Rammeavtale vikartjenester for arkiv og bibliotek

KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale vikartjenester for arkiv og bibliotek Saksnummer: 2013/01786 Side 1 av 15

Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING 4 1.1 OPPDRAGSGIVER 4 1.2 KONTAKTPERSON 4 1.3 KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING 4 1.4 KUNNGJØRING 5 1.5 VIKTIGE DATOER 5 2. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN 5 2.1 BESKRIVELSE AV LEVERANSENS BAKGRUNN OG INNHOLD 5 2.1.1 KRAV TIL LEVERANSEN 5 2.1.2 OMFANG OG VARIGHET 6 2.2 LEVERINGSSTED 6 2.3 DELTILBUD 7 2.4 ALTERNATIVE TILBUD 7 3. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 7 3.1 REGLER FOR KONKURRANSEN 7 3.2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE 7 3.3 TAUSHETSPLIKT 7 3.4 FORBEHOLD OG AVVIK 7 3.5 VEDSTÅELSESFRIST 8 3.6 ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET 8 3.7 TILLEGGSOPPLYSNINGER 8 3.8 KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD 8 3.9 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 8 4. KVALIFIKASJONSKRAV 8 4.1 OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAV - AVVISNING AV LEVERANDØR 8 4.2 KRAV TIL SKATTEATTEST, MERVERDIAVGIFTATTEST OG HMS- EGENERKLÆRING 9 4.3 KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING 9 4.4 KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET 10 4.5 KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER 10 4.6 BRUK AV UNDERLEVERANDØRER 10 5. TILDELING 11 5.1 TILDELINGSKRITERIER 11 5.2 VEKTINGSMODELL / NÆRMERE OM VURDERING AV KRITERIENE 11 6. LEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 12 6.1 LEVERING 12 6.2 TILBUDSFRIST 12 6.3 ANTALL EKSEMPLARER OG KOPIER OA. 12 6.4 UTFORMING AV TILBUDET 13 7. KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD 15 7.1 AVTALE 15 7.2 AVTALEPERIODE 15 7.3 ANDRE AVTALEBESTEMMELSER SOM SKAL INNARBEIDES 15 Side 2 av 15

8. VEDLEGG 15 Side 3 av 15

1. Innledning 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/dokumentasjonsseksjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg en administrasjonsavdeling som arbeider med dokumenthåndtering, drift, økonomi, personalsaker, IKT og koordinering av internasjonalt arbeid. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på www.riksrevisjonen.no. 1.2 Kontaktperson Kontaktperson: Margareth Sand Telefon: 22 24 10 00 E-post: postmottak@riksrevisjonen.no Eventuelle spørsmål skal rettes til nevnte epostadresse, og merkes vikartjenester - Dokumentasjonsseksjonen v/margareth Sand - 2013/01786" Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette konkurransegrunnlaget består av følgende: Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Side 4 av 15

Kontrakt (Statens standardavtale) med bilag HMS - egenerklæring 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen (og TED-basen) den 17.12.2013. 1.5 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 17.12.2013 Frist for å stille spørsmål til 20.01.2014 konkurransedokumentene Frist for å levere tilbud 28.01.2014, kl 12:00 Tilbudsåpning 28.01.2014, kl 13:00 Evaluering Meddelelse om tildeling Uke 9 2014 Vedståelsesfrist (bindende) 30.05.2014 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2. Beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av leveransens bakgrunn og innhold Dokumentasjonsseksjonen i Riksrevisjonen omfatter både arkiv- og bibliotektjenester. Riksrevisjonen har tatt i bruk Public 360 fra Software Innovation som dokumenthåndteringssystem og arbeider systematisk med videreutvikling av elektronisk saksbehandling. Bibliotektjenesten fremmer elektroniske publikasjoner og arbeider aktivt for å redusere papirversjoner. Det er periodevis behov for ekstra bemanning i Dokumentasjonsseksjonen. Det vil sannsynligvis være oftest behov for arkivtjenester, men tidvis også bibliotektjenester. Se 2.1.2. Riksrevisjonen ønsker derfor å inngå en rammeavtale på vikartjenester til arkiv og bibliotek. 2.1.1 Krav til leveransen Vikartjenestene omfatter blant annet: Daglig arkivdrift Side 5 av 15

Postbehandling - både papirbasert og elektronisk post til epostmottak Skanning Registrering/journalføring/kvalitetssikring i Public 360 Andre oppgaver innen arkiv drift Daglig bibliotekdrift Behandle bestillinger, lånereservasjoner og nye anskaffelser Utlån og retur av publikasjoner Registrere publikasjoner i biblioteksystemene Hjelpe brukerne med søk i interne og eksterne databaser Andre oppgaver innen bibliotek drift Leverandøren må kunne levere vikar(er) med følgende kvalifikasjoner: God og relevant erfaring og kunnskap om arkivdrift i offentlig forvaltning (kravet gjelder konsulenter for arkivarbeid) Kompetanse i basisfunksjonene i Public 360 og ha erfaring i bruk av systemet (kravet gjelder konsulenter for arkivarbeid) Ha erfaring med biblioteksystemet MikroMarc (kravet gjelder konsulenter for biblioteksarbeid) Utdannet bibliotekar og/eller erfaring fra bibliotekarbeid (kravet gjelder konsulenter for biblioteksarbeid) Kunne arbeide selvstendig, være nøyaktig og ha gode samarbeidsevner Gode norskkunnskaper, både muntlig og skriftlig Leverandøren må i tilbudet gi en oversikt over vikarer med relevant kompetanse og beskrive hvordan Riksrevisjonen vil bli sikret vikar ved behov. Det er ikke et krav om at en og samme konsulent må tilfredsstille krav til både arkiv- og biblioteksarbeid (se kompetansekravlisten over). 2.1.2 Omfang og varighet I avtaleperioden kan det være behov for vikarer i kortere eller lengre perioder, men behov og omfang er pr i dag usikkert. Oppdragsgiver kan derfor ikke binde seg opp mot noe forventet omfang/mengde i avtaleperioden. Erfaringsmessig basert på siste års statistikk har det vært et behov for vikarer i 3-6 måneder pr år. Hovedvekten av oppdragene vil mest sannsynlig bli arkivarbeid. 2.2 Leveringssted Tjenesten skal utføres ved Riksrevisjonens hovedkontor i Oslo, Pilestredet 42. Side 6 av 15

2.3 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 2.4 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 3. Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen, som er en nasjonal anskaffelse, gjelder forskriftens del I og II (Kat 22, cpv 79610000/79612000). 3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse". Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Lov om Riksrevisjonen av 7.5.2004 nr. 21 15. 3.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3 Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Oversikt over alle forbehold og avvik skal tas inn i tilbudsbrevet. Side 7 av 15

3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med fristen oppgitt i punkt 1.5. 3.6 Endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller andre endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan leverandøren skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger. Frist for å sende inn slike spørsmål er oppgitt i punkt 1.5. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har meldt sin interesse for utlysningen på Doffin. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig og merket som angitt, til oppdragsgivers kontaktperson oppgitt i punkt 1.2. Vi gjør oppmerksom på at spørsmål ikke blir besvart i perioden 20. desember til 5. januar på grunn av ferieavvikling og Doffin-portalens nedetid. 3.8 Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 3.9 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 4. Kvalifikasjonskrav 4.1 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav - avvisning av leverandør Under angis de krav som Riksrevisjonen stiller til leverandøren i konkurransen samt hvilken dokumentasjon som kreves. Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å levere kontraktsgjenstanden i hele kontraktsperioden. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil eller kan føre til avvisning, jf FOA 11-10. Side 8 av 15

4.2 Krav til skatteattest, merverdiavgiftattest og HMSegenerklæring Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetali ng. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftattest Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen, jf. punkt 1.5. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: http://skatteetaten.no/no/bedrift-ogorganisasjon/merverdiavgift/skatteattest/ Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. HMS-egenerklæring jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006. 4.3 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 9 av 15

4.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.5 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at leverandøren har betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag på arkiv- og bibliotektjenester og har tilgang til vikarer med relevant kompetanse. Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag (vikar til arkiv og bibliotek) i løpet av de 3 siste årene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 4.6 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvilke deler av oppdraget det vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres ved erklæring fra underleverandør at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. Side 10 av 15

5. Tildeling 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Pris 30 % Tilgjengelighet til vikarer Vikarer med relevant kompetanse 30 % 40 % 5.2 Vektingsmodell / nærmere om vurdering av kriteriene Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-5. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 5, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Pris Ihht. vikarbyrådirektivet plikter Riksrevisjonen å sikre likebehandling mellom ansatte i Riksrevisjonen og innleide fra vikarbyrå. Dette gjelder også lønn. Riksrevisjonens grunnpris for konsulenter til arkiv- og bibliotekarbeid ihht. til dette EU-direktivet vil være ltr. 50 (Statens lønnstabell). Beregnet ut fra 37,5 times uke vil brutto timelønn være 215 NOK. For spesielt høyt kvalifiserte kan høyere avlønning vurderes. Riksrevisjonen ber om priser for tilbyders påslag på timespris utover grunnlønn i lønnsspenn ltr. 50 til og med 55. Det må opplyses om det et fast påslag pr time eller om det er en prosentvis sats av den fastsatte grunntimeprisen som Riksrevisjonen setter. Vi vil i evalueringen legge til grunn en gjennomsnittsberegning for dette lønnsspennet. Tilgjengelighet på vikarer Tilbyder bes om å sannsynliggjøre levering av konsulenter med riktig kompetanse til rett tid. Tilbyder må beskrive antall konsulenter og "leveringstid" ihht. erfaringstall. Kompetanse Kompetanse vil vurderes utfra kompetansens verdi for kontraktens formål. Tilbyder må beskrive konsulentenes formalkompetanse og Side 11 av 15

erfaring fra arkivarbeid (med spesiell vekt på erfaring med Public 360) og drift av fagbibliotek. Erfaring fra tilsvarende offentlig virksomhet vil vektlegges. 6. Levering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «Vikartjenester for arkiv og bibliotek, saksnr. 2013/01786» og sendes eller leveres til: Postadresse: Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet 42 0160 Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er angitt i punkt 1.5 6.3 Antall eksemplarer og kopier oa. Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres som følger: Tilbudsbrevet leveres på papir i original med signatur. De resterende dokumenter ønskes levert elektronisk på lagringsmedie (cd, minnepinne ol.) i samme forseglede forsendelse som tilbudsbrevet. Filene skal ha navn i samsvar med nummerering og dokumentinnhold som angitt i punkt 6.4. Dersom det er flere filer på ett av de angitte dokumentasjonskrav skal disse benevnes med desimal (eksempel: 2.1 attest for skatt, 2.2 attest for mva, 2.3 HMSegenerklæring) Dersom det ikke er mulig å levere elektronisk som angitt foran, kan tilbudet leveres skriftlig på papir. På grunn av retten til dokumentinnsyn etter offentleglova 23 tredje ledd, skal det også leveres en sladdet versjon av tilbudet. Tilbyder bes å sladde informasjon som tilbyder mener er omfattet av bestemmelsene om taushetsplikt i offentleglova og forvaltningsloven. Side 12 av 15

Riksrevisjonen forbeholder seg retten til å vurdere om tilbyders sladding er i overensstemmelse med nevnte lover. 6.4 Utforming av tilbudet Nr Dokument Veiledning til besvarelse 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet (leveres på papir) skal være signert og skal inneholde: referanse til saksnummer/forespørselsnum mer fullt juridisk navn, adresse, registreringskontor og foretaksnummer til tilbyder tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen er akseptert. Dersom tilbyder har forbehold eller avvik skal oversikt over disse tydelig framgå av tilbudsbrevet, med referanse til hvor forbeholdet eller avviket er beskrevet. stadfestelse om potensielle habilitetsproblemer bekreftelse på at det ikke skal være kontakt med andre personer hos oppdragsgiver enn personen oppgitt i pkt 1.2 2 Dokumentasjon vedrørende obligatoriske krav i punkt 4.2 Elektronisk pdf\a-format 3 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling i punkt 4.3 4 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet Elektronisk pdf\a-format Elektronisk pdf\a-format Side 13 av 15

til tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet i punkt 4.4 5 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 4.5 Eventuell dokumentasjon ved bruk av underleverandør, jf. punkt 4.6 6 Dokumentasjon vedrørende tilbyders prispåslag utover grunnpris, knyttet til tildelingskriteriene punkt 5.2 7 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens tilgjengelighet av konsulenter, punkt 5.2 8 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens disponering av konsulenter med riktig kompetanse, punk 5.2 9 Kontraktsforslag m/ eventuelle forbehold fra tilbyder Elektronisk pdf\a-format Elektronisk pdf\a-format Elektronisk pdf\a-format Elektronisk pdf\a-format. Det ønskes en oversikt (liste/matrise) over konsulenter, type kompetanse og antall år med erfaring fra etterspurt kompetanse. Det kan med fordel legges ved noen eksempler på CV. Redigerbart elektronisk format, for eksempel MS Word Side 14 av 15

7. Kontraktsmessige forhold 7.1 Avtale For denne anskaffelsen brukes siste versjon av Statens standardavtale for konsulentbistand 7.2 Avtaleperiode Avtalen er en rammeavtale som løper i 4 år fra kontraktsignering. Avrop foretatt innenfor kontraktsperioden kan maksimalt løpe til 6 måneder etter avtalens utløp. 7.3 Andre avtalebestemmelser som skal innarbeides Riksrevisjonen skal godkjenne alle tilbudte vikarer i avtaleperioden. Hvis leverandøren ved forespørsel ikke kan levere vikar i løpet av 4 uker, kan Riksrevisjonen henvende seg til og gi et oppdrag til en annen leverandør. 8. Vedlegg Som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget følger: 1. Kontrakt med bilag 2. HMS-egenerklæringsskjema Side 15 av 15