Referat fra styremøte nr. 1, onsdag 8. juni 2011. Styret for 2011-2012 og styret for 2010-2011 i samarbeid. Sted: Evjebakken 24, 1346 Gjettum. Referent: Harald Jahren/Bjørn B. Berntsen Tilstede: Styret for 2011-2012. Bjørn R. Berntsen, Helge Bondevik, Harald Jahren, Kari Mette Kallevig, Alf Pettersen, Rolf-Christian Solem og Tore Westerbø. Tilstede: Styret for 2010-2011. Bjørn R. Berntsen, Harald Jahren, Alf Pettersen og Knut Engebu. Forfall: Magne Fjeld og Paul Johnsen Forfall: Magne Fjeld, Luca Picaccia og Eyvind Holt Styremøte nr. 1 2011-2012 - SRK (Et felles styremøte for styrene for 2010/2011 og 2011/2012) SAK 1: Organisering av klubben. Bjørn Informerte om klubbens organisering i rotaryåret 2011/2012. Denne er ikke i tråd med lederskapsplanen som Rotary sentralt anbefaler, men er i tråd med den tradisjonelle måten å organisere klubben på. Et flertall av styremedlemmene mener lederskapsplanen er unødig kompleks og for forretningsmessig. Kari Mette mener imidlertid at vi bør sikte mot å tilnærme oss lederskapsplanen, og Tore vil se nærmere på dette i forbindelse med organiseringen av klubben i hans presidentperiode. Paul har påtatt seg å være TRF ansvarlig. Prosjektsjefsfunksjonen vil bli ivaretatt av Tore dersom det er behov for å koordinere prosjekter på tvers av komiteer. Når det gjelder den nye tjenesteveien, Ungdomstjenesten, vil eventuelle aktiviteter herunder bli ivaretatt av respektive komiteer. Komitésammensetningen er meddelt klubbens medlemmer. Det er én forandring; Anne-Karin Skram, overtar ledelsen av Yrkes og Samfunnskomiteen, da Tore Haug av personlige grunner har bedt seg fritatt fra ledervervet.
Vedtak: Styret tar orienteringen om organiseringen av Sandvika Rotary Klubb i rotaryåret 2011/2012 til etterretning. SAK 2: Mål og planer for rotaryåret 2011-2012. Mål og planer for kommende rotaryår var utarbeidet av Bjørn og sendt den kommende distriktsguvernøren innen fristen 1. mai. Styremedlemmene hadde fått tilsendt dette dokumentet sammen med den foreløpige innkallingen til dette styremøtet. Bjørn pekte spesielt på målsettingen for bidrag til TRF som han hadde satt til kr 500.- per medlem. Det ble foreslått å se på muligheten for samarbeid om prosjekter med andre klubber. Vedtak: Styret slutter seg til de mål og planer for rotaryåret 2011/2012 som fremgår av det fremlagte dokumentet. SAK 3. Budsjett 2011-2012. Foreløpig anslag over sannsynlige inntekter og forpliktende kostnader ble gjenomgått. Styret vil forslå for medlemmene at kontingenten settes til kr 1.500.- per halvår uten hensyntagen til intercitymøter. For å nå målsettingen om kr 500.- per medlem til TRF, må det i første omgang settes av kr 10.000.- Det foreslås også å sette av kr 4.000.- til anskaffelse av symaskiner til Gamalakheprosjektet. Betalingen for intercitymøtene i sommer er satt til kr 40.- per person. Harald ble bedt om å sjekke med hotellet hva leien vil være for ulike romalternativer. Dersom regnskapet for sommerens intercitymøter viser negativt resultat, må man fakturere de andre rotaryklubbene et fast beløp som tidligere praktisert. Styret anser at klubben har avsluttet SETU-Nepal prosjektet og alle forpliktelser i den forbindelse. Bjørn bekrefter dette i brev til SETU. Alf informerte om at saldoen på bankkontoen er ca kr 120.000.- Komiteene blir invitert til å komme med forslag til eventuelle kostnadbehov innen 1. september 2011. Deretter vil budsjettet og forslag til kontingent for rotaryåret 2011/2012, lagt frem for klubbens medlemmer til godkjenning. Vedtak: Styret tar diskusjonen omkring budsjettet til orientering.
Sak 4. Gjennomgang av vedtekter og retningslinjer for Sandvika RK. Bjørn mener det er behov for en gjennomgang av vedtekter og retningslinjer med tanke på en oppdatering. Vedtak: Helge og Rolf-Christian bes gå igjennom de eksisterende vedtekter og retningslinjer, og komme med forslag til eventuelle korreksjoner/endringer. Sak 5. Møteprogramstrukturen 2011-2012. Rolf-Christian, leder av programkomiteen 2011/2012, informerte om den møteprogramstrukturen som programkomiteen vil planlegge møteprogrammene utfra. Det fremkom ønske om å se på mulighetene for å revitalisere chartermiddagen. Vedtak: Styret slutter seg til programkomiteens forslag til møteprogramstruktur. Sak 6. Forslag fra Majorstuen RK om tillegg til The 4-way test Tore ga uttrykk for sterke motforestillinger til dette forslaget. Vedtak: Tore utarbeider utkast til svar på forslaget fra Majorstuen RK og sender dette til styrets medlemmer til uttalelse. Sak 7. Styremøtedatoer høsten 2011. Vedtak: Styret fastsatte følgende styremøtedatoer for høsten 2011: 17. august, 21. september og 9. november. Sak 8. Eventuelt. A.) Hedersgaven 2011. Hedersgavekomiteen har på nytt vurdert de to foreslåtte kandidatene og holder fast på sin innstilling om at hedersgaven for 2011 tildeles Arne Tiltnes. Bjørn og Alf erklærte seg inhabile og deltok ikke i styrets beslutning i denne saken. Vedtak: Styret beslutter at hedersgaven for 2011 tildeles Arne Tiltnes for hans store og langvarige frivillige arbeid for barn og ungdom i IL Tyrvings orienteringsgruppe.
B.) Søknad om støtte fra Foreningen Leve Akershus. Bjørn refererte søknaden fra Foreningen Leve Akershus, datert 29. mai 2011. Vedtak: Under henvisning til klubbens retningslinjer pkt 10, beslutter styret at det ikke er aktuelt å støtte denne foreningen økonomisk. President Magne svarer Foreningen. C.) Medlemsstatus. Bjørn og Harald bes til neste møte gå gjennom medlemsstatus for medlemmene i klubben og presentere en oversikt på neste styremøte. D.) Rotary District 2310 on Linkedin. Styremedlemmene fikk utdelt en mail fra Ragnar Hedenstad som hadde deltatt i presentasjonen av sosiale medier på Distriktssamlingen. Styret bes forberede seg på en diskusjon om bruk av Linkedin på neste styremøte. E.) Intercitymøter sommeren 2011. Møteprogrammene for Intercitymøtene denne sommeren er nå på plass. Sandvika RK er igjen vertsklubb og teknisk ansvarlig. Følgende er hovedansvarlige fra klubbens side; Ansvarlig for møtelokalene og servering: Harald Ansvarlig for ledelse av møtene og tekniske anlegg: Bjørn Ansvarlig for lodder, vekslepenger, vininnkjøp, trekning og opptelling/inntak av penger: Alf Hvis den hovedansvarlige ikke er til stede, må vedkommende sørge for at et annet klubbmedlem overtar ansvaret. F.) Distriktskonferansen høsten 2011. Høstens Distriktskonferanse finner sted 15. og 16. oktober i Oslo. Klubben vil i utgangspunktet bli representert ved Bjørn og Tore Sandvika, 15. juni 2011. Harald Jahren - i nært samarbeid med Bjørn R. Berntsen. Sekretær Visepresident/president.