[Skriv inn tekst] Eigedomsforvalting. - Seljord kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 728014

[Skriv inn tekst] Eigedomsforvalting - Seljord kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 728014 2013

Innhald Samandrag... ii Tilrådingar... iv 1 Innleiing... 1 1.1 Bakgrunn og rammer... 1 1.2 Problemstillingar og revisjonskriterium... 3 1.3 Avgrensing... 4 1.4 Metode og kvalitetssikring... 4 1.5 Høyring... 5 2 Problemstilling 1 om politisk mål og system for styring... 6 2.1 Fakta om politisk bestemte mål og system for styring, planlegging og rapportering... 6 2.2 Revisor sine vurderingar av politisk bestemte mål og system for styring, planlegging og rapportering... 14 3 Problemstilling 2 om verdibevarande vedlikehald... 18 3.1 Fakta om verdibevarande vedlikehald... 18 3.2 Revisor sine vurderingar av verdibevarande vedlikehald... 33 4 Problemstilling 3 om langsiktig eigedomsforvalting... 39 4.1 Fakta om dei økonomiske rammevilkåra og eigedomsforvaltinga sin langsiktige karakter... 39 4.2 Revisor sine vurderingar av dei økonomiske rammevilkåra og eigedomsforvaltinga sin langsiktige karakter... 40 5 Revisor sine konklusjonar og tilrådingar... 41 5.1 Konklusjonar... 41 5.2 Tilrådingar... 43 Litteratur og kjeldereferansar... 44 Vedlegg... 44 Vedlegg 1 Revisjonskriterier... 45 Vedlegg 2 Metode og kvalitetssikring... 50 Telemark kommunerevisjon IKS i

Samandrag Forvaltningsrevisjon av eigedomsforvaltinga i Seljord kommune er tinga av Kontrollutvalet i møte 23. november 2011, sak 21/11 og Kommunestyret i møte 19. april 2012, sak PS 21/12, jamfør Plan for forvaltingsrevisjon 2012-2015. Vi har sett nærare på følgjande problemstillingar: Har Seljord overordna politisk bestemte mål og eit rasjonelt system for styring og planlegging av eigedomsforvaltinga? Har kommunen eit godt verdibevarande vedlikehald av bygningane sine? Er dei økonomiske rammevilkåra tilpassa den langsiktige karakter som eigedomsforvaltning har? Har Seljord overordna politisk bestemte mål og eit rasjonelt system for styring og planlegging av eigedomsforvaltinga? Våre funn viser at Seljord kommune ikkje har politisk bestemte mål og strategiar for eigedomsforvaltinga. Kommunestyret har handsama rapporten «Seljord kommune vurdering av kommunale bygg» i 2007. Dei tok rapporten til vitande, og bad rådmannen innarbeide forslag om å auke midlar til vedlikehald i dei årlege budsjettvurderingane. Samstundes ser vi i tabell 1 og 3.1. at tildelte midlar per m 2 har gått ned i åra etterpå. Revisor meiner derfor at rapporten har hatt liten gjennomslagskraft for eigedomsforvaltinga i Seljord. Når det gjeld system for styring og planlegging av eigedomsforvaltinga, fann vi at styringa på politisk nivå omfattar større ombygging/rehabiliteringsprosjekt og nybygg som blir finansiert over investeringsbudsjettet, og årleg tildeling til drift og vedlikehald over driftsbudsjettet. Rapportering tilbake til politisk nivå har eit økonomisk fokus og handlar i hovudsak om forventa meir- eller mindreforbruk i forhold til vedteke budsjett. Utover dette er det lite kommunikasjon mellom politisk og administrativt nivå om eigedomsforvaltinga av kommunale bygningar i Seljord. Etter revisors vurdering inneber det at teknisk avdeling planlegg og driv verksemda si i stor grad på eigehand. I NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle, om eiendomsforvaltning i kommunesektoren» står det at eit rasjonelt system for planlegging og styring inneber at eigedomsforvaltaren planlegg sine aktivitetar og ressursbruk ut frå vedtekne politiske mål, og rapporterer tilstand, prosesser og resultat i forhold til måla. Etter revisors vurdering er praksisen i Seljord i liten grad i tråd med tilrådingane i NOUen. Har kommunen eit godt verdibevarande vedlikehald av bygningane sine? For å vurdere dette spørsmålet, har vi sett nærare på fire forhold samarbeid og ansvarsforhold, Telemark kommunerevisjon IKS ii

kompetanse og personellressursar, verdibevarande vedlikehald til lågast mogleg kostnad, og brukarane sine erfaringar med eige bygg og med teknisk avdeling. Seljord kommune har ikkje skrive ned rutinar for samarbeid og ansvarsfordeling når det gjeld drift og vedlikehald av den kommunale eigedomsmassen. Etter vår vurdering fungerer den uskrivne praksisen for samarbeid og ansvarsfordeling betre mellom reinhaldarane og vaktmeistrane/ utearbeidarane enn mellom brukarane og teknisk avdeling. 1/3 av brukarane meiner at ansvarsforholda mellom dei sjølve og teknisk avdeling ikkje er godt nok avklart. Vi legg til grunn at dette er høge tal, og meiner at tydelegare ansvarsforhold og betre samarbeid vil gje gevinstar både for brukarane og teknisk avdeling. Vår funn viser at rådmannen og teknisk sjef har ulik oppfatning av om Seljord har tilstrekkeleg tilsette i teknisk avdeling i forhold til midlar som er avsett til vedlikehald. Etter vår vurdering er det viktig at rådmannen og teknisk sjef har ei felles forståing av kvar utfordringane ligg og kva som må til for å løyse dei, fordi det har stor betyding for vidareutviklinga av det kommunale vedlikehaldet. Vidare meiner vi det er særs viktig at rådmannen har rett informasjon og rett tolking av denne informasjonen, sidan han har ansvar for å informere politisk nivå om stoda. Våre funn viser at dei tilsette i teknisk avdeling utfører nokre oppgåver som krev kompetanse under eige kompetansenivå, men at omfanget verkar lite. Revisor legg til grunn at ei god samansetjing av kompetanse, og tilstrekkeleg tal på og optimal bruk av personellressursane bør vere ei målsetting. Etter vår vurdering kan ikkje dette avgjerast utan at ein ser det i samanheng med bygningsmassens tilstand og langsiktige planar for drift og vedlikehald. Då kan ein knyte saman oppgåver, kompetanse og talet på tilsette på ein systematisk måte. Vi kan ikkje direkte vurdere om Seljord har eit verdibevarande vedlikehald til lågast mogleg kostnad. Det heng saman med at kommunen manglar oversikt over tilstanden til kvart kommunalt bygg. Det finst heller ikkje en skriftleg oversikt over kva tiltak som er gjort, og kva som planleggjast framover. På grunn av manglande informasjon må vi vere varsame i våre vurderingar. Dersom vi legg til grunn at dei nasjonale normtala som stod i rapporten frå 2007 i hovudsak dekkjer dei same opplysningane som budsjettala i Seljord, ser vi at kommunen låg lågare enn tilrådd når det gjeld midlar til drift og vedlikehald per m 2 då rapporten blei skrive. Vidare viser tabellane 1-3.1 at tildelte midlar per m 2 gradvis har gått ned frå 2008 og framover. Det gir etter vår vurdering indikasjonar på at noverande nivå på tildelte midlar ikkje er tilstrekkeleg til eit verdibevarande vedlikehald. Vi bad brukarane vurdere praktiske, estetiske og miljømessige sider av vedlikehaldet i eige bygg. Svarmønstra i figur 5-10 er noko ulike, men som eit hovudmønster ser vi at ganske mange er tilfredse, medan om lag 1/3 heilt eller delvis ikkje er tilfredse. Revisor meiner at dei sistnemnde tala er høge, og det er eit sentralt funn i vår rapport. Vidare understøttar det bodskapen i rapporten frå 2007, og rådmannen og teknisk sjef sine utsegn i budsjettdokumenta om at Seljord er i ein situasjon med vedlikehaldsetterslep og fare for verdireduksjon av den kommunale eigedomsmassen. Telemark kommunerevisjon IKS iii

Er dei økonomiske rammevilkåra tilpassa den langsiktige karakter som eigedomsforvaltning har? Våre funn viser at Seljord ikkje har langsiktige planar og heller ikkje økonomiske rammevilkår som er tilpassa eigedomsforvaltinga sin langsiktige karakter. I avsnitt 2.2. ser vi at dei kommunane som har fastsett mål og ambisjonsnivå og styrer etter desse i nokre år, er dei som oppnår best resultat over tid. Etter revisor sin vurdering er det særskilt viktig med langsiktige planar og tilpassa økonomiske rammevilkår i kommunar med pressa økonomi, fordi ein sannsynlegvis får meir optimal utnytting av tildelte ressursar. Tilrådingar På bakgrunn av våre funn og vurderingar tilrår vi at kommunen: o Utarbeidar ein langsiktig strategi for eigedomsforvalting av kommunale bygg. o Utarbeidar ein operativ handlingsplan for eigedomsforvaltinga, som rullerast jamleg. o Gjer skrifteleg korleis ansvarsforholda og samarbeidet mellom brukarane og teknisk avdeling skal vere. o Løyser utfordringane mellom kommunens fireårige budsjettsystem og livsløpsperspektivet i eigedomsforvaltinga. Skien, 8.mai 2013 Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarleg for forvaltningsrevisjon Hildegunn Rafdal prosjektleiar Telemark kommunerevisjon IKS iv

1 Innleiing 1.1 Bakgrunn og rammer Forvaltningsrevisjon av eigedomsforvaltinga i Seljord kommune er tinga av Kontrollutvalet i møte 23. november 2011, sak 21/11 og Kommunestyret i møte 19. april 2012, sak PS 21/12, jamfør Plan for forvaltingsrevisjon 2012-2015. Forslag til tema og problemstillingar blei drøfta i Kontrollutvalet sine møter 22. mai 2012 og 13. februar 2013. Heimel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelova 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutval kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. Eigedomsforvaltinga i Seljord Eigedomsforvaltinga i Seljord kommune er ein del av ansvarsområdet til teknisk avdeling. Avdelinga har til saman 11 årsverk og blir leia av teknisk sjef. Rådmannen er nærmaste leiar. I tillegg har teknisk sjef mykje kontakt med økonomisjefen i budsjett- og rapporteringsarbeidet. Teknisk avdeling har ansvar for den tekniske drifta av kommunen. Det omfattar oppmåling og kartverk, bygging og drift av kommunale vegar, ansvar for vatn, avløp og renovasjon, brannvern og feiing, sakshandsaming i høve plan- og bygningslov, delingslov, veglov med meir, miljøforvalting og forvalting av kommunale bygg. I februar 2013 eigde Seljord kommune 15 bustader med 25 utleigeeiningar og 41 omsorgsbustader og 15 tenestebygg 1, til anslagsvis 286 mill. kr. I tillegg eigde kommunen reinseanlegg og vassverk. Verdien på heile bygningsmassen var om lag 319 mill. kr. Teknisk sjef seier at desse anslaga sannsynligvis ligg noko lågt. Nokre sentrale omgrep Teknisk avdeling sitt ansvar for dei kommunale bygga omfattar forvalting, drift, vedlikehald og utvikling av alle tenestebygg utleigebustader og omsorgsbustader. Reinhald er ein del av drifta av eit bygg men ligg utanfor ansvarsområdet til teknisk avdeling. Reinhaldarane har ansvar for kvar sine bygg, og er organisatorisk knytt til dei tenestene som finst i desse bygga. 1 Med tenestebygg meinast alle bygg kommunen treng for å yte sine tenester. Til dømes barnehagar og skular, helsesenter, sjukeheim og kommunehus. Telemark kommunerevisjon IKS 1

Vi brukar omgrepa forvalting, drift, vedlikehald og utvikling/oppgradering gjennom heile rapporten. Vi vil derfor seie noko om kva som ligg i desse omgrepa. Forvaltning Forvaltning omfattar alle oppgåver i tilknyting til leiing og administrasjon av ein eigedom. Det gjeld budsjett og rekneskap, planarbeid, personalleiing, ansvar for helse, miljø og sikkerhet (HMS) og andre forhold som er regulert gjennom lov og forskrift. Det omfattar også kostnadar som ikkje er avhengige av byggets bruk, som utgifter til forsikringar, skatter og faste avgifter. Drift Drift er alle oppgåver og rutinar som er nødvendige for at eit bygg skal fungere best mogleg funksjonelt, tekniske og økonomisk. Det omfattar generell drift og ettersyn med bygningsdelar og installasjonar, og gjeld dei tenestene som må gjerast dagleg for å tilfredsstille brukarnes behov, til dømes reinhald, avfallshandtering, energibruk, vakt og sikring. Vedlikehald Vedlikehald er oppgåver som er nødvendige for å oppretthalde eit fastsatt kvalitetsnivå på bygget og dei tekniske installasjonane. Målet er at bygget som heilheit fungerer godt for brukarverksemdene. Det er vanleg å skilje mellom førebyggjande og løypande vedlikehald. Førebyggjande eller verdibevarande vedlikehald handlar om å hindre forfall som følgje av jamn og normal slitasje. Dette er planlagde, periodiske tiltak som førebyggjer seinare reparasjonar og skader. Løypande eller tilfeldig vedlikehald omfattar arbeid som ikkje er planlagt, men som må utførast for å rette opp ikkje føreseielege skader eller manglar som følgje av til dømes uvær, hærverk, leidningsbrot osb. Utvikling eller oppgradering Utvikling eller oppgradering (begge omgrepa nyttast) gjeld tiltak som aukar kvaliteten på eit bygg. Ein målretta og systematisk utvikling som tar sikte på å halde eit bygg oppdatert over tid, vil forlenge byggets tekniske, funksjonelle og økonomiske levetid, og gi store ressurs- og miljømessige gevinstane samanlikna med å rive og byggje nytt. I praksis kan det vere vanskeleg å skilje klart mellom desse oppgåvene. Ofte er reinhald skilt frå andre driftsoppgåver men blir rekna som ein vesentleg del av arbeidet med å forlenge levetida til eit bygg. Ein vaktemeister knytt til faste bygg gjer vanlegvis både drifts- og vedlikehaldsoppgåver, og hjelper ofte med andre praktiske oppgåver. I tillegg til eigne vaktmeistrar har mange kommunar ei eiga vedlikehaldsavdeling som blant fleire oppgåver har ansvar for drift og vedlikehald av kommunale bygg. Ei slik organisering finn vi i Seljord. Vidare kan det vere uklart kva som leggjast i omgrepet vedlikehald. Skal ein ta med dei gjeremåla som går direkte til å forlenge levetida til tak, fasadar, vindauge, dører, ventilasjonsanlegg, toalett, brannvarslingsanlegg m.m. eller skal ein til dømes også rekne med reinsing av tak, takrenner og kummar, sidan det reduserer faren for fuktskader, og feiing av gardsplass og inngangsparti sidan det reduserer slitasjen på golvet inne. I budsjettsamanheng kan det også vere vanskeleg å skilje mellom desse fire oppgåvene. Det er vanleg å bruke kr/ m 2 for å seie kor mykje midlar som setjast av til vedlikehald. Men det er ikkje alltid klart Telemark kommunerevisjon IKS 2

kva summen inneheld. Til dømes har vi sett at både den smale og vide definisjonen av vedlikehald som nemnd i avsnittet ovanfor blir bruka. Vidare blir løna til dei tilsette som utfører vedlikehaldsoppgåvene nokre gonger rekna med og andre gonger ikkje. Det kan også vere uklart kva som skal førast som vedlikehald i driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet. Det gjeld særleg tiltaka førebyggjande vedlikehald og utviklingstiltak. Begge delar er knytt til ein gradvis kvalitetsheving når eldre bygningsdelar og komponentar blir skifta ut med nye. Regnskapsforskrifta brukar omgrepet «same standard» for å gjere meir tydelig kva som skal plasserast kvar. Dersom til dømes eit vindauge som hadde vanleg standard i 1970 blir bytta ut med eit som har vanleg standard i 2013, likevel får ein høgare standard på grunn av kvalitetsutviklinga, skal det klassifiserast som drift. I praksis ser vi at det blir eit definisjonsspørsmål om slike tiltak finansierast over investeringsbudsjettet eller driftsbudsjettet. 1.2 Problemstillingar og revisjonskriterium Rapporten handsamar følgjande problemstillingar: 1. Har Seljord kommune overordna politisk bestemte mål og eit rasjonelt system for planlegging og styring av eigedomsforvaltinga? 2. Har kommunen eit godt verdibevarande vedlikehald av bygningane sine? 3. Er dei økonomiske rammevilkåra tilpassa den langsiktige karakter som eigedomsforvaltning har? Det finst ikkje føresegner i lov eller forskrift om korleis kommunen skal drive sin eigedomsforvalting, men det finst ein rekke lover som regulerer krav til bygget og til den verksemda som drivast i bygget 2. Slike krav har betyding for utforming av nye bygg, og kva som må haldast ved like i eksisterande bygg, men gir ikkje ein samla oversikt over korleis kommunen skal drive god eigedomsforvalting. Sjølv om det ikkje er direkte fastsatt i lov eller forskrift, er det laga dokument som gir føringar for kva som er god eigedomsforvalting: NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle, om eiendomsforvaltning i kommunesektoren» «God kommunal eiendomsforvaltning, fordypning for folkevalgte», Direktoratet for byggkvalitet, 2011 «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold, en veileder for folkevalgte og rådmenn», KS 2008 «Bedre eierskap i kommunene», Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer (FOBE) 2007 «Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde», MULTICONSULT PricewaterhouseCoopers 2008 på oppdrag frå Kommunal- og regionaldepartementet 2 Døme på slike lover med tilhøyrande forskrifter er plan- og byggingslova, brannvernslova, forureiningslova, energilova, kulturminnelova, opplæringslova, barnehagelova og helse- og omsorgstenestelova. Telemark kommunerevisjon IKS 3

Vi vil bruke nokre av dei føringane som ligg i desse dokumenta for å svare på spørsmåla nemnt ovanfor og vurdere eigedomsforvaltinga i Seljord. Revisjonskriteria 3 i dette prosjektet er henta frå desse dokumenta. Kriteria går fram under kvar problemstilling nedanfor, og er nærare utgreidd i vedlegg 1 i rapporten. 1.3 Avgrensing Når vi snakkar om eigedom og eigedomsforvalting i vår rapport, meiner vi bygg med tilhørande grunnareal. Særlig for barnehagar og skular er uteareal viktige. Vi tek det derfor med, men går ikkje inn i dei særskilte utfordringane som gjeld forvaltninga av uteareal. Vidare vil vi avgrense oss slik at rapporten gjeld tenestebygg, utleigebustader og omsorgsbustader som kommunen disponerer. Andre former for fast eigedom, som næringsbygg, infrastrukturanlegg, vegar, leidningar for vatn og avløp, anlegg for avløp, elektrisitetsforsyning og telekommunikasjon, parkar og idrettsanlegg i friluft har vi halde utanfor. Vi utelet også grunneigedomar, kyrkjebygg og eigedomar som er sjølvstendige rettssubjekt (IKS og AS). For å sjå utviklinga over tid har vi valt eit tidsperspektiv på fire år frå 2008 til 2011 4. I tillegg tek vi med rapporten «Seljord kommune - vurdering av kommunale bygg» frå 2007. 1.4 Metode og kvalitetssikring Ifølgje forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomførast og rapporterast i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området. Denne rapporten er utarbeidd med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Val av metode og andre tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 2 til rapporten. 3 Revisjonskriterium er eit omgrep for dei reglar og normer som gjeld innan det området som skal undersøkjast. Revisjonskriteria er grunnlaget for dei analysane og vurderingane som revisjonen gjennomfører og konklusjonane som vert trekte. Dei er eit viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheiter. Gjeldande RSK 001 er fastsett av Noregs Kommunerevisorforbund sitt styre, med verknad frå 1. februar 2011. Standarden gjeld som god kommunal revisjonsskikk. Standarden byggjer på norsk regelverk og internasjonale prinsipp og standardar som er fastsett av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). 4 Vi har ikkje teke med 2012, fordi mange av tala vi brukar ikkje var ferdig kvalitetssikra før revisjonen blei avslutta. Telemark kommunerevisjon IKS 4

1.5 Høyring Rapporten blei sendt på høyring til rådmannen 19. april 2013. Vi fikk følgjande innspel: 1. Avsnitt 1.1: I høyringsutkastet står det at kommunen eig 20 utleigebustader. Rett tal er 15 bustader med 25 utleigeeiningar. Vidare eig kommunen 41 omsorgsbustader ikkje 62 som det står i rapporten. 2. Avsnitt 2.1.2: Det blir understreka at budsjettbalanse gjeld i høve til nøkkeltal for god kommunal økonomi, og ikkje til 0-lina. 3. Avsnitt 2.1.2: Det blir tilrådd å endre omgrepet «kutt» til «vesentlege økonomiske endringar». 4. Avsnitt 2.1.2, tabell 1: Ei kolonne inneheld opplysningar om løn til vaktmeistrar og utearbeidarar. Administrasjonen viser til at utarbeidarane nyttar berre ca. 55 prosent og vaktmeistrane ca. 90 prosent av arbeidstida si på kommunale bygg. Resten av tida går til vann og avløp, kommunale vegar, grøntanlegg med meir. Dette gjeld den første tabellen i avsnitt 3.1.3 også. 5. Avsnitt 3.1.2: Seljord personal er ikkje oppretta av NAV, men er 100 prosent eigd av Seljord kommune. Dette er ein attføringsbedrift. 6. Avsnitt 3.1.2, 3.2.2 og 5.1: I høringsutkastet står det at rådmannen og teknisk sjef har noko ulik oppfatning av om det er for få tilsette eller for lite midlar avsett til vedlikehald av kommunale bygg. Det står: «Vi seier vel det same, men med forskjellig perspektiv. (Rådmannen) ser på driftskostnadar utan løn, og teknisk sjef vurderer lønsbudsjettet.» Revisor har retta teksten i høve til innspela i punkt 1. til 5. Telemark kommunerevisjon IKS 5

2 Problemstilling 1 om politisk mål og system for styring Har Seljord kommune overordna politisk bestemte mål og eit rasjonelt system for styring og planlegging av eigedomsforvaltinga? Revisjonskriterium Politisk bestemte mål, strategiar 5 og planar for eigedomane og for forvaltninga av dei, bør ha ei skriftleg utforming og vedtakast formelt. Det bør stillast krav til eigedomsforvaltninga sitt system for planlegging og styring på forvaltningsnivået, slik at den kan gå føre seg på ein rasjonell, målretta og effektiv måte i forhold til overordna mål. Det trengst eit godt kunnskapsgrunnlag for å kunne gjere riktige prioriteringar. Eit minimumskrav til eigedomsforvaltarane er at dei rapporterer tilstand på all kommunal bygningsmasse, med forslag om prioriteringar og kostnadsanslag. Rapporteringa kan og bør vere ein del av kommunens årsrapport. 2.1 Fakta om politisk bestemte mål og system for styring, planlegging og rapportering 2.1.1 Politisk bestemte mål og strategiar Kommunestyret i Seljord har ikkje handsama eigne mål eller strategiar for eigedomsforvaltinga av den kommunale bygningsmassen. Det er heller ikkje nedfelt i andre overordna og langsiktige planar som til dømes kommunalplanen eller i dei fireårige økonomiplanane for dei åra revisor har gjennomgått. Kommunestyret har handsama rapporten «Seljord kommune vurdering av kommunale bygg», jamfør sak 060/07, og rådmannen seier den kan lesast som eit politisk strategidokument. Rapporten blei skrive av ei politisk/administrativ gruppe oppretta i 2006. Teknisk sjef var medlem og sekretær. Mandatet til gruppa var i hovudsak å vurdere: «kommunen sitt behov for kommunale bygg.» I en kommentar til mandatet skriv gruppa: «Arbeidsgruppa har vald å inkludere vurdering av vedlikehaldsbehov og vedlikehaldskostnadar for dei kommunale bygga, då ein såg på det som nødvendig grunnlag for gruppas arbeid og rapportens konklusjonar». Rapporten inneheld ein oversikt over alle kommunale bygg og tekniske installasjonar. Deretter har arbeidsgruppa vurdert om kvart bygg treng normalt vedlikehald, oppgradering eller rehabilitering. 5 Vi legg til grunn at mål er ein beskriving av ein ønska framtidig tilstand, og strategi er ein beskriving av kva ein vil gjere for å nå måla. Telemark kommunerevisjon IKS 6

Bygningane fordeler seg på følgjande måte: God standard og treng berre normalt vedlikehald Steinsmoen bu- og servicesenter, Nesbukti sjukeheim og Nedrebøen kommunehus. Ganske god standard men treng mykje vedlikehald på grunn av stor slitasje Skulane og barnehagane. Treng vedlikehald/oppgradering Heddeli barnehage og dei eldste omsorgsbustadane. Treng oppgradering Dei fleste kommunale utleigebustadar. Nedslitne bygg som treng rehabilitering Landsverk, Borgen, biblioteket og symjehallen. Rapporten viser til ein utredning frå Kommunal- og regionaldepartementet som tilrår eit normtal for vedlikehald på 90-115 kr/ m 2 i 2004-kroner 6. Vidare står det at for Seljord vart det avsett 45 kr/ m 2 til vedlikehald i 2006 og 2007. Revisor vil nemne at det går ikkje fram av rapporten frå Seljord om dei summane som er tekne med i normtalet frå departementet, er dei same som er med i reknestykket for Seljord. I samtale med ein av forfattarane av utreiinga frå Kommunal- og regionaldepartementet får revisor opplyst at deira normtal mellom anna inneheld løn til dei som utfører kommunale drifts- og vedlikehaldsoppgåver. Teknisk sjef seier det er lenge sida rapporten blei skrive, så han hugsar ikkje korleis dei rekna. Vi legg derfor til grunn at det er noko usikkert kor samanliknbare desse tala er. Arbeidsgruppa skriv at Seljord bør ha som mål at kommunale bygg har god standard, og at dei bør oppgraderast jamleg slik at standarden blir heva i takt med utviklinga. For å få til dette må det settast av 110 kr/ m 2 rekna i 2007-kroner. For Seljord kommune vil det innebere at det settast av 2,0-2,5 mill. kr rekna i 2007-kroner i dei årlege driftsbudsjetta til vedlikehald av kommunale bygg. Rapporten vart handsama 11.10.07, og kommunestyret vedtok at: «Kommunestyret tek rapporten som er lagt fram til etterretning, og bed rådmannen innarbeide ein auka post på budsjettet til vedlikehald av kommunale bygg. Vidare må det setjast ned ei gruppe for å arbeide vidare med planar for fornying av kommunale utleigehus, samt plan i høve til Bustadsosial handlingsplan. Denne gruppa må veljast av det nye kommunestyret.» 6 Sjå rapporten: «Kartlegging av kommunenes utgifter til vedlikehold av sine bygninger», frå 2006. Telemark kommunerevisjon IKS 7

Rådmannen seier at rapporten sine mål og forslag til årlege løyvingar viser korleis kommunen bør forvalte eigedommane sine slik at dei ikkje forfell og verdien vert redusert. Han seier samtidig at dei årlege løyva gitt i åra etter 2007 sannsynlegvis ligg lågare enn tilrådd. Han grunngjer det med at det er sterkt press på økonomien i Seljord, og at kommunestyret har vedteke at budsjetta skal gå i balanse om nokre år 7. Samansyinga av årsbudsjetta er derfor prega av strykprosessar og dei er ofte kritiske for midlar foreslått til vedlikehald. Teknisk sjef meiner rapporten frå 2007 inneheld ein god presentasjon av dei kommunale bygningane, og kunne egna seg som eit overordna styringsdokument for framtidig vedlikehald. Han har følgd opp rapporten gjennom kommentardelen i årsbudsjetta, der han har gjort merksam på at utan meir midlar til vedlikehald, aukar vedlikehaldsetterslepet og verdien på bygningsmassen fell tilsvarande. 2.1.2 System for styring Seljord kommune har ikkje eit system for styring av eigedomsforvaltinga, slik det omtalast i vedlegg 1 revisjonskriterier. I staden vil vi sjå nærare på budsjettprosess og budsjettinnhald. Det ser ut til at årsbudsjettet med fireårige økonomiplan er dei sentrale styringsdokumenta frå politisk til administrativt nivå, og vi legg til grunn at handsaminga av eigedomsforvaltinga skjer innafor denne styringsramma. Budsjettprosess I Seljord startar budsjettprosessen på hausten med at rådmannen orienterer leiarane for kvart programområde om kva for ramme dei kan forvente neste år. Politisk nivå i Seljord har nedfelt desse rammene i den fireårige økonomiplanen som blir rullert årleg. Målet om at budsjettet skal gå i balanse om nokre år, krev budsjettdisiplin frå både administrativ og politisk leiing. Teknisk sjef har ansvar for å utarbeide eit detaljbudsjett for programområde 5 Teknisk. Dette programområdet dekkjer løn til dei tilsette i teknisk avdeling, utgifter til utstyr og materiale som trengst for dei oppgåvene som skal løyast. For teknisk sjef startar prosessen med at han snakkar med dei tilsette i avdelinga om dei er kjent med behov for nytt utstyr eller vedlikehald av særskilte bygg, vegar eller tekniske installasjonar. Deretter lagar han eit utkast. Teknisk sjef seier at ramma sjeldan blir endra frå år til år. Dermed blir mykje i budsjettet blåkopi frå året før. Når rådmannen får inn forslaga frå alle programområda, syr han budsjettet saman. Det er ein krevjande prosess, fordi det politisk vedtekne målet om at budsjettet skal gå i balanse ligg fast. Han 7 Kravet om budsjettbalanse er knytt til målet om å ha eit netto driftsresultat på tre prosent av driftsinntektene. Telemark kommunerevisjon IKS 8

seier det er stort press i alle programområder, så det skal mykje til før ein flyttar midlar mellom dei. Dersom til dømes teknisk sjef kjem med forslag om tiltak som han meiner er særs viktige, men ligg utanfor tildelt ramme, vil rådmannen vanlegvis be han lage nytt budsjettutkast. Når budsjettet er i balanse, vert det handsama i formannskapet, før det blir lagt fram for kommunestyret. Rådmannen seier det er sedvane i Seljord at ingen frå politisk nivå går inn i budsjettarbeidet før budsjettet blir lagt fram komplett frå rådmannens side. Politisk nivå vedtek rammebudsjett på programnivå og det er sjeldan dei gjer endringar, seier rådmannen. I dei tilfella det er behov for vesentlege økonomiske endringar knytt innstramming eller reduksjon, går politisk nivå djupare inn i budsjetta. Når rådmannen til dømes seier at det er nødvendig å redusere med 3 mill. kr for å nå målsettinga om balanse i budsjettet, sett ein vanlegvis ned ei tverrpolitisk arbeidsgruppe. Arbeidsgruppa får ei ganske detaljert orientering om stoda på kvart programområde, og gir signal om kvar det kan bli stramma inn. Rådmann tek det med i neste budsjettforslag. Rådmannen meiner dette gir ein god forankring og styring av slike prosessar. Budsjettinnhald Revisor har gjennomgått driftsbudsjetta for perioden 2008-2011 for programområde 5 Teknisk med vekt på kommentarane frå teknisk sjef og rådmannen om vedlikehald av kommunale bygg. Teknisk sjef skriv i kommentardelen: 2008: «Det er eit stort etterslep på vedlikehald av bygg og uteområde. Jf. kommunestyresak nr. 060/07 Vurdering av kommunale bygg. ( ). Den auken det er funne plass til vil knapt vera nok til at etterslepet ikkje aukar.» 2009: Vedlikehald til kommunale bygg ligg om lag på same nivå som i 2008. «Etterslepet på vedlikehald på bygg og uteområde greier vi ikkje å rette opp. Jf. kommunestyresak nr. 060/07 Vurdering av kommunale bygg.» 2010: «Stort etterslep på vedlikehald av kommunale bygningar, samt at den totale bygningsmassen aukar (nye barnehagar, nytt helsesenter, nye bustader på Moen m.m.). Posten er vidareført på same nominelle nivå som i 2009. Høginga på 443 000 kr som låg inne i økonomiplan 2009-2012 f.o.m. 2010, er det ikkje funne rom for.» 2011: Teknisk sjef gjentek den første setninga frå i fjor. Han legg til at det har kome ny forskrift om miljømerking av bygningar som gjev ein auka kostnad på 150 000 kr. Rådmannens kommentar om vedlikehald: 2008: Kommunale bygg og vegar har eit stort behov for vedlikehald. Han viser til anbefalingane i rapporten frå 2007, og skriv at midlar til vedlikehald til bygg og veg er auka med ca. 190 000 kr, men at det er lågare enn tilrådingane i rapporten. 2009: Kommunale bygningar og kommunale vegar har eit stort behov for vedlikehald. Ved rulleringa av økonomiplanen er det ikkje funne nok midlar til høginga som vert anbefalt i rapporten frå 2007, Telemark kommunerevisjon IKS 9

men det leggjast opp til at vedlikehald av bygningar skal auke med 443 000 kr kvart år frå 2010 til 2012. 2010: Rådmannen har ikkje kommentert vedlikehald av kommunale bygg. 2011: Rådmannen har ikkje kommentert vedlikehald av kommunale bygg. Tabell 1 midlar til vedlikehald av kommunale bygg i Seljord fordelt på tenestebygg, omsorgsbustader og utleigebustader Midlar avsett på PO 5, ansvar 510, teneste 1902 8 Samla m 2 på tenestebygg 9 Samla m 2 på buareal for utleigebustader og omsorgsbustader 10 Samla m 2 for kommunale bygg Drifts- og vedlikehaldsmidlar utan løn, per m 2 for kommunale bygg Løn til vaktmeistrar og utearbeidarar 11 2008 1 171 000 kr 10 520 m 2 4 788 m 2 15 308 m 2 76 kr/ m 2 2 267 657 kr 2009 1 174 000 12 488 m 2 4 788 m 2 17 276 m 2 68 kr/ m 2 2 279 207 kr kr 2010 1 170 000 17 553 m 2 5 139 m 2 22 692 m 2 52 kr/ m 2 2 306 212 kr kr 2011 1 223 000 15 401 m 2 5 139 m 2 20 540 m 2 60 kr/ m 2 2 240 699 kr kr Kjelder: Driftsrekneskapet for programområde 5, ansvar 510, teneste 1902 og KOSTRA Drifts- og vedlikehaldsutgifter per m 2 med løn 225 kr/ m 2 200 kr/ m 2 153 kr/ m 2 189 kr/ m 2 8 Vi har teke med alle utgifter som direkte og indirekte går til vedlikehald av kommunale bygg. Men har tatt ut utgifter til kjøp av vegsalt og sand, og utgifter til vedlikehald av vegar og til snøbrøyting, sidan det ikkje er knytt til sjølve bygningane. Revisor gjer merksam på at utgifter til reinhald, som er ein vesentleg del av drifta av eit bygg, dekkjast over andre programområde. 9 Tala er henta frå KOSTRA. Teknisk sjef opplyser at nokre av desse tala er feil. Det har til dømes ikkje vore noko avhending eller riving av kommunale tenestebygg som kunne forklare nedgangen frå 2010 til 2011. I følgje teknisk sjefs eiga oversikt eig Seljord kommune 16 700 m 2 til tenestebygg. Dersom det er riktig, er Kostratala for 2010 og 2011 ikkje korrekte. 10 Tala er henta frå dokumentet «Seljord kommune oversikt over kommunale bygningar» laga i 2007 og revidert i februar 2013. 11 Vi har teke med fast løn og overtidsbetaling til dei to vaktmeistrane og dei fire utearbeidarane, samt løn til sommarvikarar. Teknisk sjef opplyser at tearbeidarane nyttar ca. 55 prosent og vaktmeistrane 90 prosent av arbeidstida til drift og vedlikehald av kommunale bygg. Resten av tida blir brukt til vann og avløp, kommunale veger og grøntanlegg. Det inneber at tala vi brukar her blir noko for høge. Telemark kommunerevisjon IKS 10

På grunn av forholda nemnd i fotnotane til tabellen, vil revisor understreke at tala må lesast med varsemd. Likevel ser vi nokre mønstre som det er verdt å nemne. Målt i kroner viser den første kolonnen at samla midlar til vedlikehald er halde omtrent på same nivå frå 2008 til 2011. Vidare ser vi i den fjerde kolonnen at samla tal for kommunalt eigde m 2 har auka. I dei to kolonnane med farge ser vi at midlar fordelt per m 2 går ned i perioden 12. I følgje SSB auka konsumprisindeksen med 5,9 prosent frå 2008 til 2011. Sjølv om samla sum til vedlikehald har halde seg stabil målt i kroner, viser konsumprisindeksen at midlar avsett til eigedomsforvalting reelt sett har gått ned. Saker handsama av kommunestyret og planutvalet Revisor har gjennomgått alle saker handsama av kommunestyret i perioden 2008-2011. Vi ser at det er ei vanleg arbeidsform å opprette ei politisk-administrativ gruppe når det skal vurderast om eit bygg skal rehabiliterast eller om det skal byggjast nytt. Det blei gjort då til dømes Helsesenteret, Heddeli barnehage, symjehallen og biblioteket blei utgreidd. Felles for arbeidsgruppene er at dei foreslår å finansiere tiltaka med låneopptak over investeringsbudsjettet, og at dei seier lite/ingenting om korleis kommunen skal finansiere framtidig drift og vedlikehald av bygga. I 2009 tildelte Regjeringa ekstra midlar, dels som frie inntekter for kommunane og dels som øyremerka midlar til vedlikehald, oppgradering og rehabilitering av kommunal infrastruktur. Seljord fikk nesten 2 mill. kr inkl. moms. Kommunestyret i Seljord handsama eit forslag til fordeling av desse midlane i møte 26.02.09, sak 06/09. Delar av midlane blei bruka til opprusting av Granvin kulturhus, nytt golv på Flatdal skule og reasfaltering av kommunale vegar. Vidare blei det vedteke å skifte vindauge, tekke taket og fjerne lyskuplar på ungdomsskulen og utbetre taket i symjehallen. Dei sistnemnde tiltaka blei finansiert over investeringsbudsjettet. Resterande midlar blei betalt tilbake til statlege myndigheiter. Utover desse sakene, har kommunestyret ikkje handsama saker knytt til eigedomsforvalting av eksisterande kommunale bygg i dei undersøkte åra. I delegasjonsreglementet for Seljord kommune frå juni 2011, står det at Plan-, miljø- og teknisk utval (heretter kalla planutvalet) er delegert mynde til å forvalte kommunale bygg og eigedommar 13. Denne mynda er avgrensa av at formannskapet/økonomiutvalet skal handsame alle saker av økonomisk karakter. 12 Tabellen viser auke frå 2010 til 2011, men basert på opplysningar frå teknisk sjef om at ingen bygg er avhenda eller rivi, ser vi bort frå dette. 13 I tillegg handsama dei saker etter plan- og bygningslova, regulerings-, plan- og byggjesaker, landbruk konsesjon- og delingssaker, saker etter jordlova, skoglova og odelslova, VAR, Miljø og Viltforvalting. Telemark kommunerevisjon IKS 11

Revisor har gjennomgått alle saker som planutvalet har handsama i perioden. Vi finn at utvalet handsama om lag 40 saker per år, men at ingen av dei var knytt til eigedomsforvalting av kommunale bygg. Dei fleste sakene er enkeltsøknader om til dømes frådeling av tomt, bygging av bustadhus og bruksendring av driftsbygning. I nokre tilfelle handsama utvalet større saker som til dømes ulike reguleringsplanar, anbod på vedlikehald av veg, og tiltak for trafikktryggleik. 2.1.3 System for planlegging Seljord kommune har ikkje eit gjennomgåande system for planlegging av eigedomsforvaltinga, slik det er omtalt i vedlegg 1 revisjonskriterier. Vi har derfor valt å sjå nærare på korleis kommunen generelt og teknisk avdeling særskilt driv sitt planleggingsarbeid. Rådmannen seier at kommunen har hatt planar i dei åra revisjonen undersøker, men at desse ikkje hang saman på ein systematisk og gjennomgåande måte. Han seier vidare at frå budsjettåret 2013 har kommunen innført omgrepet Gul bok. Den gjer tydeleg kommunen sitt planhierarki og viser at dei overordna måla ligg på kommuneplannivå, dei operative måla ligg i den fireårige økonomiplanen og årsbudsjettet, og dei konkrete måla handlar om korleis kvar verksemd skal løyse sine oppgåver. På dei to øvste nivåa ligg den politiske avgjerslemynda og på det lågaste nivået ligg den faglege/tekniske avgjerslemynda. Noko av det sentrale er at ein skal kunne finne att dei same måla på kvart nivå, og at dei gradvis blir meir konkrete og tiltaksorienterte desto lenger ned ein kjem. På revisors spørsmål om planarbeid for drift og vedlikehald av kommunale bygg, seier rådmannen at han ikkje har noka samla oversikt over desse bygningane, og at han ikkje er involvert i planlegginga av drift, vedlikehald og utvikling av dei. Dette ansvaret ligg hos teknisk sjef. Teknisk sjef seier at ansvaret for forvaltinga av kommunale bygg handlar om å planleggje, styre og administrere drift og vedlikehald av desse bygningane. Vidare har avdelinga ansvar for kjøp, leige, sal eller avhending av bygg. Teknisk sjef seier avdelinga har ein standard for vedlikehald av dei fleste tekniske installasjonane. Det er til dømes inngått avtalar med private aktørar om årleg tilsyn med ventilasjonsanlegga, heisane, brannvarslingsanlegga og det tekniske utstyret på sjukeheimen. Utover det, har ikkje avdelinga noko eige system for å halde oversikt over tilstanden til kvart bygg eller kva som er gjort i kvart bygg altså stoda i bygget og byggets historikk. Avdelinga brukar heller ikkje særskilte standardar eller planleggingsverktøy når dei avgjer korleis og kor ofte ulike drifts- og vedlikehaldsoppgåver skal gjerast framover. Teknisk sjef meiner likevel avdelinga har ganske god oversikt over kva for drifts- og vedlikehaldsoppgåver som er gjort, noverande tilstand på kvart bygg, og framtidig behov for vedlikehald. Seljord kommune er ein nokså liten kommune, så det er lett å halde oversikten. I tillegg Telemark kommunerevisjon IKS 12

følgjer vaktmeistrane og utearbeidarane 14 med på bygningane når dei jobbar der, og tek med seg denne informasjonen tilbake til teknisk sjef. Desse opplysningane er munnlege. Teknisk sjef seier også at mesteparten av tildelte midlar til vedlikehald går til det som kallast løypande vedlikehald altså arbeid som må utførast for å rette opp ikkje føreseielege skadar og manglar som oppstår gjennom året. Berre ein mindre del går til planlagt vedlikehald altså tiltak som er nødvendige for å hindre forfall som følgje av jamn og normal slitasje. Teknisk sjef anslår at fordelinga av tildelte midlar til planlagt og løypande vedlikehald ligg mellom 20/80 og 30/70. Teknisk sjef seier vidare at det ikkje blir sett av midlar til tiltak som skal gå til framtidige nye krav frå myndigheitene og/eller brukarane 15. Teknisk sjef seier at dei planlegg for kvart budsjettår. Basert på tildelte midlar, ovannemnde informasjon og innspel frå tilsette i avdelinga blir det einigheit om kva for tiltak som skal prioriterast i inneverande år. Prioriteringa handlar i stor grad om å rette opp det bygget/bygningsdelen som er dårlegast. Døme på slike prioriterte oppgåver dei seinare åra, er måling av fem utleigebustader og ekstra tiltak for brannsikring. Utover det blir ikkje vedlikehaldet planlagt etter byggfaglege tidsintervall 16 eller kva for kvalitetsnivå vedlikehaldet til det enkelte bygg skal ha. Teknisk sjef seier dei aldri har kome så langt at dei kan planleggje at dei til dømes skal beise kvart 10. år eller skifte golv kvart 20. år. Avgjerda om kva som skal prioriterast, blir ikkje skrive ned. Teknisk sjef plar ikkje nemne vedlikehaldsplanane for rådmannen. 2.1.4 System for rapportering Som vi har sett har ikkje Seljord kommune eit system for styring og planlegging, og dermed heller ikkje for rapportering knytt til eigedomsforvaltinga. Vi har derfor valt å sjå nærare på dei etablerte rapporteringsrutinane i kommunen og i kva grad dei gir informasjon om eigedomsmassen. I økonomireglementet står det at administrasjonen skal rapportere forbruk i forhold til årsbudsjett kvart kvartal til politisk nivå. I praksis blir det vanlegvis ein gong i juni og to gonger på hausten, seier rådmannen. Rapporteringa har eit økonomisk perspektiv, og seier noko om ein forventar avvik frå budsjettet. 14 Tilsette i teknisk avdeling som gjer drifts- og vedlikehaldsoppgåvene ute på bygg og anlegg. 15 Rådmannen fortel at midlar til drift skal oppretthalde byggets standard, mens midlar til investering kan brukast når eit tiltak er såpass omfattande at det kan definerast som oppgradering av byggets standard. Då går det fram av investeringsbudsjettet, eller det blir lagt det fram for politisk nivå som eiga sak. 16 Med det siktar vi til at materiala og komponentar har ulik levetid, og at langsiktige planar for vedlikehald bør ta omsyn til det. Døme på ulik levetid er ytterveggar 40 år, inneveggar 10 år, golv 20 år og vindauge 35 år, sjå rapporten «Kartlegging av kommunens utgifter til vedlikehold av sine bygninger». Telemark kommunerevisjon IKS 13

Teknisk sjef seier at avdelinga skal gi tilbakemelding til økonomisjefen uavhengig av om det ligg an til avvik eller ikkje. Rapporteringa skjer ved at teknisk sjef sender e-post. Teknisk sjef trur ikkje desse e- postane blir arkivert. Vanlegvis er det ikkje-planlagde hendingar som til dømes ekstra utgifter til snøbrøyting og strøing i vintrar med mykje snø og is, som fører til meirforbruk. Det er svært sjeldan avdelinga rapporterer på gjennomført eller ikkje-gjennomført vedlikehald av kommunale bygg. Det er meir slik at dette arbeidet stoppar opp når midlane til føremålet tek slutt. Teknisk sjef seier at avdelinga ikkje har rapportert på grad av gjennomføring av tiltaka nemnd i rapporten frå 2007, og at kommunestyrevedtaket heller ikkje inneheld eit krav om eller ein forventing om det. Revisor har gjennomgått årsmeldingane for perioden 2008-2011. I meldinga frå 2008 visast det til rapporten frå 2007 og kommunestyret sitt vedtak. I meldingane frå 2009 og 2010 står same tekst. Det blir lagt vekt på at bygningsmassen har auka monaleg dei siste åra utan at løyvingane til vedlikehald har auka tilsvarande. Vidare visar ein til anbefalingane i rapporten frå 2007. I 2011 er utforminga av årsmeldinga endra og korta ned. Om vedlikehald av kommunale bygg står det: «Har stort etterslep på vedlikehald. 2.2 Revisor sine vurderingar av politisk bestemte mål og system for styring, planlegging og rapportering NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle», meiner at det er nyttig å skilje mellom eigar, forvaltar og brukar av kommunale bygg når vi snakkar om eigedomsforvalting. Dei har ulike funksjonar og ulikt ansvar for ein eigedom, og dei har ulikt forhold til kvarandre og til omgivnadane. Folkevalde har eigaransvaret, men det politiske fokuset rettar seg vanlegvis mot tenesteformålet med eit bygg. Å eige bygningar er ikkje noko kommunalt føremål i seg sjølv. Behov for bygg blir i stor grad generert ut frå dei oppgåvene kommunen er satt til å løyse, og bygget blir ein støttefunksjon og innsatsfaktor for tenesteproduksjonen. Den delen av eigaransvaret som gjeld drift, vedlikehald og utvikling av sjølve bygningen kjem lett i bakgrunnen, sjølv om dette ansvaret er omfattande og representerer store verdiar. NOUen peikar på at politisk forankra mål som blir lagt til grunn for ein langsiktig og systematisk planlegging av eigedomsforvaltinga av kommunale bygg, gir ein rekke gevinstar. Fleire kartleggingar viser at dei kommunane som har fastsett mål og ambisjonsnivå og styrer etter desse i nokre år, er dei som oppnår best resultat over tid. Først og fremst gir det lågare kostnader til drift, vedlikehald og utvikling, fordi ein unngår dyre skippertak, det er sjeldnare behov for større rehabiliteringar og bygga lever lenger. Vidare gir det meir tilfredse brukarar, fordi bygga held ein jamn god standard, drift, vedlikehald og utvikling er føreseieleg, og bygga kan gradvis tilpassast endra behov over tid. Slike politisk forankra mål og strategiar bør omfatte formålet med å eige eigedom, framgangsmåtar for å skaffe, forvalte, utvikle og avhende eigedom, samt mål og rammevilkår for forvaltningsnivået 17. 17 Sjå vedlegg 1 revisjonskriterier Telemark kommunerevisjon IKS 14

I neste omgang bør dette ligge til grunn for ein konkret plan for korleis drift, vedlikehald og utvikling av kvart kommunalt bygg skal gjerast, inkludert prioriteringar og kostnadsoverslag. 2.2.1 Politisk bestemte mål og strategiar Det politiske nivået i Seljord har ikkje handsama eigne mål og strategiar for eigedomsforvaltinga i kommunen, eller lagt inn slike mål og strategiar i andre overordna og langsiktige dokument som til dømes kommuneplanen. Kommunestyret handsama rapporten «Seljord kommune vurdering av kommunale bygg» i 2007. Den gir ein enkel oversikt over dei kommunale bygningane, den seier at målet bør vere at Seljord skal ha kommunale bygg med god standard, og viser til nasjonalt anerkjente normtal for kor mykje midlar det bør setjast av til drift og vedlikehald i åra framover. I vedtaket til kommunestyret står det at rapporten takast til vitande, og at rådmannen skal innarbeide forslag om å auke posten til vedlikehald i budsjettforslaga i åra framover. Revisor legg til grunn at eit slikt vedtak ikkje legg opp til eit meir forpliktande løft for eigedomsforvaltinga, men seier at budsjettramma for vedlikehald fortsatt skal vere ein del av dei årlege budsjettvurderingane. Vi vil i denne samanhengen vise til tabell 1 der det går fram at midlane til drift og vedlikehald av kommunale bygg har vore omtrent på same nivå frå 2008 til 2011, og fordelt på m 2 har tildelinga blitt lågare. Etter revisors meining ser det ut til at denne rapporten har hatt lite å seie for eigedomsforvaltinga i kommunen. 2.2.2 System for styring Revisor legg til grunn at årsbudsjettet med den tilhøyrande fireårige økonomiplanen er det sentrale systemet for politisk styring av eigedomsforvaltinga i Seljord fordi dei økonomiske rammene blir lagt her. I NOU 2004:22 står det at utgifter til drift og vedlikehald har lett for å bli ein salderingspost i stramme budsjett. Vår gjennomgang av budsjettprosessen i Seljord viser at målet om budsjettbalanse legg klare rammer for handlingsrommet på dei enkelte programområda. Revisor forstår kommunestyrevedtaket frå 2007 slik at tildeling av midlar til vedlikehald må vurderast på lik line med tildelingar til andre budsjettpostar. Som politisk avgjersle er den sjølvsagt heilt legitim, men gir lite draghjelp for administrasjonen når dei argumenterer for å auke midlar til vedlikehald og når dei peikar på at konsekvensane på sikt er forfall, auka kostnadar og verdireduksjon, slik dei gjer i kommentardelen i budsjettforslaget i åra etter at ovannemnde rapport blei handsama av kommunestyret. I NOUen står det også at ansvar og oppgåver knytt til drift, vedlikehald og utvikling av den kommunale bygningsmassen har tendens til å vere lite synleg for det politiske nivået. Gjennomgangen av saker til handsaming for perioden 2008 til 2011 viser at kommunestyret i Seljord har handsama større byggje- og rehabiliteringssaker og fordelinga av krisepakkemidlane i 2009, men Telemark kommunerevisjon IKS 15