Eigedomsforvalting. Vinje kommune 2014 ::

Transkript

1 Eigedomsforvalting Vinje kommune 2014 ::

2 Innhald Samandrag... iii Tilrådingar... v 1 Innleiing Bestillinga frå kontrollutvalet Problemstillingar og revisjonskriterium Nokre sentrale omgrep Avgrensing Metode og kvalitetssikring Høyring Eigedomsforvaltinga i Vinje Dei kommunale husværa vert disponert etter slik prioritet: Politiske mål og system for styring Fakta politisk bestemte mål og system for styring Revisor si vurdering av politisk bestemte mål og system for styring Verdibevarande vedlikehald Fakta om verdibevarande vedlikehald Revisor si vurdering av verdibevarande vedlikehald Konklusjonar og tilrådingar Konklusjonar Tilrådingar Litteratur og kjeldereferansar Vedlegg 1: Høyringsuttale frå rådmannen Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Foto framside: pixabay.com ii

3 Samandrag Bestilling og bakgrunn Forvaltningsrevisjon av eigedomsforvaltinga blei bestilt av kontrollutvalet, jf. møte sak 3/14, og møte sak 6/14. Vi har undersøkt følgjande problemstillingar: Har Vinje kommune overordna politisk bestemte mål og eit rasjonelt system for styring og planlegging av eigedomsforvaltinga? Har kommunen eit godt verdibevarande vedlikehald av bygningane sine? Politisk bestemte mål og system for styring Vi fann at Vinje manglar politisk bestemte mål og strategiar for eigedomsforvaltinga. Vi fann også at det sentrale systemet for styring i Vinje er årshjulet som startar med årsbudsjett og tilhøyrande økonomiplan, fortsetter med månadsrapportering og tertialrapportering gjennom året, og blir avrunda med årsmelding og årsrekneskap. I nokon grad blir dette bruka som styringshjul for eigedomsforvaltinga også. Vi legg til grunn at det månadlege rapporteringa på økonomi generelt i kommunen, også omfattar eininga Teknisk drift og vedlikehald (heretter forkorta TDV) si verksemd. Vidare såg vi at kommunestyret ga nokre politiske signal i årsbudsjetta og økonomiplanen, som i ei viss grad har eit overordna og langsiktig perspektiv. Vi såg at TDV utarbeider verksemdplanar, men fann at det var vanskeleg å sjå at dei var i tråd med dei politisk vedtekne måla og tiltaka. Vidare var det vanskeleg å sjå at dei støttar opp under eit langsiktig, heilskapleg og gjennomarbeida opplegg for drift og vedlikehald av kommunale bygg. Vi meiner også at mangel på gjennomarbeida verksemdplanar gjer det vanskeleg å vurdere om eigedomsforvaltinga i Vinje er rasjonell, målretta og effektiv. Det blir også vanskeleg å synleggjere korleis tildelte midlar blir brukt og kva for konsekvensar tildelinga får for bygningsmassen heilt konkret. Vi har grunn til å tru at rapportering på økonomi føljer etablerte rutinar. Når det gjeld rapportering på aktivitet, meiner vi det er eit sentralt funn at politisk nivå ikkje blir orientert om i kva grad dei politisk vedtekne måla og tiltaka er nådd verken i tertialrapprotar eller årsmeldingar. Vi har heller ikkje funne andre kjelder som gir politisk nivå informasjon om tilstanden på bygga, kva som har blitt gjort og kva for tiltak fagansvarlege meiner bør gjerast vidare. iii

4 I NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir meir til alle, står det at eit rasjonelt system for planlegging og styring inneber at eigedomsforvaltaren planlegg sine aktivitetar og ressursbruk ut frå vedtekne politiske mål, og rapporterer tilstand, prosesser og resultat i forhold til måla. Etter revisors vurdering er praksisen i Vinje i liten grad i tråd med desse anbefalingane. Verdibevarande vedlikehald For å kunne seie noko om stoda på vedlikehaldet av kommunalt eigde bygg, har vi sett nærmare på fire forhold: samarbeid og ansvarsforhold, brukarane sine erfaringar med eige bygg og med TDV, kompetanse og personellressursar, og verdibevarande vedlikehald til lågast mogleg kostnad. Vinje har ikkje skrive ned rutinar for kommunikasjon, samarbeid og ansvarsfordeling om tenestebygga. Etter vår vurdering fungerer den uskrivne praksisen mellom reinhaldarane og tilsette i TDV/Bygg betre enn mellom brukarane og TDV. 1/3 av brukarane meiner heilt eller delvis at ansvarsforholda mellom dei sjølve og teknisk avdeling ikkje er godt nok avklart. Vi legg til grunn at det er høge tal, og meiner det er behov får å sjå nærmare på korleis ansvarsforhold, samarbeid og kommunikasjon kan bli betre. I TDV er det ulikt syn på om TDV/Bygg har tilstrekkeleg personellressursar i høve til oppgåvene sine. Ikkje overraskande går skiljet mellom leiarar og tilsette. Både leiarar og tilsette har kome med innspel som etter vår vurdering reiser tvil om noverande organisering og arbeidsfordeling er optimal. Vi kan ikkje direkte vurdere om Vinje har eit verdibevarande vedlikehald til lågast mogleg kostnad. Det heng saman med at kommunen ikkje har full oversikt over tilstanden til kvart kommunalt bygg. Informasjonen om den kommunale bygningsmassen er til dels munnleg, og den skriftelege informasjonen er ikkje samla ein stad. Det finst heller ikkje ei skriftleg oversikt over kva for drifts- og vedlikehaldsoppgåver som har vert gjort, og kva som er planlagt framover. På grunn av manglande informasjon, vil vi vere varsame med å vurdere om avsette midlar til eigedomsforvaltinga er tilstrekkeleg til eit verdibevarande vedlikehald. For å få eit bilete av kvar Vinje ligg, har vi gjort ulike samanlikningar av ressursbruken i eigedomsforvaltninga: Tal frå Vinje samanlikna med nasjonale normtall, viste at Vinje låg noko lågare for bygg med kort levetid, og mykje lågare for bygg med lang legetid. Tal frå Kostra der vi såg utviklinga i Vinje over tid, samanlikna Vinje med andre kommunar i Vest-Telemark og med alle kommunar i landet, viste at Vinje brukte mykje pengar per innbyggjar og lite pengar per kvadratmeter. Det heng saman med at kommunen eig mange m 2 per innbyggjar. iv

5 Vi meiner desse samanlikningane gir ein indikasjon på at noverande nivå på tildelte midlar til eigedomsforvalting i Vinje kommune ikkje er tilstrekkeleg til eit verdibevarande vedlikehald. Tilrådingar Vi meiner kommunen bør: utarbeida ein langsiktig strategi for eigedomsforvalting av kommunale bygg, utarbeida ein operativ handlingsplan for eigedomsforvaltinga, som rullerast jamleg, skriftleggjere korleis kommunikasjon, samarbeid og ansvarsfordeling mellom brukarane og TDV skal vere. Skien, 5. desember 2014 v

6 1 Innleiing 1.1 Bestillinga frå kontrollutvalet Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet, jf. møte sak 3/14, og møte sak 6/14. Heimel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelova 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutval kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel Problemstillingar og revisjonskriterium Rapporten handsamar følgjande problemstillingar: 1. Har Vinje kommune overordna politisk bestemte mål og eit rasjonelt system for planlegging og styring av eigedomsforvaltinga? 2. Har kommunen eit godt verdibevarande vedlikehald av bygningane sine? Det finst ikkje føresegner i lov eller forskrift om korleis kommunen skal drive eigedomsforvaltinga si. Vi vil derfor bruke andre dokument som gir føringar for kva som blir rekna som god kommunal eigedomsforvalting for å svare på problemstillingane og vurdere eigedomsforvaltinga i Vinje. NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle, om eiendomsforvaltning i kommunesektoren» «God kommunal eiendomsforvaltning, fordypning for folkevalgte», Direktoratet for byggkvalitet, 2011 «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold, en veileder for folkevalgte og rådmenn», KS 2008 «Bedre eierskap i kommunene», Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer (FOBE) 2007 «Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde», MULTICONSULT PricewaterhouseCoopers 2008 på oppdrag frå Kommunal- og regionaldepartementet 1

7 Revisjonskriteria 1 i dette prosjektet er henta frå desse dokumenta. Kriteria går fram under kvar problemstilling nedanfor, og er nærmare omtala i vedlegg 2 til rapporten. 1.3 Nokre sentrale omgrep Vi brukar omgrepa forvalting, drift, vedlikehald og utvikling/oppgradering gjennom heile rapporten. Vi vil derfor seie noko om kva som ligg i desse omgrepa. Forvaltning Forvaltning omfattar alle oppgåver i tilknyting til leiing og administrasjon av ein eigedom. Det gjeld budsjett og rekneskap, planarbeid, personalleiing, ansvar for helse, miljø og sikkerhet (HMS) og andre forhold som er regulert gjennom lov og forskrift. Det omfattar også kostnadar som ikkje er avhengige av kva bygget blir brukt til, som utgifter til forsikringar, skatter og faste avgifter. Drift Drift er alle oppgåver og rutinar som er nødvendige for at eit bygg skal fungere best mogleg funksjonelt, tekniske og økonomisk. Det omfattar generell drift og ettersyn med bygningsdelar og installasjonar, og gjeld dei tenestene som må gjerast dagleg for å tilfredsstille brukarane sine behov, til dømes reinhald, avfallshandtering, energibruk, vakt og sikring. Vedlikehald Vedlikehald er oppgåver som er nødvendige for å oppretthalde eit fastsett kvalitetsnivå på bygget og dei tekniske installasjonane. Målet er at bygget som heilheit fungerer godt for brukarverksemdene. Det er vanleg å skilje mellom førebyggjande og kontinuerleg vedlikehald. Førebyggjande eller verdibevarande vedlikehald handlar om å hindre forfall som følgje av jamn og normal slitasje. Dette er planlagde, periodiske tiltak som førebyggjer seinare reparasjonar og skader. Kontinuerleg eller tilfeldig vedlikehald omfattar arbeid som ikkje er planlagt, men som må utførast for å rette opp skader eller manglar til dømes som følgje av uvêr, hærverk, leidningsbrot osb. Utvikling eller oppgradering Utvikling eller oppgradering (begge omgrepa nyttast) gjeld tiltak som aukar kvaliteten på eit bygg. Ei målretta og systematisk utvikling som tar sikte på å halde eit bygg oppdatert over tid, vil forlenge den tekniske, funksjonelle og økonomiske levetida til bygget, og gi store ressurs- og miljømessige gevinstar samanlikna med å rive og byggje nytt. 1 Revisjonskriterium er dei reglar og normer som gjeld innanfor det området vi skal undersøke. Revisjonskriteria er grunnlaget for de analysar og vurderingar som revisjonen gjer og dei konklusjonane vi får. Revisjonskriteria er eit viktig grunnlag for å kunne dokumentere samsvar, avvik eller svakheiter. 2

8 I praksis kan det vere vanskeleg å skilje klart mellom desse fire oppgåvene. Ofte er reinhald skilt frå andre driftsoppgåver, men blir rekna som ein vesentleg del av arbeidet med å forlenge levetida til eit bygg. Ein vaktemeister knytt til faste bygg gjer vanlegvis både drifts- og vedlikehaldsoppgåver, og hjelper ofte med andre praktiske oppgåver. I tillegg til eigne vaktmeistrar har mange kommunar ei eiga vedlikehaldsavdeling som blant fleire oppgåver har ansvar for drift og vedlikehald av kommunale bygg. Vidare kan det vere uklart kva ein legg i omgrepet vedlikehald. Skal ein definere det smalt, og berre ta med dei gjeremåla som går direkte til å forlenge levetida til tak, fasadar, vindauge, dører, ventilasjonsanlegg, toalett, brannvarslingsanlegg m.m.? Eller skal ein definere det vidt, og til dømes rekne med reinsing av tak, takrenner og kummar, sidan det reduserer faren for fuktskader, og feiing av gardsplass og inngangsparti sidan det reduserer slitasjen på golvet inne. I budsjettsamanheng kan det også vere vanskeleg å skilje mellom desse fire oppgåvene. Det er vanleg å bruke kr/ m 2 for å seie kor mykje midlar som setjast av til vedlikehald. Men det er ikkje alltid klart kva summen inneheld. Til dømes kan både den smale og vide definisjonen av vedlikehald som nemnd i avsnittet ovanfor blir bruka. Vidare blir løna til dei tilsette som utfører vedlikehaldsoppgåvene nokre gonger rekna med og andre gonger ikkje. Det kan også vere uklart kva som skal førast som vedlikehald i driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet. Det gjeld særleg tiltaka førebyggjande vedlikehald og utviklingstiltak. Begge delar er knytt til ein gradvis kvalitetsheving når eldre bygningsdelar og komponentar blir skifta ut med nye. Regnskapsforskrifta brukar omgrepet «same standard» for å gjere meir tydelig kva som skal plasserast kvar. Dersom til dømes eit vindauge som hadde vanleg standard i 1970 blir bytta ut med eit som har vanleg standard i 2014, likevel får ein høgare standard på grunn av kvalitetsutviklinga, skal det klassifiserast som drift. I praksis ser vi at det blir eit definisjonsspørsmål om slike tiltak blir finansiert over investeringsbudsjettet eller driftsbudsjettet. 1.4 Avgrensing Når vi snakkar om eigedom og eigedomsforvalting i vår rapport, meiner vi bygg med tilhøyrande grunnareal. Særlig for barnehagar og skular er uteareal viktige. Vi tek det derfor med, men går ikkje inn i dei særskilte utfordringane som gjeld forvaltninga av uteareal. Vidare vil vi avgrense oss slik at rapporten gjeld tenestebygg, utleigebustader og omsorgsbustader som kommunen disponerer. Andre former for fast eigedom, som næringsbygg, infrastrukturanlegg, vegar, leidningar for vatn og avløp, anlegg for avløp, elektrisitetsforsyning og 3

9 telekommunikasjon, parkar og idrettsanlegg i friluft har vi halde utanfor. Vi utelet også grunneigedomar, kyrkjebygg og eigedomar som er sjølvstendige rettssubjekt (IKS og AS). For å sjå utviklinga over tid har vi valt eit tidsperspektiv på fire år frå 2010 til halve Metode og kvalitetssikring I denne undersøkinga har vi nytta ulike metodar for å hente inn informasjon: Hatt intervju med rådmann, teknisk sjef og avdelingsingeniør. Gjennomført spørjeundersøking blant alle tilsette i TDV/Bygg og ROT. Gjennomført spørjeundersøking blant leiarar som har arbeidsstaden sin i dei kommunale tenestebygga. Gått gjennom ulike kommunale og nasjonale dokument. Nytta KOSTRA-tal som grunnlag for kostnadsanalysar. Val av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtala nærmare i vedlegg 3 til rapporten. Forvaltningsrevisjonen er utført av forvaltningsrevisor Hildegunn Rafdal. Oppdragsansvarleg er Kirsti Torbjørnson. 1.6 Høyring Rapporten blei sendt på høring 17.november 214. Vi fekk ein e-post med tilbakemelding om faktafeil. Dei er retta opp. 4. desember 2014 fikk vi eit høyringssvar. Det inneheld to kommentarar til fakta som vi kommenter nedanfor. Rådmannen si høringsuttale ligg i vedlegg 1. I avsnitt har vi laga ein oversikt over utgifter til drift og vedlikehald i Vinje kommune, jf. figur 1. I høyringssvaret frå rådmannen står det: «Kostnadar knytt til vedlikehald vinterstid vert i stor grad utførd i eigenregi utan at det er internfakturert dette fører til lågare kostander enn dei tala det blir vist til.» Vi legg til grunn at det ikkje alltid er klart kva som bør reknast som drift- og vedlikehaldsoppgåver, jf. omtalen av omgrepa forvalting, drift, vedlikehald og oppgradering/utvikling i avsnitt 1.3. I utvalet vi har gjort, jf. fotnote 11 til figur 1, har vi teke med midlar til drift og vedlikehald som går direkte på bygga. Vi har derfor vald å utelate snøbrøyting og strøing fordi vi meiner det har meir indirekte tyding for drift og 2 Vi tek med 2014 i den grad det finst kjelder, fordi mange av tala vi brukar ikkje var ferdig kvalitetssikra før revisjonen blei avslutta. 4

10 vedlikehald. Ein kan seie at administrasjonen legg seg på ein vidare definisjon av omgrepa drift og vedlikehald enn vi gjer. Vi ser at begge deler kan fungere. I avsnitt nyttar vi Kostra-tal for å gjere synlig kor mykje Vinje har bruka over tid på drift og vedlikehald av kommunale tenestebygg. Vi har også brukt Kostra-tal for å samanlikne Vinje med andre kommunar i Vest-Telemark, med eigen Kostragruppe og med landet. I høyringssvaret frå rådmannen står det: «Lønnskostnader knytt til vaktmeistrane er ikkje med i oversikta dette fører til at kostnadar ved eigenproduksjon i liten grad vert med i KOSTRA-oppstillinga.» Våre merknader til dette er å opplyse kva for tal Kostra brukar. I følgje «Regnskapsrapporteringen i KOSTRA veiledning regnskapsåret 2013» skal føljande bygg og føljande drifts- og vedlikehaldsutgifter takast med: Funksjon 121: Forvaltningsutgifter i eigedomsforvaltinga Funksjon 130: Administrasjonslokale Funksjon 221: Førskulelokale Funksjon 222: Skulelokale Funksjon 261: Institusjonslokale Funksjon 381: Kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg Funksjon 386: Kommunale kulturbygg. For funksjon 121 står det: «Her føres utgifter knyttet til forvaltning av kommunens bygg og eiendom. ( ) Dette omfatter aktiviteter i eiendomsforvaltningen knyttet til eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og pålagte skatter og avgifter knyttet til bygg, og som typisk er avhengig av om bygg er i drift eller ikke.» I følgje rettleiaren skal mellom anna følgjande utgifter til dei ovannemde lokala takast med i rapporteringa: utgifter til løn mv. til eige drifts- og vedlikehaldspersonell, innkjøp av materiell og utstyr til drift og vedlikehald, kjøp av drifts- og vedlikehaldstenester, serviceavtalar på tekniske anlegg, avtalar om vakthold og tilsyn mv. Vi har ikkje undersøkt om Vinje kommune har rapportert til Kostra i tråd med rettleiaren. 5

11 2 Eigedomsforvaltinga i Vinje Vinje kommune er organisert med to leiarnivå: rådmann og 19 einingsleiarar som rapporterer direkte til rådmannen. Einingsleiarane er delegert mynde innan drift, økonomi og personell, og har eit samla ansvar for kvart sitt tenesteområde. Ansvaret for eigedomsforvaltinga i Vinje er delt mellom einingane Reinhald og tekstil og TDV. Eininga for Reinhald og tekstil (heretter ROT) har ansvaret for reinhaldet i bygg nytta til helse- og omsorgstenester, barnehagar og skular, idrettshallar og symjehallar, kommunehus, grendehus, samfunnshus og kulturhus, og bibliotek, dagsenter og vaksenopplæring. TDV har ansvar for å: forvalte, drifte, vedlikehalde og rehabilitere tenestebygga og dei kommunale omsorgsbustadene og utleigebustadene, drifte og vedlikehalde uteområda, under her leikeplassar, idrettsområder og gravplassar, drifte og vedlikehalde infrastrukturanlegg som kommunale vegar og vatn og avløp, krevje inn husleige frå alle utleiebustadene, ha prosjekt- og byggjeleiaransvar for nye bygg og infrastrukturanlegg, og avhende bygg og eigedomar. TDV blir leia av teknisk sjef. Hausten 2014 har eininga 33 tilsette, inkludert leiaren. TDV/Bygg blir leia av ein avdelingsingeniør. TDV/Bygg har ansvar for drift og vedlikehald av alle kommunalt eigde bygg. Dei tilsette er delt i fire team. Det er eigne vaktmeisterteam i Rauland, Edland og Åmot. Dei har ansvar for driftsoppgåvene på dei kommunalt eigde bygga i kvar sine område. Ein stor del av tida går med til å sjå over alle kommunale bygg i eige område etter fastlagte intervall, og dokumentere kva som er greitt og kva som må gjerast. Det fjerde teamet er eit snikkarteam som gjer noko større vedlikehaldsoppgåver på kommunalt eigde bygg i heile kommunen. Denne organiseringa trådde i Vinje kommune eig 34 tenestebygg med eit samla areal på nesten kvadratmeter. 3 Tenestebygga omfattar mellom anna fire skular, seks barnehagar 3 Kjelde er eit utkast til ein tilstandsrapport over kommunalt eigde bygg datert 31. oktober Rapporten kallast IK-rapport, og blir presentert lenger ut i rapporten. 6

12 (inkludert Heimdal), ein sjukeheim/helsesenter, to omsorgssenter og to helsehus 4, tre brannstasjonar og eit kommunehus. Vidare blir 12 av bygga bruka som samfunnshus, grendehus og ulike kulturhus. 5 Kommunen eig også 96 utleigebustader 6. Av desse er 74 omsorgsbustader og 22 utleigebustader 7. Opplysningane er henta frå utkast til Bustadpolitisk handlingsplan. Samla areal på bustadene utanom dei som er knytt til to legat, er nesten kvadratmeter. Totalt eig Vinje kommune kvadratmeter. Når det gjelder leige av bygg har vi fått opplyst at: kommunen leiger ut ein del av Vinje helsesenter til fylkestannlegen, og ein del av kommunehuset til Skatt sør. Kommunen leiger ut Gullsmedhuset, Tingvoll Rauland og Åmot brannstasjon til privat verksemd. Kommunen leiger inn delar av Bankbygget i Åmot, og leiger ut igjen til NAV og Politiet. Kommunen leiger inn delar av Coopbygget i Åmot, og brukar det til bibliotek, multimediarom og møtestad for eldre på dagtid. Vi bad om å få retningsliner for utleige av kommunale bustader til tilsette. Vi fikk eit dokument handsama av formannskapet hausten Det gjer greie for disponering av kommunale husvære, under her utleigebustader til tilsette. Vi legg til grunn at dette dokumentet har blitt handsama av kommunestyret. Vi har ikkje sett vedtaket, men vil nemne at rådmannens framlegg til vedtak var slik: 1. Formannskapet tek saksutgreiinga til etterretning. 2. Dei kommunale husværa vert disponert etter slik prioritet: a. Rekruttering av stillingar. b. Husvære tildelt etter lov om sosial omsorg. c. Flyktningar direkte frå mottak og direkte familiegjenforening. 3. Kommunen arbeider aktivt i den private bustadmarknaden for å skaffe husvære, jf. sak busetting av bosniarar i Vinje i Desse helsehusa blir i dag mellom anna nytta av fastlegane i Edland og Raul and. Kommunestyret har vedteke å samle fastlegetenesta i Åmot. Vi har fått opplyst at den framtidige bruken av desse bygga, vil bli handsama på politisk nivå. 5 Vi tel med kommuneverkstad og kommunegarasje og lager, men utelet dei fire reinseanlegga. 6 Inkludert 11 omsorgsbustader på Nordheimstunet og 12 i Rauland omsorgssenter. 7 Talet på omsorgsbustader aukar med 11 når bygget på Kårsteintomta blir teke i bruk. Etter planen overtek kommunen dette bygget hausten Inkludert i dei 96 bustadene finn vi ein bustad som blir eigd av eit kommunalt legat (Fristadlegat), og ein bustad eigd av Flatlands legat. 7

13 Vi bad også om å få reglement for fastsetting av husleige i kommunale utleigebustader, og fekk kopi av ei sak handsama av formannskapet i møte , sak 07/34. I saka blei det vist til at husleigene blei oppjustert i 2000, og sidan det har dei blitt justert i høve konsumprisindeksen. I 2007 var husleigene om lag 500 kr/m 2 for utleigebustader, og om lag 390 kr/m 2 i omsorgsbustader. I tillegg fikk tilsette som leigde kommunale bustader redusert husleiga med 30 prosent dei tre første åra. Samanlikna med andre kommunar i Vest-Telemark var husleiga i Vinje låg. Formannskapet vedtok å auke den til 850 kr/m 2 for utleigebustader, til 650 kr/m 2 for omsorgsbustader og at tilsette fikk behalde 30 prosent reduksjon dei tre første åra. Når det gjeld leigetid, har vi motteke eit dokument som blei handsama av kommunestyret Her står det at tilrådinga frå formannskapet vart samrøystes vedteke. Vedtaket seier mellom anna at: 1. Det vert innført ei tidsavgrensing på 5 års leigetid i kommunal bustad. Administrasjonssjef kan innvilge forlenging av leigetid etter søknad. I utkast til Bustadpolitisk handlingsplan for Vinje kommune , blir mellom anna utleigebustader til tilsette omtala. Forslag til mål er: 1. Ha rett tal og type utleigebustader til tilsette. Kommunen skal halde bustad til turnuslege. 2. Husleigeprisar i kommunale bustader for tilsette skal vere tilpassa dagens prisnivå. 8 Se omtale i avsnitt

14 3 Politiske mål og system for styring Har Vinje kommune overordna politisk bestemte mål og eit rasjonelt system for styring og planlegging av eigedomsforvaltinga? Revisjonskriterium Politisk bestemte mål, strategiar 9 og planar for eigedomane og for forvaltninga av dei, bør ha ei skriftleg utforming og vedtakast formelt. Det bør stillast krav til eigedomsforvaltninga sitt system for planlegging og styring på forvaltningsnivået, slik at eigedimsforvaltninga kan gå føre seg på ein rasjonell, målretta og effektiv måte i forhold til overordna mål. Det trengst eit godt kunnskapsgrunnlag for å kunne gjere rette prioriteringar. Eit minimumskrav til eigedomsforvaltarane er at dei rapporterer tilstand på all kommunal bygningsmasse, med forslag om prioriteringar og kostnadsanslag. Rapporteringa kan og bør vere ein del av kommunens årsrapport. 3.1 Fakta politisk bestemte mål og system for styring Politisk bestemte mål og strategiar Kommunestyret i Vinje har ikkje handsama eigne mål eller strategiar for eigedomsforvaltinga av dei kommunale tenestebygga. Eigne mål eller strategiar for eigedomsforvaltinga er heller ikkje nedfelt i andre overordna og langsiktige planar, som til dømes kommunalplanen. Vi har gått gjennom alle saker som har vore handsama av kommunestyret og formannskapet frå 2010 til halvvegs ut i Gjennomgangen viser at kommunen har fleire politisk vedtekne planar på særskilte område, som direkte eller indirekte legg føringar for drift, vedlikehald og utvikling av kommunalt eigde bygg. Det gjeld: 1. Klima- og energiplan Den blei vedteken 20. mai 2010, jf. sak 10/33, og handlar om offentlege og private bygg, næringsverksemd, landbruk og energiforsyning. Planen inneheld ein faktadel og ein tiltaksdel, og skal bidra til energieffektivisering og god energiforsyning i heile kommunen. 9 Vi legg til grunn at mål er ein beskriving av ein ønska framtidig tilstand, og strategi er ein beskriving av kva ein vil gjere for å nå måla. 9

15 2. Plan for mottak av flyktningar. Den blei vedteken 13. januar 2012, jf. sak 11/3. Bakgrunnen er ei oppmoding frå sentrale styresmakter om å ta imot fleire flyktningar. Planen handlar mellom anna om å syte for å skaffe eigna bustader til flyktningane. 3. Bustadsosial handlingsplan Vinje kommune Den blei vedteken 10. mai 2012, jf. sak 12/55. Handlingsplanen byggjer på ein tidlegare plan. I den førre planen var ein opptatt av å etablere bustader til vanskelegstilte, mens no handlar det meir om korleis kommunen kan bidra til gjere innbyggjarane med bustadsosiale problem i stand til å bu i eigen bustad. 4. Planstrategi for Vinje Den blei vedteken 14. mars 2013, jf. sak 13/21. Her er det lista opp 27 samsfunnplanar som skal prioriterast i perioden. Tre av desse handlar direkte eller indirekte om eigedomsforvalting av kommunale bygg. Det gjeld Bustadsosial handlingsplan som skal rullerast, Energi- og klimaplan som skal vidareførast, og ein ny plan som skal utarbeidast kalla Bustadpolitisk plan. 5. Busetting av flyktningar Saka blei handsama 13. juni 2013, jf. sak 13/47. Denne gongen også var bakgrunnen ei oppmoding frå sentrale styresmakter om å ta imot flyktningar. Kommunestyret vedtok å ta imot fleire flyktningar i desse åra, og legg til grunn at behovet for bustader må sjåast i samanheng med planane for nye bustader. 6. Bustadpolitisk plan for Vinje Saka blei handsama fyrste gong av formannskapet 27. mars 2014, jf. sak 14/4 og andre gong 28. august 2014, jf. sak 14/42. I samband med andre gongs handsaming, var formannskapet på synfaring. Den bustadpolitiske planen omfattar ei kartlegging av dei kommunale bustadene. Vidare blir det vurdert kor mange bustader kommunen for behov for til sosiale føremål og til tilsette, samt kva for type bustad det er behov for og kor dei bør liggje. Planen inneheld også vurderingar om utvikling av bustadmarknader og bustadstrategiste suksessfaktorar. Ved andre gongs handsaming, vedtok formannskapet at handlingsplanen skal sendast på høyring. Etter høyringa skal planen til tredje gongs handsaming i formannskapet, før den skal til kommunestyret. Kommunestyret har også handsama enkeltsaker knytt til eigedomsforvalting av eksisterande kommunale bygg. Her er nokre døme: I samband med opprettinga av eitt distriktskontor for tannlegetenester for innbyggjarane i Tokke og Vinje, vedtok kommunestyret å byggje ut slik at verksemda 10

16 kunne utvidast frå to til fem tannlegekontor, jf. møte 10. februar 2011, sak 11/16. Fylkeskommunen v/fylkestannlegen skal vere leigetakar. Ei byggteknisk vurdering av det gamle Helsehuset i Åmot blei handsama i møte 27. september 2012, sak 12/117. Huset inneheld sju utleigebustader, men er ikkje i bruk. Spørsmålet er om det er hensiktsmessig å rehabilitere, eller selje huset og bygge nye utleigebustader. Kommunestyret vedtok å utsette saka til handsaminga av budsjettet for Vidare bad kommunestyret om ei samla kartlegging av bruken av dei kommunale bustadene, og forslag til modellar for bygging av bustader til sosiale føremål. Dette politiske vedtaket blir fanga opp i Bustadpolitisk plan for Vinje Kommunestyret har vedteke at hovudlegekontoret skal ligge i Åmot, og at legekontora i Rauland og Edland skal halde ope 2-3 dagar kvar veke, jf. møte 10. april 2014, sakene 14/20 og 14/21. Administrasjonen blei samstundes bedt om å kome attende med ei sak om kostnadane knytt til flytting av legetenestene til Åmot og om etterbruk av bygningane i Edland og Rauland System for styring Vinje kommune har ikkje eit system for styring av eigedomsforvaltinga slik det omtalast i vedlegg 2 revisjonskriterium. For å danne oss eit bilete av dei generelle styringslinene i kommunen, vil vi sjå nærare på budsjettprosessen og budsjettinnhaldet. Det ser ut til at årsbudsjettet med den fireårige økonomiplanen er dei sentrale styringsdokumenta frå politisk til administrativt nivå, og vi legg til grunn at handsaminga av eigedomsforvaltinga skjer innafor denne styringsramma. Budsjettprosess I Vinje er det økonomisjefen som driftar det administrative budsjettarbeidet. Rådmannen og ass. rådmann kjem inn i arbeidet når rammene for kvar eining skal leggjast. Arbeidet har dei siste åra starta på våren med dialogmøter mellom kommunestyrerepresentantar og leiarar for kvar eining. Rådmannen seier at det kan vere vanskeleg å gi politiske signal så tidleg på året. Etter sommarferien startar budsjettarbeidet for fullt i administrasjonen. Formannskapet har møter med kvar eining i august/september, der einingane gjer greie for eigen situasjon. Rett etter at statsbudsjettet er lagt fram i oktober, har formannskapet eit budsjettseminar over to dagar med rådmannen. Då går dei gjennom dei overordna rammene for kommunen sine inntekter og utgifter, basert på tal for inneverande år, 11

17 framskrivingar, og kva dei kan forvente av overføringar. Administrasjonen legg ikkje fram eit budsjettforslag på dette tidspunktet. Nokre gonger kjem det politiske signal frå formannskapet om korleis dei skal prioritere. Budsjettprosessen i TDV startar vanlegvis i august. Teknisk sjef opplyser at arbeidet startar med å drøfte internt kva for tiltak som bør gjennomførast neste år. TDV sender to notat til rådmannen. Det eine er knytt til driftsbudsjettet og det andre til investeringsbudsjettet. Notatet til investeringsbudsjettet inneheld forslag om justeringar i pågåande prosjekt og forslag om nye prosjekt. Notatet til driftsbudsjettet inneheld i hovudsak forslag til økonomiske endringar samanlikna med førre budsjett. Utover hausten har rådmannen fleire møter med formannskapet. Der blir mellom anna notatet frå TDV til investeringsbudsjettet diskutert. Ofte er teknisk sjef med i desse møta. Notatet til driftsbudsjettet frå TDV blir ikkje behandla politisk. Når rådmannen har sydd saman eit budsjettforslag blir det handsama i formannskapet før det blir lagt fram for kommunestyret. Budsjettinnhald Vinje har rammebudsjettering og nettoløyving. Vi har gått gjennom budsjetta og økonomiplanane for perioden I alle årsbudsjett og økonomiplanar er det lista opp mål og tiltak for kvar eining i kommunen. Vi har gått gjennom dei som gjeld for TDV, og sett særleg på dei som gjeld for drift og vedlikehald av kommunalt eige bygg. For alle åra utanom 2011 var det sett opp mål og tiltak. Tre sentrale mål var like for åra 2010, 2012 og Mange av tiltaka var også like, men det blei fleire tiltak etter kvart. Mål: Yte gode tenester til innbyggjarande, dei andre einingane og kundar. Tiltak for alle åra: Bruke tildelte midlar på ein rettvis og forsvarleg måte. For 2012 og 2013 er dette utdjupa med tiltak for å følgje opp tilsette på ein god måte, arbeide for å skape gode haldningar i TDV, og ha fokus på at TDV er ei serviceverksemd. Mål: Sørgje for godt vedlikehald av kommunens eigedom, gjennom å ha planar for utbetringar og vedlikehald. Tiltak for alle åra: Revidere og utvikle gode planar for vedlikehald av kommunens eigedom og infrastruktur. For 2012 er dette utdjupa med tiltak for å arbeide målretta med å sette planane ut i livet, og sikre tidleg involvering av andre aktuelle einingar. 12

18 Mål: Ha god økonomikontroll både på drift og investering. Tiltak for alle åra: Tett oppfølging og gode rutinar for økonomikontroll. For 2013 er det teke med nytt mål og nye tiltak i tillegg til dei ovannemnde. Mål: Implementere nye bygg og infrastruktur inn i drifta på ein god måte. Tiltak: Ha gode rutinar for å overta eit ferdig byggjeprosjekt, samarbeide godt med dei som skal overta drifta, og ha god FDVU-dokumentasjon 10. Mål og tiltak for 2014 har ei ny utforming. Her brukar ein omgrepa driftsmål, og deler det inn i tema, indikator og status. Det blir bruka trafikklysfargar der grønt står for ønskt resultat, gult for lågast aksepterte resultat og raudt for ikkje godkjent resultat. Driftsmåla for TDV inneheld ni tema. Eit av dei omhandlar forvaltning av den kommunale eigedomsmassen. Tema: God standard på bygga, Indikator: Innføre IK-bygg kvalitetssystem, Status: Påbyrja. Ønskt resultat er 50 prosent i 2014, og at arbeidet blir ferdig i økonomiplanperioden. 10 FDVU er ein forkorting for forvaltning, drift, vedlikehald og utvikling. 13

19 Figur 1 Midlar til drift og vedlikehald 11 for alle kommunalt eigde bygg 12 budsjett og rekneskap for perioden Budsjett Rekneskap kr kr kr kr kr kr kr kr Kjelde: Vinje kommune sine driftsbudsjett og -rekneskapar. Figuren viser ein jamn vekst i midlar avsett til drift og vedlikehald av kommunalt eigde bygg. Det var ein særleg stor vekst i budsjettet dei tre siste åra. Rekneskapen viser eit meirforbruk i 2010 og 2011, og eit mindreforbruk i 2012 og særleg i Det kan vere interessant å sjå korleis desse midlane fordeler seg på kommunalt eigde tenestebygg og utleigebustader. 11 For å gi eit bilete av vedlikehaldsutgiftene, har vi teke med tal frå konto vedlikehaldsutgifter bygningar, vedlikehaldsutgifter utstyr, vedlikehald bruk av eigne tilsette, Service/driftsavtaler, reparasjonar anlegg, materialutgifter til vedlikehald bygningar, materialutgifter til vedlikehald maskinar/utstyr og materialutgifter til vedlikehald anlegg. I tillegg har vi teke med kontoar som dekkjer særskilte ting knytt til kulturhusa og utleigebustadane. 12 Gjeld alle bygg som inngår i driftsbudsjettet, under her Bankbygget med NAV og Politi, Coopbygget med bibliotek. Dette er bygg som kommunen heilt eller delvis leiger og som dei har noko ansvar for når det gjeld drift, men i mindre grad når det gjeld vedlikehald. 14

20 Figur 2 Midlar til drift og vedlikehald for kommunalt eigde bygg fordelt på tenestebygg og utleigebustader 13 Utleigebustader Tenestebygg Budsjett Rekneskap Budsjett Rekneskap kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Kjelde: Vinje kommune sine driftsbudsjett og -rekneskapar. Figuren viser at Vinje kommune brukar prosent av midlane til drift og vedlikehald av tenestebygga, og prosent av midlane til drift og vedlikehald av utleigebustadane. TDV har ansvar for dei aller fleste tiltaka i investeringsbudsjettet. Vi tek derfor med ei samla oversikt. Figur 3 Samla oversikt over investeringsrekneskap for Vinje kommune 14 Budsjett Rekneskap mill. kr 124 mill. kr mill. kr 108 mill. kr mill. kr 69 mill. kr mill. kr 102 mill. kr mill. kr Kjelde: Vinje kommune sitt investeringsbudsjett og -rekneskap. 13 Utleigebustader omfattar alle utleigebustader, under her omsorgsbustader, bustader til vanskelegstilte og til tilsette. 14 Ikkje alle, men dei aller fleste tiltaka i investeringsbudsjettet fell inn under TDV sitt ansvarsområde. 15