Planprosess for bygging av ny barneskole på Brekstad Prosjekteringsfasen fram til byggestart 25.01.2016
Bakgrunn På bakgrunn av gjennomførte forhandlinger med Forsvarsbygg om erstatning for Hårberg skole, besluttet kommunestyret i møte 17.12.2015, å akseptere statens tilbud på 100 millioner kroner. Stortingets approbasjon av avtalen gjenstår, men det skal etter planen skje i juni 2016. På grunnlag av samtaler mellom kommunen og Forsvarsbygg er det fra sistnevntes side vurdert å være svært lite sannsynlig at Stortinget ikke vil godkjenne avtalen. Tatt i betraktning at det i avtalen er satt en frist for Forsvarsbyggs overtakelse av Hårberg skole til 01.08.2017, er det følgelig nødvendig at planarbeidet for den nye skolen starter umiddelbart. Som det går fram av dette dokumentet er det, etter den prosess for planlegging og bygging som er foreslått, lagt til grunn at kommunen blir nødt til å benytte den mulighet som er hjemlet i avtalen om å få benytte skolen også etter august 2017. Den foreslåtte planprosessen legger til grunn at skolen stå ferdig og klar til bruk fra januar 2018. Grunnlag I planprosessen skal følgende legges til grunn: Stedsvalg/plassering I innstillingen til kommunestyret, fra den nedsatte arbeidsgruppen som hadde som oppdrag å endelig avklare plasseringen av den nye skolen, heter det (til behandling i kommunestyret 28.01.2016) at skolen skal bygges på «Tommelise-tomta», - altså verken som et tilbygg til ungdomsskolen eller som en del av det framtidige Ørland Arena bygget. Dimensjonering Den nye skolen skal planlegges for et elevtall på 350. Det skal legges opp til en utbygging i to trinn hvor det i første omgang bygges en skole for 280 elever. I planleggingen av den nye skolen skal det imidlertid inngå hvordan utvidelsen for 70 nye elevplasser skal skje. Det skal planlegges ut fra at utvidelsen i størst mulig i grad kan gjennomføres slik at skolens daglige virksomhet ikke forstyrres. Planprosess Vi står overfor en situasjon der det i prinsippet er 3 alternativer for selve planleggingsprosessen. Det ene er den tradisjonelle måten å gjøre det på, - å først gjennomføre en ordinær arkitektkonkurranse som grunnlag for utarbeidelse av forprosjekt og anbudsdokumenter. 3
Det andre alternativet er å gjennomføre en såkalt «samspillprosedyre». Det innebærer at det først gjennomføres en prekvalifisering av arkitekt, entreprenør, landskapsarkitekt og rådgivere (konkurranse på Doffin). En jury velger deretter ut 5 6 grupperinger som man ønsker å ha med i den videre konkurransen om prosjekteringen. De prekvalifiserte grupperingene utarbeider og prisberegner så hvert sitt forslag (pristilbudet er bindende). Som input og grunnlag for dette arbeidet utarbeider kommunen et konkurransegrunnlag. Dette består i hovedsak av ønsker og visjoner som utarbeides av brukergruppen for prosjektet. I tillegg settes opp en del kriterier som ivaretar den tekniske driften av bygget. Det tredje alternativet vil være å invitere de 3 firmaene kommunen har inngått en rammeavtale med, og gjennomføre en konkurranse disse tre imellom når det gjelder prosjekteringsarbeidene. De tre firmaene er AsplanViak, Reinertsen og Rambøll. Alle 3 firmaene har i løpet av de siste årene gjennomført planlegging av nye skoler og er alle, etter en vurdering, godt kvalifiserte til et slik prosjekteringsarbeid. Disse tre firmaene inviteres til å konkurrere seg i mellom om oppdraget med planlegging og prosjektering. En jury velger så hvilket av de 3 forslagene det skal arbeides videre med og som dermed danner grunnlaget for den videre planleggingen fram til byggestart. Mellom de 3 alternativene vil det være stor forskjell på den tid som medgår fra start til ferdigstilt prosjektering. Den største forskjellen i tidsbruk ligger mellom «samspillprosessen» og det tredje alternativet ved bruk av den inngåtte rammeavtalen. Mens samspillprosessen vil ta ca 1 år til prosjektering og en byggetid på ca 1år, vil bruk av rammeavtalen bety ca 0,5 år i prosjektering og ca 1 år i byggetid. Lagt til grunn at Hårberg skole bør være fraflyttet når den andre kontingenten av F35 jagerfly kommer til flystasjonen i mars 2018, bør det legges opp til en prosess som medfører at skolen kan tas i bruk fra januar 2018. Det innebærer at prosjekteringsarbeidet gjennomføres ihht alternativ 3. Av erfaring vet vi at vellykketheten med et prosjekt som dette er svært avhengig av den involveringen man klarer å få til fra brukernes ståsted. Det er derfor viktig at det settes av tilstrekkelig tid til brukergruppens arbeid med planforutsetningene. Organisering av, og deltakelse i, planprosessen Gjennomføringen av prosjektet ledes av en prosjektleder ansatt i Ørland kommune. For gjennomføringen av planleggingsprosessen velges en styringsgruppe, en brukergruppe og en referansegruppe. 4
Styringsgruppens sammensetning: o Komitéleder oppvekst, kultur og idrett leder av styringsgruppen o Kommunalsjef oppvekst o Rektor Hårberg skole o Enhetsleder eiendom og kommunalteknikk o Prosjektleder sekretær for styringsgruppen Brukergruppens sammensetning: o Kommunalsjef oppvekst gruppeleder o Leder for komité oppvekst, kultur og idrett o Rektor Hårberg skole o Representant for Hårberg skoles ledergruppe o Leder SFO o Plasstillitsvalgt o Verneombud o Leder skolehelsetjenesten o Leder FAU o Elevrådsleder o Prosjektleder for utbyggingen sekretær for brukergruppen Referansegruppens sammensetning: o Komité for oppvekst, kultur og idrett o Personalgruppen ved Hårberg skole Framdrift hovedmilepæler Følgende hovedprosesser gjennomføres: 1. De 3 firmaene Rambøll, Reinertsen og AsplanViak - inviteres til en presentasjon av sine tidligere prosjekteringsarbeider knyttet til skolebygg. På dette grunnlaget vurderes om vi ønsker å ha med alle 3 firma i den videre konkurransen. Denne firmapresentasjon gjennomføres i uke 5. Deltakere her er prosjektledelse og styringsgruppe. 2. Utarbeidelse av grunnlaget (kravspek fra kommunen) for konkurransen mellom de 3 firmaene 5
Dette forestås i hovedsak av brukergruppen. Arbeidet består i å utvikle en visjon samt overordnede føringer som man ønsker skal gjelde som grunnlag for planleggingen av den nye skolen. Det gjelder pedagogiske forhold, funksjonalitet, planlegging av uteområder osv. Som et ledd i dette arbeidet vil det være naturlig at brukergruppen støtter seg på andre kommuners erfaringer samt forskningsarbeid som er utført i den senere tid. Besøk til skoler som er bygd og som har godt omdømme i forhold til funksjonalitet vil være et viktig element i brukergruppens arbeid. Arbeidet må starte omgående og være ferdig innen februar. I tillegg utarbeides en teknisk spesifikasjon for bygget relatert til energi og andre driftsrelaterte forhold Dette arbeidet utføres av kommunens Eiendomsforvaltning og er ferdig i løpet av februar. 3. De 3 firmaene utarbeider så sine forslag til løsninger for den nye skolen på grunnlag av kommunens overordnede føringer (=konkurransegrunnlaget). Foruten planløsninger skal tilbudet også inneholde prisen for detaljprosjekteringen og anbudsutarbeidelsen. En vurdering av kostnadene for byggingen av sitt foreslåtte prosjekt skal også inngå. Frist for levering av forslag er satt til 1.mai. 4. En jury bestående av ordfører, styringsgruppe og referansegruppe velger vinner på grunnlag av intervju med det enkelte firma og deres presentasjon av sitt forslag. 5. Det firmaet som vant konkurransen skal så, sammen med kommunen som oppdragsgiver, utvikle prosjektet fram til endelig byggeklar løsning og deretter utarbeidelse av anbudsdokumenter. Det er viktig at brukergruppen deltar aktivt i dette arbeidet. Detaljprosjektet skal være ferdig for anbudsutsendelse 1.oktober. 6. Anbudsfrist vil være 11.november. Valg av entreprenører og godkjenning av kostnader legges fram for kommunestyret i møte 24.november. 6
Byggefase Byggest art vil være primo desember 201 6. Forventet bygg etid er estimertil i underkant av 1 år og skolen vil følgelig være klar til å tas i bruk fra oppstart i januar 201 8. 7
ØRLAND KOMMUNE Postboks 401, 7130 Brekstad Tlf: 72 51 40 00 Rådhusgata 6, 7130 Brekstad postmottak@orland.kommune.no 8