ØVRE EIKER KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Eierutvalg Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset, Hokksund Dato: 12.10.2016 Tidspunkt: 09:15 Kl 09:15 - Innledning om energisektoren generelt og Øvre Eiker Energi spesielt v/ advokat Kristin Bjella Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat i god tid før møtet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Ordføreren oversender sakene f.o.m. nr. 7/16 t.o.m. nr. 8/16 til behandling. ORDFØREREN I ØVRE EIKER, 05. okober 2016 Ann Sire Fjerdingstad. Majken Røsnes Skjelbred 1
Saksnr Tittel Lukket PS 7/16 Referatsaker RS 2/16 Eierseminar - Øvre Eiker Energi 27.09.2016 oppsummering i hht Offl. 15 1. ledd X RS 3/16 Interne forhold i Drammenregionens brannvesen IKS i hht Offl. 23 1. ledd X PS 8/16 Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS- forslag til revidert eierstrategi. Saksordfører: Adrian Tollefsen
PS 7/16 Referatsaker RS 2/16 Eierseminar - Øvre Eiker Energi 27.09.2016 - oppsummering RS 3/16 Interne forhold i Drammenregionens brannvesen IKS
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Morten Lauvbu Saksmappe: 2015/11093-25033/2016 Arkiv: M50 Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS- forslag til revidert eierstrategi. Saksordfører: Adrian Tollefsen Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 8/16 Eierutvalg 12.10.2016 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Rådmennene i eierkommunene Modum, Øvre Eiker, Nedre Eiker, Drammen, Svelvik, Sande, Hurum, Røyken og Lier har i fellesskap utarbeidet forslag til ny felles eierstrategi for Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD). Eierstrategien er sammen med selskapsavtalen, eiernes viktigste styringsdokument og angir eiernes felles styringssignaler til selskapet. Initiativet til oppstart av arbeidet med revisjon av eierstrategien ble tatt av representantskapet i RfD som behandlet saken i representantskapsmøtet 30.11.15. Representantskapet la spesielt til grunn at det i revisjonsarbeidet måtte ses nærmere på en mulig harmonisering av renovasjonsgebyrene. Arbeidet med revisjon av eierstrategien har foregått i perioden januar-juni 2016. Det har i perioden vært avholdt fire arbeidsgruppemøter med administrative representanter fra eierkommunene. Underveis i arbeidet har det også vært dialog med styret og daglig leder i selskapet. Lier kommune har vært prosjektførende kommune og PA Consulting ble engasjert som konsulent for å bistå i arbeidet. Analyser og grunnlaget for ny eierstrategi: Som grunnlag for utarbeidelse av ny eierstrategi ble det gjennomført en analyse av foretakets historikk og kommunenes erfaringer med styringen av selskapet frem til 2016. Analysen avdekket følgende: Dagens eierstyring har fungert godt. Kommunene er i stor grad tilfredse med foretakets leveranser. Eierne av foretaket er også forbrukere av foretakets tjenester, og det kan være krevende med flere roller. Miljø, samfunnsansvar og etikk er sentrale temaer for eierne som må ivaretas. Endret kommunestruktur kan påvirke eiersituasjonen for foretaket. Herreløst avfall håndteres i dag av kommunene selv, men det er aktuelt å vurdere rolle for foretaket på dette området. Foretaket leverer i dag renovasjonstjenester til skoler og barnehager. Det er aktuelt å vurdere om dette også skal utvides til f.eks. sykehjem. Foretaket forventes å ha en enda mer aktiv rolle i holdningsskapende arbeid. 1
I dag føres selvkostregnskap per kommune, noe som er komplekst og tidkrevende for å dekke et begrenset behov. Det er også gjennomført en analyse av selskapets effektivitet og kvalitet, sett opp mot andre tilsvarende selskaper, med følgende hovedkonklusjoner: RfD ligger noe under snittet for andre tilsvarende selskaper når det gjelder gjennomsnittlig renovasjonsgebyr Tjenestestandarden er vurdert som godt over gjennomsnittet Kundene var over gjennomsnittlig fornøyd med prisen på renovasjonstjenester Videre er det også informasjon om andre forhold som forventede avfallsmengder, gjenvinningsgrad, kundetilfredshet lag til grunn i arbeidet. RfDs egen analyse viser at avfallsmengdene er forventet å øke i RFD-området i tiden framover: 2
Videre ligger RFD relativt høyt når det gjelder gjenvinningsgrad for avfallet når det sammenliknes med andre liknende aktører: Når det gjelder kundetilfredshet ligger RfD noe under snittet for sammenliknbare aktører. De fleste aktørene innenfor renovasjonsområdet scorer imidlertid høyt på kundetilfredshet, og nivået for RfD kan derfor anses å være tilfredsstillende: 3
Revidert eierstrategi: Forslaget til ny eierstrategi innebærer en endring på flere punkter sammenliknet med gjeldende eierstrategi. Følgende innholdsmessige endringer er gjort i det reviderte forslaget: Formålet er endret slik at det tjenestetilbudet til RfD også kan omfatte «andre offentlige formålsbygg». Gjeldende eierstrategi åpner kun for at tjenestene kan omfatte bolig- og fritidseiendommer, skoler- og barnehager. Dette er også presisert i eierstrategien for øvrig. I forventningene til selskapet er det lagt inn at kommunene kan gi selskapet oppgaven med å følge opp kommunens ansvar for herreløst avfall. Delen om etikk er utvidet til også å omfatte temaet miljø. Her er det lagt inn at selskapet skal legge til rette for oppnåelse av langsiktige etiske og miljømessige mål som Norge har forpliktet seg til. Videre skal selskapet også vektlegge klima og miljø ved valg av underleverandører. Selskapet skal ha klare definerte etiske retningslinjer innenfor områdene arbeidsmiljø, sosial dumping og antikorrupsjon for sine underleverandører. Som en del av kvalitetssystemet skal det også være etiske retningslinjer for medlemmer i representantskap, styre, daglig ledelse, administrasjon og ansatte. Delen om endringer i renovasjonsgebyrene er endret slik at standardtjenesten skal være basert på felles selvkostregnskap for eierkommunene, mens den enkelte kommune kan vedta tilleggstjenester som påvirker renovasjonsgebyret. Dette skiller seg fra gjeldende praksis der det føres separate selvkostregnskap per kommune. Forslag om endringer i renovasjonsgebyret legges fram for den enkelte kommune. Nærmere om felles selvkostregnskap: RfD har i dag separate selvkostregnskap for eierkommunene, med et regnskap per kommune. Det er relativt små forskjeller i kostnadsnivået mellom eierkommunene, og dagens situasjon er arbeidskrevende og komplisert. Gebyrforskjellene skyldes i stor grad ulik oppbygning av selvkostfond, og i mindre grad forskjeller på den reelle kostnaden ved tjenesten. RfD har derfor selv et ønske om å innføre et felles selvkostregnskap som omfatter samtlige kommuner i regionen, og fastsette felles renovasjonsgebyr for samtlige kommuner på det grunnlaget. Eventuelle overskudd i kommunenes selvkostfond kan godtgjøres innbyggerne i den enkelte kommune ved en overgang til felles regnskap. Fastsettelse av renovasjonsgebyret skjer med basis i selvkostprinsippet. Selvkost er definert som de 4
merutgifter en kommune er påført ved å utføre den aktuelle tjeneste. I selvkostberegningen skal det kun inngå kostnader som direkte knyttet til tjenesten. Kommunens alminnelige (faste) kostnader skal ikke innberegnes i selvkostgrunnlaget. Selvkostprinsippet er hjemlet i forurensningslovens 34. Det fremgår her at kommunens kostander ved håndtering av husholdningsavfall skal fordeles på innbyggere gjennom gebyret. Videre er det uttalt i loven av gebyret ikke må overstige kommunens kostnader. Innbyggerne skal ikke betale for annet enn de kostnader som knytter seg til akkurat denne tjenesten. Ønsket om en omlegging av dagens ordning er begrunnet i effektivitetshensyn og sparte midler. Dette forslaget er en naturlig konsekvens av at kontraktene med eksterne leverandører for innsamling av avfall er utlyst og prissatt for hele Rfd-området under ett. I og med at man fører et selvkostregnskap for hver enkelt kommune, og må fordele de totale kostnadene som påløper i ettertid, stilles det store krav til budsjettering, regnskapsføring og oppfølging gjennom året. Et felles regnskap og en forenkling ved gebyrberegningen vil derfor medføre besparelser og frigi tid for administrasjon til andre oppgaver. Den økonomiske besparelsen er vanskelig å tallfeste, men det er anslått en årlig merutgift på ca. kr 250.000-500.000 knyttet direkte til ordningen med kommunevise regnskap. En mulig tilleggseffekt av overgang til felles selvkostregnskap vil være at gebyrmodellen blir mer lettfattelig og brukervennlig, og at dette vil oppfattes som både rasjonelt og rettferdig. Et felles regnskap og et felles gebyr vil ikke i seg selv være i strid med selvkostprinsippet, så lenge utgiftene fordeles i forhold til kostnader. Det er først dersom en slik ordning vil medføre at innbyggerne må betale mer enn det avfallshåndteringen reelt sett koster kommunen, at en slik ordning eventuelt kan være i strid med selvkostprinsippet. Gebyrforskjellene mellom kommunene er i dag små, så utjevningsforskjellene vil bli ubetydelige. En utjevning vil imidlertid innebære at gebyret for enkelte kommuner blir litt høyere, mens det blir litt lavere i andre kommuner. Videre fremgangsmåte for felles selvkostregnskap: Ved beslutning av forslaget til revidert eierstrategi som følger denne saken, tar eierne felles prinsipielt standpunkt til ønsket om felles selvkostregnskap og felles renovasjonsgebyr. Felles renovasjonsgebyr og felles selvkostregnskap forutsetter at det foreligger enhetlige renovasjonsforskrifter i hver enkelt kommune. Dernest antas det at kommunestyret i hver enkelt kommune fatter delegasjonsvedtak, hvoretter RfD gis myndighet til å gjennomføre en slik omlegging og komme med forslag til renovasjonsgebyr. Forutsetningen må for øvrig være at samtlige kommuner har tilsluttet seg ordningen. Ved selve overgangen vil det være mest korrekt at selvkostfondet i den enkelte kommune knyttet direkte til innbyggerne i den aktuelle kommunen. En praktisk måte å løse denne overgangen på, er at hver abonnent krediteres på første faktura med et beløp som utjevner denne forskjellen, ned til nivået for den kommunen med lavest fond. Det forutsettes at renovasjonsgebyrene med basis i RfDs forslag fastsettes av det enkelte kommunestyret hvert år. Slik loven er formulert og i mangel av holdepunkter i lovforarbeidene for en annen løsning, går man ut fra at 83 annet ledd i forurensningsloven forstås slik at kommunestyret kun kan delegere myndigheten til å treffe enkeltvedtak til et interkommunalt selskap. Det antas dermed at kommunen ikke kan delegere kompetanse til å treffe vedtak i form av forskrift til RfD. 1 Revidert Eierstrategi - endelig versjon Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 5
Rådmannens anbefaling Forslaget til ny eierstrategi for Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD) vedtas. Begrunnelse Forslaget til revidert eierstrategi anses å svare på oppdraget som representantskapet har gitt. Forslaget til endringer i eierstrategien vil kunne bidra til at RfD kan utvikle seg videre som selskap i tråd med eiernes interesser. 6
Eierstrategi For kommunene Modum, Øvre Eiker, Nedre Eiker, Drammen, Svelvik, Sande, Hurum, Røyken og Lier Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Vedtatt i representantskapsmøte xx.xx.2016 Revidert versjon 30.06.2016 Eierstrategi for RfD - 30.06.2016 Side 1
Eierstrategi for Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD) - eiet av kommunene Modum, Øvre Eiker, Nedre Eiker, Drammen, Svelvik, Sande, Hurum, Røyken og Lier 1. Formål med eierskapet Eierkommunenes hovedformål med sitt eierskap i RfD er å sikre bolig- og fritidseiendommene, skoler og barnehager og, hvis ønskelig, andre offentlige formålsbygg for alle eierkommunene: - Et fremtidsrettet og bærekraftig tjenestetilbud, som vektlegger eierkommunenes ambisjoner om reduserte utslipp av klimagasser, og er tilrettelagt for kildesortering og gjenvinning av ressursene i avfallet - Et brukervennlig, fleksibelt og likeverdig tjenestetilbud for alle innbyggere, som på en positiv måte stimulerer til bærekraftige holdninger og adferd. Et vesentlig ledd i tjenestetilbudet er aktiv og målrettet informasjon - Et kostnadseffektivt tjenestetilbud, basert på samarbeid og stordrift, til konkurransedyktige priser I tillegg forventer eierkommunene at selskapet: - Ivaretar eierkommunenes rolle som samfunnsaktør i spørsmål om lokal og regional utnyttelse av ressursene i husholdningsavfallet i selskapets nedslagsfelt, her under gjenvinning av energi, materialer og næringsstoffer - Er eierkommunenes primærrådgiver i avfallsrelaterte spørsmål, og en synlig og samfunnsaktør i det holdningsskapende arbeidet i befolkningen - Oppfyller kommunenes forpliktelser etter Forurensingsloven, knyttet til innsamling og gjenvinning av ressursene i husholdningsavfallet - Ivaretar bestillerfunksjonen for renovasjonstjenester til kommunal virksomhet, for de av eierkommunene som ønsker dette. Dette kan også omfatte kommunens ansvar for herreløst avfall. Bestillerfunksjonen skal ivaretas i tråd med eiernes hovedformål med selskapet. Tjenestene skal leveres til selvkost, og holdes regnskapsmessig adskilt fra tjenester knyttet til husholdningsavfall. 2. Selskapets roller, oppgaver og handlingsrom Selskapet skal ivareta de roller og utføre de oppgaver som eierne anser som hensiktsmessig for å realisere eiernes formål med selskapet. Eierne ønsker med dette å gi selskapet et entydig mandat og handlingsrom for sine strategiske og faglige vurderinger. Forvaltnings- og bestillerfunksjon Selskapets kjernevirksomhet er å være kommunenes forvaltnings- og bestillerorgan, som leverer avfallstjenester til husholdninger, fritidsboliger, skoler og barnehager og andre offentlige formålsbygg. Eierstrategi for RfD - 30.06.2016 Side 2
Samfunnsaktør Det er eiernes forventninger at selskapet bidrar til å skape merverdier for samfunnet, gjennom forretningsmessig samarbeide og partnerskap med andre samfunnsaktører, for om mulig å sikre større grad av lokal og regional utnyttelse og verdiskapning i selskapets nedslagsfelt, med utgangspunkt i ressursene i avfallet. Selskapsstrategi Som grunnlag for styringsdialogen mellom eierne og selskapet, forventes selskapet å etablere en selskapsstrategi, forankret i relevante nasjonale og lokale ambisjoner og føringer, eiernes eierstrategi, samt selskapsavtalen. Selskapsstrategien skal angi: - Visjon for selskapet - Rammer for selskapets virksomhet - Status for selskapets virksomhet - Strategiske utfordringer for selskapet - Strategiske mål og ambisjoner for selskapets virksomhet - Selskapets strategiske og operative virkemidler Selskapsstrategien skal rulleres minst en gang pr valgperiode, og formelt vedtas av representantskapet. Selskapsstrategien erstatter eierkommunenes avfallsplaner, og skal være eierkommunenes omforente avfallsstrategi. Årlig eiermelding Selskapet skal årlig levere eiermelding, som behandles av representantskapet, og fremlegges for eierkommunene. Meldingen skal rapportere i forhold til gjeldende eierstrategi og selskapsstrategi. Eiermeldingen skal primært vise i hvilken grad selskapet oppfyller eiernes forventinger og selskapets egne mål, gi informasjon om planlagte endringer i tjenestetilbudet, samt vesentlige endringer i kostnadsnivået for selskapet. Endringer i renovasjonsforskriftene Selskapet har mandat til å foreta endringer i eierkommunenes lokale renovasjonsforskrifter, dersom endringene skyldes endringer i nasjonale føringer og rammer for selskapets virksomhet, f.eks. endringer i lov og forskrift. I slike tilfeller skal representantskapet orienteres på forhånd. Endringer i renovasjonsforskriftene som utløses av planlagte endringer i tjenestetilbudet, skal legges frem for omforent politiske behandling i by/kommunestyrene, eller det utvalg by/kommunestyret har bemyndiget. Endringer i renovasjonsgebyrene I forbindelse med eierkommunenes behandling av økonomiplaner, skal selskapets styre fremlegge beregningsunderlag for kommende års renovasjonsgebyr. Standardtjenesten skal være basert på et felles selvkostregnskap for eierkommunene, mens den enkelte kommune kan vedta tilleggstjenester som påvirker renovasjonsgebyret. Forslag om endringer i renovasjonsgebyret fremlegges overfor den enkelte eierkommune. Eierstrategi for RfD - 30.06.2016 Side 3
Eierskap i andre selskaper Selskapet kan etablere hel- eller deleide datterselskaper, der dette tjener selskapets formål. Det legges til grunn at slike selskapsetableringer rettes mot å løse oppgaver som ikke løses på en tilfredsstillende måte ved hjelp av eksisterende marked, samt at nye selskapsetableringer ikke kommer i konflikt med andre eierinteresser kommunene måtte ha. Etikk og miljø RfD skal legge til rette for oppnåelse av langsiktige etiske og miljømessige mål som Norge har forpliktet seg til. RfD skal, i forlengelsen av sin rolle som samfunnsaktør, vektlegge klima og miljø ved valg av underleverandører. RfD skal ha klare og definerte etiske retningslinjer, innenfor områdene arbeidsmiljø, sosial dumping og antikorrupsjon, for sine underleverandører. Selskapet skal som en del av sitt kvalitetssikringssystem ha etiske retningslinjer, for medlemmer i representantskap, styre, daglig ledelse, administrasjon og ansatte. 3. Styringsdialogen mellom eiere og selskap Styringsdialogen mellom selskapet og eierne forutsettes å skje gjennom: - Politiske behandling av den årlige eiermeldingen - Politiske behandling av årlige endringer i renovasjonsgebyrene - Representantskapsmøtenes behandling av selskapsstrategi, eiermelding, budsjett og årsregnskap - Selskapets administrasjon og rådmennenes kontaktutvalg for selskapet Kontaktutvalgets rolle er på vegne av rådmennene å: - Tilrettelegge for god styringsdialog mellom eierorganer og selskapsorganer - Utarbeide beslutningsunderlag for kommunenes politiske eierorgan For øvrig legger eierne til grunn at: - Eierstrategi for selskapet regelmessig legges frem for omforent politiske behandling i by/kommunestyrene, eller det utvalg by/kommunestyret har bemyndiget, minst en gang hver valgperiode, eller så ofte eierne finner det nødvendig - Eiermelding fra selskapet legges årlig frem til orientering overfor by/kommunestyrene, eller det utvalg by/kommunestyret har bemyndiget, samt for å avklare ordførers mandat i representantskapet - Representantskapet fatter nødvendig beslutninger på vegne av eierne, med utgangspunkt i gjeldende eierstrategi, vedtekter og selskapsstrategi - Selskapet informerer eierne løpende om vesentlige avvik, i forhold til gjeldende styringsdokumenter, lover og regler, som gjelder for selskapet 4. Forholdet til selskapsavtalen Selskapsavtalen skal til enhver tid være samordnet med eierstrategien for selskapet. Revisjon av eierstrategi skal derfor utløse en revisjon av selskapsavtalen. Eierstrategi for RfD - 30.06.2016 Side 4