Digitalt førstevalg EDOK. Den Norske Dataforening. 24 mai 2012 Martin Bould, seniorrådgiver arkiv og ECM, Ciber Norge AS

Transkript

1 Digitalt førstevalg EDOK Den Norske Dataforening 24 mai 2012 Martin Bould, seniorrådgiver arkiv og ECM, Ciber Norge AS

2 «Digitalt førstevalg» Hva er problemet? Utfordringer og løsninger? 5/26/ CIBER, Inc.

3 Analogt førstevalg anno domino 1870 Regjeringen tar i bruk det nye mediet kalt «trecellulosepapir» laget av cellulose fra trær i motsetning til cellulose fra bomull vi benytter til daglig Fordeler Lavere pris for hver side Lavere vekt gir raskere kommunikasjon Økt tilgjengelighet Flere har enklere tilgang til mediet fordi det er billigere enn klutepapir Enkelt med bruk og kast Gjenbruk av råvaren er enklere og krever mindre energi Ulemper Uklarheter knyttet til lagring Rykter om begrenset holdbarhet pga høyt syreinnhold Usikkerhet knyttet til distribusjon og tilgang Utfordringer knyttet til bruk som følge av at mediet ikke absorberer blekk så lett kan føre til klatting (blekkflekker), blekk som forsvinner og fremtidige leseproblemer 5/26/ CIBER, Inc.

4 Regjeringen og Direktoratet for IKT og forvaltning (heretter DIFI) Har arbeidet frem og foretatt utredninger rundt digitalisering av kommunikasjonen med forvaltningen Regjeringens rapport «På nett med innbyggerne» fra april i år bygger på DIFIs rapporter om digitalt førstevalg fra 2011 Kjernen er at norsk offentlig forvaltning henger etter sammenlignbare land når det gjelder digitale tjenester og vi ønsker nå at digital kommunikasjon skal være det normale 5/26/ CIBER, Inc.

5 Dette er rapportene Digitalt førstevalg, status for elektroniske tjenester i staten (DIFI RAPPORT 2011:2) Digitalt førstevalg, kartlegging av hindringer og muligheter (DIFI RAPPORT 2011:3) En felles meldingsboks (DIFI RAPPORT 2011:7) På nett med innbyggerne. Regjeringens digitaliseringsprogram (2012) 5/26/ CIBER, Inc.

6 Det positive Signalene fra Regjeringen Lovverksforbedringer som innebærer at elektronisk kommunikasjon med forvaltningen skal være «det normale» (justeringer av eforvaltningsforskriften og annet nødvendig lovverk) Etablering av flere og bedre tjenester for sikker kommunikasjon med publikum Sikre postkasser og meldingsbokser som muliggjør utveksling av sensitive dokumenter og bidrar til sikrere kommunikasjon enn dagens epostløsninger Elektronisk kommunikasjon - standard Papirkommunikasjon unntak 5/26/ CIBER, Inc.

7 Det entydig negative! Hvor ble det av arkivet i disse rapportene? Eller for å bruke en bedre betegnelse digitaliseringen av den delen av saksbehandlingen som dreier seg om ivaretakelse av dokumentfangstdelen av forvaltningens saksbehandling Rapportene sier ingenting eller lite om arkiv- og dokumentasjon DIFI-rapportene antyder at man skal prioritere elektronisk kommunikasjon med publikum foran styrking av løsningene på baksiden 5/26/ CIBER, Inc.

8 Hva leter jeg etter? Nemlig et ekte og oppriktig forhold til Tryggheten for at dokumentasjon som produseres i elektronisk form faktisk blir sikret når den samme dokumentasjonen oppstår som følge av eller i dialog med en befolkning som har behov for ulike tjenester Trygghet som gjør at juristene ikke leter etter den gamle papirbaserte teknologien når de velger å ta aktivt stilling til lagring og oppbevaring 5/26/ CIBER, Inc.

9 Det er mulig det burde være tema i andre rapporter Men de av oss som leser rapportene tåler å se på andre forhold enn de umiddelbart salgbare og populære Hvordan ivaretas også de dokumentasjonsforpliktelsene som en del av saksbehandlingen inn i dette? 5/26/ CIBER, Inc.

10 Hva hjelper det med elektronisk kommunikasjon og elektronisk saksbehandling når tenkningen på eforvaltningssiden fortsatt er ikke-digital (dette stemmer med observasjonene til DIFIS første rapport) Har ikke FAD snakket med Kulturdepartementet om disse tingene? Hvorfor er bare Kulturdepartementet opptatt av arkivering som om dokumentasjon absolutt ikke hadde noe med saksbehandling å gjøre 5/26/ CIBER, Inc.

11 Jeg har i svært mange sammenhenger snakket om fordelen ved å bruke elektroniske skjemaer Og andre elektroniske løsninger for kommunikasjon med publikum Argumentet har ikke vært publikum, men muligheten for å forenkle arbeid med dokumentfangst og redusere arbeidet med manuelle inntastingsoppgaver. At elektroniske skjemaer med en betydelig mengde logikk sørger for andre kvalitative gevinster er sekundært I «Digitalt førstevalg» blir ekommunikasjon det sentrale elementet, mens de andre tingene glemmes 5/26/ CIBER, Inc.

12 Er den reelle problemstillingen manglende edialog med publikum? Er det andre ting under som gjør at realisering av edialog ikke skjer? Det foregår svært mye elektronisk kommunikasjon med publikum og mellom forvaltningen 5/26/ CIBER, Inc.

13 Jeg tror neppe at kommunikasjonen mellom Lysbakken og partiorganisasjonen foregikk På steintavle, eller pergament Men ble dokumentene arkivert? Det var ikke evnen til å kommunisere som var problemet i saken e-poster, sms-meldinger, telefonsamtaler Ballen hadde neppe vært i spill så lenge dersom man faktisk hadde hatt tilgang til alle dokumenter i saken med en gang I stedet måtte man bruke uker på å få tak i alle dokumenter 5/26/ CIBER, Inc.

14 Senest på mandag hørte jeg et foredrag om Arkivmessige forhold rundt skolesystemer "arkivering av elektronisk dokumentasjon i skolesystemer". Sektorens veiledningsbehov med fokus på læringsplattformer. (På oppdrag fra Kunnskapsdepartementet) Hva gjør disse løsningene De benyttes i kommunikasjon mellom lærer og elev De benyttes som pedagogiske verktøy De benyttes til fraværsregistrering og annen oppfølging De utvikles til å benyttes i direktekommunikasjonen med foresatte og skolen Ekte digitalt førstevalg men store utfordringer rundt arkivmessig håndtering. Hva har resultatene på dokumentasjonssiden blitt etter at løsningene har blitt tatt i bruk: Elevmappen inneholder mindre dokumentasjon nå enn før. Fordi løsningene for å arkivere ikke er der, så forsvinner potensielt verdifulle dokumenter ved teknologiskifter, vilkårlig rydding i systemer og andre hendelser 5/26/ CIBER, Inc.

15 Er problemstillingen manglende løsninger for edialog? Og hva er edialog? Det er ikke bare de elektroniske skjemaene og nettsidene som forvaltningen bruker Det er også bruk av sosiale medier Twitter / Facebook / blogger og annet som tas i bruk og som langt på vei benyttes på en slik måte at det oppstår saksbehandling Det er SMS Epost Og selvsagt selvbetjeningsløsninger, skjemaer, sikre e- post-kasser og annet 5/26/ CIBER, Inc.

16 Problemet ligger etter denne forfatterens vurdering et annet sted For å ta et kort eller langt tilbakeblikk her 5/26/ CIBER, Inc.

17 Da jeg begynte å arbeide med elektronisk arkiv på heltid en gang i forrige århundre (1998) Så var ikke utfordringen mangelen på elektroniske tjenester (systemer) Forvaltningen hadde en rekke ulike fagsystemer og andre it-systemer 5/26/ CIBER, Inc.

18 Man hadde eregelverksprosjektet Som startet cirka 1997 og hvor formålet var å fjerne juridiske hindringer for elektronisk kommunikasjon i og med forvaltningen. Kort etter var dette «løst» og elektronisk kommunikasjon i og med forvaltningen fikk forskrift og lovbestemmelse med forvaltningslovens 15A (2001) og eforvaltningsforskriften ( ) Noe før trådte en generell forskrift i kraft om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver som åpnet for elektronisk arkiv 5/26/ CIBER, Inc.

19 Avhengig av hvordan man regner I ett sted mellom 8 og 12 år har man kunnet med forskrifter i hånd kommunisere, saksbehandle (det trengte man ikke forskrift til) og ikke minst arkivere resultatene av saksbehandlingen i elektronisk form 5/26/ CIBER, Inc.

20 Dagens teknologier gjør det enkelt å levere den typen tjenester som Digitalt førstevalg ber om Nemlig ekte elektroniske tjenester rettet mot publikum altså fokus på den synlige delen av det digitale førstevalget Hvorfor driver man ikke på med det hele tiden når kostnaden med å kommunisere rettet og digitalt med publikum er så lav, Når man har både lovverk og teknologi på sin side 5/26/ CIBER, Inc.

21 Dette dreier seg om mentalitet Det dreier seg om det Riksarkivmyndigheten så allerede i og i flere kartlegginger utført av den sammen myndigheten senere 5/26/ CIBER, Inc.

22 En haug med it-systemer Med utmerket? saksbehandlingsstøtte Utmerket? støtte for informasjonsinnhenting og regelverksstøtte for saksbehandlingen OG ikke minst og dette gjelder dessverre fortsatt Manglende støtte for forsvarlig arkivering og dokumentasjon (se også Riksrevisjonens rapport om arkivmessige forhold i kommunene 5/26/ CIBER, Inc.

23 Hva innebærer siste kulepunkt Manglende bevissthet rundt ivaretakelse av dokumentasjonsforpliktelsene knyttet til den saksbehandlingen som løsningene blir benyttet til En ubehagelig følelse av at systemene inneholder dokumentasjon som har arkivmessig verdi, som likevel ikke blir ivaretatt på en forsvarlig måte 5/26/ CIBER, Inc.

24 For å utdype Er den manglende edialogen med publikum Et resultat av at man ikke stoler på saksbehandlingsløsningene som finnes og som kan erstatte den papirbaserte arkiveringen (presisert ikke saksbehandlingen) Saksbehandlingen som på mange områder har vært elektronisk eller digital siden den tiden IBMs siste på dokumentproduksjonsfronten (IBM Selectric type II eller III) ble omtalt som «kulehode med rettetast», og Gro og Kåre debattene var høydepunktene i kanalmonopolet 5/26/ CIBER, Inc.

25 Mens enkelte på stortinget misforsto 5/26/ CIBER, Inc.

26 Kan det være? At arkiveringsløsningene ikke støtter opp om de forretningsprosessene foregår i offentlig forvaltning, men er mer tilpasset en saksbehandling som ikke lenger foregår Problemstillingen som gjør at motstanden mot edialogløsninger ligger under fordi man får Mer kommunikasjon med publikum og flere henvendelser Uten at løsningene for sikre og arkivere resultatene følger med Eller hva er vitsen når elektronisk kommunikasjon uten arkivering? 5/26/ CIBER, Inc.

27 Regjeringen vil løse dette problemet Med denne løsningen Mens problemet egentlig er dette 5/26/ CIBER, Inc.

28 Eller kanskje dette Mens dette er det de skulle løst 5/26/ CIBER, Inc.

29 Kanskje juristene har rett? Systemene for håndtering av dokumentasjon er ikke sikre nok Vi må fortsatt arkivere alt på papir for å i vareta våre egenbevaringsforpliktelser Om man velger noark-metoden eller ikke er ikke så interessant som at man foretar en forsvarlig arkivering 5/26/ CIBER, Inc.

30 Utfordringen er Saksbehandlingsprosesser som understøttes best av papir fordi man vet at systemene egentlig ikke har arkiveringsstøtte (på tross av at det har vært lov 11 år og 11 måneder) At dagens hyllevare Noark dessverre fortsatt er laget for å understøtte gårsdagens saksbehandlingsmetoder 5/26/ CIBER, Inc.

31 Og slik informantene sier i Difi 2011:3 «Det lages fortsatt regelverk som ikke tar høyde for elektronisk eller automatisert saksbehandling. For eksempel er det i dag et for stort fokus på formelle dokumenter slik som protokoller som skal signeres av flere personer, oppbevares i 10 år» side 19 Andre mener at «eregelverksprosjektet fra 2000 bør følges opp med en påminnelse om at nytt regelverk ikke skal forhindre eforvaltning, eller det igangsettes en ny gjennomgang med påfølgende endringsarbeid» IBID 5/26/ CIBER, Inc.

32 Eller er det slik jeg egentlig tror at Det er ikke bare er regelverket som er problemet det er en blanding av de underliggende faktorene som resulterer i «at det fortsatt lages regelverk.» Men grunnleggende normer, holdninger og verdier knyttet til oppfatning hva saksbehandling er og hvordan den skal dokumenteres 5/26/ CIBER, Inc.

33 Eksempel Offentlighetslovens kobling mellom offentlighet og journalføring etter arkivforskriftens 2.6 Journalproduksjon reflekterer saksbehandlingsprosesser med røtter tilbake til 1700-tallet, mens saksbehandlingsprosessene gjøres med fremgangsmåter utviklet 250 år senere Og journalistene går rett på agnet og kritiserer stadig vekk den ufullstendige journalen eller feil i det som står der, mens de ignorerer det faktum at man ikke har en tenkning rundt håndtering av offentlighet fra fagsystemene hvor det meste av saksbehandlingen foregår 5/26/ CIBER, Inc.

34 Og fortsatt forstår man ikke skillet mellom Journalføring og Arkivering 5/26/ CIBER, Inc.

35 Vi har følgende situasjon Vi har fagsystemer (eller i beste nyordspråk) «systemer uten arkivfunksjonalitet» Vi har et mentalitetsproblem som gjør at man snakker om saksbehandling som om man drev med papirarkivstøttede forretningsprosesser Man har arkiveringssystemer som ikke er knyttet til og ikke direkte støtter (på en logisk måte) selve saksbehandlingen 5/26/ CIBER, Inc.

36 Utfordringen er etter min oppfatning slik Chris Hurley antyder (andre enn arkivnerder bør ha glede av den) Eller i kortform (veldig fortolket) Fagsystemene som utviklet seg hadde støtte for digitale forretnings- og dokumenthåndteringsprosesser Arkivsystemene støttet papirbasert arkivering I forsøkene på å slå sammen disse løsningene tapte arkivsystemene mot saksbehandlingsløsningene og arkivering ble noe som måtte gjøres etterpå ikke som en del av saksbehandlingen 5/26/ CIBER, Inc.

37 ER det fortsatt noen vits i elektronisk kommunikasjon når den går på denne måten Fra skjerm til steintavle til (papir)arkiv eller ikke noe arkiv? 5/26/ CIBER, Inc.

38 Hvilken vei Man må satse på noe som kan motvirke den (velbegrunnede) mistilliten (men av feil grunner) til elektronisk arkiv Man må jobbe mot løsninger som sikrer forsvarlig fangst av dokumenter og gjenbrukbare metadata Man må få et regjeringsprogram for elektronisk arkiv (usexy og usalgbart, men like viktig som digitalt førstevalg) Når forsvarlig tenking rundt arkivering og dokumentasjon kommer inn under ryggmargen til beslutningstakere, vil også forseringen av den elektroniske kommunikasjonen med publikum også finne sted 5/26/ CIBER, Inc.

39 Stoff og inspirasjon til denne gjennomgangen Digitalt førstevalg (DIFI 2011/2 og 2011/3) What, If anything is electronic records management (Chris Hurley 2004) PÅ NETT MED INNBYGGERNE Regjeringens digitaliseringsprogram 2012 Arkivering av elektronisk dokumentasjon i skolesektoren Sektorens veiledningsbehov med fokus på læringsplattformer (Senter for IKT i utdanningen) 5/26/ CIBER, Inc.