Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Havnestyret Møtested: Store møterom, Storgt 7 - Wielgården Dato: 18.10.2016 Tidspunkt: 16:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00 eller til ps@halden.kommune.no. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 2016/16 PS 2016/17 PS 2016/18 PS 2016/19 PS 2016/20 Innhold U.off Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Representanter til foreløpig godkjenning av protokoll Bruk av fond til reparasjon av nordre brokar ved Sauøya (Jernbanegata) 2016/165 PS 2016/21 Drift av kommunale bryggeplasser 2014/5251 PS 2016/22 Fredrikshald Kystlag og drift av flytebrygge utenfor Søndre Sjøbod 2014/7310 Side nr. for Terje Lie Bjørg Lund nestleder 2
PS 2016/16 Godkjenning av innkalling PS 2016/17 Godkjenning av saksliste PS 2016/18 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 2016/19 Representanter til foreløpig godkjenning av protokoll 3
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: P20 2016/165-18 29.09.2016 Torkel Varfjell Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret 2016/20 18.10.2016 Formannskapet Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere Andre Øraas Enhetsleder Eiendom, Renovasjon, Rokke og Havn konklusjoner Bruk av fond til reparasjon av nordre brokar ved Sauøya (Jernbanegata) Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Det nordre brokaret ved broa over til Sauøya er i svært dårlig forfatning. Vegmyndigheten i kommunen har avsatt Kr. 500.000,- til reparasjon og utbedring. Ved innhenting av anbud, gjennom firmaet Rambøll AS, viser det seg at det er behov for en økning av de midlene som er avsatt til investering. Innkomne tilbud og prosjektering tilsier en totalramme på 1,5 mkr. I denne saken ønsker rådmannen å benytte fondsmidler fra Havne og farvannsloven som medfinansiering av de nødvendige utbedringene. Rådmannens innstilling: Det benyttes inntil kr. 500 000,- inkl mva fra investeringsfond i Halden havn (fondsnummer 2510621) til medfinansiering av de allerede avsatte midler til reparasjon av nordre brokar ved broa til Sauøya. Saksutredning: Bakgrunn I all hovedsak er trafikken til Sauøya knyttet til eksport og import av varer fra skipstrafikk. Både ved Norske skog sine anlegg og ved Kornsiloen er de avhengig av en god teknisk infrastruktur til anleggene for å få gjennomført sin virksomhet knyttet til lasting og lossing av skip. I det siste har også Nexans fabrikker benyttet kaianleggene på Sauøya til sin kabeleksport. Gjennom mange år har kvaliteten på veianlegget til Sauøya blitt forverret. Det er eksempler på kjøretøy som blir ødelagt ved passering av nordre brokar over til Jerbanegata. Nå er det funnet tekniske løsninger for å rette opp i dette. Rådmannen vurderer det som riktig at Halden havns fondsmidler benyttes som delfinansiering for å få gjennomført prosjektet. Midler avsatt til fond gjennom den havnevirksomheten som er forankret i Havne- 4
og Farvannsloven kan brukes i denne sammenhengen. Mulighetene for trafikk til og fra Sauøya er en vesentlig faktor til dagens og morgendagens bruk av kaianleggene i området. Dagens størrelse på fondet er: kr. 2.559.536,- og dette reduseres med anvendt beløp slik forslag til innstilling presenterer. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Andre Øraas 5
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: P20 2014/5251-38 27.09.2016 Torkel Varfjell Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret 2016/21 18.10.2016 Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere Anne-Marthe Bye Teknisk forvaltning Juridiske forhold Andre Øraas Enhetsleder Eiendom, Renovasjon, Rokke og Havn Drift av kommunale bryggeplasser Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: «Kommunale bryggeplasser» representerer en vesentlig del av virksomheten til Halden havn. Innenfor ansvarsområdet ligger alle båtplasser i Tista, (minus de som omhandler avtale med Tista Eiendom ved Rema 1000 og Høvleriet), båtplassene i sundet mellom Sauøya og Langbrygga, hele Langbrygga med flytebrygger og drivstoffanlegg, gjestehavna, flytebrygge og noen landfaste plasser ved Søndre Sjøbod samt tre flytebrygger på Verven (Sørhalden). I tillegg omfatter dette området ca 3,5 km med bryggepromenade. Totalt finnes det 480 bryggeplasser som i dag har et belegg på ca 70 %. De totale inntektene utgjør ca. kr 2.500.000,-. Denne saken må ses i sammenheng med flere tidligere behandlinger i Havnestyret og budsjettarbeidet for Halden havn. Videre henvises til det nødvendige skillet i havnas økonomi som Havne-og Farvannsloven legger opp til og som ble innført fra regnskapsåret 2015. Her presiseres at utleie av bryggeplasser er en ren kommunal virksomhet som ikke skal belaste økonomien for den aktiviteten som omhandler farled, skip og last samt utleie av eiendom og kaianlegg. Det vises til to vedtak i havnestyret: Saksprotokoll i Havnestyret - 25.11.2014 Behandling: John Østensvig (AP) fremmet rådmannens innstilling. Anne-Kari Holm (SP) fremmet forslag til vedtak: Lønnskostnadene for småbåtplasser og gjestehavn reduseres med kr. 500.000 i forhold til Rådmannens budsjett. For øvrig slutter Havnestyret seg til Rådmannens budsjettforslag. Havnestyret ber om at det fremover føres timelister for fordeling på de enkelte kostnadsbærere. Ved votering ble forslaget fra Holm vedtatt mot 3 stemmer (AP, FrP) Vedtak: 6
Lønnskostnadene for småbåtplasser og gjestehavn reduseres med kr. 500.000 i forhold til Rådmannens budsjett. For øvrig slutter Havnestyret seg til Rådmannens budsjettforslag. Havnestyret ber om at det fremover føres timelister for fordeling på de enkelte kostnadsbærere Saksprotokoll i Havnestyret - 10.11.2015 Behandling: Terje Lie (H) fremmet rådmannens innstilling. Forslaget fra Lie ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Rådmannen gis fullmakt til å inngå forhandlinger om drift av de kommunale bryggeplassene med frivillige organisasjoner innenfor båtlivet. Resultatene av disse framlegges til behandling i Havnestyret. Det er foretatt en verdivurdering av de kommunale bryggeanlegg og det har vært gjennomført flere samtaler med Halden Båtforening, som er den organisasjonen som har vist stor interesse for å overta driften. I konklusjonen til denne saken mener Rådmannen at det vil være en fordel å beholde de kommunale bryggeplassene innenfor de drifts og vedlikeholdsoppgavene ansatte i Halden havn skal gjennomføre. Uten inntekten som genereres, vil bryggepromenader og gjestehavn i all hovedsak måtte belaste andre områder innenfor havnevirksomheten. Dette er ikke korrekt bruk av havnemidler og -kapital etter bestemmelsene i Havne- og Farvannsloven. Rådmannens innstilling: De kommunale bryggeplassene beholdes som en kommunal virksomhet og utvikles etter selvkostprinsippet. Saksutredning: Bakgrunn Følgende bakgrunns kriterier må fokuseres: Kvaliteten på bryggeanleggene Mannskapstimer Vedlikeholdskostnader Økonomi kommunalt selvkostområde Avtaler De bryggene som i dag leies ut er av eldre årgang og har i meget liten grad fulgt med båtbrukernes ønsker og behov for større farkoster. Den gangen de ble etablert var en «stor» båt maksimum 30 fot (9 meter) og veide 3,5 tonn, mens i dag representerer denne størrelsen en «liten» båt. De største farkostene i våre bryggeanlegg i dag er 55-60 fot og veier opp mot 20 tonn. Til denne bruken har våre bryggeanlegg en alt for lav standard. I tillegg er ønskene fra brukerne nettopp plass til slike båter, som vi altså ikke kan ta i mot med dagens kvalitet på bryggene. Altså er behovet for nye investeringer i bryggeanlegg med høyere standard og kvalitet påkrevet. Videre medfører denne nye «trenden» behov for bedre infrastruktur vedrørende strøm og vann ved anleggene. Opplag på land om vinteren har stor etterspørsel, som heller ikke kan besvares positivt under dagens forhold. Fordi kvaliteten på bryggeanleggene ikke samsvarer med bruken, er driftsavdelingen nødt til å bruke mye ressurser på daglig tilsyn og «småreparasjoner» for å få det til å fungere. I tillegg har havnas personale ansvar for alle bryggepromenader fra Porsnes til Spenstbygget (på nordsiden av Tista), Ytterst i Tista (mot Mølen), Grønland, Verven (mot bryggene) og rundt hele indre havn. Til sammen beregnes dette til ca. 3,5 km med minimum 3 meters bredde på treverket. I indre havn (Gjestehavna) er dekket i betong. I all hovedsak er dette bryggeanlegg knyttet opp mot den delen av økonomien som skal dekkes gjennom 7
avgifter til kommunale bryggeplasser. I tillegg er det i underkant av 600 meter flytende anlegg som i all hovedsak er gamle trebrygger og uteliggere. Gjestehavna og drivstoffanlegget har betongbrygger av noe nyere dato. Det sier seg selv at dette krever tilsyn og godt, men tidkrevende vedlikehold. Det er avsatt i overkant av kr 300.000,- årlig til dette formål i tillegg til mannskapsressursen. Med bakgrunn i vedtak i havnestyret 25.11.2014 er det foretatt en timeregistrering på de ulike kostnadsbærerne. Denne registreringen konkluderer med at det må brukes mye ressurser til de kommunale bryggeplassene, som i utgangspunktet skal være selvbærende i forhold til inntekter og utgifter. Det skapes inntekter på ca. kr 2,5 millioner, som inkluderer drift i gjestehavn. De aller fleste steder hvor det er etablert bryggeplasser for småbåter, er i hovedsak gamle kaianlegg. I forbindelse med nødvendige utbedringer av anlegg mot selve kaifronten vil det være tillatt å bruke økonomi knyttet til midler fra områdene i Havne & Farvannsloven. De avtalene som belaster havna er knyttet til bryggene ved Rema 1000/Elkjøp og leie av Servicebygg i Gjestehavna. Ved Rema 1000/Elkjøp er det etablert 30 båtplasser som havna betaler kr. 250.000,- årlig (15 års leieavtale til Tista Eiendom). Mulige årlige inntekter for disse ved 100% belegg er kr. 90.000,-. I Tista er det ikke etterspørsel etter båtplasser, og det er på den måten ikke mulig å dekke inn denne kostnaden. Båter til bryggeplasser i Tista har en begrensning på grunn av faste broer med lav høyde. Videre er servicebygget på Langbrygga en nødvendighet for drift av gjestehavn. Dette belaster havna med kr. 180.000,- i årlig kostnad. Avtalen med gjestehavndrift for turistkontoret koster kr. 200.000,- årlig. Prisene for leie av båtplass i Halden kommune ble justert for regnskapsåret 2015 og ligger i dag på et normalt sammenlignbart nivå. Ved flere av våre bryggeanlegg økte prisene med 50 % i 2015. Fordeler med drift i kommunal regi: Fornuftig oppgaver for ansatte som har stor kompetanse innenfor fagområdet. Likebehandling av brukerne. Fleksible løsninger vedrørende utføring av oppgaver fordi de samme personene kan benyttes til flere arbeidsoperasjoner også utenfor de daglige rutinene. Flerbruksfordeler mot maskiner, utstyr og lokaler som disponeres til alle de ulike oppgavene som utføres av havnas personale. Samarbeid med andre kommunale virksomheter. Kommunale bryggeplasser kan vise et økonomisk overskudd i tillegg til selvkost. Totalansvar plassert på et sted. Fordeler med drift i Halden Båtforenings regi: Båtfolk ordner for båtfolk. Redusert timebruk innenfor området kommunale bryggeplasser. Nødvendige investeringer i oppgradering av bryggeanlegg kan gjennomføres utenfor kommunal regi. Sammenlignbare forhold i våre nabokommuner Konklusjoner og løsninger. Salg av båtplassene, og driften til disse til Halden båtforening, reiser en rekke juridiske spørsmål. Det vil være bruksretten til å leie ut bryggeplasser i Halden kommune som i ved en overdragelse skal selges. Det må derfor tinglyses en servitutt på eiendommen båtplassene ligger på som gir båtforeningen en slik rettighet. Begrensningene i en slik servitutt må være mange: Kan retten overføres? Hva skjer ved en eventuell sammenslåing med en annen forening? Hvordan skal HBF og kommunen forholde seg til andre foreninger? Hvordan skal allmenn ferdsel sikres? Verdivurderingen, som er foretatt i sommer, bygger på det inntektspotensialet som presenteres. Således har anleggene en verdi på kr. 18.000.000,-. Inntektene fra utleie vil være ønskelig å beholde i det kommunale systemet for å kunne utføre nødvendige oppgaver knyttet til vedlikehold og tilsyn med bryggepromenadene. Halden havn har også et ansvar for inngåtte avtaler, som uansett bærer en økonomisk belastning og må betjenes. Kostnadene til både vedlikehold og avtaler ligger på omtrent kr 8
800.000,-, og må dekkes gjennom leieinntektene, i tillegg til den benyttede mannskapsressursen. Det er neppe realistisk at en slik økonomi kan realiseres i inntektene fra en overdragelse til Halden båtforening. Forhold til ansatte Halden havn har i dag ansatte med tilpasset kompetanse og interesse. En fortsatt kommunal organisering krever en kontinuerlig gjennomgang av de oppgavene som utføres med sikte på effektivitet og fleksibilitet. Det å kunne utnytte dagens kompetanse til å utføre oppgaver knyttet til de ulike ansvarene på havn er særdeles viktig og nødvendig. Til tider må alle mannskapene brukes til både den kommunale delen av virksomheten og den delen som rettes mot områdene som omhandler aktivitet innenfor Havneog farvannslovgivningen. En slik ordning krever fleksibilitet fra ansatte og god organisering samt kontroll med de ulike ansvarsbærerne. En forsvarlig økonomisk drift for de kommunale bryggeplassene bør inneholde planer om investeringer til dagens behov og båtbrukere. I et kortsiktig perspektiv bør særlig de flytende bryggeanleggene skiftes ut og forsterkes med bedre brygger og øket kapasitet på strøm. Dette vil redusere behov for vedlikehold og synliggjøre høyere inntekter for utleie. Videre bør det etableres et ryddig og godkjent vinteropplag. Sannsynligvis er dette kun mulig på Mølen, men derfor ikke permanent på grunn av usikkerheten rundt jernbanens framtidige ønsker om dobbeltspor. I et langsiktig perspektiv bør det ses på etablering av flere trygge vinterplasser til store båter. Ønskene om å bo i båt bør i første rekke kanaliseres til brygga utenfor Søndre Sjøbod, eller ved flytebrygge i gjestehavna. Det er selvsagt mulig å etablere vinterplasser i alle de flytende bryggene på indre havn, men da må disse være tilpasset formålet. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Andre Øraas Ulf Ellingsen 9
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 610 2014/7310-28 07.06.2016 Torkel Varfjell Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret 2016/22 18.10.2016 Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere Ulf Ellingsen Kommunalsjef Teknisk Gjennomgang og konklusjoner Stein Wilhelmsen Kultursjef Kulturhistorisk perspektiv Anne- Marthe Bye Juridisk Konsulent Teknisk Gjennomgang og konklusjoner Fredrikshald Kystlag og drift av flytebrygge utenfor Søndre Sjøbod Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Fredrikshald Kystlag er etablert i Søndre Sjøbod etter framleie med driver av Rekekafeen, Rune Midtlien. Han er også pådriver og initiativperson i miljøet til Kystlaget. Fredrikshald Kystlag er tilsluttet Forbundet Kysten, som er en frivillig kulturvernorganisasjon i Norge med 126 lokale kystlag og over 10000 medlemmer. Forbundet Kysten jobber for å ta vare på gamle båter og kystmiljø samt å skape engasjement og aktivitet i forbindelse med dette. Fredrikshald Kystlag søker nå, i et brev til havnestyrets medlemmer, om å overta driften flytebrygga utenfor Søndre Sjøbod. Se for øvrig PS sak 2014/7310, med tidligere behandling i Havnestyret. Vedleggene til denne saken belyser forholdene rundt helheten ved utleieforholdene til Søndre Sjøbod slik at havnestyret kan synliggjøres et bredest mulig grunnlag til beslutningsprosessen. Rådmannens innstilling: Søknaden fra Fredrikshald Kystlag om overtagelse av utleien ved bryggeanlegget ved Søndre Sjøbod avslås. Saksutredning: Bakgrunn Forhold til Søndre Sjøbod og aktiviteten der. Søndre Sjøbod har et fredningsvedtak i forhold til selve bygningen, som innebærer at alle bygningsmessige forhold må behandles etter fredningsvedtak og retningslinjer fra Riksantikvaren. Søndre Sjøbod inneholder: Lokaler til Halden Båtforening, som disponerer ca 85 kvm og har egen avtale 10
Rekekafe (Salg av mat og drikke) Bruktbutikk Fredrikshald Kystlag, utstilling og møtelokaler. Lagerplass på loftet til brygge leierne ved flytebrygga utenfor. Fredrikshald Kystlag har ingen direkte leieavtale med Halden havn om bruk av Søndre Sjøbod. Deres aktivitet må knyttes opp til den muligheten Rune Midtlien har til framleie, gjennom sin avtale med kommunen (jmf vedtak i tidligere havnestyre) fra juni 2015. Denne åpner for bruken Kystlaget har i huset. Midtlien betaler i dag kr 16.000,- i året for mulighet til bruk av ca 250 kvm i Søndre Sjøbod samt to båtplasser. Sin kafevirksomhet, med base i Søndre Sjøbod, har nå Midtlien framleiet til Thon Hotell. Hvorvidt en overtagelse av driften av båtplassene utenfor Søndre Sjøbod kan gi Kystlaget et økonomisk fundament, synes noe usikkert. De 8 båtplassene kommunen i dag leier ut på helårsbasis gir en leieinntekt på kr. 80.000,-. (ca 10.000,- pr plass). På grunn av at dette er helårsplasser, er det for disse ekstra kostnader til drift av bobleanlegg for å holde havna isfri om vinteren. Veteranbåten Tista har gratis leie av plass her (etter vedtak i havnestyret) og Midtlien disponerer ved anlegget plass til en stor eldre fiskeskøyte, samt en mindre åpen fiskebåt. Hvis man velger å se Søndre Sjøbod og flytebrygga under et, har Halden havn neppe et overskudd på den totale driften. Søndre Sjøbod krever vedlikehold, og bygget har særskilte krav til brannvern og alarmanlegg som er kostbare i drift. Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: x Økonomiske forhold x Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling x Betydning for miljøet Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap x Annet: Kulturvern Generelt om de valgte kriteriene: Halden havn har i dag kostnader rundt helheten i forvaltningen av Søndre Sjøbod og flytebryggene som ikke står i forhold til leieinntektene kontra de ressursene som brukes fra egne mannskapene. Forholdet til Midtlien og Halden Båtforening er forankret i avtaler. HBF sin avtale utløper i april 2020. Etableringen av Fredrikshald Kystlag og gode vilkår for denne organisasjonen vil kunne påvirke det kulturhistoriske maritime i miljøet i Halden på en positiv måte, og bidra til at kommunen ivaretar sin maritime arv. Halden kommune, ved kulturkontoret, har i dag avtale med Halden kulturråd om bruk av Konservativen utfra noen av de samme prinsippene. Løsningsalternativer: 1. Hvis man ser på mulighetene til Søndre Sjøbod i et større perspektiv, mener Rådmannen det vil være riktig at Fredrikshald Kystlag kunne utvikle både Søndre Sjøbod og bryggene utenfor for å ivareta den maritime arven i kommunen. Derfor kunne Kystlaget overtatt både driften av bryggen og selve huset. I den forbindelse kunne Kystlaget sett en helhet i miljøet rundt de vernede sjøbodene i området, og drive utleie både av brygger og lokaler for å finansiere sin virksomhet. Rådmannen mener at avtalen med Midtlien, om leie til rekekafeen i huset, låser annen utvikling av helheten til området. Det er således et ønske at Kystlaget ser på mulighetene for en helhetlig utvikling rundt et maritimt historisk miljø, ikke bare å stå for utleie av et av kommunens bryggeanlegg. 11
2. En overdragelse av bare bryggene mener Rådmannen kan la seg gjennomføre, men må ses i sammenheng med at det er flere båtrelaterte organisasjoner som ønsker slik overtagelse. 3. Hvis hele Søndre Sjøbod skulle overdras til en organisasjon, må Halden Båtforening sikres etter avtalen de har med kommunen rundt sin aktivitet i huset. Konklusjon Rådmannen mener det kan være riktig at etableringen av et kulturhistorisk maritimt miljø utvikles rundt den aktiviteten som allerede har sin virksomhet i Søndre Sjøbod. Fredrikshald Kystlag kunne overta både bryggeplasser og ansvar for hele sjøboden samt utvikle sin virksomhet og et helhetlig maritimt historisk miljø med base her. Rådmannen mener det vil være uaktuelt at kun flytebryggene overtas av Kystlaget uten at det knyttes forutsetninger til nevnte utvikling rundt et kystkulturmiljø, og organisasjonen ser helheten rundt aktiviteten i Søndre Sjøbod sammen med drift av bryggeanlegget. Dette låses gjennom dagens leieforhold. Utleieavtalen med Rune Midtlien, som også åpner for den framleien Kystlaget i dag benytter seg av, har en varighet på 15 år. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Ulf Ellingsen 12
Halden kommune Teknisk Forvaltning Rekecafe n Rune Midtlien Gimleveien 13A 1777 HALDEN Deres ref: Vår ref: Arkivkode: Saksbehandler: Dato: 2014/7310-21 610 Maria Hanto, 69 17 45 42 22.02.2016 Leiekontrakt Søndre Sjøbod - fremleie Det vises til leiekontrakt mellom Rekekafe n Rune Midtlien og Halden kommune. Kommunen ser at du for tiden søker etter driver av virksomheten i Søndre sjøbod via finn.no. Kommunen ber om at du i henhold til leiekontrakten kontakter oss når du har en aktuell kanditat for fremleie. Kommunen har ikke til hensikt å nekte fremleie, men ber om navn på virksomhet, samt en beskrivelse av planlagt konsept. Kommunen vil deretter foreta en vurdering av om vilkårene for fremleie jfr. leiekontraktens bestemmelser i 16 er oppfylt. Kommunen imøteser din tilbakemelding. Med hilsen Maria Hanto juridisk rådgiver Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Postboks 150, 1751 HALDEN Storgata 7 69 17 45 00 5315.05.15218 E-post: Internett: Telefaks: Org.nr: postmottak@halden.kommune.no www.halden.kommune.no 69 1800 58 959 159 092 13
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 610 2014/7310-27 04.04.2016 Maria Hanto Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Utleie av Søndre sjøbod fremleie Sammendrag av saken: Havnestyret behandlet saker om utleie av Søndre Sjøbod hhv 5.5.15 (PS 2015/11) og 16.6.15 (PS 25). I begge saker ba rådmannen om fullmakt til å reforhandle deler av leieavtalen med Rune Midtlien om leie av Søndre Sjøbod. Utvalget vedtok følgende: «Det vises til vedtak fattet av Havnestyret i saken 5. mai 2015. Søndre Sjøbod skal fortsatt eies av kommunen. Inngåtte avtaler forlenges til 31.12.25. Dagens årlige leie, kr. 16.000,- videreføres og indeksreguleres årlig med virkning fra iverksettelse av ny avtale. Forslag til kontrakt fra advokat Jørgen Stubberud, merket utkast 2, datert 16.06.15, ivaretar etter Havnestyrets mening de nødvendige kontraktsmessige forhold og legges til grunn for en leiekontrakt av Søndre Sjøbod med Rekecaféen Rune Midtlien. I forslaget, punkt 5, endres til følgende ordlyd: Hvis virksomheten i Rekekaféen Rune Midtlien overføres til et AS (herunder ved omdanning fra nåværende enkeltpersonforetak til AS), skal avtalen reforhandles.» I avtalen med Rune Midtlien er det i 16 gitt adgang til fremleie. Det følger av samme paragraf at fremleie skal skriftlig forhåndsgodkjennes av utleier og at godkjenning/samtykke bare kan nektes hvis det foreligger saklig grunn til dette. Nåværende leietaker annonserte i februar etter ny driver til sin virksomhet i Søndre Sjøbod via finn.no. Kommunen sendte i den forbindelse et brev til fremleietaker hvor vi ba om informasjon om fremleietaker slik at vi kunne vurdere fremleieforholdet etter leiekontraktens 16. Fredag 18.3 mottok vi en formell søknad om forhåndssamtykke via leietakers advokat Jørgen Stubberud. Fremleiekontrakt ble mottatt 22.3. Søknad og fremleiekontrakt ble gjennomgått og det ble deretter sendt et svar fra kommunen til advokat Stubberud 29.3. 14
Kontraktens ordlyd for nekting av fremleie er: «Fremleie av leieobjektet, helt eller delvis, må ikke finne sted uten utleiers skriftlige forhåndssamtykke. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn». Hva som er en saklig grunn er ikke nærmere beskrevet i ordlyden. Husleieloven har i 7-5 en bestemmelse som gir adgang til fremleie i tidsbestemte kontrakter. Dersom leier nekter fremleie uten at fremleierens forhold gir saklig grunn til det, gir det leieren oppsigelsesrett. I forarbeidene til loven (Ot.prp. nr. 82 (1997-1998) med henvisning til NOU 1993:4 s. 153-154) står følgende: «Ved framutleie av bolig kan utleieren bare legge vekt på framleierens kvalifikasjoner som beboer når han tar stilling til godkjenningsspørsmålet. Ved framutleie av lokale gjelder stort sett de samme prinsipper.» Standardavtale for utleie av næringslokaler, utarbeidet av huseiernes landsforbund inneholder også en klausul om at fremleie ikke kan nektes uten saklig grunn. Etter standardavtalens punkt 24 (1) annen setning skal det mye til for å nekte fremleie dersom fremleietaker holder sin virksomhet innenfor formålet i leiekontrakten og holder utleier skadesløs for eventuelle avgiftsbelastninger. Også i juridisk teori er det generelt tale om at det er forhold hos fremleietakeren som kan begrunne nekting av fremleie, slike forhold kan være at fremleieren har svært dårlig økonomi eller har en historie med mislighold av leieforhold. Det kan generelt sies at det skal mye til for å nekte fremleie, og at årsaken til dette er at leietaker fremdeles står ansvarlig overfor utleier ved fremleie. Fremleiekontrakten mellom Rune Midtlien og Hotelldrift Halden bestemmer at det skal drives restaurantvirksomhet i lokalene, og at det skal være sjømat på menyen (evt annen mat i tillegg). Avtalen inneholder en del bestemmelser/intensjoner om samarbeid mellom fremutleier og fremleietaker, men er for øvrig en ordinær leieavtale. Leieprisen i avtalen mellom Rune Midtlien og Hotelldrift Halden er mye høyere enn prisen i avtalen mellom Halden kommune og Midtlien, men dette i seg selv er ikke et argument for å nekte fremleie. Nå er det heller ikke slik at leieobjektet i de to avtalene er helt sammenfallende. I avtalen mellom Midtlien er det det ingen arealer i Søndre Sjøbod som leies ut, i motsetning til i avtalen mellom Halden kommune og Midtlien. Det er tilbygget til sjøboden (her eies grunnen av Halden kommune, mens bygget eies av Midtlien) og uteservering (ca. 45 m 2 utenfor Søndre Sjøbod/Lekterbrygga) med røkeri som fremleies av Hotelldrift Halden. Båtplassene Rune Midtlien leier av kommunen er heller ikke del av fremleieavtalen. Til sist er opparbeidet kundekrets/goodwill en del av avtalen (dette er naturlig nok ikke en del av leieobjektet mellom kommunen og Midtlien). Videre inneholder avtalen bestemmelser som peker på den kulturhistoriske verdien og viktigheten av dette ved Søndre Sjøbod, samt at området har interesse for allmennheten og skal være tilgjengelig. Fremleieavtalen løper i utgangspunktet i et år, fra 1. mars 2016 til 1. mars 2017. Det er avtalt en rett til forlengelse, så fremt partene enes om ny leiepris. Samlet sett kunnen ikke rådmannen se at det forelå saklig grunn til å nekte fremleie og det er derfor meddelt leietaker Midtlien at kommunen samtykker til fremleie. Dokumentet er elektronisk godkjent av: 15
Ulf Ellingsen 16
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 610 2014/7310-5 10.06.2015 Anne-Marthe Bodal Bye Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret 16.06.2015 Utsendte vedlegg 1 Rådmannens saksfremlegg datert den 09.04.15 2 Havnestyrets vedtak av 05.05.15 3 Presisering av vedtak 4 Korrespondanse mellom Rådmannen og Midtliens advokat 5 Leieavtale fra av 01.12.03 6 Leieavtale av 10.05.05 7 Midtliens avtaleforslag 8 Rådmannens avtaleforslag Ikke utsendte vedlegg Utleie av Søndre Sjøbod Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Torkel Varfjell Sammendrag av saken: Leiekontrakten med Runde Midtlien som driver Rekecafe n i Søndre Sjøbod, utløp i 2013. De øvrige lokalene Midtlien leier for bruk til Bruktbutikk og Fredrikshald Kystlag har kun vært utleid i henhold til muntlig avtale med Halden Havn. Det har ikke vært inngått en ny skriftlig leieavtale, men Rune Midtlien har likevel fått leid lokalene på samme vilkår frem til dags dato. Havnestyret fattet den 5. mai 2015 dette vedtaket: Søndre Sjøbod skal fortsatt eies av kommunen. Inngåtte avtaler forlenges til 31.12.25 Dagens årlige leie, kr. 16 000, videreføres og indeksreguleres årlig fra iverksettelse av ny avtale. Vedtaket ble videre presisert i e-post fra lederen i Havnestyret hvor det står at: 17
Annen aktivitet i Søndre Sjøbod og de lokalene som det er gjort muntlig tllatelse om å bruke, inngår i leieforholdet til Rekekafe n og skal ikke omfattes av ny og særskilt avtale. Etter dette vedtaket mottok Rådmannen et avtaleforslag om forlengelse av avtale fra Midtliens advokat. Rådmannen har vurdert dette forsalget, og selv kommet med et nytt avtaleutkast. Parene har ikke kommet til enighet, da partene er uenige om Rådmannens mandat til å forhandle om leieavtalens øvrige vilkår enn pris og leietid som fastsatt i Havnestyrets vedtak. Rådmannen ønsker en avklaring på vårt mandat. Rådmannen har også sammenliknet Midtliens leiekontrakt med andre tilsvarende leiekontrakter, hvor Halden kommune er utleier. Etter denne sammenlikningen er Rådmannen av den oppfatning at Midtlien, ved Havnestyrets vedtak, har fått mer gunstige leievilkår sammenliknet med andre næringsleier i Halden kommune uten at Rådmannen har klart å finne en saklig grunn for dette. Rådmannen er dermed i tvil om hvorvidt vedtaket står seg ovenfor likebehandlingsprinsippet. Rådmannens innstilling: Rådmannen gis anledning til å forhandle på de øvrige avtalepunkter enn leiesum og leietid. Punktene som nevnt i punktet «Saksutredning» skal reguleres i leieavtalen. Leietakers plikter i henhold til leieavtalen skal samsvare med den gunstige leien for å unngå at leieavtalen anses som usaklig forskjellsbehandling. Saksutredning: Bakgrunn Likebehandlingsprinsippet Det er ikke tillatt med usaklig forskjellsbehandling i forvaltningen. Dette kravet bygger på det ulovfestede forvaltningsrettslige prinsippet om likhet for forvaltningen (likebehandlingsprinsippet), som legger rettslige bånd på Halden kommunes skjønnsutøvelse. Likhetsprinsippet går ut på at like tilfeller skal behandles likt med mindre relevante hensyn begrunner forskjellsbehandling. Det er således tillatt å forskjellsbehandle, så lenge forskjellsbehandlingen er saklig begrunnet. Etter Rådmannens vurdering kan det synes som om Halden kommune praktiserer en usaklig forskjellsbehandling av Midtlien sammenliknet med andre næringsdrivende i Halden kommune. For det første får Midtlien en veldig gunstig leie av båtplass, som blant annet i stor grad fraviker fra utleiereglementet til Halden Havn. Midtlien skulle for båtplassene alene ha betalt kr. 17 000,- årlig for leie. Midtlien får også en gunstig leie av lokalene på totalt ca. 250 kvm, sammenliknet med Friluften som betaler 25 000 kr i året får 35 kvm. Midtlien har også en gunstig leieavtale med tanke på hans risiko for blant annet vedlikehold, hærverk, eget strømabonnement og annet, sammenlignet med hva som er vanlig ved leie av næringslokaler. Med mindre det er en saklig grunn for denne forskjellsbehandlingen, bør ikke kommunen inngå en avtale på de vilkår som havnestyret har fastsatt om pris, og samtidig videreføre tidligere leieavtaler i sin helhet. Konsekvensene av usaklig forskjellsbehandling er at vedtaket (leieavtalen) vil anses som ugyldig. Rådmannens rom for å forhandle avtalevilkårene Rådmannen er usikker på hvilket mandat vi har fått når det gjelder å forhandle om øvrige avtaleklausuler enn det som var bestemt i havnestyrets vedtak om pris og leietid. 18
Rådmannen ønsker å forhandle avtalen slik at det blir mer samsvar mellom leietakers rimelige leie og forpliktelser for øvrig. Dette er etter Rådmannens vurdering svært viktig ettersom bygget per i dag gir mer utgifter for kommunen enn inntekter. En slik balansering vil også kunne minske risikoen for at avtalen vil bli ansett som ugyldig på grunn av usaklig forskjellsbehandling. Den gamle avtalen er også ufullstendig på flere punkter, noe rådmannen ønsker å bedre. Avtalen bør derfor som et minimum: Regulere leietakers virksomhet, slik at det er tydelig hva slags virksomhet leietaker skal kunne bedrive i de leide lokalene. Regulere bestemmelser om leietakers bruk av arealet. Herunder pålegg om å sette seg inn i og følge opp offentlige krav som krav fra mattilsynet, brannvern osv., ikke ha en drift som forringer omdømmet og utseende til lokalene og Halden havn, samt sørge for snørydding og renhold ute. Utvide leietakers vedlikeholdsplikt noe sammenliknet med husleieloven. Dette er naturlig ettersom leietaker her bedriver næringsvirksomhet. Administrasjonen ønsker her å benytte klausulen i standardavtalen for utleie av næringseiendom. Regulere leietakers erstatningsansvar. Regulere at fremleie skal ikke være tillatt uten godkjenning fra kommunen. Regulere at selskapsoverdragelse ikke skal være tillatt. Ved utleie av Friluften har Rådmannen inngått tilsvarende leieavtale som foreslått av oss ovenfor Midtlien. For å sikre likebehandlingsprisnippet, bør Rådmannen også av denne grunn stille de samme kravene til Midtlien. Alternative løsninger En alternativ løsning er å videreføre den gamle leieavtalen i sin helhet med de justeringene som ble vedtatt i Havnestyret den 5. mai 2015. Vurdering av løsningsmulighetene Det er denne løsningen Midtlien ønsker. Dersom denne løsningen skal velges, bør havnestyret begrunne denne forskjellsbehandlingen slik at kommunen unngår risikoen for brudd på likebehandlingsprinsippet. En saklig grunn kan være stor egeninnsats av leietaker som ikke er regulert i leieavtalen. Med mindre Havnestyret har en saklig grunn for forskjellsbehandlingen, mener Rådmannen at videreføringen ikke er et godt alternativ. Med denne løsningen risikerer kommunen at andre leietakere i Halden kommunen vil påberope seg samme gunstige vilkår i henhold til likebehandlingsprinsippet. Får ikke de som henvender seg til kommunen de samme vilkår, må leieavtalen med Midtlien anses ugyldig. Konklusjon Rådmannen bør gis anledning til å forhandle på de øvrige avtalepunkter enn leiesum og leietid. Punktene som nevnt i punktet «Saksutredning» skal reguleres i leieavtalen. Leietakers plikter i henhold til leieavtalen skal samsvare med den gunstige leien for å unngå at leieavtalen skal anses som en usaklig forskjellsbehandling. 19
Dokumentet er elektronisk godkjent av: Ulf Ellingsen Thor Egil Sætre 20
Fra: Jørgen A. Stubberud[jorgen.stubberud@ius.no] Dato: 29.03.2016 14:49:34 Til: Maria Hanto Kopi: Ulf Ellingsen Tittel: SV: Svar på søknad om skriftlig forhåndssamtykke Takk. Med vennlig hilsen Jørgen A. Stubberud Advokat Jørgen A. Stubberud Stasjonsveien 109 1746 Skjeberg tlf: (+47) 951 45 073 e-post: jorgen.stubberud@ius.no Org.nr. 989 544 411 MVA Denne e-postmeldingen er konfidensiell og kun for adressaten. Dersom du mottar den ved en feil, ber vi deg kontakte oss umiddelbart. Fra: Maria Hanto [mailto:maria.hanto@halden.kommune.no] Sendt: 29. mars 2016 12:06 Til: 'Jørgen A. Stubberud' Kopi: Ulf Ellingsen Emne: Svar på søknad om skriftlig forhåndssamtykke Halden kommune Teknisk Forvaltning Deres ref: Vår ref: 2014/7310-25 Dato: 29.03.2016 Svar på søknad om skriftlig forhåndssamtykke Kommunen har nå gått gjennom fremleiekontrakten og sett denne opp mot leiekontrakten mellom Halden kommune og Rekekafe n Rune Midtlien. Vi vil gjerne knytte noen kommentarer til fermleiekontrakten og dennes forhold til kontrakten mellom Midtlien og Halden kommune. Kommunen har i denne prosessen vært særlig opptatt av leiepris. Dette har sin årsak i at leien Rune Midtlien betaler til Halden kommune må sies å være lav sammenlignet med lignende leieforhold. Vi har derfor sett på evt forskjeller i pris og årsaken til denne. Kommunen ser at leieprisen i kontrakten mellom Midtlien og Hotelldrift Halden er noe høyere enn den leie Midtlien betaler til kommunen. Vi ser imidlertid også at arealene som leies ut i de to avtalene avviker fra hverandre. I kontrakten mellom Midtlien og Hotelldrift Halden er arealer i Søndre sjøbod ikke en del av avtalen, videre er heller ikke 15 meter kailengde og de to båtplassene en del av avtalen. Slik kommunen ser det er hovedgjenstand i avtalen mellom Midtlien og Hotelldrift Halden tilbygget til Søndre sjøbod og uteserveringen med røkeri. Tilbygget eies av Midtlien og er ikke en del av avtalen mellom Midtlien og kommune (kun leie av grunnen er del av sistnevnte avtale). Videre er opparbeidet goodwill og kundekrets en viktig den av avtalen mellom Midtlien og Hotelldrift Halden. Slik kommunen ser det er det altså ikke riktig å direkte sammenligne de to leiesummene, da hovedgjenstand i avtalen mellom Midtlien og Hotelldrift Halden er Midtliens egen eiendom/eiendeler. Videre synes kommunen det er positivt at avtalen mellom Midtlien og Hotelldrift Halden har en intensjon om at fremleietaker skal fortsette med en restaurantdrift med fokus på sjømat. Kommunen synes også det er positivt at hensynet til Sjøbodens historiske verdi og områdets tilgjengelighet for offentligheten er behandlet i avtalen. Samlet sett kan ikke Halden kommune se at det foreligger saklig grunn til å nekte å gi forhåndssamtykke til fremleie. Halden kommune samtykker med dette til oversendte kontrakt og fremleie i henhold til denne. Dersom fremleieforholdet reforhandles eller kontrakten endres på noe annet vis ber Halden kommune om at informasjon om dette oversendes oss, slik at vi kan ta stilling til dette i henhold til 16 i kontrakten mellom Midtlien og Halden kommune. Hilsen Maria Hanto, juridisk rådgiver Maria, det var datafeil på den filen jeg selv har mottatt, så for sikkerhets skyld sender jeg deg kontrakten på nytt. Se vedlegg. Med vennlig hilsen Jørgen A. Stubberud Advokat Jørgen A. Stubberud Stasjonsveien 109 1746 Skjeberg tlf: (+47) 951 45 073 e-post: jorgen.stubberud@ius.no Org.nr. 989 544 411 MVA Denne e-postmeldingen er konfidensiell og kun for adressaten. Dersom du mottar den ved en feil, ber vi deg kontakte oss umiddelbart. -----Opprinnelig melding----- Fra: Maria Hanto [mailto:maria.hanto@halden.kommune.no] Sendt: 23. mars 2016 10:02 Til: Jørgen A. Stubberud Emne: Fremleie Rekekafe'n Hei! 21
Jeg har sett kjapt på kontrakten mellom Midtlien og Hotelldrift Halden, men vil gjerne gå grundigere gjennom og sammenholde med Midtliens kontrakt med kommunen. Jeg har blitt enig med min leder om at vi gir dere en tilbakemelding rett over påske. Riktig god påske! Mvh Maria Hanto Sendt fra min iphone </div 22
LEIEAVTALE FOR SØNDRE SJØBOD Denne avtale ( Avtalen ) er idag inngått mellom: (1) Halden kommune / Halden Havnevesen (heretter kalt «Utleier»), og (2) Rekekafe n Rune Midtlien, org.nr. 942 731 558, Gimleveien 13A, 1777 Halden (heretter kalt «Leietager»), i felleskap omtalt som «Partene». 1. Leietager leier per idag grunn og lokaler i Søndre Sjøbod i Halden (gnr. 160 bnr 532 og gnr 160 bnr 393 i Halden kommune) pluss kai og to båtplasser som nærmere beskrevet i Leiekontrakt datert 1. desember 2003 og Tilleggskontrakt datert 10. mai 2005 (heretter kalt «De Gamle Leieavtalene»). Leieforholdet forlenges herved frem til 31. desember 2025 på samme vilkår som angitt i De Gamle Leieavtalene, med rett til forlengelse i ti nye år etter Avtalens utløp. Leietager har dog ensidig rett til å si opp leieforholdet med 12 måneders skriftlig varsel. 2. Leieobjektet: Leieobjektets omfang er som under De Gamle Leieavtalene, men i tillegg omfatter Leieobjektet de arealer som per idag disponeres av Fredrikshald Kystlag (ca. 80 kvm, to rom i 2. etg,). Avtalen omfatter følgelig samtlige innvendige arealer i Søndre Sjøbod unntatt de lokaler som Halden Båtforening per idag disponerer. De arealer som per idag disponeres av Fredrikshald Kystlag skal Leietager ikke betale leie for. Leietager forplikter seg til gjengjeld til ikke å kreve noen husleie av Fredrikshald Kystlag. 3. Leiesummen: Den totale leiesum som Leietager skal betale til Utleier under denne Avtalen er en årlig leie på kroner 16.000 (seksten tusen norske kroner), med virkning fra iverksettelse av Avtalen (juni 2015). Leiesummen indeksreguleres årlig. 4. Leietager har rett til fremleie uten å innhente forutgående samtykke fra Utleier. 5. Hvis virksomheten i Rekekafe n Rune Midtlien overføres til et AS (herunder ved omdanning fra nåværende enkeltpersonforetak til AS) tar ASet over som Leietager under denne Avtale. Halden, 6. mai 2015 * * * * * for Halden kommune / Halden Havnevesen for Rekekafe n Rune Midtlien 23
Saksprotokoll i Havnestyret - 16.06.2015 Behandling: Anne-Kari Holm (SP) fremmet forslag til vedtak: Det vises til vedtak fattet av Havnestyret i saken 5. mai 2015. Søndre Sjøbod skal fortsatt eies av kommunen. Inngåtte avtaler forlenges til 31.12.25. Dagens årlige leie, kr. 16.000,- videreføres og indeksreguleres årlig med virkning fra iverksettelse av ny avtale. Forslag til kontrakt fra advokat Jørgen Stubberud, merket utkast 2, datert 16.06.15, ivaretar etter Havnestyrets mening de nødvendige kontraktsmessige forhold og legges til grunn for en leiekontrakt av Søndre Sjøbod med Rekecaféen Rune Midtlien. I forslaget, punkt 5, endres til følgende ordlyd: Hvis virksomheten i Rekekaféen Rune Midtlien overføres til et AS (herunder ved omdanning fra nåværende enkeltpersonforetak til AS), skal avtalen reforhandles. John Østensvig (AP) fremmet vedtaket fra Havnestyrets møte 05.05.15 om samme saksforhold: Søndre Sjøbod skal fortsatt eies av kommunen. Inngåtte avtaler forlenges til 31.12.25. Dagens årlige leie, kr. 16.000,- videreføres og ineksreguleres årlig med virkning fra iverksettelse av ny avtale. Ved votering ble de to forslagene satt opp mot hverandre. Forslaget fra Holm fikk 4 stemmer (V, SP, H) mot 3 stemmer (AP) for forslaget fra Østensvig. Forslaget fra Holm ble vedtatt. Vedtak: Det vises til vedtak fattet av Havnestyret i saken 5. mai 2015. Søndre Sjøbod skal fortsatt eies av kommunen. Inngåtte avtaler forlenges til 31.12.25. Dagens årlige leie, kr. 16.000,- videreføres og indeksreguleres årlig med virkning fra iverksettelse av ny avtale. Forslag til kontrakt fra advokat Jørgen Stubberud, merket utkast 2, datert 16.06.15, ivaretar etter Havnestyrets mening de nødvendige kontraktsmessige forhold og legges til grunn for en leiekontrakt av Søndre Sjøbod med Rekecaféen Rune Midtlien. I forslaget, punkt 5, endres til følgende ordlyd: Hvis virksomheten i Rekekaféen Rune Midtlien overføres til et AS (herunder ved omdanning fra nåværende enkeltpersonforetak til AS), skal avtalen reforhandles. 24