Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurranse med forhandling 2 trinn under EØS-terskel ved anskaffelse av: 2011/15809 RA 2766 Rammeavtale på fotograftjenester for Universitetet i Oslo Dato: 24.01.2012
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Bakgrunn for anskaffelsen... 3 1.3 Oppdraget... 3 1.4 Oppdeling av leveransen... 4 1.5 Lover og regler... 4 1.6 Antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud... 5 1.7 Antall tilbud det vil bli forhandlet om...5 1.8 Avtale... 5 1.9 Kunngjøring av anskaffelsen... 5 1.10 Tentativ fremdriftsplan.... 5 1.11 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget... 6 1.12 Frist for levering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget... 6 1.13 Krav til utforming av søknaden... 6 1.14 Språk... 7 1.15 Evaluering... 7 1.16 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 7 1.17 Tilbyders deltakelseskostnader... 7 2 KRAV TIL LEVERANDØREN/KVALIFIKASJONSKRAV... 7 2.1 Signert søknad for svar på kvalifikasjonsgrunnlaget.8 2.2 Obligatoriske krav.8 2.3 Juridisk og finansiell stilling.8 2.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner..8 2.5 Forskrift 8. februar 2008 9 3 BEHANDLING AV SVAR PÅ KVALIFIKASJONSGRUNNLAG... 9 3.1 Åpning... 9 3.2 Avvisning... 9 3.3 Retur av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget... 9 3.4 Fortrolig behandling av informasjon... 9 3.5 Begrunnelse... 10 Vedlegg 1: HMS egenerklæring... 101 Vedlegg 2: Egenerklæring om vandel 12 2
1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Universitetet i Oslo, UiO, er landets største og mest tradisjonsrike institusjon for høyere utdanning grunnlagt i 1811. I dag er det ca. 33 000 studenter og ca. 6 300 ansatte ved UiO. Ytterligere informasjon om UiO finnes på følgende internettside: www.uio.no. 1.2 Bakgrunn for anskaffelsen UiO ønsker i denne anskaffelsen å dekke et behov for fototgraftjenester for å sikre god koordinering av fotograferingsoppdrag på hoved- og grunnenheter ved UiO. Se: http://www.uio.no/om/organisasjon/#vrtx-main-content-2 Det skal inngås parallelle rammeavtaler med minimum 2 leverandører. Eksisterende avtaler som måtte finnes ved UiO som dekker de samme områdene som det spørres om i denne konkurransen, vil løpe videre inntil de sies opp eller går ut. Denne rammeavtalen vil erstatte eksisterende avtaler ettersom de avsluttes. 1.3 Oppdraget Enhver valgt leverandør skal kunne dekke samtlige kategorier av bilder som omfattes av avtalen: a. Arrangement/reportasje/aktualitet b. Kampanje c. Bygning, landskap, illustrasjon, person/portrett og gruppe 1.3.1 Beskrivelse av tjenestene: Fotografering av bilder i alle kategoriene over. Bildene skal benyttes i UiOsammenheng, dvs. på uio.no, i UiOs trykte medier/publikasjoner, kampanje- og reklamemateriell og i UiOs bildearkiv. 1.3.2 Unntak: Rammeavtalen gjelder ikke bilder som tas av UiOs egne ansatte. Avtalen gjelder heller ikke bilder som er tatt av underleverandører til andre samarbeidspartnere som UiO har rammeavtale med innenfor andre tjenesteområder. For eksempel: Avtale med reklamebyrå eller andre som benytter fotografer som underleverandører. Her er fotograftjenestene en del av et annet sammensatt tjenesteområde som UiO har rammeavtale på. 3
Den inkluderer heller ikke følgende type bilder: Arkitekturfoto, kunstfoto, kunstnerisk portrettfoto, profesjonsfoto eller teknisk foto. 1.3.3 Omfang: Vi anslår anskaffelsens verdi til å utgjøre totalt ca. NOK 500.000,- ekskl. mva pr. avtaleår, men tar forbehold om avvik fra dette anslaget. Det understrekes at det ikke er noen garanti for et slikt uttak. En rammeavtale i seg selv gir uttrykk for usikkerhet knyttet til omfang, og budsjettmessige forhold kan tilsi en annen utvikling enn historiske tall gir. Rammeavtalens varighet vil være på 1 år med opsjon på 1 + 1 + 1 år, til sammen maksimum 4 år. 1.3.4 Premisser for konkurransen UiO skal ha fulle rettigheter til videre bruk av bildene i UiO-sammenheng. UiO har tatt i bruk elektronisk handel. Ved avrop på rammeavtalen som totalt har en verdi ikke større enn NOK 30.000 ekskl. mva., vil først bestiller henvende seg direkte til A-leverandøren, dvs. den leverandøren som fikk høyest samlet score totalt sett på alle tildelingskriteriene i konkurransen. Dersom denne leverandøren ikke kan levere, for eksempel grunnet leveringstid, kapasitet, el.l., vil avroper henvende seg til B- leverandøren, som er den leverandøren som fikk nest høyest samlet score totalt sett på alle tildelingskriteriene, deretter evt. til en C-leverandør osv. Slike henvendelser bør besvares på e-post eller telefon senest i løpet av 2 dager dersom ikke annet er avtalt. Deretter bekrefter bestiller bestillingen i UiOs elektroniske bestillingssystem vedlagt avropsskjema. Ved avrop større enn NOK 30.000 ekskl. mva, skal det først foretas en minikonkurranse blant de aktuelle leverandørene, med de samme tildelingskriteriene som i denne konkurransen. Deretter bekrefter bestiller bestillingen i UiOs elektroniske bestillingssystem vedlagt avropsskjema. Det er en betingelse at leverandør har en e- postadresse. 1.4 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å søke om deltakelse på deler av anskaffelsen. Det er adgang til å benytte underleverandører. Ved bruk av underleverandører gjelder følgende: Oppdragsgiver skal kun forholde seg til leverandøren som gir tilbudet, og som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne. 1.5 Lover og regler Oppdragsgiver gjennomfører anskaffelsen ihht. Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) som en Konkurranse med forhandling ihht. Forskrift om Offentlig Anskaffelser, kgl. Res. 7.april 2006 (FOA) Del I og Del II 5-1. Anskaffelsesprosessen er todelt. Trinn 1 er en utvelgelsesfase på bakgrunn av svar på kunngjøring i Doffin og dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Trinn 2 er en tildelingsfase på bakgrunn av et eget konkurransegrunnlag og gjennomføring av eventuelle avklaringer og forhandlinger. Konkurransegrunnlag vil bli sendt til de leverandører som er best kvalifisert etter at trinn 1 er gjennomført. 4
1.6 Antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense antall tilbydere som blir kvalifisert for deltakelse i tildelingsomgangen. Antall deltakere som blir invitert til å gi tilbud er minimum 8. Dette er likevel ikke til hinder for at oppdragsgiver inviterer færre tilbydere enn oppgitt i kunngjøringen, i tilfeller hvor det ikke foreligger et tilstrekkelig antall tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene. Først blir tilbyderne vurdert om de tilfredsstiller premisser for konkurransen, ref. punkt 1.3.4, og om tilbyderne er kvalifisert basert på vurdering av kvalifikasjonskriteriene i punktene 2.1, 2.2, 2.3 og 2.5. De tilbyderne som tilfredsstiller kravene her, vil bli vurdert opp mot hverandre i kravene spesifisert i punkt 2.4 Teknisk og faglige kvalifikasjoner. De tilbyderne som er de best kvalifiserte tilbyderne iht dette punktet, vil få tilsendt konkurransegrunnlaget. Dersom noen av tilbyderne skulle ende opp med lik score i evalueringen under punkt 2.4, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å velge ut ved loddtrekning hvilke tilbydere som vil få invitasjonen, dersom disse tilbyderne er flere enn antall tilbydere oppdragsgiver ønsker å invitere totalt sett. Oppdragsgiver vil sikre at alle forhold rundt denne prosessen dokumenteres, ivaretar kravet om likebehandling og er etterprøvbare. 1.7 Antall tilbud det vil bli forhandlet om Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jfr. FoA 11-8. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige regler i FoA 3-1, samt reglene i FoA 3-6. 1.8 Avtale Det skal inngås avtale med minimum 2 leverandører. Prosedyrene for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen reguleres av forskriftens 6-3. Dette vil bli ytterligere beskrevet i konkurransegrunnlaget, (ref. pkt. 1.3.4 her). 1.9 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN (ref.nr.: xxx). 1.10 Tentativ fremdriftsplan. Nedenfor viser en tentativ plan for anskaffelsen. 5 Oppdragsgiver planlegger fremdrift etter følgende tentative plan Dato: Aktivitet: 24.01.2012 Kunngjøring av anskaffelsen: Kvalifikasjonskrav 31.01.2012 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget/kunngjøringen 08.02.2012 Frist for innlevering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget
(kvalifikasjonsdokumenter) Meddelelse om hvem som er kvalifisert for tildelingsomgang/ 22.02.2012 utsendelse av konkurransegrunnlag 19.03.2012 Tilbudsfrist 16.04. - 17.04.2012 Forhandlinger 26.04.2012 Kontraktstildeling 1.11 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Siste frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlag er tirsdag 31.01.2012 kl. 14.00. Spørsmålene skal være skriftlige. All kommunikasjon skal være på norsk. Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal skje skriftlig til: Firma: Kontakt: Mail: Universitetet i Oslo Berit Svendsen berit.svendsen@admin.uio.no Spørsmålene vil bli samlet opp, gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte. Svar vil bli tilsendt samtlige tilbydere skriftlig etter at fristen for å stille spørsmål er gått ut. 1.12 Frist for levering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Svar på kvalifikasjonskrav må være oss i hende innen onsdag 08.02.2012 kl. 14.00. For sent innkomne svar på kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Svar på kvalifikasjonsgrunnlaget skal leveres til: Universitetet i Oslo Innkjøpsseksjonen v/berit Svendsen Sogn Arena, resepsjonen i 4. etg. Klaus Torgårdsvei 3 0372 Oslo (Svaret leveres i resepsjonen på Sogn Arena, 4. etg., som har åpningstid mellom kl. 10.00 og 14.00 på hverdager.) Svar på kvalifikasjonsgrunnlaget skal merkes: Anskaffelse 2011/15809 RA 2766 - Rammeavtale på fotograftjenester for Universitetet i Oslo, v/berit Svendsen Åpnes kun av adressat 1.13 Krav til utforming av søknaden Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i 2 eksemplarer, 1 signert original og 1 kopi, samt 1 elektronisk eksemplar, levert på ordinært elektronisk medium, enten cd-plate eller 6
minnepinne. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjonen være gjeldende. Søknaden disponeres på følgende måte: 1. Signert søknadsbrev 2. Svar på premisser for konkurransen 3. Svar på obligatoriske kvalifikasjonskrav 4. Svar på juridisk stilling 5. Svar på tekniske og faglige kvalifikasjoner 6. Svar på Forskrift 8. fegbruar nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår 7. Evt. relevante vedlegg 1.14 Språk Søknaden (kvalifikasjonspapirene) skal være på norsk. 1.15 Evaluering Oppdragsgiver vil evaluere alle innkomne svar, og kvalifiserte tilbydere vil få tilsendt konkurransegrunnlag for tildelingsomgangen straks det er klart hvem som er kvalifisert videre innenfor satt ramme for antall tilbydere som får være med i konkurransen. 1.16 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonskrav vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle tilbydere som har meldt interesse for å delta i konkurransen. 1.17 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2 Krav til leverandøren/kvalifikasjonskrav Innledning Oppdragsgiver vil foreta en vurdering av hvorvidt tilbyderne er kvalifisert, basert på vurdering av kvalifikasjonskrav og premisser for konkurransen, ref. punkt 1.6. Oppdragsgiver tar sikte på å prekvalifisere minimum 8 tilbydere. Nedenfor er det gitt en oversikt over kvalifikasjonskrav. Alle tilbydere som deltar i kvalifiseringen, vil få skriftlig melding om de er utvalgt til å levere tilbud eller ikke. For å kunne komme i betraktning og bli kvalifisert for tildelingsomgangen, MÅ alle tilbydere dokumentere følgende forespurte krav listet under. Manglende dokumentasjon kan føre til avvisning, jfr Forskrift om offentlige anskaffelser 11-10. 7
2.1 Signert søknad for svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifiseringsanmodningen skal inneholde et undertegnet følgebrev. I følgebrevet skal det klart fremkomme at tilbyderen kan levere fototjenester på alle aktuelle kategorier bilder som omfattes av denne avtalen, samt hvem som er tilbyderens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer, faksnummer (hvis tilbyder har dette) og e-postadresse. 2.2 Obligatoriske krav: Krav: Skatteattester. - Skatteattester ikke eldre enn 6 mndr. fra søknadsfrist. Med skatteattester menes: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). - HMS egenerklæring, ikke eldre enn 6 mndr. fra søknadsfrist, i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS: (Benytt gjerne vedlagte mal.) Krav: Leverandøren skal ha god vandel Tilbyderen skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i vedlegg 2 er oppfylt. 2.3 Juridisk stilling Krav: Lovlig etablert foretak o Firmaattest 2.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner - Krav: Gode kvalifikasjoner o Innlevering av arbeidsprøver innen de ulike kategoriene inklusiv minimum en arbeidsprøve fra 2011. o Referanser bes oppgitt fra minimum en tidligere oppdragsgiver på arbeidsprøve fra 2011 o 8
Krav: Fotoutdannelse o Tilbyderen skal dokumentere sin faglige kompetanse relatert til anskaffelsen. * Krav: God gjennomføringsevne o Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. o Beskrivelse av hvordan tilbyderen er organisert og hvilke arbeidsprosesser som vil bli benyttet for gjennomføring av dette oppdraget. 2.5. Forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11a og kgl.res. 11. februar 2011 om delegering av Kongens myndighet etter lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11a til Arbeidsdepartementet. Det opplyses om at kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med denne forskriften, som ble endret 15. november 2011. For mer informasjon se: http://www.regjeringen.no/nb/dep/ad/dok/lover_regler/forskrifter/2011/fo rskrift-om-endringer-i-forskrift-8-feb.html?id=663253 Tilbyder skal bekrefte at de overholder overnevnte forskrift. 3 Behandling av svar på kvalifikasjonsgrunnlag 3.1 Åpning Det vil ikke bli offentlig åpning for svar på kvalifikasjonskrav. 3.2 Avvisning Avvisningsreglene i forskriften om offentlige anskaffelser 11-10 kommer til anvendelse. Det anbefales at tilbyderne gjør seg kjent med disse bestemmelsene. 3.3 Retur av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver vil ikke returnere svar på kvalifikasjonsgrunnlaget. 3.4 Fortrolig behandling av informasjon Oppdragsgiver vil behandle all informasjon fra tilbyder fortrolig. Tilbyder kan ikke offentliggjøre hele eller deler av forespørselen uten skriftlig tillatelse fra oppdragsgiver. 9
3.5 Begrunnelse Tilbydere som ikke får delta i tildelingsomgangen vil få tilsendt brev med en begrunnelse for hvorfor de selv ikke var aktuelle. Vedlegg 1. HMS-egenerklæring 2. Egenerkæring om vandel 10
Vedlegg 1: HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv., jf. Lov 17. juni 2005 nr. 62 20-2. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. jf. Lov 17. juni 2005 nr. 62 20-2. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: 11
Vedlegg 2: Egenerklæring om vandel (FOA 11-10) Denne bekreftelsen gjelder: Firma Organisasjonsnummer Adresse Postnr./-sted Land Denne bekreftelsen omfatter firma som benevnt over inkludert nærværende majoritetseiere, styremedlemmer og ledende administrativt personell. Det bekreftes at denne virksomhet i løpet av de siste 5 år ikke er rettskraftig dømt for: deltakelse i en kriminell organisasjon korrupsjon bedrageri hvitvasking av penger Virksomheten er videre ikke ved rettskraftig dom kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel eller i sitt yrke gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Daglig leder (sign.) Sted/dato: 12