Internkontrollsystem for Skredbakka borettslag

Internkontrollsystem for Skredbakka borettslag Oppdatert: 7 februar, Side 1 of 20

Innholdsfortegnelse 1 BOLIGSELSKAPET...4 1.1 Mål... 4 1.2 Fakta om... 4 1.3 Ansvar... 4 1.4 Styrende dokumenter... 4 1.5 Opplæring... 5 1.6 Internkontrollpermen og tilgjengelighet... 5 2 OVERSIKT OVER DE SENTRALE HMS-HANDLINGENE...6 3 HVORDAN BLI BEDRE...8 3.1 Kartlegging og risiko... 8 3.2 Risikoforhold... 8 3.3 Melding av feil og mangler (avviksbehandling)... 9 3.4 Vernerunder... 9 3.5 Faste møter... 9 3.6 Registrering av sykefravær og skader... 9 3.7 Handlingsplan og oppfølging... 10 3.8 Årlig gjennomgang... 10 4 RUTINER I BOLIGSELSKAPET...11 4.1 Arbeidsrutiner... 11 4.2 Informasjon... 11 4.3 Orden og renhold... 11 4.4 Vedlikehold... 11 4.5 Lekeplass og - utstyr... 12 4.6 Tekniske installasjoner... 12 4.7 Garasjeanlegg... 12 4.8 Ventilasjonsanlegg... 12 4.9 Elektriske anlegg og utstyr... 12 4.10 Brannvernutstyr... 13 4.11 Førstehjelpsutstyr... 13 4.12 Beredskap... 13 4.13 Kjemikalier og stoffkartotek... 13 4.14 Arbeid i høyden fallsikring... 14 4.15 Personlig verneutstyr... 14 4.16 Avfall... 14 4.16.1 Hageavfall... 15 Oppdatert: 7 februar, Side 2 of 20

4.16.2 Farlig avfall... 15 4.17 Bruk av arbeidsutstyr... 15 4.18 Ombygginger og nybygg. Avfallsplan, asbest.... 15 4.19 Våtrom og ventilasjon... 16 4.20 Dugnad... 16 4.21 Skadedyrbekjempelse... 16 5 SJEKKLISTER, ARBEIDSINSTRUKSER OG HANDLINGSPLANER...18 6 AVTALER OG KONTAKTER...19 VAKTMESTERTJENESTER...19 Oppdatert: 7 februar, Side 3 of 20

1 Boligselskapet 1.1 Mål I borettslaget Skredbakka skal det skapes et trivelig og sikkert miljø for alle andelseiere, beboere, besøkende og personer som utfører arbeid for borettslaget. Vi skal ta vare på borettslagets bygninger og materiell, forhindre belastning på det ytre miljø, og våre valg av produkter og tjenester skal ikke skade hverken beboere, besøkende eller personer som utfører arbeid for borettslaget.. Disse målene skal nås gjennom stadige forbedringer. Både styret og ansatte skal delta aktivt i forbedringsarbeidet. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid skal bedre driftssikkerhet og lønnsomhet. Borettslagets installasjoner og tjenester skal oppfylle beboernes krav til kvalitet og punktlighet, både i dag og i fremtiden. 1.2 Fakta om Styreleder: Rune Aarstad Nestleder: Svein Oldeide Antall ansatte på heltid: 0 Borettslaget har utarbeidet arbeidsbeskrivelse for vaktmester, og alle som utfører arbeid for borettslaget skal ha skriftlige arbeidsavtaler. 1.3 Ansvar Styret har et særskilt ansvar for at det innføres og utøves internkontroll, og at dette gjøres i samarbeid med de ansatte. Styrelederen i borettslaget er pålagt hovedansvaret for gjennomføringen av et fullt forsvarlig internkontrollarbeid. Vaktmesteren plikter ikke å rette seg etter instrukser gitt av andre enn styret/styrets leder eller den styret har bemyndiget som vaktmesterens overordnede. 1.4 Styrende dokumenter De viktigste styrende dokumentene for boligselskapet er: selskapets vedtekter generalforsamlingens vedtak husordensregler parkeringsregler eventuelle overenskomster (fagforeninger) arbeidsavtaler og arbeidsbeskrivelser for de ansatte Disse dokumentene oppbevares og er også tilgjengelig på borettslagets internettsider. Oppdatert: 7 februar, Side 4 of 20

1.5 Opplæring Det blir sørget for at alle personer som skal utføre arbeid i borettslaget får nødvendig opplæring i utstyr og instrukser som de aktuelle forskriftene krever. Styret får opplæring i det systematiske internkontrollarbeidet. Planlagt opplæring registreres i handlingsplanen. Ansvarlig for vurdering og planlegging av opplæring er Styrets leder. 1.6 Internkontrollpermen og tilgjengelighet Internkontrollpermen skal være tilgjengelig på vaktmesterkontor i Skredbakka 13. Oppdatering skjer i elektronisk dokument av HMS ansvarlig i borettslaget. Kopier av oppdaterte dokumenter distribueres til interkontrollperm, nettsider, og eventuelt til beboere dersom dette er påkrevd. Oppdatert: 7 februar, Side 5 of 20

2 Oversikt over de sentrale HMS-handlingene SAK TILTAK ANSVAR HYPPIGHET REF OK Informasjon om boligselskapets rutiner Revisjon av internkontrollsystemet Tilsyn med utviklingen på HMS-området Arbeidsmiljø Bomiljø Kjøring og parkering Brannvern, fellesområdet Brannvern, beboerne Elektriske anlegg og utstyr, fellesområdet Elektriske anlegg og utstyr, beboerne Orden, renhold, bygningsmessige mangler, lys i kjeller osv. Inneklima/Ventilasjon Renhold av loft, kjeller og trapper Introduksjonsbrev og invitasjon til samtale med nyinnflyttede Gjennomgang av handlingsplanen og utførte handlinger Vernerunde Vernerunde, vaktmester og styreleder Vernerunde, vaktmester og styreleder, ++ Håndhevelse av perkeringsregler og skilting Gjennomgang av slanger og brannslokkere i fellesarealer Sjekk av røykvarslere og håndslokkere Fysisk kontroll av håndslokkere og varslere Feilretting av autorisert firma etter avtale Egenkontroll Beboers egenkontroll etter skjema Vaktmesters arbeidsbeskrivelse, regelmessige runder Regelmessig sjekk av boligens ventilasjonsystem Beboerne er ansvarlige i hht. husordensreglene. Oppdatert: 7 februar, Side 6 of 20 Ved nyinnflytting 3.B Årlig, i forbindelse med beretningsarbeidet 2 ganger årlig 6.1.A 1 gang pr. år 3.H 1 gang pr. år Hvert 5. år Kontinuerlig 1 gang pr. år 1 gang pr. år, ved skriv til general forsamling Regelmessig/ kontinuerlig Årlig Loft 1 gang pr. år Kjeller 2 gang pr år. Trapper hver uke Vedlikehold av Ha kontinuerlig orden på Fortløpende kontroll 3.D 3.H 6.1.B 3.G 6.1.E 6.1.F 3.C 3.C

SAK TILTAK ANSVAR HYPPIGHET REF OK maskinpark og utstyr Vedlikehold av bygninger Lekeplass og -utstyr Kjemikalier, rengjøringsmidler Elektriske anlegg og utstyr Brannvern Farlig arbeid, tak, felling av trær boligselskapets utstyr, se arbeidsbeskrivelse. Serviceavtale med firma Oppfølging av V-Plan. Avtale med SBBL teknisk Sertifisering, befaring, regelmessig kontroll, skifte av sand HMS-datablad, stoffkartotek Forsvarlig oppbevaring Innkjøp av miljøvennlige midler Sertifisering i bruk Feilretting av autorisert firma etter avtale Egenkontroll Gjennomgang av slanger og brannslokkere i fellesarealer Sjekk av røykvarslere og håndslokkere Fysisk kontroll av håndslokkere og varslere Egen instruks, forbud mot takarbeid og arbeid i trær. Bruk av personlig verneutstyr 1 gang pr. år. Etter behov Kontinuerlig Ved innkjøp Kontinuerlig 1 gang pr. år 1 gang pr. år 1 gang pr. år Hvert 5. År Etter behov Etter behov 6.2.F 3.E 6.1.D 3.K 6.2.C 6.2.J 3.G 6.1.E 6.1.F 3.H 6.1.B 3.L 6.2.1 6.2.G 6.2.H Avfallshåndtering Bruk av arbeidsutstyr Ombygging/nybygg Følge arbeidsinstrukser og bruke nødvendige hjelpemidler Følge forskrifter og rutiner Søke samtykke hos Arbeidstilsynet. Foreta HMS-konsekvensanalyse Kontinuerlig 3.M Kontinuerlig 3.N 6.2.D 6.2.E Ved behov 3.O 6.1.C Oppdatert: 7 februar, Side 7 of 20

3 Hvordan bli bedre 3.1 Kartlegging og risiko Borettslaget har rutiner for å kartlegge og forbedre helse-, miljø- og sikkerhetsstandarden. Hensikten er å avdekke feil og mangler som ikke nødvendigvis blir fulgt opp i det daglige. Det finnes flere rutiner for å sikre at styret og de ansatte snakker sammen om ulike forhold i borettslaget som kan forbedres. Alt som gjøres som følge av daglige diskusjoner og beslutninger er en viktig del av borettslagets forbedringsarbeid. Like viktig er det å fange opp innspill fra beboerne. Det vil skje gjennom skriftlige og muntlige forslag til styret, som sak på borettslagets generalforsamling/årsmøte og i møter med styret. 3.2 Risikoforhold Borettslaget bruker en enkel form for vurdering av risikoforhold: Hva kan gå galt? Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme ansatte og beboere i vårt boligselskap? Hva kan vi gjøre for å hindre dette? Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis noe skjer? De mest kritiske aktivitetene/områdene vi har i borettslaget er følgende: Kjøring og parkering Brannfaren Lekeplassene Inneklima Traktoren Arbeidsmiljø og helse til personer som utfører arbeid for borettslaget Ut fra denne risikovurderingen har vi utviklet de sentrale HMS-handlingene. Oppdatert: 7 februar, Side 8 of 20

3.3 Melding av feil og mangler (avviksbehandling) Når vi observerer feil og mangler eller får melding om slike, fylles det ut en avviksmelding, se 6.2.L. Avviksskjema. Avvik av stor viktighet blir utbedret straks, andre blir satt opp på handlingsplanen. Ulykker og nestenulykker som snubling, fall, kuttsår osv. skal registreres som avvik, selv om hendelsene ikke medfører fravær. Som en del av den årlige gjennomgangen vurderes videre tiltak for å forhindre flere uhell. Avviksbehandlingen blir dokumentert i 6.2.M. Avviksprotokoll. 3.4 Vernerunder Det gjennomføres vernerunder to ganger i året, innen 1. juni og innen 1. desember. Vi bruker egne sjekklister i forhold til hva som er temaet for runden, se sjekklister del 6. Det gås ekstra vernerunder dersom styret, ansatte eller andre ønsker det. Rapporten fra vernerunden blir forelagt styret til vurdering. De som deltar er: Vaktmester og styrets leder, og andre hvis det er ønsket. 3.5 Faste møter I styremøter vil HMS jevnlig være sak på dagsorden. Vaktmester har månedlige møter med styreleder og HMS ansvarlig i borettslaget, første uken i måneden. Referater og handlingsplaner fra disse møtene er en viktig del av boligselskapets dokumentasjon av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Utdrag fra styremøtene som omhandler vedtak i HMS-saker foreligger i internkontrollpermen, Del 7. Møtene ledes av styrets leder. Om en andelseier, beboer eller arbeider ønsker direkte møte med styret, er dette mulig i forkant av ordinære styremøter. 3.6 Registrering av sykefravær og skader Sykefraværet registreres slik at vi kan vurdere hva som kan forbedres for å unngå skader og sykdom. Registreringen gir også en oversikt over hvilke kostnader sykefraværet påfører borettslaget. Vaktmester plikter å melde alt fravær til styreleder. Registrering av sykefravær utføres av styreleder. Sykmeldinger sendes forretningsfører uten unødig opphold. Yrkessykdom og yrkesskade meldes av arbeidsgiver til trygdekontoret (NAV blankett 13-07.05). Dersom det kan være mistanke om yrkessykdom, skal dette meldes til Arbeidstilsynet av legen (Arbeidstilsynets skjema 154b). Oppdatert: 7 februar, Side 9 of 20

3.7 Handlingsplan og oppfølging Prioritering og planlegging av tiltak gjøres etter kartleggingen. Forslag til forbedringer av rutiner og utstyr diskuteres og prioriteres. De som berøres av aktuelle tiltak bør delta i planleggingen. Prioriteringene må basere seg på en helhetsvurdering av risiko og boligselskapets kapasitet og budsjettsituasjon. Vedtatte tiltak registreres i handlingsplanen, se 6.1.I. Handlingsplanskjema. Handlingsplanen inneholder hva som skal gjøres, av hvem og når. En person er ansvarlig for at handlingsplanen følges opp og at tidsfristene overholdes. Ansvarlig for oppfølging av handlingsplan: Styrets leder. Resultatet av internkontrollarbeidet og oppfølgingen av handlingsplanen gjøres kjent for beboerne i årsberetningen. Borettslagets handlingsplaner er et praktisk verktøy for å bli bedre og det viktigste beviset på at kravet om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid tilfredstilles. 3.8 Årlig gjennomgang Styreleder gjennomgår hvert år boligselskapets helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, se 6.1.A. Sjekkliste for årlig gjennomgang. Borettslagets dokumentasjon gjennomgås punkt for punkt. Hensikten er å se om det som er skrevet stemmer overens med virkeligheten. Forhold som må rettes opp føres opp i boligselskapets handlingsplan, se 6.1.I. Handlingsplan-skjema. Gjennomgangen foretas hvert år i forbindelse med styrets beretning til generalforsamlingen. Oppdatert: 7 februar, Side 10 of 20

4 Rutiner i boligselskapet 4.1 Arbeidsrutiner Borettslagets styre har i samarbeid satt opp rutiner for det daglige arbeidet i boligselskapet (se arbeidsbeskrivelser, del 7). Fordeling av arbeidsoppgaver utføres av styreleder. Hvis boligselskapets rutiner ikke følges og det oppstår nestenulykker, feil, eller andre uheldige forhold, skal feilen om mulig rettes straks. Det skal meldes fra til nærmeste overordnede. Hensikten er å unngå at noe lignende skjer igjen. Se 6.2.K. Rutine for avviksmelding. Alle forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med dem som blir berørt, og kan f.eks. være innskjerping av rutiner, klarere ansvarsforhold eller tekniske forbedringer. Tiltakene registreres i handlingsplanen, se 6.1.I. Handlingsplan-skjema. 4.2 Informasjon Borettslaget har faste rutiner for informasjon og kommunikasjon: Borettslaget har egen nettavis som oppdateres etter behov Ansvarlig redaktør er styreleder Styremøter avholdes en gang i måneden, hyppigere dersom nødvendig Oppslagstavle er plassert i alle oppganger. Rundskriv blir laget etter behov. Informasjon om internkontrollarbeidet i boligselskapet blir sendt ut årlig (Se 6.1.L) Beboerne kan på forespørsel treffe styret en time i forkant av styremøtene. 4.3 Orden og renhold Boligselskapets rutiner for orden og renhold er beskrevet i Husordensreglene. Utvendig renhold utføres av vaktmester i henhold til arbeidsbeskrivelsen. Innvendig renhold av fellesarealene i blokkene (trappeoppganger, vegger, vinduer, etc...) utføres av beboerene ihht vaskelister som henger på oppslagstavlene i hver trappeoppgang. Lokaler som blir brukt av vaktmester, som kontor, verksted og garasje rengjøres etter behov av vaktmester. 4.4 Vedlikehold Boligselskapets rutiner for vedlikehold av maskiner og utstyr legges opp av vaktmester. Maskinparken: (Her listes opp maskiner og utstyr boligselskapet eier/disponerer) traktor m/utstyr sopemaskin kantklipper Oppdatert: 7 februar, Side 11 of 20

ryggsprøyte containere Det daglige vedlikeholdet utføreres av vaktmester, se 6.2.F. Kontroll av arbeidsutstyr. 4.5 Lekeplass og - utstyr Lekeplassene tilfredsstiller kravene i forskrift om lekeplasser og lekeplassutstyr. Ved innkjøp krever boligselskapet dokumentasjon fra leverandørene om at utstyret tilfredsstiller de gjeldende sikkerhetskravene. Vaktmester har befaring av samtlige lekeplasser en gang i året, se 6.1.D. Sjekkliste, og ukentlig ved visuell kontroll. Det blir foretatt utbedringer av utstyr som krever overhaling og vedlikehold. Oversikt over utstyr som må skiftes ut blir forelagt styret til behandling. Sanden i sandkassene blir skiftet ut etter behov. Såkalt støtsand må skiftes ut når den ikke lenger absorberer støtene som forutsatt. 4.6 Tekniske installasjoner Borettslaget har laget en fullstendig oversikt over inventar og utstyr i alle borettslags fellesrom. Denne listen er til hjelp for å sikre borettslagets verdier. Listen skal vedlegges som dokumentasjon i del 7. Her behandles kun installasjoner og utstyr som krever spesiell aktsomhet i henhold til lover og forskrifter. 4.7 Garasjeanlegg Det foretas regelmessig kontroll for å sjekke av lys og utstyr (stikkontakter), og at ikke plassene blir brukt til oppbevaringsplass av annet enn biler/motorsykler, se sjekkliste 6.1.E-2. Sjekkliste for selskapets garasjer. Vaktmester skal gi beskjed til styre dersom parkeringsreglene ihht til parkeringsreglement ikke overholdes. 4.8 Ventilasjonsanlegg Anlegget blir kontrollert og holdt ved like etter de spesifikasjoner som leverandør har gitt. Det foreligger serviceavtale. 4.9 Elektriske anlegg og utstyr Borettslaget er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealene til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er styrets plikt å gjøre eier eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det vedlikeholdsansvaret som den enkelte har etter lov og forskrift. Etter den tekniske tilstandsrapporten foretatt av fagperson, vil en vurdere hyppigheten av kontroller av alle boenhetene og ved eierskifte. Tilstandsrapporten og tiltakene legges ved permens del 7. Feil og mangler ved borettslagets elektriske anlegg og utstyr blir umiddelbart utbedret etter avtale. Borettslaget bruker autorisert installatør ved nyinstallasjoner, vedlikehold og reparasjoner. Autorisert kontroll utføres av: Oppdatert: 7 februar, Side 12 of 20

Beboernes egenkontroll: Se 6.1.F. Sjekkliste for elektriske anlegg i boenhetene. Vaktmesterens kontroll: Se 6.1.E. Sjekkliste for elektriske anlegg i fellesområdene. 4.10 Brannvernutstyr Alle boliger (leilighet, rekkehus) skal ha installert egnet brannvarsling og slokkingsutstyr. I borettslaget er det installert følgende typer utstyr: Håndslukkeutstyr i hver rekkehusleilighet og blokk-leilighetene som ligger under bakkeplan i Skredbakkatunet 2-8. Brannslange i alle trappeoppganger, som også skal nå til fritidsbodene på begge sider av blokkene. Godkjent røykvarsler i hver leilighet. Boligselskapet deler ut nytt batteri til varslerne hvert år. Det foretas fysisk kontroll og vedlikehold av varsler og pulverapparat hvert femte år. Se 6.1.B. Sjekkliste for brannvern. 4.11 Førstehjelpsutstyr Førstehjelpsutstyr er til enhver tid komplett i henhold til oppsatt liste. Vaktmester har gjennomgått en enkel opplæring. Førstehjelpsutstyr finnes på vaktmesterkontoret. Kontroll/etterfylling utføres av vaktmester. 4.12 Beredskap Den som oppdager brann eller ulykke, varsler øvrige beboere. Brannvesen, politi og ambulanse varsles etter behov. Rednings- og slukkingsarbeidet startes i samsvar med gitt opplæring inntil politi/brannvesen kommer. Ved personskade gis førstehjelp. Ulykker som medfører alvorlig personskade skal straks meldes til lege/ambulanse, politi og Arbeidstilsynets lokalkontor. Ulykker og brann med elektrisk årsak skal meldes til det lokale el-tilsyn. Melding om skader og ulykker utføres av styreleder. Oppslag over de viktigste telefonnumrene finnes på alle oppslagstavler (se forslag til branninstruks, 6.1.B). 4.13 Kjemikalier og stoffkartotek Borettslaget vil til enhver tid bruke de minst farlige kjemikaliene for formålet. Det er sørget for sikker oppbevaring av bensin, diesel, olje og alle typer maling, lakk, white spirit, lynol med hensyn til brann og at uvedkommende (barn) ikke får adgang til stoffene. Det er sørget for sikker avlåsning og ventilasjon. Vaktmester er ansvarlig for vedlikeholdet. Borettslaget har et stoffkartotek med oversikt over helsefarlige og giftige stoffer, HMSdatablad på norsk. Borettslaget skal kreve HMS-datablad ved innkjøp av disse stoffene og velger stoffer som gir minst helsefare. Stoffkartoteket er plassert på vaktmesterens kontor. Oppdatering utføres av vaktmester. Oppdatert: 7 februar, Side 13 of 20

Se 6.2.C. Sjekkliste for stoffkartotek og kjemikalier og 6.2.J. Rutine for innkjøp av kjemikalier. 4.14 Arbeid i høyden fallsikring Borettslaget skal påse at det blir foretatt risikovurdering i forkant av alt arbeid som skal foregå i høyden, for å sikre personer som utfører slikt arbeid, for å sikre at gjenstander ikke faller ukontrollert og at området blir sikret på en skikkelig måte. Firmaer og personer som utfører slikt arbeid skal kunne dokumentere rutiner og sikringsutstyr som vil bli brukt, før en eventuell kontrakt inngås. Bruk av stige for tilkomst til tak Arbeid på flatt og skrått tak (blokk, rekkehus) Vedlikeholdsarbeider (inkludert maling) av balkonger (blokk, rekkehus) Bruk av stillas Vedlikeholdsarbeider av boligmasse utvendig (vannerenner, maling, vinduer, takstein, etc...) der det er nødvendig med bruk av stige. Ombygning/påbygning 4.15 Personlig verneutstyr Vaktmester har tilgang til personlig verneutstyr og er informert om når, hvor og hvordan det skal brukes. Vaktmester sørger for vedlikehold og melder fra til styreleder når det er behov for nyanskaffelser. Disse kravene vil også gjelde ved dugnadsarbeid eller annet arbeid styret iverksetter på borettslagets områder. Annet innleid personnel som utfører arbeid for borettslaget skal følge reglene for bruk av personlig verneutstyr, og borettslaget skal gjøre dette kjent før en eventuell kontraktsinngåelse for et slikt arbeid. Verneutstyr som skal være tilgjengelig og brukes ihht. Arbeidsinstruks: Øreklokker ved støyende arbeid Vernebriller Hansker ved de fleste jobber Ansikstmaske ved beskjæring av trær, busker, hekker ol. Beskyttelsesdrakt ved sprøyting Vernebukse/-forkle ved søppelhåndtering Sklisikre støvler og annet nødvendig utstyr ved bruk av høytrykkspyler Se 6.2.G. Sjekkliste for bruk av personlig verneutstyr. Se 6.2.H. Instruks for bruk av personlig verneutstyr. 4.16 Avfall Rutiner for avfallshåndtering skal bidra til å redusere avfallsmengde, forekomst av skadedyr, forurensning, brannfare og skader på personer og utstyr. Boligselskapet følger de rutiner som kommunen til enhver tid pålegger oss. Brannfarlig avfall legges i brannsikre beholdere med selvlukkende lokk. Oppdatert: 7 februar, Side 14 of 20

Vaktmester skal i følge arbeidsbeskrivelsen holde søppelrommene rene og spyle containere. 4.16.1 Hageavfall Avfall fra uteområder som inngår som hageavfall (busker, gress, små trær, ugress) skal kastes i avfalls-stasjoner for hageavfall (2 stk). Disse tømmes regelmessig når de er fylt opp. Vaktmester håndterer dette ihht. arbeidsbeskrivelse. 4.16.2 Farlig avfall Farlig avfall lagres forsvarlig og avrenning eller avdamping unngås. Farlig avfall er merket slik at det kan identifiseres. Deklarasjonsskjema fylles ut ved levering. 4.17 Bruk av arbeidsutstyr Ved bruk og betjening av arbeidsutstyret borettslaget har til disposisjon skal det tas nødvendig hensyn til sikkerhet, opplæring og særlig aldersbegrensninger som gjelder for enkeltutstyr: traktor skal kun føres av personer med godkjent sertifikat sprøyting i uteområder skal kun utføres av personer med godkjent sertifikat for annet utstyr kan det være aktuelt med dokumentert sikkerhetsopplæring Regelen i 3.L. om personlig verneutstyr skal følges også ved dugnad. Se 6.2.D. Sjekkliste om bruk av arbeidsutstyr. Se 6.2.E. Instruks for bruk av arbeidsutstyr. Se 6.2.N. Dokumentasjon på opplæring. Dokumentasjon på opplæring settes inn i del 7 i håndboken. 4.18 Ombygginger og nybygg. Avfallsplan, asbest. Ved store arbeider på boligmassen vil Byggherreforskriften gjelde. Den krever blant annet at byggherre (borettslaget) foretar konsekvensutredning og følger byggeprosjektet tett fra start til ferdigstillelse. Kravet er svært omfattende og krever en egen HMS-koordinator. Styret vurderer om man skal kjøpe denne tjenesten. Før rivings- eller reparasjonsarbeid igangsettes undersøker boligselskapet om arbeidet kan medføre risiko for asbeststøvpåvirkning. Det påhviler borettslaget som byggherre å samordne arbeidet på bakgrunn av risikoforholdene. For å få utført arbeid med sanering av asbestholdige materialer, brukes kun firmaer som har tillatelse fra Arbeidstilsynet til å utføre slikt arbeid. Det må utarbeides avfallsplan og miljøsaneringsbeskrivelse ved nybygg og rehabilitering. I avfallsplanen oppgis en oversikt over byggavfall man forventer å måtte ta hånd om i forbindelse med tiltaket og en plan for håndtering og disponering av dette avfallet. Ved rehabilitering og riving skal det i tillegg lages en miljøsaneringsbeskrivelse med planer for håndtering av farlig avfall. For alle tiltakene krever forurensningsmyndighetene at minst 60 Oppdatert: 7 februar, Side 15 of 20

vekstprosent av avfallet blir kildesortert. Dette skal gjøres på byggplassen, men kommunene kan i særlige tilfeller fravike dette kravet. Se 6.1.C. Sjekkliste ombygginger, nybygg og asbest. 4.19 Våtrom og ventilasjon Skader i forbindelse med våtrom, vannlekkasjer og ventilasjon kan påføre borettslaget store økonomiske utlegg. Hvert år inviteres beboerne til å gå gjennom sine våtrom og ventilasjon etter vedlagte momentliste (6.1.J). Feil og mangler som den enkelte har ansvar for må snarest rettes opp. Mangler og feil som kan få betydning for øvrige beboere må snarest varsles til styret. 4.20 Dugnad Når borettslaget arrangerer dugnad, eller setter i gang arbeid på den enkelte beboers boenhet, skal dugnadsansvarlig forsikre seg om at arbeidet foregår på en fullt ut forsvarlig måte. Borettslaget må vurdere om det er forsvarlig å gjennomføre det aktuelle arbeidet ved dugnadsinnsats, her må man ta i betraktning både hvor farlig arbeidet er og beboernes personlige forutsetninger for å utføre arbeidet. Beboerne skal få nødvendig informasjon om hvilke farer ved arbeidet som de skal være oppmerksomme på. Kun godkjent utstyr skal brukes. Krever utstyret særskilt øvelse eller sertifikat skal dette kontrolleres før beboer tar utstyret i bruk. Krever arbeidet at det også blir brukt personlig verneutstyr skal dette stilles til beboerens disposisjon og brukes. Arbeidstilsynet har tidligere lagt til grunn at andelseiere som tar del i dugnad på borettslagets egen eiendom ikke er å anse som arbeidstakere i lovens forstand. Borettslaget har derfor ikke noe formelt arbeidsgiveransvar for disse. Dette betyr selvsagt ikke at styret bare kan overse hvordan arbeidet utføres og utstyr brukes. Styret kan komme i ansvar etter alminnelige erstatningsrettslige regler. Rutiner for arbeid og arbeidsutstyr samt for verneutstyr finnes i følgende rutiner: 3.A. Arbeidsrutiner 3.K. Kjemikalier 3.L. Personlig verneutstyr 3.N. Bruk av verneutstyr 4.21 Skadedyrbekjempelse Borettslaget har rutiner for avfallshåndtering som reduserer forekomst av skadedyr som rotter. Borettslaget overvåker tilstanden i fellesområdene (kjeller, loft og uteareal), mens den enkelte beboer overvåker egen bolig. Beboere varsler omgående styret /vaktmester om observasjoner av skadedyr (rotter, insekter, maur osv). Utsetting av musefeller og enklere midler mot skadedyr håndteres av vaktmester. Ved større tiltak kontaktes det firmaet borettslaget har gjort avtale med. Rutine 6.1.K. Skadedyrbekjempelse. Oppdatert: 7 februar, Side 16 of 20

BORETTSLAGET Oppdatert: 7 februar, Side 17 of 20

5 Sjekklister, arbeidsinstrukser og handlingsplaner Se eget dokument Oppdatert: 7 februar, Side 18 of 20

6 Avtaler og kontakter Borettslaget har følgende avtaler og kontakter som er nyttige i forbindelse med internkontrollarbeidet: Avtaler: Evt. overenskomst mellom ansattes organisasjoner og boligbyggelaget/ forretningsfører. Lokale serviceavtaler: Tlf.: Kontaktpersoner: Elektroinstallatør Rørlegger Renovasjon/avfall Farlig avfall: Se del 3M Varmtvannsbereder Ventilasjon Brannteknisk utstyr Maskinvedlikehold Låsesystem/porttelefon Renhold av fellesarealer Nærmiljøvakt Skadedyrbekjempelse Teknisk rådgiving Vaktmestertjenester Vaktmester Vaktmester Sig.Halvorsen Villa Ventilasjon Stavanger Låsservice G4S Security Service ISS SBBL Teknisk SBBL Bo og eiendomservice Kontakter: Forretningsfører Forvaltningskonsulent i BBL Forsikringskoordinator BBL Forsikringsselskap Arbeidstilsynet El. tilsynet Veg vedlikehold Gatebelysning SBBL SBBL, Ragnhild Auglænd SBBL, Ragnhild Augænd Gjensidige Forsikring Stavanger kommune Lyse Oppdatert: 7 februar, Side 19 of 20

Parkering Leie av rom for generalforsamling 5191 2313 Sunde Sykehjem, Aktivitetsavd Toril Gretting Nødtelefoner: Brannvesenet 110 Politiet 112 Legevakt/sykehus 113 Oppdatert: 7 februar, Side 20 of 20