Universitetet i Stavanger Utdanningsutvalet Til: Faste medlemer: Aune, Mats Blåsternes, Terje Gjerlaugsen, Marianne Hemmingsen, Tor Hervik, Sigbjørn Hærem, Eva Klepp, Anine Kvaløy, Jan Terje Melberg, Jorunn Rangnes, Brita Strand Thomassen, Amund Øglænd, Rebecca Observatør: Simonsen, Marianne Sekretariat: Utdanningsdirektøren Kopi til: varamedlemer Innkalling til Utdanningsutvalet Dato: 27.05.2015 Kl: 09.00 11.30 Stad: AR-401 SAKLISTE UU 21/15 Godkjenning av innkalling UU 22/15 Godkjenning av møtebok frå møte 27. mars 2015 Saksdokument: Møtebok frå møte i utdanningsutvalet 27. mars 2015. UU 23/15 UU 24/15 UU 25/15 UU 26/15 UU 27/15 UU 28/15 UU 29/15 Prolongering av Utdanningsutvalet Saksframlegg med framlegg til vedtak Evaluering av UU og KLU rapport frå arbeidsgruppa Saksframlegg med framlegg til vedtak Gebyr for privatistar ved Universitetet i stavanger Saksframlegg med framlegg til vedtak Endring av gradsbetegnelse på to studier ved Det teknisk-naturvitenskaplige fakultet Saksframlegg med framlegg til vedtak Høring: Forslag til endring av universitets- og høgskoleloven Saksframlegg med framlegg til vedtak Orienteringssaker Saksframlegg med framlegg til vedtak Eventuelt 1/2
Stavanger, 20.05.2015 Tor Hemmingsen prorektor Bjarte Hoem fung utdanningsdirektør 2/2
Universitetet i Stavanger Utdanningsutvalget UU 23/15 Prolongering av Utdanningsutvalet Saksnr: 15/02931-1 Saksansvarleg: Bjarte Hoem, fung utdanningsdirektør Møtedag: 27.05.2015 Informasjonsansvarleg: Bjarte Hoem, fung utdanningsdirektør Bakgrunn På grunn av dei pågåande forhandlingane om mogeleg fusjon med Høgskolen i Stord/Haugesund, og med heimel i brev frå Kunnskapsdepartementet 08.10.2014 om styret si funksjonstid har universitetsstyret vedteke å forlenga si eiga funksjonstid fram til 31.12.2015. I fylgje mandatet for utdanningsutvalet oppnemner rektor medlemer og varamedlemer til utvalet. Utvalet har fylgjande samansetjiing: Prorektor (leiar) 3 prodekanar for undervising 2 representanter for det vitskaplege personalet 1 representant for det teknisk-administrative personalet 1 representant for universitetsbiblioteket 4 studentrepresentantar Leiar for utvalet fylgjer funksjonstida for rektor. Prodekanane er medlemer i kraft av stillinga si og fylgjer dermed si eiga funksjonstid. Representantane frå vitskapleg og administrativt personale og universitetsbiblioteket er oppnemnde frå studieåret 2011-2012 til og med studieåret 2014-2015. Studentrepresentantane vert oppnemnde for eitt år om gongen. Utdanningsutvalet diskuterte sak om mogeleg prolongering i møtet 11. februar i år. Det vart ikkje gjort vedtak i saka, men utdanningsdirektøren konkluderte med at det vil verta lagt fram vedtakssak i eit seinare møte. Utdanningsdirektøren si vurdering I samsvar med styret si forlenga funksjonstid bør også utdanningsutvalet tilrå rektor å forlengja funksjonstida for det sitjande utdanningsutvalet. Det er ikkje ennå klart korleis den nye institusjonen vil sjå ut etter ein eventuell fusjon mellom UiS og HSH frå 1. januar 2016, men det er rimeleg å gå ut frå at ved ein fusjon vil det verta etablert eit nytt organ tilsvarande det nåverande utdanningsutvalet og at dette i så fall må ha ei samansetjing som representerar heile den nye organisasjonen. Difor vil det vera mest tenleg at det sitjande utvalet held fram med si funksjonstid så lenge Universitetet i Stavanger eksisterar i nåverande form, og fram til 31. desember 2015. Utdanningsdirektøren vil tilrå at utvalet ber rektor om å forlenga funksjonstida for det sitjande Utdanningsutvalet til og med 31.12.2015, inkludert studentrepresentantane. Utdanningsdirektøren har vore i kontakt med tillitsvaldansvarleg for StOr og har fått tilbakemelding om at dei vil ta kontakt med nåverande representantar for å få klarlagt kven som vil fortsetja, og så vurdera trong for supplering. Framlegg til vedtak: Utdanningsutvalet ber rektor om å forlenga funksjonstida for utvalet fram til 31.12.2015. Stavanger, 18.05.2015 Bjarte Hoem fung utdanningsdirektør Sakshandsamar: Eilef Johan Gard 1
Universitetet i Stavanger Utdanningsutvalget UU 24/15 Evaluering av UU og KLU rapport frå arbeidsgruppa Saksnr: 15/02930-1 Saksansvarleg: Bjarte Hoem, fung utdanningsdirektør Møtedag: 27.05.2015 Informasjonsansvarlig: Bjarte Hoem, fung utdanningsdirektør Dokument i saka Rapport frå arbeidsgruppa for evaluering av UU og KLU Kva saka gjeld Ei arbeidsgruppe har på oppdrag frå dei to sentrale utvala, Utdanningsutvalet og Kvalitets- og læringsmiljøutvalet, gjort ei evaluering av utvala sin funksjon og arbeid. Arbeidsgruppa har nå avlevert ein rapport. Utdanningsutvalet er invitert til å diskutera rapporten og utvalet sitt vidare arbeid med dei fire områda som rapporten adresserar. Bakgrunn Kvalitets- og læringsmiljøutvalet og Utdanningsutvalet har kvar for seg vedteke at det skal gjerast ei felles evaluering av utvala sin funksjon og arbeid. KLU gjorde fylgjande vedtak i møte 20. mai 2014: Kvalitets- og læringsmiljøutvalget ber om at utvalgets funksjon og arbeid evalueres i tråd med den framlagte modell og plan. Tilsvarande gjorde UU fylgjande vedtak i møte 21. mai: Utdanningsutvalet godkjenner framlegget til modell og plan for evaluering av utvalet sin funksjon og arbeid. Utvala sette saman ei arbeidsgruppe med fylgjande mandat: Arbeidsgruppa skal - evaluera utvala sin funksjon i høve til mandata, medrekna rollefordelinga mellom utvala - evaluera utvala sine arbeidsformer og kommunikasjonen mellom utvala og mellom utvala, sekretariatet og einingar ved universitetet - vurdera om der er behov for å revidera mandata og/eller samansetjinga for utvala, på bakgrunn av lover, regelverk og strategidokument slik dei nå ligg føre - evaluera opplæringa av nye medlemer i utvala Arbeidsgruppa har nå lagt fram ein rapport med tilrådingar til begge utvala. Gruppa si samansetjing og arbeidsform er gjort greie for i rapporten. Utdanningsdirektøren sine kommentarar og vurdering Utdanningsdirektøren takkar arbeidsgruppa for godt og grundig utført oppdrag, og ein informativ rapport med klare tilrådingar. Utdanningsdirektøren har merka seg at rapporten legg fram arbeidsgruppa sine funn og tilrådingar for alle dei fire punkta i mandatet. Utdanningsdirektøren merkar seg at arbeidsgruppa har funne at Utdanningsutvalet ser ut til å fungera godt etter siktemålet i saker knytt til akkreditering, og som saksførebuande organ for universitetsstyret. Samtidig merkar utdanningsdirektøren seg at arbeidsgruppa peikar på stor grad av bruk av orienteringssaker heller enn vedtakssaker, serleg i saker som har strategisk tyding, og at fleire av mandatpunkta synest å innehalda urealistiske forventningar til kva proaktiv rolle utvala kan ha. Utdanningsdirektøren ser også at arbeidsgruppa peikar på sekretariatet si rolle for utvala, både med omsyn til saksførebuing og til oppfylgjing av vedtak i ettertid. Det bør leggjast vekt på god saksførebuing 1
slik at utvala ikkje treng å retta detaljar i sakene. Utvalet ser ikkje ut til å vera godt kjent i organisasjonen, og difor tilrår arbeidsgruppa at det vert gitt betre informasjon om utvalet sine oppgåver og arbeid. Utdanningsdirektøren merkar seg at arbeidsgruppa konkluderar med at bruken av nett for å formidla informasjon har betra kommunikasjonen, og at dette arbeidet bør videreførast og intensiverast. Vidare legg utdanningsdirektøren merke til at arbeidsgruppa viser til ei uklar mandatsfordeling mellom dei to utvala og at gruppa difor tilrår å skilja mellom mandata til dei to utvala i større grad enn tilfellet er i dag. Dette gjeld serleg arbeid med kvalitetssystemet. Utdanningsdirektøren merkar seg at arbeidsgruppa tilrår ein større revisjon av mandata for dei to utvala, basert på konklusjonane som gruppa har trekt ut frå evalueringa som er gjort. Her ser utdanningsdirektøren at arbeidsgruppa tilrår ei klargjering av kva sider ved kvalitetsarbeidet kvart utval har ansvar for. Arbeidsgruppa tilrår at det også i framtida skal vera eit sentralt akkrediteringsorgan, og at mandata må verta tydelegare på når utvala skal gje råd. Utdanningsdirektøren har merka seg at arbeidsgruppa gir mange innspel til konkrete endringar som kan gjerast i mandata til dei to utvala. Utdanningsutvalet ser at arbeidsgruppa tilrår at det nåverande Kvalitets- og læringsmiljøutvalet vert eit reint læringsmiljøutval med kortnemninga LMU, og at Utdanningsutvalet framleis er mest dekkjande namn for dette utvalet. Arbeidsgruppa har også evaluert opplæring av nye medlemer til utvala, og utdanningsdirektøren registrerar at opplæring har gått frå eit nivå som nærast var ikkjeeksisterande til eit nivå som er betre, men at det framleis er utilstrekkjeleg. Utdanningsdirektøren ser at gruppa tilrår at opplæringsarbeidet må styrkjast. Utdanningsdirektøren legg med dette rapporten fram for Utdanningsutvalet til diskusjon og innspel, og peikar serleg på tre område som han vil be utvalet fokusera på i handsaminga av saka. To av punkta relaterer i fyrste omgang til KLU, men vedkjem også Utdanningsutvalet: - Forslaget om å ta bort omgrepet kvalitet frå både namnet og mandatet til Læringsmiljøutvalet - Forslaget om å endra namnet på Kvalitets- og læringsmiljøutvalet til Læringsmiljøutvalet - Forslaget om nytt mandat for Utdanningsutvalet. Elles er utvalet invitert til å gi innspel til alle deler av rapporten. Rapporten frå arbeidsgruppa syner at det var trong for ein gjennomgang av både mandata for utvala og av utvala sin funksjon og arbeid i høve til mandata. Utdanningsdirektøren ser difor at vurderingane og tilrådingane frå arbeidsgruppa vil vera viktige i det vidare arbeidet med utvala. Arbeidsgruppa vart ikkje bedt om å vurdera konsekvensane av at konklusjonane i rapporten vert fylgde opp gjennom konkrete endringar. Utdanningsdirektøren vil difor rå utvalet til å be om at ei slik utgreiing vert gjort som ein del av utvalet si oppfylgjing av rapporten. Det kan også vera nyttig å vurdera utvalet si vidare oppfylgjing av rapporten i lys av ein eventuell fusjonsprosess. Framlegg til vedtak: a) Utdanningsutvalet takkar arbeidsgruppa for framlagd rapport. Utvalet ber utdanningsdirektøren utarbeida forslag til korleis dei fire områda kan fylgjast opp av utvalet. Konsekvensane av dei ulike oppfylgjingstiltaka må også vera med i forslaget. b) Utdanningsutvalet ber utdanningsdirektøren ta syn som kjem fram i rapporten og i utvalet si drøfting av saka vidare i arbeidsgruppene for det pågåande arbeidet med ein eventuell fusjon, der utvalsstruktur og samansetjing og mandat for utvala må vurderast. 2
Stavanger, 19.05.2015 Bjarte Hoem fung utdanningsdirektør Saksbehandler: Eilef Johan Gard 3
Vedlegg UU 24/15 Arbeidsgruppe for evaluering av utvalgene Rapport og anbefaling 8. mai 2015
Vedlegg UU 24/15 Innledning Arbeidsgruppen for evaluering av de to sentrale utvalg [Utdanningsutvalget (UU) og Kvalitets- og læringsmiljøutvalget (KLU)] har hatt som oppgave å evaluere utvalgenes funksjon i forhold til mandatene, utvalgenes arbeidsformer og kommunikasjon, evaluere behovet for endring av utvalgenes mandat og/eller sammensetting, og evaluere opplæringen knyttet til utvalgenes arbeid. I det følgende oppsummeres gruppens arbeid og resultatene dette har gitt. Arbeidsgruppa har hatt følgende sammensetting: UU KLU Fakultetene Studentrepresentant Ekstern UA/sekretariat Marianne Gjerlaugsen, rådgiver, SV-fakultetet Aslaug Margareth Lunde, kontorsjef, HUM-fakultetet Helge Bøvik Larsen, professor, TN-fakultetet Merete Myhra Trine Meling Stokland, rådgiver HSH Eilef J. Gard / Stig Selmer-Anderssen, UA Arbeidsgruppa har hatt fem møter i perioden januar til april 2015. I det første møtet foretok gruppa en gjennomgang av mandatet og la en plan for arbeidet. Gruppa valgte å se på perioden fra 2011 fram til i dag. Gruppa har hatt tilgang til møtebøker for utvalgene fra 2011 av, årshjul, planer og rapporter, og har hatt tilgang til en samhandlingsarena på «SharePoint» for arbeidet. Helge Bøvik Larsen har vært leder for gruppa og Marianne Gjerlaugsen nestleder. Rapportens oppbygging og innhold Rapporten består av følgende avsnitt; direkte knyttet til arbeidsgruppens «oppdrag»: 1. Utvalgenes funksjon i forhold til mandatene 2. Utvalgenes arbeidsformer og kommunikasjon 3. Endring av utvalgenes mandat og sammensetting 4. Opplæringen knyttet til utvalgenes arbeid 5. Oppsummering Vedlegg 1: Arbeidsgruppens mandat og forankring Vedlegg 2: Oversikt over gruppens arbeid Vedlegg 3: Eksisterende mandater for UU og KLU 2
Vedlegg UU 24/15 1 Utvalgenes funksjon i forhold til mandatene Arbeidsgruppen skal vurdere utvalgenes funksjon i forhold til mandatene. I dette inngår også rollefordelingen mellom utvalgene. Bakgrunn Arbeidsgruppen har som bakgrunn for sine vurderinger Gjennomgått utvalgenes mandater, og utviklingen i disse. Gjennomgått møtereferater og systematisert oversikter over sakene som er behandlet i utvalgene. Foretatt intervjuer med representanter fra fakultet og institutt, samt med to styrerepresentanter. Vurdering Utvalgene synes å fungere godt etter hensikten når det gjelder saker direkte knyttet til akkreditering (UU) og læringsmiljø (KLU). Arbeidsgruppen registrerer imidlertid at mandatene for begge utvalg også inneholder punkt om direkte utvikling og strategisk arbeid, men konstaterer at utvalgene har få vedtakssaker som omhandler disse mandatpunktene. Sakslistene bærer ofte preg av at disse er orienteringssaker. På den andre siden kan det sies at behandling av retningslinjer er strategiske saker, der det gjøres vedtak. Med hensyn til utvalgenes direkte rolle i forhold til strategisaker, mener arbeidsgruppen at det må skilles mellom overordnede strategiske vurderinger («porteføljeuvikling») og fagstrategiske vurderinger. Sistnevnte må tilligge fakulteter og institutter. Etter arbeidsgruppens mening vil en direkte strategisk rolle for utvalgene være knyttet til førstnevnte aspekt. Arbeidsgruppen finner også å bemerke at flere av de eksisterende mandatpunktene inneholder muligens ambisiøse/ urealistiske forventninger om utvalgenes proaktive rolle i forhold til det som kan la seg oppfylle innenfor den tids- og ressursrammen som er allokert til utvalgenes arbeid. Fordelingen av type saker mellom utvalgene synes balansert og i tråd med mandatene, men arbeidsgruppen vil påpeke at en grenseoppgang mellom mandatpunktene i utvalgene bør foretas, da flere av disse overlapper. Dette gjelder spesielt punkt knyttet til kvalitet og kvalitetsaspekter. Se for øvrig kapittel 3 i rapporten. Utvalgenes funksjon som saksforberedende organ for universitetsstyret synes å fungere etter hensikten. Dette gjelder spesielt, for UU sin del, etableringssaker. Mange andre saker fra utvalgene er orienteringssaker, som rapport og planer samt opptaksrammesaker. Likeledes er overordnede strategiske saker fra utvalgene lite på dagorden. Konklusjon Ut fra overstående konkluderer arbeidsgruppen med følgende: Utvalgene oppleves å utfylle sine mandater tilfredsstillende, men det synes som om uklarheter knyttet til innholdet i mandatene også kan gjenfinnes i hvordan utvalgene har forholdt seg til mandatene. Rollene angående kvalitetssystem og arbeid med kvalitet framstår som uklart fordelt mellom de to utvalg. Disse forhold bør avklares/konkretiseres bedre gjennom å følge opp rådene som gis i de etterfølgende avsnitt (og da særlig i avsnitt 3 og 4) i den foreliggende rapporten. 3
Vedlegg UU 24/15 2 Utvalgenes arbeidsformer og kommunikasjon Arbeidsgruppen skal vurdere utvalgenes arbeidsformer og kommunikasjonen mellom utvalgene. Også kommunikasjonen mellom utvalgene og deres sekretariater og universitetets enheter skal inngå i evalueringen. Bakgrunn Arbeidsgruppen har som bakgrunn for vurderingene Gjennomgått møtereferat og oversikt over sakene som er behandlet i utvalgene. Foretatt intervjuer med representanter fra fakultet og institutt, og to styrerepresentanter. Gjennomgått årsrapporter og planer for utvalgenes arbeid. Utvalget har spesielt vektlagt å vurdere forholdet mellom utvalgene og institusjonens enheter. Vurdering Det er mange saker til behandling i utvalgene spesielt omfanget av orienteringssaker synes å være uforholdsmessig stort. Følgelig kan det bli (for) kort tid til behandling av hver enkelt sak. Utvalgenes arbeid og funksjon er lite kjent i fagenhetene. Unntaket er akkrediteringsfunksjonen til UU. Denne funksjonen er viktig og bør videreføres på et sentralt nivå. Spesielt KLU fremstår for fagenhetene som et organ med uklar funksjon, der det synes å være utfordringer både knyttet til så vel implementering og oppfølging av KLU-vedtak i organisasjonen som å få tatt opp saker i utvalget. Ved gjennomgangen av sakslistene synes det åpenbart at samme sak blir behandlet om igjen for mange ganger, særlig i KLU. Arbeidsgruppen hadde også med fordel sett at hovedmomenter fra diskusjonen i sakene kunne vært referatført. Utvalgene har siden 2014 innført elektronisk utsending av sakspapirer, noe som etter arbeidsgruppens mening bør lette og effektivisere møteforberedelsene. Saksforberedelsen er viktig for å få til gode vedtak. Saksbehandlere bør være i mer aktiv kontakt med fakultetene/instituttene. Tidsbruken i utvalgene bør ikke gå med til detaljoppretting. Utvalgene skal ikke fungere som «språkkonsulenter» i sakene. En god og gjennomarbeidet saksforberedelse på fagenhetsnivå før oversendelse, vil kunne sikre utvalgenes nødvendige fokus og tidsbruk i møtene. Utvalgenes oppgaver, arbeid og engasjement synes i begrenset grad å være kjent i organisasjonens enheter. Informasjon om disse forhold kan og bør gjøres enklere tilgjengelig. Med et felles sekretariat knyttet til Utdanningsavdelingen vurderer arbeidsgruppen det slik at nødvendig vekselvirkning og samordning mellom de to utvalgene bør kunne rimelig enkelt finne sted. Det er imidlertid viktig at sekretariatet er seg bevisst sin rolle som videreformidler av saker til/fra utvalget. Konklusjon Ut fra overstående konkluderer arbeidsgruppen med følgende: Informasjon på nett har forbedret kommunikasjonen, og bør videreføres/intensiveres. Andelen orienteringssaker bør bli lavere, og strategisaker i større grad diskusjons- eller vedtakssaker. 4
Vedlegg UU 24/15 Andelen saksgjentakelser (orienteringssaker som følges opp gjennom nye orienteringssaker) bør bli lavere. Sekretariatet spiller en svært viktig rolle for utvalgene, både mht. kvalitetssikring av sakene i forkant av behandling, og oppfølging av vedtak i etterkant. Sistnevnte gjelder både implementering av vedtak og videreformidling av utvalgenes innspill i organisasjonen. 3 Endring av utvalgenes mandat og sammensetting Arbeidsgruppen skal vurdere om det er behov for å revidere mandatene og/eller sammensettingen av utvalgene, på bakgrunn av hva som er innholdet i de lover, regelverk og strategidokument som nå foreligger. Bakgrunn Arbeidsgruppen har hatt følgende som bakgrunn for sine vurderinger av mandatene: Universitets- og høgskolelovens krav. Studietilsynsforskriftens krav. Strategidokumentets prioriteringer. Utvalgenes mandater, og utviklingen i disse. Møtereferat og oversikt over sakene som er behandlet i utvalgene. Intervju med representanter fra fakultet og institutt, og to styrerepresentanter. Vurderinger Mandatene for begge utvalgene, slik de nå foreligger, er omfattende. UU har et tydeligere mandat enn KLU, men noen punkt har overlappende elementer og innhold. Arbeidsgruppen har diskutert om UU bare skal behandle akkrediteringssaker eller om det også skal gi råd til styret, og foreslår sistnevnte. Vår vurdering er at mandatene bør være tydeligere på når utvalgene skal gi råd. Videre må mandatene være realistiske og oppfyllbare innenfor tildelt ressurs- og tidsramme. Mandatene må ha en operativ karakter og ikke framstå som «visjoner». Sett i lys av aspektet med reakkreditering av studier, må UUs mandat også utvides til å omfatte dette. Videre ser arbeidsgruppen et klart behov for å klargjøre hvilke sider ved kvalitetsarbeidet hvert utvalg har ansvar for. Følgelig vil vi foreslå en endring av mandatinnholdet for utvalgene (se avsnittene nedenfor) som, etter arbeidsgruppens syn, vil bidra til en bedre fokusering av dette aspektet i begge utvalgene. Som følge av dette vil arbeidsgruppen foreslå at nåværende KLU («Kvalitets- og læringsmiljøutvalget») endrer navn tilbake til «Læringsmiljøutvalget» (LMU). Gruppen har overveid en navneendring for «Utdanningsutvalget» til «Studieutvalget», men finner at førstnevnte fortsatt er mest dekkende. Med tanke på sammensetning av utvalgene finner arbeidsgruppen det riktig på nåværende tidspunkt i fusjonsprosessen ikke å komme med konkrete forslag. Imidlertid ønsker vi å framheve at mandatene på dette punktet bør revideres slik at det er uavhengig av den konkrete enhetsinndelingen som institusjonen til enhver tid måtte ha. Som et siste punkt av generell karakter registrerer arbeidsgruppen av utvalgene har ulik sammensetning av observatører. Antallet, og rollene til slike observatører bør nøye overveies. 5
Vedlegg UU 24/15 Konklusjon Ut fra overstående ønsker arbeidsgruppen å gi følgende råd angående behovet for å revidere mandatene og/eller sammensetningen av utvalgene: Sammensetningen av utvalgene bør vurderes på nytt ved eventuell fusjon, og bør gjøres strukturuavhengig. Formell observatørstatus i utvalgene bør være gjennomtenkt og begrenses til et minimum. Studentrepresentantene i UU foreslås oppnevnt for to år av gangen, alternerende to og to, av hensyn til kontinuitet og erfaringsoverføring i utvalget. Mandatenes henvisninger til elementer i institusjonens konkrete organisering bør erstattes av funksjons-/rollehenvisninger. Mandatpunktene for begge utvalg harmoniseres med felles referansenomenklatur. Det foreslås følgende konkrete endringer i utvalgenes mandater (med referanse til nåværende mandatpunkter): o Teksten i den innledende beskrivelsen i mandatet for UU: «Utvalget skal være et rådgivende organ for universitetsstyret i utdanningsstrategiske spørsmål og skal ta initiativ til og koordinere strategisk utviklingsarbeid ved institusjonen» foreslåes at utgår, og erstattes med et revidert mandatpunkt [I.a)]: «Virke som rådgivende organ overfor styret i utdanningsstrategiske spørsmål, herunder overordnet utvikling og revisjon av studieporteføljen» o o o o o o o o o o o o UUs mandatpunkt I.c) og I.b) byttes om. UUs mandatpunkt I.c) endres fra «Ta initiativ til, og koordinere strategisk utviklingsarbeid ved institusjonen» til «Kunne ta initiativ til, og koordinere, strategisk utviklingsarbeid ved institusjonen» UUs mandatpunkt I.d), «Fastsette retningslinjer for studieplanarbeid og andre felles retningslinjer for institusjonens utdanningsvirksomhet», slettes (innholdet flyttes til kapittel II) UUs mandatpunkt I.f) endres fra «Overvåke utviklingen i nasjonal og internasjonal utdanningsstrategi og -politikk» til «Holdes orientert om utviklingen i nasjonal og internasjonal utdanningsstrategi og -politikk». UUs mandatpunkt I.g) endres fra «Være pådriver for og gi råd om universitetets oppfølging av Bologna-prosessen, herunder studentmobilitet» til «Gi råd om universitetets oppfølging av Bologna-prosessen, herunder studentmobilitet». UUs mandatpunkt I.h) endres fra «Være pådriver for og gi råd til institusjonen om innovasjon og entreprenørskap i utdanningene» til «Gi råd til institusjonen om innovasjon og entreprenørskap i utdanningene». Nytt UUs mandatpunkt II.a) «Fastsette retningslinjer for utforming av, akkreditering og reakkreditering av, og tilsyn med institusjonens studier i tråd med gjeldende lover, forskrifter og strategi.» Nytt UU mandatpunkt II b) «Fastsette fag- og studieplaner for nye studier i samsvar med retningslinjer for studieplanarbeid» til «Akkreditere nye studier i samsvar med retningslinjer for studieplanarbeid». UUs mandat kapittel II gis et nytt punkt: «Fastsette undervisningsterminer» UUs mandat kapittel II gis et nytt punkt: «Utarbeide årlige planer for utvalgets arbeid, og avgi årsrapport til styret om arbeidet utvalget har utført og de resultater arbeidet har gitt.» UUs mandat kapittel III gis nytt punkt, «Behandle saker som angår utvikling og bruk av universitetets kvalitetssikringssystem for utdanning». UUs mandatpunkt III.a) «Være rådgivende organ i kvalitetsspørsmål og følge med i den nasjonale og internasjonale utviklingen av kvalitet i høgre utdanning» og mandatpunkt 6
Vedlegg UU 24/15 o III.c) «Behandle saker som angår utvikling og sikring av studiekvaliteten, herunder å gi de råd som er nødvendige for at studiekvaliteten er tilfredsstillende sikret og har en tilfredsstillende utvikling» slås sammen og endres til «Gi råd i og behandle saker som angår utvikling og sikring av studiekvalitet og være orientert om den nasjonale og internasjonale utviklingen av kvalitet i høgre utdanning». UUs mandatpunkt III.e) flyttes opp som mandatpunkt III.c). De resterende eksisterende mandatpunkter under kapittel III slettes, da disse er dekket av de endringene som er foreslått. o o o o o Introduksjonen til mandatet for KLU skrives om slik at nåværende kapittel 1 («Kvalitetsog læringsmiljøutvalgets funksjon og mål») absorberes i denne. Mandatpunktene alfabetiseres på samme måte som for UU. KLUs femte mandatpunkt endres fra «Legge til rette for at enkeltstudenter/ansatte og enheter/grupper ved UiS kan be om å få tatt opp saker i KLU som angår utvikling og bruk av kvalitetssystemet eller som angår studentenes totale læringsmiljø» til «Legge til rette for at enkeltstudenter/ansatte og enheter/grupper ved UiS kan få tatt opp saker som angår studentenes totale læringsmiljø». KLUs sjette mandatpunkt, «Utvalget skal behandle saker som angår utvikling og bruk av kvalitetssystemet, og gi de råd som er nødvendige for at kvalitetssystemet har en tilfredsstillende utvikling og bruk», utgår. KLUs sjuende mandatpunkt endres fra «Avgi årlig rapport til styret om sitt arbeid og forslag til nye tiltak på en slik måte at det kan inngå i universitetets kvalitetssikringssystem. LMUs årlige rapport skal inngå i grunnlaget for det årlige budsjettarbeidet» til «Avgi årlig rapport til styret om sitt arbeid og forslag til nye tiltak. LMUs årlige rapport skal inngå i grunnlaget for det årlige budsjettarbeidet». I tråd med ovenstående foreslås det at «Kvalitets- og læringsmiljøutvalget» endrer navn tilbake til «Læringsmiljøutvalget» (LMU). «Utdanningsutvalget» beholder navnet uendret. Oppsummert framstår de endrede mandatene slik: Utdanningsutvalgets mandat Utdanningsutvalget er opprettet av styret for å utvikle Universitetet i Stavanger som utdanningsinstitusjon og bidra til god kvalitet i utdanning og studieadministrasjon. Utvalget skal bidra til at de krav NOKUT og institusjonen selv setter til sitt kvalitetsarbeid oppfylles. Utdanningsutvalget rapporterer til styret, og styret kan tillegge utvalget andre oppgaver. Utdanningsutvalget koordinerer sitt arbeid med Læringsmiljøutvalget. Universitetsdirektøren sørger for nødvendig sekretærhjelp til utvalget. Utdanningsutvalget har følgende mandat: I. Utvikling a) Virke som rådgivende organ for styret i utdanningsstrategiske spørsmål, herunder overordnet utvikling og revisjon av studieporteføljen. b) Kunne ta initiativ til, og koordinere, strategisk utviklingsarbeid ved institusjonen. c) Bidra til at vedtak om nye studieprogram er i samsvar med strategi og handlingsplaner og at økonomiske konsekvenser er vurdert. d) Gi råd til styret i forskriftssaker. e) Holdes orientert om utviklingen i nasjonal og internasjonal utdanningsstrategi og -politikk. f) Gi råd om universitetets oppfølging av Bologna-prosessen, herunder studentmobilitet. g) Gi råd til institusjonen om innovasjon og entreprenørskap i utdanningene. II. Studieplanarbeid/studienes utforming og gjennomføring 7
Vedlegg UU 24/15 a) Fastsette retningslinjer for utforming av, akkreditering og reakkreditering av, og tilsyn med institusjonens studier i tråd med gjeldende lover, forskrifter og strategi. b) Akkreditere nye studier i samsvar med retningslinjer for studieplanarbeid. c) Fastsette undervisningsterminer. d) Fastsette unntak for emnestørrelse. e) Utarbeide årlige planer for utvalgets arbeid, og avgi årsrapport til styret om arbeidet utvalget har utført og de resultater arbeidet har gitt. III. Kvalitet a) Behandle saker som angår utvikling og bruk av universitetets kvalitetssikringssystem for utdanning. b) Gi råd i og behandle saker som angår utvikling og sikring av studiekvalitet og være orientert om nasjonal og internasjonal utvikling av kvalitet i høgre utdanning. c) Bidra til samarbeid om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i institusjonen. IV. Sammensetning Rektor oppnevner medlemmer og varamedlemmer til Utdanningsutvalget. Utvalget har følgende sammensetning: {DEN KONKRETE SAMMENSETNINGEN FASTSETTES PÅ ET SENERE TIDSPUNKT SOM FØLGE AV FUSJONSPROSESSEN} Alle medlemmene, bortsett fra studentrepresentantene har personlige varamedlemmer. Rektor er varamedlem for prorektor. Utvalget oppnevnes for fire år om gangen og følger rektorperioden. Studentene oppnevnes for to år om gangen, alternerende to og to. Vararepresentantene for studentene har rekkefølgerepresentasjon. Representantene for de ansatte skal representere alle fakultetene og oppnevningen må gjøres slik at de to vitenskapelig ansatte og representanten for det tekniskvitenskapelige personalet går på omgang mellom fakultetene i påfølgende perioder. Utdanningsutvalget står fritt til å innkalle andre til å redegjøre på møtene. Utdanningsutvalgets sekretariat ligger til Utdanningsavdelingen. Saksbehandler kan inviteres til å opplyse saken. Læringsmiljøutvalgets mandat Læringsmiljøutvalget (LMU) ved Universitetet i Stavanger skal være et rådgivende organ for universitetsstyret og ledelsen for øvrig i saker som angår det fysiske og psykososiale lærings- og studiemiljøet ved UiS. LMU er oppnevnt av universitetsstyret for å bidra til at bestemmelsene om læringsmiljø i Lov om universiteter og høgskoler, 4-3 blir gjennomført. Med utgangspunkt i studentenes forutsetninger, behov og interesser skal LMU være med på å skape et aktivt læringsmiljø. Med læringsmiljø forstås det fysiske og psykiske arbeidsmiljøet ved Universitetet i Stavanger. Læringsmiljøutvalget ved UiS skal: a) Samarbeide med studentene gjennom ulike organ om spørsmål som angår studentenes fysiske og psykososiale læringsmiljø. b) Ha et godt samarbeid med kontaktpersoner for studenter med funksjonsnedsettelse for å sikre at studenter med tilretteleggingsbehov sin velferd ivaretas på en best mulig måte innenfor hva som er rimelig og mulig. c) Aktivt holde ledelsen orientert om områder med behov for tiltak for å bedre læringsmiljøet. d) Samarbeid med interne og eksterne enheter som Universitetsbiblioteket, Felles ressurssenter, Enhet for studentservice, Studentsamskipnaden og Statsbygg for å utvikle et best mulig læringsmiljø for studentene ved UiS. e) Legge til rette for at enkeltstudenter/ansatte og enheter/grupper ved UiS kan få tatt opp saker som angår studentenes totale læringsmiljø. f) Avgi årlig rapport til styret om sitt arbeid og forslag til nye tiltak. LMUs årlige rapport skal inngå i grunnlaget for det årlige budsjettarbeidet. Sammensetning {DEN KONKRETE SAMMENSETNINGEN FASTSETTES PÅ ET SENERE TIDSPUNKT SOM FØLGE AV FUSJONSPROSESSEN} Alle medlemmene, bortsett fra studentrepresentantene har personlige varamedlemmer. Utvalget oppnevnes for fire år om gangen og følger rektorperioden. To studenter velges for to år, og tre studenter velges for ett år. Ledervervet veksler hvert år mellom studentene og de tilsatte. Ved eventuelle avstemninger har leder dobbeltstemme i tilfeller med stemmelikhet. Læringsmiljøutvalget står fritt til å innkalle andre til å redegjøre på møtene. Læringsmiljøutvalgets sekretariat ligger til Utdanningsavdelingen. Saksbehandler kan inviteres til å opplyse saken. 8
Vedlegg UU 24/15 For sammenligningen sin del er eksisterende mandater gitt i vedlegg 3. 4 Opplæringen knyttet til utvalgenes arbeid Arbeidsgruppen skal evaluere opplæringen av utvalgenes medlemmer, med særlig vekt på studenter og nye medlemmer. Bakgrunn Arbeidsgruppen har gjennomgått følgende som bakgrunn for sine vurderinger: Møtereferat og oversikt over sakene som er behandlet i utvalgene. Intervju med representanter fra fakultet og institutt, og to styrerepresentanter. Årsrapport og plan for utvalgenes arbeid. Utvalgenes «forretningsorden». Vurdering Arbeidsgruppen registrerer at informasjon og opplæring angående utvalgenes roller og arbeidsoppgaver ser ut til å ha utviklet seg fra nær fraværende til et nivå som er bedre, men klart utilstrekkelig. Informasjon om eventuelle ulike forventninger til de ulike medlemmenes roller i utvalgene synes ikke å foreligge. Selv grunnleggende informasjon (som svar på «hva er forskjellen på replikk og innlegg») er vanskelig å finne fram til. Opplæringen knyttet til utvalgene må følgelig også inneholde en innføring i hvordan formell møtevirksomhet virker. Dette vil spesielt være nyttig for studentrepresentanter (og nye representanter). Konklusjon Arbeidsgruppen konkluderer med følgende: Opplæringsarbeidet som allerede er i gang må styrkes, videreutvikles og utvides. Tilbudet også dekke grunnleggende aspekter ved formell møtevirksomhet. Informasjon om arbeid i utvalgene må gjøres tilgjengelig, og må være lett å finne fram til. 5 Oppsummering Arbeidsgruppen har i de ovenstående delkapitler gjort rede for evalueringens delkonklusjoner. Vår hovedanbefaling er at begge utvalg bør i større grad fokusere sitt arbeid og sin virkemåte: Utdanningsutvalget gjennom fokus på studienes utforming og gjennomføring. Læringsmiljøutvalget gjennom fokus på læringsmiljøets fysiske og psykososiale ramme. Begge aspekter er svært viktige både så vel for institusjonens daglige drift, som dens målsetninger og ambisjoner. En slik fokusering mener vi kan oppnås gjennom de foreslåtte mandatendringene (kapittel 3 i rapporten) til utvalgene. 9