Konsulenttjenester innenfor sikkerhet og beredskapskompetanse Vedlegg 2 Kravspesifikasjonen INNHOLD Innholdsfortegnelse 1. AtB generelt... 2 2. AtB og oppdraget spesielt... 2 3. AtBs verdigrunnlag... 2 4. Status på AtBs beredskap... 3 5. Etiske retningslinjer for leverandører... 6 6. Fokusområder 6.1 Planlegging og gjennomføring av øvelser med evaluering. Feil! Bokmerke er ikke definert. 6.2 Rådgivning innenfor beredskap og kommunikasjon... Feil! Bokmerke er ikke definert. 6.3 Evaluering/granskning i etterkant av uønskede hendelser. Feil! Bokmerke er ikke definert. 7. Tilgjengelighet... 6 8. Evaluering... 6 8.1 Statusmøter... 6 9. Vedlegg... 6 1. Beredskapsplan... 6
1. AtB generelt AtB AS er administrasjonsselskapet for Sør-Trøndelag, og planlegger, bestiller og markedsfører kollektivtrafikken (buss, trikk, båt og ferge) i fylket. AtB er et aksjeselskap som eies 100 % av Sør- Trøndelag fylkeskommune. Selskapet har ca. 70 ansatte og har ansvar for å sikre Sør-Trøndelag et samordnet, effektivt, attraktivt og miljøvennlig kollektivtilbud. For ytterligere informasjon om selskapet, se: www.atb.no 2. AtB og oppdraget spesielt AtBs operatører kjører på vegne av AtB. Operatørene er ansvarlige for driften av rutetilbudet og at kundene skal komme seg trygt fra A til B. AtB er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere ulike bussoperatører, taxiselskap og rederier som utfører den daglige driften på kontrakt for AtB. I leveranseavtalen mellom Sør-Trøndelag fylkeskommune (heretter omtalt som STFK) og AtB er det nedfelt at AtB skal bistå med håndteringen av uønskede hendelser på et strategisk nivå. Dette innebærer å representere kollektivtrafikken utad og beskytte operatørene for unødvendige henvendelser som ikke er direkte knyttet til den operative håndteringen av beredskapssituasjonen. AtB skal ha en koordinerende rolle med operatører, ulike aktører og myndigheter ved uønskede hendelser som medfører konsekvenser for kollektivtrafikken. AtB har følgende koordinerende roller knyttet til beredskap i Sør-Trøndelag: - Media- og informasjonsberedskap - Erstatningstransport og omdisponeringer - Informere fylkesrådmannen om AtBs egne krisesituasjoner og arbeid hvor AtB bistår andre kriseeiere. - Delta sammen med STFK om utvikling av beredskapsplaner med videre. Det tas for denne konkurransen forbehold om at rollene også, i løpet av kontraktsperioden, kan omfatte beredskap i Nord-Trøndelag (Trøndelagsfylkene). AtB har egne ansatte som jobber innenfor sikkerhet og beredskap, men har vedtatt å knytte til seg en ekstern leverandør som kan bidra både strategisk og praktisk med planlegging, gjennomføring og evaluering av øvelser. 3. AtBs verdigrunnlag AtB skal være en kundedrevet organisasjon som lytter til markedet, og vil jobbe for å utvikle et mest mulig attraktivt og miljøvennlig kollektivtilbud i fylket innenfor de rammene som AtB til enhver tid rår over. Det er en nasjonal målsetting om nullvekst i personbiltrafikken og at all vekst i persontrafikken i de største byene skal tas med kollektiv, sykkel og gange. AtBs visjon Vi er førstevalget fra A til B. Side 2 av 6
AtBs verdier: Helhetlig: Gjennom effektiv, punktlig, tilgjengelig og samordnet transport skal kunden oppleve at vi er helhetlig og inkluderende. Hele verdikjeden fra informasjon til selve reisen skal henge sammen. Gjennom åpen kommunikasjon og leveranser i forhold til forventninger, skal vi opparbeide oss tillit og respekt. Innovativ: Gjennom gode og effektive løsninger skal kunden oppleve at vi er innovative og fremtidsrettet. De skal merke at AtB har fokus på moderne og miljøvennlige tjenester. Vi forplikter oss til å være offensive, endringsvillige, ha fokus på mål og å nå mål. Forutsigbar: Kundene skal på en enkel måte komme seg fra A til B gjennom at vi er på rett sted til avtalt tid både når det gjelder informasjon og selve reisen. Vi skal være tydelig og synlig i vår kommunikasjon. AtBs kundeløfte: Vi skal gjøre ditt valg enkelt. Hele veien. 4. Status på AtBs beredskap AtBs beredskapsplan Gjeldende beredskapsplan for AtB (vedlagt) beskriver hvordan beredskap ivaretas på forskjellige fagområder internt i AtB. Denne beredskapsplan har vært grunnlaget for AtBs beredskapsarbeid siden oppstart i 2009 og det er kjørt enkelte øvelser i perioden frem til i dag. AtB vil i sin helhet gjennomgå en organisatorisk omorganisering som trer i kraft januar 2017. En ny beredskapsplan som også ivaretar samfunnsansvar og AtBs koordinerende rolle, er under utarbeidelse. En ROS-analyse utført i organisasjonen i 2015 er grunnlag for klassifisering av uønskede hendelser. Alvorlige og svært alvorlige uønskede hendelser identifisert i ROS-analysen er vist i tabell nedenfor. Utvikling AtB vil i løpet av 2017 implementere et nytt kvalitetsstyringssystem. Kvalitetsarbeidet er nært knyttet til utvikling av beredskapsarbeidet gjennom kontinuerlige forbedringsprosesser, herunder utvikling av rutiner, risikoidentifisering og analyser, avvikshåndtering og intern samhandling med mer. AtB har per i dag ikke eget software verktøy for anvendelse i beredskapsarbeidet. AtBs sitt samfunnsansvar og koordinerende rolle opp mot nødetater, eier og leverandører er beskrevet i leveranseavtale STFK-AtB 2016, vedlegg 2. I løpet av høsten 2016 etableres samhandlingsdokumenter som beskriver rollefordeling mellom AtB og nødetater, Sør-Trøndelag Fylkeskommune, Trondheim kommune og operatører. Samhandling med flere aktører vil bli kartlagt i tiden fremover. Det er oppdragsgivers ønske at leverandør gjennom øvelser, evaluering og rådgivning bidrar til kontinuerlig forbedring i samhandling. Side 3 av 6
Konsekvenser av fylkessammenslåing Etter fylkessammenslåing kan det forventes et utvidet ansvarsområde for beredskap, men dette er på nåværende tidspunkt ikke klarlagt. Dette vil bli avklart i løpet av avtaleperioden, og må tas hensyn til i forhold til avsatt kapasitet og ressurser hos leverandør. 5. Forventninger og krav til leverandør Leverandør skal på forespørsel fra AtB bistå med rådgivning innenfor fagområdene beskrevet nedenfor. Leverandør skal være tilgjengelig for AtB innen rimelig tid og skal sikre god tilgjengelighet og ressurser for oppfølging av henvendelser. Når AtB henvender seg til leverandører med generelle spørsmål innen beredskapshåndtering, skal leverandør være faglig rådgiver og diskusjonspartner. Leverandør forventes å ha kompetanse til å utføre følgende oppgaver: Rådgiving innen beredskapsarbeid Intern kompetanseheving (kurs og opplæring). Leverandør skal ha kompetanse til å ivareta intern opplæring (kurs) om beredskap i AtBs organisasjon. Leverandøren skal levere en årsplan som sikrer øvelse/trening/evaluering/oppfølging. Leverandør skal være ansvarlig for forberedelse, gjennomføring og ledelse av øvelser. Leverandør skal sikre god evaluering av gjennomførte øvelser og følge opp i en slik grad at ønsket forbedringseffekt oppnås. AtB presiserer at granskning av uønskede hendelser ikke er en del av denne leveransen. Alle ovenfor nevnte oppgaver fordrer et nært samarbeid med oppdragsgiver og god kommunikasjon. Gjennomføring av øvelser skal være av en slik art at de samlet forbedrer AtB sin modenhet i ivaretakelsen av sin beredskapsrolle og samtidig bygger opp intern beredskapskompetanse. Uønskede alvorlige og svært alvorlige hendelser som krever at AtB iverksetter krisestab Tabellen nedenfor viser eksempler på aktuelle hendelser som AtB sin beredskapsplan skal sikre håndtering av. Eksempel på alvorlige/svært alvorlige hendelser 1 Lekkasje av personsensitiv informasjon 2 Lekkasje av forretningshemmeligheter Eksempel på tiltak Håndteres etter «Rutine ved fare for spredning av sensitiv informasjon» Håndteres etter «Rutine ved fare for spredning av sensitiv informasjon» 3 Kontakt mot nødetater etableres. Eksempel på tilknyttet fagområde Informasjonssikkerhet Informasjonssikkerhet Side 4 av 6
4 Større trafikkulykke med konsekvenser for trafikk og kunder / behov for trafikkomlegging Alvorlig havari/grunnstøting båt/ferge med behov for erstatningsfartøy 5 Terror eller gisselsituasjoner på buss/båt/ferge/kundesenter 6 Politiet rekvirer busser av ulike årsaker og hendelser 7 Kommuner med behov for evakuering 8 Hendelse som brann, skred etc. som fører til omlegging av trafikk med konsekvens for en stor andel kunder over lengre tid. Håndteres etter «Rutine for media og informasjonsberedskap» Kontakt mot nødetater etableres. Håndteres etter «Rutine for media og informasjonsberedskap» Kontakt mot Politiet opprettes. Slike hendelser er Politiets ansvar. AtB koordinerer tiltak og korrespondanse mot operatørene etter avtale. Beredskapsorganisasjon etableres internt i AtB. Rutiner følges i henhold til fastsatt rolleavklaring. Håndteres etter «Rutine for media og informasjonsberedskap» 9 Billettsystem(er) fungerer ikke Følger «Rutine for nedfall billettering» 10 AtB blir etterforsket på grunn av Redusere konsekvenser ved (andre) hendelser og hardware blir å vurdere tiltak for å beslaglagt. redusere tap og nedsatt Administrasjon mister tilgang til driftsfunksjon, f.eks. verktøy. duplisere hardware på to serverrom. 11 AtB sine servere blir satt ut av spill på grunn av fysisk brudd eller skade eller hacking. Administrasjon mister tilgang til verktøy. 12 Evakuering av personer etter ras eller flom Redusere konsekvenser ved å vurdere tiltak for å redusere tap og nedsatt driftsfunksjon, f.eks. duplisere hardware på to serverrom. Hendelsen håndteres etter «Rutine for og Rutine for trafikkavvikling» Media og informasjonsberedskap Media og informasjonsberedskap Media og informasjonsberedskap IKT IKT IKT Transportberedskap Side 5 av 6
13 Alvorlig ulykke/skade på ansatte/kunder/eksterne berørte Håndteres etter HMS-rutiner HMS 6. Etiske retningslinjer for leverandører AtB forvalter på vegne av Sør-Trøndelag Fylkeskommune fellesskapets midler, og er avhengig av god tillit og godt omdømme. For å oppnå dette, er AtB avhengig av høy etisk kvalitet i alle ledd i vår tjenesteproduksjon, også fra våre leverandører. Med bakgrunn i dette er det utarbeidet etiske retningslinjer for leverandører som også omfatter den omtalte leveransen, og tilbydere forventes å sette seg inn i disse retningslinjene allerede i anbudsprosessen, se konkurransegrunnlagets vedlegg 5. 7. Tilgjengelighet Leverandør skal til enhver tid stille med fast kontaktperson til rådighet i kontraktsperioden. Hovedkontakt skal videreformidle alle henvendelser fra AtB til dedikerte teammedlemmer i sin organisasjon. Hovedkontakt skal sørge for intern organisering slik at AtB innen rimelig tid kommer i kontakt med dedikert personell. 8. Evaluering 8.1 Statusmøter Oppdragsgiver vil tilrettelegge for jevnlige statusmøter i forhold til hva samarbeidet med konsulenten krever og hva virksomhetens rammer tillater. Møtet skal brukes til å gjennomgå det arbeidet som er utført samt gjennomgå forbedringstiltak. Leverandøren plikter å stille med kontaktperson for oppdraget på disse møtene. 8.2 Rapportering Leverandør skal halvårlig rapportere på utførte tjenester for AtB. Rapporten skal inneholde: Oppdragets karakter, dato, medgåtte timer, involvert personell, referanse til eventuell rapport. 8.3 Kvalitetsoppfølging Oppdragsgiver forventer at leverandør leverer tjenester i tråd med oppdragsgivers verdier, etiske retningslinjer og kvalitetskrav. 9. Vedlegg 1. Eksisterende beredskapsplan Side 6 av 6