-systemets tabeller, også når de elektroniske dokumentene bare utgjør en del av sakarkivet. Den del av sakarkivet som består av dokumenter på papir, kan først følge som del av den ordinære avleveringen. Til uttrekk som er produsert av et system basert på Noark-4 skal det også følge med spesifikk dokumentasjon fra systemleverandøren som beskriver hvilke deler av Noark-4 som er inkludert i systemet.
Noark 5 Siste versjon er pt Noark 5 versjon 3.1. Kapitel 5.12 omhandler avlevering. De fleste prinsipper fra Noark 4 beholdes selv om selve uttrekket er definert pånytt. Kort fortalt ugjør forskjellen at man nå følger en mer logisk struktur i forhold til arkivdel, mappe, sak, ikke tabell struktur satt i Noark 4, noe som skal gjør det lettere å avlevere data. Nytt er også at rapporter skal nå leveres som xml filer se nedenfor. Alt skal leveres som en samlet avleveringspakke Denne skal minimum inneholde følgende filer: arkivuttrekk.xml dokumentasjon av innholdet i arkivuttrekket) arkivstruktur.xml (metadata om dokumentene) endringslogg.xml (logging av endrede metadata) Dersom avleveringspakken inneholder arkivuttrekk med journalføringspliktig informasjon, skal den i tillegg inneholde følgende filer: loependejournal.xml offentligjournal.xml 4 XML-skjemaene til alle XML-filer i avleveringspakken skal også være inkludert. For virksomhetsspesifikke metadata skal det medfølge egne XML-skjemaer. Øvrige systemer Fra elektroniske fagsystemer skal arkivuttrekk deponeres når det er fare for at informasjonen går tapt, enten ved overskriving eller konvertering. Deponering bør uansett ikke skje sjeldnere enn hvert 4-6. år. Uttrekk skal leveres som sekvensielle tekstfiler, helst xml. Hver tabell skal utgjøre en fil. For arkivuttrekk fra øvrige systemer skal Riksarkivarens metadata-standard ADDMML (Archives Data Description and Manipulation Markup Language) følges. Det gjelder også for systemer som følger Noark-3/Koark standard. XML skal benyttes som format for tabelluttrekk. Avleveringsprossen Kort intro Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) har lagd en generell prosessbeskrivelse for hele depottjenesten basert på krav gitt i ISO 16363 / TDR. TDR er en forkortelse for Trusted Digital Repository, som kan oversette til Tillitsfult Digitalt Depot. Arbeidet bygget videre på OAIS (ISO 14721), samt arbeidet til DIAS prosjektet hos Riksarkivet. Poenget var å utarbeide så like generelle rutiner som mulig, og sikre at lover og regler innenfor behandling av arkivmaterialet følges. KDRS kjører et prosjektløp i 3 faser, hvor fase I, er utarbeidelse av felles rutiner og prosess. Fase II er implementering i arkiv institusjoner, fase 3 er revisjon av opplegget. Fase II starter i 2014. Modellen er en prosessmodell som forklarer ulike steg som skal gjøres, av hvem, og vha hvilke rammebetingelser. Man går fra en boks til en annen. I hver boks foregår det en unike operasjoner som fører til neste steg. Hvem som har/skal ha ansvar for hva er gitt som input nedenfra på hver boks. Ovenfra og ned til prosess kommer rammebetingelser. Hver prosess har et nummer (for eksempel A1-6), og kan i noen tilfeller være brudt ned i stor detalj. Klikker man på prosess kommer man enten lenger ned i modell, eller tilslutt til en overordnet rutine
5 Løsningen er webasert og skal tilpasses lokale forhold i fase II, før den tid gir den alikevell en god hjelp til å utføre nødvendige operasjoner fra start til slutt. Figur over gir det overordende perspektivet på hva som skal gjøres av arkivskaper i avleveringsprosessen. Stiplet linje betyr at Arkiv i Nordland som KAI institusjon, vil bistå underveis. Etterhvert vil være naturlig at arkivskaper håndterer mer og mer selv. Fra mottak til at avlevering faktisk ligger trygt og sikkert oppbevart må det være full åpenhet om de ulike prosessene, hva depotistitusjonen gjør, hvordan de etterlever ulike krav etc skal ikke være en hemelighet. Uten tillit, og muligheten til å etterprøve det som gjøres vil ikke det som lagres ha en garantert gyldighet. Å vite hva som teste hvordan etc kan også være med på å lage uttrekk rett første gang, uten å måtte gjøre flere avleveringer. AiN anbefaler derfor at de som avlevere gjør seg kjent med prosessen videre frem til uttrekket er trygt oppbevart, spesielt testing/godkjenning prosess. Kort oppsummering (A1) Forberedelse deponering (A2) Mottakskontroll (A3) Innsjekk (A4) Testing (A5) Lage arkivpakke AIP (A6) Langtidsoppbevare AIP (A6) (D) Vedlikeholde AIP Tilgjengeliggjøring og formidling Deponerte arkiv vil være oppbevart men være utilgjengelige med mindre annet er avtalt med den instansen som har ansvaret for materialet. Så lenge materialet er deponert er det da naturlig at denne instansen selv sørger for alle former for innsyn. Materialet som er ikke er underlagt restrisksjoner er pr definisjon offentlige. Så fremt det foreligger innsynsløsninger vil da det slikt materialet i fremtiden besørges av AiN. Det som er unntatt offentlighet vil under normale omstendigheter sendes tilbake til aktuell instans for videre faglighåndtering, med mindre annet er særskilt avtalt.