Arkiveringsløsninger E-post fra vugge til grav Tore Thon - Atea tore.thon@atea.no Arild S. Birkelund - Atea arild.birkelund@atea.no (ILM Information Lifecycle Management)
Information Lifecycle Management (ILM) En strategi for å samkjøre IT infrastruktur med forretningen basert på den endrede verdien av informasjonen Å følge dataens livssyklus fra dens fødsel til dens død basert på informasjonens verdi og krav til tilgjengelighet Verdi Søknad Behandles Lån Godkjennes Penger Overføres Secure Lån avsluttes Secure Søknad om lån Dokument Arkivert Dokument Re-arkiveres Tid
Definisjoner Sikkerhetskopiering Arkivering Kontinuitetshåndtering Skaper en sekundær kopi for å kunne gjenskape informasjon Skaper en primærkopi (original) for å søke informasjon Skaper en primærkopi (original) for å kunne gjenskape informasjon Påvirker ikke tilveksten, men øker tilgjengeligheten gjennom å gjenskape data fra et gitt tidspunkt Gjenskaper informasjon som har relativt lav dataalder - dager, uker eller måneder Gjenbruk av media med en viss frekvens Data på media erstattes av nye sikkerhetskopier Kontrollerer tilveksten og muliggjør derfor raskere gjenskaping av data fra et gitt tidspunkt For å søke eller komme til informasjon som har relativt høy dataalder - år eller årtier Sparer media for å søke informasjon Data på media benyttes for bearbeiding eller for å imøtegå krav for ulike regelverk Påvirker ikke tilveksten, men øker tilgjengeligheten gjennom lynraskt å kunne gjenskape data fra et gitt tidspunkt For å komme til informasjon som har veldig lav dataalder sekunder, minutter eller timer Dupliserer media i enkelte tilfeller for tilgang til informasjon Data på media speiles ofte for å sikre tilgang til informasjon
Arkiveringstyper Dokumenthåndtering EDMS (Electronic Data Management System) Tillater at dokumenter blir forandret og/eller å forekomme i flere versjoner Kan tillate at dokument slettes av dokumenteier Kan ha viss bevaringstidskontroll Kan ha brukerstyrt dokumentlagringsstruktur Primært beregnet for løpende dokumenthåndtering E-Arkiv ERMS (Electronic Records Management System) Forhindrer at data forandres Forhindrer sletting foruten under visse stengt kontrollerte omstendigheter Må ha streng bevaringstidskontroll Må ha streng, administrasjonsstyrt dokumentlagringsstruktur Primært beregnet for sikker dokumentarkivering E-post, Filer& databaser Nivåbasert lagring / Ustrukturerte data Data håndteres på basis av regler Regler styrer hvordan sletting skal håndteres Bevaringstidskontroll håndteres av regler Ingen struktur, bare motor Primært beregnet for å håndtere ulike datalagrings nivåer
E-post arkivering forskjellig behov Redusere kostnader og forenkle administrasjon Effektivisere og forenkle administrasjon og optimalisere lagringsbehovet grunnet stor økning i datamengde Effektivisere backup/restore, øke ytelse på server Overholde lover og regler (Compliance) Fremskaffe e-post journaler og logger ved behov, tilrettelegge for god forretningsstyring og forenkle gjenfinning av data Forenkle gjenfinning av data og informasjon (E-Discovery) Administrere, finne, organisere og analysere informasjon og data som er skjult i e-post Forbedret brukeropplevelse Unngå begrensning på lagring og benyttelse av lokale.pst filer etc. Automatisere forretningsprosesser E-post er en del av arbeidsflyten eller en del av en aktiv sak
Advokat Ståle L. Hagen i Simonsen Advokatfirma mener likevel at de selskaper som er nøye med å innføre kontrollrutiner, vil være vinnerne framover. Hagen har ved flere anledninger klart å avdekke bevis i tvistesaker ved å gå gjennom elektroniske spor med sine klienter. - Hvis jeg regner på alle de klienttimene vi har måtte bruke for å lete etter dokumentasjon i elektroniske arkiv, er jeg ganske overbevist om at en løsning for datahåndtering raskt ville ha tjent seg inn, sier Hagen til digi.no.
Ny forskrift om arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-post Gjeldene fra 1.mars 2009 Bestemmelsene gjelder for innsyn i arbeidstakers e-postkasse mv. Formuleringen omfatter innsyn i eventuelle e-postkasser den ansatte har fått i virksomheten til bruk i sitt arbeide, men også innsyn i og gjennomsøking av arbeidstakerens personlige område i virksomhetens datanett og innsyn i annet elektronisk utstyr. Forutsetningen er at det er arbeidsgiver som eier utstyret, og at arbeidstakeren har fått utlevert utstyret eller tilgang til det for bruk i sitt arbeid.
Ny forskrift om arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-post I følgende situasjoner kan innsyn være aktuelt: Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften Når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten Ved begrunnet mistanke om at bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Optimalisere lagring - Tallenes tale Source: SNIA/Source Consulting 51% av data på åpne systemer er unødvendige, duplikater eller ikke jobbrelatert 68% av dataene har ikke blitt aksessert på 90 dager eller mer 55% av ikke planlagt nedetid kommer pga disk kapasitetsproblemer 51% forbedringer på effektivitet av administrasjon er nødvendig hvert år for å håndtere veksten Aktive Data Sjeldent aksesserte data Passive Data
Antall e-post i databasen ca. 3.300.000 Antall e-post med vedlegg ca. 1.115.000 Størrelsen på databasen ca. 270 GB Gjennomsnittstr. på e-post 85 KB Størrelse på vedlegg fordelt på de ulike filtypene
Ved å arkivere e-post eldre enn 3 måneder vil basen reduseres fra ca. 270 GB til ca. 90 GB. Det vil si en reduksjon på ca. 67%.
Andelen e-post uten vedlegg utgjør 52,5 GB mens andelen vedlegg utgjør ca. 228 GB. Dvs. at ca. 81% av Exchange databasen er vedlegg.
Optimalisere lagring Eksempel (ILM) Aktive / kritiske data på nivå 1 Aktive / ikke kritiske data på nivå 2 Arkiverte data på nivå 3 Arkiverte data / backup på nivå 4 Forskjellig kost for forskjellige nivåer Nivå 1 Nivå 2 Reduksjon på nivå 1-2 vil redusere behov på nivå 4 Single Instance Store Komprimering Nivå 3 Objektbasert Høy - kostnad disk Arkivlager Lavkostnad disk Data Single Instance Store De-Duplisering Nivå 4 Komprimering B2D VTL Taper B2D - Backup til Disk VTL - Virtual Tape Library
Prinsipper ved arkivering - Journaling 1) Innkommende E-post 2) Journaling Utility levererer e-post til to destinasjoner 2a) Mottagers e-post kommer fram som vanlig 2b) Kopi av e-post for arkivering i.h.h. til bedriftens policy E-post server Arkiv server
MS Exchange E-post arkivering Archiving PST-filer Internal End users ILM MS Exchange External Email systems File server
Utfordring E-post Utfordring Ansatte mottar mye e-post Ikke implementerte epost kvoter Med epost kvoter Postkassene blir større og større Exchange ytelsen forverres = Ansatte overskrider epost kvotene Ansatte lager PST arkiveringsfiler Lagringskonstadene øker Backup/Restore vinduet vokser Brutte SLAer Lagrer PST på laptop Risikerer tap av PST Lagrer PST i nettverket* Har backup/problemer med backupvindu Helpdesk: Ødelagte PST filer og kvote problemer 17
E-post arkivering To jkl@atea.com To jkl@atea.com Subject e-mail arkivering Subject e-mail arkivering Hei, vedlagt følger beskrivelse og krav Attachments: Hei, vedlagt følger beskrivelse og krav Attachments: Her får vi snarveier og her frigjøres plass E post server Arkiv server
E-post arkivering To: jkl@atea.com Subject: e-mail arkivering Hei, vedlagt følger beskrivelse og krav Attachments: To: jkl@atea.com Subject: e-mail arkivering Hei, vedlagt følger beskrivelse og krav Attachments: E-post server Arkiv server Komprimering på Arkiv server
E-post arkivering To jkl@atea.com To jkl@atea.com Subject e-mail arkivering Subject e-mail arkivering Hei, vedlagt følger beskrivelse og krav Attachments: Hei, vedlagt følger beskrivelse og krav Attachments: Typiske verdier er at 60-80% av lagringsmengden frigjøres E-post server Arkiv server
Håndtering av sikkerhet For å oppfylle visse krav fra f.eks. SOX må man arkivere på sikker disk E-post server Arkivdisk Åpen E-post kan manipuleres Arkivdisk Sikker Kan ikke manipuleres
Arkiveringsløsninger EMC HP Centerra E-mail Extender, Disk Extender, DB Extender Integrated Archive Platform (tidligere RISS), Medical Archive Solution (MAS) File Archiving software, E-mail Archiving for Exchange, E- mail Archiving for Notes, Database Archiving software etc IBM CommonStore, System Storage DR550, Symantec Enterprice Vault
Oppsummering E-post fra vugge til grav Analyser bedriftens data Vurder kost/nytte i forhold til arkiveringsbehov Optimalisering av lagring Overholde lover og regler dvs ha kontroll på informasjon Effektivisere gjenfinning av informasjon Bedret brukeropplevelse, liten eller ingen begrensning på lagring Definer kriterier ( policy ) for arkivering Vurder aktuelle produkter og løsninger Planlegg og gjennomfør implementering Verdi Tid
Takk for oppmerksomheten Tore Thon - Atea tore.thon@atea.no Arild S. Birkelund - Atea arild.birkelund@atea.no (ILM Information Lifecycle Management)