Internkontrollrapport 2013 Regelverkets 2 2: Autorisasjonsordningen som del av bedriftens internkontroll/compliance-funksjon Finansbedrifter som er tilsluttet ordningen, skal sørge for å innarbeide autorisasjonsordningen i sin internkontroll/compliance-funksjon. Dette er femte gang AFR innhenter internkontroll-rapport. Rapporten er sendt bedriftsansvarlige (BA) i de ulike medlemsbedriftene. Innsending av data har blitt gjort ved et web-bassert skjema som krever innlogging i testsystemet til Norsk Test. Tilsyn hos bedriftene tar utgangspunkt i internkontrollrapporten og/eller knyttes til AFRs bedriftsbesøk som gjennomføres etter en fastsatt plan. Internkontrollrapporten for 2013 er delt inn i fire hovedområder: 1. Bakgrunnsinformasjon 2. Generell del oppfølging av regler og rutiner 3. Prøveavvikling 4. Oppfølging av autoriserte Hovedkonklusjoner / oppsummering Antall bedrifter som har besvart: 116 Bedriftene representerer 98 % av alle innmeldte kandidater Årlig tilskudd av nye planlagte autoriserte ser ut til å ha stabilisert seg på rundt 10 % av antallet autoriserte To tredjedeler av de tilsluttede bedriftene i AFR har også kandidater i GOS. Antallet utgjør omlag halvparten av AFR -kandidater/autoriserte Bedriftene har meget god kontroll på avvikling av autorisasjonsprøver Det avdekkes få mindre brudd på god rådgivningsskikk o De fleste bedrifter ser ut til å ha gode rutiner for å avdekke dette o Kun fire bedrifter har rapportert om slike brudd Rutiner for gjennomføring av årlig kunnskapsoppdatering har kommet på plass i de fleste bedrifter Finansnæringens hus Postboks 2572 Solli 0202 Oslo, Telefon +47 23 28 42 00 www.autorisasjonsordningen.no
Oppsummering av hoveddelene i rapporten. Bakgrunnsinformasjon Ved årsskiftet var det 8391 innmeldte kandidater i ordningen og 6604 autoriserte finansielle rådgivere. Bedriftene anslår selv at i overkant av 630 kandidater skal autoriseres i løpet av 2014. 32 % av bedriftene rapporterer at de har innmeldte kandidater som ikke skal autoriseres, mens en større andel bedrifter (46 %) oppgir at de har autoriserte finansielle rådgivere som ikke praktiserer. Del 1: Generelt: Innhenting av årlig Internkontrollrapport fra bedriftene fyller flere funksjoner. Den skal gi styret i Finaut en oversikt over hvilke rutiner bedriftene har ved oppfølging av arbeidet med AFR i egen bedrift, den danner grunnlag for å foreta tilsyn av bedrifter for ytterligere å følge opp autorisasjonsarbeidet, og en like viktig funksjon har rapporten ved at den kan benyttes til å sette fokus på hvilke rutiner som er særdeles viktig for bedriftene å følge opp. Ulike rutiner har vært gjenstand for særskilt oppfølging de senere år mens noen har vært gjengangere. Det er derfor meget hyggelig å konstantere at en gjenganger nå endelig ser ut til å kunne parkeres. Samtlige bedrifter har nå AFR som del av sin internkontroll. Dette er en gledelig utvikling fra starten hvor det var nesten 50 % som ikke hadde innarbeidet dette i sine interne rutiner. Noterbart er det at det også er en positiv utvikling med tanke på hvor mange bedrifter (13 stk -11 %) som ikke har utarbeidet rutiner for hvilke oppgaver som kan utføres av leder som er under veiledning og kontroll. Dette er en nedgang siden i fjor på 7 bedrifter. 2
Et annet fokusområde hvor det har vært positiv utvikling de senere år er rollefordeling mellom de som har ansvar for gjennomføring og de som skal føre kontroll med at bedriften følger regelverket til AFR i egen bedrift. 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2011 2012 2013 Figur 1: Behandlingssted for Internkontrollrappport AFR Bildet (fig 1) viser at det i mange bedrifter fortsatt er styret som har det endelige ansvaret for behandling av internkontroll-afr i bedriftene. Andelen av bedrifter hvor daglig leder er endelig behandlingssted går ned, mens endelig behandling hos BA øker marginalt. Det er fortsatt over 20 % av bedriftene som har BA som endelig behandlingssted. Dette synes vi er en uheldig praksis da BA i tillegg til å ha det operasjonelle ansvaret for AFR også har ansvaret for at rutiner blir sjekket ut (kontrolløren kontrollerer seg selv). Del 2: Gjennomføring av kunnskapsprøven Bedriftene melder tilbake at de har gode rutiner og god kontroll når det gjelder gjennomføring av kunnskapsprøven. Disse tilbakemeldingene samsvarer godt med det inntrykket sekretariatet i Finaut har. Antall klagesaker behandlet i 2013 er 4. Dette er 0,54 % av gjennomførte prøver. Målet er å ligge under 1 %. Antall bedrifter som avvikler kunnskapsprøven bedriftsinternt holder seg konstant på ca 76 % (de representerer 70 % av kandidatene). 3
Del 3: Gjennomføring av praktisk prøve Bedriftene svarer at de har god kontroll på regler og rutiner som gjelder for gjennomføring av praktisk prøve. Dette stemmer godt overens med inntrykket AFRs sekretariat sitter igjen med. Et klart forbedringspunkt hos bedriftene er rutinen den enkelte bedrift har for å melde inn planlagte praktiske prøver, noe som avdekkes ved sammenligning av gjennomførte prøver og antall som meldes inn til AFR i forkant. Antall klagesaker behandlet internt i bedriftene i 2013 er kun 2. Dette forsterker inntrykket at prøvene gjennomføres slik de er intendert. Det er ingen påklager av klagesaker på praktiske prøver behandlet i 2013. På spørsmål om bedriften foretar stikkprøver / tilsyn for å kontrollere at praktisk prøve gjennomføres etter reglene svarer 36 % av bedriftene at de ikke utfører slik kontroll. Del 4: Oppfølging av autoriserte God rådgivningsskikk Et satsingsområde inneværende år har vært arbeidet med å få bedriftene til å fange opp brudd på god rådgivningsskikk. Det har blitt utarbeidet en veiledning for hvordan bedriftene kan avdekke og melde brudd på god rådgivningsskikk. Denne ble publisert i desember 2013, og ut i fra fra innkomne svar ser veiledningen ut til å være godt kjent i bedriftene. En gledelig utvikling er at det nå er under 10 % (28 % i fjor) av bedriftene som ikke har tilfredsstillende rutiner for å fange opp brudd på god rådgivningsskikk. Dette er stort sett små banker som viser til at det er oversiktlige forhold. Vår respons på dette er som i fjor: Dette er ikke godt nok da det vil være vanskelig å fange opp saker uten gode rutiner. Stikkprøver, gjennomgang av klagesaker og internkontroll er de hyppigst forekommende rutinene. Det er nå bare to bedrifter som ikke vurderer kundeklager opp mot brudd på god rådgivningsskikk. På spørsmålet om hva bedriftene anser for å være brudd på GR er det stor spennvidde i svarene. Det er en del bedrifter som har et klart bildet av hvordan slike brudd skal klassifiseres og følgende svar står som et godt eksempel på hva som ansees for å være "Grove brudd situasjoner der det er avdekket at kunden har mottatt et uegnet råd, og/eller har mottatt rådgivning av meget dårlig kvalitet, f.eks: o Grove mangler ved egnethetsvurderingen, f.eks Ikke avdekket kundens behov, kunnskap/ erfaring eller finansiell situasjon. Risikoprofil ikke avdekket o Grove mangler ved muntlig presentasjon av løsning, f.eks o Gir villedende informasjon om risiko, avkastning, likviditet eller kostnader 4
o Kunden anbefales produkt med høyere risiko enn kartlagt o Grove mangler i skriftlig anbefaling og dokumentasjon o Kunden mottar villedende informasjon risiko, avkastning, likviditet eller kostnader o Investeringsprofil gjennomføres ikke, eller andre grove mangler knyttet til dokumentasjonen på investeringsrådet 4 bedrifter har behandlet brudd på God rådgivningsskikk internt. I en av sakene gikk det til behandling hos AFR og resultatet ble at rådgiver ble fratatt sin autorisasjon som den første i landet. Oppdateringer Alle bedrifter kjenner nå til regler for årlig kunnskapsoppdatering. Etter bortfallet av oppdateringsprøven og ett år hvor bedriftene så ut til å avvente en endelig praksis, har nå de fleste gode rutiner for hvordan de skal oppdatere / dokumentere at rådgiverne deres er oppdatert. Kunnskapsoppdateringer blir gjennomført i regi av større aktører som Eikaskolen, Spama, BI og SpareBank1. Samtlige bedrifter bekrefter at alle autoriserte er oppdatert i h.h.t. 3-2 og at de øvrige har fått endret sin status til hvilende. Rundt årsskiftet var det ca 400 rådgivere med hvilende autorisasjon. Innføring av hvilende autorisasjon ved manglende oppdatering eller praktisering ble innført i bedriftene i 2013. Det synes også som om bedriftene har blitt mer bevisste på bruken av hvilende autorisasjon for rådgivere som ikke er oppdatert eller som praktiserer. Det konkluderes med at kunnskapsoppdateringer nå har fått et solid fotfeste og at rutiner for dette har satt seg. Oslo 7. mai 2014 Klaus Høidal Fagsjef AFR 5