4. Orientering om PIARCs strategiarbeid v/torbjørn Suneson, Trafikverket i Sverige

4.12.2014 REFERAT Forbundsstyremøte 2-14 Dato 27. november 2014 Sted København Til stede Forfall Kjetil Tonning, Norge Marit Due Langaas, Norge Jonas Bjelfvenstam, Sverige Torbjørn Suneson, sak 4 Annelie Nylander, Sverige Per Jacobsen, Danmark Hans Oluf Krog, Danmark Marianne Worm, Danmark Raimo Tapio, Finland Kimmo Fischer, Finland Anne Ranta-aho, Finland Hreinn Haraldsson, Island Torsteinn R. Hermannsson, Island Thorir Ingason, Island Jakup Jacobsen, Færøyene Levi Hentze, Færøyene Terje Moe Gustavsen Antti Vehvilainen, Finland Gunnar Malm, Sverige Ewald Kjølbro, Færøyene 1. Åpning av møtet Per Jacobsen ledet møtet på vegne av Terje Moe Gustavsen og ønsket velkommen. 2. Godkjenning av dagsorden Dagsorden ble godkjent uten merknader. 3. Godkjenning av referat fra møte 1-14 Referat ble godkjent uten merknader. 4. Orientering om PIARCs strategiarbeid v/torbjørn Suneson, Trafikverket i Sverige NVF forbereder ny strategi for 2016-2020, og forbundstyret ønsket en orientering om strategiarbeidet i PIARC som på mange måter er lik NVF som organisasjon. Torbjørn Suneson er medlem av PIARC sin kommisjon som har ansvar for utarbeidelse av ny strategisk plan 2016-2019. Han har ledet en undergruppe for innhenting av bidrag fra interne og eksterne parter. Det foreligger nå et første utkast til 1

strategisk plan som ble lagt fram på PIARC sitt årsmøte i Santiago, Chile, i oktober 2014. Medlemsland har frist til 30. desember med å gi kommentarer til utkastet. Endelig vedtak av planen skal skje på neste årsmøte i november 2015 i Seoul, Sør-Korea. I sin presentasjon fortalte Torbjørn Suneson om sentrale problemstillinger i arbeidet, deriblant hvilken rolle PIARC skal fylle i framtiden, behovet for nye, mer fleksible arbeidsformer, hvordan medlemsland prioriterer, og hva andre internasjonale organisasjoner tenker om PIARCs rolle. Erfaringene fra arbeidet er at det er vanskelig å få gjennomslag for nye tanker. Hans presentasjon er vedlagt referatet. 5. Saker til behandling Nytt NVF 2016-2020 og innspill fra avdelingsstyrer Utfallet av forbundsstyret sin workshop på Færøyene i mai 2014 er sammenfattet av sekretærgruppa i dokumentet Nordisk vejforum -> Et styrket nordisk samarbejde. Dokumentet har blitt behandlet i nasjonale avdelingsstyrer. Flere avdelingsstyrer har sterke innvendinger til dokumentet. Det er spesielt utfasingen av faste utvalg man er kritisk til. Det vil føre til at grasrotarbeidet og det kontinuerlige nettverkssamarbeidet forsvinner. Uten faste utvalg vil mange bli ekskludert fra å delta, spesielt fra privat sektor, og det kan føre til at NVF beveger seg i retning av et myndighetssamarbeid og ikke et bransjesamarbeid. Dessuten legger dokumentet opp til mye involvering og styring av både avdelingsstyrer og forbundsstyret, noe som kan være vanskelig å få til i praksis. Det ble samtidig framhevet at dokumentet inneholder en del momenter som det er verdt å bygge videre på i NVF. Det gjenspeiler et ønske om et tettere samarbeid på nordisk nivå, mer selvstendighet for de nasjonale avdelingene, og ikke minst, mer synlige og nyttige resultater av NVF-arbeid i form av utredninger, benchmarking og best practices. Som konklusjon på diskusjonen kan forbundsstyret samle seg om en løsning som gjør at oppslutningen om NVF og medlemsmassen forblir. En framtidig struktur kan bestå av både faste utvalg og ad-hoc prosjekter. For å styrke det nordiske samarbeidet og gi mer nasjonal frihet, bør ordningen med parallelle nasjonale og nordiske utvalg opphøre. Det bør opprettes nordiske utvalg innenfor utvalgte, strategiske områder, mens hvert land står fritt til å danne egne nasjonale utvalg, uavhengig av de nordiske utvalg. Det vil være viktig å høre hvilke synspunkter de sittende utvalgene v/ledende land har til en slik endring. Vedtak: Forbundsstyret ber sekretærgruppa utarbeide en skisse til en ny struktur på NVF i tråd med konklusjonen fra møtet. Den skal sendes på høring (per epost) i forbundsstyret og deretter i ledende lands utvalg, og til slutt legges fram på neste forbundstyremøte i juni 2015. ITS-ordboka Med utgangspunkt i tidligere diskusjoner både i forbundsstyret og GD-møtet ble det lagt fram et forslag til videre håndtering av ITS-ordboka som i dag drives i regi av NVF og utvalget for ITS. Det er mange uklarheter og usikkerheter omkring rettigheter til ordboka, kostnader til drift og videreutvikling, og finansiering av NVF-utvalgets arbeid fra nordiske veg- og trafikkverk. Det kan være gode grunner til å fortsette arbeidet, men det bør i så fall skje utenfor NVF og i regi av dem som kan stå for finansiering. Helt konkret gikk forslaget ut på at arbeidet med ordboka i NVF-regi avsluttes og at veg- og trafikkverk i Norden bes vurdere å overta ansvaret. 2

Finsk avdeling la fram et alternativt forslag som innebærer at NVF-utvalget gjør en oppdatering av versjon 3 i 2015/16 og at ordboka deretter kan overføres til veg- og trafikkmyndighetene. Dette forslaget falt fordi andre land ikke er villige til å kanalisere flere midler til ordboka gjennom NVF. Vedtak: Forbundsstyret går inn for å avslutte ITS-ordboka i NVF-regi. De ber GD-møtet å vurdere om nordiske veg- og trafikkverk kan overta ansvaret. 6. Eventuelt - «Nordic Road»: Annelie Nylander orienterte om en ny messe «Nordic Road» som vil finne sted 6.- 8. oktober 2015 samtidig som de eksisterende messene Nordic Rail och Future Transport. Nordic Road erstatter den tidigere Vägmärkesdagarna som Trafikverket arrangerte. Planen er å arrangere disse tre messene samtidig hvert andre år. Det kan ventes mange besøkende til dette arrangementet. Nordic Rail samlet i 2013 over 4000 deltakere og rundt 290 utstillere fra hele bransjen i 21 land. For mer info, se http://www.elmia.se/nordicroad/ Forbundsstyret mener NVF ikke skal ha noen spesiell rolle i arrangementet. Det åpnes imidlertid for at utvalg kan delta. - NVF-BRA seminar for forbundsstyrelsene i 2015: Forbundsleder har fått en uformell henvendelse fra Litauen om NVFs forbundsstyre er interessert i et Road Restructuring Management (RRM)-seminar i Litauen neste år. Dette er det samme seminaret som forbundsstyret takket nei til i fjor, ref. møte 2-13. Forbundsstyret har fortsatt den holdning at kontakten med BRA legges litt i bero mens strategiarbeidet i NVF pågår. Forbundsstyret er imidlertid innstilt på at enkelte nordiske land kan delta på arrangementer med BRA. For øvrig vil sekretærgruppa i NVF undersøke mulighetene for et felles møte med BRAsekretærene i 2015, og BRA vil få invitasjon til Via Nordica 2016. 7. Neste møte 11.-12. juni 2015 i Reykjavik. Desember 2014 Marit Due Langaas forbundssekretær 3

Information collection a reflection Time to consider the role of the organization, is it still relevant? Are we doing the right things (effectiveness)? Are we doing things right (efficiency)? Are there better ways of organizing the work? Strategic Planning Commission 2016-2019 The key for the strategic plan 2016-2019 might not only be the issues, but also to Identify a (or possible) future competitive position(s) for PIARC Identify paths to go there Develop a way of working in PIARC that mobilizes the members in developing the organization Organizational development Strategic Plan 2016-2019 Värde för medlemsstaterna Komparativ fördel: Organiserar vägadministrationer globalt (122 medlemsländer) Total volume of change Change in the surrounding world Organizational change Problem: Inflexibelt. 4-årscykler. Tekniska kommitteer på en nivå. Toppstyrt. Tron på det universella. Dissemination of best practice to low and middle income countries. Strategiska utvecklingsförslag: Kontinuitet och flexibilitet Standing committees, flagship products Task forces, special projects, faster, smaller Time Source: Gerry Johnson, Kevan Scholes Regional förankring Kartläggning av globala organisationer som vi konkurrerar med 1

Strategic Plan 2016-2019 Outreach Strategy First Delegates Key Priority Areas for Next Cycle at a Glance In January 2014 the Association launched an outreach strategy to obtain information from: First Delegates Letter with reference documents identifying emerging issues, topics relevant to developing countries, and the 2010 Direction of Travel document including comments Technical Committees Survey/Questionnaire from General Secretariat National Committees Survey/Questionnaire from General Secretariat External Organizations Series of structured interviews National Safety Programs and Policies such as safety measures achieved through asset management and maintenance, as well as vehicle-to-vehicle communications. Climate Change and Sustainability including mitigation and adaptation, risk assessment, and disaster management. Improved Mobility in Urban Areas including multimodal and active transportation related to pedestrians and bicycles, as well as improvements to urban mobility through modal shifts. Asset Management particularly related to asset management and maintenance, improving aging infrastructure, as well as use of technology to optimize maintenance strategies. 5 6 First Delegates On Effectiveness and Relevance How the work could be made more effective and relevant to the different member states in relation to the different suggested topic areas Key Findings: Technology Meetings Membership and Structure Technical Committees Information Dissemination Partnerships Top Task Forces per issue MANAGEMENT AND FINANCE National/Sub-national Agency Coordination Good Governance and Anti-Corruption Making the Case for Investment Selecting Funding Mechanisms Evaluating Approaches to Risk Risk Management Manual (toolkit) INFRASTRUCTURE Designed vs. Actual Pavement Lifetime Pavement Recycling Techniques Guidelines Bridge Inspection and Damage Assessment Techniques Update to Earthworks Manual CLIMATE CHANGE AND ENVIRONMENT Climate Change Adaptation Framework Impact of Climate Change on Rural Roads Emergency Mgt. & Disaster MOBILITY Low Cost ITS Applications ITS Interoperability Energy-Efficient Freight Transport Best Practices with Deicing Salt and Brines ROAD SAFETY Road Safety Audits Guidelines Vulnerable Road User Reports Human Factors and Design Reports Setting Speed Limits Guide Catalogue of Design Problems and Countermeasures Best Practices for Smart Safe Cities Safe System Evolution Report Infrastructure Security 7 8 2

Top 3 overall Top Task Forces per issue Top 3 overall 9 Issue Top Two Task Force Management and Finance Climate Change and Environment Mobility Road Safety Infrastructure Most Critical Task Forces 1. 1. 1. In this report we have synthesized a number of interviews with external stakeholders. The report is built on information gathered by interviewing over 20 people on Challenges for the transport system Challenges for road administrations PIARC s role It is a qualitative synthesis and analysis of the material, not a quantitative report. To best convey the broad implications, we have tried to formulate the results of the material as shifts. Innehållsidéer Some of the respondents Vad som hittills är gjort inom PIARC, Information Collection, DOT:s analys av inkomna enkäter, First Delegates, National Committées, TC chairs, ST coordinators vilka förändringstankar som finns där. Tex färre permanenta kommittéer och ad hoc tillsatta arbetsgrupper. PIARC förnyar och förändrar arbetssätt!?? World Bank José Luis Irigoyen, Marc Juhel (Transport Sector) World Bank / Sub-Saharan Transport Program (SSATP) Jean-Noël Guillossou Director International Futures Programme, OECD Barrie Stevens Association of European Contractors Michel Démarre UIC (International Railway organisation) Jean-Pierre Lubinoux, Director General Northern Dimension Partnership on Transport and Logistics Oddgeir Danielsen, Director Inter-American Development Bank Ellis Juan, Harvey Scorcia (Initiative Emergent and Sustainable Cities); Nestor Roa, Luis Uechi (Transport Division) 3

on transport systems From technical focus to integrated perspectives Urbanization, accessibility through smart mobility in scarcity of space, balance between public and private transport. Financial restrictions. Resource efficiency. From monomodal to multimodal focus The road system will always have an important role. But due to urbanization and to congestion, the main task for the road system must be to improve efficient mobility and facilitate multimodality. From focus on quantity to focus on quality Traffic safety, climate change and environmental concerns. Shift from building on large scale, to develop sustainability. on transport systems and road adm From a vehicle perspective to a people perspective On indicators. To measure vehicles does not provide enough information to build transportation infrastructure in the future. It s about people and well-being. From focusing on need to fund - to focusing on benefits of funding In order to ensure funding, the focus must shift from need of funding to what benefits funding will bring. From focused innovation to system innovation All areas become more interconnected and thus innovation in the road sector must be connected to innovation elsewhere. From experts to facilitators. Incentives for innovation. Road administrations From building new infrastructure to maintenance of existing infrastructure Maintenance issues was raised recurrent. Financing and multiple use of existing space in urban areas. Infrastructure has to be maintained, both for environmental and financial reasons. From working in a silo to working in networks Road administrations need to take a larger amount of stakeholder into account when they work. Public private partnerships (PPP: s) will become more important. Road administrations must act as brokers to meet challenges and to involve all relevant stakeholders. The public is an important actor to consider, and it will be more important to be able to communicate with the general public and in media. on PIARC Not so familiar with PIARC, but PIARC seems to be a possibility to reach out The road administrations and a network of road administrations was seen as a resource. Challenges for organizations today Lack of funding Lack of time Lack of singularity Lack of unity/cohesion Lack of focus 4

A need to relate road issues to global challenges A need to relate to changed organizational context The benefits of accessibility to creative people, to multifaceted job markets and trade markets, is a key to prosperity and sustainable development. We need to discuss a change from mobility and transport - to accessibility and sustainable development as the strategic frame for road administrations What formerly was an issue for PIARC, might not any longer be an PIARC issue for its members. Information is a free benefit in today s global information world. A new geography of global information networks including a lot of global organizations competing with PIARC in its traditional field has developed during the last decades. Information collection a reflection Information collection a reflection PIARC in context of challenges and issues for road administrations competing ways to develop knowledge competing ways to distribute and exchange knowledge competing global organizations PIARC in a network The rate of change is increasing, and all organizations must adapt, identify their specific success factors and probably be in continouos change in the future. Time to consider the role of the organization, is it still relevant? Are we doing the right things (effectiveness)? Are we doing things right (efficiency)? Are there better ways of organizing the work? The key for the strategic plan 2016-2019 might not only be the issues, but also to Identify a (or possible) future competitive position(s) for PIARC Identify paths to go there Develop a way of working in PIARC that mobilizes the members in developing the organization 5

Five challenges for organizations today Six triggers for change in international organizations A lack of funding A lack of time A lack of singularity A lack of unity/cohesion A lack of focus Structural change Crises and Disasters Competition Norms Leadership Learning Learning Leadership Structural change Change Norms Crises and disasters Competition Source: Devesh Kapur. 2000. Processes of change in international organizations Organizational development Total volume of change Change in the surrounding world Organizational change Time Source: Gerry Johnson, Kevan Scholes 6