Innskuddspensjon i Sparebanken Vest
Innhold For bedriften... 3 Aktivere brukertilganger for innskuddspensjonsavtalen... 3 Påloggingsprosedyre nettbank bedrift... 6 Vis detaljer avtale... 8 Vis investeringsprofil... 8 Vis innbetalinger... 9 Endre lønn...10 Endre stillingsprosent...10 Innmelding ansatt...11 Oversikt medlemsavtaler (utmelding ansatt)...12 Bokføringsbilag for innskuddspensjon og gruppeliv...13 For medlemmer (ansatte)... 11 Påloggingsprosedyre for medlemmer...11 Vis detaljer avtale...12 Endre fordeling...13 Vis beholdning...14
For bedriften I tilknytning til Pensjonssystemet tilbys det en selvbetjeningsklient for bedrifter. Selvbetjeningsløsningen gjør det mulig å tilby bedriftskunder med en innskuddsbasert tjenestepensjonsordning i banken, et enkelt verktøy for å få oversikt over og administrere pensjonsavtalen. Selvbetjeningsløsningen kan også bidra til en kostnadseffektiv arbeidsdeling mellom banken og den enkelte bedrift, forbundet med forvaltning av pensjonsavtalen. Aktivere brukertilganger for innskuddspensjonsavtalen Før man kan benytte tjenesten for innskuddspensjon, må administrator aktivere tilgangen for de brukerne som skal ha ansvaret for å vedlikeholde bedriftens pensjonsavtale. Administrator logger seg på Nettbank Bedrift med sin BankID eller BankID på Mobil. Administrator gir tilgang til de aktuelle brukerne ved å klikke på "Administrasjon". Administrering av brukertilgangene gjøres deretter i to steg side 3
1.steg - Administrere rettigheter og roller Klikk på «Administrere rettigheter og roller» for å se liste over brukerne i Nettbank Bedrift. Her må man klikke på «administrere innskuddspensjon»-ikonet for de aktuelle brukerne som skal gis tilgang. I neste bilde haker du av i boksen «Innskuddspensjon», og trykker «Oppdater». 2.steg Administrere øvrige produkter Klikk på «Administrere øvrige produkter» og du får frem en liste over brukerne. Klikk på «Endre tilgang» for de aktuelle brukerne, og et nytt vindu vil åpne seg. side 4
Her må det hakes av i boksen «Forsikring» for de brukerne som skal ha tilgang til innskuddspensjonen. side 5
Påloggingsprosedyre nettbank bedrift De aktuelle brukerne er nå aktivert og kan logge seg på Nettbank Bedrift på vanlig måte med sin egen BankID, eller BankID på Mobil. Velg pensjon under menyvalget «Andre tjenester», og deretter «Administrere innskuddspensjon». Velg organisasjon, og tjenesten for innskuddspensjon åpner seg i et nytt vindu. Dersom pensjonsavtalen ikke åpner seg i et nytt vindu så skyldes dette en pop-up blokkering i nettleseren som vist i eksemplet under. Varslet om pop-up blokkering og ordlyden varier side 6
mellom de ulike nettleserne, men felles for de ulike varslene er at man må tillate forgrunnsvinduer fra nettstedet «bedrift1.spv.no». Man kan også klikke på lenken som vist i bildet under. side 7
Vis detaljer avtale Her får man en oversikt over den inngåtte avtalen som bl.a. hvilken spareprosent bedriften har valgt, hvilke forsikringsdekninger som er tilknyttet, trekkpriser og kontaktperson. Vis investeringsprofil Denn funksjonen viser hvilken investeringsprofil bedriften har valgt som standardvalg for medlemmene (ansatte) i avtalen. side 8
Vis innbetalinger Funksjonen omfatter en oversikt over gjennomførte innbetalinger og fremtidige forfall for inneværende og forrige år. Merk at de oppgitt tallene i oversikten kun omfatter pensjonssparingen, og evt. forsikringsdekningene innskuddsfritak og uførepensjon. Trekkpriser og andre kostnader kommer i tillegg. Disse vises i bokføringsbilaget. 1. Dersom man ønsker spesifisert pensjonsinnbetaling pr ansatt kan man gå inn på pilen til venstre for forfallsdatoen for å utvide listen. Samtidig kan man eksportere disse opplysningene til Excel ved å trykke på Excel-ikonet under «Funksjon». 2. Bokføringsbilagene kan hentes frem ved å trykke på «printer-ikonet» til høyre under «Funksjon». 3. Tilsvarende er det mulig å hente frem overnevnte opplysninger fra foregående år ved å endre innbetalingsår og trykke på knappen «Hent». side 9
Endre lønn Funksjonen omfatter mulighet for å endre lønn/beregningsgrunnlag med virkning fra en angitt dato tilbake i tid. Merk at endringsdatoen ikke kan være eldre en 1. januar i inneværende år. Lønnsendringer oppdateres umiddelbart og må være registrert innen siste trekk i desember samme år endringen finner sted. Endre stillingsprosent Funksjonen omfatter mulighet for å endre stillingsprosent med virkning fra en angitt dato tilbake i tid. Merk at endringsdatoen ikke kan være eldre en 1. januar i inneværende år. Stillingsprosenten oppdateres umiddelbart og må være registrert innen siste trekk i desember samme år endringen finner sted. side
Innmelding ansatt Hovedregelen er at alle arbeidstakere som har fylt 20 år og har minst 20 % stilling skal meldes fortløpende inn i avtalen. Dersom en ansatt fyller 20 år i ansettelsesperioden, meldes han inn fra den dagen han fyller 20 år og ikke ansettelsdato. I innmeldingsskjemaet skal følgende opplysninger registeres: - Fødselsnummer, navn og adresse, ansattdato, beregningsgrunnlag (alltid årslønn for 100 % stilling), stillingsprosent og yrke Hvilket beregningsgrunnlag (lønn) skal innrapporteres i innskuddsordningen? Beregningsgrunnlaget skal oppgis som årslønn tilsvarende 100 % stilling, og består av fast lønn og feriepenger. Dvs en person som faktisk tjener kr 384 000 i en 80 % stilling, skal registreres med beregningsgrunnlag 480 000 og 80 % stilling. (384 000/0,8 = 480 000) Årslønn for timelønnede = timelønn x 1950 timer Lønnselement av fast og varig karakter avtalt som en del av ordinære lønnsbetingelser. Det kan ses bort fra godtgjørelse for overtid, skatteplikitge naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser, eller andre varierende eller midlertidige tillegg. I tillegg skal det krysses av for om vedkommende er «frisk og fullt arbeidsfør», eller «sykmeldt eller arbeidsufør». Avhengig av pensjonsavtalens omfang og forsikringsdekninger skal de nyansatte levere egenerklæring om helse. Dette blir i så fall sendt fra Sparebanken Vest til bedriften etter innmeldingen er forettatt. Dersom den ansatte er sykemeldt eller arbeidsufør vil han motta sparingen, men vil ikke være omfattet av forsikringsdekningene. Eget infoskriv blir sendt til bedriften og den ansatte i disse tilfellene. På bakgrunn av de innsendte opplysningene vil banken registrere den ansatte i kunderegisteret. Den nyansatte vil ikke vises i deres medlemsoversikt før banken har foretatt registreringen. side
Oversikt medlemsavtaler (utmelding ansatt) Denne oversikten viser hvem som er innmeldt i avtalen med ansattdato, om det er noen som har valgt annen investeringsprofil enn bedriftens standardprofil (avvik profil), samt pensjonsalder. I tillegg kan må vise historikk på den enkelte ansatt for å se blant annet historiske lønnsendringer. Utmelding av ansatte skal gjøres fortløpende og senest innen trekket i påfølgende måned for å unngå at det blir innbetalt pensjonssparing etter sluttdato. Man trykker på bosspannet under «Velg funksjon» og man får frem et nytt skjermbilde. Her velger man årsak til utmeldingen - sluttet, død, eller annullering. Dersom vedkommende har sluttet må man krysse av for om vedkommende er frisk og fullt arbeidsfør, og deretter trykker man på «Neste». Til slutt kommer man til et godkjennelsesbilde med de registrerte opplysningene. Her trykker man på «Lagre» og den ansatte er umiddelbart meldt ut av pensjonsavtalen. Ansatte som er sykemeldte på sluttdato kan ikke meldes ut av pensjonsordningen da de kan få innvilget innskuddsfritak når de har vært sykemeldte utover 12 måneder. Medlemmer som meldes ut før det har gått 12 måneder har ikke krav på å beholde innbetalt pensjonssparing. Pensjonskapitalen for disse blir automatisk tilbakeført til bedriftens innskuddsfond (OTP Bedriftskonto) i løpet av ca 3 uker. side
Bokføringsbilag for innskuddspensjon og gruppeliv Bilagene for innskuddspensjon kan hentes ut som beskrevet under punkt 2 på side 6 «Vis innbetalinger». I tillegg kan bokføringsbilagene hentes ut i nettbanken ved å gå inn på «Konto» - «kontoutskrifter/meldinger». Under søkekriteriene skal «Type» være «Melding om betaling» og «Konto» skal være bedriftens OTP Bedriftskonto. Dersom OTP Bedriftskonto ikke er et tilgjengelig valg, må administrator i nettbanken gi innsyn på denne kontoen først. Man kan søke frem bilagene for inntil 6 måneder om gangen. Dersom bedriften også har gruppelivsforsikring så vil disse bilagene også komme frem i samme resultat av søket. side 10
For medlemmer (ansatte) I tilknytning til pensjonssystemet tilbys det en selvbetjeningsklient for medlemmer som har opprettet nettbank privat i Sparebanken Vest. Selvbetjeningsløsningen gjør det mulig å tilby et enkelt verktøy for å få innsyn i, samt administrere sin egen pensjonsavtale. Påloggingsprosedyre for medlemmer Medlemmet logger seg på Nettbank privat via bankens hjemmeside www.spv.no Man vil da få frem et oversiktsbilde som viser bl.a. OTP-medlemskonto. Den månedlige pensjonssparingen fra arbeidsgiver blir betalt inn på denne kontoen. Dersom det i tillegg er valgt at deler av innbetalingene skal plasseres i fond, så vil man finne en oversikt over fondsplasseringene ved å gå inn på «Mine Fond» i menyen til vestre. Her får man en oversikt over plasseringene i de enkelte fond. Merk at fond fra DNB ikke vises i denne oversikten, de vises kun i tjenesten for innskuddspensjon som beskrevet på side 14. side 11
For å se mer informasjon om sin egen innskuddspensjonsavtale går man inn på «Mine fond» - «Min innskuddspensjon» -«Gå til innskuddspensjon» Vis detaljer avtale Denn funksjonen viser navn på arbeidsgiver, ansattdato, spareprosent, beregningsgrunnlag (årslønn) og stillingsprosent. Ved eventuelle feil i denne informasjonen må den ansatte kontakte sin arbeidsgiver. side 12
Endre fordeling Funksjonen «Endre fordeling» vil kun være tilgjengelig for medlemmer i de avtaler hvor arbeidsgiver har åpnet for at ansatte kan endre sin individuelle investeringsprofil (Fritt investeringsvalg). Merk at når man endrer fordelingen i nettbanken så påvirker dette kun de fremtidige innbetalingene. Ved endring av allerede innbetalt pensjon må man ta kontakt på otp@spv.no Ønsket fordeling til det enkelte fond oppgis i prosent, og man må påse at den prosentvise fordelingen pr måned overstiger det enkelte fonds minimumsfordeling som angitt i kolonnen «Tilleggsinformasjon». Fordelingen må til sammen bli 100 %. For informasjon om de enkelte fond kan man gå inn på www.morningstar.no side 13
Vis beholdning Funksjonen «Vis beholdning» gir en oversikt over medlemmets pensjonssparing og viser samlet verdi og avkastning for OTP medlemskonto og fondsbeholdningen. side 14