Eigedomsforvalting. Vinje kommune 2014 ::

Transkript

1 Eigedomsforvalting Vinje kommune 2014 ::

2 Innhald Samandrag... iii Tilrådingar... v 1 Innleiing Bestillinga frå kontrollutvalet Problemstillingar og revisjonskriterium Nokre sentrale omgrep Avgrensing Metode og kvalitetssikring Høyring Eigedomsforvaltinga i Vinje Dei kommunale husværa vert disponert etter slik prioritet: Politiske mål og system for styring Fakta politisk bestemte mål og system for styring Revisor si vurdering av politisk bestemte mål og system for styring Verdibevarande vedlikehald Fakta om verdibevarande vedlikehald Revisor si vurdering av verdibevarande vedlikehald Konklusjonar og tilrådingar Konklusjonar Tilrådingar Litteratur og kjeldereferansar Vedlegg 1: Høyringsuttale frå rådmannen Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Foto framside: pixabay.com ii

3 Samandrag Bestilling og bakgrunn Forvaltningsrevisjon av eigedomsforvaltinga blei bestilt av kontrollutvalet, jf. møte sak 3/14, og møte sak 6/14. Vi har undersøkt følgjande problemstillingar: Har Vinje kommune overordna politisk bestemte mål og eit rasjonelt system for styring og planlegging av eigedomsforvaltinga? Har kommunen eit godt verdibevarande vedlikehald av bygningane sine? Politisk bestemte mål og system for styring Vi fann at Vinje manglar politisk bestemte mål og strategiar for eigedomsforvaltinga. Vi fann også at det sentrale systemet for styring i Vinje er årshjulet som startar med årsbudsjett og tilhøyrande økonomiplan, fortsetter med månadsrapportering og tertialrapportering gjennom året, og blir avrunda med årsmelding og årsrekneskap. I nokon grad blir dette bruka som styringshjul for eigedomsforvaltinga også. Vi legg til grunn at det månadlege rapporteringa på økonomi generelt i kommunen, også omfattar eininga Teknisk drift og vedlikehald (heretter forkorta TDV) si verksemd. Vidare såg vi at kommunestyret ga nokre politiske signal i årsbudsjetta og økonomiplanen, som i ei viss grad har eit overordna og langsiktig perspektiv. Vi såg at TDV utarbeider verksemdplanar, men fann at det var vanskeleg å sjå at dei var i tråd med dei politisk vedtekne måla og tiltaka. Vidare var det vanskeleg å sjå at dei støttar opp under eit langsiktig, heilskapleg og gjennomarbeida opplegg for drift og vedlikehald av kommunale bygg. Vi meiner også at mangel på gjennomarbeida verksemdplanar gjer det vanskeleg å vurdere om eigedomsforvaltinga i Vinje er rasjonell, målretta og effektiv. Det blir også vanskeleg å synleggjere korleis tildelte midlar blir brukt og kva for konsekvensar tildelinga får for bygningsmassen heilt konkret. Vi har grunn til å tru at rapportering på økonomi føljer etablerte rutinar. Når det gjeld rapportering på aktivitet, meiner vi det er eit sentralt funn at politisk nivå ikkje blir orientert om i kva grad dei politisk vedtekne måla og tiltaka er nådd verken i tertialrapprotar eller årsmeldingar. Vi har heller ikkje funne andre kjelder som gir politisk nivå informasjon om tilstanden på bygga, kva som har blitt gjort og kva for tiltak fagansvarlege meiner bør gjerast vidare. iii

4 I NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir meir til alle, står det at eit rasjonelt system for planlegging og styring inneber at eigedomsforvaltaren planlegg sine aktivitetar og ressursbruk ut frå vedtekne politiske mål, og rapporterer tilstand, prosesser og resultat i forhold til måla. Etter revisors vurdering er praksisen i Vinje i liten grad i tråd med desse anbefalingane. Verdibevarande vedlikehald For å kunne seie noko om stoda på vedlikehaldet av kommunalt eigde bygg, har vi sett nærmare på fire forhold: samarbeid og ansvarsforhold, brukarane sine erfaringar med eige bygg og med TDV, kompetanse og personellressursar, og verdibevarande vedlikehald til lågast mogleg kostnad. Vinje har ikkje skrive ned rutinar for kommunikasjon, samarbeid og ansvarsfordeling om tenestebygga. Etter vår vurdering fungerer den uskrivne praksisen mellom reinhaldarane og tilsette i TDV/Bygg betre enn mellom brukarane og TDV. 1/3 av brukarane meiner heilt eller delvis at ansvarsforholda mellom dei sjølve og teknisk avdeling ikkje er godt nok avklart. Vi legg til grunn at det er høge tal, og meiner det er behov får å sjå nærmare på korleis ansvarsforhold, samarbeid og kommunikasjon kan bli betre. I TDV er det ulikt syn på om TDV/Bygg har tilstrekkeleg personellressursar i høve til oppgåvene sine. Ikkje overraskande går skiljet mellom leiarar og tilsette. Både leiarar og tilsette har kome med innspel som etter vår vurdering reiser tvil om noverande organisering og arbeidsfordeling er optimal. Vi kan ikkje direkte vurdere om Vinje har eit verdibevarande vedlikehald til lågast mogleg kostnad. Det heng saman med at kommunen ikkje har full oversikt over tilstanden til kvart kommunalt bygg. Informasjonen om den kommunale bygningsmassen er til dels munnleg, og den skriftelege informasjonen er ikkje samla ein stad. Det finst heller ikkje ei skriftleg oversikt over kva for drifts- og vedlikehaldsoppgåver som har vert gjort, og kva som er planlagt framover. På grunn av manglande informasjon, vil vi vere varsame med å vurdere om avsette midlar til eigedomsforvaltinga er tilstrekkeleg til eit verdibevarande vedlikehald. For å få eit bilete av kvar Vinje ligg, har vi gjort ulike samanlikningar av ressursbruken i eigedomsforvaltninga: Tal frå Vinje samanlikna med nasjonale normtall, viste at Vinje låg noko lågare for bygg med kort levetid, og mykje lågare for bygg med lang legetid. Tal frå Kostra der vi såg utviklinga i Vinje over tid, samanlikna Vinje med andre kommunar i Vest-Telemark og med alle kommunar i landet, viste at Vinje brukte mykje pengar per innbyggjar og lite pengar per kvadratmeter. Det heng saman med at kommunen eig mange m 2 per innbyggjar. iv

5 Vi meiner desse samanlikningane gir ein indikasjon på at noverande nivå på tildelte midlar til eigedomsforvalting i Vinje kommune ikkje er tilstrekkeleg til eit verdibevarande vedlikehald. Tilrådingar Vi meiner kommunen bør: utarbeida ein langsiktig strategi for eigedomsforvalting av kommunale bygg, utarbeida ein operativ handlingsplan for eigedomsforvaltinga, som rullerast jamleg, skriftleggjere korleis kommunikasjon, samarbeid og ansvarsfordeling mellom brukarane og TDV skal vere. Skien, 5. desember 2014 v

6 1 Innleiing 1.1 Bestillinga frå kontrollutvalet Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet, jf. møte sak 3/14, og møte sak 6/14. Heimel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelova 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutval kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel Problemstillingar og revisjonskriterium Rapporten handsamar følgjande problemstillingar: 1. Har Vinje kommune overordna politisk bestemte mål og eit rasjonelt system for planlegging og styring av eigedomsforvaltinga? 2. Har kommunen eit godt verdibevarande vedlikehald av bygningane sine? Det finst ikkje føresegner i lov eller forskrift om korleis kommunen skal drive eigedomsforvaltinga si. Vi vil derfor bruke andre dokument som gir føringar for kva som blir rekna som god kommunal eigedomsforvalting for å svare på problemstillingane og vurdere eigedomsforvaltinga i Vinje. NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle, om eiendomsforvaltning i kommunesektoren» «God kommunal eiendomsforvaltning, fordypning for folkevalgte», Direktoratet for byggkvalitet, 2011 «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold, en veileder for folkevalgte og rådmenn», KS 2008 «Bedre eierskap i kommunene», Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer (FOBE) 2007 «Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde», MULTICONSULT PricewaterhouseCoopers 2008 på oppdrag frå Kommunal- og regionaldepartementet 1

7 Revisjonskriteria 1 i dette prosjektet er henta frå desse dokumenta. Kriteria går fram under kvar problemstilling nedanfor, og er nærmare omtala i vedlegg 2 til rapporten. 1.3 Nokre sentrale omgrep Vi brukar omgrepa forvalting, drift, vedlikehald og utvikling/oppgradering gjennom heile rapporten. Vi vil derfor seie noko om kva som ligg i desse omgrepa. Forvaltning Forvaltning omfattar alle oppgåver i tilknyting til leiing og administrasjon av ein eigedom. Det gjeld budsjett og rekneskap, planarbeid, personalleiing, ansvar for helse, miljø og sikkerhet (HMS) og andre forhold som er regulert gjennom lov og forskrift. Det omfattar også kostnadar som ikkje er avhengige av kva bygget blir brukt til, som utgifter til forsikringar, skatter og faste avgifter. Drift Drift er alle oppgåver og rutinar som er nødvendige for at eit bygg skal fungere best mogleg funksjonelt, tekniske og økonomisk. Det omfattar generell drift og ettersyn med bygningsdelar og installasjonar, og gjeld dei tenestene som må gjerast dagleg for å tilfredsstille brukarane sine behov, til dømes reinhald, avfallshandtering, energibruk, vakt og sikring. Vedlikehald Vedlikehald er oppgåver som er nødvendige for å oppretthalde eit fastsett kvalitetsnivå på bygget og dei tekniske installasjonane. Målet er at bygget som heilheit fungerer godt for brukarverksemdene. Det er vanleg å skilje mellom førebyggjande og kontinuerleg vedlikehald. Førebyggjande eller verdibevarande vedlikehald handlar om å hindre forfall som følgje av jamn og normal slitasje. Dette er planlagde, periodiske tiltak som førebyggjer seinare reparasjonar og skader. Kontinuerleg eller tilfeldig vedlikehald omfattar arbeid som ikkje er planlagt, men som må utførast for å rette opp skader eller manglar til dømes som følgje av uvêr, hærverk, leidningsbrot osb. Utvikling eller oppgradering Utvikling eller oppgradering (begge omgrepa nyttast) gjeld tiltak som aukar kvaliteten på eit bygg. Ei målretta og systematisk utvikling som tar sikte på å halde eit bygg oppdatert over tid, vil forlenge den tekniske, funksjonelle og økonomiske levetida til bygget, og gi store ressurs- og miljømessige gevinstar samanlikna med å rive og byggje nytt. 1 Revisjonskriterium er dei reglar og normer som gjeld innanfor det området vi skal undersøke. Revisjonskriteria er grunnlaget for de analysar og vurderingar som revisjonen gjer og dei konklusjonane vi får. Revisjonskriteria er eit viktig grunnlag for å kunne dokumentere samsvar, avvik eller svakheiter. 2

8 I praksis kan det vere vanskeleg å skilje klart mellom desse fire oppgåvene. Ofte er reinhald skilt frå andre driftsoppgåver, men blir rekna som ein vesentleg del av arbeidet med å forlenge levetida til eit bygg. Ein vaktemeister knytt til faste bygg gjer vanlegvis både drifts- og vedlikehaldsoppgåver, og hjelper ofte med andre praktiske oppgåver. I tillegg til eigne vaktmeistrar har mange kommunar ei eiga vedlikehaldsavdeling som blant fleire oppgåver har ansvar for drift og vedlikehald av kommunale bygg. Vidare kan det vere uklart kva ein legg i omgrepet vedlikehald. Skal ein definere det smalt, og berre ta med dei gjeremåla som går direkte til å forlenge levetida til tak, fasadar, vindauge, dører, ventilasjonsanlegg, toalett, brannvarslingsanlegg m.m.? Eller skal ein definere det vidt, og til dømes rekne med reinsing av tak, takrenner og kummar, sidan det reduserer faren for fuktskader, og feiing av gardsplass og inngangsparti sidan det reduserer slitasjen på golvet inne. I budsjettsamanheng kan det også vere vanskeleg å skilje mellom desse fire oppgåvene. Det er vanleg å bruke kr/ m 2 for å seie kor mykje midlar som setjast av til vedlikehald. Men det er ikkje alltid klart kva summen inneheld. Til dømes kan både den smale og vide definisjonen av vedlikehald som nemnd i avsnittet ovanfor blir bruka. Vidare blir løna til dei tilsette som utfører vedlikehaldsoppgåvene nokre gonger rekna med og andre gonger ikkje. Det kan også vere uklart kva som skal førast som vedlikehald i driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet. Det gjeld særleg tiltaka førebyggjande vedlikehald og utviklingstiltak. Begge delar er knytt til ein gradvis kvalitetsheving når eldre bygningsdelar og komponentar blir skifta ut med nye. Regnskapsforskrifta brukar omgrepet «same standard» for å gjere meir tydelig kva som skal plasserast kvar. Dersom til dømes eit vindauge som hadde vanleg standard i 1970 blir bytta ut med eit som har vanleg standard i 2014, likevel får ein høgare standard på grunn av kvalitetsutviklinga, skal det klassifiserast som drift. I praksis ser vi at det blir eit definisjonsspørsmål om slike tiltak blir finansiert over investeringsbudsjettet eller driftsbudsjettet. 1.4 Avgrensing Når vi snakkar om eigedom og eigedomsforvalting i vår rapport, meiner vi bygg med tilhøyrande grunnareal. Særlig for barnehagar og skular er uteareal viktige. Vi tek det derfor med, men går ikkje inn i dei særskilte utfordringane som gjeld forvaltninga av uteareal. Vidare vil vi avgrense oss slik at rapporten gjeld tenestebygg, utleigebustader og omsorgsbustader som kommunen disponerer. Andre former for fast eigedom, som næringsbygg, infrastrukturanlegg, vegar, leidningar for vatn og avløp, anlegg for avløp, elektrisitetsforsyning og 3

9 telekommunikasjon, parkar og idrettsanlegg i friluft har vi halde utanfor. Vi utelet også grunneigedomar, kyrkjebygg og eigedomar som er sjølvstendige rettssubjekt (IKS og AS). For å sjå utviklinga over tid har vi valt eit tidsperspektiv på fire år frå 2010 til halve Metode og kvalitetssikring I denne undersøkinga har vi nytta ulike metodar for å hente inn informasjon: Hatt intervju med rådmann, teknisk sjef og avdelingsingeniør. Gjennomført spørjeundersøking blant alle tilsette i TDV/Bygg og ROT. Gjennomført spørjeundersøking blant leiarar som har arbeidsstaden sin i dei kommunale tenestebygga. Gått gjennom ulike kommunale og nasjonale dokument. Nytta KOSTRA-tal som grunnlag for kostnadsanalysar. Val av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtala nærmare i vedlegg 3 til rapporten. Forvaltningsrevisjonen er utført av forvaltningsrevisor Hildegunn Rafdal. Oppdragsansvarleg er Kirsti Torbjørnson. 1.6 Høyring Rapporten blei sendt på høring 17.november 214. Vi fekk ein e-post med tilbakemelding om faktafeil. Dei er retta opp. 4. desember 2014 fikk vi eit høyringssvar. Det inneheld to kommentarar til fakta som vi kommenter nedanfor. Rådmannen si høringsuttale ligg i vedlegg 1. I avsnitt har vi laga ein oversikt over utgifter til drift og vedlikehald i Vinje kommune, jf. figur 1. I høyringssvaret frå rådmannen står det: «Kostnadar knytt til vedlikehald vinterstid vert i stor grad utførd i eigenregi utan at det er internfakturert dette fører til lågare kostander enn dei tala det blir vist til.» Vi legg til grunn at det ikkje alltid er klart kva som bør reknast som drift- og vedlikehaldsoppgåver, jf. omtalen av omgrepa forvalting, drift, vedlikehald og oppgradering/utvikling i avsnitt 1.3. I utvalet vi har gjort, jf. fotnote 11 til figur 1, har vi teke med midlar til drift og vedlikehald som går direkte på bygga. Vi har derfor vald å utelate snøbrøyting og strøing fordi vi meiner det har meir indirekte tyding for drift og 2 Vi tek med 2014 i den grad det finst kjelder, fordi mange av tala vi brukar ikkje var ferdig kvalitetssikra før revisjonen blei avslutta. 4

10 vedlikehald. Ein kan seie at administrasjonen legg seg på ein vidare definisjon av omgrepa drift og vedlikehald enn vi gjer. Vi ser at begge deler kan fungere. I avsnitt nyttar vi Kostra-tal for å gjere synlig kor mykje Vinje har bruka over tid på drift og vedlikehald av kommunale tenestebygg. Vi har også brukt Kostra-tal for å samanlikne Vinje med andre kommunar i Vest-Telemark, med eigen Kostragruppe og med landet. I høyringssvaret frå rådmannen står det: «Lønnskostnader knytt til vaktmeistrane er ikkje med i oversikta dette fører til at kostnadar ved eigenproduksjon i liten grad vert med i KOSTRA-oppstillinga.» Våre merknader til dette er å opplyse kva for tal Kostra brukar. I følgje «Regnskapsrapporteringen i KOSTRA veiledning regnskapsåret 2013» skal føljande bygg og føljande drifts- og vedlikehaldsutgifter takast med: Funksjon 121: Forvaltningsutgifter i eigedomsforvaltinga Funksjon 130: Administrasjonslokale Funksjon 221: Førskulelokale Funksjon 222: Skulelokale Funksjon 261: Institusjonslokale Funksjon 381: Kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg Funksjon 386: Kommunale kulturbygg. For funksjon 121 står det: «Her føres utgifter knyttet til forvaltning av kommunens bygg og eiendom. ( ) Dette omfatter aktiviteter i eiendomsforvaltningen knyttet til eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og pålagte skatter og avgifter knyttet til bygg, og som typisk er avhengig av om bygg er i drift eller ikke.» I følgje rettleiaren skal mellom anna følgjande utgifter til dei ovannemde lokala takast med i rapporteringa: utgifter til løn mv. til eige drifts- og vedlikehaldspersonell, innkjøp av materiell og utstyr til drift og vedlikehald, kjøp av drifts- og vedlikehaldstenester, serviceavtalar på tekniske anlegg, avtalar om vakthold og tilsyn mv. Vi har ikkje undersøkt om Vinje kommune har rapportert til Kostra i tråd med rettleiaren. 5

11 2 Eigedomsforvaltinga i Vinje Vinje kommune er organisert med to leiarnivå: rådmann og 19 einingsleiarar som rapporterer direkte til rådmannen. Einingsleiarane er delegert mynde innan drift, økonomi og personell, og har eit samla ansvar for kvart sitt tenesteområde. Ansvaret for eigedomsforvaltinga i Vinje er delt mellom einingane Reinhald og tekstil og TDV. Eininga for Reinhald og tekstil (heretter ROT) har ansvaret for reinhaldet i bygg nytta til helse- og omsorgstenester, barnehagar og skular, idrettshallar og symjehallar, kommunehus, grendehus, samfunnshus og kulturhus, og bibliotek, dagsenter og vaksenopplæring. TDV har ansvar for å: forvalte, drifte, vedlikehalde og rehabilitere tenestebygga og dei kommunale omsorgsbustadene og utleigebustadene, drifte og vedlikehalde uteområda, under her leikeplassar, idrettsområder og gravplassar, drifte og vedlikehalde infrastrukturanlegg som kommunale vegar og vatn og avløp, krevje inn husleige frå alle utleiebustadene, ha prosjekt- og byggjeleiaransvar for nye bygg og infrastrukturanlegg, og avhende bygg og eigedomar. TDV blir leia av teknisk sjef. Hausten 2014 har eininga 33 tilsette, inkludert leiaren. TDV/Bygg blir leia av ein avdelingsingeniør. TDV/Bygg har ansvar for drift og vedlikehald av alle kommunalt eigde bygg. Dei tilsette er delt i fire team. Det er eigne vaktmeisterteam i Rauland, Edland og Åmot. Dei har ansvar for driftsoppgåvene på dei kommunalt eigde bygga i kvar sine område. Ein stor del av tida går med til å sjå over alle kommunale bygg i eige område etter fastlagte intervall, og dokumentere kva som er greitt og kva som må gjerast. Det fjerde teamet er eit snikkarteam som gjer noko større vedlikehaldsoppgåver på kommunalt eigde bygg i heile kommunen. Denne organiseringa trådde i Vinje kommune eig 34 tenestebygg med eit samla areal på nesten kvadratmeter. 3 Tenestebygga omfattar mellom anna fire skular, seks barnehagar 3 Kjelde er eit utkast til ein tilstandsrapport over kommunalt eigde bygg datert 31. oktober Rapporten kallast IK-rapport, og blir presentert lenger ut i rapporten. 6

12 (inkludert Heimdal), ein sjukeheim/helsesenter, to omsorgssenter og to helsehus 4, tre brannstasjonar og eit kommunehus. Vidare blir 12 av bygga bruka som samfunnshus, grendehus og ulike kulturhus. 5 Kommunen eig også 96 utleigebustader 6. Av desse er 74 omsorgsbustader og 22 utleigebustader 7. Opplysningane er henta frå utkast til Bustadpolitisk handlingsplan. Samla areal på bustadene utanom dei som er knytt til to legat, er nesten kvadratmeter. Totalt eig Vinje kommune kvadratmeter. Når det gjelder leige av bygg har vi fått opplyst at: kommunen leiger ut ein del av Vinje helsesenter til fylkestannlegen, og ein del av kommunehuset til Skatt sør. Kommunen leiger ut Gullsmedhuset, Tingvoll Rauland og Åmot brannstasjon til privat verksemd. Kommunen leiger inn delar av Bankbygget i Åmot, og leiger ut igjen til NAV og Politiet. Kommunen leiger inn delar av Coopbygget i Åmot, og brukar det til bibliotek, multimediarom og møtestad for eldre på dagtid. Vi bad om å få retningsliner for utleige av kommunale bustader til tilsette. Vi fikk eit dokument handsama av formannskapet hausten Det gjer greie for disponering av kommunale husvære, under her utleigebustader til tilsette. Vi legg til grunn at dette dokumentet har blitt handsama av kommunestyret. Vi har ikkje sett vedtaket, men vil nemne at rådmannens framlegg til vedtak var slik: 1. Formannskapet tek saksutgreiinga til etterretning. 2. Dei kommunale husværa vert disponert etter slik prioritet: a. Rekruttering av stillingar. b. Husvære tildelt etter lov om sosial omsorg. c. Flyktningar direkte frå mottak og direkte familiegjenforening. 3. Kommunen arbeider aktivt i den private bustadmarknaden for å skaffe husvære, jf. sak busetting av bosniarar i Vinje i Desse helsehusa blir i dag mellom anna nytta av fastlegane i Edland og Raul and. Kommunestyret har vedteke å samle fastlegetenesta i Åmot. Vi har fått opplyst at den framtidige bruken av desse bygga, vil bli handsama på politisk nivå. 5 Vi tel med kommuneverkstad og kommunegarasje og lager, men utelet dei fire reinseanlegga. 6 Inkludert 11 omsorgsbustader på Nordheimstunet og 12 i Rauland omsorgssenter. 7 Talet på omsorgsbustader aukar med 11 når bygget på Kårsteintomta blir teke i bruk. Etter planen overtek kommunen dette bygget hausten Inkludert i dei 96 bustadene finn vi ein bustad som blir eigd av eit kommunalt legat (Fristadlegat), og ein bustad eigd av Flatlands legat. 7

13 Vi bad også om å få reglement for fastsetting av husleige i kommunale utleigebustader, og fekk kopi av ei sak handsama av formannskapet i møte , sak 07/34. I saka blei det vist til at husleigene blei oppjustert i 2000, og sidan det har dei blitt justert i høve konsumprisindeksen. I 2007 var husleigene om lag 500 kr/m 2 for utleigebustader, og om lag 390 kr/m 2 i omsorgsbustader. I tillegg fikk tilsette som leigde kommunale bustader redusert husleiga med 30 prosent dei tre første åra. Samanlikna med andre kommunar i Vest-Telemark var husleiga i Vinje låg. Formannskapet vedtok å auke den til 850 kr/m 2 for utleigebustader, til 650 kr/m 2 for omsorgsbustader og at tilsette fikk behalde 30 prosent reduksjon dei tre første åra. Når det gjeld leigetid, har vi motteke eit dokument som blei handsama av kommunestyret Her står det at tilrådinga frå formannskapet vart samrøystes vedteke. Vedtaket seier mellom anna at: 1. Det vert innført ei tidsavgrensing på 5 års leigetid i kommunal bustad. Administrasjonssjef kan innvilge forlenging av leigetid etter søknad. I utkast til Bustadpolitisk handlingsplan for Vinje kommune , blir mellom anna utleigebustader til tilsette omtala. Forslag til mål er: 1. Ha rett tal og type utleigebustader til tilsette. Kommunen skal halde bustad til turnuslege. 2. Husleigeprisar i kommunale bustader for tilsette skal vere tilpassa dagens prisnivå. 8 Se omtale i avsnitt

14 3 Politiske mål og system for styring Har Vinje kommune overordna politisk bestemte mål og eit rasjonelt system for styring og planlegging av eigedomsforvaltinga? Revisjonskriterium Politisk bestemte mål, strategiar 9 og planar for eigedomane og for forvaltninga av dei, bør ha ei skriftleg utforming og vedtakast formelt. Det bør stillast krav til eigedomsforvaltninga sitt system for planlegging og styring på forvaltningsnivået, slik at eigedimsforvaltninga kan gå føre seg på ein rasjonell, målretta og effektiv måte i forhold til overordna mål. Det trengst eit godt kunnskapsgrunnlag for å kunne gjere rette prioriteringar. Eit minimumskrav til eigedomsforvaltarane er at dei rapporterer tilstand på all kommunal bygningsmasse, med forslag om prioriteringar og kostnadsanslag. Rapporteringa kan og bør vere ein del av kommunens årsrapport. 3.1 Fakta politisk bestemte mål og system for styring Politisk bestemte mål og strategiar Kommunestyret i Vinje har ikkje handsama eigne mål eller strategiar for eigedomsforvaltinga av dei kommunale tenestebygga. Eigne mål eller strategiar for eigedomsforvaltinga er heller ikkje nedfelt i andre overordna og langsiktige planar, som til dømes kommunalplanen. Vi har gått gjennom alle saker som har vore handsama av kommunestyret og formannskapet frå 2010 til halvvegs ut i Gjennomgangen viser at kommunen har fleire politisk vedtekne planar på særskilte område, som direkte eller indirekte legg føringar for drift, vedlikehald og utvikling av kommunalt eigde bygg. Det gjeld: 1. Klima- og energiplan Den blei vedteken 20. mai 2010, jf. sak 10/33, og handlar om offentlege og private bygg, næringsverksemd, landbruk og energiforsyning. Planen inneheld ein faktadel og ein tiltaksdel, og skal bidra til energieffektivisering og god energiforsyning i heile kommunen. 9 Vi legg til grunn at mål er ein beskriving av ein ønska framtidig tilstand, og strategi er ein beskriving av kva ein vil gjere for å nå måla. 9

15 2. Plan for mottak av flyktningar. Den blei vedteken 13. januar 2012, jf. sak 11/3. Bakgrunnen er ei oppmoding frå sentrale styresmakter om å ta imot fleire flyktningar. Planen handlar mellom anna om å syte for å skaffe eigna bustader til flyktningane. 3. Bustadsosial handlingsplan Vinje kommune Den blei vedteken 10. mai 2012, jf. sak 12/55. Handlingsplanen byggjer på ein tidlegare plan. I den førre planen var ein opptatt av å etablere bustader til vanskelegstilte, mens no handlar det meir om korleis kommunen kan bidra til gjere innbyggjarane med bustadsosiale problem i stand til å bu i eigen bustad. 4. Planstrategi for Vinje Den blei vedteken 14. mars 2013, jf. sak 13/21. Her er det lista opp 27 samsfunnplanar som skal prioriterast i perioden. Tre av desse handlar direkte eller indirekte om eigedomsforvalting av kommunale bygg. Det gjeld Bustadsosial handlingsplan som skal rullerast, Energi- og klimaplan som skal vidareførast, og ein ny plan som skal utarbeidast kalla Bustadpolitisk plan. 5. Busetting av flyktningar Saka blei handsama 13. juni 2013, jf. sak 13/47. Denne gongen også var bakgrunnen ei oppmoding frå sentrale styresmakter om å ta imot flyktningar. Kommunestyret vedtok å ta imot fleire flyktningar i desse åra, og legg til grunn at behovet for bustader må sjåast i samanheng med planane for nye bustader. 6. Bustadpolitisk plan for Vinje Saka blei handsama fyrste gong av formannskapet 27. mars 2014, jf. sak 14/4 og andre gong 28. august 2014, jf. sak 14/42. I samband med andre gongs handsaming, var formannskapet på synfaring. Den bustadpolitiske planen omfattar ei kartlegging av dei kommunale bustadene. Vidare blir det vurdert kor mange bustader kommunen for behov for til sosiale føremål og til tilsette, samt kva for type bustad det er behov for og kor dei bør liggje. Planen inneheld også vurderingar om utvikling av bustadmarknader og bustadstrategiste suksessfaktorar. Ved andre gongs handsaming, vedtok formannskapet at handlingsplanen skal sendast på høyring. Etter høyringa skal planen til tredje gongs handsaming i formannskapet, før den skal til kommunestyret. Kommunestyret har også handsama enkeltsaker knytt til eigedomsforvalting av eksisterande kommunale bygg. Her er nokre døme: I samband med opprettinga av eitt distriktskontor for tannlegetenester for innbyggjarane i Tokke og Vinje, vedtok kommunestyret å byggje ut slik at verksemda 10

16 kunne utvidast frå to til fem tannlegekontor, jf. møte 10. februar 2011, sak 11/16. Fylkeskommunen v/fylkestannlegen skal vere leigetakar. Ei byggteknisk vurdering av det gamle Helsehuset i Åmot blei handsama i møte 27. september 2012, sak 12/117. Huset inneheld sju utleigebustader, men er ikkje i bruk. Spørsmålet er om det er hensiktsmessig å rehabilitere, eller selje huset og bygge nye utleigebustader. Kommunestyret vedtok å utsette saka til handsaminga av budsjettet for Vidare bad kommunestyret om ei samla kartlegging av bruken av dei kommunale bustadene, og forslag til modellar for bygging av bustader til sosiale føremål. Dette politiske vedtaket blir fanga opp i Bustadpolitisk plan for Vinje Kommunestyret har vedteke at hovudlegekontoret skal ligge i Åmot, og at legekontora i Rauland og Edland skal halde ope 2-3 dagar kvar veke, jf. møte 10. april 2014, sakene 14/20 og 14/21. Administrasjonen blei samstundes bedt om å kome attende med ei sak om kostnadane knytt til flytting av legetenestene til Åmot og om etterbruk av bygningane i Edland og Rauland System for styring Vinje kommune har ikkje eit system for styring av eigedomsforvaltinga slik det omtalast i vedlegg 2 revisjonskriterium. For å danne oss eit bilete av dei generelle styringslinene i kommunen, vil vi sjå nærare på budsjettprosessen og budsjettinnhaldet. Det ser ut til at årsbudsjettet med den fireårige økonomiplanen er dei sentrale styringsdokumenta frå politisk til administrativt nivå, og vi legg til grunn at handsaminga av eigedomsforvaltinga skjer innafor denne styringsramma. Budsjettprosess I Vinje er det økonomisjefen som driftar det administrative budsjettarbeidet. Rådmannen og ass. rådmann kjem inn i arbeidet når rammene for kvar eining skal leggjast. Arbeidet har dei siste åra starta på våren med dialogmøter mellom kommunestyrerepresentantar og leiarar for kvar eining. Rådmannen seier at det kan vere vanskeleg å gi politiske signal så tidleg på året. Etter sommarferien startar budsjettarbeidet for fullt i administrasjonen. Formannskapet har møter med kvar eining i august/september, der einingane gjer greie for eigen situasjon. Rett etter at statsbudsjettet er lagt fram i oktober, har formannskapet eit budsjettseminar over to dagar med rådmannen. Då går dei gjennom dei overordna rammene for kommunen sine inntekter og utgifter, basert på tal for inneverande år, 11

17 framskrivingar, og kva dei kan forvente av overføringar. Administrasjonen legg ikkje fram eit budsjettforslag på dette tidspunktet. Nokre gonger kjem det politiske signal frå formannskapet om korleis dei skal prioritere. Budsjettprosessen i TDV startar vanlegvis i august. Teknisk sjef opplyser at arbeidet startar med å drøfte internt kva for tiltak som bør gjennomførast neste år. TDV sender to notat til rådmannen. Det eine er knytt til driftsbudsjettet og det andre til investeringsbudsjettet. Notatet til investeringsbudsjettet inneheld forslag om justeringar i pågåande prosjekt og forslag om nye prosjekt. Notatet til driftsbudsjettet inneheld i hovudsak forslag til økonomiske endringar samanlikna med førre budsjett. Utover hausten har rådmannen fleire møter med formannskapet. Der blir mellom anna notatet frå TDV til investeringsbudsjettet diskutert. Ofte er teknisk sjef med i desse møta. Notatet til driftsbudsjettet frå TDV blir ikkje behandla politisk. Når rådmannen har sydd saman eit budsjettforslag blir det handsama i formannskapet før det blir lagt fram for kommunestyret. Budsjettinnhald Vinje har rammebudsjettering og nettoløyving. Vi har gått gjennom budsjetta og økonomiplanane for perioden I alle årsbudsjett og økonomiplanar er det lista opp mål og tiltak for kvar eining i kommunen. Vi har gått gjennom dei som gjeld for TDV, og sett særleg på dei som gjeld for drift og vedlikehald av kommunalt eige bygg. For alle åra utanom 2011 var det sett opp mål og tiltak. Tre sentrale mål var like for åra 2010, 2012 og Mange av tiltaka var også like, men det blei fleire tiltak etter kvart. Mål: Yte gode tenester til innbyggjarande, dei andre einingane og kundar. Tiltak for alle åra: Bruke tildelte midlar på ein rettvis og forsvarleg måte. For 2012 og 2013 er dette utdjupa med tiltak for å følgje opp tilsette på ein god måte, arbeide for å skape gode haldningar i TDV, og ha fokus på at TDV er ei serviceverksemd. Mål: Sørgje for godt vedlikehald av kommunens eigedom, gjennom å ha planar for utbetringar og vedlikehald. Tiltak for alle åra: Revidere og utvikle gode planar for vedlikehald av kommunens eigedom og infrastruktur. For 2012 er dette utdjupa med tiltak for å arbeide målretta med å sette planane ut i livet, og sikre tidleg involvering av andre aktuelle einingar. 12

18 Mål: Ha god økonomikontroll både på drift og investering. Tiltak for alle åra: Tett oppfølging og gode rutinar for økonomikontroll. For 2013 er det teke med nytt mål og nye tiltak i tillegg til dei ovannemnde. Mål: Implementere nye bygg og infrastruktur inn i drifta på ein god måte. Tiltak: Ha gode rutinar for å overta eit ferdig byggjeprosjekt, samarbeide godt med dei som skal overta drifta, og ha god FDVU-dokumentasjon 10. Mål og tiltak for 2014 har ei ny utforming. Her brukar ein omgrepa driftsmål, og deler det inn i tema, indikator og status. Det blir bruka trafikklysfargar der grønt står for ønskt resultat, gult for lågast aksepterte resultat og raudt for ikkje godkjent resultat. Driftsmåla for TDV inneheld ni tema. Eit av dei omhandlar forvaltning av den kommunale eigedomsmassen. Tema: God standard på bygga, Indikator: Innføre IK-bygg kvalitetssystem, Status: Påbyrja. Ønskt resultat er 50 prosent i 2014, og at arbeidet blir ferdig i økonomiplanperioden. 10 FDVU er ein forkorting for forvaltning, drift, vedlikehald og utvikling. 13

19 Figur 1 Midlar til drift og vedlikehald 11 for alle kommunalt eigde bygg 12 budsjett og rekneskap for perioden Budsjett Rekneskap kr kr kr kr kr kr kr kr Kjelde: Vinje kommune sine driftsbudsjett og -rekneskapar. Figuren viser ein jamn vekst i midlar avsett til drift og vedlikehald av kommunalt eigde bygg. Det var ein særleg stor vekst i budsjettet dei tre siste åra. Rekneskapen viser eit meirforbruk i 2010 og 2011, og eit mindreforbruk i 2012 og særleg i Det kan vere interessant å sjå korleis desse midlane fordeler seg på kommunalt eigde tenestebygg og utleigebustader. 11 For å gi eit bilete av vedlikehaldsutgiftene, har vi teke med tal frå konto vedlikehaldsutgifter bygningar, vedlikehaldsutgifter utstyr, vedlikehald bruk av eigne tilsette, Service/driftsavtaler, reparasjonar anlegg, materialutgifter til vedlikehald bygningar, materialutgifter til vedlikehald maskinar/utstyr og materialutgifter til vedlikehald anlegg. I tillegg har vi teke med kontoar som dekkjer særskilte ting knytt til kulturhusa og utleigebustadane. 12 Gjeld alle bygg som inngår i driftsbudsjettet, under her Bankbygget med NAV og Politi, Coopbygget med bibliotek. Dette er bygg som kommunen heilt eller delvis leiger og som dei har noko ansvar for når det gjeld drift, men i mindre grad når det gjeld vedlikehald. 14

20 Figur 2 Midlar til drift og vedlikehald for kommunalt eigde bygg fordelt på tenestebygg og utleigebustader 13 Utleigebustader Tenestebygg Budsjett Rekneskap Budsjett Rekneskap kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Kjelde: Vinje kommune sine driftsbudsjett og -rekneskapar. Figuren viser at Vinje kommune brukar prosent av midlane til drift og vedlikehald av tenestebygga, og prosent av midlane til drift og vedlikehald av utleigebustadane. TDV har ansvar for dei aller fleste tiltaka i investeringsbudsjettet. Vi tek derfor med ei samla oversikt. Figur 3 Samla oversikt over investeringsrekneskap for Vinje kommune 14 Budsjett Rekneskap mill. kr 124 mill. kr mill. kr 108 mill. kr mill. kr 69 mill. kr mill. kr 102 mill. kr mill. kr Kjelde: Vinje kommune sitt investeringsbudsjett og -rekneskap. 13 Utleigebustader omfattar alle utleigebustader, under her omsorgsbustader, bustader til vanskelegstilte og til tilsette. 14 Ikkje alle, men dei aller fleste tiltaka i investeringsbudsjettet fell inn under TDV sitt ansvarsområde. 15

21 Investeringsbudsjettet og rekneskapen viser ein nedgåande tendens i den undersøkte perioden. Dei største investeringsprosjekta i den undersøkte perioden var Rauland reinseanlegg, nye Åmot skule, tilrettelagde bustader på Kårsteintomta og bustadfeltet Krontveit i Rauland System for planlegging Vinje kommune har ikkje eit gjennomgåande system for planlegging av eigedomsforvaltinga, slik det omtalt i vedlegg 2 revisjonskriterium. Dei sentrale rammene for planlegging blir derfor årsbudsjetta og den fireårige økonomiplanen. I dette avsnittet vil sjå nærare på korleis TDV tek med seg dei politiske signala i desse styringsdokumenta inn i sitt planleggingsarbeid. Først vil vi sjå nærmare på kva for grunnlag/oversikt som finnest over kommunalt eigde bygg. Oversikt over kommunalt eigde bygg Teknisk sjef seier at kommunen ikkje har samla sentrale opplysningar om kvart bygg når det gjeld kva for vedlikehald- og rehabiliteringstiltak som er gjort, noverande tekniske og funksjonsmessige tilstand, eller framtidige planar. Han seier vidare at kommunen har enkelte opplysningar spreidd i ulike dokument. Avdelingsingeniøren opplyser at han tidlegare gikk ei runde med kvart vaktmeisterteam kvar vår. Siste gongen var i Hensikta var å få ei oversikt over den byggtekniske tilstanden. Dei går over alle tenestebygg og dei utleigebustadene som står tomme. Kvar haust går avdelingsingeniøren vernerunde med vaktmeistrane og brukarane av bygga. Her er det fokus på tiltak knytt til helse, miljø og sikkerheit. Avdelingsingeniøren opplyser at dei har sett på ulike system for å lage ei samla oversikt over tilstanden til kvart kommunalt bygg. Dei har førebels ikkje funne eit system som fungerer slik dei ønskjer det, men har valt eit som heiter IK-bygg. Dette er eit elektronisk system der ein brukar trafikklysfargar for å synleggjere kva for tilstand eit bygg har når det gjeld vedlikehald innvendig og utvendig, universell utforming, brannvern og beredskap, og offentlege pålegg, samt innemiljø, under her reinhald, luftkvalitet, temperatur, lys m.m., og ytre miljø, under her flomfare skred- og rasfare, energimerking, nedgravne tankar m.m. Avdelingsingeniøren opplyser at arbeidet med å registrere kvart bygg har gått føre seg nokre år, men at dei framleis ikkje er ferdig. Etter hans vurdering er systemet IK-bygg lite eigna som arbeidsreiskap for TDV/Bygg, og er derfor ikkje prioritert. Vi får opplyst at TDV førebels er usikre på om dei vil bruke denne tilstandsrapporten når dei skal rapportere til rådmannen og til politisk nivå. 16

22 Avdelingsingeniøren meiner at dei samla sett har god oversikt over den byggtekniske standarden på det enkelte bygg. Noko er gjort skriftleg, og elles har han og dei tilsette mykje munnelg kunnskap fordi dei kjenner bygga godt. TDV har eit avvikssystem der både brukarane og vaktmeistrane skriv inn avvik. Dette systemet blir bruka i meir alvorlege tilfelle. Teknisk sjef opplyser at TDV får inn om lag 50 avvik kvart år. Kommunestyret har vedteke å innføre eit felles avvikssystem for heile kommunen, kalla Kvalitetslosen. For TDV betyr det at rutinane for å melde avvik blir litt annleis. Det er fire AMU-møter kvart år. Her går ein gjennom innkomne avvik, og klargjer kva for tiltak som skal gjennomførast, og om lag når dei skal gjennomførast for å lukke desse avvika. TDV har møte nesten kvar måndag. Her deltek dei som sit i administrasjonen, den som har ansvar for VA ute, og ein frå fagforeininga. Teknisk sjef opplyser at dette er ei stad der dei prøver å samle alt. Før og etter årsskrifte arbeider ein mykje med budsjett og verksemdplaner, og resten av året tek ein utgangspunkt i desse dokumenta, i opplysningar om bygga, innkomne innspel i andre møte og frå avvikssystemet med meir, og bestemmer kva som skal gjerast vidare. Verksemdplaner for TDV I dette avsnittet vel vi å avgrense oss til åra 2012, 2013 og 2014, sidan noverande teknisk sjef har vore tilsett sidan Teknisk sjef opplyser at dei planlegg bruken av driftsmidlane 15 for eitt år om gongen. Han seier at kommunen har vaktmeistrar som følgjer med på tilstanden på alle tenestebygg, og at dei derfor ikkje planlegg drifta i detalj. Teknisk sjef opplyser at det ikkje er registert ein verksemdplan for 2012 i det elektroniske sakhandsamingssystemet i kommunen. Det har derfor ikkje vore mulig å finne den. Verksemdplanane for 2013 og 2014 inneheld mål og tiltak på følgjande område: 1) tenester, 2) bruk/prioritering av økonomiske ressursar, 3) bruk/prioritering av personellressursar, 4) kompetanseutvikling, 15 I følge Vinje kommune sitt økonomireglement skal det skiljast mellom tiltak på investeringsbudsjettet og tiltak på driftsbudsjettet på følgjande måte. Eit tiltak reknast som investering når tre kriterier er oppfylt. Det må koste over kr, ha ei minimum levetid på fleire år, og gjere at driftsmiddelet( til dømes eit tenestebygg) får ein høgare standard enn det hadde på kjøpstidspunktet. Tiltak som held driftsmiddelet i same standard som på kjøpstidspunktet, skal reknast som vedlikehald og dermed som driftsutgift. 17

23 5) sjukefråvær, 6) HMS/fysisk miljø ute og inne, og 7) andre utfordringar. Vi rettar merksemda mot punkt 1 og 2. Verksemdplanane for 2013 og 2014 er tilnærma like. Dei listar opp desse sju områda, og kvart av områda er delt inn i tiltak for 1. vass- og kloakkanlegg (VA), 2. veg, og 3. eigedom. Hovudmålet for VA og Veg er å utarbeide heilskapelege planar for ein lengre tidsperiode. 16 For dei kommunale eigedomane er hovudmålet: «vedlikehaldsplan, effektivisere drift». For å nå målet for eigedom, er følgjande tiltak tatt med i avsnitta om tenester og bruk av økonomiske ressursar: arbeide med å lage ein grunnervervsstruktur, ha ein strukturert gjennomgang av ENØK-potensialet ved Rauland skule og Vinjehuset, nytte eigne mannskap til eit snikkarteam for vesentlege vedlikehaldsoppgåver og investeringar (frå verksemdplanen i 2013), utarbeide vedlikehaldsplan for kommunale utleigebustadar, vurdere å avvikle kveldsvakter på Edland skule ved å innføre nytt låsesystem, nytte vaktmeistrane til brøyting i Rauland og Edland, utarbeide grunnlag for større ENØK-investeringar i Rauland og Åmot. Verksemdplanane for TDV viser ikkje til eller nemner dei politisk vedtekne måla og tiltaka som er nemnde i avsnitt i rapporten her. Drift- og vedlikehaldsplanar for TDV/Bygg Når avdelingsingeniøren hadde gått den årlege runda med vaktmeistrane, sjå ovanfor, blei det laga ein plan over kva som skal gjerast i inneverande år. Den siste planen blei laga i Avdelingsingeniøren opplyser at den gjeld framleis, fordi det er fleire tiltak i den som enno ikkje er gjennomført. Det er også forklaringa på at han og vaktmeistrane ikkje gikk den årlege runden over bygga våren Store delar av arbeidstida til vaktmeistrane går med til å sjekke bygga. Mykje av dette skal dei dokumentere, mellom anna brannvern, ventilasjon og elektriske anlegg. Den vedlikehaldsplanen som blir laga, inneheld derfor mindre oppgåver som til dømes å reparere fliser i garderobane i svømmehallen, og beise delar av eit bygg. I tillegg skal vaktmeistrane rette opp mindre feil og manglar, og seie ifrå om behov for større tiltak. 16 Kommunestyret vedtok Hovudplan VA i møte , jf. sak 13/76. Formannskapet vedtok Hovudplan veg i møte , jf. sak 14/58. 18

24 Snikkarteamet arbeider etter ein vedlikehaldsplan. Avdelingsingeniøren får jamleg innspel frå vaktmeistrane, reinhaldarane og brukarane om behov for vedlikehaldstiltak. Dei tiltaka som blir vurdert som nødvendige, blir tatt med i vedlikehaldsplanen. Når snikkarteamet er ferdige med ei oppgåve, kryssar avdelingsingeniøren av i planen. Tiltaket blir ståande i planen, og slik vil kommunen over tid byggje opp ei oversikt over alle gjennomførte vedlikehaldstiltak. Avdelingsingeniøren meiner at dei har god oversikt over bygga, og opplyser at dei brukar denne oversikta når dei planlegg verksemda si. Han peikar på to forhold som gjer det utfordrande å gjennomføre planane. For det fyrste har TDV eit samla driftsbudsjett. Dermed kan uventa hendingar på eit område føre til at planlagde tiltak på andre område må skrinleggjast. For andre blir det mykje «brannslokking». Altså at det skjer uventa ting som må gjerast før planlagde tiltak. Han anslår at om lag 80 prosent av tida til vaktmeistrane og snikkarteamet går med til slike ting, jf. nemnde sak ovanfor om at vaktmeistrane sin vedlikehaldsplan frå 2012 framleis ikkje er gjennomført System for rapportering Som vi har sett har ikkje Vinje kommune eit system for styring og planlegging, og dermed heller ikkje for rapportering knytt til eigedomsforvaltinga. Vi har derfor valt å sjå nærare på dei etablerte rapporteringsrutinane i kommunen og i kva grad dei gir informasjon om eigedomsforvaltinga. Rådmannen opplyser at einingane skal rapportere på økonomi kvar månad 17 og på aktivitet kvart tertial. I tillegg skal det rapporast i årsmelding og årsrekneskap. Økonomi- og tertialrapportane inneheld opplysningar om kva for område og i kva grad det er avvik i høve til budsjett og verksemdplan, medan årsmeldinga og årsrekneskapen rapporterer om i kva grad måla i verksemdplanen er nådd. Eit samandrag av rapporteringa frå TDV til rådmannen blir lagt fram for kommunestyret. Vi har sett nærare på tertialrapportane og årsmeldingane frå TDV til rådmannen for åra 2012, 2013 og 1. tertial for 2014, og på tertialrapportane og årsmeldingane frå administrasjonen til politisk nivå. I tertialrapportane for 2012 frå TDV til rådmannen blei det ikkje rapportert avvik på tenestene. På området bruk av økonomiske ressursar knytt til eigedomsforvalting, står det at det er utfordrande å taka i vare drift og vedlikehald av skulebygg innanfor noverande budsjettramme. I tertialrapportane til politisk nivå blir det rapportert om gjennomførte tiltak og om avvik på grunn av meirforbruk. Det er ikkje opplyst i kva grad måla frå årsbudsjett og økonomiplan er nådd. 17 Dette blei innført i Tidlegare rapporterte einingane på økonomi for kvar tertial. 19

25 I årsmeldinga frå TDV til rådmannen er det lista opp mål som i stor grad er dei same som står i årsbudsjett og økonomiplan. Når det gjeld grad av måloppnåing på området tenester og bruk av økonomiske ressursar for eigedomsforvaltinga, står det mellom anna at TDV har utfordringar mot dei andre einingane, men legg til grunn at kommunale bygg blir vedlikehaldne på ein god måte. I årsmeldinga frå administrasjonen til politisk nivå, er det ikkje opplyst i kva grad måla frå årsbudsjett og økonomiplan er nådd. I 1. tertialrapport for 2013 frå TDV til rådmannen blei det ikkje rapportert avvik på tenestene. På område bruk av økonomiske ressursar, står det at eininga har mindre forbruk enn budsjettert, men at ein forventar at forbruket vil liggje omtrent på budsjett ved årsskiftet. I 2. tertialrapport blei det heller ikkje rapportert om avvik på tenestene. Avvik på bruk av økonomiske ressursar gjaldt investeringstiltak. I tertialrapportane til politisk nivå blir det rapportert om gjennomførte tiltak og om behov for midlar til ekstra investeringstiltak. Det er ikkje opplyst i kva grad måla frå årsbudsjett og økonomiplan er nådd. I årsmeldinga frå TDV til rådmannen, er to av dei fire måla frå budsjettdokumenta knytt til tenester og bruk av økonomiske ressursar tekne med. Det eine handlar om å gjennomføre store investeringar på ein god måte, og det andre gjeld god økonomikontroll. Når det gjeld grad av måloppnåing innan eigedomsforvalting, står det at arbeidet med ein vedlikehaldsplan for bygg har starta, og at arbeidet vonleg kan vedtakast i 2014/2015. I Årsmeldinga frå administrasjonen til politisk nivå står det ikkje i kva grad måla frå årsbudsjett og økonomiplan er nådd. Det står at ein bygg- og vedlikehaldsplan er under arbeid. I 1.tertialrapport for 2014 frå TDV til rådmannen blei det ikkje rapportert avvik på tenestene. På område bruk av økonomiske ressursar, opplyser eininga at dei har mindre forbruk enn budsjettert, og at det skuldast at dei førebels ikkje har motteke fleire straumrekningar. I 1. tertialrapport frå rådmannen til politisk nivå er det ikkje opplyst i kva grad måla frå årsbudsjett og økonomiplan er nådd. 3.2 Revisor si vurdering av politisk bestemte mål og system for styring NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle», meiner at det er nyttig å skilje mellom rollene som eigar, forvaltar og brukar av kommunale bygg når vi snakkar om eigedomsforvalting. Rollene har forskjellige funksjonar og ulikt ansvar for ein eigedom, og dei har ulikt forhold til kvarandre og til omgivnadane. Folkevalde har eigaransvaret, men å eige bygningar er ikkje noko kommunalt føremål i seg sjølv. Det politiske fokuset rettar seg såleis vanlegvis mot tenesteformålet med eit bygg. Behov for bygg blir i stor grad generert ut frå dei oppgåvene kommunen er sett til å løyse, og bygget blir ein støttefunksjon og innsatsfaktor for tenesteproduksjonen. Den delen av eigaransvaret som gjeld drift, vedlikehald og utvikling av sjølve bygningen 20

26 kjem lett i bakgrunnen, sjølv om dette ansvaret er omfattande og representerer store verdiar. I «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold en veileder for folkevalgte og rådmenn», legg KS vekt på at kommunar med godt vedlikehald, er prega av god kommunikasjon mellom politisk nivå og forvaltarnivået. Forvaltaren bør rapportere om tilstand, utfordringar og moglegheiter, medan folkevalde på si side må stille krav om god forvalting og rapportering som gir grunnlag for politisk diskusjon og prioritering. Dei skriv: «Økt kunnskap hos de folkevalgte bidrar til betre langsiktig eierskap.» NOUen peikar på at politisk forankra mål som blir lagt til grunn for ei langsiktig og systematisk planlegging av eigedomsforvaltinga av kommunale bygg, gir ei rekke gevinstar. Fleire kartleggingar viser at dei kommunane som har fastsett mål og ambisjonsnivå og styrer etter desse i nokre år, er dei som oppnår best resultat over tid. Først og fremst gir det lågare kostnader til drift, vedlikehald og utvikling, fordi ein unngår dyre skippertak, det er sjeldnare behov for større rehabiliteringar og bygga lever lenger. Vidare gir det meir tilfredse brukarar, fordi bygga held ein jamn god standard, drift, vedlikehald og utvikling er føreseieleg, og bygga kan gradvis tilpassast endra behov over tid. Slike politisk forankra mål og strategiar bør omfatte formålet med å eige eigedom, framgangsmåtar for å skaffe, forvalte, utvikle og avhende eigedom, samt mål og rammevilkår for forvaltningsnivået 18. I neste omgang bør dette ligge til grunn for ein konkret plan for korleis drift, vedlikehald og utvikling av kvart kommunalt bygg skal gjerast, inkludert prioriteringar og kostnadsoverslag Politisk bestemte mål og strategiar Det politiske nivået i Vinje har ikkje handsama eigne mål og strategiar for eigedomsforvaltinga i kommunen, eller lagt inn slike mål og strategiar i andre overordna og langsiktige dokument som til dømes kommuneplanen. Av dei planane som blei lista opp i avsnitt 2.1.1, er det Klima- og engeriplanen som har eit samla og langsiktig perspektiv knytt til drift og vedlikehald. Revisor legg til grunn at energi- og klimatiltak er viktig. Samstundes er dette berre eitt av mange område innanfor eigedomsforvaltinga. Etter vår vurdering har Vinje kommune ikkje har ein politisk forankra eigedomsforvalting slik NOUen og KS tilrår. 18 Sjå vedlegg 2 revisjonskriterier 21

27 3.2.2 System for styring Vi legg til grunn at årsbudsjettet og den fireårige økonomiplanen er det sentrale systemet for politisk styring av eigedomsforvaltinga i Vinje. Det verkar som om Vinje har ein gjennomarbeida budsjettprosess der einingane utarbeider eigne forslag til drifts- og investeringsbudsjettet, og der einingsleiarane deltek i prosessane på rådmannsnivå og politisk nivå i ulike fasar. Samstundes verkar det som om notata frå TDV til rådmannen er noko forskjellige. Notatet til investeringsbudsjettet verkar meir gjennomarbeidd og gir meir informasjon til politisk nivå om pågåande prosjekt og forslag til nye prosjekt, enn notatet til driftsbudsjettet som i hovudsak inneheld forslag om ei økonomisk ramme. I alle dei undersøkte åra, utanom 2011, fann vi politisk vedtekne mål og tiltak for drift og vedlikehald av kommunale bygg. Etter revisors vurdering har desse måla og tiltaka eit visst preg av å vere overordna og langsiktige fram til og med I 2014 meiner vi det er vanskelegare å sjå at driftsmåla gir tydelege signal om korleis politisk nivå ønskjer at eigedomsforvaltinga skal drivast System for planlegging Vi legg til grunn at dei årlege verksemdplanane er det sentrale systemet for konkretisering og detaljplanlegging av politisk vedtekne mål og tiltak innanfor ramma av vedteke budsjett. Formålet med god planlegging er at eigedomsforvaltinga skal vere rasjonell, målretta og effektiv. I avsnitt såg vi at Vinje har fleire munnlege og skriftlege kjelder til å hente inn informasjon om tilstanden på dei kommunale bygga. Samstundes såg vi at kommunen ikkje har rutinar eller system for å samle denne informasjonen, slik at ein kan finne informasjon om kvart bygg på ein stad. Kommunen har starta med å registrere den byggtekniske tilstanden på kvart bygg gjennom IK-bygg, men arbeidet er ikkje ferdig, og ein er ikkje nøgde med systemet. Vi kjenner ikkje dette systemet, men meiner at det å samle all viktig informasjon om kvart bygg på ein stad, vil være eit viktig grunnlag for meir rasjonell, målretta og effektiv planlegging. I avsnitt såg vi at dei politisk vedtekne måla og tiltaka hadde ulik utforming i 2013 og Samstundes såg vi i avsnitt at verksemdplanane for TDV for 2013 og 2014 var tilnærma like. Dei politiske måla i 2013 handla om å yte gode tenester, sørgje for godt vedlikehald og ha god økonomisk kontroll, medan målet i verksemdplanen var: «vedlikehaldsplan, effektivisere drift». Når det gjeld tiltak for 2013, ser vi same mønster. Dei politisk vedtekne måla handla mellom anna om å fordele tildelte midlar på ein rettvis og 22

28 forsvarleg måte, revidere og utvikle planar og vedlikehald av kommunens eigedom, og ha tett oppfølging og gode rutinar for økonomikontroll. Tiltaka i verksemdplanane knytt til forvalting av kommunale eigedomar gjaldt mellom anna å sette i verk fleire Enøk-tiltak, utarbeide vedlikehaldsplan for utleigebustadene, og nytte eigne tilsette til eit snikkarteam for vesentlege vedlikehaldsoppgåver. 19 Det politiske vedtekne målet for 2014 var god standard på bygga, og indikatoren var å innføre IK-bygg. Etter vår vurdering er det vanskeleg å sjå at dei måla og tiltaka som står i begge verksemdplanane for TDV om kommunale bygg, er i tråd med dei politisk vedtekne måla og tiltaka. Etter vår vurdering er det heller ikkje ein tydeleg samanheng mellom verksemdplanane som gjeld for heile TDV, og dei vedlikehaldsplanane som vert laga for vaktmeister- og snikkarteama. Samstundes ser vi det blir gjort ei tydeleg kopling mellom innhenta og innkomen informasjon om bygga og arbeidsplanane for desse teama. Etter vår vurdering er det vanskeleg å sjå at verksemdplanane for TDV støttar opp under eit langsiktig, heilskapleg og gjennomarbeida opplegg for drift og vedlikehald av kommunale bygg. Denne opplevinga blir understøtta av teknisk sjef, som seier at drifta ikkje blir planlagt så nøye, og av avdelingsingeniøren som seier at om lag 80 prosent av arbeidstida til vaktmeistrane og snikkarane går med til vedlikehald knytt til ikkje føreseielege skader og manglar. Mangel på gjennomarbeida verksemdplanar gjer det vanskeleg å vurdere både for interne og eksterne aktørar om eigedomsforvaltinga i Vinje er rasjonell, målretta og effektiv. Vidare blir det vanskeleg å synleggjere korleis tildelte midlar blir brukt og kva for konsekvensar tildelinga får for bygningsmassen heilt konkret. Vi vil også peike på at munnleg og lite systematisert skriftlig kunnskap kan gjere TDV/Bygg sårbar, dersom ein eller fleire nøkkelpersonar blir borte System for rapportering Vi legg til grunn at det sentrale systemet for tilbakemelding frå administrasjonen til politisk nivå i Vinje, er knytt til rapportering gjennom budsjettåret og årsmeldingane. Formålet med god rapportering om eigedomsforvaltinga, er å gi politisk nivå eit solid grunnlag for deira avgjersle knytt til mål, prioriteringar, tildelingar og tiltak. 19 Her det viktig å leggje til at oppfølging av det politiske målet om god økonomistyring blir teke i vare gjennom andre system. 23

29 I avsnitt såg vi at tertialrapportane frå TDV til rådmannen i dei undersøkta åra, inneheldt informasjon om i kva grad dei politisk måla og tiltaka frå årsbudsjett og økonomiplan var nådd. Denne informasjonen kom ikkje vidare til politisk nivå. Same mønster finn vi i Årsmeldinga for I Årsmeldinga for 2013 såg vi at det blei rapportert delvis på dei politisk vedtekne måla og tiltaka frå TDV til rådmannen. Denne informasjonen kom ikkje vidare til politisk nivå. Vi har heller ikkje funne andre kjelder som gir politisk nivå informasjon om tilstanden på bygga, kva som har blitt gjort og kva for tiltak fagansvarlege meiner bør gjerast vidare. Etter vår vurdering får politisk nivå i Vinje svært lite informasjon om status for dei kommunale bygga og om forvalting, drift og vedlikehald av desse bygga. Dei har med andre ord lite grunnlag for å fatte kunnskapsbaserte vedtak om eigedomsforvaltinga framover. 24

30 4 Verdibevarande vedlikehald Har kommunen eit godt verdibevarande vedlikehald av bygningane sine? Revisjonskriterium God eigedomsforvalting handlar om: Godt samarbeid og klare ansvarsforhold mellom eigar, forvaltar og brukar Bygg som støttar opp under brukarane si verksemd praktisk, estetisk og miljømessig. Tilstrekkeleg kompetanse og personellressursar i forvaltareininga som blir brukt optimalt Rammevilkår og planlegging som opprettheld byggets verdi til lågast mogleg kostnad 4.1 Fakta om verdibevarande vedlikehald Eit godt verdibevarande vedlikehald handlar om å gi brukarane gode og effektive bygg til lågast mogleg kostnad. Mange forhold verkar inn på eit slikt vedlikehald. I kapittel 2 såg vi verdien av politisk bestemte mål og strategiar, og betydinga av ei informasjonsog styringsline mellom politisk og administrativt nivå som sikrar politisk forankring av eigedomsforvaltninga og god systematikk i vedlikehaldsarbeidet. I dette avsnittet skal vi sjå nærare på TDV, og på relasjonen mellom dei og brukarane. Vidare skal vi sjå på brukarane sine erfaringar med eigne bygg og med dei som utfører drifta og vedlikehaldet av bygget. Avslutningsvis vil vi hente tal frå ulikt hald for å vurdere omfanget av midlar som er avsett til drift og vedlikehald i Vinje. Vi har gjennomført tre ulike spørjeundersøkingar for å hente inn informasjon frå reinhaldarane, tilsette i teknisk avdeling og brukarane av tenestebygga. Kvar spørjeundersøking blir nærare presentert i vedlegg 3 Metode og kvalitetssikring Samarbeid og ansvarsforhold Teknisk sjef opplyser at grenseoppgangen mellom politisk nivå som eigar av kommunale bygg og TDV som forvaltar er klar, sjølv om den ikkje er skriven ned. 25

31 Politisk nivå tek dei store avgjerdene innan investering og drift, medan TDV utgreier, gir råd og gjennomfører det som blir vedteke. I mindre saker tek TDV avgjerdene. Teknisk sjef opplyser vidare at arbeidsdelinga mellom han og leiarane på Vann, avløp og veg og på Bygg kjem fram i deira arbeidsavtalar. Reinhaldarane og tilsette i TDV/Bygg Forvaltaransvaret i Vinje er delt. TDV har ansvar for alle utvendige og innvendige driftsog vedlikehaldsoppgåver av kommunale bygg, bortsett frå reinhald. Reinhaldarane er knytt til ei eiga eining og har ansvaret for alt reinhaldet i kommunale tenestebygg. Det er ikkje skriftlege rutinar for korleis ansvaret for driftsoppgåvene skal fordelast mellom reinhaldarane og vaktmeistrane. På spørsmål om kor ofte reinhaldarane snakkar med dei tilsette frå TDV, svarar dei fleste kvar veke eller kvar månad. Nokre svarar dagleg eller sjeldnare enn kvar månad. På spørsmål om kva dei snakkar om, nemner dei ting dei ser under reinhaldsarbeidet og som ligg under TDV sitt ansvar. Døme på det er handtering av avfall, reparere utstyr, skifte lyspærer og sjekke brannvarslarar. Svara frå vaktmeistrane og tilsette i snikkarteamet deler seg i to grupper. Ei gruppe seier dei sjeldan eller aldri snakkar med reinhaldarane, medan ei anna gruppe svarer kvar dag eller kvar veke. Når det gjeld døme på kva dei snakkar om, blir følgjande nemnd: ting som er øydelagt som treng reparasjon, ljosrøyr som manglar, vask som er tett, toalett som står og renner, lause flisar i bad, kaldt i klasserom, vegg i klasserom bør målast. Brukarane og TDV Når det gjeld rutinar for kontakt, har vi tidlegare omtalt avvikssystemet. Utover dette, finst det ikkje skriftlege rutinar for korleis samarbeidet mellom brukarane og TDV skal vere, eller kven brukarane skal kontakte i TDV når dei har behov for å rette feil og manglar. Det har vore avtalar om kva for oppgåver/ansvar TDV og brukarane har om drift og vedlikehald av tenestebygga. Det har også vore forsøk med internfakturering mellom TDV og dei andre einingane. Avdelingsingeniøren opplyser at ingen av desse tiltaka har fungert etter hensikta. TDV ser det derfor som mest hensiktsmessig å finne ei balanse mellom å hjelpe til så godt dei kan, og samstundes gjere sjølvstendige vurderingar av korleis dei skal handtere innspel/forslag om tiltak frå brukarane. Teknisk sjef opplyser at SLA (serviceleveranseavtalar) skal innførast i heile kommunen. Hensikta er gjere tydeleg kva brukarane kan forvente av kommunale tenester. Per august 2014 blir det prøvd ut av reinhaldarane. I praksis tek brukarane kontakt med vaktmeistrane og snekkerane når dei møtast ute på bygga. På nokre bygg finst det ei vedlikehaldsbok som brukarane skriv i, og 26

32 vaktmeistrane sjekkar. Vidare tek dei kontakt via e-post eller telefon. Avdelingsingeniøren opplyser at mykje av hans arbeidsdag går med til å snakke med brukarane på fasttelefon, mobil og e-post. Når det gjeld rutinar for å følgje opp innspel frå brukarane, viser vi igjen til oppfølging knytt til avvikssystemet. Innspel som kjem via andre kanalar, blir vurdert etter kor mykje det hastar og kor alvorleg det er. Nokre ting blir gjort med ein gong, nokre ting blir sett på vedlikehaldsplanen for snikkarteamet, og nokre innspel blir lagt bort fordi det blir vurdert til å ligge utanfor TDV sitt ansvarsområde. TDV har ikkje rutinar for å gi tilbakemelding på korleis dei handsamar innspel om behov for vedlikehald. Vi har spurt vaktmeistrane og snikkarteamet om omfanget og innhaldet i deira kontakt med brukarane. Dei fleste svarar kvar veke eller kvar månad, og døme på tema dei snakkar om er: flytte inventar, skifte ljospærer, reparere pultar som er øydelagde og vaskar som er tette, beise/måle utvendig, ta servise på anlegg i symjebasseng og servise på ventilasjonsanlegg. Når TDV planlegg større vedlikehald, plar dei nemnde det for brukarane på førehand. Både teknisk sjef og avdelingsingeniøren opplever at brukarane har høge forventningar til kva for tenester dei kan få, og når desse tenestene skal leverast. Dei har gjennomført fleire avklaringsmøter, men opplever at det kan vere vanskeleg å nå fram til brukarane. Avdelingsingeniøren opplyser at mykje av arbeidsoppgåvene kan vere usynlege for brukarane, og at det er vanskeleg å skape forståing for dette. Han seier: «Då eg byrja å arbeide i kommunen, bad eg vaktmeistrane dokumentere kva dei gjorde ein dag, ei veke og ein månad. Då eg gikk gjennom dette, fikk eg betre forståing for deira arbeidsoppgåver. Dei har mindre tid enn eg trudde til drift og vedlikehald.» I den spørjeundersøkinga vi sendte til brukarane av tenestebygga, spurte vi mellom anna om kor ofte dei tek kontakt med vaktmeistrane, eigne overordna og TDV om behov for vedlikehald. 27

33 Figur 4 kor ofte tar brukarane kontakt Med vaktmeister Med min overordna Sender e-post til TDV Ringer TDV N:22 Figuren viser at svært mange tek kontakt med vaktmeistrane om behov for vedlikehald, og at dei tek kontakt ofte (blå stolpe). Vi ser også at mange tar kontakt via e-post eller telefon, men at denne kontakten skjer sjeldnare (gul og grøn stolpe). I figuren nedanfor har vi bedt brukarane om å vurdere ein påstand, og svare på ein skala frå 1 Heilt ueinig til 6 Heilt einig. Figur 5 om ansvarsforhold Heilt ueinig Ansvarsforholdet mellom TDV og meg som brukar av bygget/bygga er avklart Heilt einig Veit ikkje N: 22 Figuren viser at nesten halvparten svarar at dei er delvis einige i påstanden om at ansvarsforholdet mellom TDV og brukar av avklart (kategori 4). Vidare ser vi at ingen er heilt ueinige i påstanden (kategori 1). Dersom vi deler svara i to grupper, ser vi at hovuddelen av brukarane er heilt eller delvis einige i påstanden om at ansvarsforholdet er avklart (kategori 4, 5 og 6). 28

34 4.1.2 Brukarane sine erfaringar Vi har spurt tenesteleiarane som nyttar dei kommunale bygningane om deira forhold til TDV, og deira syn på eigne bygg. Vi har hovudsakleg lista opp ein rekkje påstandar, og bedt brukarane svare på ein skala frå 1 Heilt ueinig til 6 Heilt einig. Brukarane sitt forhold til TDV Figur 6 kommunikasjon om vedlikehald Det er enkelt å gi tilbakemelding om behov for vedlikehald Heilt uenig Heilt einig 6 Veit ikkje Eg får tilfredsstillande tilbakemeldingar på kva som skjer med dei tinga eg tek opp N:22 Figuren omhandlar påstandar om korleis brukarane opplever kommunikasjonen med TDV. Den viser stor spreiing i svara. Litt fleire enn halvparten er heilt eller delvis einige i at det er enkelt å gi tilbakemelding om behov for vedlikehald (raud søyle, kategori 4, 5 og 6). Litt fleire enn halvparten er heilt eller delvis ueinige i at dei får tilfredsstillande tilbakemeldingar på kva som skjer med det dei tek opp (Blå søyle, kategori 1, 2 og 3). Figur 7 oversikt og gjennomføring Heilt uenig Heilt einig 6 Veit ikkje Eg oppfattar at TDV har tilfredsstillande oversikt over behov for vedlikehald i bygget mitt Innmeldte behov blir gjennomført til rimeleg tid N:22 29

35 Figuren gjeld brukarane si oppfatning av om TDV har oversikt over vedlikehaldsbehov og gjennomføring av vedlikehaldstiltak og om dei blir gjennomførte innan rimeleg tid. Hovudbilete er at halvparten av svara samlar seg midt i (kategori 3 og 4). Litt fleire enn halvparten er heilt eller delvis einige i at TDV har tilfredsstillande oversikt over bygga (raud søyle, kategori 4, 5 og 6). Om lag 2/3 er heilt eller delvis ueinige i at innmeldte behov blir gjennomført i rimeleg tid (blå søyle, kategori 1, 2 og 3). Forhold ved bygget praktisk, estetisk og miljømessig Figur 8 ekstra reparasjonar og ekstra vedlikehald Manglande vedlikehald fører til ekstra reparasjonar av utstyr Heilt ueinig Heilt einig 6 Veit ikkje Manglande vedlikehald fører til ekstra utgifter til reinhald, strøm eller andre driftsutgifter for bygget mitt N: 18 og 20 Vi bad brukarane vurdere om manglande vedlikehald gir ekstra kostnadar på enkelte område. Om lag 3/4 er heilt eller delvis einige i påstanden om at manglande vedlikehald fører til ekstra reparasjonar av utstyr (raud søyle, kategori 4, 5 og 6). Over halvparten er heilt eller delvis einige i påstanden om at manglande vedlikehald fører til ekstra kostnader til reinhald, straum eller andre driftsutgifter (blå søyle, kategori 4, 5 og 6). 30

36 Figur 9 tal på klager frå tenestemottakarar og tilsette Heilt ueinig Heilt einig 6 N:20 Vi bad brukarane vurdere om det er samanheng mellom manglande vedlikehald og talet på klager. Dei aller fleste er einige i dette (begge søylene, kategori 4, 5 og 6). Vi vil særleg trekkje fram påstanden om at manglande vedlikehald aukar talet på klager frå tilsette. Her svarar omtrent halvparten heilt einig (blå søyle, kategori 6). Veit ikkje Manglande vedlikehald auker talet på klager fra brukarane (bebuarar, elevar, pårørande, publikum) av bygget mitt Manlgande vedlikehald auker talet på klager frå tilsette Figur 10 konsekvensar for tenesteytinga Heilt ueinig Heilt einig 6 Veit ikkje Manglande vedlikehald har negative konsekvensar for tenesteytinga vår N:20 Nesten halvparten er heilt einig i påstanden om at manglande vedlikehald har negative konsekvensar for tenesteytinga (kategori 6). Om lag tre-fjerdedelar er heilt eller delvis einige i påstanden (kategori 4, 5 og 6). 31

37 Figur 11 estetiske konsekvensar Heilt ueinig Heilt einig 6 Veit ikkje Manglande vedlikehald gir lågare estetisk oppleving av bygget vårt N:20 Når det gjeld påstanden om det er samanheng mellom manglande vedlikehald og estetisk oppleving, ser vi et nesten same mønster som i førre figur. Nesten halvparten er helt einige (kategori 6), og meir enn tre-fjerdedelar er heilt eller delvis einige (kategori 4, 5 og 6). Figur 12 miljømessige konsekvensar Heilt ueinig 1 Manglande vedlikehald av bygget mitt gir Heilt einig 6 Veit ikkje støyplager dårlege lysforhold inne problem med lukt brannfare problem med temperatur dårlege sanitære forhold Vi har teke med ein figur med påstandar om nokre miljømessige forhold. N:21 Hovudmønsteret i denne figuren er at mange er ueinige i påstandane om at manglande vedlikehald har ulike miljømessige konsekvensar (Kategori 1, 2 og 3). Det gjeld særleg støyplager, dårleg lysforhold, problem med lukt og dårlege sanitære forhold, der meir enn halvparten svarar heilt ueinig (søyle raud, blå, gul og grøn, kategori 1). 32

38 Den lilla søyla med påstand om at manglande vedlikehald gir problem med temperatur har eit anna mønster. Her svarar nesten to-tredjedelar at dei er einige i påstanden (kategori 4, 5 og 6). Figur 13 samla oppleving Heilt uenig Heilt einig N:22 Vi har spurt om den samla opplevinga av omfanget og kvaliteten på vedlikehaldet. Hovudmønsteret er at nesten to-tredjedelar meiner det er godt (kategori 4, 5 og 6). Mot slutten av undersøkinga hadde vi eit ope felt og bad dei vi spurte om å gi kommentarar. Om lag to-tredjedelar skreiv kommentarar, og dei aller fleste kommentarane handla om TDV. Vi har tek med eit utval som viser eit samansett bilete av samarbeidet med TDV slik brukarane opplever det. Veit ikkje Bygget mitt er samla settt svært godt vedlikehaldt Ser ut som om dei arbeider litt vel tungvint frå vaktmeistarstaben. Når dei skal hit, så kjem dei nesten alltid 2 i lag, utan verktøy med seg. Så les dei i boka, må ned att på Vinjehuset og hente verktøy. Så kjem dei av og til opp att og steller det. Men ofte skjer det også at dei ikkje kjem att same dagen. Verkar ineffektivt. Reinhald fungerer svært godt i både barnehage og skule. Barnehagen er eit nytt bygg med lite trong for vedlikehald. På skulen og grendehuset er trongen større. Vaktmeistertenesta er fungerer ikkje godt slik ho er organisert nå. Det er uklart når tid dei kjem og kva oppgåver dei kan utføre. Me opplever at vaktmeistar kjem utan utstyr slik at oppgåva må gjerast ei anna gong. Det at fleire personar skal dekke behovet her gjer at det blir vanskelegare å få gjort ting. Beskjedar vert gitt fleire gonger. Eg opplev at bygga er godt vedlikehaldne, men at service og innstilling er det utfordrande området. Handlar om kommunikasjonslinjer - og mangel på tilbakemeldingar. Handlar også om at teknisk drift og vedlikehald bestemmer ting som har konsekvens for korleis vi som eining skal jobbe. Det er dei som definerer ansvar mellom einingane på en del områder. Dette meiner eg er feil i 33

39 flat struktur. Eg opplev også at vaktmeisterfunksjonen blir utøvd ulikt på dei bygga vi har, Kva teknisk gjer og kva dei meiner er vårt ansvar, er ulikt på same type bygg i same kommune. Totalt sett verkar tenestetilbodet uklart. Når det gjeld reinhald, er haldninga helt annerleis. Her er ønske om å dra i same retning er til stades. Tenestene blir levert. Men - her er det også ulik praksis frå bygg til bygg (Kva har reinhold ansvaret for og kva har vi ansvaret for) Dette er noe vi får få på plass. Vi er nøgd med reinhaldarar og vaktmeistane på skulen. Vi opplever ein positiv tone og at ting blir gjort. Har eit felles ynskje om at skulen skal sjå fin ut. Det me slit med er framleis ventilasjonen - sjølv om det er nytt. Står sola på er det ei badstue på kontora. Vaktmester tenesta fungerer veldig bra p.g.a. dyktige og hjelpsomme vaktmesterar Kompetanse og personellressursar Teknisk sjef i TDV er sivilingeniør, utbyggingsleiar er ingeniør, og leiaren for veg, vatn og avløp (forkorta VVA) er sivilingeniør. Leiaren for Bygg er tømrar, etter fleire år i arbeidslivet, mellom anna som bas og seinare formann, tok han teknisk fagskule. Vidare er det ein prosjektleiar med teknisk-økonomisk utdanning, ein beredskapsleiar med teknisk fagskule og to merkantilt tilsette. Desse åtte utgjer administrasjonen i TDV. Vidare arbeider 9 personer med VVA og 14 i TDV/Bygg. 20 Dei tilsette i TDV/Bygg er fordelt på eit snikkarteam og tre vaktmeisterteam. Kvar av teama har ein lokal leiar. Dei aller fleste har fagbrev som snikkar, resten har fagbrev på andre område, har gått fagskule eller er ufaglærte. Teknisk sjef legg vekt på at vaktmeistrane har ein alt-mogleg-kompetanse. Basert på spørjeundersøkinga vår i TDV/Bygg har om lag halvparten jobba i kommunen i 20 år eller meir. Dei aller fleste reinhaldarane har mellom prosents stilling. Dei har vore tilsette frå under eitt år til over 30 år. Om lag halvparten har vore tilsett frå eit til fem år. Dei aller fleste seier dei har fått tilstrekkeleg opplæring til å løyse arbeidsoppgåvene sine. Avdelingsingeniøren opplever at dei tilsette i TDV/Bygg har tilstrekkeleg kompetanse på dei fleste områda dei har ansvar for. I dei tilfella det er behov for meir kompetanse, prøver dei å sende tilsette på kurs eller invitere kurshaldarar til kommunen. 20 I den tida vi samlar inn informasjon om kommunen, blei vi gjort kjent med at ein av dei tilsette i administrasjonen blir leiande vaktmeister i Åmot, medan ein av vaktmeistrane i Åmot blir meir fristilt til andre oppgåver. 34

40 Når det gjeld å bruke personellressursane optimalt, opplyser både teknisk sjef og avdelingsingeniøren, at dei er tilfredse med snikkarteamet. Det har ført til at kommunen får gjort fleire vedlikehaldsoppgåver i eigen regi, og brukar eksterne firma i mindre grad. «Dette er effektivt får vi gjort mykje meir for dei same midlane», seier bygningsingeniøren. Samstundes meiner dei det framleis kan vere behov for å fordele arbeidsoppgåvene mellom dei tilsette på ein meir optimal måte. Teknisk sjef meiner dei er godt bemanna på vaktmeistarsida på TDV/Bygg og for lite bemanna når det gjeld driftsoperatørar på VA. Vidare kan det vere trong for å færre vaktmeistrar og fleire i snikkarteamet. Avdelingsingeniøren seier at kommunen treng organisatoriske endringar før dei treng fleire tilsette. Når det gjeld å vurdere om TDV/Bygg har tilstrekkelig personellressursar i forhold til dei oppgåvene dei er sett til å løyse, seier avdelingsingeniøren at det er vanskeleg å vurdere, fordi dei planlegg drifts- og vedlikehaldstiltak utifrå tildelte midlar, ikkje utifrå kva dei meiner er nødvendig for at eit bygg skal oppretthalde den byggtekniske kvaliteten. Vi spurte dei tilsette i TDV/Bygg om dei har tilstrekkeleg kompetanse til å løyse oppgåvene sine. Dei aller fleste svarte ja. Vi spurte også om dei meiner dei er mange nok tilsette. Om lag 2/3 svara nei og 1/3 ja. Når vi ber dei beskrive kva som manglar, nemner dei rørleggjarar, fleire vaktmeistrar og snikkarar. Vi har også spurt om dei gjer oppgåver som andre med mindre kompetanse kunne gjort. Alle dei spurde svarte ja. Vidare har vi spurt kor mykje tid dei brukar på slike oppgåver. Ytterpunkta går frå timer til 2 timar per veke. Om lag halvparten svarar mellom 5-15 timar Verdibevarande vedlikehald til lågast mogleg kostnad Som tidlegare nemnd, har Vinje kommune utarbeida byggteknisk tilstandsrapport for nokre av bygga gjennom IK-bygg. Dei opplyser at dei har god munnleg oversikt over den byggtekniske stilstanden på bygga, og dei får jamleg innspel om drifts- og vedlikehaldsbehov. TDV/Bygg brukar dette til å planleggje verksemda for vaktmeisterog snikkarteama for eitt år om gongen. Samstundes opplever dei at mange planlagde tiltak må vente, fordi det ofte dukkar opp ikkje føreseielege hendingar. Vidare opplyser teknisk sjef at den politisk vedtekne målsettinga om å utarbeide ein vedlikehaldsplan for eigedomsforvaltinga, ikkje har starta enno. Vinje har ikkje langsiktige planar for dei kommunalt eigde bygga. Kommunen har heller ikkje utarbeidd oversikter som viser årskostnader og livssykluskostnadar for kvart bygg, og kan derfor ikkje gjere synleg om og i kva grad det er etterslep. 35

41 Vi har derfor noko informasjon om eigedomsforvaltinga, men ikkje tilstrekkelig til å vurdere om drift og vedlikehald er verdibevarande til lågast mogleg kostnad. Vi må derfor gjere vurderinga meir indirekte. Vi ser på anbefalte normtal for vedlikehald opp mot det Vinje brukar per kvadratmeter. Vi tek også med tal frå Kostra som seier noko om prioritering, dekningsgrad og produktivitet 21. Normtal og tal frå Vinje NS 3454 er ein nasjonal standard for korleis ein kan rekne ut kor mykje det vil koste å vedlikehalde eit bygg i ei bestemt levetid, med ein bestemt byggteknisk standard. I ein rapport 22 utarbeidd for KS, tek ein utgangspunkt i at kommunane eig forskjellige bygningstypar i ulike størrelsar, og brukar standarden for å rekne ut kor mykje det bør setjast av til vedlikehald kvart år. For bygg med levetid på 60 år bør det vere ca. 170 kr/m 2 per år som annuitet i kroner, og for bygg med levetid på 30 år ca. 100 kr/m 2. Dette skal dekkje heile det byggtekniske vedlikehaldet. Dersom brukarane sine behov blir endra, og bygget må tilpassast dette, vil kostnadane til det kome i tillegg. Figur 14 Areal for kommunalt eigde bygg. Midlar til drift og vedlikehald fordelt per kvadratmeter 2013 Kommunalt eigde bygg Utleigebustader Tenestebygg Samla areal m m m 2 Drifts- og vedlikehaldsmidlar 91 kr/m 2 72 kr/m 2 95 kr/m 2 Fordelt på areal Kjelde: SSB/Kostra, Vinje kommune sin driftsrekneskap og opplysningar frå kommunen. Figuren viser kva Vinje brukte på drift og vedlikehald i Vi ser at Vinje brukte meir på tenestebygga enn på utleigebustadene. Vidare ser vi at Vinje ligg noko lågare enn anbefalt i NS Omgrepa blir forklart i figur 15 og Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde. Av Multiconsult/PricewaterhouseCoopers,

42 Kostra 23 Kostra skil mellom midlar til forvalting, drift og vedlikehald av tenestebygg og utleigebustader/omsorgsbustader. Vi har valt å avgrense oss til tenestebygg i denne delen. Figur 15 Midlar til eigedomsforvalting av tenestebygg i Vinje kommune per innbyggjar Prioritering 24 Netto driftsutgifter 25 til kommunal eigedomsforvalting per innbyggjar Dekningsgrad 26 Samla areal på tenestebygg per innbyggjar 10,7 11,1 10,1 10,0 Når det gjeld prioritering av eigedomsforvalting, ser vi at midlar sett av til eigedomsforvalting har auka med om lag 500 kr per innbyggjar i den undersøkte perioden. Når det gjeld dekningsgrad, viser figuren at samla areal per innbyggjar har halde seg omtrent stabil i den undersøkte perioden. 23 KOSTRA står for Kommune-Stat-Rapportering og gir statistikk om ressursinnsatsen, prioriteringar og måloppnåing i kommunar, bydelar og fylkeskommunar. 24 For å gjere synleg i kva grad kommunane prioriterer eigedomsforvalting av kommunale tenestebygg, har Statistisk sentralbyrå (SSB) fordelt netto driftsutgifter på innbyggjartalet. Dei forklarar prioriteringsindikatorane slik: «Prioriteringsindikatorene skal si noe om hvor mye av egne penger kommunen velger å bruke til de enkelte tjenesteområdene. En tjeneste kan sies å være høyt prioritert når en kommune bruker en relativt stor andel av sine ressurser på en bestemt tjeneste.», jf. rettleiar til Kostra» 25 Rettleiaren for Kostra forklarar det slik: «Netto driftsutgifter viser driftsutgiftene inkludert avskrivninger etter at driftsinntektene, som blant annet inneholder øremerkede tilskudd fra staten og andre direkte inntekter, er trukket fra. De resterende utgiftene må dekkes av de frie inntektene som skatteinntekter og rammeoverføringer fra staten.» 26 For kunne seie noko om kor godt ein nyttar dei kommunale tenestebygningane, det som kallast dekningsgrad, har SSB brukt kvadratmetertalet på tenestebygga og fordelt det på innbyggjartalet. 37

43 Figur 16 Midlar til eigedomsforvalting av tenestebygg i Vinje kommune per m Produktivitet 27 Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eigedomsforvalting per m 2 - Utgifter til drift per m Utgifter til vedlikehald per m Revisor vil nemne at tala for drift og vedlikehald per m 2 i Kostra, er forskjellige frå tala vi har rekna oss fram til i figur 14. Det skuldast at Kostratala inneheld meir. Til dømes er løn til reinhaldarar og vaktmeistrar og utgifter til forsikring av kommunale tenestebygg rekna med. Figur 16 viser at produktiviteten, altså midlar avsett til eigedomsforvaltinga ser vi at den har auka med nesten 100 kr per m 2 i den undersøkte perioden. Figuren viser også at midlar til drift har gått noko ned frå om lag 500 kr per m 2 til om lag 400 kr per m 2. Midlar til vedlikehald viser motsett mønster. Det går klart oppover i den undersøkte perioden. 27 For å gjere synleg produktiviteten - kva det kostar å produsere ei eining, i dette tilfelle kva kommunen sett av til eigedomsforvaltning per m 2 brukar Kostra tal for korrigerte brutto driftsutgifter per m2. 28 Rettleiaren for Kostra forklarar det slik: «Korrigerte brutto driftsutgifter omfatter driftsutgiftene ved kommunens egen tjenesteproduksjon pluss MVA-utgift og avskrivninger» 38

44 Figur 17 Midlar til eigedomsforvalting av tenestebygg i Vest-Telemark og kommunegruppe 3 per innbyggjar 2013 Tokke Fyresdal Nissedal Kviteseid Seljord Vinje Kostragr Prioritering Netto driftsutgifter til kommunal eigedomsforvalting per innbyggjar Dekningsgrad Samla areal på tenestebygg per innbyggjar 9,6 9,6 10,0 7,1 5,6 10,0 7,8 Her ser vi det er store forskjellar mellom kommunane når gjeld prioriteringa, altså kor mykje kommunen har sett av til eigedomsforvalting per innbyggjar. Seljord ligg lågast, medan Tokke brukar nesten dobbelt så mykje. Vinje ligg om lag midt mellom desse to ytterpunkta. Vi har undersøkt kvar Vinje ligg i forhold til dei andre kommunane i Noreg. Kostra viser at om lag 90 prosent av kommunane brukar mindre per innbyggjar enn Vinje, og om lag 10 prosent brukar like mykje eller meir. Når det gjeld dekningsgrad, skil igjen Seljord seg ut. Dei har 5,6 m 2 per innbyggjar, medan Vinje, Tokke, Fyresdal og Nissedal ligg om lag dobbelt så høgt med nesten 10 m 2. Om lag 90 prosent av kommunane elles i landet har mindre enn 10 m 2 per innbyggjar, og om lag 10 prosent av kommunane har 10 m 2 per innbyggjar eller meir. 29 SSB, som har ansvar for Kostra, har delt inn kommunane i ulike grupper basert på innbyggjartal og økonomiske rammevilkår. Vinje høyrer til i gruppe 3. Det omfattar små kommunar med middels bundne kostnader per innbyggjar, og høge frie disponible inntekter. Tokke høyrer også til i denne gruppa. 39

45 Figur 18 Midlar til eigedomsforvalting av tenestebygg i Vest-Telemark og kommunegruppe 3 per m Tokke Fyresdal Nissedal Kviteseid Seljord Vinje Kom.- gr Produktivitet Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eigedomsforvalting per m 2 - Utgifter til drift per m Utgifter til vedlikehald per m Når det gjeld produktiviteten, altså midlar sett av til eigedomsforvaltinga per kvadratmeter tenestebygg, ser vi at Tokke og Fyresdal ligg høgast med om lag 1000 kr per m 2, medan Nissedal ligg lågast med 660 kr per m 2. Vinje ligg om lag midt mellom desse ytterpunkta. Tal for 2013 viser at om lag 15 prosent av kommunane i landet brukar like mykje eller mindre per m 2, og om lag 85 prosent brukar 13 prosent eller meir. Utgifter til drift per m 2, viser at Seljord og Fyresdal ligg lågast, og Kviteseid ligg høgast. Vinje ligg nokså høgt saman med Tokke og Nissedal. I 2013 låg Vinje midt i, samanlikna med alle andre kommunar i Noreg. Når det gjeld utgifter til vedlikehald per m 2, skil Nissedal og Kviteseid seg ut med låge tal. Tokke og Seljord ligg høgast. Vinje ligg også her nokså høgt saman med Fyresdal. Når vi samanliknar med dei andre kommunane i landet, finn vi at meir enn 90 prosent nyttar mindre til vedlikehald per m 2, og mindre enn 10 prosent brukar like mykje eller meir. 30 SSB, som har ansvar for Kostra, har delt inn kommunane i ulike grupper basert på innbyggjartal og økonomiske rammevilkår. Vinje høyrer til i kommunegruppe 3. Det omfattar små kommunar med middels bundne kostnader per innbyggjar, og høge frie disponible inntekter. Tokke høyrer også til i denne gruppa. 31 Rettleiaren for Kostra forklarar det slik: «Korrigerte brutto driftsutgifter omfatter driftsutgiftene ved kommunens egen tjenesteproduksjon pluss MVA-utgift og avskrivninger» 40

46 4.2 Revisor si vurdering av verdibevarande vedlikehald Mange forhold verkar inn på eit godt verdibevarande vedlikehald som gir brukarane gode og effektive bygg til lågast mogeleg kostnad. Eit bygg er i bruk i fleire tiår. Levetida til mange materiala og komponentar må skiftast ut med til dømes 10, 20 eller 40 års mellomrom. Tilstrekkelege midlar til vedlikehald til eit verdibevarande vedlikehald vil variere avhengig av val av materiale og komponentar ved bygging, alderen på bygget, slitasje, skadar og tidlegare vedlikehald. Vidare heng det saman med endra krav frå brukarane, teknologiske endringar og endra krav frå styresmaktene. Det gir gode byggfaglege og økonomiske gevinstar å planleggje vedlikehaldet i eit langsiktig perspektiv. KS seier at 0-50 kr per m 2 til vedlikehald fører til total rehabilitering kvart år, medan 100 kr/ m 2 forlenger levetida til 30 år og då er det sannsynlegvis berre behov for oppgradering. Det første alternativet er dyrt for kommunen og utriveleg for brukarane. Det andre er billigare for kommunen og gir meir fornøgde brukarar Samarbeid og ansvarsforhold Vinje kommune har ikkje skriftlege rutinar som klargjer ansvarsforholdet mellom eigar og forvaltar. Samstundes meiner teknisk sjef det er avklart. Reinhaldarane og tilsette i TDV/Bygg Det er ikkje skriftlege rutinar som avklarar ansvar- og oppgåvefordeling mellom reinhaldarar og tilsette i TDV/Bygg. Dei fleste stadane har reinhaldarane noko etablert samarbeid med vaktmeistrane og snikkarane. I praksis tek dei opp saker når det er behov og når dei møter tilsette frå TDV/Bygg ute på bygga. Mangelen på skriftlege rutinar synest ikkje å skape uklare ansvarsforhold. I ein liten kommune med stabil arbeidskraft kan arbeidsdeling, samarbeid og kommunikasjon likevel fungere, fordi det er innarbeidd ei felles forståing eller praksis. Brukarane og tilsette i TDV Når vi ser på samarbeidet og ansvarsdelinga mellom brukarane og TDV, verkar den noko meir uklar og komplisert på nokre område. Det er tidlegare gjort forsøk på å etablere skriftlege rutinar mellom brukarane og TDV om fordeling av drift- og vedlikehaldsoppgåver. Vi har fått opplyst at desse ikkje lenger er i bruk, og legg såleis til grunn at Vinje i praksis ikkje har skriftlege rutinar for oppgåvefordeling, samarbeid eller kommunikasjon. I avsnitt såg vi at teknisk sjef og avdelingsingeniøren opplevde brukarane som kravstore, og at bygningsingeniøren opplevde det som vanskeleg å skape forståing for vaktmeistrane sin arbeidssituasjon. Samstundes viser figur 5 at meir enn 1/3 seier at 41

47 ansvarsforholdet mellom dei og TDV heilt eller delvis ikkje er avklara. Revisor legg til grunn at dette er eit høgt tal. I same avsnitt såg vi at Vinje skal innføre serviceleveranseavtalar (SLA) mellom einingane. Vi er ikkje kjende med denne typen avtalar, men meiner det er behov for at oppgåvefordeling og samarbeid blir meir avklart mellom brukarane og TVD. Når det gjeld rutinar for kommunikasjon, nyttar brukarane fleire kanalar inn til TDV for å gi beskjed om behov for vedlikehald. Brukarane tek i hovudsak kontakt med vaktmeistrane. Dei brukar avvikssystemet, og dei tek kontakt med eigne overordna, og med TDV via e-post og telefon. Etter vår vurdering kan bruken av dei ulike kommunikasjonslinene auke fleksibiliteten for brukarane, men samstundes auke arbeidspresset på TDV. Sidan innkomne innspel blir handsama på noko ulikt vis og ikkje alt blir skrive ned eller skrive ned på same plass kan det skape risiko for at beskjedar ikkje kjem til rett person, eller at same beskjed kjem fleire gonger. Etter vår vurdering kan mangel på etablerte rutinar for arbeidsdeling, samarbeid og kommunikasjon mellom brukarane og TDV føre til unødig ressursbruk, utryggleik og frustrasjon. Vi meiner derfor at kommunen bør sjå nærare på korleis rutinane på desse områda kan bli betre Brukarane sine erfaringar Eit bygg er eit viktig produksjonsmiddel for brukarverksemdene kanskje det viktigaste, nest etter personalet. I eit slikt perspektiv blir eigedomsforvaltinga svært viktig, sidan den skal bidra til at verksemdene kan nå sine mål. Gode og effektive bygg må vere funksjonelle over tid, både for brukarverksemdene og for drift, vedlikehald og utvikling. Brukarane sine behov og krav omfattar fleire forhold, frå utforming og vedlikehald av utandørs anlegg og byggets ytre til eit gode inneklima og trivselsfremmande faktorar som fargar, lys, reine og fine overflatar. Gode rammevilkår for brukarane er med andre ord knytt til forhold ved bygget og til dei som har ansvar for eigedomsforvaltinga. Brukarane sitt forhold til TDV Vi såg at det er stor variasjon mellom brukarane når det gjeld korleis dei meiner at kommunikasjonen med TDV fungerer. Samla sett meinte berre om lag halvparten at den fungerer bra. Vi såg også at tilliten til at TDV har god oversikt over bygga, var middels god. Heile to-tredjedelar meiner at innmeldte behov ikkje blir løyst i rimeleg tid. Vi meiner at funna i figur 6 og 7 forsterkar behovet for å sjå nærare på korleis ansvarsforhold, samarbeid og kommunikasjon kan bli betre, sjå også vurderinga i pkt

48 Forhold ved bygget praktisk, estetisk og miljømessig Funna i dette avsnittet går i to ulike retningar. I figurane 8-11 såg vi at nokså mange brukarar opplever at manglande vedlikehald aukar talet på klager, aukar behov for ekstra reparasjonar og ekstra kostnader til drift, og har negative konsekvensar for tenesteytinga. Samstundes såg vi i figur 12 og 13 at over halvparten meiner at manglande vedlikehald ikkje har ulike miljømessige konsekvensar, og nesten totredjedelar meiner at vedlikehaldet samla sett er bra. Sitata vi har teke med understøttar denne samansette erfaringa. Når funn peikar i ulike retningar, er det vanskeleg å tolke dei. Vi vil derfor vere forsiktige. Vi meiner det er all grunn til å ta på alvor dei innspela som handlar om dei negative konsekvensane av manglande vedlikehald, samtidig som vi vil leggje vekt på at den samla erfaringa er at bygga er godt vedlikehaldne Kompetanse og personellressursar I avsnitt såg vi at dei spurte hadde noko ulik vurdering av om TDV har tilstrekkeleg kompetanse og personellressursar. Teknisk sjef meiner det er god alt-mogleg-kompetanse, og underbyggjer det med at mange har vore tilsette i kommunen i lang tid. Avdelingsingeniøren seier dei møter mangel på kompetanse med fagleg oppdatering og opplæring. Dei tilsette meiner dei har tilstrekkeleg kompetanse. Basert på desse opplysningane, legg vi til grunn at kommunen i hovudsak har eller skaffar seg tilstrekkeleg kompetanse til å løyse sine vedlikehaldsoppgåver. Når det gjeld personellressursar handlar det både om nok tilsette i forhold til dei oppgåvene dei skal løyse, og om organisering av arbeidet. Vi har sett at avdelingsingeniøren synest at det er vanskeleg å vurdere om TDV/Bygg har tilstrekkeleg personellressursar sidan dei planlegg verksemda si utifrå tildelte midlar og ikkje utifrå behov for drifts- og vedlikehaldstiltak. Samstundes har vi sett at både teknisk sjef og avdelingsingeniør meiner dei er bra bemanna i TDV/Bygg, men ser behov for organisatoriske endringar for å optimalisere bruken av personellet. Totredjedelar av vaktmeistrane og snikkarane meiner derimot at dei er for få tilsette. Samstundes opplyser alle at dei jamleg gjer oppgåver som andre med mindre kompetanse kunne gjort. Etter vår vurdering reiser desse innspela tvil om personellressursane er rette i forhold til dei oppgåvene som skal løyast, og om desse ressursane blir bruka optimalt Verdibevarande vedlikehald Som nemnd har ikkje Vinje tilstrekkeleg dokumentasjon til å vurdere om standarden på vedlikehaldet er verdibevarande og om kostnadane er lågast mogleg. Vi må derfor 43

49 gjere vurderinga meir indirekte ved å samanlikne kor mykje midlar Vinje sett av til vedlikehald, og samanlikne med andre relevante tal. Dei tala som kjem fram i figur 14, er eit gjennomsnitt for alle kommunale bygg, for utleigebustadene og for tenestebygga. Vi har ikkje sett på alderen på bygga. Nasjonale normtal legg til grunn at planlagt levetid for eit bygg, har stor tyding for kor mykje midlar det bør setjast av til drift og vedlikehald. Dei nasjonale normtala og tala frå Vinje er derfor ikkje heilt samanliknbare. Samstundes meiner vi dei gir ein god peikepinn på kvar nivået ligg i Vinje. Samanlikna med dei nasjonale normtala for vedlikehald av bygg med ei levetid på 30 år, ligg Vinje noko lågare. For bygg med ei levetid på 60 år ligg Vinje vesentleg lågare. Figur 15 og 16 viser utviklinga over tid i Vinje. Vi har snakka med SSB om korleis tala kan tolkast. Tala for prioritering i Vinje viser ein auke per innbyggjar og det reknast som ein positiv utvikling. Tala for dekningsgrad held seg tilnærma stabil. Desse tala blir vanlegvis forstått slik at desto lågare areal per innbyggjar desto meir optimal utnytting av bygga. Sidan Vinje ligg høgt samanlikna med andre kommunar i landet, kan dette tolkast som ein heller negativ situasjon. SSB opplyser at samla utgifter til kommunal eigedomsforvalting, tal for produktivitet, ikkje seier så mykje om omfanget og kvaliteten på vedlikehaldet isolert sett når ein vil sjå på utviklinga over tid. Etter deira vurdering gir forholdet mellom tala for utgifter til drift og til vedlikehald per m 2, ein betre indikasjon. Og særleg den prosentvise delen til drift og til vedlikehald sett opp mot dei samla midlane til kommunal eigedomsforvalting. For Vinje har midlane avsett til drift per m 2 variert i dei åra vi har undersøkt, og midlar til vedlikehald per m 2 har gått opp. Vidare ser vi at den prosentvise delen til drift går ned, medan den prosentvise delen til vedlikehald går kraftig opp. På generelt grunnlag seier SSB at låg prosentvis del til drift og høg prosentvis del til vedlikehald vanlegvis blir tolka som positivt. Når Vinje viser ei slik utvikling, kan det tolkast som ei positiv utvikling. I figur 17 og 18 samanlikna vi Vinje med dei andre kommunane i Vest-Telemark og med kommunegruppa til Vinje. Tala for prioritering viser at Seljord og Kviteseid ligg mykje lågare enn dei andre kommunane. Vinje ligg midt i gruppa blant dei som brukar mest. Tala for dekningsgrad viser omtrent same mønster. Her ser vi ein klar samanheng mellom utgifter til eigedomsforvalting per innbyggjar og areal per innbyggjar. Dersom fokuset er å redusere utgiftsnivået, halde det stabilt, eller bruke meir til vedlikehald av eksisterande bygg i ein kommune med pressa økonomi, er kvadratmetertalet ein særs viktig faktor. Då vi samanlikna produktiviteten i Vinje med dei andre kommunane, såg vi at Vinje låg nokså lågt når det gjaldt samla midlar til eigedomsforvalting, men heller høgt når vi 44

50 skilte ut midlar til drift og vedlikehald. SSB meiner at det kan vere eit uttrykk for ei effektiv utnytting av tildelte midlar. I samanlikninga med dei andre kommunane i Noreg, såg vi at Vinje eig mykje per innbyggjar, og brukar mykje midlar til eigedomsforvalting per innbyggjar Vinje kommune er blant dei 10 prosentane som eig og brukar mest. Når vi derimot fordeler dei same midla per eigd kvadratmeter, ligg Vinje heilt i andre enden av skalaen blant dei 15 prosentane som brukar minst. Det er rimeleg å tenke seg at den store skilnaden mellom å fordele midlar til eigedomsforvalting per innbyggjar og per m 2, heng saman med at Vinje eig mykje per innbyggjar. Samla sett ligg Vinje ikkje så langt unna nasjonale normtal for bygg med 30 års levetid, men ganske langt unna for bygg med 60 års levetid. Kostra-tala viser at Vinje er blant dei kommunane i landet som brukar minst på eigedomsforvalting per m 2. Normtala kjem frå ein nasjonal standard som kan brukast til å rekne seg fram til kva som må til for å ha eit verdibevarande vedlikehald. Kostra-tala på si side rangerer kommunane i forhold til kvarandre, og seier ikkje noko i seg sjølv om midlane kommunane brukar til drift og vedlikehald er tilstrekkeleg til eit verdibevarande vedlikehald. Vi meiner at desse samanlikningane gir ein indikasjon på at Vinje kommune ikkje sett av tilstrekkeleg med midlar til eigedomsforvaltinga av kommunalt eigde bygg. 45

51 5 Konklusjonar og tilrådingar 5.1 Konklusjonar Politisk bestemte mål og system for styring Har Vinje kommune overordna politisk bestemte mål og eit rasjonelt system for styring og planlegging av eigedomsforvaltinga? Våre funn viser at Vinje manglar politisk bestemte mål og strategiar for eigedomsforvaltinga. Når det gjeld system for styring, fann vi at Vinje har eit årshjul som startar med årsbudsjett og tilhøyrande økonomiplan, fortsett med månadsrapportering og tertialrapportering gjennom året, og som blir avrunda med årsmelding og årsrekneskap. I nokon grad blir dette bruka som styringshjul for eigedomsforvaltinga også. Budsjettramma gir eit økonomisk signal. I tillegg har kommunestyret gitt nokre politiske styringssignal knytt til eigedomsforvalting. Vi såg at TDV utarbeider verksemdplanar, men fann at det var vanskeleg å sjå at dei var i tråd med dei politisk vedtekne måla og tiltaka. Vidare var det vanskeleg å sjå at dei hadde ei utforming som understøttar drift og vedlikehald av kommunale bygg. Vi meiner også at mangel på gjennomarbeida verksemdplanar gjer det vanskeleg å vurdere om eigedomsforvaltinga i Vinje er rasjonell, målretta og effektiv. Når det gjeld rapportering på økonomi har vi grunn til å tru at det føljer etablerte rutinar. Når det gjeld rapportering på aktivitet, meiner vi det er eit sentralt funn at politisk nivå ikkje blir orientert om i kva grad dei politisk vedtekne måla og tiltaka er nådd verken i tertialrapprotar eller årsmeldingar. Vi har heller ikkje funne andre kjelder som gir politisk nivå informasjon om tilstanden på bygga, kva som har blitt gjort og kva for tiltak fagansvarlege meiner bør gjerast vidare. Politisk nivå har dermed ikkje eit faktagrunnlag for å kunne vedta politisk bestemte mål og strategiar. I NOUen står det at eit rasjonelt system for planlegging og styring inneber at eigedomsforvaltaren planlegg sine aktivitetar og ressursbruk ut frå vedtekne politiske mål, og rapporterer tilstand, prosesser og resultat i forhold til måla. Etter revisors vurdering er praksisen i Vinje i liten grad i tråd med desse anbefalingane. 46

52 5.1.2 Verdibevarande vedlikehald Har kommunen eit godt verdibevarande vedlikehald av bygningane sine? For å kunne seie noko om stoda på vedlikehaldet av kommunalt eigde bygg, har vi sett nærmare på fire forhold: samarbeid og ansvarsforhold, brukaranes erfaringar med eige bygg og med TDV, kompetanse og personellressursar, og verdibevarande vedlikehald til lågast mogleg kostnad. Vinje har ikkje skrive ned rutinar for kommunikasjon, samarbeid og ansvarsfordeling om tenestebygga. Etter vår vurdering fungerer den uskrivne praksisen mellom reinhaldarane og tilsette i TDV/Bygg betre enn mellom brukarane og TDV. Vi meiner at betre rutinar for kommunikasjon, ansvarsforhold og samarbeid vil gje gevinstar både for brukarane og TDV. Når det gjeld brukarane sine erfaringar med TDV, gjorde vi funn som forsterkar vurderinga i førre avsnitt om behovet får å sjå nærmare på korleis ansvarsforhold, samarbeid og kommunikasjon kan bli betre. Når det gjeld brukarane sine opplevingar av drift og vedlikehald, gjorde vi funn som peikar i ulike retningar. Vi meiner det er all grunn til å ta på alvor dei innspela som handlar om dei negative konsekvensane av manglande vedlikehald. Samtidig vil vi leggje vekt på den samla erfaringa mange har om at bygga er godt vedlikehaldne. I TDV er det ulikt syn på om TDV/Bygg har tilstrekkeleg personellressursar i høve til oppgåvene sine. Både leiarar og tilsette har innspel som etter vår vurdering reiser tvil om noverande organisering og arbeidsfordeling er optimal. Revisor legg til grunn at vi ikkje direkte kan vurdere om Vinje har eit verdibevarande vedlikehald til lågast mogleg kostnad. Det heng saman med at kommunen har noko informasjon om nokre bygg, men ikkje god nok oversikt over kvart kommunalt bygg. På grunn av manglande informasjon vil vi vere varsame med å vurdere om avsette midlar til eigedomsforvaltinga er tilstrekkeleg til eit verdibevarande vedlikehald. For å danne oss eit bilete av stoda i Vinje, har vi gjort ulike samanlikningar: Tal frå Vinje samanlikna med nasjonale normtall, viste at Vinje låg noko lågare for bygg med kort levetid, og mykje lågare for bygg med lang levetid. Tal frå Kostra der vi samanlikna Vinje over tid, Vinje med andre kommunar i Vest-Telemark og med alle kommunar i landet, viste mellom anna at Vinje brukte mykje pengar per innbyggjar og lite pengar per kvadratmeter, og at det heng saman med at kommunen eig mange m 2 per innbyggjar. Etter vår vurdering gir desse samanlikningane ein indikasjon på at noverande nivå på tildelte midlar til eigedomsforvalting ikkje er tilstrekkeleg til eit verdibevarande vedlikehald. 47

53 5.2 Tilrådingar Vi meiner kommunen bør: utarbeida ein langsiktig strategi for eigedomsforvalting av kommunale bygg, utarbeida ein operativ handlingsplan for eigedomsforvaltinga, som rullerast jamleg, skriftleggjere korleis kommunikasjon, samarbeid og ansvarsfordeling mellom brukarane og TDV skal vere. 48

54 Litteratur og kjeldereferansar Lover og forskrifter Lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) Lov 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv (arbeidsmiljøloven) Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Forskrift 15. juni 2004 nr. 905 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Artiklar Organisering av kommunal eiendomsforvaltning,rapport 18/02, Econ, Oslo Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold - en veileder for folkevalgte og Rådmenn, KS Vedlikehold i kommunesektoren fra forfall til forbilde, rapport utarbeidet av Multiconsult/PricewaterhouseCoopers på oppdrag frå KS, 2008 Bedre eierskap i kommunene, Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer (FOBE) 2007 Offentlige dokument NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle, om eiendomsforvaltning i kommunesektoren Kartlegging av kommunens utgifter til vedlikehold av bygninger, Kommunalog regionaldepartementet 2006 Norsk Standard, NS 3454, Livssykluskostnader for byggverk, Direktoratet for forvaltning og IKT Norsk Standard, NS 3424, Tilstandsanalyse for byggverk, Direktoratet for byggkvalitet God kommunal eiendomsforvaltning, fordypning for folkevalgte, Direktoratet for byggkvalitet 2011 Vedlegg Vedlegg 1: Høyringsuttale frå administrasjonssjefen/rådmann Vedlegg 2: Revisjonskriterium Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring 49

55 Vedlegg 1: Høyringsuttale frå rådmannen 50

56 Vedlegg 2: Revisjonskriterium Det finst ikkje føresegner i lov eller forkrift om korleis kommunen skal drive sin eigedomsforvalting, men det finst fleire lover som regulerer krav til bygget og til den verksemda som drivast i bygget 32. Slike krav har betyding for utforming av nye bygg, og kva som må vedlikehaldast i eksisterande bygg, men gir ikkje ein samla oversikt over korleis kommunen kan drive god eigedomsforvalting. Det har vi funne i NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle». Den har gitt opphav til ulike andre dokument som vi også vil bruke. Det gjeld KS 2008: «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold, en veileder for folkevalgte og rådmenn», og Direktoratet for byggkvalitet sin rettleiar frå 2011 «God kommunal eiendomsforvaltning, fordypning for folkevalgte». Problemstilling 1 om politiske mål og system for styring Kommunale eigedomar har betydeleg verdi. Samla kostnadar for anskaffing, forvaltning, drift og vedlikehald utgjer omlag prosent av ein kommune sin økonomi. Samtidig viser ei kartlegging frå 2008 at om lag 1/3 av kommunale bygg er i god tilstand, 1/3 er i delvis utilfredsstillande tilstand og 1/3 er i dårleg stand, jamfør rapporten «Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde» laga av Mulitconsult PricewaterhouseCoopers på oppdrag frå KS. I følgje NOU 2004:22 bør det vere overordna politiske mål for eigedomsforvaltinga. Desse måla bør vere skriftlege og vedtakast formelt for å gi grunnlag for ein god eigedomsforvaltning. KS 33 tilrår at kommunane utarbeidar ein heilskapleg eigedomsstrategi der vedlikehald inngår som eit vesentleg element. Strategien bør knytast til kommunane sine overordna styringsdokumenter. NOU 2004:22 seier det bør vere eit rasjonelt system for planlegging og styring av eigedomsforvaltninga. Eit slikt system inneber at forvaltaren planlegg aktivitetane og ressursbruken ut frå vedtekne politiske mål, og rapporterer tilstand, prosesser og resultat i forhold til måla. Tilstandsinformasjonen bør innehalde informasjon om: Eigedoms- og bygningsregister med areal. Eigedomens verdi. Eigedomenes tilstand teknisk, inneklima/miljø og fysisk tilgjenge. 32 Døme på slike lover er plan- og byggingslova, brannvernslova, forureiningslova, energilova, kulturminnelova, opplæringslova, barnehagelova og helsetenestelova. 33 I «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold en veileder for folkevalgte og rådmenn» 51

57 Forbruksdata, mellom anna energi og andre «miljøparametere» per bygg Talet på brukarar og liknande indikatorar for bruksintensitet og arealeffektivitet Lovpålagt dokumentasjon KS seier at: «Det som kjennetegner kommunene som får til et godt vedlikehold er god kommunikasjon mellom kommunestyret som folkevalgt eier ( ) og eiendomsforvalter. Det vil si at eiendomsforvalter får anledning til å rapportere om tilstand, utfordringer og muligheter knyttet til eiendommene. De folkevalgte må på sin side stille krav til god forvaltning og rapportering som gir oversikt og grunnlag for politisk diskusjon og prioritering.» (s. 4) Basert på ovannemnde har vi laga følgjande problemstilling og revisjonskriterier: Har Vinje kommune overordna politisk bestemte mål og eit rasjonelt system for planlegging og styring av eigedomsforvaltinga? Revisjonskriterium Politisk bestemte mål, strategiar 34 og planar for eigedomane og for forvaltninga av dei, bør ha ei skriftleg utforming og vedtakast formelt. Det bør stillast krav til eigedomsforvaltninga sitt system for planlegging og styring på forvaltningsnivået, slik at den kan gå føre seg på ein rasjonell, målretta og effektiv måte i forhold til overordna mål. Det trengst eit godt kunnskapsgrunnlag for å kunne gjere rette prioriteringar. Eit minimumskrav til eigedomsforvaltarane er at dei rapporterer tilstand på all kommunal bygningsmasse, med forslag om prioriteringar og kostnadsanslag. Rapporteringa kan og bør vere ein del av kommunens årsrapport. Problemstilling 2 om verdibevarande vedlikehald Eigaren, forvaltaren og brukaren av kommunale eigedomar har ulike roller når det gjeld ansvar og interesser for ein eigedom. Folkevalde representantar har eigaransvaret og dermed det juridiske og økonomiske ansvaret for ein eigedom. Med omgrepet forvaltar meiner vi ei eining som har ansvar for løypande drift og vedlikehald av ein eigedom. Omgrepet brukar har to tydingar. Ei tenesteeining er brukar når dei nyttar ein eigedom til verksemda si, til dømes ein barnehage. Vidare er kommunestyret brukar på eit overordna strategisk nivå når dei vedtek kven og korleis ein skal nytte ein eigedom. 34 Medan mål er ein skildring av ein ønska framtidig tilstand, handlar strategiar om kva som bør gjerast for å nå måla. 52

58 Ei godt organisert eigedomsforvalting klargjer ansvarsforholda mellom eigar, forvaltar og brukar. Vidare legg den til rette for gjensidig rolleforståing og godt samarbeid mellom dei. Leiaren for eigedomsforvaltninga har ein nøkkelrolle som bindeledd mellom eigar, forvaltar og brukar. Etter innspel frå brukarane og tilsette i forvaltningseininga bør leiaren utarbeide ei saksframstilling av den noverande tilstanden og framtidige behov for bygningsmassen, slik at dei folkevalde har eit grunnlag for å vedta overordna mål og strategiar. Slike mål og strategiar skal i neste omgang liggje til grunn når leiaren for eigedomsforvaltninga utarbeider eit planmessig vedlikehald. Slike planar bør kommuniserast ut til brukarane slik at dei har ei føreseieleg og realistisk forventning til vedlikehaldet. Basert på informasjon frå brukarar og tilsette i eigedomsforvaltinga skal leiinga i neste omgang rapportere på grad av måloppnåing til dei folkevalde. På denne måten får kommunen ei informasjons- og styringsline som sikrar politisk forankring av eigedomsforvaltninga, god systematikk i vedlikehaldsarbeidet og brukarvenlege bygg. God eigedomsforvalting handlar om å gi brukarane gode og effektive bygg til lågast mogleg kostnad. Bygget gir ramma for tenestene som blir tilbydt, og kvaliteten på tenestetilbodet vil vere avhengige av kor hensiktsmessig bygningen er. Bygningane er eit viktig produksjonsmiddel for brukarverksemdene. Kanskje det viktigaste nest etter personalet som utfører produksjonen som skjer i lokala. I eit slikt perspektiv blir eigedomsforvaltninga sin oppgåve å bidra til at bygget støttar verksemda sitt arbeid med å nå sine mål på en mest mogleg effektiv måte. Gode og effektive bygg må vere funksjonelle over tid, både for brukarverksemdene og for drift, vedlikehald og utvikling. Brukarane sine behov og krav omfattar fleire forhold frå utforming og vedlikehald av utandørs anlegg og byggets ytre, til eit godt inneklima og trivselsfremmende forhold som fargar, lys, reine og fine overflater. Gode rammevilkår for brukarane er med andre ord knytt til forhold ved bygningen og til eigedomsforvaltninga som teneste for brukarane. Gode og effektive bygg har hensiktsmessig utforming, innreiing, inventar og tekniske løysingar som gir ein effektiv arealbruk og bidrar til verdiskapning for brukarverksemdene. Sjølv om eigedomsforvaltning har karakter av å være sekundær eller understøttande, er den vesentleg for å sikre brukarverksemdene effektive og formålstenlege arbeidsvilkår. Statens bygningstekniske etat anslår at dårleg innemiljø i norske bygg fører til eit årleg tap på 8 12 milliardar kroner på grunn av redusert produktivitet, sjukefråvær og påfølgande medisinsk behandling. Også med tanke på luftkvalitet, lysforhold og standard på inventar er det påvist tilsvarande samanhengar. 53

59 Basert på ovannemnde har vi laga følgjande problemstilling og revisjonskriterier: Har kommunen eit godt verdibevarande vedlikehald av bygningane sine? Revisjonskriterium God eigedomsforvalting handlar om: Godt samarbeid og klare ansvarsforhold mellom eigar, forvaltar og brukar Bygg som støttar opp under brukarane si verksemd praktisk, estetisk og miljømessig. Tilstrekkeleg kompetanse og personellressursar i forvaltareininga som blir brukt optimalt Rammevilkår og planlegging som opprettheld byggets verdi til lågast mogleg kostnad 54

60 Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Den praktiske gjennomføringa Vi starta forvaltningsrevisjonsprosjektet med eit oppstartsbrev til Vinje kommune 28. mai Innsamling og analyse av data Intervju Vi har gjennomført delvis strukturerte intervju med rådmann, teknisk sjef og avdelingsingeniør. Alle er bedt om å godkjenne referata frå intervjua. Rådmannen og avdelingsingeniøren har gitt tilbakemelding, medan teknisk sjef ikkje har gjort det. Vidare har vi henta tilleggsinformasjon frå teknisk sjef og avdelingsingeniøren via telefon og e-post. Spørjeundersøkingar Vi har gjennomført tre spørjeundersøkingar blant tilsette med ulike roller: 1) leiarar som arbeider i dei kommunale tenestebygga, 2) tilsette i TDV/Bygg og 3) reinhaldarane. Vi valde å sende spørjeskjema til alle i kvar populasjon. Spørjeundersøkinga blant leiarane blei gjennomført via e-post. Vi sendte spørjeskjema til 23 mellomleiarar i kommunen, og fikk svar frå 22 personar. Nokre av dei har ikkje svart på alle spørsmåla, slik det lågaste talet på svar er 18. Det gir ein svært god svarprosent. Spørjeundersøkinga blant vaktmeistrar og snikkarar i TDV/Bygg blei gjennomført via e- post. Vi sendte spørjeundersøkinga til 15 personar, og fikk 11 svar. Det gir ein svarprosent på 73 prosent. Spørjeundersøkingane blant reinhaldarane blei gjennomført på papir. Vi sendte spørjeskjema til 28 personar, og fikk svar frå 21. Det gir ein svarprosent på 75 prosent. Vi legg til grunn at det er høg svarprosent i dei tre spørjeundersøingane, og meiner det gir eit solid grunnlag for våre vurderingar. Dokumentgjennomgang Vi har gjennomgått anerkjent faglitteratur om eigedomsforvalting. Det gjeld særleg NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle». Den har gitt opphav til ulike andre dokument som vi også har gjennomgått. Det gjeld mellom anna KS 2008: «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold, en veileder for folkevalgte og rådmenn», og Direktoratet for byggkvalitet sin rettleiar frå 2011 «God kommunal eiendomsforvaltning, fordypning for folkevalgte». 55

61 Vi har brukt kommunen sine tal for eigedomsforvalting og samanlikna dei med nasjonale normtal. Vidare har vi brukt Kostratal for å sjå på utviklinga over tid, og samanlikne med andre kommunar i Vest-Telemark. Dei viktigaste dokumenta vi har gått gjennom frå Vinje, er budsjett, tertialrapportar, rekneskap og årsmeldingar for åra Vidare har vi gått gjennom kommunestyresaker og saker handsama av formannskapet i same periode. Påliteleg og relevant Forvaltningsrevisjon skal gjennomførast på ein måte som sikrar at innhaldet i rapporten er gyldig og påliteleg. Det betyr at innsamling av data skal skje så nøyaktig som mulig og at ein skal kunne få same resultat dersom undersøkinga vert gjort på nytt. Gyldigheit handlar om at ein undersøker dei forhold som problemstillingane skal avklare. I prosjektet har vi bruka både skriftlege og kjelder og informasjon henta frå ulike informantar. Dette gjer vi bevisst for å få større sikkerheit for informasjonen som er samla inn. Dersom vi har fleire kjelder som gir same informasjon, styrker det rapporten sin relevans og påliteleg. Å lage delvis strukturerte intervjuguider og bruke referat frå intervju som er bekrefta av dei som er intervjua, er tiltak for å styrke pålitelegheita. God kommunal revisjonsskikk - kvalitetssikring Forvaltningsrevisjon skal gjennomførast og rapporterast i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området, jf. forskrift om revisjon 7. Denne rapporten er utarbeida med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 35. I følgje RSK 001 skal forvaltningsrevisjon kvalitetssikrast, for at undersøkinga og rapporten skal ha naudsynt fagleg og metodisk kvalitet. Vidare skal det sikrast at det er konsistens mellom bestilling, problemstillingar, revisjonskriterium, data, vurderingar og konklusjonar. har utarbeidd eit system for kvalitetskontroll som er i samsvar med den internasjonale standarden for kvalitetskontroll ISQC 1 Kvalitetskontroll for revisjonsfirmaer som utfører revisjon og begrenset revisjon av regnskaper samt andre attestasjonsoppdrag og beslektede tjenester. Denne forvaltningsrevisjonen er kvalitetssikra i samsvar med vårt kvalitetskontrollsystem og i samsvar med krava i RSK Gjeldande RSK 001 er fastsett av Norges Kommunerevisorforbund sitt styre med verknad frå 1 februar 2011, og er gjeldande som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipp og standardar som er fastsett av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). 56