Vedtekter for Asker Rotary Klubb Vedtatt

Transkript

1 Vedtekter for Asker Rotary Klubb Vedtatt Artikkel I: Instans og formål Asker Rotary Klubb er direkte knyttet til Rotary International (RI), og har derved akseptert RIs lover og formål. Bestemmelser i RIs lover er derfor ikke gjentatt i vedtektene. Asker Rotary Klubb har Asker og nabokommuner som rekrutteringsområde. Rotarys formål er å oppmuntre og fremme Rotarys ideal om å tjene andre som grunnlag for verdifull virksomhet og spesielt å oppmuntre og fremme: 1) Utvikling av personlig bekjentskap som en anledning til å tjene andre. 2) Høye etiske krav i nærings- og yrkeslivet; erkjennelse av hver gagnlig virksomhets verdi; prinsippet om at den enkelte rotarianer skal benytte sitt yrke som anledning til å tjene samfunnet. 3) Anvendelse av Rotarys ideal om å tjene andre i den enkelte rotarianers privat-, yrkes- og samfunnsliv. 4) Internasjonal forståelse, god vilje og fred gjennom et verdensomfattende fellesskap av personer fra nærings- og yrkeslivet forent i et ønske om å tjene andre. Artikkel II: Styret 1. Ledelsen av Asker Rotary Klubb ivaretas av styret, som er valgt i overensstemmelse med artikkel III i disse vedtektene. 2. Styret i Asker Rotary Klubb består av: President Innkommende president (Visepresident) Past president Kasserer Sekretær Alle komitéledere (styremedlemmer) Artikkel III: Valg av styre og tillitsvalgte 1. I løpet av oktober foreslår en valgkomité (bestående av de 3 foregående års presidenter) en innkommende president for kommende rotary-år. Forslaget forelegges klubbens medlemmer. Vedkommende ansees som valgt som kommende års visepresident og innkommende president, med mindre det kommer skriftlige

2 innsigelser til styret i løpet av ti dager. I så fall skal det foretas skriftlig valg på et medlemsmøte i begynnelsen av desember. 2. Innen 15. mars fremlegger innkommende president/visepresident sitt forslag på øvrige styremedlemmer, neste års komitéstruktur og komitéledere, samt revisor og ITansvarlig for klubben. Klubben skal innen samme dato vedta (eller endre) dette forslaget. Forslagstillere skal forsikre seg om at de foreslåtte er villige til å påta seg vervet. Hvis det kreves, av en eller flere, skal valget være skriftlig. Vedtaket skal protokolleres. 3. Innen 15. april skal innkommende president, etter forutgående godkjenning i sitt styre, fordele alle klubbens medlemmer til komitéene. I løpet av rotary-året blir nye medlemmer løpende tildelt en komité. 4. Frafall i styret skal fylles slik som de gjenværende styremedlemmer bestemmer. Artikkel IV: Tillitsvalgtes plikter 1. Presidenten Det er presidentens plikt å lede møtene i klubben og i styret, samt utføre andre oppgaver som vanligvis hører til dette vervet. Herunder koordinere med klubbens PR-ansvarlige. 2. Innkommende president Det er innkommende presidents plikt å opptre som stedfortreder ved presidentens fravær og utføre oppgaver som tillegges vervet. Siste halvår i rotary-året skal han bruke til aktivt å forberede sitt eget president-år, herunder nominere nye komitéledere. 3. Sekretæren Det er sekretærens plikt å føre medlemsfortegnelsen, registrere frammøte, skrive styrereferater, protokollere, innlevere fastsatte rapporter til distriktsguvernør og RI og dertil utføre andre oppgaver som vanligvis hører til et slikt verv. 4. Kassereren Det er kassererens plikt å ta vare på alle klubbens midler, avlegge økonomisk regnskap for klubbens aktiviteter, eiendeler og forpliktelser, samt å utføre andre oppgaver som tillegges kassererens funksjon. 5. Når et styremedlem fratrer, skal all klubbeiendom overleveres til etterfølger. 6. IT-ansvarlig Det er IT-ansvarliges plikt å holde klubbens hjemmesider og/eller andre sosiale medier vedrørende klubben àjour, inklusive møtekalenderen. Dette koordineres med presidenten og leder for programkomitéen.

3 Artikkel V: Møter 1. Det årlige medlemsmøte for valg av innkommende styre i Asker Rotary Klubb holdes hvert år innen 15. mars. 2. De regulære ukentlige møtene i Asker Rotary Klubb finner sted i Asker, mandager kl , med en enkel servering. Varsel om forandring av tid/sted skal av programkomitéen gis alle klubbens medlemmer og informeres om på det vanlige møtestedet. Alle medlemmer utenom æresmedlemmer (og/eller medlemmer fritatt for møteplikt) skal registreres som tilstedeværende eller fraværende ved det ordinære klubbmøtet. Frammøte kan også registreres etter besøk i en annen Rotaryklubb. 3. Beslutninger og valg krever vanlig flertall, samt at minst 1/3 av medlemmene er til stede. 4. Styremøter innkalles av presidenten ved behov, eller etter anmodning fra to styremedlemmer. Innkalling til styremøter skal skje i rimelig tid. 5. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av styrets medlemmer er til stede. Ved stemmelikhet har møteleder dobbeltstemme. 6. Både ved valg og avstemninger i klubbens organer kreves personlig frammøte. Man kan ikke la seg representere ved fullmakt. Artikkel VI: Kontingent 1. Klubben har ingen innmeldingsavgift. 2. Kontingenten fastsettes hvert år under budsjettbehandlingen og betales halvårlig før 1. desember og 1. mai. Artikkel VII: Komitéer 1. Presidenten oppnevner, med innkommende styres godkjenning, følgende komitéer, hver med minst 5 medlemmer: Komité for klubbtjenester Komité for yrkestjeneste Komité for samfunnstjeneste Komité for internasjonal tjeneste Komité for klassifikasjon og medlemskap Komité for fest og seremoni Programkomitéen Ved behov oppnevnes ytterligere komitéer, permanente eller for spesielle aktiviteter. Så langt det er mulig, bør det ved oppnevnelse av medlemmer tas hensyn til kontinuitet i komitéen, slik at innkommende komitéleder har sittet i komitéen i det foregående året, og avgående komitéleder blir sittende som rådgiver det neste året.

4 Hver komité fører en egen mappe/perm, fysisk og/eller elektronisk, med årsberetninger, møtereferater og andre dokumenter som er nyttige for etterfølgende komitéer. Det er komitélederens ansvar å holde mappen àjour og overlevere den til etterfølgeren ved rotary-årets slutt. (Komité for klassifikasjon og medlemskap må dog være særlig varsom, slik at ikke følsomme personlige data blir arkivert eller kommer i omløp.) 2. Lederne av komitéene er samtidig medlemmer av styret. 3. Enhver komité skal behandle slike saker som er tillagt den ifølge vedtektene, eller som er tildelt av president eller styre. Artikkel VIIl: Komitéenes oppgaver 1. Komitéen for klubbtjeneste. Komitéen bidrar til at klubben har et høyt og stabilt frammøte. Det skal legges til rette for at ethvert møte skal være vellykket, og ivareta klubbens indre liv, fremme medlemmenes interesse for styrket kameratskap og positive interesse for Rotary. 2. Komité for yrkestjeneste Komitéen skal tilrettelegge og iverksette tiltak som fremmer innsikt og forståelse av forskjellige yrker. Dette gjøres både eksternt og internt, og forutsettes utført gjennom forskjellige prosjekter som fremlegges for styret til godkjenning. 3. Komité for samfunnstjeneste Komitéen skal tilrettelegge og iverksette tiltak som veileder og hjelper medlemmene av klubben til å ivareta sine samfunnsmessige oppgaver. Komitéen bidrar til at medlemmenes interesse for samfunnsspørsmål og innsikt i problemstillingene styrkes. 4. Komité for internasjonal tjeneste Komitéen skal tilrettelegge og iverksette tiltak som fremmer internasjonal innsikt og forståelse gjennom opplysningsarbeid i klubben samt delta i, eller iverksette, prosjekter som bidrar positivt til et internasjonalt fellesskap internt og eksternt. 5. Komité for klassifikasjon og medlemskap Komitéen skal løpende utarbeide klubbens klassifikasjonsoversikt, hvor dekkede og udekkede klassifikasjoner fremgår. Videre skal komitéen behandle alle forslag på nye medlemmer. Herunder vurderes kandidatens egnethet og alminnelig valgbarhet. Komitéen skal rapportere sine innstillinger, inkludert forslag til fadder, til styret. 6. Komité for fest og seremoni Komitéen skal tilrettelegge sosiale anledninger for medlemmene, for å fremme vennskap i mer uformelle sammenhenger. Disse anledningene er også egnet for å knytte kontakt til og mellom medlemmenes partnere. 7. Programkomitéen

5 Komitéen skal sammen med presidenten og de andre komitéene sette opp program for klubbmøtene med foredragsholdere og 3-minutt, samt koordinere med IT-ansvarlige om møtekalenderen. Artikkel IX: Permisjoner Ved skriftlig, begrunnet søknad til styret kan styret innvilge permisjon for inntil 12 måneder. Artikkel X: Finanser 1. Klubbens regnskapsår skal følge rotary-året, 1. juli til 30. juni. 2. Innen utgangen av september skal kasserer presentere styrets forslag til budsjett for inneværende år. Dette skal vedtas på medlemsmøte. 3. Senest på samme møte skal kasserer for foregående år framlegge siste års regnskap. Artikkel XI: Framgangsmåten for valg av medlemmer 1. Det er et mål at klubbens medlemsmasse skal gjenspeile samfunnet uten at dette skal medføre kvotering av kjønn, alder eller yrker. 2. Hvis det foreligger en søknad fra et medlem i en annen klubb om overføring til Asker Rotary Klubb, skal vedkommende først inviteres som gjest noen ganger. Videre må styret i Asker Rotary Klubb motta en skriftlig anbefaling fra avgivende klubb. Deretter skal Komitéen for klassifikasjon og medlemskap formelt vurdere opptak. Styret treffer så beslutning om opptak. 3. Opptak av nye medlemmer skjer slik: a) Styret bestemmer og bekjentgjør målsettinger for opptak av nye medlemmer og oppfordrer klubbens medlemmer til å fremsette forslag til Komitéen for klassifikasjon og medlemskap. Forslagene er konfidensielle. b) Komitéen for klassifikasjon- og medlemskap bekjentgjør hvilke klassifikasjoner klubben i særlig grad bør tilstrebe å fylle. c) Komitéen sørger for at nødvendig informasjon om foreslått kandidat foreligger og sjekker valgbarhet med hensyn til klassifikasjon og personlig egnethet. Innstilling sendes styret. d) Styret kan godta eller ikke godta anbefalingen fra Komitéen for klassifikasjon og medlemskap. e) Er styrets beslutning positiv, foreslås kandidaten for klubben. Hvis ingen begrunnet skriftlig innvending mot forslaget er mottatt innen 10 dager, skal det foreslåtte medlem anses å være godkjent og inviteres til å besøke klubben med sikte

6 på opptak. Hvis minst en innvending er innlevert til styret, skal styret gjennom fornyet behandling og skriftlig avstemning vurdere kandidaten. Stemmer flere enn to styremedlemmer imot opptaket, faller forslaget. f ) Når kandidaten er godkjent for opptak i klubben, skal forslagsstilleren informere og invitere det foreslåtte medlemmet til klubbmøte. Kandidaten fyller ut et enkelt formular utarbeidet av klubben. Vedkommende gir samtidig sin tillatelse til at hans /hennes navn og den foreslåtte klassifikasjon blir bekjentgjort i klubben. g ) Etter besøk på to klubbmøter skal det foreslåtte medlem opptas som medlem i klubben. h) Ved rotary-årets utløp forfaller alle innkomne forslag slik at et nytt styre begynner uten overliggende saker. Således må kandidater som ikke ble fremstilt for klubben inneværende år, foreslås på nytt neste rotary-år. Artikkel XII: Beslutninger Alle forslag og resolusjoner som forplikter klubben, økonomisk eller praktisk, skal behandles av styret før saken presenteres i klubbmøte for avgjørelse. Se forøvrig Artikkel V, punkt 3. Artikkel XIII: Forretningsorden for møtene - Møteleder ønsker de tilstedeværende medlemmer, øvrige rotarianere og andre gjester velkommen - Dagens program - Diverse rotary-informasjon (korrespondanse, komitéinnspill etc.) - 3 minutter - Hovedtema - med etterfølgende spørsmål/diskusjon - Avslutning og oppfordring til å komme til neste møte. Artikkel XIV: Endringer Ethvert medlem kan be styret vurdere forslag til endring av disse vedtekter. Hvis styret støtter et slikt endringsforslag, skal det behandles på et klubbmøte. Vedtektene kan endres med to tredjedels flertall på ethvert regulært klubbmøte, forutsatt at underretning om den foreslåtte endring har vært meddelt på et tidligere møte eller postsendt (herunder E-post) klubbens medlemmer minst 10 dager før behandlingen. Endring i, eller tillegg til, disse vedtekter kan bare gjøres dersom vedtektene etter endring ikke strider mot RIs lover.