Generelt AutoPay er både et program og en skytjeneste. Det er ikke vanskelig å starte opp med AutoPay, men det er allikevel flere parter som blir involvert når en slik tjeneste skal settes i gang. Nedenfor beskriver vi de ulike trinn i prosessen ved oppstart og hvordan man etablerer betalingsavtaler for de ulike bankene. AutoPay bygger på ideen om Den elektroniske motorvei. Det innebærer blant annet at den som bruker AutoPay i Visma Business på egen hånd etablerer nye avtaler. På samme måte avslutter man også selv hele avtaler eller enkelttjenester innenfor avtalen. Visma Software fakturerer lisensinnehaver i Visma Business for bruk av tjenesten AutoPay per måned per tjeneste per bankkonto per klient i henhold til gjeldende prisliste for AutoPay. Det er derfor viktig at avtaler eller deler av avtaler som ikke lenger er i bruk på klienter i Visma Business settes som inaktiv så snart som mulig etter at trafikken frem og tilbake opphører. Endringer i antall aktive avtaler og tjenester innenfor avtalen får umiddelbar konsekvens for neste fakturering av aktive AutoPay tjenester. Merk: Hvordan deaktiverer man avtaler og enkelttjenester innenfor avtalen i AutoPay for derved å unngå å bli belastet for tjenester man ikke bruker? Se avsnittet Administrasjon av fakturerbare tjenester i AutoPay bakerst i dette dokumentet! Oppstart av AutoPay trinn for trinn: 1. Kjøp av lisens for AutoPay og mottak av ny lisens for Visma Business AutoPay programvare kjøpes på vanlig måte via forhandlerkanalen. Dette utløser behov for ny lisensnøkkel for Visma Business. Denne må ikke legges inn før AutoPay programvare er installert. 2. Abonnentavtale for Visma AutoPay. For å få tilgang til å sende betalingstransaksjoner via AutoPay gjennom Den elektroniske motorvei, må abonnentavtalen for Visma AutoPay fylles ut, signeres av lisensinnehaver og sendes til Visma Software. Last ned Abonnentavtale AutoPay og AutoCollect Visma Software AS.doc Straks abonnentavtalen kommer til Visma Software blir den signert og returnert til lisensinnehaver. Samtidig blir en kopi av avtalen sendt til driftsavdelingen for Visma AutoPay som genererer følgende nøkler og returnerer dem til oppgitt e-postadresse på avtalen: a. Signatur og sikkerhetskode Disse kodene identifiserer dataavsenderen og legges inn i eget vindu under Oppsett AutoPay Dataavsender. Dersom lisensen kjøres på et datakraftverk som har AutoPay fra før i en felles AutoPay installasjon for flere Visma Business installasjoner, så vil det ikke utstedes signatur og sikkerhetskode. b. Autorisasjonsnummer Denne koden knytter lisensinnehaver (abonnenten) til riktig VBsys i Visma Business. Dette registreres under Oppsett AutoPay Kilde. Installasjon av AutoPay bør ikke skje før disse kodene er mottatt. Visma Software AS Side 1
3. Betalingsavtaler mot bank. Uansett betalingssystem må det etableres avtaler mellom bank og kontoeier for at betalingsformidling skal kunne komme i gang. De avtaler som hver enkelt bank har etablert for sine brukere gjelder også for AutoPay, men på grunn av AutoPay sin helt spesielle funksjonsmåte er det laget spesialversjoner av disse avtalene som alltid må brukes. Følgende avtaler eksisterer i dag: a. Nets avtale Denne avtalen er fullt og helt Nets sin standard avtale for utbetaling og innbetaling, men hvor alle faste opplysninger knyttet til AutoPay er utfylt på forhånd. i. Utbetaling. Denne anbefales brukt til remittering mot alle banker som ikke støtter AutoPay direkte. Det gjelder i følgende norske banker: 1. Alle Terra banker 2. De banker under Evry som ikke tilbyr Evry sin AutoPay integrasjon. Per oktober 2012 har hele Sparebank 1 Gruppen inngått slik avtale. Andre banker må påvirkes til å gjøre det samme. Det er gunstig for bankene å tilby AutoPay direkte, ellers vil mange kunder kanskje velge å gå over til banker som støtter AutoPay direkte. Det er et ikke ønsket senario for disse bankene. ii. Innbetaling. AutoPay henter i hovedsak alle innbetalinger direkte fra Nets. De fleste banker leverer informasjon om sine bankinterne innbetalinger til Nets slik at Nets kan videreformidle det videre til AutoPay sammen med alle andre innbetalinger. Nets kan derved levere full Cremul innbetaling pluss til AutoPay for de fleste banker. Unntaket er DNB og Den Danske Bank (tidligere Fokus Bank) som ikke leverer bankinterne transaksjoner til Nets. AutoPay henter derfor disse betalingene direkte fra disse to bankene slik at vi også der kan tilby full Cremul innbetaling pluss. Last ned Nets - Betalingsformidlingsavtale AutoPay Ver. 1-2012 (felles for ut- og innbetaling). b. DNB For DNB finnes følgende avtaler: i. Avtale om bruk av AutoPay via DNB Denne avtalen tegnes en gang per abonnement og vil åpne for at AutoPay kan benyttes til utbetaling på alle konti som ligger under aktuelt abonnement i Nettbanken. ii. Cremul avtale for AutoPay Denne avtalen er delt i to. 1. Første del av avtalen gjelder etablering av innbetalingsavtale mot Nets på betalinger med KID betalinger uten KID mellom ulike banker (Cremul). 2. Del to av avtaler åpner for at AutoPay kan hente de bankinterne innbetalingene som DNB ikke sender til Nets. Last ned DNB - Innbetalingsavtale for AutoPay DNB-Visma Software. (remittering). Last ned DNB - Utbetalingsavtale for AutoPay DNB-Visma Software. (Cremul pluss innbetaling). c. Nordea Eget skjema for utbetaling direkte mot Nordea. For mottak av innbetalinger benyttes standard Nets skjema. Last ned Nordea - Avtale om bruk av Nordeas Edifact tjenester via AutoPay. d. Den Danske Bank (tidligere Fokus Bank) Den Danske Bank håndterer etablering av avtaleforholdet både for utbetaling og innbetaling selv via sin Cash Management avdeling. Ta derfor kontakt direkte med banken når nye kunder med Visma Software AS Side 2
konti i Fokus Bank skal i gang med AutoPay. Gi spesielt beskjed om at dette gjelder AutoPay! e. Evry Evry er datasentralen til de fleste norske banker utenom de som er nevnt ovenfor pluss Terra bankene. Evry har utarbeidet et eget avtaleskjema for integrasjonen mot AutoPay i samarbeid med Sparebank 1 Gruppen og Visma Software. Hver enkelt bank innenfor Evry skal bruke denne avtalemalen og tilpasse den til sin logo, sin layout og sitt behov. Etter hvert skal man henvende seg til den enkelte bank for å få tilsendt malen for aktuell bank. Last ned foreløpig malen Evry - Fullmaktavtale Sparebank 1 for AutoPay. 4. Nedlastning av Visma AutoPay programvare Dette skjer fra Partnerforumet. NB! Pass på at det du laster ned og installerer riktig versjon av AutoPay for riktig versjon av Visma Business! Normalt kompileres det kun en versjon av AutoPay for hver hovedversjon av Visma Business. Skulle det imidlertid være endringer i databasemodell for Visma Business innenfor en og samme hovedversjon, så kan det også medføre kompilering av egen versjon av AutoPay. 5. Installasjon av AutoPay Det er to trinn i installasjon av AutoPay: a. Installasjon av BigWinService b. Installasjon av AutoPay programvare. BigWinService installeres først og deretter AutoPay programvare. Samtidig som dette skjer skal også ny lisensnøkkel for Visma Business med AutoPay legges inn. Se installasjonsveiledning for AutoPay. Automatisk informasjon fra AutoPay via e-post Når du kommer i gang med AutoPay vil e-post være den helt sentrale informasjonskanalen mellom deg som bruker og de automatiske prosessene i systemet. Det er derfor viktig at riktig e-postadresse for saksbehandler registreres i avtalebilder for AutoPay. Det er også helt avgjørende at riktig e-postadresse for kunden (kontoeier) ligger i avtalebildet dersom kontoeier selv skal ettergodkjenne betalingene i Nettbanken for de går til utbetaling. Support AutoPay autopay@visma.no AutoPay har en egen dedikert e-post adresse for support. Denne blir kontinuerlig overvåket av kvalifisert personell. Denne e-post adressen skal kun benyttes i helt kritiske situasjoner, da normal support alltid skal gå via forhandler. Bruk av AutoPay trinn-for-trinn Det er veldig enkelt å komme i gang med AutoPay. Det er også veldig enkelt å bruke systemet i daglig drift. Følgende trinn må du gjennom etter at selve installasjonen er utført og oppsettet av AutoPay med innlegging av lisensnøkkel, signatur og autorisasjonsnummer er gjort: 1. Opprette betalingsformidlingsavtale på klienten inne i AutoPay. Dette gjøres før første remittering kan skje og før første innbetaling kan behandles. 2. Lage betalingsforslag Dette gjør du i Visma Business. Visma Software AS Side 3
3. Utlegg av remitteringsoppdrag med egengodkjenning av oppdraget Utlegg av remitteringsoppdrag gjøres i Visma Business. Oppdraget dukker da automatisk opp i godkjenningsvinduet i AutoPay. Dersom alt ser bra ut bekrefter du utbetalingen med ditt Windows passord som selvsagt skal være personlig. Dersom AutoPay er satt opp slik at du har tillatelse til å godkjenne utbetalingene selv uten at andre er inne i bildet, vil oppdraget gå direkte til bank. Hvis ikke vil godkjenningsknappen ha navnet Til godkjenning og minst en person i tillegg til deg selv må godkjenne utbetalingen i AutoPay før den går videre til bank. 4. Logging av nye leverandører og endring av kontonummer på eksisterende leverandører. Dette er en særdeles viktig del av sikkerheten i AutoPay. Sjekk alltid denne loggen som vises i nederste del av godkjenningsvinduet før du godkjenner oppdraget. Dette for å forhindre at penger utbetales til feil leverandør eller til feil konto. 5. Anvisning av utbetalingsoppdrag Dette gjelder kun dersom du ønsker ekstra sikkerhet før utbetaling ved at en annen enn den som har generert oppdraget må godkjenne det før AutoPay sender oppdraget videre til utbetaling. 6. Spørring på oppdrag i AutoPay og Visma Business. Du kan spørre på oppdrag i AutoPay så langt tilbake i tid som du ønsker. Det er fornuftig å sette seg inn i dette etter hvert som man kommer i gang. Hva er forskjellen på remittering direkte mot bank og via Nets? AutoPay støtter remittering mot alle norske banker via Nets. Vi anbefaler imidlertid remittering direkte mot bank der det er mulig. Årsaken er følgende: 1. Integrasjon med Nettbank! (Nordea dekker alt unntatt Nettbank integrasjon) Gir følgende tilleggsfunksjoner: a. Valgfri mulighet for anvisning i Nettbank. Dette er spesielt aktuelt for kunder av regnskapsbyrå som ønsker at byrået skal håndtere utbetalingene, men kunden selv vil gjøre den siste godkjenningen selv før betalingene går. Avvisning av poster under godkjenningen gir automatisk oppdatering helt tilbake til Visma Business med e-post melding til saksbehandler i Visma Business. b. Betalingene vises i forfallsregisteret i Nettbanken for de blir betalt. c. Man kan også angre på en utbetaling helt til den er utbetalt. Det gjøres direkte i forfallsregisteret i Nettbanken med samme håndtering som under anvisning av betalinger. 2. Automatisk avvisningshåndtering med direkte oppdatering i Visma Business. Dette skjer ved for eksempel feil eller manglende KID, feil bankkontonummer eller mangelfull dekning på konto. (Dette dekkes også i Nordea sin løsning) 3. Betaling til utlandet i NOK og valuta. (Gjelder også for Nordea) 4. Mer fleksible tidsfrister. Man kan bl.a. gjøre utbetalinger til ca. kl. 21:00 og samtidig få betalingen på konto neste morgenen. (Via Nets er fristen så tidlig som 14:00 med en ikke garantert frist kl. 15:00) (Gjelder også for Nordea). 5. Det er normalt lavere bankgebyr direkte mot bank enn via Nets, og årsgebyr for remittering via Nets faller bort. 6. Du spiller på lag med banken. Bankene ønsker at utbetalinger går direkte. Hva er forskjellen på OCR Cremul og Cremul pluss? Dette er begreper som beskriver ulike innbetalingstyper, og disse innbetalingstypene har til alt overmål ulike navn i ulike ledd i banksystemet. Følgende innbetalingstyper finnes: Visma Software AS Side 4
OCR innbetaling: Dette er et gammelt og godt innarbeidet begrep i alle deler av banksystemet som beskriver en tjeneste levert av Nets på et gammelt format som eies av Nets og leveres enten direkte fra Nets eller fra Nets via banken. Dette formatet dekker kun norske innbetalinger i norske kroner med gyldig KID. Cremul innbetaling: Dette er et nyere og moderne edifact format som har ulike navn hos Nets og bank. Bankene kaller det Cremul innbetaling mens Nets kaller det egiro innbetaling. Cremul innbetaling leveres alltid direkte fra Nets eller fra Nets via bank før kontoeier mottar dataene. AutoPay henter alltid Cremul innbetaling direkte fra Nets. Cremul innbetaling inneholder følgende innbetalingstyper: 1. Innbetalinger med KID 2. Strukturerte innbetalinger uten KID der betaler og mottaker har ulik bankforbindelse. Definisjon: Innbetalinger uten KID der betaler har registrert leverandørens fakturanummer på riktig plass i sitt økonomisystem slik at det kommer som Fakturareferanse på innbetalingen. AutoPay tolker denne informasjonen like godt som en vanlig innbetaling med KID. 3. Ustrukturerte innbetalinger uten KID der betaler og mottaker har ulik bankforbindelse. Definisjon: Innbetalinger uten noen informasjon fra betaler eller kun med tekstinformasjon i meldingsfeltet. Dersom betaler har angitt leverandørens fakturanummer i meldingsfeltet, vil AutoPay prøve å tolke det og bokføre det på vanlig måte med referanse mot faktura. Cremul innbetaling pluss: Samme edifact format som Cremul innbetaling. Bankene kaller dette for Cremul innbetaling pluss eller bare Innbetaling pluss, mens Nets kaller det for egiro innbetaling pluss. Cremul innbetaling pluss inneholder følgende innbetalingstyper: 1. Alt som ligger i Cremul innbetaling (se ovenfor). I tillegg mottar du følgende bankinterne transaksjoner: 2. Strukturerte bankinterne innbetalinger uten KID Definisjon: Samme som definisjon som for Cremul innbetaling, bortsett fra at dette er innbetalinger der både betaler og mottaker har konto i samme bank. Banken sender av kostnadshensyn aldri slike betalinger via Nets. 3. Ustrukturerte bankinterne innbetalinger uten KID. Definisjon: Samme som definisjon som for Cremul innbetaling, bortsett fra at dette er innbetalinger der både betaler og mottaker har konto i samme bank. Bankens sender av kostnadshensyn aldri slike betalinger via Nets. 4. Utenlandske innbetalinger i NOK og i valuta. Cremul pluss gir derfor alle innbetalinger elektronisk. Bankgebyr og renter kommer ikke elektronisk og må derfor bokføres manuelt. Vi anbefaler derfor alle om å velge Cremul innbetaling pluss i sine innbetalingsavtaler. Det betyr at det da kun skal krysses av for Egiro innbetaling pluss på standardskjemaet til Nets. Da får du alt. Visma Software AS Side 5
Administrasjon av aktive tjenester i AutoPay som faktureres. Konseptet AutoPay baserer seg på ideen om den Elektroniske motorvei. Dette konseptet baserer seg på automatikk gjennom hele prosessen og selvbetjening fra brukeren sin side. Dette for å unngå manuelle operasjoner under veis og derved sørge for en så automatisert, effektiv og rimelig løsning som overhode mulig. For å oppnå dette er det helt avgjørende at AutoPay brukeren selv både etablere nye AutoPay avtaler i Visma Business og selv også avslutter avtaler eller deler av avtaler uten å måtte kontakte Visma Software eller sin Visma forhandler for å få dette gjort. Lisensinnehaver i Visma Business er derfor selv ansvarlig for å starte og stoppe avtaler eller deler av avtaler i AutoPay. Antall aktive tjenester som er grunnlaget for fakturaen fra Visma Software for bruk av tjenesten AutoPay blir dermed automatisk regulert i henhold til de endringer brukeren selv gjør. Det er derfor viktig at AutoPay tjenesten slås av så snart som mulig etter at bruken av tjenesten(e) opphører på den enkelte klient. Dette for å unngå å bli fakturert for tjenester som ikke er i bruk. Det er flere måter å gjøre det på for å sette en avtale eller deler av en avtale som ikke aktiv i AutoPay: 1. Dersom klienten i Visma Business ikke lenger skal benytte AutoPay: Ta bort haken i feltet Aktiv øverst i avtalebilder. 2. Dersom kun deler av avtalen skal stoppes: Ta bort haken foran en eller flere av tjenestene innenfor avtalen: a. Innbetaling b. Utbetaling c. Avtalegiro Fakturering av AutoPay tjenesten skjer etterskuddsvis på grunnlag av antall aktive tjenester ved utgangen av hver måned. Det er derfor viktig å deaktivere avtaler eller tjenester innenfor avtalen før månedsskifte. Fra oppsettsbildet i AutoPay kan du se alle aktive avtaler og hvilke tjenester som er aktive for alle klienter innen for aktuell VBsys. Det gjør du ved å velge menyen Oppsett og deretter Vis alle avtaler for Kilde (=VBsys). Du må da identifisere deg med passordet som er satt på kilde, et passord som kun ansvarlig person for sikkerheten i AutoPay skal ha kjennskap til (NB!). Du vil da se alle registrerte avtaler. Dersom avtalene er inaktive er de grået ut som vist nedenfor. Visma Software AS Side 6
Type angir om avtalen inneholder både ut- og innbetaling. Avtalegiro vises ikke som tjeneste i dette oversiktsbildet. Bildet nedenfor viser hvordan du deaktiverer hele avtalen (alle fakturerbare tjenester) eller de tre enkelttjenestene hver for seg. Deaktivere hele avtalen. Ta bort denne haken og alle tjenester blir deaktivert Deaktivere kun innbetaling. Ta bort haken for innbetaling. Deaktivere kun Avtalegiro. Ta bort haken for Avtalegiro. Deaktivere kun Utbetaling. Ta bort haken for utbetaling. Fremmedremittering. Tjenesten er knyttet til Utbetaling og er derfor isolert sett gratis. Visma Software AS Side 7
Innbetalingsspesifikasjon AutoPay Ved å dobbeltklikke i feltet Ekstratekst på innbetalingstransaksjoner i bilagsregistreringsbildet (dersom bunten ikke er oppdatert) eller i ordinære spørrebilder både i standard Visma Business og i Visma Business Regnskapsbyrå, vil du få frem et spesifikasjonsvindu vindu fra AutoPay. Det viser all informasjon vedrørende aktuell betaling som AutoPay har mottatt fra bank. Forutsetningen for at AutoPay skal kunne vise denne informasjonen er at betalingen er bokført av AutoPay. Dette er viktig ekstrainformasjon som kan benyttes i bilagsregistreringen dersom AutoPay ikke klarer å bokføre alle innbetalinger automatisk. Det kan også benyttes i ettertid for å dokumentere allerede bokførte og oppdaterte innbetalinger. Når du benytter elektronisk innbetaling, så vil man ikke motta annen bilagsdokumentasjon enn den elektroniske innbetalingsinformasjonen. Denne spesifikasjonen fra AutoPay vil derfor også være eneste bilagsdokumentasjon for disse transaksjonene. Nedenfor viser vi bilder av hvordan dette ser ut og virker i praksis: Dobbeltklikk i feltet Ekstratekst, og du får opp bildet som vist nedenfor. Visma Software AS Side 8
Her er spesifikasjonen av aktuell transaksjon. Visma Software AS Side 9