Noark 6 HVA VET VI, OG HVA TROR VI, OG HVA VIL VI LEVERE MARTIN BOULD OG RAGNAR STURTZEL

1 28.4.2016 Noark 6 HVA VET VI, OG HVA TROR VI, OG HVA VIL VI LEVERE MARTIN BOULD OG RAGNAR STURTZEL

Denne sesjonen skal vies til Noark standarden I UTGANGSPUNKTET 2 INNLEGG 1. Noark 6 / Noark 5 hva vet vi og hva tror vi? Med Martin Bould ingen overraskelse 2. Hva slags satsing vil vi i EVRY ha på Noark området?, ved vår eminente og etter min oppfatning alt for undervurderte Noarkekspert Ragnar Sturtzel 3. Men før vi skal i ilden, og ta dere igjennom en faglig tung runde, så vil jeg introdusere i opptak fra Sognsvann, 4. Riksarkivar Inga Bolstad

Her kan videoen til Riksarkivaren limes inn?

Noark 6 4 HVA VET VI OG HVA TROR VI?

Noark 5 5 HVA VET VI OG HVA TROR VI?

Vi må ta vekk? Fokuset fra Noark 6 Det dreier seg ikke om en ny løsning, en ny teknologi, men heller at man setter sammen Noark løsningene på en bedre måte sammen med andre verktøy 6

Noark standarden har eksistert i 32 år Men det er i bunn og grunn lite som har skjedd! #EVRYSAKOGPORTAL 7

Og ikke minst 24 år etter at arkivloven ble vedtatt 18 år etter at arkivforskriften trådte i kraft 17 år etter at Riksarkivarforskriften trådte i kraft Er det behov for å justere en rekke forskrifter og bestemmelser 8

De nye reguleringene tar sikte på å Styrke dokumentasjonsforvaltningsfeltet gjennom en tydelig modernisering av regelverket Klarere fokus på dokumentasjonsforvaltning Svekke referansene til gårsdagens dokumentasjonsforvaltningspraksis Men også styrke kravene til systemers evne til å håndtere dokumentasjon 9

Det er i dag vanskelig å gå konkret inn på hvilke bestemmelser som må reguleres sannsynligvis kommer Revisjon av bestemmelsene om journalføringsplikt Krav til godkjenning av fagsystemer som håndterer arkiv Modernisering av ordlyden i en rekke deler av arkivforskriften 10

De systemene og tjenestene dere etterspør Reflekteres av de lovpålagte kravene som stilles til hvordan oppgavene dere gjør skal utføres 11

Og når dere leser standarden Blir dere ikke frustrert over de mangelfulle kravene der? 12

Og når dere leser standarden Hvorfor er standard «basisregistrering» en journalpost? Et sett med metadata som ikke har endret seg siden 1983? 13

Allerede da Noark 4 standarden var klar Som en løsning for elektronisk arkiv, visste man at forvaltningen var full av spesialiserte fagsystemer som var saksbehandlingssystemer Riksarkivaren var forberedt på at det ville finnes saksbehandlingssystemer som ikke passet inn i Noark 4 malen (og hadde derfor en tabell for tilleggsattributter i uttrekket) 14

Da Riksarkivet begynte med Noark 5 standarden visste de det også Arkivkjernen? Eller en fullstendig saksbehandlingsløsning med en rekke krav til prosess-støtte særlig knyttet til overholdelse av journalføringsplikten? Altså et videreført journalføringssystem med elektronisk arkivfunksjonalitet? Noark-4 med et annet uttrekksformat? 15

Journalføring den gang En gang den eneste måten man i norsk offentlig forvaltning lagde et register over dokumenter altså knyttet metadata til dokumenter som et ledd i arbeidet med datidens prosesskontroll og oversikt? En rekke dokumenter som hadde en form for relasjon til disse dokumentene ble arkivert uten metadata direkte tilknyttet? Konteksten oppstod gjennom den fysiske og logiske relasjonen mellom dokumentene som var samlet i for eksempel samme omslag? 16

I dag En spesialisert form for metadata Knyttet opp mot en spesiell modell for administrativ saksbehandling som igjen er en elektronisk variant av saksbehandlingen slik den foregikk på sent 1990-tall i et veldrevet arkiv i en virksomhet uten fagsystemer En saksbehandlingsstøtte for en saksbehandling som ikke foregår lenger og som egentlig sjelden eller aldri har foregått på den måten 17

Den var ikke gjenkjennelig for de prosessene man var vant til 18

Selv ved integrasjoner Tar virkelig hyllevare Noark og bevarer dokumentasjonen alt man trenger? 19

Likevel klarte altså Kulturdepartementet å skrive dette på sin høringsuttalelse for N 5 standarden Kultur- og kirkedepartementets høringssuttalelse 12.10.2007 20

Den praktiske realiteten er at Dersom du jobber i et saksbehandlingssystem som er et fullverdig noark-system skal ikke løsningen gi deg muligheter til å registrere de opplysningene du trenger for å få dokumentet arkivert på en forsvarlig måte Du må bruke fagsystemer uten arkivfunksjonalitet Dette er i grunnleggende strid med arkivfaglig teori og praksis Tidligere (for eksempel Australia) ble alle som oppstod som følge av saksbehandlingen, registrert og katalogisert etter et komplekst og tidkrevende system. Etter hvert som saksvolumet økte, så hadde man ikke kapasitet til å registrere alle dokumenter 21

Hva forteller dette? At ting må endres og justeres på At det er behov for ekte og modernisert støtte for å dokumentere resultatene fra saksbehandlingen slik den foregår i dag og ikke slik den foregikk for 20 år siden 22

Ikke bare i organisasjonen kommer det ting Men også når det gjelder begreper og terminologi Vi har begreper som forvirrer og forundrer Earkiv Moreq2010 Noark 5 Webservices Noark 5.4 og 5.5 Noark 6 eller får vi noe 23

earkiv Dagligarkiv earkiv Langvarig Arkivdepot For all evighet 24

Noark 5 tjenstegrensesnitt Noark 5 system Noark 5 tjenestegrensenitt sikrer kommunikasjon Annet saksbehandlingssystem 25

Noark 5.5 Mye blir revidert av tekst Noen nye krav En del forbedrede krav Noark 5.3 i dag Noark 5.5 Noe blir fjernet, noe lagt til men grunnstrukturen blir igjen 26

Noark 6 Noe helt annet og forbedret Noark 6 noe helt annet, men konturene av Noark 5.5 vil være der 27

Hvorfor revidere Noark 5 standarden Den viktigste forklaringen er at den var utdatert da den kom 28

Hva slags noark endringer kommer Noark 5.4 og 5.5 Vi får tilpasninger i tjenestegrensesnittet Det kommer en ny veiledning En del krav vil forsvinne Det vil komme styrking av krav for frys og fangst av viktige metadata (for eksempel knyttet til godkjenningsflyt- og underskriftserstattende metadata Ingen endring av datamodellen. Noen sier den er for rigid, men ytterst få har utnyttet fleksibiliteten til å lage en noark løsning for å støtte andre arkivstrukturer enn den vanlige Noark 4 strukturen Det vil komme en del endringer som er tilpasset en earkiv-strategi 29

Hva er formålet med endringene? Utradere skillet mellom sakarkivsystemer og fagsystemer Fokus på å løse dokumentasjonsproblemer Fokus på å ivareta forsvarlighetskrav til dokumentasjon som har oppstått som et resultat av digitaliserte saksbehandlingsprosesser Fokus på å løse langtidsbevaringsproblemet Uavklart en eller flere standarder Utradere skillet mellom fagsystemer og sakarkivsystemer 30

Noark 6 Justering av datamodellen 5.4 og 5.5 = uendret avleveringsformat, Oppdatering av funksjonelle krav Revisjon og modernisering av tekst Noark 5 tjenestegrensesnitt 31

Nå går vi over til Ragnar Sturtzel Som skal fortelle oss hvordan EVRY skal bidra til å løse disse utfordringene 32

EVRYs arkivstrategi 2016-04-28 RAGNAR STURTZEL

EVRYs arkivstrategi

Elements? «Hele» konferansen er om Elements som en brukertilpasset og effektiv saksbehandlingsplattform #EVRYSAKOGPORTAL Dette innlegget handler om selve dataene, som også er et element

ELEMENTS LØSNINGSPLATTFORM Generelle saksbehandlere / ledere Epost-sentriske / offline saksbehandlere / ledere Arkivledere / medarbeidere Systemadministratorer Fagrettede saksbehandlere Fagrettede saksbehandlere MS SharePoint Forenklet saksbehandling MS Outlook Saksbehandling Arkiv ELEMENTS Web Møte/ utvalg Fagsystem Plansak Tilskudd Ansettelse Ulike andre fagsystem ELEMENTS Integration Services ELEMENTS ncore Frittstående NOARKarkivkjerne Avansert prosessstøtte Støtte for automatisering Logikkbase og regelmotor Konfigurering og overvåkning

Hva inngår i strategien? #EVRYSAKOGPORTAL Manuell arkivering Saksbehandling Gjenfinning Sugerør Automatisk overføring Dagligarkiv (ncore) Mellomarkiv (earkiv)

Rigid og vanskelig? Noen synspunkter fra plan- og byggesaksbehandlere på møte ang. planregister, plandialog og GeoIntegrasjon denne uken: «Det er så mange begrensninger og så rigide regler for arkivet at det er vanskelig / umulig å bruke» «Arkivet er ikke tilpasset behovene» #EVRYSAKOGPORTAL

Kommer arkivverdig materiale til arkivet? Hvordan er det hos dere? #EVRYSAKOGPORTAL 20%? 10%? 5%?

Datafangst! Arkivverdig materiale oppstår ikke bare i ephorte / ESA #EVRYSAKOGPORTAL Mange fagsystemer Mange uformelle kanaler

Datafangst! Arkivverdig materiale er mer enn journaler og dokumenter #EVRYSAKOGPORTAL Strukturerte data fra fagsystemer Prosessinformasjon (hvem gjorde hva, hvilke regler ble benyttet, )

Datafangst! Vi vil gjøre datafangsten lettere og bedre for brukerne! #EVRYSAKOGPORTAL E-post SMS Chat Tale De kanalene saksbehandler benytter

Datafangst! Vi vil gjøre datafangsten lettere og bedre for brukerne! #EVRYSAKOGPORTAL Dra og slipp Klipp og lim Sugerør inn i samhandlingssystemer Mulighetene er mange

Datafangst! Vi vil gjøre datafangsten lettere og bedre for leverandører av «avgivende systemer»! #EVRYSAKOGPORTAL Standard grensesnitt Enklere grensesnitt Rådgivning Prosjektledelse Faste kontaktpunkter, avtaler Men også

Datafangst! La datamaskinene gjøre mest mulig #EVRYSAKOGPORTAL La brukeren / fagsystemet gjøre minst mulig Ikke spør brukeren / fagsystemet om metadata maskinen kan ordne selv (eller ikke trenger) Støtte for automatisering Logikkbase og regelmotor

Standarder Samhandling EVRY har vært og skal fortsatt være aktiv her #EVRYSAKOGPORTAL Arkivet som komponent Gode grensesnitt Fornuftige avgrensninger Vi bidrar sammen med Riksarkivet KS DIFI

Standarder Samhandling Vi støtter standardene / har grensesnittene #EVRYSAKOGPORTAL Vi gjør de raskt tilgjengelig Vi kan standardene / grensesnittene For vi har vært med på å lage dem Vi er støttespillere i markedet

Arkivet i skyen #EVRYSAKOGPORTAL

Arkivet i skyen Nye funksjoner kommer raskt #EVRYSAKOGPORTAL A jour med de til en hver tid gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer Sikkerhet

Arkivet i skyen Integrasjoner: GeoIntegrasjon kom i 2011, fortsatt er Noark 4 Web Services (2006) standarden Elektronisk saksbehandling: Hvilken info finnes i arkivet om hvem gjorde hva? Sikkerhet: Når sjekket dere sikkerhetskopien sist? #EVRYSAKOGPORTAL

earkiv Neste års snakkis? #EVRYSAKOGPORTAL Løpende overføring til depot Ekstra kopi, ekstra sikkerhet Ingen ekstrajobbing med avlevering (av elektronisk materiale) Formatkonverteringer når kravene til dokumentformater endrer seg

Gjenfinning Fritekstsøk #EVRYSAKOGPORTAL Filtrering, sortering og gruppering ut fra fremsøkte metadata Full sikkerhet Flere kilder Hva skal man med et arkiv som føles som et sort hull man putter materiale inn i? Arkivet er til for å brukes!

Hva sa Inga? #EVRYSAKOGPORTAL

Og selvsagt #EVRYSAKOGPORTAL

#EVRYSAKOGPORTAL

Spørsmål? #EVRYSAKOGPORTAL

EMAIL MOBILE TWITTER ragnar.sturtzel@evry.com +47 982 65 863 @rsturtzel Presentation 5 Title