TILVEKST Brukerhåndbok Oppdatert: 2008-05-26 2008-05-26: Lagt inn flere ordreresponskoder for EDI. 2008-04-14: EAN-nummer er endret til GLN-nummer, og EAN-kontoret heter nå GS1- kontoret. Tekst og skjermbilder er endret. Tilføyd mer forklaring til Ksted (kostnadssted). 2008-01-23: Lagt inn tekst i kapitlet Bestilling via EDI om at biblioteket må gi beskjed til leverandøren før de tar i bruk EDI. 2007-10-12: Lagt inn Blackwell i liste over leverandører som tilbyr Ordrerespons via EDI. 2007-10-04: Slettet LEVID og Leverandørens navn og adresse fra listen over felter som ikke kan endres vha KORIT på akset- og kat-dokumentposter. Dette var feil i håndboka. Når du arbeider med TILVEKST, er følgende dokumenter aktuelle i tillegg til denne håndboken: Akkvisisjonsbrev - Supplement til håndbøkene for TILVEKST og PERIODIKA Lenking av serier og flerbindsverk MARC-registrering - Brukerveiledning Registrere bestillingsønske - Veiledning Tegnbaserte skjermer via Telnet - Brukerhåndbok BIBSYS Biblioteksystem
Dette dokumentet er utgitt av BIBSYS. Dokumentet må betraktes som en del av BIBSYS Biblioteksystem. BIBSYS BIBSYS gir med dette våre brukere retten til å skrive ut kopi av dokumentet for intern bruk på institusjonen. Det må ikke kopieres fra dokumentet i strid med åndsverkloven og fotografiloven eller i strid med avtaler om kopiering inngått med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Uautorisert reproduksjon, redigering, publisering og salg av dette dokumentet er ikke tillatt. Henvendelser om denne boka kan rettes til BIBSYS Brukerstøtte. Mer informasjon om BIBSYS finner du på www.bibsys.no. TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 2
Innhold Kommandoer...8 Generelt om TILVEKST...13 Før du kan begynne å bruke TILVEKST...13 Om budsjett i TILVEKST...14 Registrere opplysninger om eget bibliotek (INFo)...17 Registrere og endre opplysninger om eget bibliotek...18 Ansvarlige for avdelinger på biblioteket (ANSva)...19 Registrere og endre økonomisk enhet...19 1. Førstegangsregistrering av økonomisk enhet...19 2. Når økonomiske enheter er registrert tidligere...22 Registrere budsjett (BUDSjett)...24 Søke på økonomisk enhet...24 1. Ingen treff...25 2. Ett treff...25 3. Flere treff...26 Registrere nytt fag (FReg)...26 Endre navn på et fag og merke 'ikke i bruk' (FEndr)...29 Registrere nye eller endre bevilgede beløp for økonomisk enhet eller fag (BEløp)...30 Registrere beløp for en helt ny økonomisk enhet...30 Endre bevilgede beløp...31 Tilvekstarbeid på slutten av regnskapsåret og overgang til nytt budsjettår...31 Nullstille budsjettopplysninger ved ny periode (BUDInit)...33 Budsjettkontroll (BUDKtr)...35 Alternativ 1: Budsjettoversikt for hele bibliotekenheten...37 a) Oversikt over budsjettet totalt...37 b) Budsjettoversikter for alle økonomiske enheter etter hverandre...37 c) Utskrift av budsjettoversikter for alle økonomiske enheter og alle fag under hver enhet...38 Alternativ 2: Budsjettoversikt for én økonomisk enhet...39 Alternativ 3: Budsjettoversikt for bare ett fag...40 Feil og feiltolkninger i budsjettarbeidet...41 Valutakurser (VALuta)...43 Leverandøropplysninger (LEV)...44 Én innførsel for hver leverandør...45 Søke på leverandøropplysninger (LEV)...45 Søkeskjermen...45 Kombinere søk...45 Avgrense søket...45 Utvide søket...46 Forklaring til søkefeltene...46 Ingen treff...47 Ett treff...47 Trefflisten...48 Ta med leverandøren til ordresøk (ORdre,)...49 Registrere ny leverandør (Reg)...50 Forklaring til feltene i registreringsskjermen...51 PF2 Søk: Søke etter leverandør...53 TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 3
PF6 L-Inf: Lokale leverandøropplysninger...53 PF7 L-Net: Lokale data knyttet til nettdokumenter...55 PF8 L-Knr: Lokale kundenummer og medlemsnummer...57 PF11 F-Bem: Felles bemerkninger og spesialiteter...58 PF12 F-Bmå: Felles bestillingsmåte og elektroniske adresser...58 Kopiere leverandøropplysninger (Kopi)...60 Endre opplysninger om en leverandør (ENdre)...61 Slette leverandør (SLEtt)...62 Registrere bestilling uten å sende bestillingsbrev...62 Liste over leverandører...62 Feil og dubletter i leverandørregisteret...63 Retningslinjer for utforming av Levid...63 Personnavn...63 Firmanavn...64 Institusjoner...64 Bestillingsrutinene og bibliografisk registrering...66 Søking...66 Hvilke poster kan du registrere eller rette?...66 Objektstatuser og forholdet til TILVEKST:...67 Registreringsskjermene...67 Registrering...68 Autoritetskontroll...68 Litt om krav til registreringen...68 Registrere bestilling...70 Gjøre klar objektpost før bestilling...70 Registrere ny objektpost (BEst)...71 Rette en ukatalogisert objektpost (BEst,)...72 Sjekk på innbindingsverdi for ISBN...73 Registrere ny objektpost ved å kopiere en annen (BKopi)...74 Gjøre klar lokale bestillingsopplysninger...76 PF2 Bib: BIBsøk...81 PF4 99: Registrere opplysninger om tilfeldig leverandør...81 PF5 BEM: Bemerkning til leverandør...82 PF6 Plass: Plassering...82 PF10 Lev: Søke etter leverandør...83 Kvittering...84 Status 'reg'...84 Bestillingsønske som grunnlag for bestilling...85 Bestilling via EDI...88 Leverandører som mottar EDI-bestillinger...88 Hva kreves av biblioteket for å sende EDI-bestillinger?...88 Registrere bestilling uten å sende bestillingsbrev...89 Bestillingsbrev til leverandørene...90 Bestillingsbrev for alle nyregistrerte bestillinger (BREv)...90 Bestillingsbrev uten oppdatering (TESTBRev)...93 Hastebestillingsbrev for ei bestilling (HBbr)...93 Purrebrev til leverandørene...97 Purreliste for alle bestillinger som skal purres (PURRListe)...97 Purrebrev uten oppdatering (TESTPUrr)...99 Purrebrev for alle bestillinger som skal purres (PURRBrev)...99 Hastepurrebrev for ei enkelt bestilling (HPUrr)...101 Purring av subskripsjoner...102 TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 4
Registrere mottak...103 Søking104 Gjøre klar objektpost før mottak...104 Opprette ny objektpost (MOtta)...105 Rette ukatalogisert objektpost (MOtta,)...106 Registrere ny objektpost ved kopiering av en annen post (MKopi)...107 Gjøre klar lokale mottaksopplysninger...108 Mottak av bestilt eksemplar:...110 Mottak av ubestilt eksemplar...112 PF2 BIBsøk: Søkeskjerm for søking i BIBSØK...114 PF4 99: Registrere opplysninger om tilfeldig leverandør ved mottak...114 PF5 Bem: Registrere bemerkninger til og fra leverandør (Bem)...115 PF6 Plass: Registrere tilleggsopplysninger om plassering for et eksemplar...116 PF8 Mer: Opplysninger om enkelteksemplarer...117 PF10 Gjsyn: Registrere mottak til gjennomsyn...118 PF11 Lev: Søke etter leverandør...118 PF12 ISBN...118 Kvittering...119 Status 'akset'...119 Registrere mottak av hefte/bind i serie/flerbindsverk (SMotta)...120 Registrere mottak av faktura (FAktura)...124 Liste over dokumenter som mangler faktura...126 Forhåndsbetaling...126 Ønske, bestille og motta musikk...127 Søke på og registrere informasjon om bestilling (ORdresøk)...128 Søke på bestillingsopplysninger (ORdresøk)...130 Søkeresultatet...131 Statuskoder for bestillingsbrev...132 EDI responskoder...133 Totalsum for samlefaktura...133 PF10 Utskr / PF4 Mail: Utskrift av hele lista...134 PF5 SKRiv: Presentasjon av bestillings- og/eller mottaksopplysningene for en post: 136 Når du har en post framme på skjermen, kan du gi disse underkommandoene:..137 PF4 Liste: Vise fram trefflista igjen...137 PF5 Intern: Overføre til status intern...137 PF6 Bem: Bemerkninger...138 PF7 Fralev: Registrere melding fra leverandør...138 PF8 Tillev: Registrere annen melding til leverandør og ta ut brevet på skriver eller sende via mail...140 PF9 Ikke: Registrere at et dokument ikke skal tas inn...141 PF10 Oppgitt: Melding fra leverandør om oppgitt...141 PF11 Avbest: Registrere avbestilling og ta ut avbestillingsbrev / sende via mail.141 PF12 Utsolgt: Melding fra leverandør om utsolgt...142 Bestillingshistorikk (HIst)...143 Ordrerespons via EDI...143 Aksjonskoder...144 EDI responskoder...144 Tilgjengelighetskoder...146 Påminnelses-e-post...146 Liste over utestående bestillinger med EDI ordrerespons (OEDI)...146 Rette, rydde og slette poster...148 Rette objektpost og/eller dokumentpost (KORIT/KORIG)...148 Endre leverandør på bestilling (NYLev)...152 TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 5
Andre rette-, rydde- og slette-kommandoer...154 Lenking av serier og flerbindsverk...155 Spesielt for lenking i TILVEKST...155 Lenking ved bestilling eller ved mottak...155 Flerbindsverk:...155 Serier:...155 Fysisk og pris...156 Pris...156 Fysiske og ikke-fysiske dokumentposter...156 Forholdet mellom fysisk og pris...156 Oversikt over utfylling av felt ved forskjellig faktureringsmåte:...157 Subskripsjoner...157 Gjennomgang av bestilling og mottak av flerbindsverk...158 Bestilling av flerbindsverk...158 Mottak av flerbindsverk...159 Mottak av hefte eller bind i serien...159 Subskripsjoner...163 Subskripsjonsindikator...163 Budsjett...163 Purring...163 Mottak av subskripsjon på serienivå...165 Mottak av bind/hefte i subskripsjon...165 Delleveranser...167 Indikatorer...167 Subskripsjonsindikator...167 Delleveranseindikator...168 Feil med delleveranseindikatoren...168 Sende rettemelding om delleveranser...169 Budsjett...169 Purring...169 Oversikter og lister...169 Bestilling av flerbindsverk med delleveranser...169 Mottak av verk med delleveranser på serienivå...171 Mottak av bind i serie med delleveranser...172 Mottak av selve delleveransen...173 Slå sammen delene av et komplett bind (BINd)...174 Oversikt over statuser...174 Søke fram verk med delleveranser...175 Ordresøk...175 BIBSØK...177 Bestille enkelthefter...180 Ikke-analyserte serier...180 Som periodikum...180 Som monografi:...180 Analyserte serier...181 Gjennomsyn...182 Gjennomsynsmottakerne...182 Søke opplysninger om en som mottar til gjennomsyn (GJSOek)...183 Registrere en som skal motta til gjennomsyn (GJReg)...183 1. Når mottakeren også er registrert som låner...183 TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 6
2. Når mottakeren ikke er registert som låner...185 Endre opplysninger om en som mottar til gjennomsyn (GJEndre)...185 Se hva en person har mottatt til gjennomsyn (GJMstatus)...186 Se hvem som skal motta et dokument til gjennomsyn (GJDstatus)...186 Se hvem som har et dokument til gjennomsyn (GJInfo)...187 Slette gjennomsynsmottaker (GJSLett)...187 Liste over gjennomsynsmottakere (GJList)...188 Motta dokument og registrere gjennomsyn (MOtta)...188 Purrebrev til gjennomsynsmottakere...190 Vanlig gjennomsynspurring (GJPurr)...190 Hastepurring (GJHpurr)...191 Testpurrebrev (GJTestpur)...191 Statistikk...192 TILVEKST hovedstatistikk...193 TILVEKST statistikk monografier...195 Tidsforbruk: Best-Akset-Kat...195 Lister 196 Lister på web...196 Generell dokumentliste...196 Liste over forhåndsbetalte bestillinger som ennå ikke er mottatt...197 Liste over bestillingsønsker...197 Liste over leverandører...198 L (Lister) fra hovedmenyen...199 Lister for delleveranser...199 Subskripsjonsliste...200 Dokumenter uten faktura...202 Lister fra M (Bestille kataloger) i hovedmenyen...203 Tekstfiler inn i Excel...204 TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 7
Kommandoer Kommando Underkommando Beskrivelse ASøk AKopi BEst, BEst PF1 Hjelp Gå fra bibliografisk skjerm til søking i autoritetsfila. Kopiere autoritetspost fra ASøk til bibliografisk skjerm. Registrere bestilling, ved behov rette ukatalogisert objektpost først Registrere ny objektpost og bestilling, ikke periodika I feltet 'Levid' gir PF1 Hjelp mulighet til å søke opp leverandør og hente Levid inn til skjermen. 99 Registrere tilfeldig leverandør BINd BKopi BREv BUDInit BUDKtr BUDMeny BUDSjett Bem Plass Lev Enmai Enbla Enuts Fbla Mail Top Utskr BEløp FEndr FReg Registrere bemerkning til leverandør Registrere oppstillingsopplysninger Søke i leverandøropplysninger Slå sammen dellevanser til et ferdig bind Kopiere objektpost og registrere bestilling. (Samme underkommandoer som BEst) Ta ut bestillingsbrev Nullstille budsjettopplysninger Budsjettoversikt for økonomisk enhet og/eller fag Budsjettoversikt for alle registrerte fag under alle økonomiske enheter sendes til brukers mailadresse Bla i budsjettoversiktene for alle økonomiske enheter Utskrift av budsjettoversikt for alle registrerte fag under alle økonomiske enheter Bla i budsjettoversiktene for de enkelte fagkodene under en økonomisk enhet Skjermbildet sendes til brukers mailadresse Tilbake til den økonomiske enheten du startet med Utskrift av skjermbildet Meny for budsjettfunksjoner. Budsjettregistrering Registrere nye eller endre bevilgede beløp Endre navn på fag og merke 'ikke i bruk' Registrere fag TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 8
BYBrev BYPurr EReg EKOPI, EReg, EReg,<nr> EKORIg Felles for EReg og EKOPI: PF7 Felles PF8 Lokal Felles for EREGkommandoene ved bestilling: PF5 Best Felles for alle EREGkommandoene: PF1 Hjelp PF4 Nett Skrive ut bytte-bestillingsbrev Skrive ut purrebrev av byttebestillinger Registrere ny objektpost for nettdokument. Gjelder både bestilling og mottak. Se 'Nettdokumenter - Brukerhåndbok'. Registrere ny objektpost for nettdokument med utgangspunkt i post for tilsvarende trykt dokument. Gjelder både bestilling og mottak. Se 'Nettdokumenter - Brukerhåndbok'. Registrere fellesdata. Registrere lokale data. Registrere abonnement (dokumentpost) for nettdokument med utgangspunkt i eksisterende objektpost. Kan brukes både for å bestille og motta. Se 'Nettdokumenter - Brukerhåndbok'. Utfyllende opplysninger om bestillingen, med bl.a. mulighet for å undertrykke bestillingsbrev. Motta nettdokument som er i bestilling. Se 'Nettdokumenter Brukerhåndbok'. Rette lokale opplysninger om abonnementet. Se 'Nettdokumenter Brukerhåndbok'. Hjelp til feltet der markøren står. Gir for mange av feltene liste over tillatte verdier. I feltet 'Levid' gir PF1 Hjelp mulighet til å søke opp leverandør. Registrere nettlenke og nettlenkedata. Gir også tilgang til lokale nettlenkedata. PF10 Bem Registrere intern bemerkning, åpen eller lukket (gjelder e- tidsskrifter). FAktura PF11 < - - PF12 - - > Bla til venstre i skjermen. Bla til høyre i skjermen. Registrere mottak av faktura 99 Registrere tilfeldig leverandør BEM GJSYn LEV Registrere bemerkninger til og fra leverandør, pluss åpen og lukket bemerkning bibliotek Sende til gjennomsyn Søke på leverandør fra fakturaskjermen TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 9
GJBrev GJDstatus GJEndre GJHpurr GJInfo GJList GJMstatus GJPurr GJReg GJSLett GJSOek GJTestpur HBbr HIst PLass MER Registrere tilleggsopplysninger om plassering Registrere oppstillingsopplysninger Følgeskriv til gjennomsynsmottaker Se hvem som skal ha et dokument til gjennomsyn Endre opplysninger om gjennomsynsmottaker Hastepurrebrev Se hvem som har et dokument til gjennomsyn Liste over gjennomsynsmottakere Se hva en person har mottatt til gjennomsyn Purrebrev Registrere gjennomsynsmottaker Slette gjennomsynsmottaker Søke opplysninger om gjennomsynsmottaker Purrebrev uten oppdatering Ta ut hastebestillingsbrev Tilveksthistorikk (fra BIBSØK) HPurr INFo KORIG/ KORIT LEV ANSva ØKon REG ENdre Slett Reg Kopi PF6 L-Inf PF7 L-Net PF8 L-Knr PF9 Liste Ta ut hastepurrebev for ei bestilling Opplysninger om BIBSYS-bibliotek Ansvarlige personer Registrere/liste økonomiske enheter Registrere ny økonomisk enhet Rette dokumentpost, ved behov rette ukatalogisert objektpost først Leverandøropplysninger Endre leverandøropplysninger. Slette leverandør. Registrere ny leverandør. Kopiere leverandøropplysninger. Lokale leverandøropplysninger. Lokale data knyttet til nettdokumenter. Lokale kunde- og medlemsnumre hos leverandøren. Tilbake til trefflista ved treff på flere leverandører. TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 10
MBest MELDDel MKopi MMOtta MOtta PF11 F-Bem PF12 F-Bmå ORdre, Felles bemerkninger og spesialiteter. Felles bestillingsmåte, purremåte og avbestillingsmåte, med tilhørende elektroniske adresser (e-post eller EDI). Tar leverandøren med til ordresøk. Kommandoen må tas fra en leverandørpost. Registrere ny objektpost og bestilling av musikk Sende rettemelding om delleveranser Kopiere objektpost, registrere ny dokumentpost og mottak (Samme underkommandoer som MOtta) Motta ubestilt eksemplar av musikk Registrere mottak for bestilt dokumentpost, ny dokumentpost og mottak for ubestilt eksemplar. Registrere ny objektpost, dokumentpost og mottak, ikke periodika 99 Registrere tilfeldig leverandør MØNskes NYLev OEDI ORdresøk Bem GJSYn LEV PLass PF12 ISBN PF1 Hjelp Avbest BEm FRalev IKke INTern Registrere bemerkninger til og fra leverandør Sende til gjennomsyn Søke på leverandør fra mottaksskjermen Registrere tilleggsopplysninger om plassering Se bestilt ISBN/alternativt ISBN. Registrere ny objektpost og bestillingsønske for musikk Endre leverandør på ei bestilling Liste over utestående bestillinger med EDI ordrerespons Søke på og registrere informasjon om bestilling I feltet 'Levid' gir PF1 Hjelp mulighet til å søke opp leverandør, og hente Levid inn til skjermen. Registrere avbestilling og ta ut brev Bemerkninger Registrere melding fra leverandør Overføre dokumentpost til status 'ikke' Gir posten status 'intern' ISbd Liste Visning av bibliografiske opplysninger, uten at du mister ordredataene. (Kommandoen ligger ikke som PF-tast) Treffliste OPpgitt Registrere bestilling som oppgitt TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 11
SKRiv Vise bestillingsopplysninger for et treff i trefflista PURRListe PURRBrev RES RList SMotta TESTBrev TESTPUrr UTAll VALuta ØKOPi Sorta Sortd TILLev UTSolgt Sortere lista alfabetisk Sortere lista på DOKID Registrere melding til leverandør og ta ut brev Registrere bestilling som utsolgt Ta ut liste over purrebrev Ta ut purrebrev Reservere eksemplar. Se 'UTLÅN Brukerhåndbok'. Reserveringsliste. Se 'UTLÅN Brukerhåndbok'. Registrere mottak for flere hefter/bind etter hverandre. (Samme underkommandoer som under FAktura) Skrive ut bestillingsbrev uten oppdatering i basen Skrive ut purrebrev uten oppdatering Se antall utlån på et DOKID. Se 'UTLÅN Brukerhåndbok'. Valutakurser Kopiere objektpost og registrere bestillingsønske. Se 'Registrere bestillingsønske Veiledning'. ØKORig Rette et bestillingsønske. Se 'Registrere bestillingsønske Veiledning'. ØNske Registrere bestillingsønske, ved behov rette ukatalogisert objektpost først. Registrere ny objektpost og bestillingsønske. Se 'Registrere bestillingsønske Veiledning'. TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 12
Generelt om TILVEKST Hovedfunksjonene i TILVEKST er å bestille litteratur og registrere at du har mottatt det som kommer til biblioteket, enten dette er bestilt eller ubestilt. For å komme til TILVEKST velger du T i BIBSYS hovedmeny. Du får hovedmenyen i TILVEKST: BIBSYS TILVEKST Gi kommando: : 2005-09-16 Hjelp Bib Meny Info Lev Val Ordre Budme Noen av de vanligste kommandoene for TILVEKST er vist på kommandolinja nederst på skjermen (PF-tast-linja). Kommandoene du bruker for å bestille og motta dokumenter, krever søking først. Disse kommandoene må dermed gis fra en søkeskjerm, og er ikke med her. Før du kan begynne å bruke TILVEKST En forutsetning for å kunne bruke TILVEKST er at du har adgang til modulen. Dette ordnes ved at bibliotekets leder for tilvekst tar kontakt med BIBSYS brukerstøtte. Når du skal ta i bruk TILVEKST for første gang, må en del forhold være ordnet for at du skal kunne bestille og motta. I tillegg må du også ordne litt selv helt til å begynne med: 1. BIBSYS må ha registrert biblioteket ditt 2. BIBSYS må gi adgang til enkeltpersoner i biblioteket som skal ha spesielle rettigheter knyttet til budsjett- og brev-rutinene 3. Du må lage rammeverk for budsjettet 4. Du må legge inn budsjett-tall Ikke alle som har adgang til TILVEKST har adgang til alle rutiner. Det er adgangsbegrensning knyttet til budsjett og brevutskrift. Hvert bibliotek må ha adgang til alle rutiner, men biblioteket bestemmer selv hvilke personer som skal ha adgang til TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 13
hva. Kontakt BIBSYS brukerstøtte om dette. Om budsjett i TILVEKST For å kunne avspeile regnskapssystemets konti i BIBSYS Biblioteksystem, deler hvert bibliotek budsjettet sitt inn i én eller flere økonomiske enheter, som igjen deles inn i én eller flere fagkoder. Hver økonomisk enhet må ha minimum én tilhørende fagkode. Minst én økonomisk enhet med tilhørende fagkode må være registrert før biblioteket kan ta i bruk bestillings- og mottaksrutinene. Her er en oversikt over hvor de forskjellige oppstartsdataene du må registrere selv, skal registreres. Nærmere forklaring følger senere. Type informasjon som skal registrerers Kommentarer Kommando Forklaring Informasjon om biblioteket Brukes bl.a til brevhode på bestillingsbrev og purringer. INFo - kommando fra TILVEKST hovedmeny. For registrering av bibliotekets navn, adresse etc. Budsjettstruktur og bevilgninger Budsjettet må deles i to nivåer: Økonomiske enheter og Fagkoder. INFo - kommando fra TILVEKST hovedmeny. Videre underkommandoen ØKon. For registering av økonomisk enhet BUDMeny - kommando fra TILVEKST hovedmeny. Videre BUDSJ med underkommandoene FReg og BELøp. For registrering av fagkoder og bevilget beløp. Legg merke til at økonomiske enheter registreres ved hjelp av INFO-rutinen, mens fagkoder registreres i BUDSJett. Økonomiske enheter og fagkoder brukes svært forskjellig i de forskjellige BIBSYSbibliotekene. Biblioteket bestemmer selv hvor mange økonomiske enheter og fagkoder det skal ha, hvilke navn de økonomiske enhetene og fagkodene skal ha, og hvilke koder som skal brukes på dem. Et svært lite bibliotek, med bare én konto i regnskapssystemet, kan klare seg med én økonomisk enhet der det hører med én fagkode: TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 14
Hvis du f eks ønsker å vite hvor mye biblioteket bruker av budsjettet til ulike delsamlinger, kan du fortsatt ha bare én økonomisk enhet (som tilsvarer regnskapets ene konto), og så ha flere tilhørende fagkoder, på denne måten: Andre kan ha bruk for flere økonomiske enheter, men med én fagkode hver, der hver økonomisk enhet representerer ett av fagene ved institusjonen. De statlige høgskolene er spesielle fordi de ofte er spredt geografisk, men ligger under samme bibliotekskode i BIBSYS Biblioteksystem. For å unngå en del praktiske problemer, bør de lage seg en modell der hvert geografisk sted eller avdeling er en økonomisk enhet, og så bruke fagkoder for å dele inn videre, omtrent slik: Du kan senere etter behov legge til flere økonomiske enheter og fagkoder, men du kan ikke endre selv kodene. Derimot kan du endre navnene, og dermed kan du ofte fortsette å bruke gamle koder. Du kan heller ikke slette økonomiske enheter og fagkoder selv, men du kan gi dem status 'ikke i bruk'. TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 15
Du kan selv når som helst legge til økonomiske enheter og fagkoder etter behov. Skjematisk framstilt blir dette omtrent slik: Type informasjon Registrere Endre / Slette Navn, adresse etc for økonomiske enheter Info - Økon Info Økon Kode for økonomiske enheter Info - Økon Info Økon for å sette 'ikke i bruk' Navn, adresse etc for fagkoder Budsj - Freg Budsj - Fendre Kode for fagkoder Budsj - Freg Budsj Fendre for å sette 'ikke i bruk' Økonomisk tildeling / bevilgning Budsj - Beløp Budsj Beløp Dersom økonomisk enhet/fagkode er registrert i enten PERIODIKA eller TILVEKST, er koden tilgjengelig fra den andre modulen. PERIODIKA og TILVEKST kan derfor bruke den samme inndelingen. Før du begynner å registrere økonomiske enheter og fagkoder, er det lurt å lage en oversikt, slik at du er sikker på at du oppnår det du vil med inndelingen. Er du i tvil om hvordan du skal gjøre det, bør du lage en enkel modell og så heller bygge ut ved behov. Husk: det er lett å legge til, men vanskelig å trekke fra! Det er flere rutiner enn bestilling og mottak som tar hensyn til økonomiske enheter eller fagkoder. Her er en oversikt over noen rutiner som kan avgrenses ved hjelp av dem: Rutiner Kan avgrenses med økonomisk enhet Kan avgrenses med fagkode Utskrift av bestillingsbrev / purrebrev X - Adresse på brevet INFO X - Ordresøk ORDRE X X Statistikk fra 'V' i hovedmenyen X X Budsjettkontroll BUDKTR X X Nullstilling av budsjett BUDINIT X - Lister og statistikk på web X X Lister (fra 'L' i hovedmenyen) X X Statistikk (fra 'V' i hovedmenyen) X X TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 16
Registrere opplysninger om eget bibliotek (INFo) Kommando Underkommando Beskrivelse INFo ANSva ØKon REG Opplysninger om BIBSYS-bibliotek Ansvarlige personer Registrere/liste økonomiske enheter Registrere ny økonomisk enhet Før du kan begynne å bruke TILVEKST, må BIBSYS Brukerstøtte ha registrert bibliotekenheten din. Når dette er i orden, kan du bruke kommandoen INFo for å søke fram de registrerte opplysningene om biblioteket ditt, legge inn nye, og oppdatere dem etter hvert som de endrer seg. Hvert bibliotek legger inn og vedlikeholder opplysningene om sitt bibliotek. Alle kan søke på dem. Noen av opplysningene er bare til internt bruk ved biblioteket, men de fleste opplysningene kan leses også av ansatte i andre BIBSYS-bibliotek. Legg merke til at selve INFo-skjermen i tillegg er tilgjengelig fra hovedmenyen i BIBSYS Biblioteksystem. Der finner du den under 'I Biblioteksinformasjon', og videre 'O Oppdatering av info knyttet til egen enhet'. En del av opplysningene kan der endres av alle ansatte ved biblioteket. Oppdatering av institusjonens overordnede navn, samt bruk av underkommandoene, har du imidlertid kun adgang til fra TILVEKST. Opplysningene brukes foruten i Biblioteksinformasjon også for å lage brevhode på flere typer brev som biblioteket sender ut. Det er derfor viktig at du er nøye med alt du registrerer i INFo, og nøye med at opplysningene alltid er oppdatert. TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 17
Registrere og endre opplysninger om eget bibliotek Kommandoen INFo gir en skjerm som denne for ditt bibliotek: Registrere/endre biblioteksopplysninger (INFo) BIBSYS TILVEKST Gi kommando: : 2004-05-18 BIBLIOTEKSOPPLYSNINGER Sist oppdatert: 2003-11-28 Biblioteknavn : UBO. Bibl. for humaniora og samfunnsvitenskap : Bibliotekkode : k Kortform : UHS Engelsk navn : UBO. Bibl. for humaniora og samfunnsvitenskap Alfab.felt : Besøksadresse : Moltke Moes vei 39 Postadresse : Postboks 1009 Blindern Postnummer : 0315 : Poststed : Oslo Telefon : 22 84 40 50 Telefax : 22 84 42 50 Hjemmeside URL: http://www.ub.uio.no/uhs/ Bemerkninger : Hjelp Meny Ansva Økon Hovedskjermen for biblioteksopplysninger har informasjon som gjelder hele bibliotekenheten. Fra denne skjemen kan du bruke en av underkommandoene for å legge inn flere opplysninger om bibliotekenheten din, og for å oppdatere dem. Kommentarer til noen av feltene i skjermen: Biblioteknavn Bibliotekkode Bibliotekenhetens fulle navn. Navnet er utfylt av BIBSYS første gang rutinene tas i bruk av ditt bibliotek. Navnet kan endres. Feltet er søkbart i Biblioteksinformasjon fra hovedmenyen. Bibliotekkoden er registrert av BIBSYS, og kan ikke endres. Bibliotekkoden er en bokstavkode som identifiserer bibliotekenheten. Koden består av en eller to bokstaver: d (Universitetsbiblioteket i Bergen) ua (Høgskolen i Telemark) Koden er søkbar i Biblioteksinformasjon fra hovedmenyen Kortform Engelsk navn Kortformen er en forkortelse av biblioteknavnet (vanligvis samkatalogkoden). Feltet er søkbart i Biblioteksinformasjon fra hovedmenyen. Engelsk navneform blir brukt på brevene når leverandøren har en av språkkodene ENG, FRE, ITA, SPA, GER. Fyller du ikke ut disse feltene, blir den norske navneformen brukt. TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 18
Alfab.felt Sist oppdatert Alfabetiseringsfelt for biblioteknavnet. Du bruker feltet for å oppgi navneform som skal være søkbar i Biblioteksinformasjon fra hovedmenyen, i tillegg til det som står etter forteksten 'Biblioteknavn'. Datoen blir oppdatert til dagens dato, dersom noen av feltene blir endret. Hjemmeside URL Adresse til bibliotekets nettside. Trykk ENTER etter at du har registrert eller endret noe. Er alt i orden, får du beskjed om at opplysningene er oppdatert. Ansvarlige for avdelinger på biblioteket (ANSva) Underkommandoen ANSVa gir denne skjermen for opplysninger om ansvarlige personer ved biblioteket: Ansvarlig for avdelinger på biblioteket (ANSv) BIBSYS TILVEKST Gi kommando: : 1997-12-18 Ansvarsområde Navn Direkte tlf : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : HJELP MENY Trykk ENTER når du har registrert eller endret. Disse opplysningene kan bare leses fra denne skjermen. Det betyr at det kun er personale med adgang til TILVEKST ved eget bibliotek som kan nyttiggjøre seg disse opplysningene. Registrere og endre økonomisk enhet Underkommandoen ØKon brukes for å registrere en ny økonomisk enhet, eller endre opplysninger om en som er registrert fra før. 1. Førstegangsregistrering av økonomisk enhet Dersom ingen er registrert fra før, gir underkommandoen ØKon denne skjermen: TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 19
Ingen økonomisk enhet registrert. Registrere/endre økonomisk enhet BIBSYS TILVEKST Gi kommando: : 2004-05-18 Enhetkode : (Opplysn. som registreres gjelder TILVEKST og periodika) (Evt. egne PERIODIKA-oppl. registreres vha PF9) Enhet navn : Gateadresse : Postadresse : Land : NORGE Engelsk navn og adresse: Enhet navn : Gateadresse : Postadresse : Land : NORWAY Telefonnr. : Telefax: E-mail : Felles-opplysn. (tilvekst og periodika) GLN-nummer (EDI): Sortere faktura : Brevformat : Innbindingsform : I bruk : JA Hjelp Meny Peri Kommentarer til noen av feltene i skjermen: Enhetkode Enhet navn Engelsk navn og adresse E-mail Kode som identifiserer den økonomiske enheten. Koden kan være på inntil 10 bokstaver, og lages av biblioteket. Velg en kode som er enkel å skrive. Koden er til internt bruk ved biblioteket, og det er ingen grunn til å gjenta bibliotekkoden e.l. Fullstendig navneform for den økonomiske enheten, slik du vil den skal komme ut på brev (f eks bestillingsbrev). Legger du inn engelsk navneform og adresse for biblioteket her, blir denne brukt på brevene når leverandøren har en av språkkodene ENG, FRE, ITA, SPA, GER. Fyller du ikke ut disse feltene, blir den norske navneformen alltid brukt. Fullstendig e-postadresse for den økonomiske enheten. Brukes som avsenderadresse for e-post-bestillingsbrev/-purrebrev til leverandører. Feltet MÅ være fylt ut hvis du skal sende bestillinger til leverandører via EDI eller mail. Tilbakemeldinger fra leverandører angående mail- /EDI-bestillinger kommer hit. Bruk gjerne samme e-postadresse for flere økonomiske enheter, dersom dette er praktisk. NB! Husk å sjekke jevnlig om det kommer e-post til denne adressen! GLN-nummer (EDI): Sortere faktura GLN (Global Location Number) brukes som avsendernummer mot EDI-mottakere. Det unike nummeret tildeles av GS1 Norway. Se kapitlet Bestilling via EDI. Du kan velge om du vil ha fakturaen sortert etter økonomisk enhet eller fagkode. (Såkalt 'fund-code'). OBS! Fagkode bør velges som fund-code for økonomiske enheter som omfatter periodika, for at fakturaer skal kunne registreres som samlefaktura. Tillatte verdier i feltet er ENH for økonomisk enhet og FAG for fagkode TILVEKST - Brukerhåndbok, 2008-05-26 20