Saknr. 3462/11 Ark.nr. 216. Saksbehandler: Steinar Gulbrandsen VALG AV HEDMARK FYLKESKOMMUNES REVISOR Sekretariatets innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: 1. Hedmark fylkeskommune velger Innlandet revisjon IKS som sin revisor med virkning fra senest 01.01.12. Revisjonen skal omfatte både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. 2. Valget forutsetter at Hedmark fylkeskommune blir deleier i Innlandet Revisjon IKS og at de nåværende ansatte i Hedmark fylkesrevisjon blir overført til selskapet ihht arbeidsmiljølovens bestemmelser om virksomhetsoverdragelse. 3. Kontrollutvalget får på vegne av fylkestinget fullmakt til å inngå oppdragsavtale om revisjon. 4. Fylkestinget ber Fylkesrådet søke Innlandet Revisjon IKS om å bli deleier i selskapet og deretter å legge frem sak om dette for fylkestinget. gjennomføre overføring av de ansatte til Innlandet Revisjon IKS. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Trykte vedlegg: Konkurransegrunnlag for kjøp av revisjonstjenester til Hedmark fylkeskommune. Brev av 11.03.2011 fra Innlandet Revisjon IKS vedrørende Revisjonsordning Hedmark fylkeskommune. Brev av 14.03.2011 fra Hedmark Revisjon IKS vedrørende Hedmark fylkeskommune tilbakemelding på forespørsel om fremtidig revisjon av fylkeskommunens regnskaper. Utrykte vedlegg: Fylkestingssak 2/11 Fremtidig revisjonsordning for Hedmark fylkeskommune. Hamar, 13.04.2011
Steinar Gulbrandsen Sekretariatsleder
SAKSUTREDNING. Bakgrunn. Fylkestinget fattet i sak 2/11 i møte 14 15.02.2011 følgende vedtak: 1. Hedmark fylkeskommune ønsker å få utført sine fremtidige revisjonstjenester via deltakelse i et interkommunalt revisjonsselskap (IKS). 2. Fylkestinget ber kontrollutvalget gjennomføre drøftinger med Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS, for deretter å legge frem en sak for fylkestinget om valg av selskap innen 31.10.2011. 3. Revisjonen skal omfatte både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. 4. Det tas sikte på at ordningen trer i kraft senest 01.07.2012. Fakta. På bakgrunn av fylkestingets vedtak fikk de to selskapene i brev av 17.02.11 tilsendt et konkurransegrunnlag med frist til 17.03.11 med å komme med tilbud. Begge selskapene leverte sine tilbud innen fristens utløp og det er holdt avklarende møter med selskapene. Tilbudene og konkurransegrunnlaget følger vedlagt. I pkt 2.1. i dokumentet fremgår det at Anskaffelsen er ikke omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I. Konkurransen gjennomføres som grunnlag for den administrative saksbehandlingen. Fylkestinget står fritt til å velge annen leverandør enn hva innstillingen lyder på. Det presiseres at selv om anskaffelsen ikke er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser, så er de grunnleggende prinsippene i loven lagt til grunn, herunder kravet om likebehandling. Det innebærer blant annet at selskapenes geografiske beliggenhet ikke er vektlagt. Som det fremgikk av fylkesrådets uttalelse til fylkestingssak 2/11 forutsatte rådet at administrasjonen ville måtte få en svært sentral rolle når det gjaldt de nærmere drøftingene med de aktuelle selskap. I møte mellom fylkesdirektøren og sekretariatet 21.12.10 var det enighet om at administrasjonen skulle håndtere de forhold som gikk på eierrollen og det som vedrørte virksomhetsoverdragelsen, mens kontrollutvalget skulle ta seg av valget av revisor. For å presisere dette skillet ble dette også inntatt i konkurransegrunnlaget (jfr. kapitlene 5.1.1, og 5.3). Det innebærer at denne saken kun vil ta for seg de rene revisjonsutgiftene. Eventuelle engangskostnader som innskuddskapital (investeringsutgift), samt eventuelle "overgangskostnader" i forbindelse med virksomhetsoverdragelse (pensjonsforpliktelser mm), forutsettes lagt frem som egen sak av fylkesrådet. Vurdering. Innledningsvis presiseres det at begge selskapene anses å være godt kvalifiserte.
Nedenunder følger en skjematisk oppstilling over de mottatte tilbud med en vurdering. Innlandet Revisjon IKS (IR) Hedmark Revisjon IKS (HR) Sammenligning/Vurdering Pris: Pris pr år: Regnskapsrevisjon 1.073.000,- 1.147.500,- IR lavere. Pris pr. time: - Forvaltningsrevisjo n - Forvaltningsrevisjo n i selskaper og eierskapskontroll - Bestilte tilleggstjenester (bla granskninger) - Møter i kontrollutvalg og fylkesting - Øvrige attestasjonsoppgaver - Veiledning og bistand Gjennomsnitt: 815 675 HR lavere, men jfr forbehold. 740 675 HR lavere, men jfr forbehold. Kvalitet: Formell kompetanse/erfaring Regnskapsrevisjon: Jf. tilbud Jf. tilbud Anses likestilt. Forvaltningsrevisjon: Jf. tilbud Jf. tilbud IR best. Gjennomførte Jf. tilbud Jf. tilbud IR best. forvaltningsrevisjonsprosjekter: Gjennomførte eierskapskontroller: To i 2009 og ingen i 2010. Gjennomføres av det deleide selskapet Revisor AS (gjennomført to Anses likestilt Muligheter for videreutdanning: Opplegg for oppdragskontroll: i 2009) Jf. tilbud. Ikke besvart. IR synes, ifølge tilbudene, å ha større fokus på videreutdanning. Basert på oppdragskontroll for børsnoterte selskaper. Sårbarhet: Sykefravær: 2009: 3,4 % 2010: 4,0 % Kun kvalitetskontroll, ikke oppdragskontroll 2009: 9,00 % 2010: 7,13 % internt IR best. Lavere i IR
Vurdering pris. Som det fremgår av det foranstående ligger Innlandet Revisjon IKS lavest i pris når det gjelder den lovpålagte regnskapsrevisjonen, mens Hedmark Revisjon IKS har lavest timepris når det gjelder øvrige revisjonstjenester mm. Når det gjelder bevilgninger til de øvrige tjenestene mm, står fylkestinget relativt fritt. Dette vil således være avgjørende i forhold til hvordan prissammenligningen mellom selskapene blir totalt sett. For å kunne danne seg et bilde av hvordan tilbudene totalt sett slår ut rent økonomisk, har sekretariatet nedenunder foretatt en teoretisk beregning av de enkelte tilbudene. Beregningen tar utgangspunkt i fylkesrevisjonens ressursbudsjett for revisjonsåret 01.05.2010 30.04.2011, tillagt 200 timer til tilleggsbestillinger : Innlandet Revisjon IKS (IR) Hedmark Revisjon IKS (HR) Regnskapsrevisjon, fastpris 1.073.000,- 1.147.500,- Øvrige attestasjoner, 85 t 62.900,- 57.375,- Kontrollutvalget mm, 100 timer 81.500,- 67.500,- Forvaltningsrevisjon, 1.630.000,- 1.350.000.- selskapskontroll, tilleggsbestillinger mm, 2000 t Sum i kroner 2.847.400,- 2.622.375,- Ut fra de gitte forutsetninger vil tilbudet fra HR være 225.025,- kroner lavere enn tilbudet fra IR. Til sammenligning for øvrig kan nevnes at fylkesrevisjonens budsjett for 2011 lyder på drøye 4,1 millioner kroner, ekskl. dagens beregnede husleie på minst ca. 300.000 kroner, samt IKT-utgifter mm. Et annet problem når det gjelder prissammenligningen er at Hedmark Revisjon IKS har tatt forbehold når det gjelder timeprisen, jfr side 2 i tilbudet. Der fremgår det at Pristilbudet er gjort under forutsetning av at virksomhetsoverdragelsen vil omfatte inntil 3 årsverk i Hedmark Fylkesrevisjon. Dette strider klart mot forutsetningene i konkurransegrunnlaget. I kapittel 5.1.1, siste strekpunkt er det presisert..at pristilbudet skal gis under forutsetning av at det ikke blir behov for justeringer grunnet virksomhetsoverdragelsen. Videre fremgår det av kapittel 5.3.1 at det skal føres særskilte forhandlinger med fylkeskommunen om virksomhetsoverdragelsen. Forholdet ble tatt opp med selskapet i møte 29.03.11, og HR fastholdt der det nevnte forbehold. En slik usikkerhet mht timeprisen gjør, etter sekretariatets oppfatning, en reell sammenligning av prisene meget vanskelig og usikker. Det kan i denne forbindelse også nevnes at hadde konkurransen blitt avholdt i henhold til Lov om offentlige anskaffelser ville tilbudet til HR etter all sannsynlighet måtte eller kunne blitt avvist i henhold til 8-10 i Forskrift om offentlige anskaffelser. Dette fordi tilbudet ikke er i henhold til konkurransegrunnlag, samt at det vanskeliggjør sammenligningen med den andre tilbyder. Da imidlertid de forhold som vedrører virksomhetsoverdragelsen i realiteten er et forhandlingspunkt som hører hjemme under de drøftelser det forutsettes at fylkesrådet skal gjennomføre (jfr kap 5.3.1 i konkurransegrunnlaget), har sekretariatet ikke funnet grunn til å foreslå at tilbudet til HR avvises.
Vurdering kvalitet og sårbarhet. Konkurransegrunnlagets kap 5.2 angir de viktigste kriteriene når det gjelder å vurdere kvalitet og sårbarhet. Begge selskapene har god dekning med revisorer som tilfredsstiller kravene til å være oppdragsansvarlige revisorer for både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Når det gjelder regnskapsrevisjon er det imidlertid revisjonssjefen i HR som har oppdragsansvaret i alle kommunene, mens IR opererer med 6 oppdragsansvarlige. Derved har de også mulighet til å gjennomføre oppdragskontroll internt i selskapet, hvilket de også gjør. Denne muligheten har ikke HR ved at selskapet i dag kun opererer med en oppdragsansvarlig. Selv om dette vil kunne være en sikring av kvalitet, er det ikke noe krav om at slike kontroller skal gjennomføres. Sekretariatet vurderer det derfor dit hen at selskapene bør likestilles når det gjelder kvalitet, kompetanse og erfaring innenfor området regnskapsrevisjon. Når det derimot gjelder forvaltningsrevisjon mener sekretariatet at IR peker seg ut som det beste alternativet. Selskapet har flere forvaltningsrevisorer og det gjennomfører flere forvaltningsrevisjonsprosjekter enn HR, hvorav flere er relevante i forhold til fylkeskommunal virksomhet. I og med at IR har flere ansatte antas det også at sårbarheten ved eventuelle vakanser vil være mindre. Det antas videre at selskapets størrelse gjør at sårbarheten ved eventuelt tap av klienter også antas å ville være mindre enn i HR. Når det gjelder øvrige momenter mht kvalitet og sårbarhet har IR lavere sykefravær og synes å ha noe større fokus på videreutdanning av medarbeiderne. Begge selskapene har opplyst at de følger de obligatoriske kravene for kommunal revisjon om etterutdanning, men kun IR har medtatt noe om videreutdanning i tilbudet. Gitte forbehold/forutsetninger. Begge selskapene har angitt enkelte forbehold og forutsetninger i sine tilbud. Når det gjelder Hedmark Revisjon IKS s forbehold om prisen er det kommentert i det foranstående. Øvrige forbehold som selskapene har gitt anses uproblematiske. Konklusjon Det er i konkurransegrunnlaget ikke angitt noen form for vekting av de enkelte tildelingsskriterier, dvs at vurderingene om hva som bør vektlegges mest av pris i forhold til kvalitet i en viss grad vil kunne bli subjektiv. Som det fremgår av foranstående regneeksempel synes det som Hedmark Revisjon IKS har det rimeligste tilbudet. Hvor mye rimeligere vil avhenge av de bevilgninger fylkestinget gir til kjøp av revisjonstjenester. I tillegg vanskeliggjøres regnestykket av HR s forbehold om prisen. Pris må således settes opp mot vurderingene som gjelder kvalitet, sårbarhet mv. Hva som vil betegnes som en vesentlig økonomisk differanse vil som nevnt i stor grad måtte bli en subjektiv vurdering. Sekretariatet har også vært i tvil om disse avveiningene, men vil etter en grundig vurdering anbefale at Innlandet Revisjon IKS velges som fylkeskommunens revisor.
Begrunnelsen for dette er spesielt det nevnte forbehold fra HR om prisen, samt at vurderingene mht kvalitet mv når det gjelder forvaltningsrevisjon og sårbarhet klart går i IR s favør. Hedmark fylkeskommune antas å ville bli en stor aktør når det gjelder bestilling av forvaltningsrevisjon og i så måte anses IR å stå best rustet til å håndtere disse bestillingene. Iverksetting av eventuell ny revisjonsordning. I sin høringsuttalelse til fylkestingssak 2/11 uttrykte fylkesrådet et klart ønske om at en ny revisjonsordning måtte tre i kraft så raskt som mulig i 2011. Sekretariatet slutter seg til dette synet. Det som imidlertid vil kunne ta tid mht å få alt det formelle på plass er søkeprosessen om deltakelse i selskapet, som blant annet medfører behandling i selskapets organer og de aktuelle kommunestyrer og fylkesting. Videre skal Hedmark fylkesting til slutt behandle saken om å tre inn som deleier i selskapet. Det er derfor i første omgang viktig at søknadsprosessen og forhandlingene med selskapet blir iverksatt så raskt som mulig etter at fylkestinget har behandlet denne saken. Etter sekretariatets oppfatning bør imidlertid ny revisor kunne være på plass i løpet av høsten, eller senest 01.01.12. Inngåelse av oppdragsavtale. Det er fylkestinget som behandler budsjettforslaget vedrørende Kontroll og tilsyn. I henhold til 18 i kontrollutvalgsforskriften skjer dette blant annet etter forslag fra kontrollutvalget. I likhet med i dag vil det være kontrollutvalget som utfører tilsyns- og bestillerrollen overfor revisjonen. Forskjellen fra tidligere er imidlertid at revisjonsoppgavene mm nå vil bli formalisert i en årlig oppdragsavtale, hvor revisjonens oppgaver blir nærmere detaljert. Dette skjer innenfor den budsjettramme fylkestinget har vedtatt. Det er således kontrollutvalget som via sine bestillinger overfor revisjonen angir ressursbehovet for de enkelte oppgaver. Da det stadig vil kunne bli behov for endringer i oppdragsavtalen, blant annet ved at det kan dukke opp uforutsette saker som krever rask behandling, vil det være både nødvendig og naturlig at dette styres fullt ut av kontrollutvalget. Det er for øvrig slik det praktiseres overfor alle de øvrige eierne i de to selskapene. Da utvalget imidlertid opptrer på vegne av fylkestinget anser sekretariatet det som korrekt at fylkestinget fatter et formelt delegeringsvedtak.... Sett inn saksutredningen over denne linja