Veiledning for elektronisk registrering Veiledning En ABC for elektronisk Samordnet registermelding
Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 Elektronisk signering av vedlegg til Samordnet registermelding... 3 Logge på... 3 Min meldingsboks... 4 Samtykke i forhold til bruk av Altinn... 4 Hvem du representerer... 5 Delegering av rettigheter i Altinn når en signeringsoppgave sendes til en juridisk person (organisasjonsnummer)... 5 Signering av registermelding eller vedlegg... 7 Tillegg gjelder bare for den som oppretter meldingen... 9 Last opp vedlegg... 9 Statussiden for vedlegg... 11 Send til signering... 12 Varsling til mobil eller e-post... 12 Signering og status... 13 Utarbeidet av Brønnøysundregistrene 28. mai 2013 Side 2 av 14
Elektronisk signering av vedlegg til Samordnet registermelding Alle elektroniske meldinger til Enhets- og Foretaksregisteret skal signeres elektronisk. Meldinger med tilhørende vedlegg sendes til Altinn der selve signeringen foregår. For at du skal få tilgang til en tilsendt signeringsoppgave, må du være logget inn i Altinn. Logge på Når du skal logge deg på, kommer du til ID-porten. Her har du fire alternative påloggingsmetoder å velge mellom: Du kan velge å logge inn med MinID. Har du registrert deg tidligere, kan du bruke fødselsnummer, passord og engangskode fra SMS. Hvis ikke, må du ha et PIN-kodebrev fra MinID. Bankenes løsning for elektronisk ID er også tilgjengelig som påloggingsalternativ i ID-porten. Nå kan du bruke BankID med kodebrikke fra banken din når du skal logge deg på Altinn. Du kan også logge på med smartkort fra BuyPass. For å logge på med smartkort trenger du en kortleser installert på PC-en din. Smartkort og USB kortleser kan bestilles fra BuyPass Det fjerde alternativet er å logge inn med en USB-pinne fra Commfides. Commfides leverer elektronisk ID for innlogging til offentlige tjenester. Du finner mer informasjon om elektronisk ID og innlogging her: http://www.difi.no//elektronisk-id/hjelp-og-brukerstotte http://www.difi.no//elektronisk-id/slik-skaffer-du-deg-elektronisk-id Side 3 av 14
Min meldingsboks Etter at du er logget inn, kommer du til siden «Min meldingsboks». Elementene du trenger å forholde deg til i bruken av den elektroniske versjonen av Samordnet registermelding i Altinn er følgende: 1. Arkfanen «Til min behandling» Her finner du alle opprettede meldinger og signeringsoppgaver for de meldingene/vedleggene du er satt til å signere. 2. Arkfanen «Arkivert» Her vil alle signeringsoppgaver (meldinger/vedlegg) du har signert og sendt fra deg bli lagret. 3. Informasjon om hvem som er pålogget, og hvem du representerer. 4. Arkfanen «Skjema og tjenester» Her finner du alle tjenester og skjemaer i Altinn. Samtykke i forhold til bruk av Altinn Når du tar Altinn i bruk må du gi samtykke i at du vil bruke Altinn for deg selv og/eller andre. Dette er en forutsetning for at du skal kunne motta oppgaver gjennom Altinn-portalen. Under «Mine innstillinger» kan du både gi og trekke samtykke i forhold til bruk av Altinn. Mer informasjon om innstillinger for din profil, finner du her: https://www.altinn.no/ no/hjelp/minprofil Når du samtykker tillater du at personopplysninger om deg blir behandlet i Altinn. Opplysningene som du gir fra deg vil bare videresendes fra Altinn til den offentlige virksomheten som du kommuniserer med i det enkelte tilfellet. For å samtykke i bruk av Altinn-portalen, går du inn på «Min profil», og velger deretter «Mine innstillinger andre» til venstre på siden. Side 4 av 14
Hvem du representerer For å få tilgang til en signeringsoppgave som er sendt til bankens organisasjonsnummer, må du velge selskapet du representerer i nedtrekksmenyen under «Den jeg representerer nå». Velg selskapet du skal representere, og trykk på knappen «Oppdater». Signeringsoppgaven vil vises i listen hvis du kan signere på vegne av «Banken AS». Er du daglig leder eller styrets leder vil du automatisk ha de nødvendige rettighetene for å kunne gjennomføre en signering på vegne av banken/selskapet. Hvis du ikke kan rapportere på vegne av banken/selskapet slik det er beskrevet over, må du få delegert retten til å signere Samordnet registermelding. Dette gjøres som beskrevet i punktet under. Delegering av rettigheter i Altinn når en signeringsoppgave sendes til en juridisk person (organisasjonsnummer) Hvis en signeringsoppgave sendes til et organisasjonsnummer (en juridisk person), er det daglig leder eller styrets leder som kan signere på vegne av enheten/foretaket. Daglig leder/styrets leder kan selv delegere rettigheten «Signerer av Samordnet registermelding» videre hvis andre skal kunne signere på vegne av enheten. NB! Det er i utgangspunktet bare daglig leder eller/og styrets leder som kan tildele rettigheter i Altinn. For å få tilgang til å delegere på vegne av andre må du ha rollen «Tilgangsstyring» i tillegg til den rollen du ønsker å delegere. Hvordan kan jeg gi tilgangene mine videre til andre? Du kan delegere tilganger og rettigheter på siden «Deleger roller og rettigheter» under valget «Tilgangsstyring» i hovedmenyen. Side 5 av 14
Gå inn via arkfanen «Tilgangsstyring» fra meldingsboksen din i Altinn. Velg selskapet du skal rapportere for fra nedtrekks-menyen. Trykk på lenken «Deleger roller og rettigheter» til venstre. Skriv inn fødselsnummer og etternavn, og kryss av for rollen «Signerer av Samordnet registermelding» for den som skal signere. Trykk deretter på «Deleger rolle(r)». Personer som har fått tildelt rettigheten «Signerer av Samordnet registermelding» vil nå få tilgang til signeringsoppgaver som er sendt til banken når de velger å rapportere på vegne av banken. For mer om delegering av rettigheter, se hjelpetekstene til høyre på siden. Personer som er tildelt rettigheten «Signerer av Samordnet registermelding» vil ha tilgang til å signere på vegne av banken så lenge denne ikke blir slettet. Side 6 av 14
Husk å velge banken i nedtrekksmenyen for «Den jeg representerer nå». Signering av registermelding eller vedlegg Når registermeldingen er sendt til signering, vil de som skal signere meldingen finne en signeringsoppgave under arkfanen «Til min behandling» i Altinn. Klikk på lenken for å åpne signeringsoppgaven. For å se på dokumentene i meldingen, trykker du på det dokumentet du ønsker å se på. Du får da opp en side med lenker til alle dokumentene som hører til meldingen. Hvilke vedlegg/dokumenter du skal signere på, vises med en avkrysning til venstre for dokumentet. Side 7 av 14
Selve signeringen gjøres ved at du trykker på knappen «Signer og send inn» nederst til høyre på siden. Det er viktig å merke seg at meldingen med eventuelle vedlegg først blir sendt inn til Brønnøysundregistrene når alle som skal signere har gjort ferdig sine signeringer. Etter at du har signert, får du en kvittering på at du har gjennomført din signering på vegne av banken for det aktuelle dokumentet/vedlegget. Trenger du faglig brukerstøtte? Ta kontakt på telefon: 75 00 60 00 eller e-post: support@altinn.no Side 8 av 14
Tillegg gjelder bare for den som oppretter meldingen Last opp vedlegg For å laste opp vedlegg til meldingen, velger du arkfanen merket «Vedlegg» øverst til venstre i skjemaet. Siden for opplasting av vedlegg vil vises. Hvis du lager en melding for nyregistrering av aksjeselskap, vil menyen til venstre allerede inneholde en liste med de vedleggene som må være vedlagt for at meldingen skal kunne sendes inn. Legg merke til statusen under de enkelte vedleggstypene (se illustrasjon over). Denne vil endre seg når du har lagt til fil(er) og valgt hvem som skal signere hvis signering kreves. Du må velge «Oppdater og lagre» for at statusen skal oppdateres. Side 9 av 14
Velg vedleggstype. Hvis du velger et vedlegg i menyen til venstre, vil vedleggstypen allerede være utfylt. Hvis ikke må du velge vedleggstype fra nedtrekksmenyen. Last opp fra fil Når du velger «Bla gjennom», åpner det seg et vindu som lar deg velge en fil på maskinen din. Finn den filen som skal lastes opp. Trykk deretter på «Åpne»-knappen og filnavnet legges i feltet til venstre for knappen «Bla gjennom». Du må velge «Legg til» for at filen skal bli lagt til i tabellen som viser «Filer i dette vedlegget». Signeringskrav forteller om vedlegget skal signeres elektronisk eller ikke. Fyll ut hvem som skal signere. Dette feltet er bare tilgjengelig for utfylling når det er krav om elektronisk signering. Velg «Lagre vedlegget» for å lagre, oppdatere status og blanke ut siden. Side 10 av 14
Statussiden for vedlegg Når du har lastet opp et vedlegg, vil du få opp en side med status for vedlegget. Status for vedlegget kan være: Mangler vedlegget er ikke lastet opp. Alternativt kan du ha glemt å trykke på knappen «Oppdater og lagre» etter at fil(er) er lagt til. Ingen vedlegg er lastet opp/lagret Det er ingen fil(er) som er lastet opp. Vedlegget mangler fil(er). Ufullstendig vedlegget er lagret, men mangler fil eller opplysninger om hvem som skal signere hvis det er krav om det. Mangler opplysninger om hvem som skal signere Det er ikke lagt inn opplysninger om hvem som skal signere vedlegget der det er krav om signering. Klart for innsending Vedlegget er lastet opp og klart for å sendes inn. Side 11 av 14
Send til signering Etter at meldingen er kontrollert og funnet i orden, kommer du til siden «Send til signering». På denne siden finner du opplysninger om hvem som skal signere, og lenker til dokumentene som sendes til signering. Varsling til mobil eller e-post Altinn kan sende et varsel til den/de som skal signere når meldingen er lagt til signering. Ønsker du slik varsling, må du legge inn mobilnummeret eller e-postadressen i feltet ved navnet til den/de personen(e) som skal ha varsel. Du velger altså selv om du vil benytte deg av denne funksjonen. Den/de som varsles, vil motta beskjed på sin mobiltelefon, eller i e- post om at det ligger en oppgave i meldingsboksen i Altinn som er klar for signering. Side 12 av 14
Signering og status Hvis alt ser ut til å være i orden er det bare å trykke på knappen «Send til signering i Altinn». Det sendes nå signeringsoppgaver til alle som skal signere meldingen og eventuelle vedlegg. Signeringsoppgavene vil dukke opp under arkfanen «Til min behandling» i den enkeltes meldingsboks i Altinn. Siden «Status» vil nå vises: På statussiden ser du hvem som har fått tilsendt signeringsoppgave og status for signeringen. Du kan når som helst sjekke status for meldingen ved å følge lenken du finner under «Til min behandling» i «Min meldingsboks» i Altinn. Mer informasjon om den elektroniske utgaven av Samordnet registermelding finner du her: http://www.brreg.no/elektronisk/ http://www.brreg.no/registrering/elreg_veiledning.pdf http://www.brreg.no/elektronisk/erklaering.html Trenger du faglig brukerstøtte? Ta kontakt på telefon: 75 00 60 00 eller e-post: support@altinn.no Side 13 av 14
Omslag: Miksmaster Brønnøysundregistrene Enhetsregisteret Boks 900 8910 Brønnøysund www.brreg.no firmapost@brreg.no Elektronisk registrering: www.altinn.no Opplysningstelefonen: 75 00 75 00 Administrasjonen: 75 00 75 09 Telefaks: 75 00 75 05