Forespørsel fra Festspillene i Bergen, heretter kalt oppdragsgiver, vedrørende kjøp av hotelltjenester
1 Innledning 1.1. Om oppdragsgiver Festspillene i Bergen ble etablert i 1953, og er den eldste og viktigste festivalen for musikk og teater i Norden. Festspillene skal presentere kunst på høyeste nivå til flest mulig mennesker. Festivalen er kjent for urframføringer og nye produksjoner innen musikk, dans og teater. Festivalen har etablert seg som et senter for den nordeuropeiske kunstscenen, og tiltrekker seg artister og kunstnere fra hele verden. I løpet av 15 dager i månedsskiftet mai/juni presenteres over 300 arrangement på over 20 arenaer i og rundt Bergen. I tillegg har Festspillene et omfattende gratis uteprogram. Festivalen satte i 2016 publikumsrekord med over 122 000 besøkende, en økning på 17 % fra rekordåret 2015. Festspilldirektør er Anders Beyer. Styreleder er Magne Furuholmen. For mer informasjon, se www.fib.no. 1.2. Anskaffelsens formål og omfang Festspillene i Bergen har til hensikt å inngå en avtale med et hotell eller en hotellkjede (heretter tilbyder) som kan, i hovedsak men ikke begrenset til, dekke Festspillenes behov for overnatting til samtlige artister og gjester av Festspillene under festivalen. Festspillene har en varighet på 15 dager i slutten av mai og begynnelsen av juni med varierende start og sluttdato for hvert år. Åpningen er alltid en onsdag, og vanligvis første onsdag etter 17. mai. De første gjestene vil normalt sett ankomme fem til åtte dager før åpningsdag. 1.3. Oppdraget Behovet for hotellrom i festivalperioden vil variere fra år til år, men vil ligge på mellom 1 600 2 200 romdøgn, hvorav inntil 100 romdøgn skal kunne benyttes utenfor Festspillenes kjerneperiode. Tilbyder bør kunne tilby inntil 120 rom per dag over flere dager på samme hotell. Hotellrommene som tilbys bør holde god standard og hotellene må tilfredsstille alle offentlige krav. Vi ønsker å få informasjon om beliggenhet, fremkomstmuligheter for buss og biler, servicenivå, hva hotellet kan tilby av lokaltransporttjenester hvis hotellets beliggenhet er utenfor Bergen sentrum og estimert gang avstand til Festspillenes hovedarenaer som Grieghallen, DNS og Håkonshallen. 1.4 Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger Det forutsettes at tilbyder har alle nødvendige tillatelser som trengs for å gjennomføre en slik avtale. Det forutsettes videre at tilbyder til enhver tid har plettfrie hygieniske forhold på hotellet. Tilbyder bør ha kapasitet til å håndtere hele bestillingen, gjerne fordelt på flere hotell, men må kunne bevare hele og større grupper på ett hotell over en flere dagers periode. Det forutsettes gode bestillingsrutiner og håndtering av endringer på kort varsel (inntil ankomst av gjestene). Avbestillingsrutiner og vilkår vil bli vektlagt. Kommunikasjonsmetode for bestillinger og avbestillinger er utelukkende per e post, og tilbyder bør ha en innarbeidet rutine og kontiunitet i behandlingen av alle bestillinger og avbestillinger. Det forutsettes at tilbyder har en fast kontaktperson tilgjengelig for oppdragsgiver til bestillinger, avbestillinger og generell kontakt. Videre forutsettes det elektronisk fakturering og det er ønskelig med EHF faktura, men faktura i pdf form aksepteres.
1.5 Om avtalen Avtalen skal være toårig med opsjon på ett + ett år, og gjelde for festivalene i 2017 og 2018, med opsjon på 2019 og 2020. Avtalen bør også omfatte tilgang for oppdragsgiver til grafisk profilering av hotellet/hotellene etter nærmere avtale. Avtale med valgt tilbyder inngås etter evaluering av innsendte tilbud og påfølgende møte(r) mellom partene. 1.5.1 Om å være Festspillene sin offisielle hotellpartner Hotellet vil få anledning til å markedsføre hotellet / hotelkjeden som offisiell hotelpartner til Festspillene i Bergen. Et samarbeid med Festspillene skal være til gjensidig glede og nytte, og det sier noe om identiteten til en bedrift å være en av Festspillenes hovedleverandører. Radisson Blu Hotel Norge har i en årrekke vært vår offisielle hotellpartner. Hotellet har da vært det offisielle Festspillhotellet, både i bruk og profilering. Noen bildeeksempler: Velkomsthilsen til det offisielle Festspill hotellet
Egen bemannet stand i resepsjonsområdet Festspill design på hotellet. Her på heisene på Hotel Norge.
Festspill logo på gulv i resepsjonen Fasadebannere Tilbyder ønsker tilsvarende profileringsmuligheter som vist på bildene, men ikke begrenset til disse. Andre alternativer kan være bruk av skjermer på hotellrommene og i lobbyen, tilgang til å spre budskap i tilbyders digitale kanaler, plakater (i heis e.l.), profilering på nøkkelkort og «ikke forstyrr» skilt i Festspill perioden e.l.
1.6 Kontakt Festspillenes kontaktperson for besvarelse av konkurransegrunnlaget og spørsmål anående dette er Elisabeth Hobrad, som kan nåes på elisabeth@fib.no Alle spørsmål vil bli protokollført, besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for andre potensielle tilbydere i DOFFIN. Tilbyder skal ikke under noen omstendigheter rette spørsmål til andre hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktpersoner. 1.7 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med dette anbudet skal foregå på norsk. 1.8 Viktige datoer AKTIVITET DATO FAST/ESTIMERT Utsendelse av konkurransegrunnlag 14.09.2016 Fast Frist for å stille spørsmål om 30.09.2016 Fast konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist 04.10.2016 Fast Tilbudsevalueringer ferdig 18.10.2016 Estimert Forhandlinger/møter fra 18.10.2016 Estimert Kontraktstildeling og signering 07.11.2016 Estimert 1.9 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med anbudsprosessen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den andre part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av Forvaltningsloven, jf. lov 10.februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt Offentlighetsloven. 1.10 Tilbyders eventuelle kostnader ved deltakelse i anbudsprosessen Kostnader som tilbyder måtte pådra seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølging av tilbudet og prosessen for øvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse i anbudsprosessen vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i noen form for økonomiske forpliktelser. 1.11 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del II. Konkurransen gjennomføres med forhandling.
1.12 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (Offentligloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3 5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. Offentligloven 11. I tilbudet må det klart fremgå hvilke opplysninger som leverandøren mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3 6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandør bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskravet opp mot lovverket, jf. offentligloven. 1.13 Forbehold og endringer Vesentlige forbehold og endringer i forhold til konkurransegrunnlaget vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiver kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med tilbyderen. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som vedlegg til tilbudet. Tilbyderen skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 1.14 Retur av tilbud Oppdragsgiver returnerer ikke innsendte tilbud. 2 Krav til tilbudet 2.1 Tilbudsdokumentet Tilbud skal organiseres som følger: Seksjon Dokumentasjon 1 Tilbudsbrev 2 Prisskjema 3 Sensurert tilbud 4 HMS erklæring 5 Skatteattest for mva og skatteattest for skatt (to stk totalt) ikke eldre enn seks måneder fra innleveringsfrist for tilbudet 6 Oversikt over tilgjengelige flater for profilering (mulighet for fasadebannere og annen profilering på hotellet)
2.2 Frist og innsendelse Tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen 04.10.2016 klokken 14.00. Tilbyder er ansvarlig for at tilbud er oppdragsgiver i hende innen fristen. For sent innkommende tilbud vil bli avvist. Tilbudet må sendes eller leveres til: Postadresse: Festspillene i Bergen Postboks 183 Sentrum 5804 Bergen Leveringsadresse: Festspillene i Bergen Vaskerelvsmauet 6 5804 Bergen Tilbudet kan IKKE sendes på e post. NB! Tilbud må merkes tydelig "Tilbud Kjøp av hotelltjenester, att: Elisabeth Hobrad". Tilbudskonvolutten må være nøytral og uten informasjon om avsender. 2.3 Gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 3 måneder. 2.4 Prising Alle priser som blir oppgitt skal være inkludert merverdiavgift og alle andre eventuelle kostnader.
3 Avgjørelsen 3.1 Tildelingskriterier TILDELINGSKRITERIER: KRAV TIL DOKUMENTASJON: VEKTING: Pris Tilbyder bes fylle ut prisskjema i vedlegg 1 Kvalitet Tilbyder bes legge ved dokumentasjon på hotellets kvalitet inkl hygieniske forhold, standard og servicestrategi, samt erfaring fra liknende oppdrag Tilbyder bes redegjøre for hotell(enes) plassering, om det er gangavstand til hovedarenaene Grieghallen, Den Nationale Scene og Håkonshallen, om fremkommelighet for buss og bil og hvilke tilbud/løsninger den kan tilby om hotellet befinner seg utenfor sentrumskjernen. 30 50 % 30 50 % Vi ønsker tre referanser som vi kan kontakte uten å innhente godkjenning fra tilbyder på forhånd Tilbyder bes redegjøre for bestillingog avbestillingsrutiner TIlgang på profileringsflater Beskrivelse av hvilke kommunikasjonskanaler tilbyder kan benytte for å kommunisere sponsorsamarbeidet, og målgrupper for disse Tilgjengelige flater for eksponering/profilering og tilbyders grad av dekning av profileringskostnader 10 20% 3.2 Møte mellom partene Etter at oppdragsgiver har evaluert innsendte tilbud vil det avholdes møter med aktuelle tilbydere, hvor blant annet tilbudsdokumentene gjennomgås og diskuteres.
3.3 Meddelelser om avgjørelse Samtlige tilbydere som har deltatt i prosessen vil få skriftlig informasjon om avgjørelsen. 3.4 Kontrakt Kontrakt utarbeides av oppdragsgiver i samarbeid med tilbyder og estimeres signert innen 15.011.2016. 4 Vedlegg Vedlegg 1: Prisskjema Vedlegg 2: Egenerklæring sosial dumping Vedlegg 3: Egenerklæring HMS Vedlegg 4: Egenerklæring faglig etikk, korrupsjon, bedrageri med mer